Склад і структура управлінських інформаційних систем
СОДЕРЖАНИЕ: Контрольна робота з дисципліни: «Управлінські інформаційні системи в аналізі та аудиті» 1. Склад і структура управлінських інформаційних систем Розмаїтість сфер економічної діяльності сприяє появі великої кількості інформаційних систем економічного характеру, які вбирають у себе всі особливості структури управління, схеми декомпозиції управлінських завдань і предметних технологій.Контрольна робота
з дисципліни:
«Управлінські інформаційні системи
в аналізі та аудиті»
1. Склад і структура управлінських інформаційних систем
Розмаїтість сфер економічної діяльності сприяє появі великої кількості інформаційних систем економічного характеру, які вбирають у себе всі особливості структури управління, схеми декомпозиції управлінських завдань і предметних технологій. Відповідно до сфери застосування виділяють такі інформаційні системи: банківські, страхові, податкові, фондового ринку, промислових підприємств.
Як зазначають проф. М.Т. Білуха, а також доц. Н.М. Малюга, в економічній літературі немає єдності щодо класифікації інформаційних систем, хоча це дуже важливо для створення оптимальних інформаційних потоків, що забезпечують потреби управління. Інформаційні системи можна класифікувати за різними ознаками (рис. 1.).
Рис. 1. Класифікація інформаційних систем за різними ознаками
Продуктом інформаційної системи, призначеної для завдань управління виробництвом, є перетворена інформація. Оперативність отримання цієї інформації має першочергове значення для оптимізації рішень, які приймаються, а також для контролю за їх виконанням. У звязку з цим технічні засоби перетворення інформації є основним критерієм при класифікації інформаційних систем. Під автоматизованою системою управління (АСУ) слід розуміти систему управління, «…яка орієнтована на широке і комплексне використання технічних засобів й економіко-математичних методів для вирішення інформаційних задач управління».
За ступенем автоматизації перетворення економічної інформації інформаційні системи поділяються на такі групи: немеханізовані (ручні), напівмеханізовані, механізовані, автоматизовані та автоматичні.
До немеханізованих систем належать ті, в яких обробку обліково-економічної інформації здійснюють вручну, а найпростішу обчислювальну техніку, зокрема арифмометри і калькулятори, використовують в індивідуальному порядку для окремих обчислень.
До напівмеханізованих інформаційних систем належать такі, в яких обробку обліково-економічної інформації виконували за допомогою обчислювальних машин з ручним введенням даних (клавішні машини), котрі були в експлуатації в машинно-рахункових бюро.
До механізованих систем належать такі, в яких обробку обліково-економічної інформації виконували за допомогою обчислювальних машин з механізованим введенням даних, зафіксованих на машинних носіях. Це перфораційні обчислювальні машини, котрі експлуатувалися на машинно-рахункових станціях.
До автоматизованих інформаційних систем належать такі, в яких фіксацію, збір та обробку обліково-економічної інформації виконують за допомогою електронних обчислювальних машин, технічних засобів звязку, периферійного електронного обладнання. В автоматизованих системах частина функцій (підсистем) управління або обробки даних здійснюється автоматично, а частину здійснює людина.
В автоматичних інформаційних системах усі функції управління й обробки даних здійснюють технічними засобами без участі людини (наприклад, автоматичне управління технологічними процесами).
За сферою застосування можна виділити такі класи компютерних інформаційних систем:
- системи для наукових досліджень;
- системи автоматизованого проектування;
- системи організаційного управління;
- системи управління технологічними процесами.
З названих класів детальніше визначимо два:
Інформаційні системи організаційного управління призначені для автоматизації функцій адміністративного (управлінського) персоналу. До цього класу належать системи управління як промисловими (підприємства), так і непромисловими обєктами (банки, біржі, страхові компанії, готелі тощо) й окремими офісами (офісні системи).
Інформаційні системи управління технологічними процесами призначені для автоматизації технологічних процесів (гнучкі виробничі процеси, металургія, енергетика тощо).
