Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области Общие положения

СОДЕРЖАНИЕ: «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области» в целях оптимизации процедуры и порядка разработки органами исполнительной власти Волгоградской области инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания

УТВЕРЖДЕНЫ

Приказом Комитета по управлению архивами Администрации

Волгоградской области

от 30 августа 2010 г. № 121

Методические рекомендации

по разработке инструкций по делопроизводству
в органах исполнительной власти Волгоградской области

1. Общие положения

1.1. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области (далее – Методические рекомендации) разработаны в соответствии с пунктом 3 постановления Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010 г. № 109-п «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области» в целях оптимизации процедуры и порядка разработки органами исполнительной власти Волгоградской области инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания.

1.2. Методические рекомендации рассчитаны на применение структурными подразделениями органа исполнительной власти Волгоградской области, на которые возложены функции по организации и ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области (далее – служба делопроизводства), при разработке ими инструкции по делопроизводству органа исполнительной власти Волгоградской области (далее – Инструкция по делопроизводству).

1.3. Методические рекомендации не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну[1] .

1.4. Применение Методических рекомендаций будет способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области.

1.5. При разработке Методических рекомендаций учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;

Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти»;

постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995г. № 1268 «Об упорядочения изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;

постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;

постановление Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 27 февраля 1998 г. № 28 «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство. Термины и определения»;

постановление Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30.- 2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документации. Требования к оформлению документов»;

приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;

Закон Волгоградской области от 17 июля 1996 г. № 73-ОД «Устав (Основной закон) Волгоградской области»;

Закон Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. № 436-ОД «О гербе и флаге Волгоградской области»;

Закон Волгоградской области от 1 октября 2002 г. № 736-ОД «О законах и иных областных нормативных правовых актах»;

Закон Волгоградской области от 31 декабря 2009 г. № 1981-ОД «Об архивном деле в Волгоградской области»;

постановление Главы Администрации Волгоградской области от 26 сентября 2002 г. № 735 «О регламенте Администрации Волгоградской области»;

постановление Главы Администрации Волгоградской области от 28 марта 2003 г. № 221 «Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Волгоградской области»;

постановление Главы Администрации Волгоградской области от 23 апреля 2007 г. № 649 «Об утверждении форм официальных бланков Администрации Волгоградской области»;

постановление Главы Администрации Волгоградской области от 30 декабря 2007 г. № 2110 «О нормативных правовых актах структурных подразделений администрации Волгоградской области»;

постановление Главы Администрации Волгоградской области от 30 марта 2009 г. № 306 «О вводе в эксплуатацию единой автоматизированной системы электронного документооборота в органах исполнительной власти Волгоградской области»;

постановление Главы Администрации Волгоградской области от 31 июля 2009 г. № 885 «О внедрении электронной цифровой подписи в единую автоматизированную систему электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области»;

постановление Главы Администрации Волгоградской области от 25 декабря 2009 г. № 1554 «О некоторых вопросах в сфере делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти Волгоградской области»;

постановление Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010г. № 109-п «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области».

2. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству

2.1. Инструкция по делопроизводству разрабатывается органом исполнительной власти Волгоградской области в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области, утвержденными постановлением Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010 г. № 109-п (далее – Правила делопроизводства), с учетом положений Методических рекомендаций.

2.2. Проект Инструкции по делопроизводству согласовывается с соответствующими структурными подразделениями органа исполнительной власти Волгоградской области и с заместителем руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области, курирующим вопросы информационного и документационного обеспечения.

2.3. В соответствии с пунктом 1.4 Правил делопроизводства орган исполнительной власти Волгоградской области направляет проект Инструкции по делопроизводству на согласование в Комитет по управлению архивами Администрации Волгоградской области.

При наличии у Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области замечаний по проекту Инструкции по делопроизводству, орган исполнительной власти Волгоградской области дорабатывает проект Инструкции по делопроизводству и повторно представляет его на согласование в Комитет по управлению архивами Администрации Волгоградской области.

Если по проекту Инструкции по делопроизводству имеются разногласия, проводятся согласительные процедуры (совещания) между представителями Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области и органа исполнительной власти Волгоградской области в целях выработки взаимоприемлемого решения.

Решение о согласовании Инструкции по делопроизводству оформляется выпиской из протокола заседания Экспертно-проверочной и методической комиссии Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (далее – ЭПМК), направляемой в адрес органа исполнительной власти Волгоградской области, и проставлением штампа о согласовании на последнем листе текста Инструкции по делопроизводству.

После согласования Инструкция по делопроизводству утверждается правовым актом органа исполнительной власти Волгоградской области.

2.4. Утвержденная Инструкция по делопроизводству доводится до сведения структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области.

2.5. Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется правовым актом органа исполнительной власти после их согласования с Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области.

2.6. Территориальные органы органа исполнительной власти Волгоградской области власти разрабатывают инструкцию по делопроизводству территориального органа исполнительной власти Волгоградской области, основываясь на положениях Инструкции по делопроизводству, и руководствуясь Методическими рекомендациями.

3. Структура и содержание Инструкции по делопроизводству

3.1. Общие положения

3.1.1. В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству определяется назначение инструкции, область ее применения, правовые основания разработки инструкции, порядок ее принятия и согласования.

В разделе «Общие положения» устанавливается, что Инструкция по делопроизводству разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности органа исполнительной власти Волгоградской области документов, совершенствования делопроизводства органа исполнительной власти Волгоградской области и повышения его эффективности.

3.1.2. Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Волгоградской области в сфере информации, документации и архивного дела, а также положение об органе исполнительной власти Волгоградской области, регламент органа исполнительной власти Волгоградской области и Методические рекомендации.

3.1.3. В разделе «Общие положения» устанавливается, что:

положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий;

делопроизводство органа исполнительной власти Волгоградской области, независимо от типа носителя документированной информации, ведётся с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее – АСЭД), предназначенной, в том числе, для осуществления межведомственного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области. АСЭД должна обеспечивать требования Инструкции по делопроизводству;

положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну;

особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), могут регулироваться специальными правовыми актами, утверждаемыми руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области;

требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение;

организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет служба делопроизводства;

функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются положением о ней, должностные обязанности государственных гражданских служащих, работников службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области, устанавливаются должностными регламентами, должностными инструкциями.

3.1.4. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется секретарем подразделения или работником, назначенным правовым актом руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с другими функциональными обязанностями.

3.1.6. Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что служебные документы, содержащие сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна), подлежат оформлению в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» и постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 28 марта 2003 г. № 221 «Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Волгоградской области».

3.1.7. Работники органа исполнительной власти Волгоградской области несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.

3.1.8. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения работники обязаны передать по акту все находящиеся у них служебные документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области.

3.2. Основные понятия

В делопроизводстве используются следующие основные понятия:

автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти Волгоградской области;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти Волгоградской области;

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в орган исполнительной власти Волгоградской области, другие государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении информации об их деятельности;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти Волгоградской области, с указанием сроков их хранения;

обращение гражданина – направленные в орган исполнительной власти Волгоградской области или его должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в орган исполнительной власти Волгоградской области;

объем документооборота – количество документов, поступивших в орган исполнительной власти Волгоградской области и созданных им за определенный период;

официальный документ - документ, созданный органом исполнительной власти Волгоградской области, другими государственными органами, органами местного самоуправления либо их должностными лицами, а также иными юридическими и физическими лицами (индивидуальными предпринимателями), оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти Волгоградской области;

оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

служба делопроизводства – структурное подразделение органа исполнительной власти Волгоградской области, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области;

служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности органа исполнительной власти Волгоградской области;

унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Волгоградской области;

электронная цифровая подпись[2] – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

электронный документ[3] – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

3.1. Создание документов в органе исполнительной власти Волгоградской области

3.3.1. Бланки документов

3.3.1.1. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти Волгоградской области, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

3.3.1.2. В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются:

порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов органов исполнительной власти Волгоградской области;

виды бланков;

требования к изготовлению бланков.

3.3.1.3. Разработка и изготовление бланков документов органа исполнительной власти Волгоградской области с воспроизведением герба Волгоградской области осуществляется в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000г. № 436-ОД «О гербе и флаге Волгоградской области».

В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что бланки органа исполнительной власти Волгоградской области с воспроизведением герба Волгоградской области изготавливаются по заказам органов исполнительной власти Волгоградской области типографским способом. Остальные бланки органа исполнительной власти Волгоградской области могут быть изготовлены с помощью компьютерной техники.

3.3.1.4. Образцы бланков органа исполнительной власти Волгоградской области могут включатся в Инструкцию по делопроизводству в качестве приложений.

Инструкцией по делопроизводству предусматривается использование следующих видов бланков документов:

бланк постановления;

бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк протокола;

бланк письма органа исполнительной власти Волгоградской области;

бланк письма должностного лица органа исполнительной власти Волгоградской области (руководителя, заместителя руководителя);

бланк письма структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области, координационного или совещательного органа;

бланк должностного лица органа исполнительной власти Волгоградской области (для резолюций и поручений).

При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

Бланки документов органа исполнительной власти Волгоградской области разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – по середине листа вдоль верхнего поля.

3.3.1.5. Инструкцией по делопроизводству устанавливается состав реквизитов для каждого вида бланков:

Для бланка постановления, приказа (распоряжения), протокола:

Герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;

вид документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

место составления (издания) документа.

Для бланка письма органа исполнительной власти Волгоградской области:

Герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;

справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для бланка письма должностного лица органа исполнительной власти Волгоградской области (руководителя, заместителя руководителя):

Герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;

должность лица, подписавшего документ;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для бланка письма структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области (координационного или совещательного органа):

Герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;

наименование структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области (координационного или совещательного органа);

справочные данные о структурном подразделении органа исполнительной власти Волгоградской области (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для бланка должностного лица органа исполнительной власти Волгоградской области (для резолюций и поручений):

Герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;

должность лица, подписавшего документ;

отметка для проставления даты;

отметка для ссылки на номер и дату входящего документа.

Для общего бланка органа исполнительной власти Волгоградской области:

Герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области.

3.3.1.6. Образцы гербовых бланков документов органа исполнительной власти Волгоградской области приведены в приложениях 1-11.

3.3.1.7. В целях обеспечения порядка использования гербовых бланков в органе исполнительной власти Волгоградской области ведется их учет как документов строгой отчетности.

В Инструкции по делопроизводству устанавливается:

наименование структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области (данные о работниках, отвечающих за учет гербовых бланков);

форма журнала учета поступления гербовых бланков (приложение 12);

порядок хранения, выдачи, использования, передачи третьим лицам, возврата и уничтожения испорченных гербовых бланков органа исполнительной власти Волгоградской области;

форма журнала выдачи гербовых бланков (приложение 13).

Гербовые бланки органа исполнительной власти Волгоградской области:

используются строго по назначению и хранятся в сейфах или металлических шкафах;

передача гербовых бланков посторонним лицам не допускается;

ответственность за обеспечение сохранности гербовых бланков и правильность их использования несут уполномоченные лица органа исполнительной власти Волгоградской области;

испорченные и невостребованные бланки возвращаются уполномоченному лицу органа исполнительной власти Волгоградской области, которое отчитывается перед бухгалтерией органа исполнительной власти Волгоградской области материальными отчетами.

При этом следует учитывать, что:

организация работы по изготовлению типографским способом гербовых бланков органа исполнительной власти Волгоградской области возлагается на административно-хозяйственную службу органа исполнительной власти Волгоградской области, которая получает заявки на изготовление типографским способом гербовых бланков, а также, при необходимости, их образцы (макеты), оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии; осуществляет получение, учет (как материальных ценностей) и выдачу поступивших гербовых бланков уполномоченным лицам.

3.3.1.8. Инструкцией по делопроизводству устанавливаются следующие размеры полей на документе:

3,00 см – левое;

1,00 см – правое;

2,00 см - верхнее;

2,00 см – нижнее.

Для проектов законодательных актов Волгоградской области, проектов постановлений Администрации Волгоградской области, проектов постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области:

2,75 см – левое;

2,25 см – правое;

2,00 см – верхнее;

2,00 см – нижнее.

3.3.2. Оформление реквизитов документов

3.3.2.1. Документы, создаваемые органом исполнительной власти Волгоградской области, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

3.3.2.2. Правилами делопроизводства установлен следующий состав реквизитов документов органов исполнительной власти Волгоградской области:

1) Герб Волгоградской области;

2) наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;

3) должность лица, подписавшего документ;

4) подпись должностного лица;

5) наименование вида документа;

6) место составления (издания) документа;

7) справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области;

8) адресат;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) наименование (заголовок) документа;

12) текст документа;

13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

14) отметка о наличии приложений;

15) гриф согласования;

16) гриф утверждения;

17) виза;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа (резолюция);

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа;

24) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3.3.2.3. Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки: о поступлении документа в орган исполнительной власти Волгоградской области, «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.

3.3.2.4. При подготовке раздела Инструкции по делопроизводству, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, необходимо основываться на Правилах оформления реквизитов документов (приложение 14).

3.3.3. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов Волгоградской области

3.3.3.1. Органы исполнительной власти Волгоградской области представляют в аппарат Главы Администрации Волгоградской области следующие проекты:

законодательных актов Волгоградской области;

постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области;

постановлений Администрации Волгоградской области.

Подготовка и оформление проектов законодательных актов Волгоградской области, нормативных правовых актов Главы Администрации Волгоградской области и Администрации Волгоградской области осуществляется органами исполнительной власти Волгоградской области в порядке, установленном Главой Администрации Волгоградской области.

3.3.3.2. При составлении данного раздела Инструкции по делопроизводству учитываются положения следующих нормативных правовых актов:

постановление Главы Администрации Волгоградской области от 26 сентября 2002 г. №735 «О регламенте Администрации Волгоградской области»;

постановление Главы Администрации Волгоградской области от 30 декабря 2007 № 2110 «О нормативных правовых актах структурных подразделений администрации Волгоградской области»;

постановление Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010 г. № 109-п «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области».

3.3.3.3. В Инструкции по делопроизводству устанавливаются правила оформления для представления в Администрацию Волгоградской области:

законопроектов;

проектов постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области;

проектов постановлений Администрации Волгоградской области.

3.3.3.4. В разделе Инструкции по делопроизводству должно быть отражено следующее:

правила оформления проекта нормативного правового акта;

состав документов, сопровождающих проект нормативного правового акта, и приложения к нему;

порядок подготовки и оформления сопроводительных документов к проекту нормативного правового акта;

процедура согласования проекта нормативного правового акта;

порядок представления проекта нормативного правового акта в аппарат Главы Администрации Волгоградской области.

Правила оформления законопроектов Волгоградской области представлены в приложениях 15-16, проектов постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области представлены - в приложениях 17-21.

3.3.4. Оформление нормативных правовых актов органа исполнительной власти Волгоградской области

3.3.4.1. Нормативные правовые акты органов исполнительной власти Волгоградской области издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области, постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области, а также по инициативе органов исполнительной власти Волгоградской области в пределах их компетенции.

3.3.4.3. Нормативные правовые акты издаются Администрацией Волгоградской области, Главой Администрации Волгоградской области в форме постановлений и подписываются Главой Администрацией Волгоградской области.

Нормативные правовые акты Администрации Волгоградской области и Главы Администрации Волгоградской области обязательны для исполнения на всей территории Волгоградской области.

Нормативные правовые акты остальных органов исполнительной власти Волгоградской области издаются в форме инструкций, положений, правил, а также в иных формах, установленных законодательством.

3.3.4.5. Подготовка нормативных правовых актов в органе исполнительной власти Волгоградской области осуществляется в соответствии с Законом Волгоградской области от 19 сентября 2002 г. № 736-ОД «О Законах и иных областных нормативных правовых актах» и постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 20 декабря 2007 г. № 2110 «О нормативных правовых актах структурных подразделений Администрации Волгоградской области».

Нормативные правовые акты могут издаваться совместно двумя или более органами исполнительной власти Волгоградской области. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких органов исполнительной власти Волгоградской области.

3.3.4.6. Инструкция по делопроизводству устанавливает:

состав реквизитов нормативного правого акта и порядок его оформления;

правила оформления документов, сопровождающих проект нормативного правого акта, и приложений к нему;

порядок доведения нормативного правового акта до исполнителей.

3.4. Оформление отдельных видов документов в органах исполнительной власти Волгоградской области

3.4.1. Состав документов органа исполнительной власти Волгоградской области

3.4.1.1. В деятельности органа исполнительной власти Волгоградской области создается комплекс организационно-распорядительных документов: постановления и распоряжения Главы Администрации Волгоградской области по вопросам организации деятельности аппарата Главы Администрации Волгоградской области; правовые акты: приказы (распоряжения) руководителей других органов исполнительной власти Волгоградской области; локальные нормативные акты, утверждаемые приказами (распоряжениями) руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области и обязательные для исполнения всеми работниками данного органа; протоколы заседаний, совещаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов); акты; записки (докладные, аналитические, пояснительные, объяснительные); договоры, контракты, соглашения; деловая (служебная) переписка и др.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности органа исполнительной власти Волгоградской области создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

3.4.1.2. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии органа исполнительной власти Волгоградской области, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

3.4.1.3. Взаимные обязательства органа исполнительной власти Волгоградской области с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, контрактов, соглашений, протоколов намерений (согласований) и других документов.

3.4.1.4. В установленных законодательством случаях в органе исполнительной власти Волгоградской области могут издаваться акты совместно с другими органами исполнительной власти Волгоградской области по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ (распоряжение), соглашение, протокол и др.).

3.4.1.5. Инструкция по делопроизводству устанавливает требования к оформлению следующих видов документов.

3.4.2. Приказ (распоряжение)

3.4.2.1. Приказы (распоряжения), оформляют решения персонального характера (по вопросам государственной гражданской службы и кадров), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы органа исполнительной власти Волгоградской области (по основной деятельности).

3.4.2.2. В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются следующие положения:

виды приказов (распоряжений), их назначение в управленческой деятельности;

порядок оформления проекта приказа (распоряжения): состав реквизитов, оформление заголовка к тексту, требования к структуре и изложению текста, оформление приложений;

порядок предоставления проекта приказа (распоряжения) на согласование, и подписание;

доведение приказа (распоряжения) до исполнителей;

порядок внесения изменений в ранее изданный приказ (распоряжение).

