Роль ярмарок и выставок в системе маркетинговых коммуникаций

СОДЕРЖАНИЕ: Содержание Введение …2 1. Развитие ярмарок и выставок ….4 1.1 Становление ярмарок и выставок ….4

Содержание

Введение………………………………………………………………………2

1. Развитие ярмарок и выставок…………………………………………….4

1.1 Становление ярмарок и выставок……………………………………….4

1.2 Современная концепция ярмарок и выставок………………………….5

1.3 Современная выставочная деятельность в Республике Беларусь (на примере компании «Экспофорум»)…………………………………………6

2. Основные этапы подготовки фирмы в работе ярмарок и выставок……10

2.1 Цели участия фирмы в работе ярмарок и выставок…………………….10

2.2 Выбор ярмарки или выставки…………………………………………….12

2.3 Способы участия в ярмарке или выставке………………………………13

2.4 Средства, необходимые для участия в ярмарках или выставках………14

3. Участие в работе ярмарок или выставок………………………………….17

3.1 Организация выставочной деятельности компании-экспонента (на примере ОАО «Слонимский Мясокомбинат»)…………………………….17

3.2 Подведение итогов участия в работе ярмарки или выставки…………21

Заключение……………………………………………………………………22

Введение.

В современной концепции маркетинга ярмаркам и выставкам придается особое значение. Многие фирмы видят в ярмарках и выставках важный инструмент маркетинга, позволяющий им успешно решать существующие проблемы, обусловленные, прежде всего необходимостью обеспечения эффективной товарной и ценовой политики, политики распределения и продвижения. Именно на решение последних проблем направлено участие каждой фирмы в той или иной ярмарке или выставке.

Выставочно-ярмарочный бизнес - один из самых динамично развивающихся институтов рыночной инфраструктуры РБ и всех развитых стран. Это объясняется инвестиционными вливаниями в экономику, активизацией местных и региональных рынков. Ярмарки и выставки позволяют изыскать наиболее эффективные формы взаимодействия промышленности и торговли, обеспечить более широкое рыночное пространство для отечественных товаров. На сегодняшний день выставочно-ярмарочная деятельность представляет систему профессиональных информационных, рекламных, технических, хозяйственных, экономических, технологических и управленческих действий многочисленных заинтересованных в этой деятельности юридических и физических лиц. Выставочно-ярмарочная деятельность во всем мире - это важнейшая отрасль национальной экономики. Становление цивилизованных рыночных отношений предполагает необходимость совершенствования выставочно-ярмарочной деятельности, которая вносит существенный вклад в развитие национальной и региональной экономики.

Организация выставочной деятельности в РБ в настоящее время становится все более актуальной. Информацию об уникальных торговых предложениях и организациях - участниках рынка потребители получают в процессе маркетинговых коммуникаций. К одному из ключевых элементов маркетинговых коммуникаций в настоящее время все чаще относят участие организации в выставках, о чем свидетельствует стремительно возрастающее количество работ, посвященных самым различным аспектам этого вида деятельности. И если раньше рассматривались в основном общие и технологические вопросы выставочной деятельности, которые теперь уже изучены довольно основательно, то исследование вопросов ее эффективности делает лишь первые шаги.

1.РАЗВИТИЕ ЯРМАРОК И ВЫСТАВОК.

1.1 Становление и развитие ярмарок и выставок.

Становление ярмарок и выставок имеет многовековую историю. Одновременно со становлением и развитием рыночных отношений развивалась ярмарочная и выставочная деятельность.

Наиболее важным периодом в становлении ярмарок и выставок является первая половина X в. В это время ярмарки получили широкое распространение во Франции, Англии, Швейцарии, Римской империи. До того времени в крупных центрах Ближнего Востока местные ярмарки проводились во время больших религиозных праздников.

Поступательное развитие промышленного производства, совершенствование средств связи, все более широкое использование возможностей заключения торговых сделок по образцам вместо ранее осуществляемых прямых продаж товаров, размещаемых крупными предприятиями в местах торговли, предопределило дальнейшее развитие ярмарочной и выставочной деятельности. Такая деятельность особенно активной стала в XX в. В эти годы стали проводиться всемирные выставки. Первая из них состоялась в 1851 г. в Лондоне. За ней последовала выставка в Париже в 1867 г., на которой было представлено около 52 тыс. экспонентов. В 1879 г. состоялась Всемирная выставка в Филадельфии.

