Основы делопроизводства
СОДЕРЖАНИЕ: Систематизация документов. Основные принципы упорядочения и хранения документации. Принципы и критерии ценности документов, критериям происхождения и содержания. Особенности, правила передачи и приема телефонограммы, назначение в работе организаций.ЦЕНТРОСОЮЗ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
СИБИРСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ
Факультет заочного образования
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
По дисциплине: «Документирование управленческой деятельности»
Выполнил студент
ПАВЛОВ П.Н.
Шифр Э – 02 – 76 - М
Специальность 0060800 «Экономика и управление на предприятии»
НОВОСИБИРСК
2005
ОГЛАВЛЕНИЕ
1 Систематизация документов. Основные принципы упорядочения и хранения документации
2 Практические задания
Используемая литература
1 Систематизация документов. Основные принципы упорядочения и хранения документации
Систематизация документов
В любой организации решение проблем документационного обеспечения возлагается на специализированное структурное подразделение – управление делами, общий отдел, канцелярию и др. эффективность труда сотрудников службы делопроизводства зависит от квалификации, от степени технической оснащенности, от учета технического, юридического и организационного аспектов.
Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых при работе с документами.
Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующим законодательством.
Организационный аспект включает разработку оптимальной структуры службы делопроизводства.
Практика выработала три формы организации работы с документами – централизованную, децентрализованную и смешанную.
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения или одного сотрудника. Эта форма является наиболее рациональной, так как позволяет улучшить организацию труда работников, эффективно использовать оргтехнику. Однако полная централизация возможна только в небольших учреждениях.
При децентрализованной форме организации каждое структурное подразделение создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов. Эта форма характерна для тех учреждений, где аппарат территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности.
Смешанная форма организации работы с документами – самая распространенная. При этом часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном звене выполняются операции по созданию, систематизации, хранению документов.
Все формы управленческой деятельности находят отражение в документах. Они являются основными средствами передачи информации, отражают планы, программы учреждения, выступают как предмет и результат труда.
Документы классифицируются по ряду признаков:
· по месту составления – внутренние и внешние (входящая и исходящая корреспонденция);
· по содержанию – организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу;
· по особенностям происхождения - служебные и личные;
· по срочности – срочные (доверенности, командировочные удостоверения, телеграммы, телефонограммы, документы с пометкой « срочно») и несрочные;
· по стадиям создания документа – черновики, подлинники, копии, дубликаты, выписки и отпуски;
· по степени сложности – простые (содержат один вопрос) и сложные (два и более);
· по способу фиксации – письменные, графические, акустические, фото и кинодокументы;
· по видам – типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные;
· по наименованию – устав, приказ, договор, акт, план и т.д.;
· по степени гласности – обычные, секретные и для служебного пользования;
· по срокам хранения – долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения;
· по юридической силе – подлинные и подложные документы;
· по роду деятельности документы классифицируются на системы документации : плановая, стандартов и технических условий, организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструкторская, технологическая, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению и т. д.
Система документации – это совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности.
Имеются межотраслевые, отраслевые системы документации, в которых отражается специфика той или иной деятельности.
Распорядительные документы (приказы, постановления, распоряжения) формируются в отдельные дела по видам документов и хронологии.
Документы коллегий группируются в два дела:
1. Протоколы и решения коллегии;
2. Документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, заключения, проекты решений и др. документы).
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложением к ним и группируются вместе с указанными документами.
Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Протоколы в деле располагают в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, группируются в отдельные дела и систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления в следующей последовательности:
· внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
· заявление о приеме на работу; направление или представление;
· анкета, листок по учету кадров, автобиография;
· документы об образовании;
· выписка из приказа о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, о переводе, увольнении);
· дополнения к личному листку по учету поощрений;
· справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного назначения, которые группируются отдельно от личных дел).
Копии приказов о поощрении, изменении фамилии, о взыскании и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.
Лицевые счета служащих и рабочих группируют в самостоятельные дела в пределах года и располагают в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.
Предложения, заявления, жалобы граждан следует формировать в два дела раздельно:
· предложения и заявления по улучшению работы данной фирмы, учреждения;
· заявления граждан по личным вопросам.
Документы в этих личных делах следует располагать в хронологическом или алфавитном порядке.
Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу, в которую заносят повторные заявления (жалобы) и дополнительные документы.
Стенограммы заседаний формируются в отдельные дела.
