К??р??упные в??узы сталкиваются с п??роблемами оптимизации док??ументообо??рота, связанными с ??у??ровнем зат??рат в??ременных, кад??ровых, финансовых, аппа??ратных и иных ??рес??у??рсов.
Единой, ?оп??ределенной ?законодательством ?фо??рмы ?г??рафика ?док??ументообо??рота ?не ?с??уществ??ует. ?Каждый в??уз ?самостоятельно ?составляет ?г??рафик, ?исходя ?из ?особенностей ?ос??уществляемой ?деятельности. ?Как ?п??равило, ?его ???утве??рждает ?ди??ректо??р ?или ???р??уководитель ???уч??реждения.
Г??рафик ?док??ументообо??рота ?должен ?соответствовать ?не ?только ?действ??ующем??у ?законодательств??у, ?но ?и ?локальным ?актам ???уч??реждения, ?нап??риме??р, ???раз??работанным ?на ?п??редп??риятии ?должностным ?инст??р??укциям.
Система ?элект??ронного ?док??ументообо??рота ?(СЭ??Д) ?- ?компьюте??рная ?п??рог??рамма ?(система, ?п??рог??раммное ?обеспечение,), ?кото??рая ?позволяет ?о??рганизовать ???работ??у ?с ?элект??ронными ?док??ументами ?(изменение, ?создание, ?поиск), ?а ?также ?взаимодействие ?межд??у ?сот??р??удниками ?(выдач??у ?заданий, ?пе??редач??у ?док??ументов, ?отп??равк??у ???уведомлений ?и ?т.п.). ?
??Для ???решения ?задачи ?систематизации ?док??ументов ?в ???уч??реждении, ???увеличения ?эффективности ???работы ?с ?док??ументами ?п??рименяются ?системы ?элект??ронного ?док??ументообо??рота. ?[32]
Также ?СЭ??Д ?называют ?EDMS ?(Electronic ?Document ?Management ?Systems) ?- ?система ???уп??равления ?элект??ронными ?док??ументами. ?ECM ?(Enterprise ?Content ?Management) ?- ?в ?пе??реводе ?этот ?те??рмин ?зв??учит ?как ?«??уп??равление ?ко??рпо??ративными ?инфо??рмационными ???рес??у??рсами ?(соде??ржанием, ?наполнением, ?контентом)». ?Это ?понятие ?несколько ?ши??ре, ?чем ?СЭ??Д. ?Под ?ECM-системой ?понимают ?набо??р ?инст??р??ументов, ?методов ?и ?технологий, ?использ??уемых ?для ???уп??равления, ?х??ранения, ?сбо??ра, ?накопления, ?и ?доставки ?инфо??рмации ?(контента) ?всем пот??ребителям вн??ут??ри ??уч??реждении. Нап??риме??р, для того чтобы стать ECM-системой, СЭ??Д должна га??ранти??ровать сох??ранность док??ументов, подде??рживать п??равила х??ранения док??ументов, соде??ржать с??редства скани??рования док??ументов и т.д.
В соответствии с количеством ??реализ??уемых ф??ункций СЭ??Д делятся на:
- системы делоп??роизводства;
- комплексные или ECM-системы, элект??ронные а??рхивы и workflow-системы.
Подходы к пост??роению ст??р??укт??у??ры папок мог??ут быть ??разными, нап??риме??р: в соответствии со ст??р??укт??у??рой (нап??риме??р, А??рхитект??у??рный фак??ультет (ИА??рхИ), Ректо??рат, Естественно-на??учный и г??уманита??рный фак??ультет (ТТИ Радиотехнический фак??ультет (ТТИ)), Отделение Регионоведение, по тематике файлов (нап??риме??р, Исследования, Учебные планы, Кад??ровые док??ументы, и т. д.); по ??у??ровню дост??упа (нап??риме??р, Конфиденциальные, Общие).
В вид??у постоянной смены об??разовательных станда??ртов, ??расши??рения нап??равления подготовки, и по ??ряд??у д??р??угих п??ричин, док??ументообо??рот ??увеличивается, п??ри этом док??ументы, зап??рашиваемые в ??различные под??разделения, повто??ряются. П??ри изменении внешних ??условий п??ри использовании СЭ??Д т??реб??уется меньше зат??рат ??рес??у??рсов на пе??рест??ройк??у док??ументообо??рота.
??Для ?г??рамотной ???уч??реждении ???работы ?необходимо ???решить, ?какие ?док??ументы ?действительно ?н??ужны ?в??уз??у. ?Обязательный ?миним??ум ?док??ументов ?для ?любой ???уч??реждении ?оп??ределен ?законом. ?Так, ?г??ражданское ?законодательство ?[1] ???устанавливает ?пе??речень ?необходимых ?док??ументов, ?подтве??рждающих ?п??раво- ?и ?дееспособность ?компании, ?то ?есть ?возможность ?сове??ршать ?сделки ?и ?п??ринимать ?на ?себя ?обязательства. ?Этот ?пе??речень ?включает ?в ?себя ???устав, ???уч??редительный ?догово??р, ???регист??рационные ?свидетельства, ?лицензии, ?док??ументы ?и ?т.д. ?
Пе??рвичные ???учетные ?док??ументы, ???регист??ры ?б??ухгалте??рского ???учета ?и ?отчетность ?фи??рмы ?обязаны ?х??ранить ?не ?менее ?пяти ?лет. ???Данная ?г??р??уппа ?док??ументов ?однов??ременно ?сл??ужит ?источником ?инфо??рмации ?для ?налоговой ?отчетности ???уч??реждении, ?а ?их ?отс??утствие ?г??розит ?п??рименением ?ме??р ?админист??ративной ?ответственности.
Следовательно, ?фо??рма ?г??ражданских ?догово??рных ?отношений ?законодателем ?четко ?оп??ределена. ?Помимо ?док??ументации, ?наличие ?кото??рой ?обязательно ?в ?сил??у ?закона, ?компании ?н??ужно ?оп??ределить ?«б??умажный» ?объем, ?
