Судова бухгалтерія
СОДЕРЖАНИЕ: Класифікація документів за якісними ознаками. Види підроблених документів. Вимоги до змісту та оформленню первинних бухгалтерських документів. Характеристика основних етапів контрольно-ревізійного процесу. Документальна перевірка діяльності підприємства.Міністерство освіти і науки України
ХАРЬКОВСЬКИЙ ЕКОНОМІКО-ПРАВОВИЙ УНІВЕРСИТЕТ
кафедра Господарськогоправа
КОНТРОЛЬНА РОБОТА
Судова бухгалтерия
Варіант №2
Виконав: Добродін Євген Валерійович
група ЗП-42 4 курс
адреса: Сумська обл. м .Ромни
вул. Гетьмана Мазепи,57а кв.11
Харков 2009
План
1. Класифікація документів за якісними ознаками. Вимоги до змісту та оформленню документів
2. Характеристика основних етапів контрольно-ревізійного процесу
Використані джерела
Ключевые слова: документ бухгалтерія підробка ревізія
1. Класифікація документів за якісними ознаками. Вимоги до змісту та оформленню документів
Законом України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07. 1999 р. № 996-ХІУ у статті 9 «Первинні облікові документи та регістри бухгалтерського обліку» та «Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05. 1995 р № 88, визначається порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємствами, їх об’єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім установ банків) незалежно від форми власності та специфіки установ і організацій.
А, що таке бухгалтерській облік, визначено у ст.1 Закону України Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні від 16.07.1999 p., №996-XIV: бухгалтерський облік - процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність підприємства зовнішнім та внутрішнім користувачам для прийняття рішень
Особливістю бухгалтерського обліку є суцільне й безперервне спостереження за всіма господарськими операціями, що здійснюються в підприємствах, організаціях та установах. Для проведення такого спостереження кожну господарську операцію необхідно документально оформити.Бухгалтерський документ є письмовим доказом фактичногоздійснення господарської операції або письмовим розпорядженням на право її здійснення.
У широкому значенні під документом розуміють матеріальний носій, щойого використовують у процесі спілкування, на якому за допомогою різнихзасобів і способів зафіксовано в доцільній для сприйняття формі інформацію.
Сукупність бухгалтерських документів, що складаються на всігосподарські операції, називається документацією. Тобто документи, які складаються в момент здійснення господарських операцій, називаються первинними документами. Документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку.
Жодна господарська операція не може бутивідображена в обліку без належного її оформлення відповіднимпервинним документом. Це спосіб первинного спостереження загосподарськими операціями і обов’язкова умова відображення їхв обліку. Від своєчасності складання і якості документів значною мірою залежить правильність показників бухгалтерськогообліку і звітності(*)
Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємоповязаних рахунках бухгалтерського обліку.
Суть документів і їх місце в господарській діяльності підприємства відображаються у їх класифікації. Документи класифікують за різними критеріями зокрема: за місцем складання, призначенням, порядком складання, способом використання, змістом та ін.
За якісними ознаками документи класифікують на:
а) повноцінні (доброякісні)
б) неповноцінні (недоброякісні).
Повноцінні документи повинні повністю відповідати пред’явленими у нормативно-правових актах вимогам, для даного типу документів, мати усі необхідні реквізити.
Документи, в яких відсутня хоч би одна з вимог, що предявляються до них, визнаються неповноцінними. Правоохоронні органи і суди звертають звертають на них особливу увагу.
В цілях ретельнішого вивчення і аналізу неповноцінні документи підрозділяються на наступні групи і види:
неправильно оформлені - документи без необхідних реквізитів (без підпису, без дати), із зайвими реквізитами (наприклад, накладна з гербовою печаттю та.ін.);
з неналежними реквізитами (наприклад, чек на отримання грошей в банку, підписаний неправомочною особою);
документи на незаконні операції, що відображаютьгосподарські операції, які по існуючих правових нормах не повинні здійснюватися (наприклад, акт насписання матеріалів на капітальний ремонт із завищенням їх вартості та.ін.);
документи на операції, які насправді або не були здійснені (безтоварні або безгрошеві) або були здійснені не в тому обємі,такі документиназиваються підробленими.
Підроблені документиу свою чергу діляться на два види:
- фальсифіковані (матеріальний підлог)
- і таки що містять свідомо помилкові відомості, (інтелектуальна фальсифікація).
