Організація конфіденційного діловодства
СОДЕРЖАНИЕ: Зміст Вступ 4 1 Організація конфіденційного діловодства 7 1.1 Особливості організації конфіденційного діловодства 7 1.2 Облік документів 10 1.3 Друкування документів та їх розмноження 11Зміст
Вступ.................................................................................................................... 4
1 Організація конфіденційного діловодства...................................................... 7
1.1 Особливості організації конфіденційного діловодства........................... 7
1.2 Облік документів................................................................................................................ 10
1.3 Друкування документів та їх розмноження................................................................. 11
1.4 Розсилання документів (відправлення).......................................................................... 12
1.5 Формування документів у справи.................................................................................. 12
1.6 Отримання дозволу на доступ до конфіденційних документів
та користування ними............................................................................. 14
1.7 Порядок зняття грифа обмеженого доступу................................................................ 16
1.8 Відбір документів для знищення..................................................................................... 16
1.9 Забезпечення збереженості документів та перевірка їх наявності............................ 17
1.10 Облік, зберігання, використання печаток, штампів і бланків................................. 19
2 Створення презентації в PowerPoint............................................................. 20
3 Організація робочого місця.......................................................................... 23
Висновок............................................................................................................ 27
Література
Додатки
Вступ
В сучасній українській ринковій економіці обовязковою умовою успіху підприємця у бізнесі, отримання прибутку та збереження в цілісності створеної ним організаційної структури є забезпечення економічної безпеки його діяльності.
Одна з головних складових частин економічної безпеки - інформаційна безпека, яка досягається за рахунок використання комплексу систем, методів та засобів захисту інформації підприємця від можливих зловмисних дій конкурентів та з метою збереження її цілісності та конфіденційності. Інформація, що використовується підприємцем у бізнесі та управлінні підприємством, банком, компанією чи іншою структурою (далі по тексту фірмою), є його власною або приватною інформацією, яка являє собою істотну цінність для підприємця. Ця інформація є його інтелектуальною власністю. Дана тема дипломної роботи є актуальною і потребує детального вивчення. Метою роботи є обґрунтування та аналіз організації конфіденційного діловодства.
Звичайно виділяють два види власної інформації:
· технічна, технологічна: методи виготовлення продукції, програмне забезпечення, основні виробничі показники, хімічні формули, рецепти, результати випробувань дослідних зразків, дані контролю якості й ті;
· ділова: кошторисні показники, результати дослідження ринку, списки клієнтів, економічні прогнози, стратегія дій на ринку і т. і.
Власна інформація підприємця з метою її захисту може бути віднесена до комерційної таємниці та є конфіденційною при дотриманні таких умов: інформація не повинна відображати негативні сторони діяльності фірми, порушення законодавства та інші подібні факти; інформація не повинна бути загальнодоступною чи загальновідомою; виникнення чи отримання інформації повинно бути законним і повязано з витрачанням матеріального, фінансового чи інтелектуального потенціалу фірми; персонал фірми повинен знати про цінність такої інформації та навчений правилам роботи з нею; підприємцем повинні бути виконані дії по захисту цієї інформації. Для документування інформації підприємця, яка є результатом творчої інтелектуальної праці в науці та виробництві, найбільш характерні не текстові, а зображувальні способи. Досить часто конфіденційна інформація документується фотографічними, відеографічними та іншими способами. Цінність інформації може бути кошторисною категорією і відображати конкретний розмір прибутку при її використанні чи розмір збитків при її втраті. Інформація стає часто цінною через її правове значення для організації чи розвитку бізнесу, наприклад, установчі документи, програми та плани, договори з партнерами та посередниками і т. і. Цінність може відображати її перспективне, наукове, технічне чи технологічне значення.
Отже, власна цінна інформація підприємця не обовязково є конфіденційною. Часто звичайний правовий документ важливо зберегти в цілісності та безпеці від викрадача чи стихійного лиха. Цінну конфіденційну ділову інформацію, як правило, містять: плани розвитку виробництва; ділові плани; плани маркетингу, бізнес-плани; списки власників акцій та інші документи. Найбільш цінні відомості про виробництво і продукцію, ринок, наукові розробки, матеріально-технічне забезпечення, умови контрактних переговорів, відомості про персонал, принципи управління фірмою, систему безпеки фірми і ті. Комерційна цінність інформації, як правило, недовготривала і визначається часом, необхідним конкуренту для створення тієї ж ідеї чи її викрадення та відтворення, опублікування та переходу до числа загальновідомих.
Степінь цінності інформації та необхідна надійність її захисту знаходяться в прямій залежності. Зарубіжні фірми з метою підвищення свого престижу та конкурентноздатності товарів часто використовують різні рекламні прийоми і, зокрема, створюють неіснуючі секрети. Такий секрет вміло розголошується зважаючи на загальновідому істину підслуханому вірять більше, ніж почутому. Виявлення та регламентація реального складу інформації, що представляє цінність дня підприємця і належить захисту, є основоположною частиною системи захисту.
Склад цінної інформації визначається її власником і фіксується в спеціальному переліку. Перелік цінних відомостей, що складають таємницю фірми, є постійним робочим матеріалом керівництва фірми, служб безпеки та конфіденційної документації. Він регулярно оновлюється, коректується та являє собою інвентарний список відомостей про конкретні роботи, конкретну продукцію, конкретні дослідження, конкретні контракти і т. і.