В конце XX в. ярмарочная и выставочная деятельность достигла широкого развития во многих странах мира, в том числе и в России. В 1886 г. в Нижнем Новгороде состоялась Всероссийская выставка.

В настоящее время безусловным лидером по числу проводимых выставок и ярмарок и их посещаемости является Западная Европа. Каждый шестой житель стран ЕЭС ежегодно посещает ярмарку или выставку. Важная роль в проведении ярмарок и выставок на европейском континенте принадлежит Германии, Франции, Италии, Великобритании, Испании, Бельгии и другим странам.

Как и в Европе, ярмарочная и выставочная деятельность получила широкое развитие в США и Канаде. Однако за последние годы более динамичное развитие по сравнению с Америкой и Европой получила ярмарочная деятельность в странах Юго-Восточной Азии.

1.2 Современная концепция ярмарок и выставок.

В настоящее время ярмарка рассматривается как кратковременное мероприятие, периодически проводимое, как правило, в одном и том же месте, в целях привлечения значительного числа фирм одной или нескольких отраслей, представляющих образцы своих товаров для демонстрации, ознакомления и заключения торговых сделок.

В то же время выставка обычно рассматривается как кратковременное мероприятие, периодически проводимое обычно в одном и том же месте, в рамках которого значительное число фирм с помощью образцов демонстрируют новые товары, идеи или услуги одной или нескольких отраслей для информирования потенциальных потребителей о своей фирме и ее продукции в целях содействия продажам.

Одной из основных задач ярмарки является заключение прямых торговых сделок по образцам, а одной из основных задач выставки является создание благоприятных условий для продажи товаров по их образцам. При этом, если основными покупателями на ярмарках являются представители оптовой торговли, то покупателями на выставках – конечные потребители. В процессе работы ярмарок и выставок создаются определенные условия, которые позволяют эффективно решать маркетинговые проблемы, стоящие перед фирмой, и прежде всего относящиеся к обоснованию эффективной товарной и ценовой политики, политики распределения и продвижения. Данные задачи можно успешно решать, если тщательно обосновать необходимость участия в тех или иных ярмарках и выставках, на должном уровне организовать подготовку и проведение выбранных мероприятий, а также эффективно использовать результаты, полученные во время ярмарок и выставок.

1.3 Современная выставочная деятельность в Республике Беларусь (на примере компании «Экспофорум»).

Основой работы выставочного предприятия «Экспофорум» на выставочном рынке Беларуси является слаженный и целеустремленный труд команды профессионалов, умение оперативно и эффективно решать разнообразные задачи, возникающие в процессе подготовки и проведения выставок.

Выставочное предприятие «Экспофорум» – одна из крупнейших и старейших компаний выставочного рынка Республики Беларусь, является учредителем Международного союза выставок и ярмарок (МСВиЯ), Ассоциации предприятий упаковочной отрасли Республики Беларусь, Совета по выставочно-ярмарочной деятельности при Министерстве торговли Республики Беларусь.

Присвоение Знака означает профессиональную оценку высокого уровня организации международной выставки и значение выставочного мероприятия для экономики Беларуси и расширения внешнеэкономических связей.

В 1989 году в период работы универсальной ярмарки «Осенний кирмаш» было заключено контрактов на общую сумму 4% ВВП Беларуси.

В 1991 году свою работу начала выставочное общество «Экспосервис». В 1994 году значительный рост количества и качества проводимых выставок привел к выделению выставочного предприятия «Экспофорум» в самостоятельную структуру.

В настоящее время все выставки ВП «Экспофорум» создаются и обслуживаются группой компаний, где:

-выставочное предприятие «Экспофорум» является организатором выставочных мероприятий;

-выставочное общество «Экспосервис» отвечает за их инженерно-техническое обеспечение и строительство стендов из системного оборудования;

-издательский дом «Инфофорум», созданный в 2002 году на базе издательского отдела ВП «Экспофорум», осуществляет рекламно-издательское сопровождение выставок;

-рекламное агентство «СТС-дизайн» осуществляет оформление стендов по индивидуальному дизайну, изготовление нестандартных элементов оформления, наружной и интерьерной рекламы.