Підроблені документи згідно УПК України є речовими доказами, оскількизберігають на собі сліди злочину або служили знаряддям злочину, або на них були направлені злочинні дії.(*)
Далі розглянемо які ж вимоги до змісту та оформленню документів існують. По-перше, первинні документи мають бути складені на паперових або машинних(електронних) носіях. Відповідно до цього існують і вимоги до змісту йоформлення документів. Порядок створення первинних документів, записів урегістрах бухгалтерського обліку та зберігання документів, регістрів і звітівустановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом
Міністерства фінансів України від 24.05. 1995 р. № 88.(надалі Положення) По- друге повнота і достовірність показників бухгалтерського обліку значною мірою залежать від якості оформлених документів. Щоб бути доказовим і мати юридичну силу, документ має міститиобовязкові реквізити. Такими реквізитами для будь-якого первинногобухгалтерського документа є:
— назва документа (форми);
— дата і місце складання;
— назва підприємства, від імені якого складено документ;
— зміст та обсяг господарської операції;
— одиниця виміру господарської операції;
— посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції іправильність її оформлення;
Усі реквізити документа розміщують у порядку, що відповідає вимогам автоматизованого обліку. При цьому реквізити первинних документів можуть бути зафіксовані у вигляді коду. Положення передбачає такі вимоги щодо оформлення документів:
записи мають бути зроблені чорнилом, хімічним олівцем, пастою кулькової ручки;
з допомогою друкарської машинки;
засобами механізації і т. ін., які забезпечують недоторканність цих записів протягом часу, встановленого для їх зберігання в архіві. Для заповнення документів не допускається використання простого олівця. Деякі документи заповнюють лише чорнилом (наприклад, грошові чеки тощо). Перелік цих документів установлює Міністерство фінансів і центральні відомства (Національний банк і т. ін.)
У документах забороняються виправлення і підчищення. Допущена помилка виправляється чорнилом, при цьому закреслюється неправильний запис і надписується правильний текст чи сума. Виправлення засвідчується підписом особи, що його зробила.
У деяких документах, наприклад чеках, платіжних вимогах, дорученнях тощо виправлення взагалі не допускаються. Якщо допущено помилку, документ анулюють і замість нього виписують новий.
Доказовість бухгалтерських документів — це їх суттєва та юридична доказовість, яка забезпечується правильним оформленням, і передусім повнотою зареєстрованих даних про господарські факти, явища та процеси; підтвердженням осіб (підписами), які відповідають за здійснення господарського факту (операції) та реєстрацію документа; зберіганням документа протягом встановленого законом терміну.
Наказом № 55 від 7 квітня 2003 р. Держспоживстандарту України затверджено та надано чинності ДСТУ 4163 -2003Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів(УСОРД)Вимоги до оформлення документів (датування, підписання, візування, адресування та ін.), викладені в державному стандарті на УСОРД, застосовуються і до документів інших систем документації. Тому можна стверджувати, що державний стандарт на УСОРД встановив єдині, науково обґрунтовані загальні правила складання службових документів та машинописного їх оформлення.
Будь-який окремий документ складається з ряду складових елементів, які називаються реквізитами: найменування виду документа, автор, адресат, заголовок, текст, дата, підпис, резолюція та ін. Різні документи мають різний набір реквізитів. Сукупність реквізитів, певним чином розміщених в документі, становить формуляр цього документа. Для конкретного виду документа, наприклад наказу, протоколу, акта тощо, характерний свій формуляр, який називається типовим формуляром.Для зручності оформлення й подальшої обробки реквізити в документах розміщують у певному порядку та послідовності. Цей порядок визначає форму документа.
Застосування державних стандартів дає можливість ввести єдині вимоги до оформлення документів, що є необхідною умовою для механізації та автоматизації роботи з ними. ДСТУ 4163-2003 веде перелік у певній послідовності реквізитів, наявних у всіх видах документів, що належать до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації(ОРД). В ньому визначено максимальний склад реквізитів документів, які входять в систему ОРД, і кожному реквізиту відведено певне місце на папері
Стандарт дає максимальний набір реквізитів, які можуть зустрітися при складанні та оформленні організаційно-розпорядчого документа всього їх 32. В конкретному документі реквізитів може бути менше, частина з них буде відсутня. Місце реквізиту визначено графічно.
Якщо у первинному документі немає будь-якого обовязкового реквізитутакий документ недоказовий і не може бути підставою у бухгалтерськомуобліку.
