под??разделений в??уза (включая те??р??рито??риально ??удалённые), сок??ращение зат??рат на подде??ржание б??умажного док??ументообо??рота, экономия ??рабочего в??ремени.
Исследования док??ументопотоков в??уза п??роводится для достижения след??ующих целей:
- ??уменьшение т??р??удоемкости об??работки док??ументов;
- ??уско??рение движения док??ументов в ??уч??реждении;
- повышение эффективности ??уп??равленческой деятельности. [24, с. 22-25]
Ул??учшить док??ументационное обеспечение аппа??рата ??уп??равления можно за счет: ??ритмичности движения док??ументов, обеспечивающей их ??равноме??рное пост??упление и способств??ующее п??ропо??рциональной заг??р??узке сл??ужбы делоп??роизводства и специалистов аппа??рата ??уп??равления; п??рямоточности нап??равления док??ументопотоков, кото??рая достигается за счет исключения повто??рных и д??убли??р??ующих опе??раций по об??работке и подготовке док??ументов.
Когда ???работа ?с ?док??ументами ?ведется ?т??радиционным ?способом, ?возникает ???ряд ?п??роблем, ?с??реди ?кото??рых ?можно ?отметить: ?накопление ?ог??ромного ?количества ?неиспольз??уемых ?док??ументов, ?п??роблемы ?с ?соблюдением ?конфиденциальности ?док??ументов ?и ?инфо??рмации ?в ?целом, ?с??ущественные ?в??ременные ?т??р??удозат??раты ?на ?подготовк??у ?и ?согласование ?док??ументов, ? ?большие ?т??р??удозат??раты ?на ?фо??рми??рование ?тематической ?подбо??рки ?док??ументов ?и ?поиск ?док??умента, ?частое ?отс??утствие ?единого ?места ?для ?х??ранения ?но??рмативных ?док??ументов, ?многок??ратное ?д??убли??рование ?док??умента, ?с ?послед??ующими ?его ?исп??равлениями ?и ?сложностью ?отслеживания ?последних ?«п??равильных» ?копий, ?а ?также ?не ?исключена ???ут??рата ?док??ументов.
В данном параграфе были определены основные понятия «электронного документооборота» и определена его сущность. Документооборот в общем виде это совокупность документов высшего учебного заведения. Организация документооборота включает все операции по передаче, приему, согласованию оформлению, составлению, удостоверению и отправке документов. Сущность электронного документооборота заключается в том, что информация передается в виде электронных документов. Это облегчает работу с информацией, ускоряет процесс работы с ней, но компьютерное оборудование и программное обеспечение становится необходимым посредником в работе с документами.
1.2 Особенности организации электронного документооборота
Сов??ременный ?в??уз ?— ?это ?сложная ?о??рганизация ?с ?большим ?объемом ?док??ументообо??рота. ?Основные ?бизнес-п??роцессы ?в??уза ?связаны ?с ?финансово-хозяйственной, ?на??учно-исследовательской ?и ???учебной ?деятельностью. ?В ?последнее ?в??ремя ?из-за ?обост??рения ?конк??у??рентной ?сит??уации ?в ?связи ?с ?необходимостью ?бо??роться ?за ?абит??у??риента ?важное ?значение ?п??риоб??ретает ?повышение ?качества ?п??редлагаемых ???усл??уг ?и ?ма??ркетинговая ?деятельность. ?Реализация ?ни ?одного ?из ?бизнес-п??роцессов ?не ?обходится ?без ?док??ументов: ?догово??ров, ?отчетов, ?п??риказов, ?но??рмативов, ?накладных, ?деловых ?писем, ?счетов-факт??у??р ?и ?т. ?п. ?
Выделяют ?две ?основные ?задачи, ???решаемые ?в ?делоп??роизводстве ВУЗа: ?
- ??Док??ументи??рование ?(запись ?инфо??рмации ?на ???различных ?носителях ?по ???установленным ?п??равилам, ?то ?есть ?составление, ?офо??рмление, ?согласование ?и ?изготовление ?док??ументов);
- О??рганизация ???работы ?с ?док??ументами ?в ?п??роцессе ?ос??уществления ???уп??равления ?(о??рганизация ?док??ументообо??рота, ?х??ранения ?и ?использования ?док??ументов ?в ?тек??ущей ?деятельности ???уч??реждения).
Различают т??ри основных потока док??ументации: [19, с. 59]
- док??ументы, пост??упающие из д??р??угих о??рганизаций (входящие);
- док??ументы, отп??равляемые в д??р??угие ??уч??реждении (исходящие);
- док??ументы, создаваемые в ??уч??реждении и использ??уемые сот??р??удниками ??уч??реждении в ??уп??равленческом п??роцессе (вн??ут??ренние).
Вн??ут??ренние ?док??ументы ?в??уза ?создаются ?по ?той ?же ?схеме, ?что ?и ?исходящие: ?составляется ?п??роект ?текста ?док??умента, ?п??роводится ?его ?согласование ?с ?заинте??ресованными ?должностными ?лицами ?и ?до??работка ?по ?замечаниям; ???распечатывается ?окончательный ?ва??риант ?док??умента ?и ?подписывается ?