Перелік складових компютерної інформаційної системи підприємства:
1. Система управління ресурсами підприємства. Використовують такі абревіатури: MRP (Material Requirements Planning) – планування матеріальних потреб; MRPII (Manufacturing Resource Planning) – планування ресурсів виробництва; ERP (Enterprise Resource Planning) – планування ресурсів підприємства.
2. Система управління логістикою (SCM – Supply Chain Management – управління ланцюжками постачання).
3. Система управління даними про вироби на промислових підприємствах (PDM – Product Development Management – управління складанням виробів).
4. Система автоматизованого проектування та технологічної підготовки виробництва (CAD/CAM – Computer-Aided Design/ Manufacturing – автоматизоване проектування і виробництво).
5. Система документообігу (docflow – потік документів).
6. Інформаційна автоматизована система бухгалтерського обліку (AIS – Accounting Information System). Інформаційна система бухгалтерського обліку підтримує дві основні бізнес-функції – реєстрацію господарських операцій і підтримку прийняття рішень. Це частина інформаційної системи, яка має відношення до оцінки, аналізу й прогнозування доходу, прибутку та інших економічних подій у цілому на підприємстві та у його підрозділах.
7. Система надання даних для аналізу керівництву (MIS – Management Information Systems).
8. Системи організації робочого простору (workflow).
9. Середовище Internet/Intranet.
10. Система електронної комерції (е-соттегсе).
11. Спеціалізовані програмні продукти або системи для вирішення інших завдань.
Кожна з наведених підсистем КІСП, у свою чергу, може бути досить складною і складатися з декількох програмних продуктів та методів управління ними. КІСП відрізняє від традиційних систем АСУП те, що в них наявні засоби приймання даних з технологічного обладнання, але до них часто не входять підсистеми біллінгу (виставлення рахунків), конструкторської і технологічної підготовки виробництва, диспетчеризації тощо, що становить специфіку конкретних галузей промисловості.
Практично всі розглянуті різновиди інформаційних підсистем КІСП, незалежно від сфери їх застосування, охоплюють однаковий набір компонентів (рис. 2): функціональні компоненти; компоненти системи обробки даних; організаційні компоненти.
Поки що жоден комплексний програмний продукт не може повністю охопити всі наведені вище підсистеми КІСП. Однак, незважаючи на це, слід погодитися з тим, що «корпоративна інформаційна система – така сама частина (абсолютно рівноправна і необхідна) виробничої інфраструктури, як і технологічне обладнання (верстати), ресурси і персонал».
Рис. 2. Структура компютерної інформаційної системи підприємства
2. Практичне завдання
Вступ
Розвиток науки і техніки, поява якісно нових інформаційних потреб підвищують роль інформаційного чинника у процесах прийняття управлінських рішень.
Сучасний стан інформатизації в Україні характеризується тим, що сформована і реалізується державна інформаційна політика, активно створюється нормативно-правова та нормативно-технічна база сфери інформатизації та інформаційної діяльності, зокрема прийнято Закони України «Про інформацію», «Про Національну програму інформатизації», «Про Концепцію Національної програми інформатизації», ряд інших нормативних актів Кабінету Міністрів України та Указів Президента України.
Інформаційна діяльність є типом інфраструктурних галузей людської діяльності, питання виникнення і розвитку якої нерозривно повязані із процесом розподілу праці.
У Державному стандарті «Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення» так визначено інформаційну діяльність: «Інформаційна діяльність – постійне та систематичне збирання та оброблення записаної інформації з метою її зберігання, пошуку, використання чи пересилання, що виконується якою-небудь особою чи організацією». Проте слід зазначити, що, наприклад, у сфері управління багато аналітичних завдань вирішується в режимі прямого інформаційного моделювання і спостереження за керованою сферою, минаючи стадію аналізу традиційних публікацій, у яких інтервал між подією та її відображенням надто великий, на що звертають увагу дослідники проблем і завдань інформаційно-аналітичної діяльності. Специфічні завдання моніторингу, ситуаційного аналізу, використання електронних ресурсів ЗМІ, Інтернет, неформальних і недокументованих джерел, соціологічних даних, інтелектуалізованих режимів контекстного пошуку потребують відповідних інформаційних підрозділів у структурі управління.