Авторские свидетельства, патенты на изобретения, рационализаторские предложения, заявки о выдаче диплома на открытие, стандарты и т.д. группируются в самостоятельные дела по каждому отдельному виду документа. Причем порядок расположения их в деле определяется правилами, которые предусматривают группировку документов в следующем порядке:
· внутренняя опись документов, находящихся в деле;
· рационализаторское предложение-заявление с описанием сущности предложения и с приложением в необходимых случаях эскизов, чертежей, схем;
· копия справки, выданной заявителю о получении от него рационализаторского предложения;
· копия письма заявителю о результатах рассмотрения его предложения;
· решение о принятии или отклонении рацпредложения;
· переписка по рационализаторскому предложению.
Машинограммы (документы, полученные с факсов, принтеров) группируются на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел.
Основной единицей организации учета и хранения документной информации на машинных носителях данных является файл данных.
В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответствовать внутренней структуре базы данных.
Переписка фирмы, организации группируется в дело за период календарного (учебного) года и систематизируется в хронологической последовательности: документ- ответ за документом запросом.
При возобновлении переписки по определенному вопросу документы включаются в дело текущего года с указанием индекса деле за предыдущий год, в котором хранятся ранее заведенные документы по этому вопросу.
Переписку с правительственными и вышестоящими учреждениями группируют по конкретным вопросам.
Основные принципы упорядочения и хранения документации
Ежегодно в предприятиях создаются десятки документов, которые отражают его многогранную деятельность. Значительная часть документов несет в себе информацию разового характера. Другие документы представляют ценность в течение многих лет, есть документы, содержащие научную, практическую ценность и должны хранится постоянно. Такие документы сдают на архивное хранение. Сдаче дел в архив предприятия предшествует экспертиза их ценности, заключающаяся в определении политического, социально-культурного, научно-исторического и иного значения документов.
Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения. Важнейшим справочным носителем при работе по экспертизе документов служат утвержденные Росархивом перечни документов.
Существуют два вида перечней:
· перечни документов с указанием сроков хранения;
· перечни документов, подлежащих передаче на Государственное хранение.
Экспертиза ценности проводится при:
· составлении номенклатуры дел;
· формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
· подготовке дел к последующему хранению;
· подготовке дел к передаче из организации на хранение в государственный архив.
Принципы и критерии ценности документов.
Ценность документов определяется по основным принципам историзма, всесторонности и комплектности оценки документов и в соответствии с комплексно применяемыми критериями: происхождения, содержания и внешних особенностей документов, юридической силы и физического состояния документа.
К критериям происхождения относятся:
· роль и место организации (лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых функций;
· время и место образования документов.
К критериям содержания (основного критерия) относятся:
· значимость событий, отраженных в документе;
· значение содержащейся в документе информации, ее повторения в других документах, целевое значение;
· вид и разновидность документа.
К критериям внешних особенностей документа относятся:
· юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);
· наличие резолюций;
· особенности передачи дел;
· особенности материальной основы документа;
· особенности физического состояния документа.
Критерий юридической силы документа взаимосвязан с критерием подлинности, так как юридическую силу имеют только правильно оформленные документы. В некоторых случаях юридической силой обладают вторые и последующие экземпляры документа (акты, договоры), копии документов об образовании, актов гражданского состояния и выписки из документов, но при условии правильного оформления состава удостоверения.
Критерий физического состояния документа применяется в случаях наличия поврежденных документов, поэтому является вспомогательным. Например, документы обгорели, повреждены и т.п. Если документы представляют особую ценность по другим критериям, их передают на реставрацию, если же нет - уничтожают.
Для организации проведения экспертизы документов, для отбора и передачи их на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в организации отрасли (системы), а также в Министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК), в организациях и структурных подразделениях министерств и ведомств создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).
ЦЭК и ЭК организации являются совещательным органом и работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения и получают от ЭПК необходимые организационно-методические указания.
Основанием для работы ЭК, ЦЭК является Типовое положение, утвержденное Государственной архивной службой России.
Экспертная комиссия назначается приказом (распоряжением) руководителя предприятия в составе 3-5 человек. В состав ЭК включается заведующий ведомственным архивом (лицо ответственное за архив), а в состав ЦЭК представитель соответствующего учреждения государственной архивной службы. Об ЭК разрабатывается специальное положение. Заседания ЭК протоколируются, решения утверждаются руководителем предприятия, а некоторых случаях и архивным учреждением.
