Виды регистрации документов в организации
СОДЕРЖАНИЕ: ОГЛАВЛЕНИЕ Введение … Организация регистрации документов 1.1. Регистрация документов 1.2. Виды регистрации . .ОГЛАВЛЕНИЕ
| Введение……………………………………………………………………… | 3 | |
| 1. | Организация регистрации документов | |
| 1.1. | Регистрация документов……………………………………………… | 4 |
| 1.2. | Виды регистрации…………………………………….………………. | 9 |
| 2. | Организация регистрации документов СВПО филиала ОАО «МРСК Волги» - «Саратовские РС» | |
| 2.1. | Организация работы с документами…………………………………. | 15 |
| 2.2. | Особенности ведения автоматизированной системы делопроизводства в СВПО филиала ОАО «МРСК Волги» - «Саратовские РС»…………………………………………………….. | 20 |
| Заключение …………………………………………………………………. | 24 | |
| Библиографический список……………………………………………….. | 25 |
|
| Приложение № 1…………………………………………………………… | 26 | |
| Приложение № 2 …………………………………………………………… | 27 | |
| Приложение № 3……………………………………………………………. | 28 | |
| Приложение № 4……………………………………………………………. | 29 | |
| Приложение № 5……………………………………………………………. | 30 | |
ВВЕДЕНИЕ
Функция делопроизводства в первую очередь состоит в том, чтобы все создаваемые, получаемые и отправляемые документы поступали по месту следования и по ним производились те или иные действия и конечно без строгого контроля сложно было бы отследить, не только выполнено ли то или иное указание, но и дошел ли документ до адресата, поэтому еще с незапамятных времен в делопроизводстве была введена такая процедура как регистрация документов.
Изначально появилась журнальная регистрация, сохранившаяся по сегодняшний день для отдельных специальных категорий документов, например журналы регистрации трудовых книжек. Потом, в конце XIX века, появились карточные системы регистрации упростившие поиск документов. С 1990-х гг. с внедрением компьютерной техники в офисе, все шире стали получать распространение автоматизированные системы регистрации документов, в дальнейшем развившиеся в полноценные системы автоматизации делопроизводства (СЭД).
Целью данной работы является рассмотрение организации регистрации документов на примере Северо-Восточного производственного отделения Открытого акционерного общества «Межрегиональная распределительная сетевая компания Волги» - «Саратовские распределительные сети», одним из моментов на которых бы хотелось заострить внимание – не оформившаяся в это организации еще Система электронного делопроизводства, трудности с ее внедрением и совмещение сразу трех способов регистрации в одной организации.
Работа состоит из двух глав: в первой рассматривается в целом регистрация документов, ее типы и виды. Во второй главе идет рассмотрение процесса регистрации документов в СВПО ОАО «МРСК Волги» - «Саратовские РС».
1. ОРГАНИЗАЦИЯ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ
1.1. Регистрация документов
ГОСТ дает следующее определение «регистрации документов» - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения».[1]
Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.
Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. Из чего можно сделать вывод, что регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).
Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разработан службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует подновлять.[2]
К нерегистрируемым документам обычно относят: рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций, печатные издания (книги, брошюры, журналы), пакеты с пометой «лично», копии нормативных документов, постановлений и распоряжений, государственных органов, информационные материалы.
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.
Документ регистрируется один раз независимо от того, сколько инстанций он пройдет в данной организации. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания, телеграммы регистрируют немедленно после получения и сразу передают адресату.
Выбор места регистрации зависит от принятой в организации системы делопроизводства и соответственно системы регистрации. В небольших организациях это, как правило, централизованная регистрация (в службе ДОУ, у секретаря), в средних и крупных организациях - смешанная система, при которой важнейшие документы регистрируются в службе ДОУ, остальные в структурных подразделениях – в местах их создания или исполнения. Так, приказы по личному составу регистрируются в отделе кадров, бухгалтерская документация – в бухгалтерии, документы, адресованные в другие структурные подразделения или исходящие из них, - в этих структурных подразделениях. Место регистрации закрепляется в инструкции по делопроизводству.