На підставі викладеного вище, розглянемо більш детально та підсумуємо вимоги до оформлення первинних бухгалтерських документів:
— первинні документи мають бути складені в момент здійсненняоперації, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення;
— документи складають на бланках типових форм, затвердженихДержком-статом України, або на бланках спеціалізованих форм, затвердженихвідповідними міністерствами і відомствами, а також виготовлених самостійно,які мають містити обовязкові реквізити типових або спеціалізованих форм.
— записи в первинних документах роблять у темному кольорі чорнилом,кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером, що забезпечуєзберігання цих записів протягом встановленого терміну зберігання документа;
— вільні рядки в первинних документах прокреслюють;
— у грошових документах суми проставляють цифрами і прописом,перше слово суми записують скраю і з великої літери;
— кожен первинний документ має містити дані про посаду, прізвище іпідписи осіб, відповідальних за його оформлення;
— забороняється приймати до виконання документи на господарськіоперації, які суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленомупорядку обліку коштів і матеріальних цінностей, завдають шкоди власникам;
— складаючи первинні документи, можна припуститися помилок. Убанків-ських і касових документах помилки не виправляють. В первиннихдокументах помилки виправляють коректурним способом, тобто неправильнийтекст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитатизакреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилокмає бути застережено підписом виправлено і підтверджено підписом осіб, якіпідписали цей документ із зазначенням дати виправлення;
— у випадках, встановлених законодавством, а також міністерствами івідомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесенимидо бланків суворої звітності. їх друкують за зразками типових абоспеціалізованих форм з обовязковим зазначенням номера;
— відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів танедостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали тапідписали ці документи;
— первинні документи можуть бути вилученими у підприємства тільки запостановою уповноважених державних органів відповідно до чинногозаконодавства України.
У цьому завданні на підставі чинних нормативно-правових актів та використовуючі підручникі мною розглянуто питанння, яким чином класифікують документи за якісними ознаками та які вимоги до змісту і оформленню документів предявляються чинним законодавством
2. Характеристика основних етапів контрольно-ревізійного процесу
Контрольно-ревізійна робота відіграє важливу роль в господарському механізмі управління народним господарством, оскільки координує і погоджує ряд однорідних процесів, виконання яких здійснюється колективом працівників.
Під контрольно-ревізійною роботою розуміють сукупність трудових процесів, повязаних з виконанням контрольно-ревізійних процедур, а також із створенням необхідних умов для їх здійснення.До контрольно-ревізійних процедур відносять організацію перевірки наявності та стану матеріальних цінностей, фінансових ресурсів, розрахункових операцій та ін.
Економічний контроль сприяє підвищенню ефективності виробничої і фінансово-господарської діяльності підприємств з різними формами власності. При цьому поєднується державний контроль і внутрішній контроль власників, зацікавлених у виконанні державних замовлень, контрактів. За допомогою контролю держава захищає інтереси споживачів, перевіряє якість продукції, забезпечує доступність і вірогідність інформації про кількість і якість асортименту продукції.
Контрольно-ревізійна робота проводиться у формі ревізій і перевірок. При цьому, ревізія — це метод документального контролю за фінансово-господарською діяльністю підприємства, дотриманням законодавства з фінансових питань, достовірністю обліку і звітності, спосіб документального розкриття недостач, розтрат, привласнень та крадіжок коштів і матеріальних цінностей, попередження фінансових зловживань. За наслідками ревізії складається акт.
Перевірка — це обстеження і визначення окремих ділянок фінансово-господарської діяльності підприємства або їх підрозділів. На відміну від ревізії перевірки оформляються довідкою або доповідною запискою.
За характером виконання контрольно-ревізійних процедур виділяють бригадну, індивідуальну та змішану форми організації контрольно-ревізійної роботи.
Ревізія або перевірка здійснюється на підставі розпорядчого документа, підписаного начальником контрольно-ревізійної служби, начальником управління, їх заступниками.
У той же час згідно п.5 Указу Президента України Про деякі заходи з дерегулювання підприємницької діяльності від 23.07.98 р. № 817/98 : Контролюючими органами, які мають право проводити планові та позапланові виїзні перевірки фінансово-господарської діяльності субєктів підприємницької діяльності, є:
а) органи державної податкової служби - стосовно сплати податків і зборів (обовязкових платежів) до бюджетів та державних цільових фондів, неподаткових платежів;
б) митні органи - стосовно сплати ввізного мита, акцизного збору та податку на додану вартість, які справляються у разі ввезення (пересилання) товарів на митну територію України в момент перетинання митного кордону;
в) органи державного казначейства, державної контрольно-ревізійної служби та органи державної податкової служби в межах їх компетенції - стосовно бюджетних позик, позик та кредитів, гарантованих коштами бюджетів, цільового використання дотацій та субсидій, інших бюджетних асигнувань, коштів позабюджетних фондів, а також належного виконання державних контрактів, проавансованих за рахунок бюджетних коштів.