Порядок подготовки и оформления приказа (распоряжения) приведен в приложениях 22-23.

3.4.3. Правила, положения, инструкции и другие документы, носящие нормативный характер

Инструкция по делопроизводству содержит положения, определяющие:

назначение правил, положений, инструкций и других документов, носящих нормативный характер;

порядок подготовки правил, положений, инструкций и других документов, носящих нормативный характер, и порядок их оформления;

порядок согласования правил, положений, инструкций и других документов, носящих нормативный характер, с заинтересованными лицами органа исполнительной власти Волгоградской области, иными государственными органами и организациями;

порядок утверждения правил, положений, инструкций и других документов, носящих нормативный характер;

доведение правил, положений, инструкций и других документов, носящих нормативный характер до исполнителей;

внесение изменений в утвержденные правила, положения, инструкции и другие документы, носящие нормативный характер.

3.4.4. Протокол заседания (совещания)

3.4.4.1. Протокол заседания (совещания) – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях (совещаниях) коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов в органе исполнительной власти Волгоградской области.

3.4.4.2. Инструкция по делопроизводству определяет:

виды протоколов, используемых в деятельности органа исполнительной власти Волгоградской области;

порядок оформления протокола (состав реквизитов, особенности построения текста, особенности записи решений, особых мнений, результатов голосования и др.);

сроки подготовки протокола;

порядок подписания протокола;

доведение решения по протоколу до исполнителей;

оформление выписки из протокола и др.

Порядок оформления протоколов приведен в приложениях 24-26.

3.4.5. Служебная переписка

3.4.5.1. Служебная переписка – различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов исполнительной власти Волгоградской области.

3.4.5.2. Виды деловой переписки и их названия – деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) – сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.

Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами почтовой связи.

Телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами телеграфной сети общего пользования.

Телекс (телетайпограмма) – телеграмма, передаваемая (полученная) по абонентской телеграфной (телексной) сети.

Факсограмма (факс) – копия документа, получаемая на бумажном носителе (письменного, графического, изобразительного), и переданная по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый средствами телефонной связи.

Электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью[4] .

3.4.5.3. Служебные письма органов исполнительной власти Волгоградской области готовятся как:

доклады о выполнении поручений Администрации Волгоградской области и Главы Администрации Волгоградской области;

исполнение поручений Администрации Волгоградской области и Главы Администрации Волгоградской области по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции органов исполнительной власти Волгоградской области;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Волгоградской области, проектов актов Администрации Волгоградской области и Главы Администрации Волгоградской области;

ответы на запросы различных организаций и физических лиц;

инициативные письма.

3.4.5.4. Инструкцией по делопроизводству устанавливается:

порядок оформления и согласования служебных писем;

требования к текстам служебных писем (особенности составления инициативных писем, писем-ответов, в том числе ответов на обращения граждан, поступающих в орган исполнительной власти Волгоградской области);

особенности составления и оформления совместных служебных писем;

особенности применения в деятельности органа исполнительной власти Волгоградской области средств электросвязи для передачи служебных писем.

3.4.5.5. При установлении требований к деловой переписке в Инструкции по делопроизводству должны быть учтены положения следующих нормативных правовых актов:

постановления Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»;

постановления Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи»;

постановления Правительства Российской Федерации от 18 мая 2005 г. № 310 «Об утверждении Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи»;

постановления Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 г. № 160 «Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции».

3.4.5.6. В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что при оформлении служебных писем используются следующие реквизиты:

Герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (заголовок к тексту);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

виза;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе;

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются гербовой печатью органа исполнительной власти Волгоградской области, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется отметка о конфиденциальности.

3.4.5.7. В Инструкции по делопроизводству отмечается, что:

служебные письма печатаются на бланках установленной формы;

служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти Волгоградской области, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 (без бланка), при этом наименования органов исполнительной власти Волгоградской области – авторов документа, указываются в реквизите «Подпись должностного лица»;

сроки подготовки служебных писем-ответов устанавливаются правовыми актами или резолюциями руководства органа исполнительной власти Волгоградской области;

сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области;

тексты писем-ответов должны точно соответствовать отданным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства органа исполнительной власти Волгоградской области;

к служебным письмам составляется реквизит наименование (заголовок) документа, отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма;

в служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма (над текстом) и «С уважением,» (по желанию адресанта) в заключительной части письма (перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма;

служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию …», «Направляем на заключение проект …» и др.), от 3-го лица единственного числа («Комитет не считает возможным …», «Комитет предлагает рассмотреть возможность…»), на бланках письма должностного лица - от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о…», «Считаю возможным принять участие в…»);

служебные письма, в установленном Инструкцией по делопроизводству порядке, проходят процедуру согласования (при необходимости визирования) с заинтересованными лицами органа исполнительной власти Волгоградской области;

служебные письма подписываются руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области или его заместителем, руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области, а также руководителем территориального органа исполнительной власти Волгоградской области или его заместителем в соответствии с распределением обязанностей между руководителями и их заместителями, установленными правовым актом органа исполнительной власти Волгоградской области.

Образец оформления служебного письма приведен в приложении 27.

3.4.6. Записка (аналитическая, докладная, пояснительная, объяснительная)

3.4.6.1. В Инструкции по делопроизводству устанавливаются:

виды записок, создаваемых в органе исполнительной власти Волгоградской области и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, работниками;

порядок составления записок (на бумажном носителе и (или) в электронной форме);

реквизиты записок различных видов и их оформление;

структура текста записки.

3.4.6.2. Инструкция по делопроизводству устанавливает следующие обязательные реквизиты записки:

наименование структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области – автора документа;

вид документа;

дата документа,

регистрационный номер (если в органе исполнительной власти Волгоградской области ведется учет внутренних информационно-справочных документов);

название документа (заголовок к тексту), если текст более 4-5 строк;

адресат (должностное лицо органа исполнительной власти Волгоградской области);

подпись;

визы заинтересованных должностных лиц органа исполнительной власти Волгоградской области при предоставлении записки.

В Инструкции по делопроизводству устанавливаются правила подготовки записок различных видов.

3.5. Организация документооборота

3.5.1. Принципы организации документооборота

3.5.1.1. Раздел «Организация документооборота» Инструкции по делопроизводству должен содержать положения, устанавливающие:

прием и первичную обработку поступающих документов;

предварительное рассмотрение документов;

порядок регистрации поступающих документов;

порядок рассмотрения документов руководством органа исполнительной власти Волгоградской области и доведения документов до исполнителей;

порядок регистрации отправляемых документов;

порядок отправки документов;

порядок обработки и учета иностранной корреспонденции;

порядок регистрации и прохождения внутренних документов;

учет и анализ объемов документооборота;

организацию работы с документами в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области.

3.5.1.2. При установлении требований к организации документооборота в органе исполнительной власти Волгоградской области следует исходить из следующих принципов:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

3.5.1.3. В документообороте органа исполнительной власти Волгоградской области в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.

3.5.1.4. В составе поступающей (входящей) и отправляемой (исходящей) документации в соответствии с действующим законодательством выделяются:

обращения граждан[5] ;

обращения пользователей информацией[6] .

3.5.1.5. В составе поступающей (входящей) и отправляемой (исходящей) документации могут выделяться:

документы, поступившие от органов государственной власти Российской Федерации: Президента Российской Федерации; Федерального Собрания Российской Федерации – федерального законодательного органа; Правительства Российской Федерации; федеральных органов исполнительной власти (министерства Российской Федерации, федеральные службы и федеральные агентства Российской Федерации, управляемые Президентом Российской Федерации или подведомственные и управляемые Правительством Российской Федерации); Конституционного суда Российской Федерации, Верховного суда Российской Федерации, Высшего арбитражного суда Российской Федерации – органов судебной власти Российской Федерации; Совета безопасности Российской Федерации; Центральной избирательной комиссии Российской Федерации; Счетной палаты Российской Федерации; Генеральной прокуратуры Российской Федерации; Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, других органов власти и организаций Российской Федерации;

документы, поступившие из Администрации Волгоградской области, Волгоградской областной Думы;

документы, поступившие из организаций, подведомственных органу исполнительной власти Волгоградской области;

документы, поступившие из других органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления Волгоградской области и иных субъектов Российской Федерации;

документы, поступившие от других юридических и физических лиц, расположенных на территории Российской Федерации;

документы, поступившие от иностранных корреспондентов.

3.5.1.6. В органе исполнительной власти Волгоградской области доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи и курьерской связи (нарочно).

3.5.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

3.5.2.1. В разделе Инструкции по делопроизводству, устанавливающей порядок обработки поступающих документов, определяется структурное подразделение, осуществляющее прием и обработку поступающей документации в орган исполнительной власти Волгоградской области, последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе обработки поступающей документации.

В данном разделе инструкции по делопроизводству должно быть предусмотрено:

проверка правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов;

сортировка документов на подлежащие и неподлежащие регистрации (в приложении к Инструкции по делопроизводству целесообразно привести перечень документов, не подлежащих регистрации (например, документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях: пригласительные; поздравительные письма и телеграммы; билеты; планы и программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий; документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма; рекламные документы; коммерческие предложения; печатные издания; унифицированные формы и бланки документов и др.)), на сканируемые и не сканируемые при внесении в АСЭД;

выделение документов, адресованных в структурные подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области и передаваемых непосредственно в структурные подразделения, минуя руководство органа исполнительной власти Волгоградской области;

сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области в случае поступления документов в нерабочее время;

порядок действий в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки), наличия на конверте (упаковке) грифа ограничения доступа к документу («Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.) и пометок «Лично», «Срочно», «Оперативно» и др.

3.5.2.2. Инструкцией по делопроизводству должно быть предусмотрено:

документы, поступившие в орган исполнительной власти Волгоградской области в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день;

составление акта в трех экземплярах при обнаружении отсутствия документов или приложений к ним (один акт остается в службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа);

сохранение конверта, в котором поступил документ, в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки;

документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно», передаются на регистрацию незамедлительно.

3.5.3. Предварительное рассмотрение документов

3.5.3.1. Инструкцией по делопроизводству должно предусматриваться проведение службой делопроизводства предварительного рассмотрения документов в целях выделения из всего массива поступившей документации, требующей обязательного рассмотрения руководством органа исполнительной власти Волгоградской области.

3.5.3.2. Документы, поступившие в орган исполнительной власти Волгоградской области по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области.

3.5.3.3. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу органа исполнительной власти Волгоградской области.

3.5.3.4. Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа на вынесение руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области или лицом его замещающим резолюции (поручения (указания) по исполнению документа) в соответствии с распределением обязанностей между руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области, его заместителями и иными должностными лицами, установленными правовым актом органа исполнительной власти Волгоградской области.

3.5.4. Регистрация поступающих (входящих) документов

3.5.4.1. В Инструкции по делопроизводству устанавливаются:

место и способ регистрации документов, поступающих в орган исполнительной власти Волгоградской области (если в органе исполнительной власти Волгоградской области применяется так называемая смешанная форма организации делопроизводства, должно быть определено, какие документы регистрируются в службе делопроизводства, какие – в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области);

сроки регистрации поступающих (входящих) документов: в день поступления; на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время); незамедлительно (с отметками «Срочно», «Оперативно»), в течение трех дней и др.;

структура регистрационного номера поступающего (входящего) документа и используемые для этого классификаторы (справочники) (классификатор структурных подразделений, номенклатура дел органа исполнительной власти Волгоградской области, классификатор должностных лиц, классификатор видов документов и др.);

перечень сведений о поступающем (входящем) документе, включаемых в АСЭД;

порядок сканирования документов, поступивших в орган исполнительной власти Волгоградской области на бумажном носителе, и порядок включения электронных образов поступивших (входящих) документов и электронных документов в АСЭД.

3.5.4.2. Сведения о поступившем (входящем) документе на бумажном носителе вносятся органом исполнительной власти Волгоградской области в АСЭД во вновь созданную регистрационно-контрольную карточку (далее – РКК).

Сведения о поступившем (входящем) электронном документе по АСЭД вносятся в РКК, получившего электронный документ, автоматически, после подтверждения факта приема электронного документа.

3.5.4.3. В Инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что:

поступившие (входящие) документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения;

поступившие (входящие) документы регистрируются независимо от способа их доставки;

регистрация поступивших (входящих) документов производится в пределах, выделенных в органе исполнительной власти Волгоградской области документопотоков, например, в качестве отдельных регистрируемых массивов документов могут быть выделены: документы, поступающие в орган исполнительной власти Волгоградской области из вышестоящих органов власти; обращения граждан; документы, поступившие от зарубежных корреспондентов;

на поступающих (входящих) документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты и входящего регистрационного номера, являющихся уникальным идентификатором документа в системе управления документами.

3.5.4.4. В целях регистрации и учета поступивших (входящих) документов в органе исполнительной власти Волгоградской области могут разрабатываться и утверждаться классификаторы (справочники):

структурных подразделений;

видов документов;

должностных лиц;

корреспондентов;

предметно-тематические (по вопросам деятельности);

резолюций (поручений);

исполнителей;

результатов исполнения документов и др.

3.5.5. Порядок рассмотрения документов руководством органа исполнительной власти Волгоградской области и доведения документов до исполнителей

3.5.5.1. В Инструкции по делопроизводству должен быть определен порядок рассмотрения документов руководством органа исполнительной власти Волгоградской области в соответствии с распределением обязанностей между руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области, его заместителями и иными должностными лицами и с учетом результатов предварительного рассмотрения документов в службе делопроизводства, а также порядок доведения документов до исполнителей.

3.5.5.2. В Инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что:

документы передаются на рассмотрение должностным лицам органа исполнительной власти Волгоградской области только после их регистрации;

после рассмотрения руководством органа исполнительной власти Волгоградской области документы возвращаются в службу делопроизводства для оформления резолюций (указаний (поручений) по исполнению документа);

в соответствии с резолюцией (указаниями (поручениями) по исполнению документа) руководства органа исполнительной власти Волгоградской области подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения или должностному лицу органа исполнительной власти Волгоградской области - основному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов (изготовление копий документов для рассылки исполнителям является функцией службы делопроизводства);

передача документов между структурными подразделениями или должностными лицами органа исполнительной власти Волгоградской области осуществляется через структурное подразделение органа исполнительной власти Волгоградской области, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, или лиц, ответственных за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области;

3.5.6. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами

3.5.6.1. В данном разделе Инструкции по делопроизводству должны быть определены основные этапы прохождения проектов отправляемых (исходящих) документов в процессе их подготовки, согласования и подписания (утверждения).

3.5.6.2. В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что:

ответственность за составление и оформление отправляемого (исходящего) документа в органе исполнительной власти Волгоградской области возлагается на структурное подразделение или должностное лицо – основного исполнителя документа;

проекты документов органа исполнительной власти Волгоградской области готовятся на бланках установленной формы;

для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма;

до предоставления на подпись руководству органа исполнительной власти Волгоградской области основной исполнитель проверяет правильность оформления отправляемого (исходящего) документа, его адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости – справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки и т.д.;

проекты отправляемых (исходящих) документов визируются основным исполнителем, а также руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области или его заместителем, при необходимости – работниками других структурных подразделений (визы проставляются на лицевой стороне в нижней его части последнего листа второго экземпляра (копии) документа или на листе согласования).

3.5.7. Регистрация отправляемых (исходящих) документов

3.5.7.1. В Инструкции по делопроизводству определяется место, способ, сроки регистрации отправляемых (исходящих) документов.

3.5.7.2. В инструкции по делопроизводству устанавливается, что:

отправляемые (исходящие) документы, подписанные руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области или его заместителем, передаются на регистрацию в службу делопроизводства (отправляемые (исходящие) документы, подписанные руководителями структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области, могут регистрироваться в структурных подразделениях и передаваться на отправку в службу делопроизводства);

служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления отправляемого (исходящего) документа, его комплектности и соответствия количества экземпляров отправляемого (исходящего) документа списку рассылки (неправильно оформленные отправляемые (исходящие) документы возвращаются на доработку)

регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется службой делопроизводства в день их подписания или на следующий рабочий день;

сведения о регистрируемых отправляемых (исходящих) документах вносятся в РКК АСЭД, используемой для учета, поиска, хранения и использования электронных документов;

регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле органа исполнительной власти Волгоградской области;

копия отправляемого (исходящего) документа с приложениями заверяется отметкой «Верно: должность, подпись, расшифровка подписи и дата лица, наделенного данными полномочиями» и подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом) в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти Волгоградской области.

3.5.7.3. Инструкция по делопроизводству устанавливает структуру регистрационного номера отправляемого (исходящего) документа и используемые для регистрации классификаторы.

3.5.8. Отправка исходящих документов

3.5.8.1. Инструкция по делопроизводству устанавливает сроки отправки исходящих документов, операции, выполняемые службой делопроизводства при обработке отправляемых (исходящих) документов, особенности их обработки в зависимости от вида связи, используемой для отправки исходящих документов.

3.5.8.2. Инструкция по делопроизводству устанавливает, что:

отправку исходящих документов производит служба делопроизводства;

служба делопроизводства проверяет правильность оформления отправляемых (исходящих) документов, производит их сортировку по способу отправления (простая, заказная, международная и др.);

неправильно оформленные отправляемые (исходящие) документы и документы неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурное подразделение или должностному лицу органа исполнительной власти Волгоградской области – основному исполнителю;

исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день;

срочные исходящие документы подлежат отправке в первую очередь;

в случае направления копии отправляемого (исходящего) документа средствами факсимильной связи или электронным сообщением адресату досылается подлинник документа;

исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи проходят упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется службой делопроизводства или основным исполнителем отправляемого (исходящего) документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу в почтовое отделение связи;

исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт;

на исходящие документы заказного характера, отправляемые в адрес иностранных юридических или физических лиц, на документы с отметкой о конфиденциальности составляется реестр, который затем возвращается в службу делопроизводства с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов;

передача телеграмм, телетайпограмм, телексов, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений осуществляется службой делопроизводства с помощью средств электросвязи;

исходящие документы, предназначенные для отправки средствами факсимильной связи, передаются в службу делопроизводства с указанием номера телефона-факса адресата;

Обработка исходящих документов для отправки средствами почтовой связи осуществляется службой делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, для отправки телеграфной связью - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222.