Сучасні методи управління інформаційною діяльністю на підприємствах і в організаціях базуються на концепціях інформаційного менеджменту, його основних методах і засобах.
Для інформаційного менеджменту як науки характерна багатоваріантність, зумовлена тим, що, з одного боку, обєктом його дослідження виступає поняття інформації, яке є родовим для сукупності наукових дисциплін, з іншого – загальноуправлінська проблематика, повязана з документаційно-інформаційним забезпеченням управління. До того ж інформаційний менеджмент є наукою, яка перебуває в стадії становлення і оформлення.
Період розвитку інформаційних систем, що базується на обчислювальній техніці, можна описати за допомогою 4х поколінь.
Перше покоління ІС (1960–1970 pp.) почало своє функціонування з централізованих систем на базі великих ЕОМ (мейнфреймів типу ЄС1020–1030–1040–1050–1060 для регіонів колишнього СРСР). У цьому випадку на підприємстві створювався обчислювальний центр (ОЦ), де провадилася вся обробка інформації з розвязуваних задач даного підприємства.
Друге покоління ІС (1970–1980 pp.) виникло з появою міні-ЕОМ типу СМ1420 або СМ1700. У цей період почали використовуватися дворівнева і трирівнева структура ІС (рівень ОЦ на базі великих ЕОМ – рівень підрозділів і відділів на базі міні-ЕОМ). Для другого покоління ІС характерно активне використання високопродуктивних СУБД і комерційних ППП.
Третє покоління ІС (1980–1990 pp.) повязане з масовим переходом на персональні компютери. Це обумовило подальше зниженню рівня ІС. На базі персональних компютерів дістали широке розповсюдження однорангові ІС у вигляді локальних обчислювальних мереж з розподіленою обробкою. Подальший розвиток ІС цього покоління зажадало введення певної ієрархії – виділення файл-серверів, серверів друку, телекомунікаційних серверів і, нарешті, серверів додатків. Концентрація ресурсів системи й ефективна організація обчислювального процесу, підтримка корпоративної бази даних і виконання повязаних з нею централізованих додатків була реалізована за рахунок використання UNIXсерверів. Тому ринок серверів, що випускаються провідними компютерними фірмами світу, став одним з динамічних секторів компютерної індустрії. Однорангова модель наприкінці свого періоду трансформувалася в ієрархічну модель клієнт-серверної розподіленої обробки.
Описані періоди розвитку характеризують перехід від централізованих до цілком децентралізованих структур ІС. Цей процес був обумовлений, з одного боку, необхідністю підвищення продуктивності виконавців на робочих місцях, з іншого боку, появою і широким розповсюдженням придатної для цих цілей персональної техніки.
Четверте покоління ІС (з 90х років) орієнтоване на ієрархічну організацію, у якій розумно сполучаються централізована обробка і єдине управління ресурсами ІС на верхньому рівні з розподіленою обробкою на нижньому.
Сьогодні спостерігається зворотний процес до централізації ресурсів ІС на базі сучасних мережних технологій і нових архітектурних рішень.
Таким чином, ІС 4го покоління характеризуються:
- багаторівневою архітектурою системи, вузлами якої служать функціонально-розподілені сервери;
- широким використанням персональних компютерів на нижньому рівні і могутніх компютерів (мейн-фреймів, UNIXсерверів або суперкомпютерів) на верхньому, орієнтованих на технологію розподіленої обробки;
- модульною побудовою системи на основі типових архітектурних рішень;
- централізацією збереження й обробки даних на верхніх рівнях ієрархії, що забезпечують більш ощадливий режим використання ресурсів системи;
- наявністю ефективних централізованих засобів мережного і системного адміністрування, що гарантують необхідну гнучкість управління на всіх рівнях ієрархії;
- підвищенням інтелектуальності ІС за рахунок використання інформаційно-аналітичних і систем прийняття рішень, а також експертних систем і систем штучного інтелекту.
