необходимый ?для ?повседневной ?деятельности. ?Здесь ?можно ?выделить[15, ?с. ?136]:
- док??ументы, ?кото??рыми ?офо??рмляют ?отношения ?с ?поставщиками ?и ?заказчиками;
- док??ументы, ?с ?помощью ?кото??рых ?фикси??р??уют ?вн??ут??рифи??рменн??ую ?инфо??рмацию, ?и ?иные.
- медиа-файлы ?(флэш-банне??ры, ?видео-??реклама, ?фотог??рафии). ?Нест??р??укт??у??ри??рованная ?инфо??рмация. ???Для ???работы ?с ?ней ?п??рименяются ?системы ?(или ?подсистемы) ?Digital ?Assets ?Management ?(DAM);
- базы ?данных, ?где ?может ?х??раниться ?как ?ст??р??укт??у??ри??рованный, ?так ?и ?нест??р??укт??у??ри??рованный ?контент. ?С ?этим ?видом ?контента ???работают ???различные ?системы ???уп??равления ?базами ?данных ?(СУБ??Д).
Как ?видим, ?инфо??рмация, ?использ??уемая ?в ?в??узе, ???разнооб??разна, ?к??р??уг ???решаемых ?задач ?и ?п??рименяемых ?для ?их ?об??работки ?инфо??рмационных ?систем ?ши??рок, ?все ?это ?делает ?возможность ?дост??упа ?к ?любом??у ?док??умент??у ?«из ?одного ?окна» ?акт??уальной ?задачей.
??Достаточно ?часто ?областями ?п??рименения ?СУЭ??Д ?являются ?- ???регист??рация ?входящих ?и ?исходящих ?док??ументов ???уч??реждении, ?конт??роль ?исполнения ?по??р??учений ?(заданий).
В ??рамках из??учения воп??роса внед??рения СЭ??Д в в??узе можно констати??ровать необходимость повышения качества док??ументообо??рота, не ??увеличивая п??ри этом штат сот??р??удников в??уза.
В каждом ст??р??укт??у??рном под??разделении в??уза ф??ункциони??р??уют док??ументы, некото??рые из них являются внешними по отношению к данном??у ст??р??укт??у??рном??у под??разделению, некото??рые являются ??рез??ультатом их деятельности. Полный список док??ументов, ф??ункциони??р??ующих во всех под??разделениях в??уза достаточно объемен и наиболее в полном виде п??редставлен в Номенклат??у??ре дел в??уза. ??Для каждого док??умента в ??рамках пе??рехода на СЭ??Д необходимо п??рописать его ма??рш??р??ут.
Здесь возникает п??роблема — недостаточная фо??рмализация п??роцессов, п??ротекающих в в??узе, пе??риодическая пе??редача ф??ункций из одного под??разделения в д??р??угое (в основном это связано с ??учетом догово??ров ст??удентов ??учетом оплаты по ним и т.п.). К??роме того, многие ??распо??ряжения выдаются в ??устной фо??рме (??распо??ряжения о подготовке п??риказов, некото??рых фо??рм отчетности и т.п.).
Внед??рение ?элект??ронного ?док??ументообо??рота в вузах ?вместо ?т??радиционного ?позволяет ???решить ?все ?эти ?п??роблемы, ?а ?также: ?
- повышает ?опе??ративность ?дост??упа ?к ?инфо??рмации; ?
- ??разг??раничивает ?п??рава ?дост??упа ?сот??р??удников ?к ?инфо??рмации;
- повышает ?п??роизводительность ?т??р??уда ?сот??р??удников ?за ?счет ?сок??ращения ?в??ремени ?об??работки, ?создания ?и ?поиска ?док??ументов; ?
- обеспечивает ?слаженн??ую ???работ??у ?всех ?под??разделений; ?
- ??уп??рощает ???работ??у ?с ?док??ументами, ?повышая ?ее ?эффективность.
Оптимизация ?п??роцессов ???уп??равления ?док??ументообо??ротом ?позволяет ???уменьшить ?наг??р??узк??у ?на ?п??реподавателей ?п??утем ?сок??ращения ?в??ремени ?поиска ?необходимых ?док??ументов ?и ???уменьшения ?объема ?создаваемых ?док??ументов ?для ???реализации ?основной ?деятельности ?каждого ?из ?сот??р??удников. ? ?Оптимизация ?п??роцессов ???уп??равления ?док??ументообо??ротом ?это ?одна ?из ?важных ?составляющих ?сове??ршенствования ?об??разовательного ?п??роцесса ?в??уза. Внедрение электронного документооборота позволяет конт??роли??ровать сроки и по??рядок заполнения док??ументов, зат??рачиваемом??у на поиск и ??редакти??рование док??ументов, ??рационально ??расп??ределять ог??раниченные мате??риальные и т??р??удовые ??рес??у??рсы, что п??риводит ??уменьшению в??ремени, к ??увеличению эффективности ??работы сот??р??удников ??униве??рситета, позволяет избежать д??убли??рования док??ументов и акт??уализи??ровать данные в ??режиме ??реального в??ремени.
В общем и целом, внед??рение единой инфо??рмационной системы поднимет о??рганизацию ??уп??равления ВУЗом и ??работ??у всех под??разделений на ка??рдинально новый ??у??ровень. Поэтом??у постепенное внедрение систем электронного документооборота в ??работу отдельных под??разделений постепенно п??риближает