Зазначені у цій статті контролюючі органи мають право проводити перевірки фінансово-господарської діяльності субєктів підприємницької діяльності лише в межах їх компетенції, визначених у частині першій цієї статті.
Здійснення планових та позапланових виїзних перевірок з питань, визначених у частині першій цієї статті, іншими державними органами забороняється.
Відповідно до статті 11 Закону України «Про Державну контрольно-ревізійну службу в Україні» від 26.01.1993 № 2939-ХІІ ревізія підприємств, установ та організацій за ініціативою контрольно-ревізійних органів може проводитись не частіше ніж один раз на рік. За дорученням правоохоронних органів ревізія проводиться в будь-який час.
Згідно п.4 ст.5 Закону України Про основні засади державного нагляду(контролю) у сфері господарської діяльності від 5 квітня 2007 року № 877-V: Органи державного нагляду (контролю) здійснюють планові заходи з державного нагляду (контролю) за умови письмового повідомлення субєкта господарювання про проведення планового заходу не пізніш як за десять днів до дня здійснення цього заходу
При цьому відповідно до п.5 ст.5 вказаного закону Строк здійснення планового заходу не може перевищувати пятнадцяти робочих днів, а для субєктів малого підприємництва - пяти робочих днів, якщо інше не передбачено законом..
Документальна перевірка фінансово-господарської діяльності підприємства проводиться за місцезнаходженням підприємства, що перевіряється, та/або за місцезнаходженням обєкта, який перевіряється. Згідно з методикою проведення комплексної ревізії економічної та соціальної діяльності ревізійний процес складається з 5 етапів:
I етап - організація і підготовка до проведення комплексної ревізії;
II етап - проведення ревізії;
III етап - оформлення результатів ревізії;
IV етап - прийняття рішення за результатами проведеної ревізії;
V етап - організація контролю за виконанням рішень за матеріалами ревізії.
I–й етап-організація і підготовка до проведення комплексної ревізії;
На першому етапі: відповідно до строків, передбачених планом проведення ревізії керівник контрольно-ревізійного органу за 3-5 днів до початку ревізії зобовязаний видати наказ про її проведення.
Начальник контрольно-ревізійного відділу на цьому етапі повинен правильно визначити тему ревізії, ревізійний період, тривалість ревізії, створити ревізійну групу, призначити її керівника, розглянути і затвердити програму ревізії, запропонувати ревізорам ознайомитись з відповідними нормативними документами, розглянути необхідність залучення галузевих спеціалістів, а також забезпечити ревізора необхідними бланками актів, довідок і т.д. Керівнику ревізійної групи одночасно з наказом про призначення ревізії дається програма комплексної ревізії, в якій, крім конкретних завдань, вказуються ділянки роботи, які підлягають суцільній перевірці.
Якщо до часу призначення ревізії в контрольно-ревізійному відділі є матеріали про факти порушень на обєкті перевірки (недостачі, крадіжки і т.д.), то вони також передаються керівнику групи. Склад ревізійної групи встановлюється залежно від тривалості періоду ревізії та самої програми. Підготовка ревізії починається із ознайомлення з діяльністю обєкта, що підлягає ревізії. На цьому етапі ознайомлюються із діяльністю обєкта перевірки, вивчають відповідні нормативно-інструктивні матеріали, складають робочі плани.
Тривалість підготовки до ревізії - не більше 2 днів. Перший день присвячується ознайомленню з особливостями виробничої і фінансово-господарської діяльності підприємства. Другий день необхідний для вивчення нормативних документів та проведення інструктажу.(*)
II–й етап - проведення ревізії;
Другим етапом проведення ревізії є організаційна робота на обєкті. Починається ревізія з моменту прибуття ревізійної групи на підприємство і предявлення керівником групи своїх повноважень на проведення ревізії. Керівник ревізійної групи на місці здійснює організаційну роботу, яка полягає в уточненні і конкретизації завдань, передбачених програмою ревізії. На цьому етапі начальник контрольно-ревізійного відділу в разі необхідності повинен подати ревізорам додаткову методичну допомогу з питань ревізії, а також контролювати виконавську і трудову дисципліну підлеглих, в т.ч.: вихід на обєкт, а при виникненні суперечностей між перевіряючими і керівником обєкта, що ревізується, розвязувати ті суперечності. Начальник контрольно-ревізійного відділу має розглядати і вирішувати по суті звернення керівника ревізійної групи чи керівництва підприємства, що ревізується, з питань ревізії, в т.ч. щодо продовження чи скорочення її терміну. Планова тривалість ревізії становить не більше ніж 30 робочих днів, а в окремих випадках на підставі письмових обґрунтувань керівника групи термін ревізії може бути продовжений.