3.5.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

3.5.9.1. Инструкция по делопроизводству определяет особенности документооборота внутренних документов.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых (исходящих) документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

3.5.9.2. Инструкция по делопроизводству определяет:

процедуру прохождения проектов постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области, приказов (распоряжений) органа исполнительной власти Волгоградской области по основной деятельности и по личному составу (порядок визирования (согласования) проектов; порядок регистрации и хранения подлинников, порядок рассылки копий в структурные подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области и другим заинтересованным лицам);

организацию протокольной работы (сроки подготовки протоколов заседаний (совещаний), место и порядок их регистрации место хранения подлинников, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц);

процедуру прохождения договоров гражданско-правового характера, место и способ их регистрации, место хранения подлинников договоров;

место и способ регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, пояснительных, аналитических и объяснительных записок, справок и др.), порядок передачи документов между структурными подразделениями и должностными лицами органа исполнительной власти Волгоградской области.

В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что передача документов между структурными подразделениями и должностными лицами органа исполнительной власти Волгоградской области осуществляется через структурное подразделение органа исполнительной власти Волгоградской области, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, или лиц, ответственных за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области.

3.5.10. Порядок обработки и учета документов, поступающих от иностранных корреспондентов

3.5.10.1. В Инструкции по делопроизводству определяются структурные подразделения или должностные лица органа исполнительной власти Волгоградской области, осуществляющие обработку (подготовку аннотации, регистрацию, передачу, хранение и т.д.) и рассмотрение документов, поступающих от иностранных корреспондентов, а также работу с исходящими документами, отправляемыми органом исполнительной власти Волгоградской области, иностранным корреспондентам.

3.5.10.2. В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок обработки документов, поступающих от иностранных корреспондентов (подготовка аннотации, регистрация, передача, хранение и т.д.) и порядок ее рассмотрения, переводов, включая официальные переводы.

3.5.10.3. В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок обработки исходящих документов, отправляемых органом исполнительной власти Волгоградской области иностранным корреспондентам (регистрация, правильность оформления, хранение и т.д.) и порядок их согласования (визирования), переводов, включая официальные переводы.

3.5.11. Учет и анализ объемов документооборота

3.5.11.1. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в орган исполнительной власти Волгоградской области, и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

3.5.11.2. Данные о количестве документов анализируются, обобщаются службой делопроизводства и предоставляются руководству органа исполнительной власти, в установленном порядке, в виде справок (сводок, отчетов).

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в орган исполнительной власти Волгоградской области и созданных им за определенный период времени.

3.5.11.3. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается один экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро органа исполнительной власти Волгоградской области для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда и определения численности персонала копировально-множительного бюро.

При учете отправляемых (исходящих) документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

3.5.12. Работа исполнителя с поступившими (входящими) документами

3.5.12.1. Инструкцией по делопроизводству устанавливаются правила работы исполнителей с поступившими (входящими) документами.

3.5.12.2. Инструкцией по делопроизводству должно быть установлено, что:

организация работы с поступившими (входящими) документами в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области осуществляется на основании резолюций (поручений (указаний) по их исполнению) руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области, его заместителей, руководителя структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области;

структурные подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области или непосредственный исполнитель (соисполнитель) получают входящие документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные входящие документы передаются исполнителю незамедлительно;

входящие документы, поступившие в структурное подразделение органа исполнительной власти Волгоградской области с резолюцией (поручением) руководства органа исполнительной власти Волгоградской области, передаются исполнителям (соисполнителям) только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области.

3.5.12.3. Работники структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области в процессе исполнения входящего документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта отправляемого (исходящего) документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в органе исполнительной власти Волгоградской области;

в необходимых случаях согласование проекта отправляемого (исходящего) документа с заинтересованными лицами (при наличии замечаний на проект отправляемого (исходящего) документа на оборотной стороне последнего листа проекта проставляется расписка заинтересованного лица с отметкой «С замечаниями», а также в обязательном порядке прикладываются соответствующие письменные аргументированные пояснения);

доработку проекта отправляемого (исходящего) документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях подготовку списка (указателя) рассылки отправляемого (исходящего) документа;

предоставление проекта отправляемого (исходящего) документа на подпись (утверждение) руководству органа исполнительной власти Волгоградской области;

определение места хранения отправляемого (исходящего) документа (его копии);

проставлением на отправляемом (исходящем) документе (или его копии) отметки об индексе дела по сводной номенклатуре дел, в которое должен быть помещен отправляемый (исходящий) документ.

3.5.12.4. Инструкцией по делопроизводству должен быть предусмотрен порядок групповой работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, в том числе:

функция основного исполнителя и функции соисполнителей в подготовке проекта отправляемого (исходящего) документа;

право основного исполнителя отправляемого (исходящего) документа созывать соисполнителей для выработки совместного решения;

порядок и сроки представления проектов документов соисполнителями основному исполнителю.

3.5.12.5. Инструкцией по делопроизводству должен быть предусмотрен порядок передачи документов в случае временного отсутствия (командировка, отпуск, временная нетрудоспособность) исполнителя (соисполнителя) другому исполнителю (соисполнителю), а также порядок передачи документов в случае увольнения исполнителя (соисполнителя) или перевода (перемещения) на иную должность по акту приема-передачи руководителю структурного подразделения органа исполнительной власти или по его поручению (указанию) вновь назначенному работнику.

3.5.12.6. Инструкция по делопроизводству должна предусматривать возможность исполнителю предлагать изменение срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием в докладной записке, предоставляемой руководству органа исполнительной власти, установившему срок), если отсутствуют реальные условия его исполнения, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

3.5.12.7. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему входящих документов и подготовленных проектов отправляемых (исходящих) документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

3.6. Документальный фонд органа исполнительной власти Волгоградской области

3.6.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

3.6.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органе исполнительной власти Волгоградской области, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.

3.6.1.2. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

3.6.1.3. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда органа исполнительной власти Волгоградской области.

Документальный фонд органа исполнительной власти Волгоградской области – совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд органа исполнительной власти Волгоградской области составляют документы, созданные в органе исполнительной власти Волгоградской области и полученные им в результате взаимодействия с другими государственными органами, организациями и гражданами.

3.6.1.4. Ответственность за составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, обеспечение их учета, сохранности и передачу в архив органа исполнительной власти Волгоградской области лежит на службе делопроизводства.

3.6.1.5. Инструкция по делопроизводству определяет порядок составления, оформления, ведения в течение делопроизводственного календарного года, согласования и утверждения номенклатуры дел.

3.6.1.6. Инструкция по делопроизводству устанавливает также:

назначение номенклатуры дел в делопроизводстве и выполняемые ею функции;

форму номенклатуры дел.

3.6.1.7. В Инструкции по делопроизводству отмечается что:

номенклатура дел составляется на основе изучения положения об органе исполнительной власти Волгоградской области, регламента органа исполнительной власти Волгоградской области, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность органа исполнительной власти Волгоградской области, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти Волгоградской области;

в органе исполнительной власти Волгоградской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 29) и номенклатура дел органа исполнительной власти Волгоградской области, или сводная номенклатура дел (приложение 30);

номенклатура дел структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, согласовывается с архивом органа исполнительной власти Волгоградской области (если архив существует как самостоятельное структурное подразделение), лицом, ответственным за архив, службой делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения и возвращается в службу делопроизводства;

вновь созданное структурное подразделение органа исполнительной власти Волгоградской области в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел структурного подразделения, согласовывает ее с архивом органа исполнительной власти Волгоградской области (если архив существует как самостоятельное структурное подразделение), лицом, ответственным за архив, службой делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения и возвращается в службу делопроизводства;

сводная номенклатура дел органа исполнительной власти Волгоградской области составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области;

методическую помощь при составлении номенклатуры дел структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области оказывают служба делопроизводства, архив органа исполнительной власти (если архив существует как самостоятельное структурное подразделение), лицо, ответственное за архив, и Центральная экспертная комиссия (Экспертная комиссия) органа исполнительной власти Волгоградской области (далее - ЦЭК (ЭК));

один раз в 5 лет сводная номенклатура дел органа исполнительной власти Волгоградской области согласовывается с ЭПМК;

сводная номенклатура дел органа исполнительной власти, подписанная руководителем службы делопроизводства, утверждается руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области после согласования с ЦЭК (ЭК) не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в случае изменения функций и структуры органа исполнительной власти Волгоградской области сводная номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПМК;

сводная номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: в двух подлинных экземплярах (1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы делопроизводства, 2-й - направляется в государственный архив Волгоградской области, источником комплектования которого является орган исполнительной власти Волгоградской области); 3-й и 4-й экземпляры (копии), заверенные надлежащим образом - используются как рабочие экземпляры в службе делопроизводства и в архиве органа исполнительной власти Волгоградской области).

3.6.1.8. Инструкция по делопроизводству должна предусматривать порядок составления номенклатуры дел, в частности:

порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел;

правила индексации дел;

правила составления заголовков дел и последовательности их расположения в разделах номенклатуры дел;

порядок установления сроков хранения документов и дел;

порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного календарного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, непредусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу «Примечание» и др.);

правила составления итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве органа исполнительной власти в течение года.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен в приложении 30.

3.6.1.9. В данном разделе Инструкции по делопроизводству также должна содержаться информация о том, какие перечни документов со сроками хранения (перечень типовых управленческих документов, ведомственный перечень) применяются в органе исполнительной власти Волгоградской области для определения сроков хранения документов.

3.6.2. Формирование дел и их текущее хранение

3.6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел органа исполнительной власти Волгоградской области и систематизация документов внутри дела.

3.6.2.2. Инструкцией по делопроизводству устанавливаются:

принцип формирования дел (централизованное - в службе делопроизводства или децентрализованное - в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области);

место текущего хранения дел (служба делопроизводства и/или структурные подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области);

принципы систематизации документов и их группировки в дела, в зависимости от срока хранения документов: постоянного, временного свыше 10 лет и временного до 10 лет;

методическая функция архива органа исполнительной власти Волгоградской области (если архив существует как самостоятельное структурное подразделение), лица, ответственного за архив, а при необходимости – государственного архива Волгоградской области, источником комплектования которого является орган исполнительной власти Волгоградской области, в вопросах формирования дел;

срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело устанавливается органом исполнительной власти Волгоградской области, но не должен быть более 10 дней);

лица, осуществляющие формирование дел в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области;

лица, определяющие индексы дел, в которые в соответствии с номенклатурой дел должны быть подшиты исполненные документы (комплект документов);

порядок учета, хранения, выдачи во временное пользование дел, изъятия документов из дела.

3.6.2.3.Служба делопроизводства, архив органа исполнительной власти Волгоградской области (если архив существует как самостоятельное структурное подразделение), лицо, ответственное за архив, осуществляют контроль над правильным формированием дел, проверку их наличия и состояния в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области. Порядок осуществления контроля над правильным формированием дел, проверки их наличия и состояния в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области устанавливается Инструкцией по делопроизводству.

3.6.2.4. Правила формирования дел в органе исполнительной власти Волгоградской области, учета дел и их хранения приведены в приложении 31.

3.6.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

3.6.3.1. В Инструкции по делопроизводству устанавливается комплекс работ, выполняемых в органе исполнительной власти Волгоградской области в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив органа исполнительной власти Волгоградской области и на уничтожение.

3.6.3.2. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

3.6.3.3. В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что:

для проведения экспертизы ценности документов в органе исполнительной власти Волгоградской области создается постоянно действующая ЦЭК (ЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области, действующие на основании положений, утверждаемых, соответственно, руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области или руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области (при делегировании полномочий руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области);

экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области работниками, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) под методическим руководством архива органа исполнительной власти в Волгоградской области (если архив существует как самостоятельное структурное подразделение), лица, ответственного за архив;

при проведении экспертизы ценности документов осуществляется: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив органа исполнительной власти Волгоградской области; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с отметкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;

отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Волгоградской области, перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел органа исполнительной власти Волгоградской области;

по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу (приложение 34), а также акты о выделении дел к уничтожению. Порядок составления описей дел приведен в приложении 32;

по завершении делопроизводственного календарного года и по результатам экспертизы ценности документов, дела органа исполнительной власти Волгоградской области подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (приложение 35);

оформление дел производится службой делопроизводства при методической помощи и под контролем архива органа исполнительной власти Волгоградской области (если архив существует как самостоятельное структурное подразделение), лица, ответственного за архив, в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области - работниками, ответственными за делопроизводство;

полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) срока хранения подлежат частичному оформлению;

полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложения 35-37); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

3.6.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

3.6.4.1. Раздел Инструкции по делопроизводству устанавливает порядок отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядок составления актов о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения.

3.6.4.2. В Инструкции по делопроизводству должно быть установлено, что:

результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение 39);

дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2007 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2011 года);

акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего органа исполнительной власти Волгоградской области (при этом дела каждого структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе);

отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) органа исполнительной власти Волгоградской области одновременно);

согласованные ЦЭК (ЭК) органа исполнительной власти Волгоградской области акты о выделении документов к уничтожению утверждаются руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области только после утверждения ЭПМК описей дел постоянного срока хранения;

после утверждения руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области актов о выделении документов к уничтожению, дела передаются на уничтожение или на переработку (утилизацию) по приёмо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

3.6.4.3. После уничтожения дел в сводной номенклатуре дел органа исполнительной власти Волгоградской области проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от… №…» с указанием должности, подписи и расшифровки подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

3.6.5. Передача дел на архивное хранение

3.6.5.1. Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок передачи дел в архив органа исполнительной власти Волгоградской области, предусматривающий следующие условия:

в архив органа исполнительной власти Волгоградской области передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение (передача в архив органа исполнительной власти Волгоградской области личных дел государственных гражданских служащих Волгоградской области, уволенных с государственной гражданской службы Волгоградской области, осуществляется кадровой службой органа исполнительной власти Волгоградской области, в которой хранились личные дела, по истечении 10 лет со дня увольнения с государственной гражданской службы Волгоградской области);

передача документов в архив органа исполнительной власти Волгоградской области производится по утвержденным описям дел;

дела временного срока хранения (до 10 лет) передаче в архив органа исполнительной власти Волгоградской области, как правило, не подлежат (хранятся в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке);

передача дел в архив органа исполнительной власти Волгоградской области осуществляется по графику, составленному службой делопроизводства или архивом органа исполнительной власти Волгоградской области, лицом, ответственным за архив, и согласованному с руководителями структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области и службой делопроизводства (если график составлялся архивом органа исполнительной власти Волгоградской области);

прием дел производится работником архива органа исполнительной власти Волгоградской области в присутствии работника структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (на каждом экземпляре описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива органа исполнительной власти Волгоградской области и лица, передавшего дела);

дела и описи на сдаваемые документы передаются в архив органа исполнительной власти Волгоградской области руководителями структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области со справкой, в которой указывается количество дел и описей, передаваемых в архив органа исполнительной власти Волгоградской области (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдаче их в архив органа исполнительной власти Волгоградской области несет руководитель структурного подразделения, передающий документы).

3.6.5.2. Инструкция по делопроизводству устанавливает, что:

при упразднении структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения организационно-штатных мероприятий, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в другое структурное подразделение органа исполнительной власти, являющегося правопреемником по исполнению функций упраздненного структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области, или в архив органа исполнительной власти Волгоградской области, независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел);

при реорганизации (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) органа исполнительной власти Волгоградской области, служба делопроизводства, архив органа исполнительной власти (если архив существует как самостоятельное структурное подразделение), лицо, ответственное за архив, в период проведения реорганизационных мероприятий формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют дела и передают их в другой орган исполнительной власти, являющийся правопреемником по исполнению полномочий реорганизованного органа исполнительной власти Волгоградской области, независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел);

при ликвидации органа исполнительной власти Волгоградской области, служба делопроизводства, архив органа исполнительной власти (если архив существует как самостоятельное структурное подразделение), лицо, ответственное за архив, в период проведения ликвидационных мероприятий формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют дела и передают их в государственный архив Волгоградской области, источником комплектования которого является орган исполнительной власти Волгоградской области, независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел).

3.7. Особенности работы с электронными документами

3.7.1. Общие положения работы с электронными документами

3.7.1.1. В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения АСЭД, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений.

3.7.1.2. Прием электронных документов из других органов исполнительной власти Волгоградской области, юридических и физических лиц, а также отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

3.7.1.3. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в АСЭД.

3.7.1.4. Документы, поступающие в орган исполнительной власти Волгоградской области и создаваемые в нем, включаются и проходят обработку в АСЭД (верификацию (сравнение электронного образа документа с подлинником документа), сканирование, регистрацию и т.д.) в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству.

В Инструкции по делопроизводству органа исполнительной власти Волгоградской области устанавливаются виды документов, подлежащие обработке с использованием АСЭД, порядок сканирования документов.

При этом следует учитывать, что подлежат регистрации в АСЭД, но без вложения в АСЭД, поступающие в орган исполнительной власти Волгоградской области обращения граждан, письма-ответы на обращения граждан, созданные в органе исполнительной власти Волгоградской области.

Законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Волгоградской области, поступающие в орган исполнительной власти подлежат регистрации в АСЭД, необходимость их вложения в АСЭД определяется органом исполнительной власти Волгоградской области самостоятельно.

Правовые акты, созданные органом исполнительной власти Волгоградской области, подлежат регистрации и вложению в АСЭД по усмотрению органа исполнительной власти Волгоградской области.

Документы, поступающие в орган исполнительной власти Волгоградской области и созданные в органе исполнительной власти Волгоградской области, носящие сведения конфиденциального характера, в том числе сведения, содержащие государственную тайну и иную охраняемую федеральным законом тайну, не подлежат регистрации и вложению в АСЭД.

Примерный перечень документов, не подлежащих сканированию и внесению в АСЭД приведен в приложении 39.

Органы исполнительной власти Волгоградской области самостоятельно определяют виды приложений к документам, не подлежащих сканированию и вложению в АСЭД. В случае, если приложение не прикрепляется к электронному документу, то в примечании указывается краткое обоснование причины отсутствия вложения.

