рабочего времени сотрудников на перемещение документов между подразделениями. Значительное время тратится на поиск необходимых бумаг, так как отсутствует централизованное хранилище информации. Некоторые подразделения используют подручные средства для организации хранения и обмена документами — пересылают их по электронной почте, создают папки общего доступа и пр.
Различают традиционный и электронный документооборот. Основная проблема традиционного (бумажного) документооборота – централизованное отслеживание в реальном масштабе времени движения документов, что требует обобщения оперативной информации и ведения большого количества различных журналов и картотек. Наличие учета и контроля исполнения поручений характеризует стиль управления как директивный.
Можно выделить ряд проблем, которые возникают, когда работа с документами ведется традиционным способом:
- потеря документов;
- накопление огромного количества неиспользуемых документов;
- отсутствие места для нормативного хранения документов;
- соблюдение конфиденциальности документов и информации в целом;
- большие трудозатраты на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
- дублирование нескольких копий одного и того же документа, с последующими его исправлениями и сложностью отслеживания последних «правильных» копий;
- временные трудозатраты на подготовку и согласование документов [13].
Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:
- обеспечит слаженную работу всех подразделений;
- упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
- повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
- повысит оперативность доступа к информации;
- разграничит права доступа сотрудников к информации. [15]
Еще одна проблема традиционного документооборота заключается в значительных объемах накопленной документации. Сложившаяся практика предусматривает использование малоэффективной бумажной формы хранения информации и копировальной техники для воспроизведения документов по запросу.
На сегодняшний день внедрение электронного документооборота в вузах необходима по ряду причин.
Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас инфо??рмационные потоки не менее важны, чем мате??риальные.
Во-вто??рых, уте??ря инфо??рмации или ее использование посто??ронними людьми, может на??рушить авто??рские п??рава сот??рудников в??уза.
Внед??рение элект??ронного док??ументообо??рота позволит ??решить больш??ую часть этих п??роблем. Пе??реход на нов??ую систем??у должен ка??рдинально изменить ??униве??рситетск??ую к??ульт??у??р??у ??работы с док??ументами: он повысит исполнительск??ую дисциплин??у, ??ул??учшит эффективность и качество т??р??уда сот??р??удников, исключит возможность д??убли??рования и ??уте??ри док??ументов.
Система элект??ронного док??ументообо??рота должна обеспечивать автоматизацию п??роцессов: п??риема, об??работки и ??расп??ределения пост??упающей ко??р??респонденции; подписания, ??регист??рации и ??рассылки исходящей ко??р??респонденции; подписания, ??регист??рации и отп??равки вн??ут??ренних и о??рганизационно-??распо??рядительных док??ументов; пе??реписки межд??у о??рганизациями и отдельными под??разделениями.
К целям внед??рения СЭ??Д в в??узе можно отнести повышение качества и опе??ративности ??уп??равления п??утём сове??ршенствования делоп??роизводства, объединение в единый делоп??роизводственный цикл всех ст??р??укт??у??рных