Коллектив группы компаний в настоящее время насчитывает свыше 80 человек, группа компаний обладает офисными, складскими и производственными площадями, собственным автопарком и производством. Обладание подобными ресурсами делает возможным проведение выставок и ярмарок всех типов.

За более чем десятилетнюю историю своего существования международные специализированные выставки «Минский ме6ельный салон», «Бистро», «Пиво», «Вина и напитки», «Магазин и ресторан», «Вода и тепло», «Белорусский промышленный форум», «Химия. Нефть и газ», «Мир упаковки», «Новогодний кирмаш» стали наиболее престижными и лидирующими в своих отраслях.

Компания «Экспофорум» постоянно совершенствуется в области маркетинговых исследований и «просто» чувствительности к рынку.

Не останавливаясь на достигнутом, после тщательного изучения потребностей рынка ежегодно выставочное предприятие «Экспофорум» выводит на рынок минимум один новый продукт: в 2002 году — специализированную выставку «Образование и карьера»; в 2003 году — выставку «Средства спасения. Пожарная и промышленная безопасность», в 2004 году — специализированную выставку «Бухучет. Аудит. Бизнес-софт» и конкурс программных продуктов бухгалтерского и экономического назначения; нашумевший проект «Дни высокой рекламы в Минске» в 2005 году и совершенно новый проект для Республики Беларусь «Кредит. Страхование. Лизинг» в 2006 году.

В 2003 году было получено благословение Митрополита Минского и Слуцкого, Патриаршего Экзарха всея Беларуси Филарета, на проведение первой полномасштабной православной выставки. С этого времени Белорусский Экзархат, выставочное предприятие и выставочная компания «Экспосервис» ежегодно проводят более восьми выставок православной тематики как в Минске, так и в областных городах Беларуси – Бресте, Гомеле, Орше, Лиде. Регион проведения православных выставок с каждым годом расширяется. Каждую выставку посещает свыше 50.000 человек, что, бесспорно, является самым высоким показателем в Беларуси.

Выставки, организуемые выставочным предприятием «Экспофорум», всегда сопровождает насыщенная программа семинаров, круглых столов, презентаций и конкурсов. Деловая программа давно стала неотъемлемым атрибутом выставки, поэтому, следуя мировым тенденциям, выставочное предприятие «Экспофорум» первая и единственная среди выставочных компаний создала в 2005 году в своей структуре подразделение по организации семинаров и конгрессов. За полтора года существования «Экспофорума» было проведено свыше 20 мероприятий высокого уровня, среди которых Белорусский упаковочный форум, симпозиум «Оборудование-технологии-качество» и многие другие.

Для наиболее эффективного решения всего круга задач по проведению успешной для участника и посетителя выставки мы тесно взаимодействуем как с государственными органами власти, так и с отраслевыми союзами и ассоциациями. Примером такого успешного сотрудничества является вступление выставочного предприятия «Экспофорум» в состав Международной конфедерации организаторов выставок упаковочной тематики - крупнейшей организации, объединяющей 25 самых престижных национальных выставок. Благодаря этому, впервые в Беларуси в сентябре 2006 года на Международной специализированной выставке «Мир упаковки» было проведено заседание Европейского института упаковки (EPI) в составе президентов национальных упаковочных ассоциаций России, Украины, Польши, Чехии, Германии.

Работа с организационными комитетами также является неотъемлемой частью работы. Организационный комитет по проведению Белорусского промышленного форума создается распоряжением Премьер-министра Республики Беларусь и включает представителей 18 министерств и ведомств страны.

2. ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ ФИРМЫ В РАБОТЕ ЯРМАРОК И ВЫСТАВОК.

Участие фирмы в работе той или иной ярмарки или выставки требует определенных затрат и в конечном счете может обеспечить не только положительный результат, но и принести некоторые убытки, создать негативное мнение о фирме и ее товаре. Поэтому надо тщательно обосновать целый ряд управленческих решений, реализация которых должна обеспечить эффективное участие в работе каждой конкретной ярмарки или выставки.