При сканировании документов для последующего вложения в АСЭД необходимо использовать следующие параметры: размер документа – А4; формат файла – PDF; цветовую палитру – ч/б; разрешение – 200 dpi (200 точек на дюйм).

3.7.1.5. Инструкцией по делопроизводству должно быть предусмотрено, что составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным Инструкцией по делопроизводству в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

3.7.1.6. Для подтверждения подлинности электронных документов в органе исполнительной власти Волгоградской области используются ЭЦП.

Используемые средства ЭЦП должны быть сертифицированы в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

При получении электронных документов от органов исполнительной власти Волгоградской области, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности ЭЦП средствами АСЭД.

3.7.1.7. В целях учета и поиска электронных документов в АСЭД в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области используются сведения об электронном документе, включаемые РКК в соответствии с таблицей (приложение 41). Подробные правила заполнения РКК изложены в «Руководстве пользователя системы АСЭД».

3.7.1.8. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в АСЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

3.7.1.9. Если документ подписан в АСЭД руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области или иным лицом, уполномоченным на проставление подписи в АСЭД, то служба делопроизводства или исполнитель электронного документа создает бумажную версию электронного документа, верифицирует электронный документ и передает его на подпись. После подписания документ на бумажном носителе отправляется адресату.

3.7.1.10. Исполненные электронные документы систематизируются средствами АСЭД в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел органа исполнительной власти Волгоградской области.

3.7.2. Порядок работы с электронными документами с использованием системы АСЭД

3.7.2.1. Инструкцией по делопроизводству устанавливается, что система АСЭД предназначена для осуществления процессов создания, обработки, регистрации, передачи, хранения и поиска документов, контроля исполнительской дисциплины, для организации межведомственного электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области.

3.7.2.2. Участниками процесса электронного документооборота являются:

Глава Администрации Волгоградской области;

первый заместитель и заместители Главы Администрации Волгоградской области;

руководители и заместители руководителей органов исполнительной власти Волгоградской области;

руководители структурных подразделений органов исполнительной власти Волгоградской области;

служба делопроизводства;

работники органов исполнительной власти Волгоградской области, являющиеся исполнителями электронных документов.

3.7.3. Функции пользователей системы АСЭД

3.7.3.1. Глава Администрации Волгоградской области осуществляет в системе АСЭД следующие действия:

рассмотрение поступающих электронных документов;

выдача поручений;

постановка на контроль электронных документов и снятие их с контроля;

согласование электронных документов,

подписание отправляемых (исходящих) электронных документов.

3.7.3.2. Первый заместитель и заместители Главы Администрации Волгоградской области, руководители и заместители руководителей органов исполнительной власти Волгоградской области, руководители структурных подразделений органов исполнительной власти Волгоградской области осуществляют в системе АСЭД следующие действия:

рассмотрение поступающих электронных документов;

выдача поручений;

постановка на контроль электронных документов и снятие их с контроля;

согласование электронных документов;

подписание отправляемых (исходящих) документов;

исполнение электронных документов.

3.7.3.3. Служба делопроизводства осуществляет в системе АСЭД следующие действия:

регистрация поступающих и отправляемых (исходящих) электронных документов;

проверка оформления отправляемых (исходящих) электронных документов на наличие всех реквизитов, ошибок при их оформлении, ЭЦП;

сканирование электронных документов на бумажных носителях;

рассылка электронных документов внешним адресатам;

направление исполненных электронных документов в дело.

3.7.3.4. Работники органов исполнительной власти Волгоградской области, являющиеся исполнителями документов, осуществляют в системе АСЭД следующие действия:

исполнение поступающих электронных документов;

доработка электронных документов;

создание отправляемых (исходящих) электронных документов;

согласование электронных документов (при делегировании данных полномочий).

3.7.3.5. В Инструкции по делопроизводству определяются маршруты прохождения (порядок обработки) электронных документов в АСЭД.

Типовые маршруты прохождения электронных документов в АСЭД с соответствующими этапами их обработки включают в себя:

1) Для поступающих (входящих) электронных документов:

прием электронного документа;

предварительная обработка электронного документа;

сканирование электронного документа (для документов, поступивших на бумажном носителе);

регистрация электронного документа;

рассмотрение электронного документа руководством органа исполнительной власти Волгоградской области;

контроль исполнения электронного документа;

исполнение электронного документа;

направление электронного документа в дело.

2) Для отправляемых (исходящих) электронных документов:

подготовка проекта электронного документа;

согласование проекта электронного документа;

проверка правильности оформления электронного документа;

подписание электронного документа;

регистрация электронного документа;

сканирование электронного документа;

отправка электронного документа;

снятие с контроля электронного документа.

3) Для внутренних электронных документов:

подготовка проекта электронного документа;

согласование проекта электронного документа (в случае необходимости);

рассмотрение электронного документа;

регистрация электронного документа (если в органе исполнительной власти Волгоградской области ведется внутренний учет);

исполнение электронного документа;

контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;

направление электронного документа в дело.

4) Для нормативных правовых актов Российской Федерации и Волгоградской области:

прием электронного документа;

предварительная обработка электронного документа;

регистрация электронного документа;

рассмотрение электронного документа;

исполнение электронного документа;

контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;

направление в дело.

5) Для правовых актов органа исполнительной власти Волгоградской области:

подготовка проекта электронного документа;

согласование проекта электронного документа;

подписание электронного документа;

регистрация электронного документа;

сканирование электронного документа;

исполнение электронного документа;

контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;

направление электронного документа в дело.

6) Для обращений граждан и писем–ответов на них:

прием электронного документа;

предварительная обработка поступившего электронного документа;

предварительное рассмотрение поступившего электронного документа;

регистрация поступившего электронного документа;

рассмотрение поступившего электронного документа;

исполнение электронного документа;

контроль исполнения электронного документа;

подготовка проекта отправляемого (исходящего) электронного документа (письма-ответа на обращение гражданина (граждан));

согласование отправляемого (исходящего) электронного документа;

подписание отправляемого (исходящего) электронного документа;

проверка правильности оформления отправляемого (исходящего) электронного документа;

регистрация отправляемого (исходящего) электронного документа;

отправка исходящего электронного документа;

снятие с контроля электронного документа;

направление в дело.

3.7.4. Порядок обработки электронных документов в АСЭД

3.7.4.1. Прием, первичная обработка и регистрация электронных документов, поступивших по АСЭД

3.7.4.1.1. Документы из органов исполнительной власти Волгоградской области поступают по АСЭД в электронном виде в форме РКК с прикрепленным электронным образом документа, подписанным ЭЦП.

Службой делопроизводства проверяется правильность заполнения основных реквизитов и адресования документа, его комплектность, , наличие электронного образа документа, ЭЦП и проверка ее подлинности.

При выявлении ошибок в заполнении РКК или отсутствии обязательных реквизитов, электронного образа документа, ЭЦП, электронный документ возвращается исполнителю без регистрации с отметкой о причинах отказа в регистрации.

3.7.4.1.2. В случае соблюдения вышеперечисленных требований электронный документ автоматически регистрируется и направляется на предварительное рассмотрение в службу делопроизводства. Одновременно орган исполнительной власти Волгоградской области, направивший документ, получает уведомление о доставке электронного документа и присвоении регистрационного номера.

На данном этапе в РКК поступившего электронного документа часть полей уже заполнена автоматически, а также вложен электронный образ документа, подписанный ЭЦП. В случае необходимости корректируется краткое содержание электронного документа, формируется дальнейший маршрут его прохождения.

3.7.4.2. Прием, первичная обработка и регистрация документов в АСЭД, поступивших по электронной почте

3.7.4.2.1. Участниками обмена информацией по электронной почте являются: орган исполнительной власти Волгоградской области, юридические и физические лица.

3.7.4.2.2. Электронные сообщения, поступающие по электронной почте и являющиеся объектом обмена сведениями (информацией) между работниками органов исполнительной власти Волгоградской области регистрации в АСЭД и рассмотрению не подлежат.

3.7.4.2.3. Электронные сообщения, поступившие в орган исполнительной власти от иных внешних участников (юридических и физических лиц), и отвечающие требованиям оформления электронных документов, подлежат регистрации в АСЭД в установленном порядке.

3.7.4.2.4. В случае невозможности идентификации реквизитов поступившего электронного сообщения орган исполнительной власти Волгоградской области, получивший такое электронное сообщение, вправе затребовать от лица, направившего электронное сообщение, оригинал документа на бумажном носителе.

3.7.4.2.5. В АСЭД производится первичная обработка и регистрация электронных документов, поступивших по электронной почте, аналогично поступившим документам на бумажном носителе (за исключением функции сканирования). РКК заполняется сведениями из заголовка электронного сообщения. К РКК прикрепляется файл, поступивший по электронной почте, и формируется маршрут прохождения электронного документа.

Первичная обработка электронного документа завершается регистрацией в РКК, в которой в соответствующих полях проставляется регистрационный номер и дата регистрации полученного электронного документа. После регистрации поступивший электронный документ пересылается на рассмотрение в соответствии с маршрутом прохождения документа.

3.7.4.3. Прием, первичная обработка и регистрация документов в АСЭД, поступивших на бумажном носителе

3.7.4.3.1. После проведения первичной обработки и предварительного рассмотрения документа, поступившего на бумажном носителе, служба делопроизводства осуществляет его регистрацию в АСЭД путем создания РКК, в которую вносятся основные обязательные реквизиты документа.

3.7.4.3.2. Если регистрация документа, поступившего на бумажном носителе, осуществляется лицом, не уполномоченным определять номенклатурное дело последующего хранения документа, то поле «Индекс дела» не заполняется.

Документ, поступивший на бумажном носителе, сканируется, к РКК прикрепляется электронный образ документа, формируется маршрут прохождения документа в зависимости от вида и содержания документа и созданный электронный документ направляется на рассмотрение.

3.7.4.4. Рассмотрение поступившего (входящего) электронного документа, выдача поручений, постановка на контроль и доведение электронного документа до исполнителя

3.7.4.4.1. Электронный документ направляется на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти Волгоградской области или иному лицу, уполномоченному на рассмотрение документов, и подготовку им резолюции (поручения (указания) по его исполнению). Руководитель формирует резолюцию (поручение (указание) по его исполнению) путем добавления задачи в существующий маршрут прохождения электронного документа, внесения текста резолюции (поручения (указания) по его исполнению), информации об исполнителе, сроках исполнения, комментариев.

3.7.4.4.2. Постановка электронного документа на контроль (при необходимости) осуществляется путем изменения маршрута прохождения поступившего (входящего) электронного документа, добавления задачи «На контроль» с указанием данных о работнике, его осуществляющем, и имеющем право снять задачу с контроля после исполнения электронного документа, сроках исполнения электронного документа или иным способом, предусмотренным в АСЭД.

3.7.4.5. Исполнение поступившего (входящего) электронного документа

Исполнение входящего электронного документа, поступившего по АСЭД, заключается в следующем:

непосредственное ознакомление с поступившим (входящим) электронным документом;

перенаправление поступившего (входящего) электронного документа на исполнение другим исполнителям путем изменения маршрута прохождения электронного документа, добавления задачи с указанием исполнителя, сроков исполнения электронного документа, внесения комментариев (осуществляется при необходимости);

назначение ответственного за исполнение поступившего (входящего) электронного документа путем добавления соответствующей задачи в маршрут прохождения электронного документа с указанием информации о работнике, осуществляющем контроль, сроках исполнения электронного документа;

непосредственное исполнение поступившего (входящего) электронного документа, осуществляемое внесением информации об исполнении электронного документа в РКК или путем прикрепления файла с отчетом об исполнении, или путем подготовки отправляемого (исходящего) электронного документа;

снятие электронного документа с контроля при исполнении всех выданных поручений и поставленных задач лицом имеющим право снять документ с контроля после его исполнения.

3.7.4.6. Направление электронного документа в дело

3.7.4.6.1. Направление исполненного электронного документа в дело заключается в определении места его хранения согласно сводной номенклатуре дел органа исполнительной власти Волгоградской области лицом, уполномоченным определять место хранения документа (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть направлен исполненный документ (комплект документов) и направлении его в дело лицом, осуществляющим формирование дел в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области.

3.7.4.6.2. Направление исполненного электронного документа в электронное дело в соответствии с номенклатурой дел осуществляется службой делопроизводства либо исполнителем документа.

На данном этапе в АСЭД заполняется поле «Индекс дела» и электронный документ автоматически направляется в электронное дело в соответствии со сводной номенклатурой дел.

3.7.4.6.3. Одновременно на документе, поступившем на бумажном носителе, проставляется отметка «Об исполнении документа и направлении его в дело».

На этом этапе происходит верификация и проверка соответствия электронного дела и дела, формируемого на бумажном носителе.

3.7.4.7. Подготовка отправляемого (исходящего) электронного документа

3.7.4.7.1. Подготовка отправляемых (исходящих) электронных документов осуществляется с использованием АСЭД и включает в себя следующие этапы:

подготовка проекта отправляемого (исходящего) электронного документа, создание РКК отправляемого (исходящего) электронного документа и заполнение ее полей (внесение основных реквизитов документа, создание вложения и прикрепление файла документа к РКК);

формирование маршрута прохождения отправляемого (исходящего) электронного документа (внесение этапов согласования документа, проверки оформления, подписания, регистрации, сканирования и отправки).

отправка исходящего электронного документа в соответствии с маршрутом прохождения электронного документа.

3.7.4.8. Согласование, проверка оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа

3.7.4.8.1. Согласование проекта отправляемого (исходящего) электронного документа с использованием средств АСЭД включает в себя:

выполнение процедуры согласования проекта отправляемого (исходящего) электронного документа с заинтересованными лицами органа исполнительной власти Волгоградской области (при отсутствии замечаний к проекту);

при наличии замечаний - выполнение согласования проекта отправляемого (исходящего) электронного документа с замечаниями;

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку исполнителю в случае, если в согласовании отказано.

3.7.4.8.2. Проверка оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа - проверка соответствия документа установленным требованиям делопроизводства. На этом этапе происходит проверка наличия всех необходимых реквизитов, правильность их оформления.

Проверка оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа с использованием средств АСЭД включает в себя:

выполнение процедуры проверки оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа службой делопроизводства (при отсутствии замечаний к оформлению проекта);

при наличии замечаний - выполнение проверки оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа с замечаниями;

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку исполнителю.

3.7.4.8.3. При получении проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку исполнитель может или доработать документ в соответствии с полученными замечаниями или создать новую версию проекта отправляемого (исходящего) электронного документа.

3.7.4.8.4. После внесения необходимых изменений в проект отправляемого (исходящего) электронного документа:

он сохраняется с соблюдением версионности создаваемых документов;

повторно формируется маршрут прохождения проекта отправляемого (исходящего) электронного документа (согласование, проверка оформления, подписание, сканирование, отправка);

проект отправляемого (исходящего) электронного документа направляется повторно на согласование (или проверку оформления) в зависимости от этапа обработки документа, с которого документ был возвращен на доработку.

3.7.4.8.5. После завершения процедуры согласования, проверки оформления проект отправляемого (исходящего) электронного документа автоматически направляется на подписание.

3.7.4.9. Подписание проекта отправляемого (исходящего) электронного документа

3.7.4.9.1. Лицо, выполняющее процедуру подписания проекта отправляемого (исходящего) электронного документа:

знакомится с содержанием документа;

формирует замечания (при их наличии) в примечании к документу и производит удаление последующих этапов маршрута документа с направлением документа на доработку исполнителю;

при отсутствии замечаний выполняет процедуру подписания документа.

3.7.4.9.2. После процедуры подписания отправляемый (исходящий) электронный документ направляется автоматически на регистрацию.

3.7.4.10. Регистрация отправляемого (исходящего) электронного документа

3.7.4.10.1. Регистрация отправляемого (исходящего) электронного документа осуществляется службой делопроизводства. В РКК вносится индекс электронного дела в соответствии с номенклатурой дел. Структура регистрационного номера отправляемого (исходящего) электронного документа должна соответствовать требованиям, установленным Инструкцией по делопроизводству. Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) электронного документа присваиваются автоматически.

3.7.4.10.2. На данном этапе производится распечатывание отправляемого (исходящего) электронного документа на бумажном носителе в необходимом количестве экземпляров, его верификация с электронным документом и направление на подпись руководителю.

3.7.4.10.3. После завершения процедуры регистрации документ, сформированный на бумажном носителе, направляется на следующий этап – сканирование.

3.7.4.11. Сканирование документа, сформированного на бумажном носителе

3.7.4.11.1. Служба делопроизводства осуществляет сканирование документа, сформированного на бумажном носителе в соответствии с порядком, установленным Инструкцией по делопроизводству, и осуществляет прикрепление электронного образа документа к РКК.

3.7.4.11.2. В случае наличия нескольких вложений прикрепленных к РКК электронных образов документа, определяется электронный документ, загружаемый автоматически средствами АСЭД в качестве основного.

3.7.4.11.3. После завершения процедуры сканирования, документ, сформированный на бумажном носителе, автоматически направляется на отправку.

3.7.4.12. Отправка электронного документа

3.7.4.12.1. В органы исполнительной власти Волгоградской области электронный документ направляется средствами АСЭД параллельно с отправкой документа, сформированного на бумажном носителе (документ направляется адресатам, указанным в РКК).

3.7.4.12.2. После завершения данной задачи документ автоматически направляется адресату (в службу делопроизводства органа исполнительной власти Волгоградской области) и одновременно направляется в электронное дело органа исполнительной власти Волгоградской области – автора документа в соответствии с номенклатурой дел.

3.7.4.12.3. После предварительной обработки поступившего (входящего) электронного документа адресатом, отправитель получает уведомление о доставке отправляемого (исходящего) документа и присвоении входящего регистрационного номера.

3.7.4.12.4. В случае невозможности дальнейшей обработки электронного документа (отсутствие вложений, несоответствие РКК вложению, наличие ошибок в заполнении основных реквизитов, ошибочное адресование документа, повторная отправка) – поступивший (входящий) электронный документ возвращается отправителю и не подлежит регистрации.

3.7.4.12.5. Служба делопроизводства отправителя вносит соответствующие изменения в РКК, устраняет замечания и направляет документ адресату повторно или отменяет его отправку с разрешением исполнителя отправляемого (исходящего) электронного документа.

3.7.4.13. Хранение электронных документов в архиве электронных документов АСЭД и в архиве органа исполнительной власти Волгоградской области

3.7.4.13.1. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения для аналогичных документов, сформированных на бумажных носителях.