Особливість конфіденційного документу в тому, що він представляє собою одночасно: масовий носій захищеної інформації, основне джерело накопичення та розповсюдження цієї інформації, в тому числі її розголошення (витоку), і обовязковий обєкт захисту.
Конфіденційний характер включеної в документ інформації позначається грифом обмеження доступу до документа, який ініціює виділеній; його з загального потоку і обробку в спеціальному автономному режимі, а також поширює на документ захисні та інші міри підвищеної уваги та контролю.
1 Організація конфіденційного діловодства
1.1 Особливості організації конфіденційного діловодства
Конфіденційне діловодство у цілому базується на тих самих принципах, що й загальне, але водночас має відмінності, зумовлені обмеженням доступу до документованої інформації.
За сферою діяльності відкрите діловодство поширюється на управлінські дії і включає в основному управлінські документи. Конфіденційне діловодство поширюється як на управлінську, так і на різні види виробничої діяльності, включаючи не тільки управлінські, а й науково-технічні документи (науково-дослідні, проектні, конструкторські, технологічні тощо). До конфіденційних належать і деякі документи з особового складу.
Крім того, конфіденційне діловодство поширюється не лише на офіційні документи, а й на їх проекти, робочі записи, які не мають необхідних реквізитів, але містять інформацію, що підлягає захисту.
Відмінність конфіденційного діловодства від відкритого полягає у тому, що конфіденційну інформацію необхідно захищати не тільки від утрати, а й від недозволеного виходу за межі зони функціонування або встановленого кола осіб, які мають право працювати з нею.
Завданнями конфіденційного діловодства є:
• документаційне забезпечення усіх видів конфіденційної діяльності;
• захист документованої інформації, що утворюється в процесі конфіденційної діяльності.
Сутність конфіденційного діловодства зумовлена його організаційними і технологічними особливостями, до яких належать:
· суворе регламентування складу документів установи, що містять конфіденційну інформацію, та їх видання;
· обовязковий поаркушний облік кожного примірника усіх без винятку документів та їх проектів;
· максимально необхідна повнота реєстраційних даних про кожен документ;
· фіксація проходження і місцезнаходження кожного документа;
· проведення систематичних перевірок наявності документів;
· дозвільна система допуску до документів і справ;
· жорсткі вимоги до умов зберігання документів і користування ними;
· персональна та обовязкова відповідальність за облік, збереженість документів і порядок користування ними.
Ці особливості водночас є й вимогами до конфіденційного діловодства.
Конфіденційне діловодство поширюється не лише на офіційні документи, а й на їх проекти, робочі записи, які містять інформацію, що підлягає захисту.
Документуючи конфіденційну інформацію, варто враховувати такі аспекти:
· обсяг конфіденційних відомостей, включених у документ, має бути мінімальним і визначатися реальною ситуацією;
· документ завжди має стосуватися лише одного питання (теми) — це є важливим не стільки для швидкого доведення документа до виконавців, скільки для забезпечення чіткого функціонування системи доступу персоналу до конфіденційної інформації, необхідної лише певному співробітнику, і запобігання несанкціонованому ознайомленню співробітників установи та інших осіб з інформацією, що має обмежений доступ;
· зведені планові, організаційні, розпорядчі (зокрема, накази з основної діяльності), звітні та інші документи, що передбачають кількох виконавців, не слід розсилати підрозділам і виконавцям у повному обсязі — такі документи доводять до виконавців вибірково у вигляді витягів, персоніфікованих додатків-завдань;
· інформацію з обмеженим доступом необхідно максимально локалізувати в конкретній частині документа, його розділі, додатку, фотоілюстрації, графіку, на окремій дискеті, електронному масиві з ускладненою системою доступу (наприклад, великий за обсягом документ може мати окремий розділ, що містить комплекс інформації обмеженого доступу).
Склад документованої конфіденційної інформації залежить від компетенції і функцій установи, характеру її діяльності, взаємозвязків з іншими установами, порядку розвязання питань.
Конфіденційним документам надається гриф обмеженого доступу, що засвідчує особливий характер інформації, до якої має доступ обмежене коло осіб. Гриф обмеження доступу (Таємно, Для службового користування, Конфіденційно тощо) проставляють у верхньому правому куті на лицьовому боці першого аркуша документа над реквізитами «Адресат» або «Гриф затвердження документа». Обмеження доступу до друкованих видань позначають на обкладинці та титульному аркуші. Нижче грифа обмеженого доступу проставляється номер примірника. Приклади оформлення грифа обмеженого доступу:
Для службового користування Прим. 2 або
Конфіденційно Прим. 1
Якщо гриф обмеженого доступу не можна розташувати на магнітному носії, слід скласти супровідний лист, в якому обумовити обмеження. Гриф обмеженого доступу проставляється виконавцем та особою, яка підписує документ, на виданні — автором (укладачем) і керівником, який підписав видання до друку.
Відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання і використання конфіденційних документів несуть керівники установ.
Облік (реєстрацію), зберігання, розмноження конфіденційних документів здійснює, як правило, служба діловодства (секретар), що обліковує несекретну документацію. А відповідальність за нерозго-лошення відомостей, що містяться у конфіденційних документах, покладається на режимно-секретний підрозділ установи. Проте керівники установ, що володіють конфіденційною інформацією, можуть встановлювати інший порядок приймання і обліку такої
документації, тобто покладати ці функції на режимно-секретні підрозділи.
