создаваемых, хранимых, передаваемых и доступных для восприятия при помощи электронных средств. Это облегчает работу с информацией, ускоряет процесс работы с ней, но компьютерное оборудование и программное обеспечение становится необходимым посредником в работе с документами.
Документооборот отражает характер организации, ее структуру, порядок решения вопросов, степень регламентации документальных коммуникаций. Организационнотехнологические формы документооборота не только отражают систему управления, но и, в свою очередь, оказывают воздействие на ее эффективность.
Система ?электронного ?документооборота ?– ?это ?надежный ?инструмент ?координации ?деятельности ?подразделений, ?источник ?информации ?о ?состоянии ?текущих ?рабочих ?процессов ?и ?одновременно ?инструмент ?для ?контроля ?результативности ?персонала.
Из ?всего ?этого ?следует ?особо ?выделить ?документооборот, ?который ?является ?отображением ?модели ?управления ?ВУЗом ?и ?соответственно ?уровня ?управляемости ?им. ?[7, ?с. ?37]
Принципы электронного документооборота:
- Понятие электронного документооборота включает как внутренний, так и внешний документооборот;
- Сотрудники организации (включая специалистов и руководителей) становятся непосредственными участниками электронного документооборота в рамках деловых и управленческих процессов;
- Стирание грани между техническими и содержательными операциями при подготовке документов и в процессе документооборота при использовании современных информационных технологий;
- Оптимизация деловых и управленческих процессов, маршрутизация документов в организации на основе корпоративных информационных технологий, возможность одновременной работы над электронным документом несколькими участниками документооборота;
- Регистрация в СЭД всех основных категорий документов организации, в том числе внутренних, а также учет проектов документов и применение процедур электронного согласования;
- Однократная регистрация документов в СЭД (включая те случаи, когда к ней подключены подведомственные данной организации объекты или другие участники, объединенные корпоративным соглашением);
- Ведение единой регистрационной базы поступающих и отправляемых (входящих, исходящих и внутренних) документов с возможностью децентрализации приема документов, их регистрации и отправки
- Документационная служба организует управление документацией и документооборотом в организации, выполняя при этом те задачи и виды работ с документами, которые требуют централизации [25; с.56].
Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник. [7, с. 37]
Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, включающих все инстанции на пути движения документа от его создания или получения от сторонних контрагентов до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по маршруту. Из этого следует главное правило учреждении документооборота – оперативное прохождение документа по прямому и наиболее короткому маршруту с наименьшими затратами времени. [26, с. 58]
Выявим роль, которую играет электронный документооборот в функционировании современного вуза. Увеличение объема и интенсивности информационных потоков в учебном процессе, в научных исследованиях и в административном управлении — одна из проблем, с которыми сталкиваются ВУЗы. Растут расходы на обслуживание копировального оборудования и затраты