В местах регистрации документы, как правило, регистрируются в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Так, в службе ДОУ отдельно регистрируются правительственные документы (иногда даже создается специальное структурное подразделение – Бюро (группа) правительственной переписки), отдельно – постановления коллегии (в секретариате коллегии), приказы по основной деятельности, указания, распоряжения руководителей – в отделе учета и регистрации.[3]
Состав регистрационного номера зависит от принятого в каждой группе документов принципа формирования документов в дела. Первым в составе любого регистрационного номера указывается порядковый номер в пределах данной группы, исчисление которого начинается с начала делопроизводственного года. Порядковые номера возрастают в течение года. Как правило, делопроизводственный год совпадает с календарным. Исключение представляют учебные заведения, выборные органы, действующие в определенный период.
Только порядковый номер документа в регистрационном номере присваивается документам, если они формируются в дела, в заголовках которых есть название вида документов, например: «Приказы Комитета социальной защиты Москвы по основной деятельности». Как правило, такой регистрационный номер имеет большинство внутренних документов организации – приказы, протоколы заседаний коллегиальных органов организации, указания, распоряжения и др.
Нет необходимости к регистрационному номеру таких документов добавлять еще какую-либо информацию, указывающую их место составления или хранения, потому что они формируются в дело в определенном месте. Так, приказы по основной деятельности согласно требованиям ГСДОУ всегда должны формироваться в службе ДОУ организации.
В том случае, когда при формировании документов в дела необходимо ориентироваться на содержание документа и другие дополнительные данные, регистрационный порядковый номер дополняется индексом дела по номенклатуре, который указывает место хранения документа, то есть подразделение и номер дела в этом подразделении. Служебные письма всегда содержат такой номер. Служебные письма всегда содержат такой номер. Например, если письмо, поступившее в вышестоящую организацию, имеет входящий номер 155/01-17, это означает, что в день поступления это был 155-й по счету документ, который после исполнения будет подшит в дело 01-17 «переписка с подведомственными организациями по вопросу…», где 01 – служба ДОУ, а 17 – это порядковый номер дела в этой службе, куда после исполнения будет подшит документ (01-17 – это индекс дела по номенклатуре).[4]
На ответном документе вторая часть регистрационного номера должна соответствовать второй части регистрационного номера документа-запроса. Так, если входящее служебное письмо имеет регистрационный номер 155/01-17, то ответное служебное письмо может иметь другой порядковый номер, но индекс дела будет тот же – 238/01-17. это означает, что поступивший документ-запрос и копия отправленного документа-ответа будут подшиты в одно дело, имеющее индекс дела по номенклатуре дел 01-17. На такие документы нет необходимости заполнять отдельную регистрационную форму, так как все сведения могут быть зафиксированы в регистрационной форме на документ-запрос.
Иногда к цифровым номерам добавляют буквенные. Наиболее рационально применение буквенных обозначений при ведении делопроизводства по обращениям граждан, при регистрации которых к порядковому номеру добавляют первую букву фамилии исполнителя.
Вряд ли можно считать оправданным добавление букв «К» или «л/с» к приказам по личному составу. Такие приказы всегда регистрируются в пределах своей группы в отделе кадров и там же формируются в дело, и их поиск не представляет никаких трудностей.
Регистрационный индекс совместного документа, то есть документа, авторами которого являются несколько организаций, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных каждым автором, отделенных косой чертой, например № 235/187.
Регистрационный номер может дополняться и другими данными для большей информативности, если в этом есть необходимость.
Регистрационный номер проставляется на месте, определенном ГОСТ Р6.30-2003:
На месте реквизита 12 – регистрационный номер, фиксирующий факт создания или отправления документа;
На месте реквизита 29 – регистрационный номер, фиксирующий факт поступления документа.
При регистрации документов в организации должна быть разработана единая система индексов структурных подразделений, которая остается неизменной в течение длительного времени и может быть изменена только при реорганизации организационной структуры, перераспределении функций внутри организации. Такая система предполагает, что она используется всеми подразделениями организации. При этом составные части регистрационных номеров, последовательность их расположения должны быть постоянными.
