Методы документального контроля

СОДЕРЖАНИЕ: 1. Методы документального контроля Метод финансово-хозяйственного контроля характеризуется использованием общенаучных методических приемов исследования объектов контроля и соб­ственных конкретно-научных эмпирических методических приемов экономи­ческого исследования.

1. Методы документального контроля

Метод финансово-хозяйственного контроля характеризуется использованием общенаучных методических приемов исследования объектов контроля и соб­ственных конкретно-научных эмпирических методических приемов экономи­ческого исследования.

Существуют две группы методов документального контроля.

1). Методы формально-правовой проверки документов :

а) проверка соблюдения правил составления, полноты и подлинности оформле­ния документов;

б) сопоставление учетных и отчетных показателей с показателями бизнес-пла­нов и установленными нормативами;

в) проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций, т. е. про­верка соответствия отраженных в документах операций установленным правилам;

г) проверка арифметических расчетов клиента — перерасчет, т. е. арифмети­ческий (счетный) контроль и др.

2). Методы проверки реальности (достоверности) отраженных в документах обстоятельств и процессов :

а) сопоставление данных документов, отражающих операции с данными доку­ментами, которые явились основанием для этих операций;

б) получение письменного подтверждения от третьих лиц о реальности остат­ков на счетах денежных, счетах расчетов, счетах дебиторской и кредитор­ской задолженности и др.;

в) проверка записей в регистрах бухгалтерского учета и отчетности, правиль­ности корреспонденции счетов;

г) аналитические процедуры (самостоятельно осуществляемые ревизором рас­четы, часто значительные по объему);

д) прослеживание, под которым понимают процедуру, в ходе которой, проверя­ющий исследует некоторые первичные документы, проверяет отражение их данных в регистрах аналитического и синтетического учета, находит заклю­чительную корреспонденцию и убеждается в правильности (неправильнос­ти) отражения в учете соответствующей операции;

е) специальные методы (встречная проверка, взаимная проверка, контрольное сличение, восстановление натурально-стоимостного учета, логическое ис­следование хозяйственных операций и др.);

ж) подготовка альтернативных балансов, как промежуточных — сырья, материа­лов, выхода продукции — так и заключительного бухгалтерского («пробного»).

Методы фактического контроля :

— инвентаризация;

— осмотр;

— обследование;

— контрольный запуск сырья в производство;

— лабораторный анализ качества товаров, сырья и готовой продукции;

— экспертная оценка;

— проверка объемов выполненных работ;

— проверка соблюдения трудовой дисциплины и фактического использования рабочего времени;

— получение устных и письменных объяснений, справок и ответов на заранее разработанные анкеты;

— контрольная покупка и др.

Знание и умение применения основных методов и приемов существенно по­вышает эффективность контроля. Все хозяйственные операции и факты хозяй­ственной жизни у экономических субъектов должны быть документированы. Проверяющий работает с первичными документами, учетными регистрами, формами отчетности и т. д. Документы могут быть либо доброкачественными, либо недоброкачественными, и частные задачи проверяющего нередко состоят в выявлении недоброкачественных документов с целью их последующего ана­лиза и определения последствий их использования экономическим субъектом.

Для классификации документов по качественным признакам используют три критерия доброкачественности документов:

1) формальный критерий. Любой доброкачественный документ должен быть составлен по определенной форме. В РФ широко используются типовые меж­ведомственные формы различных первичных документов. В документе долж­ны быть заполнены все реквизиты;

2) критерий законности. Хозяйственная операция, отраженная в документе, долж­на быть законна по своему содержанию, быть санкционированной в установ­ленном порядке ответственными должностными лицами;

3) критерий действительности. Документ должен отражать содержание имен­но той хозяйственной операции, для которой он был создан, причем отра­жать это содержание в неискаженном виде относительно объемов, даты, участ­вующих в хозяйственной операции сторон или лиц и т. д. Документы, не отвечающие хотя бы одному из перечисленных критериев, являются недоброкачественными.