3.7.4.13.2. До передачи в архив органа исполнительной власти Волгоградской области электронные документы хранятся в архиве электронных документов АСЭД.

3.7.4.13.3. Служба делопроизводства проводит с использованием АСЭД экспертизу ценности электронных документов в порядке, установленном для документов, сформированных на бумажных носителях.

3.7.4.13.4. Архив электронных документов АСЭД и его копия формируются с использованием средств АСЭД службой делопроизводства.

3.7.3.5. Сформированный архив электронных документов АСЭД доступен пользователям АСЭД только для просмотра.

3.7.4.13.6. Доступ к информации, содержащейся в архиве электронных документов АСЭД, обеспечивается путем установления определенных категорий пользователей и применения соответствующих технических средств и правовых норм действующего законодательства, и осуществляется в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству.

3.7.4.13.7. Копия архива электронных документов АСЭД передается на хранение в архив органа исполнительной власти Волгоградской области вместе с передачей документов на бумажных носителях.

3.7.4.13.8. Передача архива электронных документов АСЭД на государственное хранение, осуществляется в порядке, предусмотренном для передачи дел, сформированных на бумажных носителях.

3.8. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов

3.8.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.[7]

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

3.8.2. Органы исполнительной власти Волгоградской области в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» применяют печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации в органе исполнительной власти Волгоградской области могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов («Для пакетов», «Для договоров», «Для копий» и др.), металлические выжимные печати для опечатывания помещений, сейфов и других хранилищ, а также штампы.

3.8.3. Инструкцией по делопроизводству устанавливаются:

виды и количество печатей и штампов, применяемых в органе исполнительной власти Волгоградской области;

порядок изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов органа исполнительной власти Волгоградской области.

структурное подразделение органа исполнительной власти Волгоградской области, на которое возложен учет печатей и штампов;

форма журнала учета печатей и штампов (приложение 42), который должен быть пронумерован, прошнурован, заверен подписью руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области и опломбирован;

порядок ведения журнала и выдачи печатей и штампов работникам органа исполнительной власти Волгоградской области;

ответственность работников органа исполнительной власти Волгоградской области за нарушение порядка применения печатей и штампов, утерю печатей или штампов;

порядок проведения проверок структурным подразделением органа исполнительной власти Волгоградской области, на которое возложен учет печатей и штампов, по соблюдению работниками органа исполнительной власти Волгоградской области порядка использования и хранения печатей и штампов;

3.8.4. Печати и штампы органа исполнительной власти Волгоградской области изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и штампов, их количестве принимает руководитель органа исполнительной власти Волгоградской области по согласованию с руководителем службы делопроизводства.

3.8.5. Заявки на изготовление печатей и штампов, их эскизы оформляются в соответствующих структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области и передаются в административно-хозяйственную службу органа исполнительной власти Волгоградской области, которая размещает заказ на изготовление печатей (гербовых печатей - в соответствии с действующим законодательством) и штампов.

3.8.6. В случае служебной необходимости по решению руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области допускается изготовление дополнительных идентичных экземпляров печатей и штампов (с проставлением на них цифровой отметки «*1*, *2*, *3*» и т.д.).

3.8.7. Подписи руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области, его заместителей, финансовой службы (главного бухгалтера), а также других должностных лиц заверяются лицом, уполномоченным на данное заверение.

3.8.8. В Инструкции по делопроизводству устанавливается что:

печати и штампы хранятся в сейфах или металлических шкафах;

передача печатей и штампов посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых органом исполнительной власти Волгоградской области (за исключением металлических выжимных печатей для опечатывания помещений) не допускается;

ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей и штампов возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области и других лиц органа исполнительной власти Волгоградской области, имеющих печати и штампы;

печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту их выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

Приложение 1

КОМИТЕТ ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ

АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Правила построения бланка

1. Размеры полей бланка: слева -30 мм, справа -10 мм, сверху - 3 мм, снизу -20 мм.

2. Размер изображения Герба Волгоградской области: высота 17 мм, ширина 13 мм.

3. Все реквизиты бланка печатаются от левой границы текстового поля и центрируются.

4. Строки многострочных реквизитов бланка печатаются через одинарный междустрочный интервал.

5. Отступ от одного реквизита до другого – полуторный междустрочный интервал, 0 пт до и после абзаца.

6. Реквизит «Наименование органа исполнительной власти» печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности.

Образец общего бланка органа исполнительной власти Волгоградской области

Приложение 2

КОМИТЕТ ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ

АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

________________________ № ___________

Волгоград

Правила построения бланка

1. Размеры полей бланка: слева -30 мм, справа -10 мм, сверху - 3 мм, снизу -20 мм.

2. Размер изображения герба Волгоградской области: высота 17 мм, ширина 13 мм.

3. Все реквизиты бланка (за исключением реквизитов «Отметка для проставления даты» и «Отметка для проставления номера документа») печатаются от левой границы текстового поля и центрируются.

4. Строки многострочных реквизитов бланка печатаются через одинарный междустрочный интервал.

5. Отступ от одного реквизита до другого – полуторный междустрочный интервал, 0 пт до и после абзаца.

6. Реквизит «Отметка для проставления даты» печатается от левого края текстового поля путем проставления 24 подчерков, реквизит «Отметка для проставления номера документа» печатается в одной строке с реквизитом «Отметка для проставления даты» с позиции табуляции 14 см от левого края текстового поля путем проставления знака «№», пробела, 11 подчерков.

7. Реквизит «Наименование органа исполнительной власти» печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности.

Реквизит «Наименование вида документа» печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 полужирной насыщенности.

Остальные реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности.

Образец бланка приказа органа исполнительной власти Волгоградской области

Приложение 3

КОМИТЕТ

ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ТЕЛЕКОММУНИКАЦИЙ

АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

________________________ № ___________

Волгоград

Образец бланка распоряжения органа исполнительной власти Волгоградской области

Приложение 4

КОМИТЕТ ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ

АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРОТОКОЛ

________________________ № ___________

Волгоград

Образец бланка протокола органа исполнительной власти Волгоградской области

Приложение 5

КОМИТЕТ

ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ

АДМИНИСТРАЦИИ

ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Коммунистическая ул., д.30, Волгоград, 400131.

Тел. (8442) 30-99-21. Факс (8442) 30-99-17.

Е-mail: arh@volganet.ru

ОКПО 00088466, ОГРН 1023403436572,

ИНН/КПП 3444067186/344401001

_________________ № _____________

На № ____________ от _____________

Правила построения бланка

1. Размеры полей бланка: слева -30 мм, справа -10 мм, сверху - 3 мм, снизу -20 мм.

2. Ширина поля для печатания реквизитов бланка устанавливается равной 73 мм от левого поля бланка.

3. Размер изображения герба Волгоградской области: высота 17 мм, ширина 13 мм.

4. Все строки, содержащие реквизиты бланка печатаются от левой границы текстового поля и центрируются.

5. Строки многострочных реквизитов бланка печатаются через одинарный междустрочный интервал.

6. Отступ между реквизитами – полуторный междустрочный интервал, 0 пт до и после абзаца.

7. Реквизит «Отметка для проставления даты» печатается путем проставления 17 подчерков, реквизит «Отметка для проставления номера документа» печатается в одной строке с реквизитом «Отметка для проставления даты» через 2 пробела проставлением знака «№», двух пробелов и 13 подчерков.

8. Реквизит «Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта» печатается проставлением слова «На», пробела, знака «№», пробела, 12 подчерков, двух пробелов, слова «от», двух пробелов, 13 подчерков шрифтом.

9. Реквизит «Наименование органа исполнительной власти» печатается прописными буквами. Times New Roman 12 обычной насыщенности.

Реквизит «Справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области» печатается шрифтом Times New Roman 9 обычной насыщенности.

Остальные реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности.

Образец углового бланка письма органа исполнительной власти Волгоградской области

Приложение 6

КОМИТЕТ

ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ

АДМИНИСТРАЦИИ

ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

Коммунистическая ул., д.30, Волгоград, 400131.

Тел. (8442) 30-99-21. Факс (8442) 30-99-17.

Е-mail: arh@volganet.ru

_________________ № _____________

На № ____________ от _____________

Правила построения бланка

1. Размеры полей бланка: слева -30 мм, справа -10 мм, сверху - 3 мм, снизу -20 мм.

2. Ширина поля для печатания реквизитов бланка устанавливается равной 73 мм от левого поля бланка.

3. Размер изображения герба Волгоградской области: высота 17 мм, ширина 13 мм.

4. Все строки, содержащие реквизиты бланка печатаются от левой границы текстового поля и центрируются.

5. Строки многострочных реквизитов бланка печатаются через одинарный междустрочный интервал.

6. Отступ между реквизитами – полуторный междустрочный интервал, 0 пт до и после абзаца.

Реквизит «Должность лица, подписавшего документ» печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 12 полужирной насыщенности.

Остальные реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности.

Образец углового бланка письма должностного лица

органа исполнительной власти Волгоградской области

Приложение 7

КОМИТЕТ ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ

АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Коммунистическая ул., д.30, Волгоград, 400131. Тел. (8442) 30-99-21. Факс (8442) 30-99-17. Е-mail: arh@volganet.ru

ОКПО 00088466, ОГРН 1023403436572, ИНН/КПП 3444067186/344401001

_________________ № _____________

На № ____________ от _____________

Правила построения бланка

1. Размеры полей бланка: слева -30 мм, справа -10 мм, сверху - 3 мм, снизу -20 мм.

2. Размер изображения герба Волгоградской области: высота 17 мм, ширина 13 мм.

3. Строки многострочных реквизитов бланка печатаются через одинарный междустрочный интервал.

4. Отступ от одного реквизита до другого – полуторный междустрочный интервал, 0 пт до и после абзаца.

5. Реквизит «Отметка для проставления даты» печатается путем проставления 17 подчерков, реквизит «Отметка для проставления номера документа» печатается в одной строке с реквизитом «Отметка для проставления даты» через 2 пробела проставлением знака «№», двух пробелов и 13 подчерков.

6. Реквизит «Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта» печатается проставлением слова «На», пробела, знака «№», пробела, 12 подчерков, двух пробелов, слова «от», двух пробелов, 13 подчерков шрифтом.

7. Реквизиты «Отметка для проставления даты», «Отметка для проставления номера документа» и «Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта» бланка печатаются от левой границы текстового поля, остальные – центрируются.

8. Реквизит «Наименование органа исполнительной власти» печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности.

Остальные реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности.

Образец продольного бланка письма органа исполнительной власти

Волгоградской области

Приложение 8

АНТИТЕРРОРИСТИЧЕСКАЯ КОМИССИЯ

ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Им. В.И. Ленина просп., д. 9, Волгоград, 400098. Тел.(8442) 30-72-13. Факс (8442) 30-73-28. E-mail: sovbez @volganet.ru

_________________ № _____________

На № ____________ от _____________

Правила построения бланка

1. Размеры полей бланка: слева -30 мм, справа -10 мм, сверху - 3 мм, снизу -20 мм.

2. Размер изображения герба Волгоградской области: высота 17 мм, ширина 13 мм.

3. Строки многострочных реквизитов бланка печатаются через одинарный междустрочный интервал.

4. Отступ от одного реквизита до другого – полуторный междустрочный интервал, 0 пт до и после абзаца.

6. Реквизит «Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта» печатается проставлением слова«На», пробела, знака «№», пробела, 12 подчерков, двух пробелов, слова «от», двух пробелов, 13 подчерков шрифтом.

7. Реквизиты «Отметка для проставления даты», «Отметка для проставления номера документа» и «Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта» печатаются от левой границы текстового поля, остальные – центрируются.

8. Реквизит «Наименование координационного или совещательного органа» печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности.

Реквизит «Справочные данные о координационном или совещательном органе» печатается шрифтом Times New Roman 9 обычной насыщенности.

Остальные реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности.

Образец бланка письма координационного органа

Приложение 9

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ

«____»__________20____г.

Образец бланка

Главы Администрации Волгоградской области

(для резолюций и поручений)

(к №______________от_____________)

Правила построения бланка

1. Размеры полей бланка: сверху – 3 мм, слева, справа, снизу – определяются границами бланка.

2. Ширина поля для печатания реквизитов бланка ограничивается его размерами.

3. Размер изображения герба Волгоградской области: высота 17мм, ширина 13 мм. На бланк помещается цветное изображение герба Волгоградской области.

4. Строки многострочных реквизитов бланка печатаются через одинарный междустрочный интервал.

5. Все реквизиты бланка печатаются шрифтом Times New Roman 12 без отступа от левой границы текстового поля и центрируются. Отступ между реквизитами – полуторный междустрочный интервал, 0 пт до и после абзаца.

6. Реквизит «Отметка для проставления даты» печатается проставлением символа «, четырех подчерков, символа », 10 подчерков, цифр «20», 4 подчерков, символов «г.».

7. Реквизит «Наименование органа исполнительной власти» печатается прописными буквами. Реквизит «Должность лица, подписавшего документ» печатается прописными буквами полужирной насыщенности.

8. Реквизит «Ссылка на номер и дату входящего документа» печатается у нижней границы бланка путем проставления круглой открывающейся скобки, символа «к», пробела, символа «№», 13 подчерков, слова «от», 13 подчерков, закрывающейся круглой скобки.

Приложение 10

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ

ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ

«____»__________20____г.

Образец бланка

Первого заместителя Главы Администрации Волгоградской области

(для резолюций и поручений)

(к №_____________от _____________)

Приложение 11

КОМИТЕТ ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ

АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

«____»__________20____г.

Образец бланка руководителя органа

исполнительной власти Волгоградской области

(для резолюций и поручений)

(к №_____________от ______________)

Приложение 12

Наименование вида бланка

Дата поступления

Дата и номер

сопроводительного документа

Наименование организации – поставщика бланков

Количество экземпляров бланков

Серия и номера гербовых бланков

Форма журнала учета поступления гербовых бланков в орган исполнительной власти Волгоградской области

Приложение 13

№

п/п

Дата выдачи бланков

Наимено-вание вида бланков

Получатель бланка

(структурное подразделение)

Ф.И.О.

получателя бланков

Должность получателя бланков

Кол-во бланков, серия и номера бланков

Подпись получателя бланков и дата

Примечание

Форма журнала учета выдачи гербовых бланков органа исполнительной власти Волгоградской области

Приложение 14

Правила оформления реквизитов документов

При подготовке правил использовались Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76, и как дополнительные источники необходимых сведений о реквизитах и правилах их оформления - рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 и методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

В настоящих правилах используется нумерация реквизитов документов, используемая в ГОСТ Р 6.30-2003. Реквизит документа «Должность лица, подписавшего документ» пронумерован как 31, реквизит «Отметка о конфиденциальности» пронумерован как 32.

Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа (например, Word for Windows версии 6.0 и выше).

Вид используемого шрифта: Times New Roman (Cyr), диапазон размеров шрифта: от 12 до 14; диапазон используемых междустрочных интервалов: от одинарного до двойного.

При подготовке текстов в таблицах, для обеспечения лучшей читаемости данных, допускается применение шрифтов меньших размеров вида Arial.

При оформлении отдельных реквизитов документов могут быть использованы иные размеры шрифтов и междустрочных интервалов, предусмотренные Методическими рекомендациями.

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один междустрочный интервал.

Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложений», «Гриф согласования» отделяют друг от друга междустрочными интервалами – полуторным либо двойным.

Без отступа от левой границы текстового поля печатаются реквизиты: «Наименование (заголовок) документа», «Текст документа» (без абзацев), «Отметка о наличии приложений», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа», наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов «ПРИКАЗЫВАЮ», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПРЕДЛАГАЮ».

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова «Примечание» и «Основание» печатаются от левой границы текстового поля.

Начало абзаца в тексте печатается с отступом от левой границы - 1,25 см.

Герб Волгоградской области (реквизит 02)

Изображение герба Волгоградской области помещается на бланках документов органов исполнительной власти Волгоградской области в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. № 436-ОД «О гербе и флаге Волгоградской области».

На бланках документов органов исполнительной власти Волгоградской области герб Волгоградской области может изображаться в одноцветном и многоцветном вариантах, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа и центрируется. Реквизит помещается на бланк документа органа исполнительной власти Волгоградской области из файла электронной копии эталонного изображения герба Волгоградской области.

Размеры изображения герба для печати на бланках органов исполнительной власти Волгоградской области: высота – 17мм, ширина- 13 мм.

Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области (реквизит08)

Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением об органе исполнительной власти Волгоградской области.

Сокращенное наименование органа исполнительной власти Волгоградской области помещают в скобках под полным наименованием.

Наименование территориального подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области указывается в том случае, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования органа исполнительной власти Волгоградской области.

Должность лица, подписавшего документ (реквизит 31)

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц органа исполнительной власти Волгоградской области, имеющих право использовать должностные бланки.

Наименование должности лица, подписавшего документ указывается под наименованием органа исполнительной власти Волгоградской области.

Справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области (реквизит 09)

Справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес официального сайта и другие сведения по усмотрению органа исполнительной власти Волгоградской области, например: код организации по ОКПО (проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), код формы документа по ОКУД (проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации), ОГРН (Основной государственный регистрационный номер органа исполнительной власти Волгоградской области проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами), ИНН/КПП (Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами).

Наименование вида документа (реквизит 10)

Наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов, издаваемых органом исполнительной власти Волгоградской области.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

Место составления (издания) документа (реквизит 14)

Место составления или издания документа (Волгоград) указывается в бланках документов органа исполнительной власти Волгоградской области, за исключением бланков писем.

Дата документа (реквизит 11)

Датой документа является дата его подписания (постановление, приказ, распоряжение, письмо, записка, акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или Службой делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 08.01.2010.

При словесно-цифровом способе оформления даты день месяца указывается парой арабских цифр, год четырьмя арабскими цифрами, например: 08 января 2010 г.

Регистрационный номер документа (реквизит 12)

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в органе исполнительной власти Волгоградской области.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению их наименований организаций в заголовочной части документа.

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (реквизит 13)

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, освобождает текст от вспомогательной информации.

Адресат (реквизит 15)

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам и др.

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Строки реквизита «Адресат» выравниваются по левому краю текстового поля реквизита или центрируются относительно самой длинной строки реквизита.