1.2 Облік документів
Облік, зберігання, розмноження конфіденційних документів здійснює, як правило, служба діловодства (секретар), що обліковує несекретну документацію.
Облік конфіденційних документів включає присвоєння та зазначення в облікових формах і на документах реєстраційних номерів, запис облікових і пошукових даних про документи (дата, автор, заголовок, кількість сторінок, місцезнаходження тощо).
Обліку підлягають усі без винятку виготовлені в установі документи з грифом обмеженого доступу. Вони обліковуються за кількістю сторінок, а друковані видання (книги, журнали, брошури) — за кількістю примірників.
Документи, що містять конфіденційну інформацію, реєструються один раз. Облік ведеться в журналах (Додаток 1)чи на картках, як правило, окремо від обліку документів відкритого діловодства.
Облік магнітних носіїв інформації з грифом обмеженого доступу ведеться окремо від обліку паперових документів.
Одержуючи конфіденційний документ, співробітник повинен звірити номер отриманого документа з його номером у журналі реєстрації, перевірити кількість аркушів і розписатися за отриманий документ. При поверненні конфіденційного документа співробітник служби діловодства (секретар) повинен звірити номер цього документа з номером у журналі, перевірити кількість аркушів документа і в присутності співробітника, що повертає документ, поставити в журналі (у відповідній графі) свій підпис і дату повернення документа.
Сторінки журналів реєстрації нумеруються, прошнуровуються та опечатуються. На останній обліковій сторінці слід зробити запис про кількість сторінок у журналі, який підписує працівник служби діловодства (секретар) і засвідчує печаткою «Для пакетів».
Якщо обсяг документів з грифом обмеженого доступу незначний, можна вести їх облік (реєстрацію) разом із документами загального діловодства. При цьому на картці (у журналі) до реєстраційного номера документа чи видання додається відповідна позначка, наприклад ДСК, Конф,ТКтощо.
Тираж видання з грифом обмеженого доступу, отриманий для розсилання, реєструється під одним вхідним номером у журналі обліку і розподілу видань із відповідними грифами (Додаток 2).
| .:::..::„:. |
Додатково розмножені примірники документа (видання) враховуються за номером цього документа (видання), про що робиться позначка на розмноженому документі (виданні) та в усіх облікових формах. При цьому нумерація розмножених примірників продовжується від останнього
номера примірників, які були розмножені раніше.
1.3 Друкування документів та їх розмноження
Друкування документів, що містять конфіденційну інформацію, здійснюється в друкарському бюро чи в структурних підрозділах. Відповідальність за збереження і нерозголошення інформації несуть керівники цих підрозділів.
На звороті останньої сторінки кожного примірника документа друкарка має зазначити кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, власне прізвище і дату друкування документа.
Надруковані та підписані примірники документів з грифом обмеженого доступу разом із чернетками чи варіантами передаються для реєстрації працівнику служби діловодства (секретарю), який здійснює їх облік. Чернетки та варіанти знищуються виконавцем і співробітником служби діловодства (секретарем), про що на копії вихідного документа робиться запис: Чернетки і варіанти знищено.Проставляються дата і підписи.
Розмножувати конфіденційні документи можна лише з дозволу керівника установи чи структурного підрозділу під контролем служби діловодства (секретаря). Облік розмножених документів ведеться за кількістю примірників. У реєстраційних формах, що заповнюються у друкарні, до реєстраційного номера чи назви документа додається відповідна позначка ДСК або КТ. Копіювально-розмножувальну техніку слід обладнати технічними засобами захисту інформації.
Документи з грифом обмеженого доступу, отримані від інших установ,
дозволяється розмножувати лише за їх згодою.
1.4 Розсилання документів (відправлення)
Розсилають конфіденційні документи на підставі рознарядок, підписаних керівником установи і керівником служби діловодства, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються (відправляються).
Конфіденційні документи можна пересилати цінними або рекомендованими поштовими відправленнями або з курєрами, які доставляють документи під підпис в реєстрі.
Документи, що розсилаються в інші установи, вкладають у конверти або упаковують таким чином, щоб виключити можливість доступу до них. Конверти застосовують світлонепроникні, пакети заклеюють. На конвертах (упаковках) зазначають адреси та назви одержувача і відправника, номери вкладених документів із відповідною позначкою. При цьому на конвертах забороняється зазначати прізвища, посади адресата, а також прізвища
виконавців документів і назви структурних підрозділів.
1.5 Формування документів у справи
Документи, що містять конфіденційну інформацію, після їх виконання формують у справи. Порядок їх формування передбачений номенклатурою справ відкритого діловодства. При цьому до номенклатури включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали та документи з відповідними грифами. Документи, що містять конфіденційну інформацію, залежно від виробничої та інформаційної потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з несекретними документами з одного і того самого питання.
Якщо в установі створюється значна кількість однакових видів документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом обмеженого доступу, то доцільно передбачити їх формування в окремі справи. При цьому в графі номенклатури справ «Індекс справи» до номера справи з документами, що містять конфіденційну інформацію, додається відповідна позначка.
У разі долучення документа з грифом обмеженого доступу до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться відповідна позначка, наприклад ДСК, а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.
Якщо у процесі діяльності установи створюється незначна кількість документів, що містять конфіденційну інформацію, номенклатурою справ може бути передбачено запровадження однієї справи із заголовком Документи з грифом «Для службового користування» або Документи з грифом «Комерційна таємниця». Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка ЕК.