На початковій стадії комплексної ревізії рекомендують перевіряти виконання заходів з усунення недоліків в роботі, виявлених попередньою ревізією, ознайомитись із змістом наказів, листуванням, актами перевірок, проведеними фінансовими органами і т.д. Закінчивши організаційну стадію комплексної ревізії, ревізійна група приступає до виконання своїх обовязків відповідно до своїх робочих планів.
При здійсненні ревізії (перевірки) використовують такі прийоми документального і фактичного контролю:
1. Техніко-економічні розрахунки проводяться в процесі ревізії для встановлення правильності розрахункових показників, обґрунтованості директивних показників, правильності складання кошторису витрат капітального і поточного ремонту основних засобів і т.д.
2. Нормативна перевірка полягає в зіставленні фактичних звітних даних із встановленими нормативами, кошторисами або плановими нормами з метою визначення правильності їх дотримання;
3. Документальна перевірка змісту операцій і процесів є провідним прийомом документального контролю і проводиться за даними первинних документів, облікових регістрів, звітності з метою встановлення законності операцій і процесів.
Перевірка первинних документів може проводиться:
• суцільно — за ревізований період перевіряють зміст всіх господарських операцій;
• вибірково — під час такої перевірки перевіряють частину операцій за декілька днів в кожному місяці або за окремі місяці.
Перевірка змісту операцій, відображених в обліку, проводиться як у хронологічному, так і у систематичному порядку. Практика контрольно-ревізійної роботи показує, що найбільш раціональним контролем є систематизована перевірка змісту операцій і запису в облікові регістри. При такому способі ревізія ведеться по однорідних операціях за весь ревізований період (наприклад - операції по рахунках в банку, по розрахунках з підзвітними особами, руху товарно-матеріальних цінностей).
Перевіряючи зміст документів, ревізор повинен знати, що за зовнішньо правильним оформленням документів іноді ховаються зловживання і порушення (виписування фіктивних нарядів, трудових угод, актів і т.д.)
Достовірність господарських операцій встановлюють при формальній і арифметичній перевірці. При формальній перевірці визначають повноту і правильність заповнення реквізитів, які характеризують операції, виявляють підчищення, виправлення і т.д.
Арифметична перевірка дає можливість встановити правильність підрахунків в документах і виявити зловживання, крадіжки.
4. Зустрічна перевірка документальних даних полягає в тому, що достовірність і правильність відображення в документах господарських операцій перевіряється зіставленням даних різних документів, які стосуються одних або різних, але взаємоповязаних операцій (наприклад: повноту і своєчасність оприбуткування готівки в касу звіряють з даними прибуткових касових ордерів і виписок банку).
5. Взаємний контроль змісту різних документів здійснюється шляхом вивчення і зіставлення окремих реквізитів, що повторюються в різних документах.
6. Перевірка правильності відображення господарських операцій за даними документів в регістрах бухгалтерського обліку (наприклад: касові операції відображаються в журналі-ордері №1 відомості №1.1)
Практика контрольно-ревізійної роботи показує, що за правильно оформленими документами, але за неправильним відображенням їх в регістрах бухгалтерського обліку стоять випадки крадіжок та привласнення грошових коштів, ТМЦ.
До спеціальних прийомів фактичного контролю належать:
• інвентаризація;
• контрольне замірювання;
• контрольний запуск сировини, матеріалів у виробництво;
• перевірка якості сировини і матеріалів;
• експертна оцінка;
• службове розслідування.
III-й етап - оформлення результатів ревізії
Кваліфіковано провести ревізію, обєктивно й принципово обґрунтувати кожний факт, що наведений в акті ревізії, — важлива і відповідальна частина ревізійної роботи. За умови виявлення ревізією грубих порушень чинних нормативних актів ревізор має встановити обсяг заподіяної матеріальної шкоди, знайти причини допущених порушень та винних у цьому конкретних осіб, вказати, на підставі чийого письмового розпорядження їх заподіяно (номер і число наказу, листа, резолюції, грошового документа і ким його підписано).