Недоброкачественные документы в свою очередь могут быть подразделены на две группы.

1. Документы, недоброкачественные по форме. Они отражают реальные хозяйствен­ные операции в неискаженном виде и объеме. Однако среди них могут быть:

— неправильно оформленные, например, с использованием не типовой межведом­ственной формы, а той формы, которая применяется только в данной организации;

— неоформленные или недооформленные, например, без указания определен­ных реквизитов, обязательных для данного типа документов.

2. Документы, недоброкачественные по существу. Они могут отражать такую информацию, которая, в конечном счете, оказывает существенное воздействие на достоверность финансовых результатов, среди них могут быть:

— недоброкачественные документы, содержащие случайные ошибки или даже незаконные операции, например совершенные по незнанию;

— содержащие признаки материального или интеллектуального подлога.

Для этого среди подложенных документов выделяют:

материальный подлог — это документы, в которых содержатся подделки определенной части информации. Например, подделка подписи, исправление даты и т. п.;

интеллектуальный подлог — это такие документы, которые составлены и оформлены верно, но которые содержат заведомо ложную информацию.

Подлоги, сочетающие интеллектуальный и материальный подлоги, называются комбинированными .

Методические приемы документального контроля также подразделяют на:

— приемы проверки отдельного документа (формальная проверка, арифмети­ческая проверка, нормативно-правовая проверка, проверка на действитель­ность хозяйственной операции);

— приемы проверки нескольких документов по однотипным или взаимосвязан­ным хозяйственным операциям (встречная проверка, взаимная сверка);

— приемы проверки системных бухгалтерских записей (контрольное сличение, восстановление количественно-суммового учета, хронологическая проверка движения товарно-материальных ценностей и денежных средств, сканиро­вание, наблюдения проверяющего, проверка документов и проверка соблю­дения правил учета отдельных хозяйственных операций, подтверждения, про­слеживания, подготовка альтернативного баланса).

Методические приемы проверки отдельного документа:

а) формальная проверка . Это визуальная проверка документов: проверка пра­вильности заполнения реквизитов, отсутствия неоговоренных исправлений, а также проверка наличия и подлинности тех реквизитов, которые преду­смотрены для данного типа документов. Такие реквизиты, как подписи, печа­ти, штампы, при необходимости можно сопоставить с реквизитами на дру­гих документах, составленных ранее или позднее;

б) арифметическая проверка . Она состоит в пересчете результатов таксиров­ки, общих итогов, взаимоувязки начислений и удержаний (скидок) и т. д.;

в) нормативно-правовая проверка . Суть такой проверки зависит от хозяйствен­ной операции, при этом проверяется соблюдение различных нормативов, инструкций, положений и т. п.;

г) проверка на действительность хозяйственной операции (в неискаженных объемах) или фактов экономической деятельности.

Среди наиболее часто используемых приемов проверки небольших количеств доку­ментов по однотипным или взаимосвязанным операциям различают: встречную проверку, взаимную сверку, контрольное сличение и др.

Встречная проверка — сопоставление двух различных вариантов одного и того же документа (а при необходимости и других взаимосвязанных с про­веряемой хозяйственной операцией документов), а также учетных регистров, которые находятся в двух различных организациях либо даже в двух различных подразделениях одного и того же предприятия. При такой проверке могут быть вскрыты следующие злоупотребления:

1) полное или частичное недооприходование товарно-материальных ценно­стей и денежных средств, полученных от другой стороны, участвующей в хозяйственной операции;

2) присвоение выручки от реализации товаров, работ и услуг (в том числе и сдаваемой в банк);

3) наличие полностью или частично бестоварных операций;

4) излишнее списание товарно-материальных ценностей и денежных средств и др.

Взаимная проверка . Сопоставляются различные по своему наименованию и характеру документы, в которых отражаются различные аспекты одной и той же или нескольких взаимосвязанных операций.