1.2. Способы регистрации документов
Существует несколько форм регистрации:
Журнальная система регистрации (Приложения № 2, 3, 4) нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.[5]
Журнальная форма регистрации не может обеспечить проведение эффективного контроля исполнения документов и создание быстродействующей справочной системы по документам, не всегда обеспечивает и проведение однократной регистрации. Данная форма регистрации практически обеспечивает только учет документов и ее рационально применять в тех случаях, когда регистрируются небольшие объемы документов: в организациях с объемом документооборота до 500-600 единиц в год.
Самый существенный недостаток журнальной формы – невозможность систематизации записей. Приверженцы журналов находят выход из положения, заводя журналы с собственным графлением для регистрации.
Слишком дробная система регистрации усложняет работу, поэтому ведение регистрационных журналов целесообразно только для документов, в состав индекса которых входит один порядковый номер (пропуска, справки, диплома и т.д.). журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-банков и постепенно формировать из этих бланков сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в память компьютера и ее распечаткой.
Карточная форма регистрации (Приложение № 5) – наиболее удобная форма записи сведений о документах.[6]
Бланки регистрационной карточки изготавливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 и А6. для визуального различия карточек разрешается изготавливать их из бумаги разного цвета либо с цветными сигнальными полосами.
С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных карточек можно облегчить путем копирования через прозрачный трафарет верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем: автор, название документа, дата, индекс, заголовок и т.д. для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветовые коды – маркером по верхнему краю; регистрационные карточки могут изготавливаться на картоне различных цветов и набираться различным шрифтом. В ГСДОУ определен состав обязательных показателей, которые должны быть введены в карточку в качестве информационно-поисковых знаков документа ( приложение № 1) и правила записи.
Картотеки бывают двух видов: справочные и контрольные:
Справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию.
Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов.
По мере исполнения документов карточки с проставленными на них отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики во второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Аналогичным образом целесообразно формировать и компьютерные базы данных.
В зависимости от объема документов, принятой системы регистрации, организации контроля и задач поиска может вестись единая контрольно-справочная картотека (база данных) или несколько самостоятельных картотек. Как правило, самостоятельные контрольно-справочные поисковые системы составляются по предложениям, заявлениям и жалобам, ведомственным нормативным актам: приказам, решениям, поручениям, кадровым распорядительным документам.
С внедрением компьютерной техники в офисе, все шире стали получать распространение автоматизированные системы регистрации документов , в дальнейшем развившиеся в полноценные системы автоматизации делопроизводства (СЭД) и имеющие ряд преимуществ:
· быстрый поиск документов по любым поисковым признакам (полям регистрационной карточки, ключевым словам), а при полнотекстовой системе электронного делопроизводства – и по текстам документов;
· смешанная централизованно-децентрализованная система регистрации, позволяющая регистрировать документы как в службе ДОУ, так и децентрализовано в подразделениях, отделах, департаментах, с внесением сведений о документах в единую базу данных (БД);
· автоматическое и с использованием справочников заполнение многих полей карточки, ускоряющее заполнение и снижающее вероятность опечаток при заполнении карточки на документы;
· возможность прямого доступа к сведениям о документах и самим документам организации с любого рабочего места, в том числе удаленного (филиалы, сотрудники в командировках и т.п.);
· гибкая настройка прав доступа к сведениям о документах и самим документам сотрудников.[7]
Все это в сочетании с быстрым ростом доли документов, существующих в электронной форме, приводит к активному распространению электронных систем регистрации документов, еще всего в составе комплексных систем электронного делопроизводства (СЭД).
Одним из важнейших результатов внедрения автоматизированных систем (СЭД) является кардинальное улучшение информационного обеспечения работы управленческого персонала. Если любой сотрудник, прежде чем готовить новый документ, в любой момент может непосредственно на своем рабочем месте, сделав всего несколько щелчков мыши, получить информацию о ранее созданных, поступивших документах по данному вопросу, как находящихся в текущем делопроизводстве, так и за прошлые годы, это сразу существенно поднимает качество подготовки управленческих документов. Кроме того, такая система позволяет избежать параллелизма в работе подразделений, исключить подготовку подразделениями (департаментами, отделами) согласованных, зачастую противоречащих друг другу документов.