В целом подготовку и участие в работе ярмарок и выставок можно представить как некоторый процесс, содержащий восемь основных этапов, на каждом из которых принимаются и реализуются соответствующие управленческие решения:

1. Принятие решения об участии в работе ярмарок (выставок);

2. Формулировка целей участия в ярмарках (выставках);

3. Выбор ярмарок (выставок) для участия;

4. Подготовка к участию в работе ярмарки (выставки);

5. Участие в работе ярмарки (выставки);

6. Подведение итогов участия в работе ярмарки (выставки);

7. Разработка маркетинговых решений;

8. Принятие и реализация маркетинговых решений.

2.1 Цели участия фирмы в работе ярмарок и выставок.

Прежде чем принять соответствующее решение, нужно ответить себе на несколько вопросов:

-Зачем вам нужно участвовать в выставке (каковы ваши цели)?

-К какой целевой аудитории вы можете обратиться?

-Чего вам необходимо добиться?

-Как использовать в маркетинговых целях то, что даст вам выставка?

Участвовать в экспозиции нужно, например, в тех случаях, когда вы хотите объявить о создающемся продукте, найти партнеров для совершенствования производственного процесса, открыть дилерскую сеть (если это региональная или международная выставка), усовершенствовать процесс сбыта или производственную программу.

Причины участия могут быть:

ОБЩИЕ	ОСОБЫЕ
увеличение объема продаж	проверка реакции на товар
контроль конкурентоспособности предприятия	контроль эффективности существующих каналов сбыта
определение экспортной способности товаров	оценка новых покупательских сегментов
изучение состояния отрасли	расширение ассортимента
обмен опытом	презентация новинок
развитие сотрудничества	проверка реакции на цены
наблюдение за конкурентами	развитие сбытовой сети
поиск региональных представителей
усиление имиджа предприятия
активизация рекламной кампании
расширение контактов со СМИ
проработка имеющихся контактов
обмен опытом
получение данных о потребительских предпочтениях

Участие в выставке нецелесообразно, когда ваш стенд обречен быть статичным. Если, к примеру, вся экспозиция будет состоять из текста и фотографий, более эффективной окажется рассылка потенциальным клиентам красиво оформленного цветного буклета и сопроводительного письма. Не стоит также участвовать, если вы не готовы кропотливо работать не только до начала, но и во время, а самое главное — после самой выставки. Неумение довести работу до логического конца приводит к тому, что выставки получают порой нелестные оценки, поскольку мало способствуют расширению торговли.

2.2 Выбор ярмарки или выставки.

Следующим шагом является сбор информации о каждом конкретном мероприятии, которое представляет для фирмы определенный интерес. Чтобы получить сведения о привлекательных ярмарках и выставках, следует провести соответствующие маркетинговые исследования.

Как и в любой рекламной акции, вы должны решить для себя, какие цели вы преследуете. Какой бы привлекательной ни была выставка, участвовать в ней следует лишь тогда, когда на ней представлен интересующий вас рынок сбыта. В правильном ли месте проводится выставка? Она должна привлечь нужных посетителей и быть подходящим «полигоном для запуска» вашей продукции. Правильно ли выбрано время проведения? Выставка должна согласовываться с вашими производственными графиками и увязываться с другими рекламными мероприятиями.

Многочисленность выставок всегда дает повод:

- установить иерархию намечаемых рынков и выяснить, какие выставки проходят в имеющихся направлениях и в нужных регионах;

- проанализировать эти рынки;

- найти альтернативные решения на случай затруднений.

Чтобы оценить конкретную выставку, можно использовать следующие инструменты:

- каталоги предыдущих выставок;

Из них вы узнаете, какие фирмы представляли свою продукцию в предыдущие годы, являются ли они постоянными экспонентами данной выставки и собираются ли принимать участие в предстоящем выставочном мероприятии.

-учет посетителей;

В последнее время организаторы публикуют доклады о посетителях своих выставок в форме «свидетельства о посетителях». Иногда эта информация является частью тех материалов, которые устроители выставки посылают с целью заинтересовать вас в предстоящем мероприятии.

- публикации;

Анализ материалов о предыдущих выставках в технической и экономической прессе даст вам полезную информацию, которая также поможет определиться, стоит ли вам участвовать в данной выставке.

- свидетельства участников;

Попытайтесь найти независимый источник — участника прошлой выставки или вашего заказчика, который побывал на этой выставке в качестве посетителя. Сопоставьте их суждения с информацией из каталога и материалами прессы, и у вас будет возможность принять правильное решение.