Від кожної винної у зловживанні особи треба отримати відповідне письмове пояснення з вичерпними, точними й обґрунтованими поясненнями фактів, що відображені в акті. Після викладення кожного факту порушень необхідно обовязково назвати документи, що підтверджують цей запис і додаються до акту.
У разі виявлення зловживань ревізор має одержати від посадових осіб підприємства, установи або організації, що ревізується, копії документів, які свідчать про зловживання, а у разі необхідності — вилучити потрібні йому документи до закінчення ревізії чи перевірки, залишивши у справах акт про вилучення документів та їхні копії
Копії оригіналів документів ревізор отримує лише за умови, якщо сам зміст документа є доказом факту порушень. Кожна копія документа має бути завірена печаткою та підписом посадової особи підприємства, установи чи організації, що ревізується
На копії кожного документа повинен бути напис такого змісту:
Цю копію знято з оригіналу документа (вказати якого)
« » _______________200_ р. для (посада ревізуючого). Оригінал копії
зберігається у справі № (вказати назву підприємства,
установи, організації, бухгалтерський запис № від « » 200_ р.
Підпис головного бухгалтера
(вказати назву підприємства, установи, організації)
Копія з оригіналу знімається у двох примірниках. Другий примірник копії зберігається разом з актом у справах контрольно-ревізійної служби, перший примірник копії разом із матеріалами ревізії передається до правоохоронних органів.
За результатами документальної ревізії ревізором складається акт — двосторонній документ, у якому мають бути обєктивно відображені наслідки ревізії фінансово-господарської діяльності перевіреного підприємства, установи чи організації, наведено перелік фактів виявлених порушень та хиб у їхній роботі. Форма складання акта затверджується відомчими положеннями й інструкціями.
Розрізняють два види актів — проміжні та загальні.
За проміжними актами оформляються результати інвентаризації коштів, товарно-матеріальних цінностей, розрахунків із дебіторами й кредиторами, результати контрольного запуску сировини у виробництво, їх складають і тоді, коли виявлене порушення чи зловживання може бути приховане, або коли на підставі виявлених фактів треба вжити термінових заходів, щоб усунути порушення чи притягти до відповідальності винних у здійсненні зловживань осіб.
Проміжні акти підписуються ревізорами, які проводять ревізію, та посадовими особами, які безпосередньо відповідають за ту ділянку, де здійснюється перевірка. Проміжні акти складаються також і за результатами ревізії кас. Такі акти підписуються ревізором, головним (старшим) бухгалтером і матеріально відповідальними особами (касиром).
Загальний акт має бути складений закінчення строку проведення ревізії, підписаний керівником ревізійної групи, керівником та головним бухгалтером підприємства, установи, організації, де була проведена ревізія. У загальному акті відображаються наслідки перевірок усіх передбачених програмою ревізії питань, у тому числі й за фактами, що наведені у проміжних актах.
Розглянемо більш детально які вимоги застосовуються до акту ревізії
Умовно акт ділиться на кілька частин:
1) Загальні відомості.У загальній частині вказується підстава для проведення ревізії, склад ревізійної групи, тема ревізії, повне найменування, а не абревіатура підприємства, його підпорядкованість, якщо вона є, повна назва міністерства чи відомства. У цій частині вказується, за який період діяльності даного підприємства проведено ревізію, зазначається, зокрема, за який період проведено суцільним методом ревізію касових, банківських операцій, наводяться прізвища, посади керівників та період, протягом якого вони відповідали за стан бухгалтерського обліку. У загальній частині акта наводиться дата початку й закінчення ревізії. Крім того, зазначається, ким і коли проводилась попередня ревізія, чи усунено виявлені нею порушення і які перевірки було після неї здійснено
У цій частині акта наводяться відомості про те, як підприємство, що ревізується, виконує пропозиції щодо усунення хиб, згаданих у попередньому акті ревізії, про відшкодування заподіяних збитків, оформлення позовів чи подання матеріалів до слідчих органів, поліпшення обліку, окремо вказується на ті вади, для усунення яких не було вжито належних заходів.
2) Виробнича-фінансова діяльність (виконання кошторисів).У цій частині наводиться перелік основних показників виробничої програми протягом одного-двох років і їх виконання, аналізуються фінансові результати або виконання кошторисів, розрахунки з бюджетом, дебіторами, кредиторами, підзвітними особами, відображається правильність виплати готівкою з каси і обґрунтованість безготівкових розрахунків, дотримання норм використання сировини, матеріальних цінностей, їх збереження тощо.