При адресовании документа в орган государственной и исполнительной власти (их территориальные органы, структурные подразделения), другим юридическим лицам (без указания должностного лица) наименования адресатов пишутся в именительном падеже, например:

Администрация

Волгоградской области

или:

Комитет по управлению

архивами Администрации

Волгоградской области

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Председателю Комитета

по управлению архивами

Администрации Волгоградской области

И.О. Фамилия

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. №221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»).

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы, органы государственной и исполнительной власти Волгоградской области, постоянным корреспондентам.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и

архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово Копия перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области, то они указываются обобщенно, например:

Администрации муниципальных

районов Волгоградской области

или:

Структурные подразделения

аппарата Главы Администрации

Волгоградской области

Наименование (заголовок) документа (реквизит 18)

Наименование (заголовок) документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чём?) «Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных гражданских служащих и работников Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области».

Письмо (о чём?) «Об оказании консультативной помощи».

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту центрируется относительно границ текстового поля.

Текст документа (реквизит 20)

В органах исполнительной власти Волгоградской области документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко и лаконично.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю ... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

3-го лица единственного числа: ...АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ постановляет...; ...коллегия постановила...; Комитет не считает возможным...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о ...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем ..., решили... .

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

«Виза включает в себя наименование должности руководителя департамента (комитета, управления) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;

«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной и исполнительной власти указываются: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

«В соответствии с постановлением Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010 г. № 109-п «Об утверждении Правил делопроизводства в органах власти исполнительной Волгоградской области»;

«В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2... ».

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются начиная со второго листа документа арабскими цифрами по середине верхнего поля.

Отметка о наличии приложений (реквизит 21)

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

Приложение: 1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.

2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

На приложениях справочного характера к приказам(распоряжениям), правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.

Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Приложение 2

к приказу Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области

от 15.03.2009 № 35

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.) в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа, например:

Приложение

УТВЕРЖДЕНО

приказом Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области

от 15.03.2009 № 36

Гриф согласования (реквизит 23)

Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель Комитета по управлению архивами

Администрации Волгоградской области

Подпись И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Письмо Комитета по управлению архивами

Администрации Волгоградской области

от 26.09.2009 № 01-18/115

Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы двух или более организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

органами исполнительной власти Волгоградской области, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

подведомственными организациями;

при необходимости, с общественными организациями.

Виза (реквизит 24)

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами органа исполнительной власти Волгоградской области оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Председатель Комитета по управлению архивами

Администрации Волгоградской области

Подпись И.О. Фамилия

Дата

На проектах законодательных актов Волгоградской области, правовых актах Главы Администрации Волгоградской области и Администрации Волгоградской области визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

На документах, подлинники которых помещаются в дела органа исполнительной власти Волгоградской области, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (постановления, приказы, распоряжения и др.).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело органа исполнительной власти Волгоградской области, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)

Председатель Комитета по управлению архивами

Администрации Волгоградской области

Подпись И.О. Фамилия

Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

Подпись должностного лица (реквизит 22)

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Председатель Комитета

по управлению архивами

Администрации Волгоградской области Подпись И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности (добавлять какие-либо приставки). Если руководитель органа исполнительной власти временно отсутствует (отпуск, болезнь, командировка) или должность вакантна, то документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя (в соответствии с наделенными полномочиями и правовым актом об исполнении обязанностей руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области). При этом, если в документе указаны вопросы, относящиеся к компетенции заместителя руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ним и руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области, то в документе указывается его фактическая должность. Например:

И.о. председателя Комитета

по управлению архивами Администрации

Волгоградской области Подпись И.О. Фамилия

Заместитель председателя Комитета

по управлению архивами Администрации

Волгоградской области Подпись И.О. Фамилия

Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия

Члены комиссии Подпись И.О. Фамилия

Подпись И.О. Фамилия

Гриф утверждения (реквизит 16)

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель Комитета по управлению архивами Администрации

Волгоградской области

Подпись И.О. Фамилия

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа специально издаваемым документом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО ( УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (положение, план, правила, программа), наименования вида документа в творительном падеже (приказом), его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Комитета по управлению архивами Администрации

Волгоградской области

от 15.04.2009 № 65

Оттиск печати (реквизит 25)

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, при этом оттиск печати не захватывает личной подписи должностного лица и может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

Отметка о заверении копии (реквизит 26)

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом либо на обратной стороне оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), при необходимости реквизит может содержать указание на место нахождения подлинника документа, например:

Подлинник документа находится в деле (наименование органа исполнительной власти Волгоградской области) №___за___г.

Верно

Ведущий специалист Подпись И.О. Фамилия

Дата Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять штампом «Копия»» каждый лист многостраничной копии документа, отметка «Верно», в таком случае проставляется на лицевой или оборотной стороне последнего листа копии документа.

Допускается копию документа заверять печатью (штампом), определяемой по усмотрению органа исполнительной власти Волгоградской области.

Отметка об исполнителе (реквизит 27)

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

И.О. Фамилия

(8442) 24-56-88

Отметка об исполнителе документа может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области.

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе документа проставляется в соответствии со специальными требованиями, предусмотренными для оформления документов конфиденциального характера.

Указания по исполнению документа (резолюция) (реквизит 17)

Указания по исполнению документа (резолюция) оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке должностного лица (для резолюций и поручений).

Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Морозову Н.В., Федосеевой И.А.

Прошу подготовить

проект постановления к 05.12.2010

Подпись Дата

Отметка о контроле документа (реквизит 19)

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль» на верхнем поле документа справа.

Отметка об исполнении документа (реквизит 28)

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи основного исполнителя или руководителя структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области и даты.

Отметка об исполнении документа может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется основным исполнителем документа или руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа (реквизит 29)

Отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти Волгоградской области содержит входящий регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа проставлять с использованием штампа.

Отметка о конфиденциальности (реквизит 32)

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации[8] . В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 года № 1233) и постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 28 февраля 2003 г. № 221 «Об утверждении инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Волгоградской области» отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования». Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

Схемы расположения реквизитов и границ зон на формате А4 (на основе рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003) приведены : для углового бланка на Рисунке 1, для продольного бланка - на Рисунке 2.

Рисунок 1. Схема расположения реквизитов и границ

зон на формате А4 углового бланка

Рисунок 2. Схема расположения реквизитов и границ

зон на формате А4 продольного бланка

Приложение 15

Правила оформления проектов

законодательных актов Волгоградской области

1. Органы исполнительной власти Волгоградской области в установленной сфере деятельности разрабатывают проекты законов Волгоградской области (далее- законопроекты) во исполнение актов законодательства Российской Федерации, Волгоградской области, планов законопроектной деятельности Администрации Волгоградской области и соответствующих поручений Главы Администрации Волгоградской области, а также в порядке законодательной инициативы.

Условия внесения проекта закона и иного нормативного правового акта в Волгоградскую областную Думу в порядке законодательной инициативы определены Уставом (Основным законом) Волгоградской области от 17 июля 1996 г. №73-ОД, Законом Волгоградской области от 1 октября 2002 г. № 736-ОД «О законах и иных областных нормативных правовых актах», постановлением Волгоградской областной Думы от 24 февраля 2005 г. №5/77 «О Регламенте Волгоградской областной Думы».

Необходимым условием внесения законопроекта и иного нормативного акта в Волгоградскую областную Думу в порядке законодательной инициативы является представление:

проекта постановления Волгоградской областной Думы (к законопроекту);

текста законопроекта и иного нормативного правового акта;

пояснительной записки;

финансово-экономического обоснования законопроекта;

перечня нормативных правовых актов, требующих внесения изменений в связи с принятием предлагаемого законопроекта, в том числе их отмены полностью или частично.

2. Законопроекты и приложения к ним, подготавливаемые для внесения в Волгоградскую областную Думу, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman № 14 .

Верхнее поле законопроекта устанавливается равным 2,00 см, левое поле – 2,75 см, правое – 2,25 см, нижнее – 2,00 см.

Законопроекты имеют следующие реквизиты: «Наименование вида документа», «Наименование (заголовок) документа», «Текст документа», «Подпись должностного лица», «Виза», пометки и могут содержать приложения.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля без отступа от верхнего поля, в две строки через 1 междустрочный интервал печатается пометка: «Вносится главой администрации Волгоградской области» («Вносится администрацией Волгоградской области»), которая выравнивается по левой границе пометки.

На расстоянии междустрочного интервала 24 пт[9] от пометки у правой границы текстового поля печатается пометка «Проект».

Наименование вида документа – ЗАКОН ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ - отделяется от слова Проект междустрочным интервалом 42 пт. Слова ЗАКОН и ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ печатаются прописными буквами в две строки через
1 междустрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом, выравниваются по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита междустрочными интервалом 36пт, печатается через 1 междустрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?» издан закон или в нем приводится название кодекса. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы — дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О внесении изменений в отдельные законодательные акты Волгоградской области
в связи с приведением в соответствие с бюджетным процессом

или

О внесении изменений в статью 15 Закона Волгоградской области от 10 апреля 2007 г . № 1442-ОД О социальной поддержке семей с детьми в Волгоградской области

Текст отделяется от заголовка междустрочными интервалами 36-48 пт и печатается через 1 междустрочный интервал.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть. Преамбула определяет задачи, стоящие перед законом, и способы их разрешения и содержит в себе разъяснение мотивов и целей их издания. Нормативные предписания в преамбулу не включаются.

Нормы законопроекта должны быть четко сформулированы и исключена возможность их двойного толкования. Не допускается употребление устаревших слов и выражений, образных сравнений, эпитетов. В законопроектах даются определения малоизвестных юридических, технических и других специальных терминов.

Нормативные предписания излагаются в виде статей, имеющих порядковый номер. В частях статей могут содержаться пункты и подпункты. Статьи близкого содержания значительных по объему законопроектов объединяются в главы. В необходимых случаях главы могут объединяться в разделы. Разделы и главы имеют заголовки и нумеруются.

Заголовки разделов и глав печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера разделов и глав проставляются римскими цифрами.

Например:

РАЗДЕЛ I. ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Слово «Статья» печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля с прописной буквы. Номер статьи проставляется арабскими цифрами. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка. Точка в конце заголовка не ставится, например:

Статья 15. Избирательное право

Текст отделяется от заголовка статьи 2 междустрочными интервалами.

При отсутствии заголовка слово «статья» и номер выделяются полужирным шрифтом, точка после номера статьи не ставится. Текст статьи печатается через 1 междустрочный интервал. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля, например:

Статья 1

Внести в Закон Волгоградской области от 06 декабря 1999 г. № 335-ОД «О порядке управления и распоряжения государственной собственностью Волгоградской области» следующие изменения:…

Статьи имеют единую сквозную нумерацию.

Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с точкой в пределах каждой статьи. Подпункты обозначаются строчными буквами русского алфавита с закрывающейся круглой скобкой.

Подпись должностного лица отделяется от текста междустрочным интервалом
36 пт и состоит из слов Глава администрации Волгоградской области и инициалов, фамилии главы администрации Волгоградской области. Слова «Глава администрации» и «Волгоградской области» печатаются в две строки через 1 междустрочный интервал от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия Главы Администрации Волгоградской области указываются у правой границы текстового поля на уровне последних слов наименования должности.

Пометка об исполнителе и дате подготовки законопроекта отделяется от подписи должностного лица 4 междустрочными интервалами. Текст пометки выравнивается по левой границе зоны расположения реквизитов и печатается через 1 междустрочный интервал. Длина строки не должна превышать 90 мм и ограничивается правым полем документа, например:

Подготовлен комитетом по управлению архивами администрации Волгоградской области

05 сентября 2009 г.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

3. Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом № 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: «Наименование вида документа», «Наименование (заголовок) документа», «Текст документа», «Подпись должностного лица».

Наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Наименование (заголовок) документа отделяется от предыдущего реквизита междустрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 междустрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, например:

К проекту закона Волгоградской области «О внесении изменений в статью 1 За кона Волгоградской области от 13 ноября 2001 г. № 624-ОД «О почетном звании Волгоградской области «Почетный гражданин Волгоградской области»

Текст пояснительной записки отделяется от заголовка междустрочным интервалом
24-36 пт и печатается от левой границы текстового поля через 1 междустрочный интервал. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать наименование субъекта права законодательной инициативы и разработчиков, обоснование необходимости принятия, включающее в себя развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, состояния законодательства в данной сфере правового регулирования.

Подпись должностного лица отделяется от текста 3 междустрочными интервалами и состоит из наименования должности автора пояснительной записки, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Образец оформления законопроекта приведен в приложении 16.

Приложение 16

Вносится главой администрации

Волгоградской области

Проект

ЗАКОН
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Об архивном деле в Волгоградской области

Настоящий Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Волгоградской области в интересах граждан, общества и государства.

Статья 1. Основные понятия, используемые в настоящем Законе

В настоящем Законе используются следующие основные понятия:

(Далее текст не приводится)

Глава администрации

Волгоградской области И.О. Фамилия

Подготовлен комитетом
по управлению архивами администрации Волгоградской области

05 сентября 2009 г.

Образец оформления проекта закона Волгоградской области

Приложение 17

Порядок оформления проектов постановлений и распоряжений

Главы Администрации Волгоградской области,

постановлений Администрации Волгоградской области

Подготовка проектов постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области осуществляется органами исполнительной власти Волгоградской области в соответствии с порядком, установленным Главой Администрации Волгоградской области.

Проекты постановлений (распоряжений) представляются в аппарат Главы Администрации Волгоградской области с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

В сопроводительном письме указываются: основание внесения проекта постановления (распоряжения), сведения о согласовании проекта постановления (распоряжения) или отсутствии согласования (с указанием причин) с заинтересованными лицами.

В пояснительной записке указываются: основание внесения проекта постановления (распоряжения), причины, обусловившие необходимость его разработки, краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений и социально-экономические последствия принятия проекта. В случае, если принятие проекта постановления (распоряжения) влечет расходы бюджета, дополнительно оформляется финансово-экономическое обоснование.

Сопроводительное письмо, пояснительная записка и финансово-экономическое обоснование к проекту подписываются руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области или лицом, исполняющим его обязанности. Проект постановления (распоряжения) визируется лицом, вносящим проект, и согласовывается в установленном порядке.

Порядок оформления проектов постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области приводится в Методических рекомендациях и рекомендуется для включения в разрабатываемые органами исполнительной власти Волгоградской области инструкции по делопроизводству.

Проекты правовых актов Главы Администрации Волгоградской области, Администрации Волгоградской области и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman № 14.

Верхнее поле проекта правового акта устанавливается равным 2,00 см, левое поле – 2,75 см, правое – 2,25 см, нижнее – 2,00 см.

При оформлении проекта правового акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.

Проекты правовых актов Главы Администрации Волгоградской области, Администрации Волгоградской области имеют следующие реквизиты: «Наименование вида документа», «Наименование (заголовок) документа», «Текст документа», «Подпись должностного лица», «Виза» и могут содержать приложения.

Наименование вида документа

Наименование вида документа – постановление Главы Администрации Волгоградской области, распоряжение Главы Администрации Волгоградской области, постановление Администрации Волгоградской области.

Реквизит печатается шрифтом обычной насыщенности, прописными буквами центрованным способом. Первое слово реквизита (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ) печатается без отступа от верхнего поля, слова «ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ» («АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ») отделяются от первого слова реквизита одинарным междустрочным интервалом.

Наименование (заголовок) документа

Наименование (заголовок) документа отвечает на вопрос: - «О чем»? («О ком?») издан документ. Заголовок является обязательным реквизитом проекта правового акта и составляется ко всем проектам содержащим текст объемом более 4-5 строк.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 6 см от верхнего края листа с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через междустрочный интервал 12 пт.

Заголовок центрируется относительно границ текстового поля.

Текст документа

Текст документа отделяется от заголовка 2-3 одинарными междустрочными интервалами и печатается через одинарный междустрочный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении – распорядительную часть). Преамбула в постановлениях Главы Администрации Волгоградской области завершается словом «п о с т а н о в л я ю», в постановлениях Администрации Волгоградской области – словами «Администрация Волгоградской области п о с т а н о в л я е т». Слова постановляю и постановляет печатаются вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В этом случае текст постановления начинается со слов п о с т а н о в л я ю:, Администрация Волгоградской области п о с т а н о в л я е т:, которые печатаются с абзаца.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов актов Главы Администрации Волгоградской области и Администрации Волгоградской области, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. Номер подпункта также может состоять из номера пункта и номера подпункта разделенных точкой.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Главы Администрации Волгоградской области, постановлению Администрации Волгоградской области в тексте на них обязательно делается ссылка.

Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и др.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом в обязательном порядке прилагаются к данному проекту постановления (распоряжения) и являются его неотъемлемой частью.

Проект правового акта Главы Администрации Волгоградской области, Администрации Волгоградской области по организации исполнения федерального закона, акта Президента Российской Федерации, закона Волгоградской области должен содержать ссылку на соответствующий закон или акт. В проектах постановлений (распоряжений) употребляются полные официальные наименования органов и организаций.

Подпись должностного лица

Подпись должностного лица отделяется от текста 3-4 одинарными междустрочными интервалами и состоит из слов «Глава Администрации Волгоградской области», инициалов и фамилии Главы Администрации Волгоградской области.

Слова «Глава Администрации» и «Волгоградской области» печатаются в две строки через междустрочный интервал 12 пт от границы левого поля. Инициалы и фамилия Главы Администрации Волгоградской области печатаются у правой границы текстового поля.

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Наименование (заголовок) документа», «Текст документа», «Подпись должностного лица» при необходимости размещения текста проекта правового акта Главы Администрации Волгоградской области, Администрации Волгоградской области на одной странице.

Виза

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

Правила оформления приложений

Приложения к проектам постановлений (распоряжений) Главы Администрации Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области оформляются на отдельных листах бумаги.

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, образцы документов и др.

Размеры полей, шрифты и междустрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений (распоряжений).

Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «ПРИЛОЖЕНИЕ», ниже дается ссылка на постановление (распоряжение) Главы Администрации Волгоградской области, постановление Администрации Волгоградской области. Все составные части реквизита выравниваются по левому краю текстового поля реквизита и печатаются через междустрочный интервал 12 пт. При наличии нескольких приложений, они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости на последующих страницах приложения в правом верхнем углу может делаться пометка Продолжение приложения 1 (Продолжение приложения 2 и т.д.).