ЭК предприятия осуществляет следующие функции:
· рассматривает проекты номенклатуры предприятия и его структурных подразделений;
· организует ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
· рассматривает описи на дела постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный архив и описи на дела по личному составу постоянного и временного хранения;
· выносит решения о предоставлении документов, описей на утверждение экпертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения;
· рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
· осуществляет контроль, инструктаж, консультации за деятельностью ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственныхеждений;
· оказывает методическую и практическую помощь подведомственным учреждениям.
Архивное учреждение утверждает:
· решения ЭК об утверждении описей на дела, подлежащие постоянному хранению, в том числе и по личному составу;
· предложения о сохранении сроков хранения документов, установленных типовыми и примерными номенклатурами дел.
Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом. Акты утверждаются руководством учреждения.
По результатам экспертизы ценности документов в предприятии составляются описи постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, которые должны быть переданы в ведомственный архив.
Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
Описи составляются отдельно на дела:
· дела, постоянного хранения;
· дела временного хранения (свыше 10лет) хранения;
· дела по личному составу и иные однотипные дела;
· на дела, состоящие из специфических, характерных только для данного предприятия (организации) документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и др.);
· служебные ведомственные издания.
При составлении описи дел структурного подразделения необходимо каждое дело вносить в опись под самостоятельным порядковым номером. Присвоение номера описи и систематизация дел структурного подразделения устанавливается ведомственным архивом.
Систематизация дел в описи структурного подразделения соответствует их систематизации в номенклатуре дел учреждения, а номер описи структурного подразделения состоит из цифрового обозначения структурного подразделения по штатному рас писанию с добавлением прописной начальной буквы наименования категории документов, составляющих опись и последних двух цифр года, в котором заведены дела, включенные в опись.
Дела с момента их заведения и до передачи в архив учреждения хранятся в структурных подразделениях. Местом хранения может быть шкаф или сейф. Последовательность расположения дел в шкафу должна соответствовать расположению заголовков в номенклатуре. Это обеспечит быстрый поиск нужного дела.
Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях, например по требованию судебно-следственных органов такое изъятие возможно с разрешения руководителя предприятия. Вместо документа оставляется заверенная копия и акт о причинах изъятия. Документ из дела может выдаваться во временное пользование только с разрешением руководителя.
Вынос дел из здания учреждения или передача их в другое структурное подразделение также возможно только с разрешением руководителя.
За сохранность документов в структурном подразделении отвечают лица, ответственные за делопроизводство. Исполнители хранят только те документы, которые находятся у них на исполнении. Учреждения выдают по просьбе граждан засвидетельствованные копии с документов, исходящих из данного учреждения согласно законодательству. Не снимаются копии с паспорта, военных билетов и др. документов.
Дела, законченные делопроизводством, в течение года остаются в структурном подразделении, затем передаются в архив предприятия (учреждения).
Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждениями предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователя.
Под архивным документом понимается документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости - для общества, а равно имеющий ценность для собственника. В архив организации передают дела для постоянного и временного хранения (свыше 10 лет). Дела временного хранения (до 10 лет) включительно передают в архив по усмотрению руководителя учреждения и принимают их в архив по номенклатуре дел.
Для постоянного и временного (свыше 10лет) хранения документы полностью оформляют:
· вносят необходимые уточнения в реквизиты обложки дела (название организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела);
· располагают документы внутри дела в определенной последовательности (хронологическом порядке индекса документа);
· составляют внутреннюю опись документов.
Листы дела нумеруются, кроме листов заверительной подписи и внутренней описи, в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил или цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Если в дело подшиты конверты с вложениями, то вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение. В конце дела подшивается заверительный лист, в котором указывается количество листов в деле. Заверительная запись составляется на листе формата А4 или специально изготовленном бланке с постоянной информацией.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Хранение дел допускается в скоросшивателях, можно не проводить пересистемизацию документов в деле листы дела не нумеровать, заверительные подписи не составлять.
Каждое дело принимается заведующим или специальным сотрудником ведомственного архива в присутствии работников структурного подразделения или организации. В описи против каждого дела включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, дата приема дел, подписи сотрудника ведомственного архива и представителя организации, передавшего дела.
Под архивным фондом Российской Федерации понимается совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации
Постановлением Правительства Российской федерации в 1993году установлены предельные сроки ведомственного хранения документов Государственного архивного фонда в зависимости от уровня организации и способа фиксации документной информации:
· для документов органов государственной власти и управления крае, областей, автономной области, городов Москвы и С.Петербурга, районных и городских органов представительной власти и органов управления, а также государственных учреждений, организаций и предприятий областного, краевого подчинения -10 лет;
· Для документов государственных учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства -5лет;
· Для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных и судебных дел -75 лет,
· Для научно-технической документации - до утраты практической значимости, но не более -25 лет,
· Для фотодокументов -3года,
· Для записей на машинных носителях -5лет.
