Причем важную роль играет полная оплата стоимости выполненных работ, что тоже является зоной ответственности управляющего проектом. Последняя фаза жизненного цикла контракта знаменует его завершение.
Проект завершается, как правило, принятием решения соответствующим руководством компании, которое и дает оценку качеству исполнения проекта. Самым последним шагом жизненного цикла контракта является анализ и архивация данных проекта.
Управление жизненного цикла контракта — сложная наука. Разработать эффективную систему для управления жизненным циклом контракта проекта пытаются и ученые и практики. На сегодня единой и совершенной системы управления контрактом не существует ввиду того, что совершенства в этой области достичь практически невозможно. Большинство проектов являются рисковыми, учитывая неопределенность проектной деятельности ни один контракт не может предусмотреть все нюансы, которые появляются в исполнения контрактов проекта. Контракты в любой классификации не могут устранить необходимость поддержания эффективных отношений между подрядчиком и заказчиком, участвующих в проекте, которые основываются на стратегии их компаний, актуализированной во взаимных целях, сотрудничестве и доверии. Поэтому при подготовке контракта важно нацелиться на установление партнерских отношений, а не чисто административных отношений между сторонами.
Управление контрактами проекта состоит из действия по управлению процессом получения требуемых для проекта товаров и услуг со стороны подрядчиков и контрагентов, являющихся внешними по отношению к проекту субъектами.
Управление контрактами и соответственно осуществлением в рамках проекта работ и поставок товаров включает процессы, направленные на оптимизацию их получение от подрядчиков и поставщиков с учетом бюджета времени и денежных средств проекта.
Управление жизненным циклом контрактами включает разработку контракта, согласование его условий и процедур, выполнение, контроль соответствия выполнения его условиям и управление рисками контрактации, а также необходимость внесения поправок, изменений в контракт по результатам мониторинга и тщательный операционный контроль за подрядчиком. Заказчик проекта, как правило проводит мониторинг процесса исполнения контракта и напоминает подрядчику необходимости выполнить обязательства по контракту при наличии отклонений посредством письменных и электронных сообщений.
Большую роль в управлении контрактами проекта имеет автоматизация контрольных и административных процедур в течение жизненного цикла контракта включая переговоры по самой контрактации и последующее взаимодействие по исполнению контракта. Автоматизированная система с легкостью отслеживает соответствие условий контракта нормативным документам, выявляет и показывает изменения в документах контрактов в процессе исполнения проекта и отмечает все пометки и одобрения внешними и внутренними субъектами проектной деятельности (поставщиками или клиентами). Кроме того, автоматизированная система всегда располагает стандартными шаблонами контрактов проектов и отдельных их статей – так называемым конструктором контракта. Автоматизированная система облегчает осуществление контроля и бизнес надзора.