Вместо поля «Ключевые слова» в системе электронного делопроизводства может использоваться заложенный в систему рубрикатор.
Вместо указания отдельно поля «срок хранения» может использоваться поле «номер дела по номенклатуре». В этом поле проставляется номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ или к которому относится электронный документ. Так как номенклатура дел содержит сроки хранения, то тем самым предварительно устанавливаются сроки хранения регистрируемых документов.
Также в СЭД обычно используется поле «Связанные документы». В этом поле устанавливается взаимосвязь между карточками документов – входящий ответ на исходящий и т.п. Связь может быть установлена между целым рядом документов – например, входящее письмо, подготовленная на его основе докладная записка, приказ, план, отчет и т.п. Все эти документы по одному вопросу могут быть связаны между собой. При этом сами бумажные документы могут храниться в различных подразделениях, например планы и отчеты – в плановом отделе, приказы – в секретариате и так далее, а СЭД позволяет, найдя карточку одного документа, быстро найти и все карточки связанных документов, а если используется полнотекстовая СЭД с прикрепленными к карточке документами, то и оперативно ознакомиться и с самими документами.
Однако внедрение современных технологий в то же время влечет за собой и определенные изменения в технологиях работы с документами, сложившихся в традиционном делопроизводстве.
Необходимо отметить, что сроки хранения, устанавливаемые нормативными документами, являются минимальными, то есть меньше хранить нельзя, но организация с учетом своих потребностей может хранить документы и дальше в течение любого необходимого ей срока. Этот вопрос становится особенно актуальным именно при переходе к хранению документов в электронной форме, так как возможности по хранению и оперативному поиску документов в электронной форме значительно превышают возможности хранения бумажных документов, а значит, документы в электронной форме могут использоваться для информационно-справочной работы в течение значительно большего времени.
Традиционно при регистрации каждому документу присваивается регистрационный номер. В бумажных системах регистрации сотрудник, регистрирующий документы при регистрации смотрит на регистрационный номер последнего документа и присваивает поступившему документу следующий порядковый номер, который вносится в карточку документа и проставляется от руки или нумератором на поступившем документе. В автоматизированной системе, настроенной на совместимость и преемственность с традиционными делопроизводственными технологиями, тот же номер присваивается компьютером и затем переносится на поступивший документ: от руки, надпечатывается на принтере или печатается на специальной этикетке вместе со штрихкодом и затем наклеивается на поступивший документ.
Принцип присвоения регистрационного номера для исходящего или внутреннего документа такой же, только к валовому номеру исходящего документа может добавляться дополнительные буквенно-цифровые индексы, облегчающие в дальнейшем нахождение нужного документа по его номеру: индекс структурного подразделения, подготовившего документ, номер дела по номенклатуре, индекс вида документов и тому подобное.
2. ОРГАНИЗАЦИЯ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В СВПО ОАО «МРСК ВОЛГИ» - «САРАТОВСКИЕ РС»
2.1. Организация регистрации документов
В Северо-Восточном производственном отделении Открытого акционерного общества «Межрегиональная распределительная сетевая компания «Волги» - «Саратовские распределительные сети» ведется смешанная система регистрации документов, то есть основная часть документации, задействованной в деятельности производственного отделения, проходит обработку у секретаря, кадровая документация (приказы по личному составу) – регистрируется в отделе кадров организации, а бухгалтерская документация – фиксируется в бухгалтерии.
Особенностью делопроизводства Северо-восточного производственного отделения является то, что в ней регистрация производится всеми тремя способами: в СВПО в данное время внедряется система электронного делопроизводства (СЭД), но в силу ряда обстоятельств она функционирует не на полую мощность и ее возможности используются лишь отчасти.