1. Загальна характеристика установи
Глухівська районна спілка споживчих товариств (райспоживспілка) Сумської області була заснована в 1963 році. Відносини, пов’язані із створення і діяльністю райспоживспілки, регулюється Законом України «Про споживчу кооперацію», іншими законодавчими актами та нормативними документами Центральної спілки споживчих товариств України.
Форма власності – колективна.
Глухівська райспоживспілка виступає юридичною особою і здійснює господарську та іншу, не заборонену чинним законодавством діяльність, з дня її державної реєстрації. Основним документом, що регулює її діяльність, є Статут.
Згідно Статуту основною метою райспоживспілки є сприяння розвитку споживчої кооперації, координація діяльності та спрямування зусиль своїх членів, а також розвиток власного господарства для забезпечення потреб підприємств в товарах народного споживання і матеріально-технічного призначення, сировині та різноманітних послугах.
Для досягнення основних цілей і виконання завдань Глухівська райспоживспілка:
- розвиває кооперативну демократію, організує колективне обговорення найбільш важливих питань діяльності, пропаганду кооперативного руху, проводить активну організаторську роботу по залученню населення у члени споживчих товариств, забезпечення дотримання прав пайовиків;
- розробляє основні напрямки економічного і соціального розвитку споживчої кооперації району;
- всебічно сприяє роботі по вдосконаленню господарського механізму, впровадженню ринкових методів управління, підвищенню ефективності використання матеріальних, трудових і фінансових ресурсів;
- захищає інтереси і майнові права споживчих товариств і системи райспоживспілки в цілому, організує підготовку і підвищення кваліфікації кадрів, сприяє збереженню власності, вирішенню соціальних питань трудових колективів та забезпечує дотримання чинного законодавства;
- узагальнює і поширює передових досвід роботи, розробляє рекомендації по виявленню і найбільш повному використанню наявних резервів і можливостей, підвищенню ефективності роботи підприємств.
Управління Глухівською райспоживспілкою здійснюється на соснові самоврядування, демократії, активної участі учасників у вирішенні всіх питань діяльності райспоживспілки.
Вищим органом управління є конференція представників споживчих товариств району, яка правомочна розглядати і вирішувати будь-яке питання діяльності райспоживспілки. Виконавчо-розпорядчим органом є правління, відповідальне перед конференцією та Радою райспоживспілки. Правління здійснює керівництво і контроль за поточною організаційною, господарською та соціальною діяльністю, а також несе відповідальність за збереження основних засобів товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та іншого майна.
Із фактичного населення, що проживає на території району 34,6 тис. чол., споживча кооперація обслуговує 20,3 тис. чол., або 58,7%.
Система Глухівської районної спілки споживчих товариств об’єднує 11 суб’єктів господарювання: 7 споживчих товариств (Баничське, Березівське, Вольно-Слободське, Дунаєвське, Червонянське, Шалигинське та «Відродження»), одне міське споживче товариство, господарство правління райспоживспілки та два спільних підприємства (дочірнє підприємство «Кооператор», спільне підприємство «Баничський хлібозавод»).
Райспоживспілка має повну господарську самостійність і розробляє програми свого економічного і соціального розвитку, розглядає та затверджує їх на загальних зборах, організовує через підприємства власного господарства торговельне обслуговування і громадське харчування, заготівлю і переробку сільськогосподарських продуктів і сировини, надання населенню різних послуг.
2. Інформаційні потреби управлінського апарату установи
Широке використання комп’ютерів і програм призвело до суцільної комп’ютеризації. Цей процес можна вважати найбільш значною характеристикою науково-технічного прогресу другої половини ХХ століття, який підвищує значення і цінність інформації.