Після закінчення діловодного року справу з конфіденційними документами поаркушно переглядають члени ЕК та у разі потреби приймають рішення про переформування справи. Документи постійного зберігання формують в окрему справу, якій надають заголовок і додатково включають до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.
Якщо у справі з грифом обмеженого доступу містяться лише документи тимчасового зберігання, її можна не переформовувати. Строк зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого строку зберігання документів, що містяться у справі. При цьому у графі номенклатури справ «Строк зберігання» закреслюють позначку ЕК і зазначають уточнений строк зберігання.
Справи, в яких нагромаджуються окремі документи, що містять конфіденційну інформацію, належать до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних аркушах цих справ також проставляється гриф обмеженого доступу, а до номенклатури справ вносяться відповідні уточнення.
Справи з документами, що містять конфіденційну інформацію, повинні
мати внутрішні описи.
1.6 Отримання дозволу на доступ до конфіденційних документів
та користування ними
Доступ до конфіденційних документів здійснюється лише на основі письмового дозволу керівника установи.
Дозвіл на доступ до конфіденційних документів оформлюється у вигляді:
• резолюції керівника на документі;
• завдання (вказівки) про виконання документа та прізвища виконавця в змісті розпорядчих документів (наказ, розпорядження);
• письмового дозволу на видачу документів (для архівних справ).
Доступ до конфіденційних документів, що надійшли до установи, здійснюється на підставі резолюції керівника на самому документі або на супровідному листі. Із супровідного листа резолюція переноситься на документ і засвідчується підписом особи, відповідальної за облік, обробку та зберігання конфіденційних документів із зазначенням дати.
Доступ виконавців до документів, що містять конфіденційну інформацію, здійснюється відповідно до затвердженого списку посадових осіб, які мають право працювати з такими документами. Зміни до цих списків, повязані з розширенням або обмеженням кола осіб, що допускаються до документів, вносяться з письмового дозволу керівника на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів.
Виконавець документа (якщо він продовжує працювати з тими ж питаннями, що порушені у документі) і особи, які візували та підписували документ, допускаються до нього без спеціального дозволу.
У разі відсутності виконавця (відрядження, відпустка, хвороба) його документами мають право користуватися керівник структурного підрозділу, в якому він працює, або за письмовим дозволом останнього — інші працівники того ж підрозділу, яким доручено виконання документа. Із сейфа документи за відсутності виконавця вилучаються в установленому порядку комісією зі складанням акта.
Не дозволяється використовувати відомості, що містяться в конфіденційних документах, у відкритих виступах чи опубліковувати в ЗМІ, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати на стендах, вітринах тощо.
Порядок користування документами, що містять комерційну таємницю, визначається інструкцією щодо роботи з такими документами в установі.
Знімати копії, а також робити витяги з документів, що мають гриф обмеженого доступу, можна тільки з дозволу керівника установи чи структурного підрозділу.
Копіювати документи з грифом обмеженого доступу, що отримані від інших установ, можна лише з дозволу установ — авторів цих документів.
Видавати справи з грифом обмеженого доступу з архіву чи відомчих бібліотек закритого типу можна:
• працівникам своєї установи за списком, затвердженим керівником установи (структурного підрозділу) або за його письмовим дозволом;
• працівникам інших установ — за їх письмовим зверненням і на підставі письмового дозволу керівника установи (структурного підрозділу).
Справи та видання з грифом обмеженого доступу видаються виконавцям і приймаються від них під підпис у журналі обліку конфіденційних справ і
видань (Додаток 3).
1.7 Порядок зняття грифа обмеженого доступу
Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом обмеженого доступу періодично (як правило, один раз на 5-10 років) переглядаються з метою зняття цього грифа. Рішення про зняття грифа приймає ЕК установи — автора документа (видання) чи правонаступника. Рішення комісії оформлюється актом, який затверджує керівник установи. В акті перелічуються заголовки і номери за описом справ, з яких гриф знімається. На обкладинках справ гриф обмеженого доступу погашається штампом чи записом від руки із зазначенням дати і номера акта. Аналогічні позначки вносяться до опису та номенклатури справ. Про зняття грифа обмеженого доступу інформують всі установи, яким надсилався конфіденційний документ.
Зняття з інформації статусу комерційної таємниці здійснюється після закінчення контрольного строку або внаслідок певних обставин (поява нового зразка, технології, витік інформації до конкурента тощо).
При опублікуванні інформації, яка раніше була закритою, рекомендується приділяти більше уваги її практичній цінності та ексклюзивності, щоб зацікавити в її використанні постійних споживачів як у межах країни, так і за кордоном. Разом з тим обсяг опублікованих даних має бути недостатнім для самостійного впровадження їх без додаткової інформації
розроблювана.
1.8 Відбір документів для знищення
На документи з грифом обмеженого доступу, що мають постійний строк зберігання або «до ліквідації організації», а також тривалий (понад 10 років) строк зберігання, складають описи справ, оформлюють обкладинки справ та формують справи відповідно до архівних правил. Відібрані для знищення документи, строк зберігання яких закінчився, включаються в акт про вилучення цих документів для знищення. Якщо документи з грифом обмеженого доступу включаються до загального акта разом з іншими, несекретними справами, то в графі «Заголовок справи» після номерів справ проставляється відповідна позначка. Документи знищуються після затвердження акта керівником установи.
Відібрані для знищення документи з грифом обмеженого доступу перед відправленням на переробку як макулатуру слід подрібнити до стану, що виключає можливість їх прочитання.