У цій частині акта у логічній послідовності відповідно до програми ревізії і з дотриманням суворої обєктивності чітко, стисло й лаконічно описуються усі перевірені за наявними на підприємстві, в установі чи організації документами факти порушень або зловживань. При цьому не можна записувати до акта (довідки) різних висновків, пропозицій та не підтверджених документами даних про фінансово-господарську діяльність обєкта, що ревізується. Забороняється також вносити до акта (довідки) дані слідчих матеріалів та посилатися на свідчення посадових осіб, які вони дали слідчим органам.
У цій частині загального акта можуть бути виділені окремі розділи залежно від галузевої специфіки діяльності обєкта, що ревізується. Такими розділами можуть бути: ревізія каси і касових операцій, ревізія операцій за рахунками у банках та інших коштів, ревізія кредитних операцій, ревізія основних засобів, ревізія розрахунків з оплати праці й соціального страхування, ревізія збереження і руху матеріальних цінностей, ревізія операцій з формування й використання прибутку, ревізія достовірності обліку і звітності.
3) Бухгалтерський облік і звітність. У цій частині аналізується стан бухгалтерського обліку й достовірність наданих звітів.
У тому разі, якщо під час проведення ревізії стає зрозуміло, що матеріали ревізії передаватимуться до слідчих органів, то незалежно від того, проводитиметься чи не проводитиметься слідство за наслідками ревізії, при складанні загального акта у ньому необхідно зазначити кожний факт, кожний епізод зафіксованих порушень чи зловживань. Якщо ж встановлено достатньо велику кількість ідентичних порушень, що мають однорідні ознаки (за винятком обсягів збитків, періоду їх заподіяння), можна застосувати шаблонне за змістом формулювання суті порушення.
У загальному акті небажано наводити численних планових і звітних показників, а також дрібних порушень, що їх було усунено під час проведення ревізії. Кожне внесене до акта виправлення має бути засвідчене підписами особи, яка проводить ревізію, керівника та головного бухгалтера обєкта, що ревізується. Один примірник акта ревізії дається керівнику перевіреного підприємства з його підписом на першому примірнику акта.
До загального акта додаються проміжні акти, описи та відомості. Пояснення додаються лише до першого примірника загального акта, що залишається в особи, яка проводить ревізію.
Загальний акт підписується особами, які брали участь у проведенні ревізії, а також керівником та головним бухгалтером обєкта, що ревізується. Якщо ж виникають які-небудь неузгодження, керівник і головний бухгалтер підписують акт із відповідним застереженням, даючи його ревізорові, або ж надсилають керівникові організації, яка проводить ревізію, мотивуючи заперечення і пояснення з приводу усіх зазначених у акті хиб і порушень.
Якщо керівником, головним бухгалтером підприємства, установи чи організації за актом ревізії або перевірки було подано письмові заперечення, то контролер-ревізор (керівник ревізійної бригади) має зробити за ними письмові висновки.
Якщо матеріально відповідальними особами до надрукування акта подано пояснення, які докорінно міняють зміст виявлених порушень, то ревізор зобовязаний внести їх до акта, але за умови документального підтвердження таких пояснень або заяв за наслідками перевірки.
Ревізор повинен ретельно перевірити правильність обґрунтувань, доказів та фактів, що викладені у поясненнях, зауваженнях або запереченнях посадових осіб (за необхідності здійснити додаткову перевірку) і скласти письмовий висновок, текст якого узгоджується з безпосереднім керівником ревізора й затверджується керівником контрольно-ревізійного підрозділу (відділу у районі, місті, управління) або його заступниками.
Іноді, ігноруючи встановлене правило, керівник разом із головним бухгалтером або самостійно відмовляється підписати акт без мотивованих заперечень або претензій до ревізуючого. В даному випадку ревізором складається акт що засвідчує факт такої відмови, а один примірник загального акта залишається під розписку керівнику.
IV - прийняття рішення за результатами проведеної ревізії
При виявленні під час перевірки порушень, відповідальність за які передбачена Законами України посадові особи, які проводили перевірку, не пізніше двох місяців із дня здійснення зазначеного порушення складають протокол, що направляється керівнику органа держконтролю.Керівники органів держконтролю мають право: - вносити обовязкові для виконання розпорядження
- вживати заходи щодо обмеження надання субєкту підприємніцької діяльності певних послуг (виконання робіт);
- застосовувати відповідно до чинного законодавства фінансові санкції;
- ставити перед керівниками підприємств питання про накладення стягнення на посадових осіб, винних у порушенні, або про їх невідповідність займаній посаді;
- передавати правоохоронним органам матеріали про правопорушення, які містять ознаки злочину;
- вносити органам ліцензування пропозиції про застосування передбачених законодавством заходів до порушників ліцензійних умов;
- інформувати територіальні органи Антимонопольного комітету про виявлені під час здійснення держконтролю факти порушення законодавства про захист економічної конкуренції.