Комп’ютеризація – техніка, математичні методи і спеціальне програмне забезпечення, що застосовуються для збору, зберігання і обробки інформації, необхідної для управління, навчання, а також отримання різного роду інформаційних та обчислювальних послуг.
Одним з найефективніших та найпопулярніших технічних засобів ділового зв’язку є обчислювальна техніка, що використовує електронний зв’язок. Коли комп’ютерів на підприємстві декілька, доцільно встановити електронну мережу.
Електронна мережа – група комп’ютерів, принтерів, інших технічних пристроїв, об’єднаних засобами зв’язку.
На підприємстві кожен службовець має інформацію, яка може знадобитись іншим працівникам. Це може бути інформація, яку надають керівники відділів вищому керівництву і службовців своїм керівникам, бухгалтерська а аналітична звітність, прогнози, поточна інформація про розташування ресурсів, стан ринків тощо.
Головним надбанням будь-якого сучасного підприємства є бази даних про клієнтів, їх потреби, наявне у них обладнання, товари, строки гарантійних зобов’язань, фінансовий стан, укладені договори, історію співробітництва, розмір націнок та знижок. Внутрішня маркетингова діяльність теж насичена інформацією – даними про конкретні замовлення, їх кодифікацію, виробництво, виконання та відвантаження. Якщо комп’ютери підприємства з’єднані мережею, то обмін такою інформацією між структурами підприємства значно спрощується. На підприємстві, що має велику базу даних, до якої необхідно забезпечити доступ з усіх робочих місць, можна використовувати мережеве з’єднання. Це ефективніше, ніж розміщувати інформацію цієї бази даних на багатьох комп’ютерах.
Підприємство може використовувати декілька видів електронних мереж. За принципами побудови комп’ютерні мережі поділяться на локальні, регіональні та глобальні.
За технологією обробки фінансово-бухгалтерської інформації розрізняють обдно-, двох- і багаторівневі обчислювальні мережі. Наявність декількох рівнів дозволяє говорити про рівневу розподілену обробку інформації. Однорівнева обробка передбачає створення безпосередньо в бухгалтерії ЛОМ зіркової топології розподільного типу, що охоплює всі ділянки обліку. Таке проектування мережі представляється раціональним для середніх і дрібних підприємств, що мають обмежений обсяг вхідної облікової номенклатури. При дворівневій обробці доцільне проектування ЛОМ розподільного типу з шинно-зірковою (зірковою) топологією. Характеризується наявністю двох сегментів, що відображають відповідно матеріальну і фінансову складові бухгалтерського обліку. Кожний з сегментів містить автоматизоване робоче місце (АРМ) по ділянках обліку, при цьому основним недоліком є відсутність автоматизації первинного обліку. Таке проектування доцільне для середніх за розміром підприємств, що мають невеликі обсяги первинної облікової номенклатури.
Обрана установа – Глухівська районна спілка споживчих товариств – це середне за розміром підприємство. Керівництво установи поставило задачу проаналізувати декілька програмних продуктів автоматизації управлінської діяльності і винести рішення про забезпечення установи інформаційною системою 4го покоління.
Потреби керівників установи у наступних видах програмного забезпечення системи:
- програми автоматизації управлінської діяльності – програми організатори робочого часу менеджера, програми для планування впровадження нової продукції, оцінки інвестиційних проектів тощо;
- програми для маркетингових досліджень – програми, призначені для дослідження попиту та пропозиції, вивчення поведінки покупців та каналів розповсюдження товарів;
- програми автоматизації бухгалтерського обліку – програми, що дозволяють вести бухгалтерський облік за допомогою комп’ютерів (вводити та накопичувати дані по бухгалтерських операціях, первинні документи, автоматично формувати звітність);
- програми статистичної обробки економічних даних – програми до яких належать галузеве та державні розробки для дослідження макроекономічних показників.