· В течение установленного срока предприятия должны обеспечить учет документов постоянного и долговременного хранения и сохранить их.
· Периодически необходимо проводить проверки наличия и состояния дел:
· Для постоянного срока хранения – 1 раз в 10лет;
· Для дел с грифом ограничения доступа – раз в 5 лет;
· Ежегодно проводятся проверки наличия и состояния дел.
· Итоги проверок оформляются актами, утвержденными руководителем организации (учреждения);
· В архив могут обращаться как организации, как и граждане о выдаче архивных справок.
Вопрос 34. Вы работаете офисным менеджером. Вам поручено передать телефонограмму в адрес делового партнера по поводу встречи с вашим директором, назначенной на конкретную дату и время.
34.1. Оформите телефонограмму в адрес делового партнера, недостающие реквизиты укажите самостоятельно.
| наименование ведомства | Директору ОАО Кондитерская фабрика г. Кемерово А.И. Монастырскому |
| Промышленновский райпотребсоюз | |
Передал– офис. менеджер Арсентьев П.Н. тел. 7-45-87 |
Принял – секретарь Соловейчик К.С. тел. 30-05-96 |
| ТЕЛЕФОНОГРАММА | |
| 20.03.2004 № 147 время передачи 11ч. 40 мин. | |
24.03.2004 в 9.00 в помещении рынка по ул. Крупской 25, проводится выставка-ярмарка продукции Вашей фабрики. Просим принять участие. Директор Е.Д. Семенов |
|
34.2.1.Перечислите состав реквизитов телефонограммы. Реквизиты телефонограммы:
· Наименование ведомства;
· название предприятия (организации) - автора документа;
· должность, фамилия и инициалы сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона;
· наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона;
· наименование вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);
· дата и номер телефонограммы, время передачи;
· текст (не превышающий 50 слов);
· наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы.
34.2.2. Какие требования предъявляются к тексту телефонограммы?
При составлении телефонограммы придерживаться рекомендаций:
· текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов;
· информация должна быть краткой и срочной;
· слова, которые плохо воспринимаются на слух, можно передавать с помощью разбивки по буквам (используя при этом часто употребляемые простые слова);
· в тексте не должно быть более 50 слов.
34.2.3. Порядок адресования различным партнерам, в т.ч. зарубежным.
Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.
Зарубежным партнерам телефонограмма передается на языке международного общения – английском.
34.2.4.Отличие телефонограммы от факса. Телефакс (факс) - это получаемая на бумажном носителе копия документа (рукописного, печатного и др.), переданного по каналам факсимильной связи. В отличие от других связей (телефонной, телеграфной) эта связь позволяет получить изображение отправляемого документа в виде факсимиле, воспроизводящего все особенности документа-подлинника.
34.2.5. Назначение телефонограмм в работе фирм, организаций.
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки).
Телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях и подобных случаях, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи. Это документ по оперативным вопросам.
34.2.6. Особенности и правила передачи и приема телефонограммы.
· Телефонограмма составляется на специально разработанных бланках или чистом листе бумаги формата А5 в одном экземпляре.
· Текст телефонограммы печатается через 1,5 интервала
· В телефонограмме не должно быть более 50 слов.
· В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
· Датой телефонограммы является дата ее передачи.
· Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список фирм, организаций, к которым ее посылают, и номера телефонов, по которым телефонограмма передается.
· Телефонограмма составляется секретарем или исполнителем по поручению руководителя. После составления текст должен быть проверен и подписан руководителем фирмы, организации.
· При передаче телефонограммы вначале называют имя своей фирмы, организации и телефон, вид документа; после передачи текста записать должность, фамилию и инициалы лица, принявшего телефонограмму, дату и время передачи;
· При приеме необходимо записать: название фирмы, организации и телефон, текст телефонограммы, должность, фамилию и инициалы лица, предавшего телефонограмму, дату и время приема;
· Необходимо, чтобы принимающий повторил записанный текст со всеми знаками препинания передающему лицу.
· Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.
Срок хранения телефонограммы не превышает 1 года.
Используемая литература
1. Салазкина Л.П. Основы делопроизводства. Требования к тексту документа: Учебное пособие, - Кемерово: Кузбасс - вузиздат, 2000,- 300с.
2. Кирсанова М.В. Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. – 296с.