Система электронного делопроизводства в ОАО «МРСК Волги» представлена программой АСУД (автоматизированная система управленческого документооборота), которая является многофункциональным программно-техническим комплексом, обеспечивающим автоматизацию управления деловыми процессами в условиях распределенного использования информации.
Система АСУД обеспечивает комплексную автоматизацию служб документационного обеспечения управления ОАО «МРСК Волги» в части обработки управленческой документации, а именно – процессов создания, согласования, утверждения, регистрации, хранения и движения управленческих документов, а также контроля исполнения резолюций и поручений.
Теперь хотелось бы поподробнее рассмотреть процесс регистрации, для каждого отдельно взятого вида документов, все преимущества и недостатки выбранных систем:
Все внутренние организационно-распорядительные документы регистрируются журнальным способом, для каждого вида документа ведется свой отдельный журнал регистрации, нумерация на организационно-распорядительных документах ведется путем проставления следующего порядкового номера, так как в течение года каждый вид документа подшивается в специально для него созданное дело (например, приказы по основной деятельности, указания, распоряжения, приказы по командированному персоналу и так далее). После создания ОРД проходит обязательную процедуру согласования, подписания у руководителя организации и лишь после этого ему у секретаря присваивается регистрационный номер, основные сведения о документе заносятся в регистрационный журнал и первый экземпляр подшивается в дело. В этом случае журнальная система приемлема ввиду сравнительного небольшого количества издаваемых организационно-распорядительных документов в деятельности организации в течение года, но если учитывать, то что в АСУДе теоретически можно не только регистрировать документ, но и проводить процедуры создания, правки, согласования, то конечно, используя систему электронного делопроизводства можно существенно сократить время от создания документа до его регистрации.
Исходящие документы регистрируются в системе электронного делопроизводства. Процесс регистрации выглядит следующим образом: два экземпляра письма подписываются у директора после чего первый экземпляр проходит процедуру сканирования, далее он импортируется в программу АСУД (автоматизированная система управленческого документооборота), там происходит процедура регистрации исходящего документа, с внесением в программу следующих сведений: (автор) корреспондент – в СВПО зарегистрировано только одно рабочее место с АСУД, поэтому в данному случае автором, независимо от того, кто был исполнителем, будет директор производственного отделения (скорее всего эта программа рассчитана на то, что в каждом отделе будет зарегистрировано рабочее место в АСУДе и они смогут, минуя секретаря отправлять и получать корреспонденцию, адресуемую непосредственно им); дата – проставляется автоматически в день регистрации (поменять ее вручную нельзя); порядковый номер (он состоит из индекса вышестоящей организации: МР6 – индекс ОАО «МРСК Волги» - «Саратовские распределительные сети»; индекса структурного подразделения: 131 – индекс Северо-восточного производственного отделения; и порядкового номера, например 17), например, МР6/131/17; краткого содержания (заголовка). Так как Северо-восточное производственное отделение ОАО «МРСК Волги» - «Саратовские распределительные сети», является организацией подчиняющейся, то и посылать инициативные письма в ОАО «МРСК Волги» не может и соответственно, назначать дату исполнения по ним тоже. Если письмо содержит приложения, то они прикрепляются к документу следующим образом – в карточке исходящего документа есть закладка «Связные документы», в нее можно импортировать приложения для отправки.
После регистрации, письму автоматически присваивается номер, и отправка тоже может осуществляться несколькими способами: если письмо адресовано в ОАО «МРСК Волги» или другие производственные отделения, то письмо можно отправить по АСУД, вместе с приложениями, а соответственно если письмо отправляется в стороннюю организацию, то в АСУД производится только регистрация и присвоение номера, а отправляется письмо: по почте, электронной почте, факсу или с курьером.
Рассматривая регистрацию исходящей корреспонденции можно сразу отметить несомненные плюсы системы электронного делопроизводства перед другими видами регистрации: первым положительным моментом является то, что в момент регистрации в программе создается файл с присвоенным ему номером данного исходящего письма и его отсканированной копией со всеми приложениями, то есть при необходимости в любой момент времени можно будет восстановить текст данного письма и создавать дело «Исходящая корреспонденция» - не обязательно, все прошедшие регистрацию письма будут в электронном виде в программе АСУД. Второй положительный момент касается только корреспонденции отправляемой непосредственно вышестоящему руководству – это конечно скорость отправки (сразу после регистрации достаточно в программе выбрать адресата или нескольких адресатов и отправить) и получение подтверждения о получении возвращении или переадресации письма.