3. Аналіз наявних на ринку програмних продуктів автоматизації управлінської діяльності
Інформаційна система «Галактика»
Систему «Галактика» розробила корпорація «Галактика», до якої входять фірми Росії (АТЗТ «Новий Атлант», ТОВ «Гелексі» (СПб.) та ін.), Білорусі (НТО «Топ Софт», ТОВ «Топ Софт Сервіс»), України (ЗАТ «Гелексі Україна»), Казахстану та інших країн колишнього СРСР. На вітчизняному ринку програмного забезпечення для розвязання економічних задач колектив «Галактики» працює з 1987 р. За цей час пройдено шлях від програмного забезпечення класичних АСУ на замовлення до розробки тиражованих галузевих рішень, цілковито адаптованих до специфіки провідних галузей економіки.
Галузеві рішення на базі системи «Галактика» – це технологія управління нового покоління, яка дає можливість перейти від управління окремими господарськими операціями до управління ситуаціями, що виникають. Характерною ознакою системи «Галактика» с швидкий розвиток і розширення її функціональних можливостей. Починаючи з 1995 p., коли було випущено першу версію комплексної системи автоматизації управління підприємством «Галактика», що містила 15 програмних модулів і була реалізована в архітектурі «клієнт – сервер», вийшло кілька поколінь системи – 5.2, 5.5, 5.7; розширився перелік контурів (контур логістики, адміністративний контур і т. ін.) та програмних модулів (контролінгу, управління ресурсами, документообігу тощо); забезпечено настройку «Галактики» на конкретну галузь, регіон, особливості бізнесу та незалежність прикладних якостей системи від програмно-апаратної платформи; гарантовано роботу системи в різних операційних середовищах (Windows (95, 98, 2000), Windows NT, Novell NetWare) і з різними СУБД – Oracle, MS SQL, Pervasive SQL (Btrieve).
Починаючи з покоління 5.5 змінилася концепція самого продукту. Тепер він позначає версію ядра системи, а сам продукт розпався на системи з галузевою орієнтацією. Так, на базі ядра 5.5 створенні програмні засоби для торгівлі, мясопереробної промисловості, звязку й телекомунікацій, металургії, автотранспортних підприємств; на базі ядра 5.7 – для нафтових компаній і хімічних підприємств. У ядрі зявилися такі нові підсистеми: кредити, векселі та позички, управління ремонтом устаткування, експорт/імпорт зовнішніх документів, управління договорами, спецодяг, технічна підготовка виробництва, управління автотранспортом, роздрібна торгівля, давальницька переробка. Система стала 32розрядною. Зявилася можливість адаптувати інтерфейс користувача під будь-яку (окрім арабської та японської) мову.
«Галактика» підтримує інтерфейси, через які здійснюється зєднання з торговими терміналами, електронними вагами, датчиками АСУ ТП. Створено систему підтримки адміністратора «Галактики», що дає змогу контролювати дії користувачів. Крім того, у процесі розвитку системи робиться ставка на її відкритість і можливість використання разом з іншими продуктами, наприклад, Галактика+SAS, Галактика+Aris Toolset. Планується також випуск галузевих рішень, до складу яких включається система динамічного моделювання.
Вирішення всього комплексу завдань, на який орієнтована система «Галактика» на теперішній час, забезпечується девятьма функціональними контурами, такими як:
1. контур управління підприємством;
2. контур логістики;
3. виробничий контур
4. фінансовий контур;
5. контур управління персоналом;
6. контур управління взаємовідносинами з клієнтами;
7. адміністративний контур;
8. контур галузевих рішень;
9. контур системного адміністрування.
Структуру функціональних складових елементів системи «Галактика» показано на рис. 2.1.
Система «Галактика» орієнтована на автоматизоване розвязання задач, що виникають на всіх стадіях управлінського циклу: прогнозування, планування, облік і контроль реалізації планів, аналіз результатів діяльності, коригування прогнозів і планів. Система має модульну структуру, модулі, у свою чергу, обєднані у функціональні контури (див. рис. 1.).
