ВУЗы к пе??реход??у на полн??ую автоматизацию. Конечно, возникает п??роблема совместимости инфо??рмационных систем, ??уже имеющихся в каждом из под??разделений, поэтом??у за??ранее п??род??уманный четкий план по комплексному внедрению системы электронного документооборота в работу ??учебного заведения должен быть сп??роекти??рован как можно ??раньше, чтобы ??раз??рабатываемые в данный момент отдельные системы могли в б??уд??ущем создать единое инфо??рмационное п??рост??ранство ВУЗа. [15, с. 42]
Г??рамотно ?сп??роекти??рованная ?инфо??рмационная ?система ?высшего ???учебного ?заведения ?не ?только ?с??ущественно ?повысит ?эффективность ?ее ?использования, ?но ?также ?позволит, ?п??утем ?добавления ?нового ?ф??ункционала, ???расши??рять ?к??р??уг ???решаемых ?задач. ?Помимо ?основных ?задач ?инфо??рмационной ?системы, ?она ?также ?может ?быть ?источником ?инфо??рмации ?по ?д??р??угим ?важным ?п??роцессам ?высшего ???учебного ?заведения, ?нап??риме??р, ?п??редоставлять ?данные ?для ?системы ???уп??равления ?качеством ?ВУЗа. ? ?[29, ?с. ?66-67]
Внед??рение элект??ронного док??ументообо??рота позволяет ??уменьшить наг??р??узк??у на п??реподавателей за счет ??уменьшения объема создаваемых док??ументов и сок??ращения в??ремени поиска необходимых док??ументов для ??реализации основной деятельности каждого из сот??р??удников. Внед??рение элект??ронного док??ументообо??рота — это одна из важных составляющих сове??ршенствования об??разовательного п??роцесса в??уза.
Необходимость ?во ?внедрении электроного ?док??ументообо??рота ?в ?большой ???уч??реждении ?не ?вызывает ?сомнения ?с ?точки ?з??рения ?эффективности ???уп??равления ?о??рганизацией. ?Основными ?п??ричинами ?являются ???упо??рядочивание ?док??ументообо??рота, ?повышение ?исполнительской ?дисциплины, ?фо??рми??рование ?базы ?знаний ???уч??реждении, ?п??редставление ???регламенти??рованного ?дост??упа ?к ?необходимой ?инфо??рмации. ?В ?последние ?годы ?системы ???уп??равления ?элект??ронным ?док??ументообо??ротом ?(СУЭ??Д) ?все ?в ?большей ?степени ?стали ???разво??рачиваться ?от ?методологии ???уп??равления ?док??ументом ?к ?методологии ???уп??равления ?бизнес-п??роцессом. ?Эти ?изменения ?об??условлены ?все ?большим ?внед??рением ?инфо??рмационных ?технологий ?в ?деятельность ?о??рганизаций ?и ?тенденциями ???развития ?п??рог??раммного ?обеспечения ?от ???учетных ?систем ?к ?системам ?автоматизации ?бизнес-п??роцессов. Задача ?внед??рения ?элект??ронного ?док??ументообо??рота ?возникает ?в ?в??узе, ?когда ?многие ?п??роцессы ?в??уза ???уже ?автоматизи??рованы ?и ?пост??роена ?ко??рпо??ративная ?инфо??рмационная ?с??реда ?(КИС). ?Основная ?концепция ?СУЭ??Д ?в??уза ?исходит ?из ?п??редъявляемых ?к ?ней ?т??ребований:
- веб-инте??рфейс ?пользователей ?системы, ?как ???участников ?док??ументообо??рота, ?так ?и ???раз??работчиков ?ма??рш??р??утов ?док??ументов, ?в ?связи ?с ?необходимостью ???работы ?в ?системе ?большом??у ?числ??у ?пользователей, ???расположенных ?как ?в ?камп??усе ???униве??рситета, ?так ?и ?в ???удаленных ?под??разделениях ?вн??ут??ри ?го??рода, ?а ?также ?в ?го??родах ???региона;
- ?автоматизи??рованное ???уп??равления ?дост??упом ?к ?док??ументам ?системы, ?в ?связи ?с ?большим ?числом ?часто ?меняющихся ?пользователей ?СУЭ??Д;
- масштаби??рование ?системы ?с ?точки ?з??рения ?использования ?похожих ?ма??рш??р??утов ?в ???различных ?ст??р??укт??у??рах ?в??уза, ?с ?автоматизацией ???разделения ?по ?под??разделениям;
- интег??рация ?со ?всеми ?понятиями ?КИС ?в??уза ?в ?связи ?с ?необходимостью ???реализации ?в ?СУЭ??Д ?бизнес-п??роцессов ?всех ?нап??равлений ?деятельности ?в??уза;
- возможность ???реализации ???различных ?ма??рш??р??утов ?док??ументов, ?так ?же ?как ?и ?ма??рш??р??утов ???работы. ?
На основании проведенного в данном пункте исследования, можно сделать следующие выводы. Современное высшее учебное заведение представляет собой сложную организацию с большим объемом документооборота. Работа с документами в вузе связана с большими затратами и издержками. Большие трудозатраты связаны с согласованием, с подготовкой и сбором документации для лицензирования деятельности учебных заведений, постлицензионного контроля, тиражированием документов и т. д.
Выделяют две формы документооборота: традиционную и электронную. К проблемам традиционного документооборота относятся: необходимость ведения большого количества различных картотек и журналов; значительные объемы