2.3 Способы участия в ярмарке или выставке.

Каждая фирма может участвовать в работе выбранной ярмарки или выставки либо в качестве самостоятельного экспонента, либо в рамках создаваемого несколькими фирмами совместного стенда или экспозиции.

При самостоятельном участии фирмы в работе ярмарки или выставка она сама выбирает данное мероприятие, организует соответствующую подготовку к нему. Она создает собственный стенд, обеспечивает на должном уровне его работу и несет полную ответственность за конечные результаты участия в работе данной ярмарки или выставки.

Стенд призван выделить предприятие среди остальных, привлечь, но не быть вызывающим, пробудить интерес покупателей к себе. «С первого взгляда» стенд должен раскрывать цели вашего участия в выставке, отпечатываться в памяти как единое целое конструкции, дизайна, продукции и подчеркивать имидж предприятия.

Важно грамотно выбрать экспонаты. Подробный перечень можно составить после того, как станет ясно, что выбранные группы продукции отвечают характеру выставки и будут исключены технические ограничения для экспонатов (недостаточная прочность пола или крупные габариты).

Подберите правильных людей. Необходимо, как минимум два, человека, которые будут обслуживать стенд: директор экспозиции, координирующий работу, и менеджер. Все специалисты на стенде должны владеть информацией о продукте, о предприятии, знать политику продвижения продукции, располагать повышенной коммуникабельностью, иметь достаточные полномочия для принятия решений. Менеджер стенда ведет первичные переговоры с посетителями, поэтому он должен быть исключителен в плане собственного имиджа. Ведь на выставке он представляет лицо компании. Если на стенде несколько менеджеров, рекомендуется закрепить за ними отдельные его участки или экспонаты и написать для каждого сотрудника распорядок дня.

2.4 Средства, необходимые для участия в ярмарках и выставках.

Участие в выставке — одно из самых недорогих средств маркетинговой программы. По крайней мере, затраты на рекламу в расчете оценочной стоимости на одного посетителя значительно ниже, чем в каких-либо других видах рекламы. В США затраты на участие в ярмарках и выставках составляют 18% общих расходов по маркетингу, в Германии — около 25% расходов на рекламу.

Приблизительную смету расходов необходимо составлять заранее. Примерно половину их составит арендная плата (10–15%) и затраты на оформление стенда (30–35%).

В смете должны быть учтены прямые (стоимость выставочной площади, аренда и монтаж стенда и оборудования) и дополнительные расходы:

-газ, вода, телефон, факс, мебель, холодильник, продукты, оплата услуг специалистов (дизайнеров, архитекторов), страхование, уборка мусора;

-затраты на представительские цели (встречи с важными клиентами, подарки);

-выставочные экспонаты: постоянные (стационарные) экспонаты, приобретаемое имущество, сборка, хранение и проверка выставочных экспонатов, транспорт, подъемные приспособления, компенсация возможных убытков;

-работа с посетителями выставки: общая реклама, каталог или справочник покупателя, реклама в специальной прессе, раздаточные материалы и техническая литература;

-содержание штата временных демонстраторов и служащих, а также постоянного штата сотрудников, работающих на стенде; средства на изготовление пропусков, значков, одежды персонала; оплата услуг переводчиков.

-непредвиденные обстоятельства.

3. УЧАСТИЕ В РАБОТЕ ЯРМАРОК И ВЫСТАВОК.

3.1 Организация выставочной деятельности компании-экспонента (на примере ОАО «Слонимский Мясокомбинат»).

ОАО «Слонимский мясокомбинат» — один из лидеров мясоперерабатывающей отрасли Республики Беларусь, специализирующийся на производстве мяса, колбас, мясных деликатесов, полуфабрикатов, консервации, сухого экструдированного корма для собак. Основанный в 1923 году, комбинат прошел долгий и сложный путь преобразования в стабильное и современное предприятие.

Итогом этого процесса стал 2003 год, когда комбинат получил международный сертификат соответствия требованиям СТБ ИСО 9001, а в 2006 году — сертификат соответствия требованиям СТБ 1470 (система НАССР). 27 ноября 2006 года Открытое акционерное общество «Слонимский мясокомбинат» стало лауреатом Премии Правительства Республики Беларусь в области качества. С 2006 года на предприятии разработана и функционирует программа «Безопасный продукт – здоровая нация», главной целью которой является выпуск абсолютно безопасной и полезной продукции.