Контури логістики, фінансовий та управління персоналом обєднують модулі за видами ресурсів, над якими здійснюється управлінська діяльність. У контури управління підприємством, виробничий, адміністративний та управління взаємовідносинами з клієнтами модулі включені відповідно до виду діяльності, що автоматизується.
Модулі специфічних галузевих рішень та системного адміністратора обєднані відповідно в контури галузевих рішень і системного адміністрування.
Функціональний склад системи «Галактика» дає можливість, по-перше, ізольовано використовувати як окремі модулі, так і їхні довільні комбінації залежно від виробничо-економічної необхідності, а по-друге, для будь-якого підприємства визначити набір компонентів, що забезпечує вирішення завдань управління господарською діяльністю в трьох глобальних аспектах – за видами ресурсів, за рівнями управління (масштабами вирішуваних завдань), за видами управлінської діяльності (планування, облік і т. ін.).
У технологічній схемі експлуатації системи «Галактика» кожен працівник виконує визначені для нього інструкцією дії, отримуючи інформацію в обсязі, необхідному й достатньому для виконання своїх посадових обовязків.
Основним обєктом системи «Галактика» є операційний документ. Операційні документи формуються під час проведення будь-якої господарської операції та підтверджують її виконання. Між документами можуть бути встановлені звязки. Сукупність операційних документів створює документообіг підприємства (корпорації).
Виокремлюють два основні типи документів:
- документи-основи, які регламентують операції між юридичними особами, наприклад, угоди, рахунки, рахунки-фактури, вимоги, контракти тощо;
- супроводжувальні документи (товарні та фінансові), які відображають сутність фактично виконаних операцій.
За всіма супроводжувальними документами можуть бути сформовані бухгалтерські проведення за допомогою механізму типових господарських операцій (ТГО).
У процесі проведення конкретних господарських операцій, які належать до різних напрямів діяльності підприємства, відбувається наповнення бази даних оперативною інформацією. При цьому забезпечуються:
- принцип одноразового введення інформації в БД, що виключає дублювання функцій користувачів і впорядковує документообіг;
- простота контролю коректності та цілісності даних, персоніфікація дій користувача;
- контроль регламенту виконання господарських операцій;
- оперативна перебудова системи, зміна експлуатаційної схеми системи в разі зміни бізнес-процесу;
- своєчасне отримання вірогідної інформації про стан поточної діяльності підприємства.
Система «Галактика» є гнучким масштабованим продуктом, який містить модуль настройки для будь-якого комплекту поставки. У процесі настроювання виконується первинне заповнення основних каталогів, класифікаторів і довідників, які становлять єдину інформаційну базу й використовуються всіма модулями системи. Подальше поповнення класифікаторів виконується в процесі експлуатації системи.
Параметри загальносистемної настойки дають змогу вибрати з наданих системою алгоритмів виконання різних функцій ті, які максимально відповідають специфіці певного підприємства. Параметрами настройки користувача визначаються особливості роботи конкретного користувача. Частину з них, яка належить до права доступу до документів і можливостей їх редагування, установлює лише адміністратор системи. Крім того, більшість модулів мають власний блок настройки. До нього включені функції настройки універсальних ієрархічних звітів (управління постачанням, управління збутом, складський облік), типових господарських операцій (госпоперації), формату вхідних і вихідних документів (обмін бізнес-документами) і т. ін.
До функцій настройки системи належать також розмежування прав доступу користувачів і організація корпоративного міжофісного обміну даними, якщо підприємство має кілька віддалених філіалів. Ці функції виконуються за допомогою спеціальних модулів права доступу й тиражування даних, що входять до контуру системного адміністрування.
Основні технічні характеристики «Галактики» подано в табл. 2.1.