Якщо обсяг справ, відібраних для знищення, незначний, вони можуть бути спалені, про що в акті необхідно зробити позначку.
Після знищення документів із грифом обмеженого доступу в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах, описах справ тимчасового зберігання) зазначається: Знищено. Акт № від (дата).
Інформаційні видання, телефонні й адресні довідники, копії документів, стенографічні записи та друкований брак можна знищувати без акта, але з позначкою в облікових формах, що засвідчуються підписами виконавця і
працівника, відповідального за їх облік і зберігання.
1.9 Забезпечення збереженості документів та перевірка їх наявності
Для документів, що містять конфіденційну інформацію, створюють особливий режим зберігання: у службових приміщеннях встановлюють шафи (сейфи), обладнують сховища, що надійно замикаються та опечатуються. Документи, видані для роботи співробітникам, повертаються в службу діловодства (секретареві) або до архівного підрозділу (архіву) у той же день. У деяких випадках з дозволу керівника служби діловодства чи архіву документи можна надавати виконавцеві на весь термін, необхідний для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх збереженості. Документи не дозволяється залишати на столі, після закінчення роботи їх слід покласти у шафу, що замикається, або у сейф.
Документи, що містять конфіденційну інформацію, не дозволяється виносити за межі службових приміщень установи. Якщо необхідне узгодження, підписання документів із грифом обмеженого доступу в установах, що розташовані у тому самому населеному пункті, керівник установи може дозволити винести документи співробітникам за межі установи.
Співробітнику, направленому у відрядження в інші населені пункти, не можна брати із собою документи, що містять конфіденційну інформацію. Ці документи заздалегідь пересилаються за призначенням.
Наявність документів із грифом обмеженого доступу щороку перевіряє комісія, спеціально призначена наказом керівника установи. До складу комісії входять особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівники режимно-секретних підрозділів.
В архівах і бібліотеках, де зберігається багато документів із грифом обмеженого користування, перевірку їх наявності здійснюють раз на пять років.
Результати перевірок оформлюються протоколом. Якщо під час перевірки було виявлено втрату документів із грифом «ДСК» чи розголошення відомостей про конфіденційну інформацію, що є власністю держави, то про це негайно доповідають керівництву установи, керівникам режимно-секретного підрозділу і служби діловодства, а також письмово повідомляють СБУ
Про втрату чи розголошення комерційної таємниці доповідають керівнику установи, інформують режимно-секретний підрозділ, службу безпеки установи (якщо така є) та службу діловодства. Для розслідування факту втрати документів або розголошення інформації, що міститься в них, наказом керівника установи призначають комісію, висновок якої затверджує керівник установи.
За порушення, що призвели до розголошення конфіденційної інформації, втрати чи незаконного знищення документів із грифом обмеженого доступу,
винні особи несуть відповідальність згідно із законодавством.
1.10 Облік, зберігання, використання печаток, штампів і бланків
Установи зобовязані вести облік печаток і штампів з повною назвою установи; бланків, що мають трафаретний текст документів і які надають право на інспектування, нагляд і відвідування інших установ; посвідчень особи, посвідчень про відрядження, а також усіх видів перепусток, трудових книжок, бланків про освіту (атестати, дипломи, посвідчення, свідоцтва).
Наказом керівника в установах мають бути призначені особи, які несуть персональну відповідальність за облік і зберігання печаток, штампів, бланків суворої звітності.
Облік печаток і штампів ведеться у спеціальному журналі (Додаток 4),а бланків — у журналі за видами бланків (Додаток 5).Бланки видають під підпис у журналі. Журнали обліку печаток, штампів і бланків нумеруються, прошиваються, опечатуються та вносяться в номенклатуру справ.
Печатки і штампи мають зберігатися в сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати в шафах, які надійно закриваються й опечатуються. На всіх частинах (сторінках) бланків, що надають право на інспектування, нагляд і відвідування установ; посвідченнях особи, посвідченнях про відрядження, а також на усіх видах перепусток, бланків про освіту проставляються порядкові номери (друкованим способом або нумератором). Видача заповнених бланків здійснюється під підпис у відповідних облікових формах. Видача зазначених бланків без їх заповнення не дозволяється. Знищення бланків здійснюється за актами.
Печатки та штампи, виготовлені з дозволу органів Міністерства внутрішніх справ України, передаються для знищення цим органам.
Перевірку наявності печаток, штампів і бланків щороку проводить комісія, призначена наказом керівника установи. У разі виявлення порушень правил зберігання комісія складає акт та інформує керівника установи. Про втрату печаток і штампів керівники установ повинні негайно повідомити органи МВС і вжити заходів щодо їх розшуку.
2 Створення презентації в PowerPoint
PowerPoint— це графічний пакет підготовки презентацій і слайд-фільмів. Він надає користувачеві все необхідне — потужні функції роботи з текстом, включаючи малювання контуру тексту, засоби для малювання, побудова діаграм, широкий набір стандартних ілюстрацій і т. ін.
Презентація — це набір слайдів і спецефектів, що супроводжують їх показ на екрані, розподільний матеріал, а також конспект і план доповіді, що зберігаються в одному файлі, створеному за допомогою PowerPoint.
Слайд — це окремий кадр презентації, що може містити в собі заголовок, текст, графіку, діаграми і т. д. Створені засобами PowerPointслайди можна роздрукувати на чорно-білому або кольоровому принтері, або за допомогою спеціальних агентств виготовити 3 5-міліметрові слайди на фотоплівці.
