Как видно из рисунка 1 электронный документооборот использует не более 70% вузов страны. При этом количество вузов, использующих электронный документооборот уменьшается (рисунок 2), но это связано, в первую очередь, с уменьшение общего числа вузов.
Рисунок 2 — Использование электронного документооборота в учреждениях высшего профессионального образования
Рассмотрим примеры использования этих систем.
Во Владивостокском государственном университете экономики и сервиса в качестве базовой для системы управления электронным документооборотом (СУЭД) используется система управления понятиями предметной области, обеспечивающая формирование понятий, их семантику и их отношения с другими понятиями. Это позволяет автоматизировано управлять маршрутизацией и доступом к документам, интегрировать СУЭД ВУЗа в действующую корпоративную информационную среду.
Система управления процессами и электронным документооборотом (СУПЭД) разработана во Владивостокском государственном университете экономики и сервиса (ВГУЭС). Присоздании СУПЭД во ВГУЭС уже была сформирована развитая корпоративная информационная среда (КИС), покрывающая информационными сервисами и системами основные бизнес-процессы вуза. Это обусловило обоснование основного требования к СУПЭД при проектировании – необходимость интеграции между СУПЭД и другими системами и сервисами КИС.
Во ВГУЭС организован электронный документооборот с казначейством, Пенсионным Фондом, Фондом социального страхования, налоговыми органами, учредителем – Министерством культуры и банком для перечисления зарплат и стипендий на пластиковые карты.
Созданная СУПЭД оперирует такими понятиями, как маршрут документа, документ, бизнес-процесс, папка, элемент и другие. Так как система управления понятиями позволяет использовать любые понятия гетерогенной КИС, то в описание свойств процесса и документа могут быть встроены понятия из любой предметной области деятельности вуза. Например, наличие метаописания понятия «компьютер» в репозитории КИС позволяет в акте установки программного обеспечения выбирать компьютер из системы учета материальных ценностей.
Опыт использования СУПЭД во ВГУЭС позволяет сделать следующие выводы. Достаточно легко персонал вуза перешел на работу с электронными приказами и распоряжениями в части их регистрации и рассылки, а также по учету входящих/исходящих документов. Несколько сложнее внедрялся модуль «Контроль поручений ректора», главным образом из-за того, что многие проректоры самостоятельно не пользуются системой (за них это делают помощники). Не удалось добиться повсеместного использования модуля контроля поручений в сквозном режиме, когда поручения проходят маршрут от ректора к проректору, от проректора к начальникам подразделений и далее к исполнителям. Для реализации этого нужен более высокий уровень исполнительской дисциплины и информационной культуры персонала вуза, а также весьма существенные усилия команды внедрения СУПЭД. Опыт эксплуатации системы говорит о необходимости ее развития, реинжиниринга в