Входящая документация поступает в СВПО несколькими способами, но независимо от способа получения она проходит регистрацию в карточной системе (автоматизированным способом) в программе АСКИД (автоматизированная система карточной идентификации документа), в карточку регистрации входят следующие сведения: дата письма, дата поступления, порядковый номер документа (номер, присвоенный при отправлении из организации), входящий номер (номер, присвоенный при получении письма), автор письма (организация, из которой поступило письмо), краткое содержание письма (заголовок), контрольная дата, на этом этапе регистрационно-контрольная карточка не распечатывается, а на входящем письме в правом нижнем углу проставляется штамп «Входящий» и от руки проставляется присвоенный документу входящий номер. Письмо передается на ознакомление руководителю, который, рассмотрев, накладывает на письмо свою резолюцию и возвращает его секретарю, который в свою очередь допечатывает резолюцию и исполнителя в форму регистрационной карты и после чего уже распечатывает карточку: карточка располагается на листе формата А4 и делится на две карточки формата А5 – одна передается исполнителю вместе с копией письма (оригинал входящего письма с резолюцией подшивается в дело «Входящая корреспонденция»), а вторая карточка отправляется в картотечный ящик. После исполнения резолюции, исполнитель сдает карточку секретарю, который делает отметку об исполнении в АСКИД, тем самым снимая карточку с контроля и заменяет незаполненную карточку в картотеке на карточку с пометкой об исполнении. Но в регистрации входящей корреспонденции в СВПО есть свои нюансы, а именно если письмо приходит от вышестоящего руководства по АСУД, то после нанесения директором резолюции на письмо, текст резолюции должен быть внесен в карточку (в электронном виде) данного входящего письма в АСУД с указанием исполнителя и после исполнения необходимо дополнительно снять с контроля данное письмо дополнительно еще в АСУД, В противном случае, по истечении времени исполнения придет уведомление об просрочивании даты исполнения. Программа АСКИД позволяет делать анализ по исполнению резолюций, составлять список исполненных, неисполненных и просроченных писем.
2.2. Особенности ведения автоматизированной системы делопроизводства в СВПО филиала ОАО «МРСК Волги» - «Саратовские РС»
Рассматривая организацию делопроизводства, я уже затронула такую проблему, как незавершенность введения системы электронного делопроизводства в Северо-восточном производственном отделении, половинчатость использования возможностей программы создает определенные трудности и дискомфорт для управляющего персонала организации, и хотелось бы отдельно рассмотреть трудности, которые могут возникнуть при введении подобной системы в целом.
На мой взгляд, одной из самых существенных трудностей при работе с АСУД, является то, что в СВПО программа зарегистрирована только на одном рабочем месте, при возможности регистрации данной программы в каждом структурном подразделении организации, то есть изначально уже не могут использоваться такие функции АСУД, как создание, согласование, подписание и регистрация внутренних организационно-распорядительных документов в электронном виде, а следовательно руководители структурных подразделений, являясь инициаторами создания документа, вынуждены производить эти операции по старинке, что занимает лишнее время, делает введение данной программы в организации не до конца оправданным и соответственно регистрация документа в АСУД при подобном раскладе дел уже не оправдывает себя, гораздо разумнее в данном случае регистрация в журнальной форме. И, как следствие, у руководителей структурных подразделений нет возможности, при необходимости, сразу просмотреть в АСУД все созданные внутренние документы. Если с документом должны ознакомиться другие структурные подразделения, то документ размножается с использованием оргтехники и раздается в бумажном виде, а ведь можно было бы производить функцию рассылки и с использованием СЭД, что существенно бы снизило затраты на материалы (бумага, тонер) и повысило бы эффективность (ведь бумажный экземпляр зачастую можно и просто затерять, а в электронной форме документ можно просмотреть в любой удобный момент).
