Существует дублирование при обработке информации о расчетах с поставщиками (счета и оплаты также отражаются в бухгалтерии и службе по работе с клиентами) (практически все операции учитываются параллельно). Есть ряд проблем методологического плана, например организация учета суммовых разниц. Не организован детализированный учет затрат.
Основные проблемы, связанные с учетом расчетов с клиентами, таковы:
- дублируется ввод счетов в бухгалтерию при выставлении дополнительного счета;
- оплата учитывается и службой по работе с клиентами и в бухгалтерии.
Основные проблемы, связанные с расчетами с поставщиками:
- дублирование информации при учете счетов;
- отсутствие экономиста, который бы вел проверку выполнения условий договоров;
- отсутствие системы учета затрат.
Основные проблемы, связанные с учетом затрат:
- отсутствует классификация затрат;
- нет системы распределения косвенных затрат;
- есть проблемы распределения затрат по периодам.
Основные проблемы, связанные с учетом оборудования:
- не введена материальная ответственность по основным средствам;
- нерегулярно поступает информация от директора о назначении приобретенного оборудования (для начисления износа), о списании (для отражения выбытия), о передаче клиенту (для отражения реализации);
- не проведена инвентаризация оборудования.
Из-за большого объема обрабатываемой информации существующие бухгалтерские, прикладные программы и программа Excel не удовлетворяет потребностям бухгалтерии.
Рекомендуется разработать и внедрить комплексную систему ведения учета товаров и услуг, удовлетворяющую сегодняшним (и завтрашним) потребностям компании. Внедрение новой системы позволит снять целый ряд проблем учета, таких как дублирование при вводе и обработке информации, снизить долю ручного труда по совместному использованию и обработке данных различных отделов. Новая система может стать центром хранения и обработки всей учетной информации. Решить эту задачу можно тремя способами:
- разработать систему самостоятельно силами своих программистов или заказать разработку системы сторонней компании;
- выбрать гибкую настраиваемую систему (так называемый «конструктор») и адаптировать ее к потребностям компании;
- выбрать стандартную систему, обеспечивающую выполнение поставленных задач, и адаптировать организацию компании к особенностям программы.
Отбор оптимального решения предлагается проводить проектным методом, последовательность мероприятий изложена в прилагаемом файле Excel.