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

к постановлению Главы

Администрации

Волгоградской области

от №

При наличии в тексте документа формулировки Утвердить (прилагаемые положение, инструкцию, порядок, правила, программу, перечень мероприятий и т.п.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО со ссылкой на правовой акт, его дату, номер. Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в роде и числе с главным словом наименования приложения (Порядок – УТВЕРЖДЕН, Положение – УТВЕРЖДЕНО, Инструкция – УТВЕРЖДЕНА, Правила – УТВЕРЖДЕНЫ).

Например:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением

Администрации

Волгоградской области

от №

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом через междустрочный интервал 12 пт. Наименование приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Последующие строки заголовка могут отделяться от первой строки одним междустрочным интервалом.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта и от текста приложения 2-3 междустрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом относительно границ текстового поля. Точка в конце заголовка не ставится.

В положениях, программах и других подобных документах разделы и главы нумеруются арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут разделяться на подпункты, которые могут иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.), а могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. При оформлении на компьютере табличных материалов должны использоваться средства Word. Сетка таблицы делается невидимой за исключением заголовочной части таблицы.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Графы таблицы нумеруются арабскими цифрами.

В одноярусной заголовочной части таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы, а в двух- и многоярусной – заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и других ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы.

Если заголовки второго, третьего и других ярусов графы грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы, они пишутся с прописной буквы.

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов Итого, Всего двоеточие не ставится.

При числах в боковике следует употреблять обозначения единиц физических величин в соответствии с Государственным стандартом Единицы физических величин. В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных. В графах таблиц повторяющиеся элементы не рекомендуется заменять кавычками.

Числа и текстовые элементы в графах равняются по первой (верхней) строке боковика. Числа в столбцах выравниваются в автоматическом режиме по правой цифре, дроби – по запятой внутри числа, после запятой десятичные знаки ставятся под десятичные, сотые – под сотые и т.д.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование и номера граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера страниц ставятся вверху страницы по центру.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой как верхний индекс. Текст сноски печатается через междустрочный интервал 12пт в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой (длина черты – одна треть ширины текстового поля). Символ сноски ставится с абзаца. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В конце приложения оформляется реквизит подписи заместителя Главы Администрации Волгоградской области – управляющего делами Администрации Волгоградской области. Наименование должности печатается в три строки от левой границы текстового поля через междустрочный интервал 12 пт.

Приложения визируются руководителем органа исполнительной власти, внесшего проект. Реквизит визы руководителя органа исполнительной власти печатается ниже реквизита подписи заместителя Главы Администрации Волгоградской области – управляющего делами Администрации Волгоградской области в правой части листа, оформляется шрифтом № 12 и включает в себя наименование должности руководителя, его инициалы, фамилию и личную подпись. Кроме того, приложения визируются сотрудником государственно-правового управления аппарата Главы Администрации Волгоградской области.

Образцы оформления проектов правовых актов приведены в приложениях 18-21.

Приложение 18

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

О некоторых вопросах в сфере делопроизводства и документооборота

в органах исполнительной власти Волгоградской области

В соответствии со статьей 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и во исполнение постановления Главы Администрации Волгоградской области от 30 марта 2009 г. № 306 «О вводе в эксплуатацию единой автоматизированной системы электронного документооборота в органах исполнительной власти Волгоградской области» п о с т а н о в л я ю:

(Далее текст не приводится)

Глава Администрации

Волгоградской области А.Г. Бровко

Образец оформления проекта

постановления Главы Администрации Волгоградской области

Приложение 19

РАСПОРЯЖЕНИЕ

ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

О разработке положений об оплате труда работников

государственных бюджетных учреждений Волгоградской области, подведомственным органам исполнительной власти Волгоградской области

В соответствии со статьями 144 и 145 Трудового кодекса Российской Федерации, во исполнение Закона Волгоградской области от 6 марта 2009 г. № 1862-ОД «Об оплате труда работников государственных бюджетных учреждений Волгоградской области»:

1. Органам исполнительной власти Волгоградской области до 20 июня 2009 г. разработать и представить на утверждение в Администрацию Волгоградской области положения об оплате труда работников подведомственных государственных бюджетных учреждений Волгоградской области, в которых предусмотреть базовые (минимальные) оклады (ставки) по профессиональным квалификационным группам, перечни и минимальные размеры выплат компенсационного и стимулирующего характера, порядок и условия оплаты труда руководителей государственных бюджетных учреждений, а также сроки, условия и порядок введения систем оплаты труда работников государственных бюджетных учреждений Волгоградской области в соответствии с методическими рекомендациями согласно приложению.

(Далее текст не приводится).

Глава Администрации

Волгоградской области А.Г. Бровко

Образец оформления проекта распоряжения

Главы Администрации Волгоградской области

Приложение 20

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Об организационных мероприятиях по созданию единой информационной системы инфраструктуры пространственных данных Волгоградской области

В соответствии с постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 22 февраля 2008 № 201 «Об утверждении концепции создания и развития инфраструктуры пространственных данных Волгоградской области», а также для создания благоприятных условий реализации мероприятий соглашения № С-129/08 между Федеральным космическим агентством и администрацией Волгоградской области о взаимодействии в области развития и использования космических систем, средств и технологий от 28 июля 2008 г. Администрация Волгоградской области п о с т а н о в л я е т:

Создать единую информационную систему инфраструктуры пространственных данных Волгоградской области (далее именуется – ИС ИПД).

(Далее текст не приводится)

Глава Администрации

Волгоградской области А.Г. Бровко

Образец оформления проекта постановления

Администрации Волгоградской области

Приложение 21

ПРИЛОЖЕНИЕ

к постановлению Главы Администрации

Волгоградской области

от №

Порядок

распределения квот на добычу (вылов) водных биологических ресурсов
между пользователями для осуществления промышленного рыболовства
в рыбохозяйственных водоемах Волгоградской области

1. Общие положения

1.1. Порядок распределения квот на добычу (вылов) водных биологических ресурсов между пользователями для осуществления промышленного рыболовства в рыбохозяйственных водоемах Волгоград-ской области (далее именуется – Порядок) разработан в соответствии с Федеральными законами от 24 апреля 1995 г. № 52-ФЗ О животном мире и от 20 декабря 2004 г. № 166-ФЗ О рыболовстве и сохранении водных биологических ресурсов.

(далее текст не приводится).

Заместитель Главы Администрации

Волгоградской области – управляющий делами

Администрации Волгоградской области И.О. Фамилия

Начальник Управления охотничьего и рыбного

хозяйства Администрации Волгоградской

области – заведующий отделом рыбного хозяйства

И.О. Фамилия

Образец оформления приложения

к постановлению Главы Администрации Волгоградской области

Приложение 22

Порядок подготовки и оформления приказов (распоряжений)

органов исполнительной власти Волгоградской области

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят структурные подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области на основании поручений руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области, его заместителей, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по вопросам государственной гражданской службы и кадрам готовит кадровая служба органа исполнительной власти Волгоградской области, в том числе на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности органа исполнительной власти Волгоградской области и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Служба делопроизводства контролирует правильность оформления проектов приказов (распоряжений).

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области, внесшим проект, руководителями структурных подразделений, которым в проекте даются поручения, а также руководителями Службы делопроизводства и юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю органа исполнительной власти Волгоградской области на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на гербовых бланках установленной формы и представляются на подпись при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой регистрации приказа является дата его подписания.

Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Приказы регистрируются в Службе делопроизводства органа исполнительной власти Волгоградской области по порядку номеров в пределах календарного года. К номерам приказов (распоряжений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в органе исполнительной власти Волгоградской области.

Приказы по основной деятельности, по личному составу, распоряжения регистрируются отдельно.

Копии приказов (распоряжений) на бумажном носителе заверяется печатью (штампом) Службы делопроизводства органа исполнительной власти Волгоградской области.

Копии приказов (распоряжений) направляются исполнителю и другим адресатам в соответствии с реестром рассылки, составляемым и подписываемым исполнителем.

Приказ (распоряжение) печатается на бланке соответствующего вида документа органа исполнительной власти Волгоградской области. Образец бланка приказа (распоряжения) и правила его построения приведены в приложении 2.

Дополнительно к реквизитам, установленным в бланке приказа (распоряжения), оформляются следующие реквизиты: «Наименование (заголовок) документа», «Текст документа», «Подпись должностного лица», «Визы». Реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности. При необходимости приказ (распоряжение) может содержать приложения.

Наименование (заголовок) документа

Заголовок является обязательным реквизитом приказа (распоряжения) и составляется ко всем приказам (распоряжениям), содержащим текст объемом более 4-5 строк. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста и отвечать на вопрос «О чем?» («О ком?»). Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 1,5 см. от реквизита «Место составления (издания)» через одинарный междустрочный интервал и выравнивается по центру.

Текст документа

Текст отделяется от заголовка 2-3 одинарными междустрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля через 1,5 междустрочных интервала, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа (распоряжения) может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы в а ю которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или должностные лица органа исполнительной власти Волгоградской области. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль над исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...».

Структурные подразделения (должностные лица) органа исполнительной власти Волгоградской области, до сведения которых доводится приказ, перечисляются в реестре рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Допускается уменьшение отступов между реквизитами «Наименование (заголовок) документа», «Текст документа», «Подпись должностного лица» при необходимости размещения текста приказа (распоряжения) на одной странице.

При оформлении проекта приказа (распоряжения) на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.

Визы

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования с грифами согласования.

Подпись должностного лица

Подпись должностного лица отделяется от текста 3-4 одинарными междустрочными интервалами и состоит из сокращенного наименования должности лица подписывающего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности лица подписывающего документ печатается от левой границы текстового поля через одинарный междустрочный интервал.

Инициалы и фамилия должностного лица, подписывающего документ печатаются от правой границы текстового поля в одной строке с последней строкой наименования его должности.

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель органа исполнительной власти Волгоградской области, а в его отсутствие лицо, его замещающее.

Правила оформления приложений

Приложения к приказам (распоряжениям) органов исполнительной власти Волгоградской области оформляются аналогично приложениям к проектам постановлений (распоряжений) Главы Администрации Волгоградской области, Администрации Волгоградской области ( приложение 17).

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, органа исполнительной власти, подготовившего проект.

Особенности оформления совместных приказов

Совместные приказы органов исполнительной власти Волгоградской области печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования органов исполнительной власти Волгоградской области располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - ПРИКАЗ - располагается центрованным образом;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами исполнительной власти Волгоградской области, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом исполнительной власти Волгоградской области, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей органов исполнительной власти Волгоградской области располагаются ниже текста на одном уровне.

Образец оформления приказа приведен в приложении 23.

Приложение 23

КОМИТЕТ ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ

АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

________________________ № ___________

Волгоград

Об утверждении Методических рекомендаций по разработке государственных стандартов в сфере архивного дела Волгоградской области

Во исполнение закона Волгоградской области от 6 марта 2009 года № 1863-ОД «О стандартах качества оказания государственных услуг Волгоградской области», постановления Главы Администрации Волгоградской области от 15 апреля 2009 г. № 386 «Об утверждении Порядка утверждения стандартов качества оказания государственных услуг (работ) Волгоградской области и Порядка оценки соответствия качества фактически оказываемых государственных услуг (работ) Волгоградской области утвержденным стандартам качества оказания государственных услуг (работ) Волгоградской области» п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемые Методические рекомендации по разработке государственных стандартов в сфере архивного дела Волгоградской области (далее – Методические рекомендации).

(Далее текст не приводится).

Председатель Комитета Подпись И.О. Фамилия

Образец оформления приказа органа исполнительной власти Волгоградской области

Приложение 24

Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний)

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

В органах исполнительной власти Волгоградской области протоколы могут издаваться в полной и краткой формах. В краткой форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области, готовившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на бланке «Выписка из протокола».

Копии протоколов и выписки из протоколов заверяются печатью Службы делопроизводства.

Протоколы печатаются: на бланке протокола, на общем бланке, на листе бумаги формата А4.

Оформление протокола на листе формата А4

При оформлении протокола на стандартном листе бумаги оформляются следующие реквизиты:

«Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области» – указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименование органа исполнительной власти Волгоградской области. Реквизит печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 без отступа от верхней границы поля документа через одинарный междустрочный интервал и выравнивается по центру;

«Вид документа» - ПРОТОКОЛ, реквизит печатается шрифтом Times New Roman 14 полужирной насыщенности прописными буквами, отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными междустрочными интервалами и выравнивается по центру;

«Вид заседания, совещания» - отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными междустрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности через одинарный междустрочный интервал и выравнивается по центру;

«Место проведения заседания(совещания)» - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два междустрочных интервала после реквизита «Вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

«Дата и номер протокола» - дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два междустрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы;

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и др. органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в органе исполнительной власти Волгоградской области.

«Текст протокола» - состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один междустрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов, в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании. При необходимости приводятся итоги голосования: «За - ..., против -..., воздержалось - ...».

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:

Первый заместитель Главы
Администрации Волгоградской области – И.О. Фамилия

Заместители Главы Администрации

Волгоградской области – И.О. Фамилия

– И.О. Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центровано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 междустрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

«Подпись» - отделяется от текста тремя одинарными междустрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один междустрочный интервал и выравнивается по левому полю. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Подпись секретаря заседания (совещания) отделяется от подписи председательствовавшего на заседании одинарным междустрочным интервалом и оформляется аналогично.

Образцы оформления полного и краткого протоколов на стандартном листе бумаги приведены в приложениях 25 и 26.

Оформление протокола на бланке протокола

При использовании для оформления протокола заседания (совещания) бланка протокола органа исполнительной власти Волгоградской области, на нем уже указаны реквизиты: «Герб Волгоградской области», «Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области», «Вид документа» (ПРОТОКОЛ), «Отметка для проставления даты», «Отметка для проставления номера документа», «Место проведения заседания (совещания)». Правила построения бланка – аналогичны правилам построения бланков распоряжений и приказов органов исполнительной власти Волгоградской области.

Ниже реквизита «Место проведения заседания (совещания)» не менее чем 1,5 см печатается реквизит «Вид заседания (совещания)». Реквизит печатается шрифтом Times New Roman 14 через одинарный междустрочный интервал и выравнивается по центру текстового поля.

Текст протокола отделяется от предыдущего реквизита линией и двумя одинарными междустрочными интервалами.

Образец оформления протокола на бланке протокола приведен в приложении 27.

Оформление протокола на общем бланке

Если при оформлении протокола используется общий бланк, то на нем уже указаны реквизиты: «Герб Волгоградской области», «Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области».

Остальные реквизиты протокола оформляются по правилам, предусмотренным для оформления протокола на стандартном листе бумаги.

Приложение 25

КОМИТЕТ ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ

АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРОТОКОЛ

Заседания Научного Совета

Волгоград

________________________ № ___________

Председательствующий – И.О.Фамилия

Секретарь - И.О.Фамилия

Присутствовали : 30 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О ………………………………………………………………………………...

Доклад начальника отдела...

2. О ………………………………………………………………………………...

1. СЛУШАЛИ:

И.О.Фамилия – текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

И.О.Фамилия – краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1….

1.2. …

Председательствующий Подпись И.О. Фамилия

Секретарь Подпись И.О. Фамилия

Образец оформления полного протокола

Приложение 26

ПРОТОКОЛ

совещания у председателя Комитета по управлению архивами

Администрации Волгоградской области

Л.И.Будченко

Волгоград

________________________ № ___________

Присутствовали:

Наименование должности - И.О. Фамилия

(Фамилии

в алфавитном порядке)

_____________________________________________________________________________

I. О выполнении плана издательской деятельности государственными архивами Волгоградской области

_______________________________________________

(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

1. Принять к сведению…

2. Директору ГУ «ГАВО»…

II. О выполнении плана ….

_______________________________

(Фамилия, Фамилия)

1. Принять к сведению…

Председатель Комитета И.О. Фамилия

Образец оформления краткого протокола

Приложение 27

КОМИТЕТ ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ

АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРОТОКОЛ

________________________ № ___________

Волгоград

Заседание Научного совета

Председательствующий – И.О.Фамилия

Секретарь – И.О.Фамилия

Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О рассмотрении результатов работы …

Доклад начальника отдела ..

2. Об итогах проведения …

1. СЛУШАЛИ:

И.О.Фамилия – текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

И.О.Фамилия – краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1….

1.2….

Председательствующий Подпись И.О. Фамилия

Секретарь Подпись И.О. Фамилия

Образец оформления протокола на бланке протокола

КОМИТЕТ

ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ

АДМИНИСТРАЦИИ

ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

Коммунистическая ул., д.30, Волгоград, 400131.

Тел. (8442) 30-99-21. Факс (8442) 30-99-17.

Е-mail: arh@volganet.ru

_________________ № _____________

На № ____________ от _____________

Приложение 28

Председателю Комитета по строительству и жилищно-коммунальному хозяйству Администрации Волгоградской области

Н.Н. Дубенко

Уважаемый Николай Николаевич!

Направляем в Ваш адрес информацию о мероприятиях, направленных на снижение потребления топливно-энергетических ресурсов в государственных архивах Волгоградской области.

Приложение: на 2л. в 1 экз.