Взаимная сверка позволяет выявить:

1) полностью или частично бестоварные или безденежные операции;

2) участие в торгово-хозяйственной деятельности неучтенных товаров;

3) создание неучтенных излишков различных материалов, сырья, товаров и тары, а также других ценностей с целью дальнейшего оформления подложных до­кументов об их реализации или приобретении (с присвоением самих ценно­стей или их денежного эквивалента);

4) создание неучтенных излишков готовой продукции либо необоснованного начисления и выплаты заработной платы;

5) составление подложных бухгалтерских проводок либо проводок, не подтвер­жденных оправдательными первичными документами, и др.

2. Практическое задание

1. Составьте отчет кассира, включив в него данные об остатках на начало и конец дня, а также все данные о поступлении и выдаче денежных средств. Затем произведите корректировку содержания отчета от имени ревизора.

2. Проверьте ведение кассовых операций в универсаме № 57, после чего занесите данные проверки в таблицу.

3. Составьте акт инвентаризации денежных средств в кассе.

4. Составьте бухгалтерские записи по урегулированию инвентаризационных разниц.

Материал для выполнения практического задания:

Ревизор КРУ Л.П. Иванова в присутствии главного бухгалтера универсама Н.И. Зиминой, кассира Е.Ю. Пархоменко 15 мая 2009 г. осуществила проверку ведения кассовых операций универсама № 57.

Для определения выручки текущего дня ревизором Л.П. Ивановой были сня­ты показания счетчиков кассового аппарата. Они оказались на начало рабочего дня: 02482050.

На момент начала инвентаризации: 03623200.

При пересчете денежных купюр был определен остаток денег в кассе в сумме 4005 руб. 67 коп. Кроме того, кассиром Е.Ю. Пархоменко были предъявлены билеты денежно-вещевой лотереи на сумму 550 руб. 00 коп.

В кассовом отчете, составленном кассиром Е.Ю. Пархоменко, остаток на на­чало дня составил 3220 руб. 00 коп., при лимите 4000 руб. Кроме акта снятия остатков в кассе, к кассовому отчету были приложены документы, лежащие в основе деятельности кассира ревизуемого универсама:

1) приходный кассовый ордер № 12 от 15 мая 2009 г. на сумму 3060 руб. 60 коп., являющуюся выручкой за реализацию ранних овощей с лотков 14 мая 2009 г.;

2) расписка о взятии под отчет 200 руб. продавцом отдела приемки стеклопосуды А.В. Симоновой;

3) по расходному ордеру № 121 от 15 мая 2009 г. была выдана зарплата лоточни­кам Т.В. Цыгановой 455 руб. 77 коп. и А.И. Петровой 465 руб. 23 коп. Ревизо­ром Л.П. Ивановой были затребованы соответствующие трудовые соглаше­ния. Однако главным бухгалтером К.И. Зиминой они представлены не были;

4) по расходному ордеру № 122 от 15 мая 2009 г. работнице Е. И. Плотниковой выдан аванс 120 руб. 00 коп. для оплаты за стирку белья в прачечной. К рас­ходному ордеру приложено заявление, подписанное директором и главным бухгалтером универсама;

5) по расходному ордеру № 123 от 15 мая 2009 г. выдана зарплата бывшего сотрудника И.С. Попова — 615 руб. 13 коп., ранее депонированная. В тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указаны фамилия, имя, отчество доверенного лица И.П. Скворцовой. Сопровождающих рас­ходный ордер документов не обнаружено;

6) списана разъездная ведомость за апрель месяц на сумму 360 руб. 00 коп.;

7) по расходному ордеру № 124 от 15 мая 2009 г. списан реестр расходов по разгрузке сахарного песка за апрель месяц. По данным реестра песок завозил­ся 5 раз в месяц в количестве 15 тонн. Деньги в общей сумме 300 руб. 00 коп. были получены шофером автомашины, завозившим товар, И.Д. Беловым. Однако при встречной проверке поступления товара было установлено, что сахарный песок завозился в универсам в апреле трижды в общем количестве 9 тонн;

8) по расходному ордеру № 125 от 15 мая 2009 г. выдано И.Д. Титову 50 руб. 00 коп. за ремонт дверных замков в универсаме № 57. Трудовое соглашение заключено;

9) в кассовом отчете отражено также списание платежной ведомости по зарпла­те за апрель 2009 г. в сумме 11 215 руб. 30 коп.