За результатами розгляду актів по проведених перевірках керівник органа держконтролю за наявності підстав приймає рішення про направлення субєкту підприємніцької діяльності листа з копією відповідного акта і пропозиціями усунути причини, що призвели до порушень, або про винесення йому розпорядження щодо усунення порушень. Розпорядження складається в двох екземплярах, один із яких не пізніше 10 днів після виявлення порушення вручається під розпис керівнику субєкту підприємніцької діяльності, або надсилається поштою, другий — залишається в матеріалах справи.
Керівник органа держконтролю протягом 10 днів після складання протоколів розглядає справу і за наявності підстав схвалює постанову про застосування до субєкту підприємніцької діяльності фінансових санкцій. Перша копія постанови не пізніше 3 днів після її прийняття вручається під розпис керівнику субєкту підприємніцької діяльності або надсилається поштою, про що проводиться запис у справі, а друга — направляється для виконання відповідним органам
V - організація контролю за виконанням рішень за матеріалами ревізії
Завершальний етап ревізії передбачає узагальнення і оформленняконтрольно-ревізійних матеріалів. Крім того, обов’язково оприлюднюютьсярезультати контролю і розробляються заходи щодо усунення виявленихнедоліків і погашення збитків. Особливе значення має контроль завиконанням пропозицій, винесених в актах ревізій. Якість виконанняпропозицій перевіряється, як правило, з виїздом на місце з письмовимоформленням результатів перевірки.
Підсумовуючі розгляд цього питання слід зазначити, що ревізія вважається завершеною, якщо виявлені порушення усунено, винних притягнено до адміністративної, дисциплінарної чи матеріальної відповідальності і вжито заходів щодо недопущення таких порушень надалі.
Зрозуміло, що під етапами фінансового контролю розуміють весь процес із початку до кінця з застосуванням певних форм, методів, способів і прийомів контрольно-ревізійної роботи.
При проведенні фінансового контролю не завжди наявні всійого складові. Наприклад, не завжди потрібно проводити інвентаризаціюматеріальних цінностей, не завжди оприлюднюються результати фінансовогоконтролю, а лише доводяться до окремих посадових осіб
Використані джерела
1.Закон України Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності від 5 квітня 2007 року№ 877-VВВР, 2007, № 29, ст.389 )// Нормативні акти України.www.nau.kiev.ua
2.Закон України «Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні» від 26.01.1993 № 2939-ХІІ// Нормативні акти України.www.nau.kiev.ua
3.Закон України Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні від 16.07.1999 p., №996-XIV// Нормативні акти України.www.nau.kiev.ua
4.Указ Президента України Про деякі заходи з дерегулювання підприємни-цької діяльності від 23.07.98 р. № 817/98 // Нормативні акти України. www.nau.kiev.ua
5.Методичні рекомендації по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку. Наказ Міністерства Фінансів України від 29.12.2000 № 356// Нормативні акти України.www.nau.kiev.ua
6.Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку: - Наказ, Міністерства фінансів України N 88, 24.05.1995// Нормативні акти України.www.nau.kiev.ua
7.Порядок здійснення державного контролю на автомобільному транспорті загального користування затвер.постановоюКМУ від 29.01.2003 р. № 143 // Нормативні акти України.www.nau.kiev.ua
8.Про затвердження Порядку оформленнярезультатів невиїзних документальних, виїзних планових та позапланових перевірокз питань дотримання податкового, валютного та іншого законодавства наказ Державної податкової адміністрації України від 10.08.2005 № 327// Нормативні акти України.www.nau.kiev.ua
9.Камлик М. І. Судова бухгалтерія. Підручник. К.: Атіка, 2001.
10.Романів Є.М. Хом’як Р.Л. Мороз А.С. Озеран В.О. Контроль і ревізія. Львів: Інтелект-Захід, 2004 р. – 328 с.
11.Білоусько В. С., Бєлєнкова М. І. Теорія бухгалтерського обліку: Навч. посібник / За ред. В. С. Білоуська. — 2-ге вид.— К.: Мета, 2002.
12.Толкаченко, А.А. и др.Правовая (судебная) бухгалтерия: курс лекций.- Москва, 2003.-