Следующим моментом, создающим трудности в работе в АСУД в ОАО «МРСК Волги», является то, что, вводя ее, руководство не окончательно понимало цели, с которыми программа вводится и в производственные отделения стали от вышестоящего руководства поступать противоречивые распоряжения, что создало на определенном этапе негативное отношение управляющего персонала СВПО к использованию программы АСУД, а именно в момент введения АСУД, он устанавливался в офисе вышестоящей организации не во всех департаментах и создалась путаница – каким образом отправлять исходящую корреспонденцию вышестоящему руководству. До введения в организации СЭД, для переписки производственного отделения с ОАО «МРСК Волги» использовалась электронная почта, после введения использование для переписки электронной почты было запрещено, но и четкого маршрута отправки поучено не было, так как зачастую отправить надо человеку, у которого на рабочем месте АСУДа нет. Проблема была решена следующим образом: письмо отправляется руководителю департамента, в который должно поступить и дополнительно по электронной почте оно поступает непосредственно адресату. Естественно, что данное разрешение проблемы не могло не вызвать недоумения у руководителей структурных подразделений СВПО, таким образом изначальный запрет на ведение переписки по электронной почте вроде бы был снят, но в то же время было принято решение о дополнительном дублировании письма, лицу, которое может быть даже не в курсе вопроса, по которому составляется письмо.
И конечно же, рассматривая регистрацию документов на примере организации, в которой происходит внедрение системы электронного делопроизводства я не могла не затронуть такой момент, как в принципе непонимание сотрудниками отличий ее от других систем регистрации. Первой отличительной чертой регистрации в АСУД перед простой журнальной регистрацией является то, что регистрация в СЭД занимает несколько больше времени, за счет того, что автоматизированная система управленческого документооборота связана с другими отделениями и ОАО «МРСК Волги» по средством Интернета и скорость зависит напрямую от скорости Интернета, то есть заминки далеко не всегда теперь возникают по вине лица совершающего регистрацию. Вторая особенность состоит в том, что при регистрации сканированная копия прикрепляется к регистрационному номеру и заменить потом этот документ другим правленым невозможно, а в работе очень часто возникают ситуации, когда уже после регистрации в документ начинают вносить изменения (соответственно после каждого исправления необходимо регистрировать документ вновь). Но и самым главной сложностью при введении СЭД является то, что она ломает долгое время складывавшийся порядок в организации и людям привыкшим все операции проделывать с документами в бумажном виде, сложно сразу перейти к применению новых автоматизированных технологий.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть создана рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию практически о всех документах, которыми располагает организация.
Основой построения поисковых систем является регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.
Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственность за его исполнение, так как факт его поступления не подтвержден.
Регистрация документов позволяет:
· подтвердить факт отправки или получения документа;
· создать регистрационно-справочный аппарат;
· определить технологию контроля за исполнением документа; количественные и качественные характеристики документов; организацию работы с документами в делопроизводстве и архиве.
В ходе сравнения трех систем регистрации я пришла к выводу, что в принципе каждая из них по-своему удобна, главное в выборе метода регистрации четко понимать с какой целью регистрируется тот или иной документ. Несомненно сейчас, когда объем документооборота постоянно возрастает самой удобной системой регистрации становится автоматизированная система – она гарантирует, что письмо дойдет до адресата, облегчает процедуру контроля за исполнением и дате возможности при работе с документом пользоваться дополнительно всеми необходимыми документами по данному вопросу, так как вся переписка сохраняется с системе электронного делопроизводства.
На примере Северо-восточного производственного отделения открытого акционерного общества «Межрегиональная сетевая компания «Волги» - «Саратовские распределительные сети» хорошо видно, что четкая слаженная работа с документами может быть организованна только тогда, когда унифицированы (отлажены) процессы работы с документами. Если бы Автоматизированная система управленческого документооборота была бы в организации внедрена сразу грамотно и персонал мог бы использовать все функциональные возможности, много трудностей можно было бы избежать. Важно при внедрении СЭД сразу произвести обучение персонала работе с данной системой (объяснить все преимущества ведения автоматизированного делопроизводства) и четко продумать методы работы, чтобы в процессе обработки корреспонденции не возникало путаницы.