Розподільний матеріал — це роздруковані в компактному вигляді слайди презентації: два, чотири або шість слайдів на одній сторінці.
Конспект доповіді — у процесі роботи над презентацією в PowerPointможна одержати конспект доповіді, при друкуванні якого на кожній сторінці буде виведене зменшене зображення слайда й текст, що пояснює його зміст.
Структура презентації — це документ, що містить тільки заголовки слайдів, а також основний текст без графічних зображень і спеціального оформлення.
Терміни й визначення, що використовуються в PowerPoint
Шаблон — це презентація, формат і схема кольорів якої можуть використовуватися для підготовки інших презентацій. PowerPointпоставляється більш ніж зі 100 професійно оформленими шаблонами, які ви можете використовувати для підготовки ваших власних презентацій.
Вихідна презентація PowerPoint— це презентація PowerPoint, що використовується як шаблон за умовчанням. З цією презентацією ви працюватимете, коли виберете перемикач «Порожня презентація» у
діалоговому вікні «Нова презентація». Шаблон презентації за умовчанням зберігається у файлі default.pptу каталозі, де встановлений PowerPoint.
Майстер. У пакеті PowerPointє майстри для кожного ключового компонента ваших презентацій: слайд-майстер, майстер структури презентації, майстер розподільного матеріалу й майстер приміток. Малюнки й текст, які ви розмістите ні цих майстрах, будуть автоматично зявлятися на кожному новому слайді й сторінках приміток презентації.
Слайд-майстер — слайд, що містить форматовані рамки фіксації для заголовка, текстів й інших фонових малюнків, які ви хочете мати на слайдах. Якщо ви зробите які-небудь зміни на слайд-майстрі, то вони будуть автоматично застосовані до всіх слайдів, що настроєні за слайд-майстром.
Схема кольорів — основа з восьми кольорів, які ви можете застосовувати Я слайдах, сторінках приміток і розподільному матеріалі. Схема кольорів складається з кольору фону, кольору ліній, тексту і шести додаткових кольорів. Баланс цих кольорів поліпшує сприйняття слайдів.
Інші кольори — кольори, що відсутні в основній схемі кольорів, які ви можете використовувати зі спеціальною метою.
Обєкт — текст, лінії, форми, які ви створюєте за допомогою інструментів роботи з текстом і малювання геометричних фігур, а також будь-які картинки, котрі ви імпортуєте з інших додатків.
Атрибут — властивість обєкта, яку ви можете використовувати для маніпулювання обєктом, використовуючи інструменти й команди PowerPoint(лінійзаливка, тінь, колір і форма).
Форма — цей атрибут мають обєкти, які ви створюєте, використовуючи інструменти роботи з текстом або «Автоформи». Обєкти, створені за допомогою інструментів малювання (ліній, дуг і довільних фігур), не мають форми як атрибута. Контур — видима лінія по краях обєкта.
Рамка фіксації — рамка, що зявляється на слайді при роботі з текстом для того, як ви почнете вводити текст. Кожна така рамка оточена лінією з точок. Використовуючи елементи управління цих рамок, ви можете змінити
їхній розміри переміщати текст у слайді, змінювати шрифт і колір тексту усередині рамою можливо також змінювати положення самого тексту відносно до цієї рамки.
Абзац — це текст, введений між двома натисканнями клавіші Enter. Коли ви робите вирівнювання тексту і додаєте символи бюлетеня, дія застосовується до абзацу.
Інструмент «Текст» — ви можете ввести текст у будь-якому місці слайда, використовуючи інструмент введення тексту панелі інструментів «Малювання». Текст, який ви вводите, використовуючи цей інструмент, не виводиться на екран у режимі роботи зі структурою презентації.
3 Організація робочого місця
Робоче місце - зона професійної діяльності одного або кількох виконавців, оснащене необхідним обладнанням для виконання посадових обов’язків.
Інтер’єр службового приміщення слід добре обміркувати бо він впливає на ефективність роботи будь-якого працівника. Фірма може скористатися послугами дизайнера.
При плануванні потрібно використовувати наступні рекомендації:
- столи розміщують перпендикулярно вікну, щоб світло падало зліва;
- прилади опалення розміщують на відстані 120-150 см від робочого місця для зменшення несприятливого впливу променевого тепла;
- столи співробітників, які в процесі роботи контактують розміщують суміжно, щоб не підводячись можна було передавати будь-що;
- ширина проходу між столами і обладнанням в кімнаті:
для однієї людини – 50-55 см
для двох осіб – 65-75 см
для трьох осіб – 95-100 см;
- відстань від робочого місця до стіни не більше 120 см, до шафи не більше 160 см;
- робоче місце співробітників, які повинні відвідувати інші підрозділи або контактувати з співробітниками інших служб розміщують недалеко від входу в приміщення.
Згідно з діючими нормами площа службових приміщень встановлюється
4 м2
на одну особу.
Комплект меблів для обладнання кабінету:
- письмові столи (звичайні, спеціалізовані);
- допоміжні столи і тумби для зберігання довідкових матеріалів, картотеки тощо;
- крісла, стільці підйомно-поворотні;
- приставки для зберігання документів;
- шафи звичайного типу і спеціальні.
Простір, який займає робоче місце, поділяється на кілька зон досяжності.
Зона досяжності – простір, в межах якого, не переміщуючись можна виконати необхідні роботи.