Решение

Кассовый отчет, составленный кассиром Е.Ю. Пархоменко, выглядит следующим образом:

Отчет кассира

Касса за 15.05.2009г Лист___
№ документа	От кого получено и кому выдано	Счет, субсчет	Приход, руб.	Расход, руб.
	Остаток на начало дня	90	3220	Х
№12	Выручка за реализацию овощей с лотков	90	3060,60
№13	Выручка ККМ	90	11411,5
расписка	Выдано под отчет А.В. Симоновой	71		200
121	Выдана зарплата Т.В. Цыгановой А.И. Петровой	70		455,77 465,23
122	Выдан аванс Е.И. Плотниковой для оплаты за стирку белья	71		120
123	Выдана депонированная зарплата И. П. Скворцовой	70		615,13
Разъездная ведомость	Списана разъездная ведомость	71		360
124	Списан реестр расходов по разгрузке сахара за апрель	71		300
125	Выдано И.Д. Титову за ремонт дверных замков	70		50
Платежная ведомость	Выдача зарплаты	70		11215,30
Итого за день:			14472,10	13781,43
Остаток на конец дня: В т.ч. на з/п, выплаты соц.характера			3910,67

Кассир_______________ /Е.Ю.Пархоменко/

подпись расшифровка подписи

Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве 2 приходных и 5 расходных получил

Бухгалтер _______________ /Н.И.Зимина/

подпись расшифровка подписи

В ходе проведенной проверки ревизором Л.П. Ивановой была составлена ведомость нарушений.

Ведомость нарушений

№ п/п	Документ			В чем состоит нарушение	Сумма				Долж-ность, ФИО лица, виновного в наруше-нии
	Наименова-ние	№	Дата		В приход кассы		В расход кассы
					Фактичес-ки по документу	может быть принята	Фактичес-ки по документу	может быть принята
1	Остаток ден.средств в кассе			Нарушений нет	3220	3220
2	ПКО	12	14.05. 2009	Нарушение нет	3060,60	3060,60
3	расписка			Нарушение порядка ведения кассовых операций. Не оформлен РКО			200	-	Кассир Пархоменко Е.Ю.
4	РКО	121	15.05. 2009	Нарушение порядка ведения кассовых операций: - отсутствует основание для выдачи заработной платы - трудовой договор; - выписан РКО один на двоих.			921	-	Гл. бухгалтер Зимина К.И.
5	РКО	122	15.05. 2009	Нарушений нет			120	120
6	РКО	123	15.05. 2009	Нарушение порядка ведения кассовых операций: - отсутствует доверенность			615,13	-	Кассир Пархомен-ко Е.Ю.
7	Разъездная ведомость			Нарушение порядка ведения кассовых операций: дан. документ не является основой для выдачи денег. Должен быть составлен РКО			360	-	Кассир Пархомен-ко Е.Ю.
8	РКО	124	15.05. 2009	Количество разгруженного сахарного песка не совпадает с данными в реестре (выявлено при встречной проверке поступления товара)			300	180	Шофер автомаши-ны Белов И.Д.
9	РКО	125	15.05. 2009	Нарушений нет			50	50
10	Платежная ведомость		01.04. 2009	Нарушение нет			11215,30	11215,30

По результатам проведенной проверки должен быть составлен отчет кассира следующего содержания:

Касса за 15.05.2009г Лист___
№ документа	От кого получено и кому выдано	Счет, субсчет	Приход, руб.	Расход, руб.
	Остаток на начало дня	90	3220,0	Х
12	Выручка за реализацию овощей с лотков	90	3060,60
13	Выручка ККМ	90	11411,5
122	Выдан аванс для оплаты за стирку белья	71		120
124	Списан реестр расходов по разгрузке сахара за апрель			180
125	Выдано за ремонт дверных замков	70		50
Платежная ведомость	Выдача зарплаты	70		11215,30
Итого за день:			17692,1	11565,3
Остаток на конец дня: В т.ч. на з/п, выплаты соц.характера			6126,8

По окончании проверки ревизором должен быть составлен акт ревизии наличных денежных средств:

После проведения ревизии должны быть составлены следующие бухгалтерские проводки по урегулированию инвентаризационных разниц (недостачи):

1) по РКО № 126 от 15.05.2009г.:

Д 94 К 50 – 200 руб. - выявлена недостача денежных средств в кассе;

Д 73 К 94 – 200 руб. - недостача отнесена на виновное лицо (кассира Пархоменко Е.Ю.);

Д 70/ Пархоменко К 73 - 200 руб. - удержана недостача из зарплаты кассира.

2) по РКО № 127 от 15.05.2009г.:

Д 94 К 50 – 360 руб. - выявлена недостача денежных средств в кассе;

Д 73 К 94 – 360 руб. - недостача отнесена на виновное лицо (кассира Пархоменко Е.Ю.);

Д 70/ Пархоменко К 73 - 360 руб. - удержана недостача из зарплаты кассира.

3) по РКО № 121 от 15.05.2009г.:

Д 94 К 50 – 921 руб. - выявлена недостача денежных средств в кассе;

Д 73 К 94 – 921 руб. недостача отнесена на виновное лицо (главного бухгалтера Зимину Н.И.);

Д 70/ Зимина К 73 - 921 руб. - удержана недостача из зарплаты гл.бухгалтера.

4) по РКО № 123 от 15.05.2009г.:

Д 94 К 50 – 615,13 руб. выявлена недостача денежных средств в кассе;

Д 73 К 94 – 615,13 руб. - недостача отнесена на виновное лицо (кассира Пархоменко Е.Ю);

Д 70/ Пархоменко К 73 – 615,13 руб. - удержана недостача из зарплаты кассира.

5) по РКО № 124 от 15.05.2009г.:

Д 94 К 50 – 120 руб. выявлена недостача денежных средств в кассе;

Д 73 К 94 – 120 руб. недостача отнесена на виновное лицо (шофера автомашины Белова И.Д.);

Д 70/ Белов К 73 - 120 руб. - удержана недостача из зарплаты шофера.

Библиографический список

1. Богомолов А. М., Голощапов Н.А. Внутренний аудит. М.Экзамен.2000г. – 348 с.

2. Макоев О.С.: под ред. В.И. Подольского Контроль и ревизия: Учебное пособие, «Финансы и кредит»/ Макоев О.С.: под ред. В.И. Подольского-М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006 –256с.

3.Контроль и ревизия: Учебное пособие/кол. авт.; под ред. доктора эконом. наук, проф. М.Ф. Овсийчук 5-е изд., стер. – М.:-КНОРУС, 2007-224с.

4. Контроль и ревизия: Учебник для сред. проф. образования/ Под. ред. проф. М.В. Мельник; Финансовая академия при Правительстве РФ – М.: Экономисть, 2007-254с.

5.Мельник М.В., Пантелеев А.С., Звездин А.Л. Ревизия и контроль:Учебное пособие/ Под. ред. проф. М.В. Мельник – М.: ИД ФБК – ПРЕСС, 2004-520с.

6. Сотникова Л.В. Внутренний контроль и аудит. М.-2001г.- 232с.

7. Фетодова Е.С. Контроль и ревизия. – М.: 2004 – 564 с.

8. Информационно-правовая система «Консультант Плюс»

Скачать архив с текстом документа