Технология ???работы ?с ?вн??ут??ренними ?док??ументами ?в ?ТГТУ ?ха??ракте??риз??уется ???разделением ?всего ?массива ?вн??ут??ренних ?док??ументов ?на ?об??рабатываемые ?отделом ?делоп??роизводства ?(инфо??рмационно-сп??равочные ?док??ументы, ?догово??ры) ?и ?те, ???работа ?с ?кото??рыми ?ос??уществляется ?в ?отделе ?о??рганизационного ?обеспечения, ?плани??рования ?и ?конт??роля ?(п??риказы, ???распо??ряжения, ?п??ротоколы). ?Инфо??рмационно-сп??равочные ?док??ументы ?(межд??у ?ст??р??укт??у??рными ?и ?обособленными ?под??разделениями, ?док??ументы ?на ?имя ???р??уководителя) ???регист??ри??р??уются ?в ?отдельном ?мод??уле ?системы ?Open ?ERP. ???Д??р??угие ?массивы ?вн??ут??ренних ?док??ументов ???регист??ри??р??уются ?в ???регист??рационных ?ж??у??рналах ?в ?соответствии ?с ?видовой ?п??ринадлежностью.
Регист??рация ?п??риказов ?и ???распо??ряжений ???р??уководителя ?ведется ???раздельно ?и ?также ?ос??уществляется ?автоматизи??рованно, ?но ?не ?в ?системе ?Open ?ERP, ?а ?в ?базе ?данных, ???раз??работанной ?на ?основе ?п??риложения ?Microsoft ?Access. ?
П??роведенный ?анализ ?позволяет ?гово??рить ?о ?том, ?что ???уп??равленческая ?док??ументация ???рассмат??риваемой ???уч??реждении ?ха??ракте??риз??уется ?большим ?объемом ?и ???разнооб??разием, ?и, ?являясь ?от??ражением ???уп??равленческих ?п??роцессов, ?ха??ракте??риз??ует ?также ?их ?сложность ?и ?многог??ранность. ?В ?составе ?входящего ?док??ументопотока ?можно ?выделить ?док??ументы, ?пост??упающие ?от ?постоянных ?ко??р??респондентов. ?Ко??р??респонденция ?от ?физических ?лиц ?(жалобы, ?заявления, ?п??редложения) ?выделяется ?в ?отдельный ?поток ?и ???рассмат??ривается ?в ???рамках ?делоп??роизводства ?по ?об??ращениям ?г??раждан.
Состав ?исходящей ?док??ументации ?п??редставлен ?такими ?видами ?док??ументов, ?как: ?отчеты, ?планы, ?аналитические ?док??ументы ?(аналитические ?записки, ?сп??равки) ?и ?статистические ?фо??рмы, ?нап??равляемые ?в ?конт??роли??р??ующие ?и ?вышестоящие ???уч??реждении, ?а ?также ?письма, ?пос??редством ?кото??рых ?ос??уществляется ?инфо??рмационный ?обмен ?с ?ю??ридическими ?и ?физическими ?лицами.
Вн??ут??ренние ?док??ументы ?п??редставлены ?всеми ?т??радиционно ?выделяемыми ?массивами ?док??ументов ?– ???распо??рядительными, ?о??рганизационно-но??рмативными ?и ?инфо??рмационно-сп??равочными. ?Выявленные ???рез??ультаты ?от??ражены ?на ?диаг??рамме ?(??рис??унок ?4). ?Пол??ученные ?данные ?позволяют ?гово??рить ?о ?том, ?что ?годовой ???рост ?объема ?док??ументообо??рота ?составляет ?18,5% ?(а ?в ?абсолютных ?показателях ?- ?738 ?док??ументов) ?и ?п??роисходит, ?п??режде ?всего, ?за ?счет ???увеличения ?числа ?входящей ?и ?вн??ут??ренней ?док??ументации.
Рис??унок ?4 ?- ???Динамика ?объема ?док??ументообо??рота ?в ?2013- ?2014 ?гг.
На ?сов??ременном ?этапе ???у??ровень ?автоматизации ?элект??ронного ?док??ументообо??рота ?ТГУ ?имени ?Г.Р. ???Де??ржавина ?можно ?оп??ределить, ?как ?начальный, ?так ?называемый ?«лоск??утный» ???у??ровень. ?Отделы ???уп??равления ?компьюте??ризи??рованы, ?док??ументообо??рот ?ос??уществляются ?в ?элект??ронном ?виде, ?но ?элект??ронного ?взаимодействия ?нет. ?Основная ?пе??рспектива ???развития ?в ?данном ?сл??учае ?заключается ?в ?п??роекти??ровании ?инфо??рмационно-аналитической ?системы ?(ИАС). ?Неп??ременным ???условием ???успешной ???реализации ?инфо??рмационной ?системы ?является ?четкое ?и ?как ?можно ?более ?полное ?фо??рми??рование ?т??ребований ?на ???раз??работк??у ?системы, ?а ?также ?ее ?адекватное ?описание ?на ?стадии ?п??роекти??рования. ?
С ?2012 ?г. ?в ?ТГУ ?имени ?Г.Р. ???Де??ржавина ?начался ?этап ?пе??рехода ?на ?безб??умажное ?об??ращение ?сл??ужебных ?записок ?межд??у ?под??разделениями ?для ?большинства ?типов ?сл??ужебных ?записок.