Нормальна зона обмежується уявною дугою, яка окреслюється кінцями пальців рук з центром обертання в ліктьовому суглобі при вільно опущеному плечі.
Максимальна зона обмежується уявною дугою, яка окреслюється кінцями пальців вільно-вистягнутих рук з центром обертання в плечовому суглобі.
Необхідно підтримувати заведений порядок розташування документів та інших матеріалів у ящиках столу, шафах, сейфах. Дотримання звичного порядку не тільки полегшить працю, зробить багато операцій автоматичними, зекономить час, а й буде перешкоджати „зникненню” документів, які у недостатньо зібраних працівників потрапляють у папки з іншими документами.
Особливе значення надається обладнанню офісу оргтехнікою. Сучасні робочі місця неможливі без персонального комп’ютера, що включає монітор, системний блок, „мишку”, клавіатуру. Їх зручно розташовувати на спеціальному столі-приставці. Комп’ютер повинен мати відповідне програмне забезпечення. Для підбору необхідної інформації комп’ютер може мати доступ в Інтернет.
Також на робочому місці працівника на окремій приставці розміщаються телефон чи міні-АТС. У допоміжній зоні можна розташувати стіл з факсом.
На столі секретаря повинні бути лише предмети, необхідні для оперативної роботи, крім того повинна бути настільна лампа, календар-щоденник, настільний органайзер з ручками, олівцями та інше канцелярське приладдя, блокнот для записів.
Для зберігання документів з грифом обмеження доступу, печаток і штампів використовують сейфи. Відкривається сейф лише в разі потреби взяти з нього чи покласти туди документи. Після роботи працівник, відповідальний за документи обмеженого користування, повинен закрити сейф, опечатати його, а прийшовши на роботу, перевірити відтиск печатки.
Кольорове забарвлення службових приміщень
Відповідно до вимог технічної естетики вибір забарвлення службових приміщень повинен проводитися з урахуванням особливостей клімату, умов праці та характеру освітлення приміщення.
Конкретні кольори мають відповідати функціям приміщення. Приміщення з високою температурою доцільно фарбувати в холодні тони, а для приміщень з нижчою температурою більше пасують теплі тони. З допомогою кольору можна також підкреслити особливості приміщення. Наприклад, світлий колір зорово збільшує маленьку кімнату, темний – зменшує. Використовуючи різноманітні кольори, не слід також забувати і про те, що кольори мають на людину великий емоційний вплив. Загальновідомо, що темні кольори присипляють, а яскраві збуджують. Уміле використання кольорів – добрий засіб підвищення працездатності.
Освітлення робочих приміщень
Правильне освітлення робочих приміщень і місць сприяє збільшенню ефективності праці, попереджує зорову і загальну втому, викликає відповідний настрій і самопочуття.
Для забезпечення розсіяного освітлення при малій яскравості світильників рекомендується застосовувати люмінесцентні лампи.
Приміщення служб документації повинні мати природне освітлення. Деякі приміщення (архів, телетайпна, копіювльно-множильні бюро) не потребують природного освітлення. В них можна користуватися штучним освітленням.
Світло має падати на робочі поверхні столів і засобів оргтехніки з лівого боку або спереду, засліплюючий ефект не допускається. Засліплення відбитим світлом можна уникнути завдяки правильному вибору кольорового оформлення приміщень.
Шум у службових приміщеннях
Рівень постійних шумів, що проникають до службових приміщень, визначається відповідно до діючих норм, але не більше 40 дБ.
При доборі обладнання керуються рівнем шуму, вказаним у технічних характеристиках апаратури. Якщо рівень шуму обладнання перевищує допустимий, а винести шумне обладнання неможливо, джерело шуму звукоізолюють, покриваючи стіни, стелю та підлогу акустичними звукопоглинаючими матеріалами.
Поряд з робочим місцем можуть бути встановлені акустичні перегородки. Висота перегородки має бути на 15-20 см вище рівня голови сидячої людини. Такі перегородки дають змогу знизити рівень шуму до 2-3 дБ у межах низьких частот та до 6 дБ у межах високих частот. Для захисту від зовнішнього шуму використовують беруші, які знижують сприйняття зовнішніх шумів на 50%.
Температурний режим у службових приміщеннях
Згідно з діючими нормами температура в службових приміщеннях повинна бути в межах 18-200
С. Відносна вологість повітря в зимовий період
45-50%, у літній 50-55%.
Поліпшенню складу повітря і зниженню нервово-психологічної та зорової втоми працівників сприяє розміщення у службових приміщеннях квітів. Вони не повинні займати проходи, закривати віконні пройоми й освітлювачі.
Оптимальні кліматичні умови в службовому приміщенні забезпечують хорошу працездатність. Висока температура в приміщенні сприяє сонливості, втомі, знижує працездатність.
У холодному приміщенні розсіюється увага, що особливо шкідливо для людей, зайнятих розумовою працею.
Висновок
Нна сучасному етапі робота з документами, які становлять комерційну таємницю відіграє значну роль у діяльності управлінських органів будь-якого підприємства. Конфіденційне діловодство поширюється на документи, які містять у собі відомості, що складають комерційну і службову таємницю. Комерційна таємниця прямо повязана з комерційною діяльністю, є необхідною умовою її існування.
Таким чином, комерційна і службова таємниця є свого роду збірним поняттям, що включає різні носії з відповідною інформацією, і захист цих видів таємниці в підсумку зводиться до захисту її носіїв.