Слонимский мясокомбинат» неоднократно был участником и лауреатом конкурсов и выставок.

В преддверии Рождества и новогодних праздников завершился, уже ставший традиционным, общественный конкурс «Лучшая продукция года-2009». Этот конкурс уже 11 лет помогает минчанам и всем жителям Беларуси выбрать лучшие товары, представленные на отечественном рынке.

Конкурс «Лучшая продукция года» проводится совместными усилиями Научно практического центра Национальной Академии Наук Беларуси по продовольствию и Белорусского общества защиты потребителей — ООО «Экобрейн». Это социально-значимый проект, пользующийся доверием белорусских потребителей, поэтому участие ОАО «Слонимский мясокомбинат» в этом конкурсе еще раз подтверждает позицию предприятия в необходимости производить только натуральную и качественную продукцию, соответствующую главной стратегической линии предприятия «БЕЗОПАСНЫЙ ПРОДУКТ — ЗДОРОВАЯ НАЦИЯ».

2 декабря 2009 года в Минске на церемонии награждения победителей конкурса «Лучшая продукция года -2009» ОАО «Слонимский мясокомбинат» были вручены дипломы победителя на следующие наименования продукции:

- пельмени замороженные — «Докторские», «Слонимские», «Домашние»;

- консервы мясосодержащие паштетные стерилизованные — паштеты Нежный, Куриный, Грибной, Печеночный с морковью;

- колбаса варено-копченая салями «Ветчинная» высшего сорта;

- колбаса варено-копченая «Кальяри» высшего сорта.

Помимо дипломов победителей предприятию был вручён Гран-при за стабильное качество выпускаемой продукции.

Предприятия-победители имеют право размещать логотип конкурсанта на упаковке продукции. Он представляет собой зеленый листок с увеличительным стеклом символизирующий пристальное внимание к экологической чистоте и качеству производимой продукции. Этот знак уже узнаваем среди потребителей. Как показывает анализ, покупатели охотнее приобретают продукцию с таким знаком.

C 8 по 12 февраля 2010 года ОАО Слонимский мясокомбинат принял участие в 17 Международной выставке продуктов питания, напитков и сырья для их производства - ПРОДЭКСПО-2010 г. Москва.

C 8 по12 февраля 2010 года на Центральном выставочном комплексе «Экспоцентр» c успехом прошел один из самых значимых проектов ЦВК «Экспоцентр» — крупнейший в России и Восточной Европе продовольственный форум — 17-я международная выставка про­дуктов питания, напитков и сырья для их производства «Продэкспо-2010».Проект реализован ЦВК «Экспоцентр» при содействии Министерства сельского хозяйства РФ. Эта выставка имеет все возможные Знаки отличия выставочного сообщества — сертификаты Всемирной ассоциации выставочной индустрии (UFI) и Российского Союза выставок и ярмарок (РСВЯ).

Выставку «Продэкспо-2010» посетила Министр сельского хозяйства РФ Е.Б. Скрынник, отметившая важность этого смотра для российской перерабатывающей отрасли. Министр также вручила медали и дипломы предприятиям, ставшим победителями организованного в рамках выставки конкурса «Лучший продукт-2010».

В ходе выставки проводятся профессиональные конкурсы, ежегодно выявляются самые качественные продукты питания. ОАО Слонимский мясокомбинат принял участие в конкурсе Лучший продукт года-2010.

Помимо дипломов победителей, комбинату вручены медали:

-- золотая медаль за консервы мясные Конина тушеная и консервы паштетные мясосодержащие стерилизованные Паштет печёночный с морковью;

-- бронзовая медаль за ветчину из говядины Кельнская рубленая копчено-вареная.

Все это является результатом слаженной работы отдела маркетинга на предприятии. Отдел маркетинга занимается разработкой маркетинговой политики, определяет эффективность производственно-сбытовой деятельности, исследует спрос в целях обеспечения рыночного успеха предприятия.

Одной из функций отдела маркетинга является участие в отраслевых выставках, ярмарках, выставках-продажах для информирования потенциальных потребителей и расширения рынков сбыта.