Библиографический список
1. Байкова И.Ю. – Настольная книга делопроизводителя/ И.Ю, Байкова. – 2-е изд., доп. – М.: Эксмо, 2009. – 352 с. - /Настольная книга специалиста/.
2. Белов А.Н. – Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие /А.Н, Белов, А.А. Белов. – 6-е изд., перераб и доп. – М.: Эксмо, 2008. – 560 с.
3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.
4. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. – М.: Изд-во стандартов, 2003.
5. Делопроизводство (ДОУ): учебник/О.И. Замыцкова, М.И. Басаков. – Изд. 8-е. – Ростов н/Д: Феникс, 2009. – 375 с.
6. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учеб. Пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М. 2004. – 256 с. – (Серия «Профессиональное образование»).
7. Документационное обеспечение управления: учебник для студентов учреждений среднего профессионального образования/Л.А. Румынина. – 6-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2008. – 224 с.
8. Пшенко А.В., Доронина Л.А. Делопроизводство: Практическое пособие. – М.: Юрайт – Издат, 2004. – 182 с. – (Профессиональная практика).
9. Как избежать возможных проблем при выборе, внедрении и эксплуатации систем электронного документооборота//Секретарское дело. – 2007. - № 10.
10. Как правильно организовать автоматизированный ввод документов в систему электронного делопроизводства//Секретарское дело. – 2008. - № 4.
11. Современные технологии регистрации документов//Секретарское дело. – 2007. - № 11.
12. Т.В. Кузнецова. Делопроизводство (ДОУ) 5-е изд., испр. и дополн. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. – 528 с.
Приложение № 1
Информационно-поисковые признаки документа
| Реквизит | Пояснения к заполнению |
| Автор (корреспондент) | При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) – автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) – корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации. |
| Название вида документа | Заполняется в соответствии с названием вида регистрационного документа. При регистрации писем графа может не заполняться. |
| Дата документа | Дата, присвоенная документу организацией-автором, записывается арабскими цифрами по русскому или европейскому стилю |
| Индекс документа | Индекс, присвоенный документу организацией-автором, переносится с поступившего или отправляемого документа |
| Дата поступления | Дата переносится из отметки о регистрации (регистрационного штампа) |
| Индекс поступления | Индекс переносится из отметки о регистрации поступившего документа. После исполнения дополняется номером дела по номенклатуре и другими индексами по соответствующим классификаторам |
| Заголовок документа (краткое содержание) | Переносится заголовок, сформулированный на документе. При его отсутствии формулируется исходя из основного содержания документа |
| Резолюция | Переносится с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель. При устном поручении – формулируется составителем РКК |
| Срок исполнения | Проставляется арабскими цифрами. При регистрации отправляемого документа записывается дата ожидаемого ответа |
| Отметка об исполнении | Проставляются дата и индекс ответного документа или делается краткая запись решения вопроса по существу с указанием даты или срока исполнения |
| Отметка о направлении документа в дело | Указываются индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись ответственного исполнителя |
[1] ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998, п. 65. С.4.
[2] Т.В. Кузнецова. Делопроизводство (ДОУ) 5-е изд., испр. и дополн. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. – 528 с.
[3] Документационное обеспечение управления: учебник для студентов учреждений среднего профессионального образования/ Л.А. Румынина. – 6-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2008. – 124 с.
[4] Документационное обеспечение управления: учебник для студентов учреждений среднего профессионального образования/ Л.А. Румынина. – 6-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2008. – 125 с.
[5] Т.В. Кузнецова. Делопроизводство (ДОУ) 5-е изд., испр. и дополн. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. – 208 с.
[6] Пшенко А.В., Доронина Л.А. Делопроизводство (ДОУ) 5-е изд., испр. и дополн. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», - 2007. – 107 с.
[7] Современные технологии регистрации документов//Секретарское дело. – 2007. - № 11. – 30 с.