Типи матеріальних обєктів як носіїв інформації різні. Ними можуть бути магнітні й оптичні диски, фото-, кіно-, відео- і аудіоплівки, різні види промислової продукції, технологічні процеси й ін. Але найбільш масовим типом є носії на паперовій основі. Інформація в них фіксується рукописним, машинописним, електронним, типографським способами у формі тексту, креслення, схеми, рисунка, формули, графіка, карти і т. п. У цих носіях інформація відображається у вигляді символів і образів.
Документи, що містять інформацію, яка складає комерційну і службову таємницю, прийнято називати конфіденційними, а процеси їхнього виготовлення й організацію роботи з ними - конфіденційним діловодством.
Організація і технологія конфіденційного діловодства не регламентовані державними нормативними актами. Їх повинен визначати власник конфіденційних документів, з огляду на специфіку діяльності підприємства. Однак при цьому йому необхідно керуватися визначеними нормами і правилами роботи з конфіденційними документами, що забезпечують потрібний рівень функціонування підприємства, збереженість документів і конфіденційність інформації, що міститься в них.
Розвиток ринкових економічних відносин в Україні поряд із позитивними здобутками супроводжується і певними негативними явищами. Особливу занепокоєність викликає збільшення кількості злочинів у сфері господарської діяльності, оскільки вони не лише гальмують позитивні тенденції, а й завдають істотної шкоди державі, субєктам відносин у сфері господарювання та окремим громадянам.
Велику небезпеку представляє собою поява нових форм злочинної діяльності, які раніше не були відомі. З ними поки що досить складно вести ефективну боротьбу як з точки зору кримінального переслідування, так і застосування організаційно-управлінських і кримінологічних заходів з метою їх попередження. До таких злочинних посягань слід віднести незаконне збирання, використання та розголошення відомостей, що складають комерційну таємницю.
Література
1. ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять / С… Кулешов (розроб.). - Офіц. вид - К.: Держспоживстандарт України, 2005. - ІV, 32 с.
2. Беспянська Г.В. Діловодство: навч. посібник для дистанційного навчання / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини «Україна». Інститут дистанційного навчання. - К.: Університет «Україна», 2007. - 480c.
3. Головань С.М. Загальне діловодство та ведення документів, що містять конфіденційну інформацію з грифом «Для службового користування»: Навч.-метод. посібник / Національний авіаційний ун-т. - К.: НАУ, 2003. - 91 с.
4. Гордієнко К.Д. Діловодство в роботі секретаря: практичний посібник. - 3-тє вид., змінене та доп. - К.: КНТ, 2009. - 304c.
5. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. для уч. проф.-техн. закл. освіти. - 4.вид. - К.: Либідь, 2004. - 384 с.
6. Діловодство: зб. інструкцій / Є.К. Пашутинський (упоряд.). - 2-ге вид., зм. - К.: КНТ, 2009. - 593 с.
7. Козоріз В.П., Лапицька Н.І. Загальне і кадрове діловодство: Навч. посіб. / Міжрегіональна академія управління персоналом. - К.: МАУП, 2002. - 164 с.
8. Комова М.В. Діловодство: Навч. посіб. для студ. ВНЗ / Національний ун-т «Львівська політехніка». - Л.: Тріада плюс, 2006. - 217 с.
9. Кузнецова Т.В., Кунченко-Харченко В. І. Документи і діловодство: Учбовий посібник. - Черкаси, 2005. - 118 с.
10. Лоза О.В. Діловодство та документування управлінської діяльності: Навч. посібник / Українська академія держ. управління при Президентові України. Дніпропетровський філіал. - К., 2003. - 67 с.
11. Ломачинська І.М., Лоскутова С.А. Спеціальне діловодство: Навч. посіб. для дистанц. навч.:В 2 ч. / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини «Україна». Інститут дистанційного навчання / Т.Г. Горбаченко (наук. ред.). - К.: Університет «Україна», 2006. - 415 с.
12. Пашутинський Є.К. Діловодство кадрової служби. - К.: КНТ, 2004. - 272 с.
13. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. - 2-е вид., переробл. і доп. - Х.: Фактор, 2008. - 416c.
14. Рогожин М.Ю. Документы делового общения. - М.: Русская Деловая Литература, 1999. - 204 с.
15. Рурак К.П. Організація діловодства / Кіцманський держ. аграрний технікум. - Чернівці, 2004. - 367 с.
16. Свердан М.Р. Основи діловодства: Навч. посіб. / Буковинський держ. фінансово-економічний ін-т. - Чернівці: Рута, 2004. - 184 с.
17. Северин Л.І., Дудатьєва В.М., Пустовіт Т.М. Основи діловодства: навч. посіб. для студ. усіх спец., які отримують робочу кваліфікацію «Оператор компютерного набору» / Вінницький національний технічний ун-т. - Вінниця: ВНТУ, 2008. - 122 с.
18. Собчук В.С. Основи загального діловодства: навч. посібник / Волинський національний ун- т ім. Лесі Українки. Лабораторія науково-технічних експертиз та археологічних досліджень історії Волині; ТзОВ «Стир-агробуд». - Луцьк: Волинська обласна друкарня, 2008. - 180 с.
19. Тітенко Л.А. Діловодство з використанням компютерної техніки: Навч.-метод. посібник для самост. вивчення дисципліни / Київський національний економічний ун-т ім. Вадима Гетьмана - К.: КНЕУ, 2006. - 192 с.
 |