С уважением, Л.И. Будченко

Образец оформления служебного письма

Приложение 29

Наименование органа

исполнительной власти

Волгоградской области

Наименование структурного

подразделения органа

исполнительной власти

Волгоградской области

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_______________№______

_______________________

(место составления)

На__________________год

Индекс

дела

Заголовок дела

(тома, частей)

Количество

дел (томов, частей)

Срок хранения

дела (тома, части) и № статей по перечню

Примечание

Название раздела

Наименование должности руководителя

структурного подразделения Подпись И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности

руководителя Службы

делопроизводства Подпись И.О. Фамилия

Дата

Заведующий архивом

(лицо, ответственное за архив) Подпись И.О. Фамилия

Дата

Продолжение приложения 29

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____году в структурном подразделении органа исполнительной власти Волгоградской области

По срокам хранения	Всего	В том числе
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности ответственного

за делопроизводство Подпись И.О. Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы

в Службу делопроизводства

Наименование должности, передавшего

сведения Подпись И.О. Фамилия

Дата

Форма номенклатуры дел структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области

Приложение 30

Наименование органа исполнительной

власти Волгоградской области

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_______________№______

_______________________

(место составления)

На__________________год

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя органа исполнительной Волгоградской области

Подпись И.О. Фамилия

Дата

Индекс

дела

Заголовок дела

(тома, частей)

Количество

дел (томов, частей)

Срок хранения

дела (тома, части) и № статей по перечню

Примечание

Название раздела

Наименование должности руководителя

Службы делопроизводства Подпись И.О. Фамилия

Дата

Виза заведующего архивом

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от___________№_________

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПМК Комитета

по управлению архивами

Администрации Волгоградской области

от___________№_________

Продолжение приложения 30

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____году в органе исполнительной власти Волгоградской области

По срокам хранения	Всего	В том числе
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности руководителя

Службы делопроизводства Подпись И.О. Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности, передавшего

сведения Подпись И.О. Фамилия

Дата

Форма номенклатуры дел органа исполнительной власти Волгоградской области

Приложение 31

Порядок заполнения граф номенклатуры дел

органа исполнительной власти Волгоградской области

Номенклатура дел органа исполнительной власти Волгоградской области составляется по установленной форме.

В приложении 29 приведена форма номенклатуры дел структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области, а в приложении 30 - форма номенклатуры дел органа исполнительной власти Волгоградской области.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в органе исполнительной власти Волгоградской области цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - код структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:

Приказы Комитета по основной деятельности .

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («разные материалы», «общая переписка» и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название органа исполнительной власти Волгоградской области или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с органами исполнительной власти Волгоградской области по вопросам организации деятельности экспертных комиссий.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Федеральным архивным агентством по основной деятельности.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами муниципальных районов и городских округов Волгоградской области по вопросам социальной защиты населения.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые отчеты Административно-хозяйственного отдела о работе автотранспорта.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области срок хранения.

В графе 5 «Примечание» указываются уточнения сроков хранения документов, название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти Волгоградской области для продолжения и др.

Если в течение года в органе исполнительной власти Волгоградской области возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Приложение 32

Порядок формирования, учета и хранения дел

в органе исполнительной власти Волгоградской области

При формировании дел в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись, отметку об исполнении и др. реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится очередной том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума; законов Волгоградской области, актов Главы Администрации Волгоградской области, Администрации Волгоградской области, выписки из соответствующих протоколов заседаний Администрации Волгоградской области.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Главы Администрации Волгоградской области, Администрации Волгоградской области, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела: а) протоколы и решения коллегии; б) документы к заседаниям коллегии.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Органа власти, его подразделений, или подведомственных организаций, и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти Волгоградской области средствами АСЭД.

Дела со дня их заведения до передачи в архив органа исполнительной власти Волгоградской области или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки - регистраторы.

В каждом структурном подразделении назначаются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел;

обеспечение защиты информации в информационной системе обеспечивающей хранение электронных документов.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого - либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.

Дела документального фонда органа исполнительной власти Волгоградской области, находящиеся на текущем хранении подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив органа исполнительной власти Волгоградской области, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации органа исполнительной власти Волгоградской области или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке и с количеством дел, указанном в графе 3, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта - заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист - заместитель, с указанием – когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Приложение 33

Порядок составления описей дел постоянного,

временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

В органе исполнительной власти Волгоградской области в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством архива (лица, ответственного за архив) органа исполнительной власти Волгоградской области. По этим описям документы сдаются в архив органа исполнительной власти Волгоградской области.

Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел органа исполнительной власти Волгоградской области, которую готовит архив (лицо, ответственное за архив) органа исполнительной власти Волгоградской области, и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий государственный архив.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 34) и представляются в архив органа исполнительной власти Волгоградской области не позднее чем через три года, после завершения дел в делопроизводстве.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи – валовый;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом органа исполнительной власти Волгоградской области;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний».

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем Службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении органа исполнительной власти Волгоградской области ЭК, опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив органа исполнительной власти Волгоградской области, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК, опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

Приложение 34

_____________________________________________________________________________

(Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области)

_____________________________________________________________________________

(Наименование структурного подразделения)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя

структурного подразделения

Подпись И.О. Фамилия

Дата

ОПИСЬ №_____

№

п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Срок хранения

Примечание

6[10]

Название раздела

В данную опись внесено__________________________________дел с №________________

(цифрами и прописью)

по №________________, в том числе:

литерные номера: ______________________________________________________________

пропущенные номера:__________________________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности руководителя

Службы делопроизводства

Подпись И.О. Фамилия

Дата

Продолжение приложения 34

Передал___________________________________________________________________дел

(цифрами и прописью)

и _____________________________ регистрационно-контрольных картотек к документам[11]

(цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения Подпись И.О. Фамилия

Дата

Принял __________________________ дел и _______________________________________

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам.

Наименование должности сотрудника

архива Подпись И.О. Фамилия

Дата

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области

Приложение 35

Правила оформления дел и подготовки дел

к передаче на архивное хранение

Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов), следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа исполнительной власти Волгоградской области (фондообразователя) и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, орган исполнительной власти Волгоградской области был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

наименование структурного подразделения - записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний»;

заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за...год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется на обложке с листа - заверителя дела.

Реквизит «Срок хранения дела и номер статьи перечня » переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти Волгоградской области, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве органа исполнительной власти Волгоградской области чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется, как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение.

Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение. Например: «Лист 7 - карта-склейка из 10 листов».

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле. Вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив, допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение 38).

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Необходимость составления внутренней описи документов дела отдельных дел определяется Инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти Волгоградской области.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона, или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками, или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 х 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

Документы органа исполнительной власти Волгоградской области являются собственностью Волгоградской области, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в государственный архив Волгоградской области, источником комплектования которого является орган исполнительной власти Волгоградской области, как часть архивного фонда Волгоградской области.

Приложение 36

Код государственного архива Волгоградской области___________

Код органа исполнительной власти Волгоградской области___________

____________________________________________________

Ф. № ______________

Оп. № ______________

Д. № ______________

________________________________________________________________________________

(Наименование государственного архива Волгоградской области)

________________________________________________________________________________

(Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области и структурного подразделения)

ДЕЛО № _____ ТОМ № _____

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(Заголовок дела)

________________________________________________________________________________

(Крайние даты)

На _______листах

Хранить_________

Ф. № ______________

Оп. № ______________

Д. № ______________

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение 37

ЛИСТ – ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _________

В деле подшито и пронумеровано ________________________________________ лист(ов),

(цифрами и прописью)

с №_______________по №_______________

в том числе:

литерные номера листов ________________________________________________________;

пропущенные номера листов ____________________________________________________

+ листов внутренней описи ______________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности сотрудника Подпись И.О. Фамилия

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма листа – заверителя дела

Приложение 38

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА № _____________________________________________________

№

п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

Итого ____________________________________________________________ документов,

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ___________________________________________.

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись И.О. Фамилия

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма внутренней описи документов дела

Приложение 39

Наименование органа исполнительной

власти Волгоградской области

АКТ

______________№_________

_________________________

(место составления)

о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению

На основании _________________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

_____________________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № _______________________________________

(название фонда)

№

п/п

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Дата дела или крайние даты дел

Номера описей (номенклатур за годы)

Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи

Количество дел

Сроки хранения дела и номера статей по перечню

Примечание

Итого _________________________________________ дел за _____________________годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ____________годы утверждены, а по личному составу

согласованы с ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (протокол от ____________________________№____________________________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов Подпись И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от ___________№_______

Продолжение приложения 39

Документы в количестве ____________________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

весом _______________________________кг сданы в ________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________________№______________

Наименование должности сотрудника,

сдавшего документы Подпись И.О. Фамилия

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности сотрудника

архива (Службы делопроизводства),

внесшего изменения в учетные документы Подпись И.О. Фамилия

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Приложение 40

Примерный перечень документов,

не подлежащих сканированию и вложению в АСЭД

1. Документы, содержащие персональные данные.

2. Приложения к поступающей корреспонденции, содержащие финансовые документы: балансы, счета, счета-фактуры, акты выполненных работ, протоколы разногласий, акты сверки, акты приема-передачи, финансовые отчеты и прогнозы, договора, платежные поручения, справки об ассигнованиях, сметы доходов и расходов и т.п.

3. Приложения к поступающей корреспонденции, содержащие: формы статистической отчетности, обращения граждан, копии лицензий, судебные приказы, постановления (определения) и решения суда, листы исполнительного производства.

4. Приложения к исходящей корреспонденции, содержащие: копии документов, подготовленных по запросам правоохранительных органов, органов надзора и контроля.

5. Поступающая корреспонденция, содержащая сброшюрованные приложения, книги или презентационные материалы.

6. Приложения большого объема и иные приложения к поступающей или исходящей корреспонденции для сканирования которых необходимы дополнительные технические устройства (например: сканер формата А3, фотоаппарат и т.п.).

Приложение 41

Перечень сведений о документе с комментариями по заполнению РКК в АСЭД

№ п/п

Наименование сведений об электронном документе

Комментарий по заполнению РКК

Входящий документ

Исходящий документ

Внутренний документ

НПА

Обращения граждан*

Обязательность заполнения

Наменование поля в РКК

Обязательность заполнения

Наменование поля в РКК

Обязательность заполнения

Наменование поля в РКК

Обязательность заполнения

Наменование поля в РКК

Обязательность заполнения

Наменование поля в РКК

Адресант

Вносится полное официальное наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. Для входящего документа заполняется путем выбора из Справочника адресатов. При получении входящего документа посредством системы межведомственного электронного документооборота поле Внутр.корреспондент уже заполнено автоматически. При регистрации исходящего и внутреннего документа поле заполнено автоматически в соответствии с организационной структурой органов исполнительной власти Волгоградской области, может быть откорректировано путем выбора из справочника Организационной структуры. При регистрации обращений граждан вводятся с клавиатуры - фамилия, имя, отчество, адрес гражданина, адрес электронной почты, поле Социальное положение заполняется путем выбора из выпадающего списка.

Обязательно

Наименование корреспондента

Обязательно

Структурное подразделение

Обязательно

Структурное подразделение

Отсутствует

Обязательно

ФИО заявителя

Адрес заявителя

Электронная почта

Внутренний корреспондент

Социальное положение

Адресат

Вносится полное официальное наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - корреспондента (получателя документа) (в соответствии с реквизитом «Адресат» на документе). Для входящиего документа, НПА - поле заполняется автоматически. Для исходящего документа заполняется из Справочника адресатов (для внешних корреспондентов - поле Адресаты) либо из справочника Организационной структуры органов исполнительной власти Волгоградской области и учреждений - пользователей АСЭД (при отправке документа посредством межведомственного электронного документооборота - поле Внутренние адресаты). Для внутреннего документа указывается в маршруте прохождения документа. Для обращения гражданина заполняется путем выбора из справочника Организационной структуры

Обязательно

Подразделение получатель

Обязательно

Адресаты

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Обязательно

Структурное подразделение

Дополнительно

Кому направлено

Внутренние адресаты

Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

Заполняется в соответствии с реквизитом «Подпись должностного лица» на документе. Для входящего документа заполняется путем выбора из Справочника адресатов (для документов, поступивших от внешних корреспондентов). При получении документа посредством межведомственного электронного документооборота поле уже заполнено в соответствии со структурой органа исполнительной власти или учреждения (пользователя АСЭД). Для исходящего, внутреннего документа указывается в маршруте прохождения документа (в этапе - На подписание путем выбора из справочника Организационной структуры). Для НПА - вводится с клавиатуры. Для обращения гражданина заполняется в поле ФИО заявителя.

Обязательно

Подписывающий

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Обязательно

Подписывающий

Обязательно

ФИО заявителя

Внутренний подписывающий

Вид документа

Заполняется в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа, соответствует реквизиту «Вид документа». Для всех видов документов заполняется путем выбора из выпадающего списка. При заполнении следующей РКК проставляется автоматически в соответствии с предыдущим выбором, при необходимости поле может быть откорректировано.Дополнительные поля в РКК обращения гражданина заполняются путем выбора из выпадающего списка.

Обязательно

Вид документа

Обязательно

Вид документа

Обязательно

Вид документа

Обязательно

Вид документа

Обязательно

Вид документа

Вид образщения

Форма обращения

Дата документа

В РКК переносится дата, присвоенная автором документа, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует, соответствует реквизиту «Дата документа». Для входящего документа, НПА, обращения гражданина, направленного с сопроводительным письмом (поле Дата исходящего) вносится с клавиатуры или путем выбора даты из календаря.Для исходящего, внутреннего документа проставляется автоматически.

Обязательно

Дата документа

Обязательно

Дата регистрации

Обязательно

Дата регистрации

Обязательно

Дата документа

Дополнительно

Дата исходящего

Номер документа

В РКК переносится регистрационнй номер документа, присвоенный автором документа. Для входящего документа, НПА, обращения гражданина заполняется путем набора на клавиатуре. Для исходящего, внутреннего документа проставляется автоматически при регистрации документа, после заполнения поля Индекс дела.

Обязательно

Исходящий рег.номер

Обязательно

Регистрационный номер

Обязательно

Регистрационный номер

Обязательно

Номер документа

Дополнительно

Исходящий номер

Дата поступления документа

Заполняется в соответствии с отметкой о поступлении документа в орган исполнительной власти Волгоградской области. Для входящего документа, НПА, обращения гражданина - поле уже заполнено автоматически, корректированию не подлежит.

Обязательно

Дата регистрации

Отсутствует

Обязательно

Дата регистрации

Обязательно

Дата регистрации

Входящий номер документа

Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе). Для входящего документа, НПА, обращения гражданина проставляется автоматически после регистрации документа.

Обязательно

Регистрационный номер

Отсутствует

Обязательно

Регистрационный номер

Обязательно

Регистрационный номер

Ссылка на исходящий номер и дату документа

Обязательно оформляется при подготовке писем-ответов. Сведения переносятся с инициативного документа и соответствуют регистрационному номеру документа и дате. В АСЭД формируется автоматически при подготовке ответного письма на документ-запрос (закладка Связанные документы).

Отсутствует

Дополнительно

Закладка (Связанные документы)

Отсутствует

10.

Наименование текста (заголовок к тексту документа)

Переносится заголовок к тексту документа. При его отсутствии формулируется краткое содержание документа. Для всех видов документов вводится с клавиатуры.

Обязательно

Краткое содержание

Обязательно

Краткое содержание

Обязательно

Краткое содержание

Обязательно

Краткое содержание

Обязательно

Краткое содержание

11.

Индекс дела

Указывается Индекс дела в соответствии с номенклатурой дел, в которое помещен исполненный документ и ответ на него. Вносится с клавиатуры или путем выбора из справочника Номенклатура дел.

Обязательно

Индекс дела

Обязательно

Индекс дела

Обязательно

Индекс дела

Обязательно

Индекс дела

Обязательно

Индекс дела

12.

Сведения о переадресации документа

Указываются на основании резолюции на документе. Информация представлена в маршруте прохождения документа в формате: задача - фамилия И.О. пользователя АСЭД - срок исполнения - текст поручения, комментарии.

Дополнительно

Указывается в маршруте прохождения документа

Дополнительно

Указывается в маршруте прохождения документа

Дополнительно

Указывается в маршруте прохождения документа

Дополнительно

Указывается в маршруте прохождения документа

Дополнительно

Указывается в маршруте прохождения документа

13.

Количество листов основного документа

Указывается количество листов основного документа, вводится с клавиатуры.

Дополнительно

Количество листов

Дополнительно

Количество листов

Дополнительно

Количество листов

Дополнительно

Количество листов

Дополнительно

Кол-во листов

14.

Количество приложений

Указывается количество приложений к документу. Значение вводится с клавиатуры.

Дополнительно

Количество приложений

Дополнительно

Количество приложений

Дополнительно

Количество приложений

Дополнительно

Количество приложений

Дополнительно

Количество приложений

15.

Общее количество листов приложений

Указывается общее количество листов приложений, значение вводится с клавиатуры.

Дополнительно

Общее количество листов приложений

Дополнительно

Общее количество листов приложений

Дополнительно

Общее количество листов приложений

Дополнительно

Общее количество листов приложений

Дополнительно

Общее количество листов приложений

16.

Указания по исполнению документа

Указания руководителя по исполнению документа, определяющие содержание поручения, срок его исполнения, автора и дату резолюции. Указывается в маршруте прохождения документа.

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Отсутствует

Отсутствует

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

17.

Должность, фамилия и инициалы исполнителя

Вносится информация об исполнителе (исполнителях) - должность, фамилия и инициалы исполнителя. Для входящего документа, НПА, обращения гражданина указывается в маршруте прохождения документа. Для исходящего, внутреннего документа проставляется автоматически.

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Обязательно

Автор

Обязательно

Автор

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

18.

Отметка об исполнении документа

Вносятся краткие сведения об исполнении документа с указанием даты или срока исполнения, регистрационный номер и дата подготовленного документа. Указывается в маршруте прохождения документа. Для обращения гражданина дополнительно указывается в специальном поле путем выбора из выпадающего списка

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Отсутствует

Отсутствует

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Отметка об исполнении

* В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации РКК обращения гражданина содержит иные сведения, являющиеся обязательными для заполнения, а также дополнительные сведения - о повторности и причине обращения.

Приложение 42

№

п/п

Оттиск печати (штампа)

Наименование печати (штампа)

Дата получения печати (штампа) от изготовителя

Предприятие-изготовитель, дата и номер сопроводительного документа

Кому выдана (должность, подразделение)

Роспись работника	Дата возврата печати	Роспись работника	Дата уничтожения печати	Дата, номер акта
7	8	9	10	11

Форма журнала учета печатей и штампов

СОДЕРЖАНИЕ

[1] Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, и обращениями граждан осуществляется в соответствии со специальными правовыми актами, утверждаемыми руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области.

[2] Определение действует до вступления в силу Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

[3] Определение действует до вступления в силу статьи 22 Федерального закона от 27 июля 2010 г. № 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

[4] Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

[5] Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

[6] Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».

[7] ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования.

[8] Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изм. от 23.09.2005).

[9] Пункт (сокращенно - пт) - в издательском деле единица измерения, равная 1/72 дюйма (0,376 мм).

[10] Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения

[11] Передаются вместе с делами канцелярии

Скачать архив с текстом документа