Подготовка к участию в работе конкретной ярмарки или выставки начинается примерно за год до ее открытия. Строится сетевой график, моделирующий процесс подготовки к участию в каждой конкретной ярмарке или выставке, и на его основе рассчитать сроки начала и окончания отдельных работ, обеспечивающих своевременную подготовку к данному мероприятию. Одновременно с указанием ответственных исполнителей по отдельным работам назначается менеджер, ответственный за подготовку предприятия в целом к участию в работе данной ярмарки или выставки.

В результате выполнения всего комплекса работ, обусловленного подготовкой к участию в данной ярмарке или выставке, обеспечивается решение следующих задач:

- определяется способ участия в мероприятии;

- выявляется необходимость участия посредников и их роль в подготовке фирмы в ярмарке или выставки;

- определяется перечень экспонатов и необходимая для них представления площадь;

- обосновываются выбор стенда и его конструкция, позволяющая демонстрировать соответствующие экспонаты;

- подбирается персонал и проводится обучение его работе на ярмарке или выставке;

- составляется план маркетинговых исследований;

- подготавливаются необходимые материалы для каталога ярмарки или выставки;

- составляется план и в соответствии с ним организуется транспортировка, складирование, хранение и страхование экспонатов;

- организуется рекламная компания, призванная привлечь внимание потенциальных посетителей ярмарки или выставки к факту участия фирмы в ее работе;

- печатаются и рассылаются приглашения потенциальным посетителям ярмарки или выставки, в которых заинтересована фирма.

За день открытия или непосредственно в день начала работы ярмарки или выставки сотрудники предприятия должны быть готовы принять у фирменной экспозиции представителей средств массовой информации.

3.2 Подведение итогов участия в работе ярмарки или выставки.

Результативность участия фирмы в выставке, как и во всем остальном, чем занимается компания, оценивается по стоимостному критерию. Успех можно измерить путем определения эффективного соотношения стоимости участия к стоимости каждого серьезного запроса. Как показывают исследования, стоимость одного делового контакта на выставке равна всего лишь третьей части затрат на проведение переговоров с кем-либо непосредственно в офисе компании.

Лучшим доказательством успешной выставки будет открытие в регионе представительства компании или организация дилерской сети. Если конечная цель — продажа продукции, то косвенным показателем может служить количество розданных прайс-листов, информационных материалов. Однако следует помнить, что срок действия этой рекламы может растянуться на несколько месяцев.

Впрочем, положительным эффектом считается и проявленный к продукту или компании интерес: если на стенде были посетители, розданы все материалы, если есть предварительные договоренности о встречах с потенциальными партнерами, то можно сказать, что выставка удалась.

После закрытия экспозиции необходимо составить обзор посетителей, в котором подробно указать число посетителей вообще, и вашего стенда конкретно, количество розданных проспектов, заполненных анкет. Рекомендуется сделать анализ достижений и ошибок.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Выставка является не только источником информации о развитии отрасли, отдельных организаций, но и эффективным инструментом маркетинга, где в личном контакте с партнером экспонент может выявить его потребности, донести до него значительный объем полезной информации, тем самым обеспечив для себя потенциал получения прибыли (зачастую в перспективе). Результат участия в выставке во многом определяется эффективностью организации и управления этим процессом. Однако в настоящее время многие экспоненты не осознают необходимости последовательного подхода к организации выставочной деятельности и оценки ее эффективности. Отчасти это связано с отсутствием реально работающих методик комплексной оценки эффективности участия организации в выставке.

Но выставка или ярмарка несут выгоду не только предприятию-экспоненту, но и потребителям. Одним из основных преимуществ ярмарок и выставок является сосредоточение образцов огромного количества товаров, производимых в разных странах. Это дает возможность покупателю в короткое время ознакомиться с существующими на рынке предложениями, получить необходимую консультацию от специалистов, сделать необходимые сопоставления цен и качественных характеристик, провести переговоры и подписать контракт. При этом покупатель имеет возможность ознакомиться с товаром в действии, с приемами его работы, областью применения и эффективностью. При покупке товаров широкого потребления большое значение имеет возможность предварительного ознакомления со всем ассортиментом товаров на основе образцов или их дегустации. Эти факторы обеспечивают большую популярность выставок и ярмарок и, как следствие, привлекают огромное количество посетителей.

Скачать архив с текстом документа