Таблиця 2.1. Основні технічні характеристики системи «Галактика»
| Використовувана СУБД | Btrieve 6.15.451 | Btrieve 7.0 | MS SQL Server 7.0 | Oracle 7.3.4 | Oracle 8.05.22, 8.06, 8.i.x |
|||
| Операційна система мережі з виокремленим сервером | Nevell NatWare 3.11 (Upgrade Brieve 6.15); Windows NT Server 3.51, 4.0 | Windows NT Server 4.0, 2000 | Понад 80 операційних систем, зокрема 40 варіантів UNIX; Alpha-VMS OS/390; Novell NetWare; Windows NT, 2000 | |||||
| Операційна система клієнта мережі з виокремленим сервером | MS DOS, Windows 3.11; Windows for Workgroups; Windows NT Workstation 3. 51,4.0 | Windows 95, 98; Windows NT Workstation 4.0: Windows 2000 Professional | Windows 95, 98; Windows NT Workstation 3.51, 4.0; Windows 2000 Professional | |||||
| Операційна система немережево-го клієнта (локальний варіант) | Windows 95, 98; Windows NT Workstation | Windows NT Workstation 4.0; Windows 2000 Professional | Windows 95, 98; Windows NT Workstation 3.51, 4.0; Windows 2000 Professional | |||||
| Блокування даних у разі сумісного використання | На рівні запису | На рівні запису | На рівні запису | |||||
| Структура класифікатора | Крім стандартної класифікації клас – підклас – група і т. д. можна використовувати власний ієрархічний багаторівневий класифікатор | |||||||
| Кількість одиниць виміру, підтримуваних класифікатором для кожного обєкта обліку | Без обмежень | |||||||
| Розмежування прав доступу користувачів | На рівні елемента меню, таблиці бази даних, полів і за відповідними умовами | |||||||
| Мінімальні вимоги до сервера | P233/64/1G | P233/128/2G | P-HI/256/20G | |||||
| Мінімальні вимоги до робочих станцій | Р100/32/500 (Windows) | Р100/32/500 | ||||||
| Пропонована кількість робочих станцій у мережі | До 300 | До 100 | 300–500 | |||||
| Визначається технічними характеристиками сервера, типом вибраної ОС, пропускною спроможністю мережевого устаткування | ||||||||
Інформаційна система Miracle V
Інформаційна система Miracle V є інтегрованою інформаційною системою управління бізнес-процесами, що базується на найновітніших технологіях і сучасних методах інформатизації. Система працює в середовищі MS Windows.
Система Miracle надає повний набір інструментів для швидкого розроблення користувацьких додатків та їх експлуатації. Практично це інструмент, який дозволяє автоматизувати бізнес-операції з урахуванням специфіки й особливостей ведення справ на конкретному підприємстві. Основний принцип роботи системи Miracle – це цілковите візуальне управління всіма процесами – від проектування віконних форм, звітів і компонування додатків до моделювання бізнес-процесів, складання алгоритмів оброблення інформації, управління рівнями доступу користувачів до інформації та програмних рішень. Розроблення програмних рішень інформаційної системи проводиться різними інструментальними засобами Miracle:
- конструктор бази даних – Miracle I Base Constructor;
- генератор віконних форм – Miracle Form Generator;
- генератор додатків (рішень) – Miracle Task Generator;
- конструктор алгоритмів – Miracle Mathematic;
- конструктор звітів – Miracle Report.
У Miracle V немає формального чи наперед заданого рішення. З бібліотеки довідкових (референтних) моделей підприємство обирає те, що найкраще відповідає його вимогам. Довідкова модель у Miracle V – це повнофункціональна та внутрішньо узгоджена інформаційна система. Там, де процеси, функції та структури не повною мірою відповідають потребам підприємства, вони можуть бути змінені та модифіковані за допомогою інструментарію Miracle V. За допомогою Miracle V, або, точніше, її засобів для розробників, підприємство створює власну цілком відповідну його потребам та вимогам інформаційну систему. Усі процеси моделюються графічно, подібно до блок-схеми, і потім уводяться до системи. Структури даних та їхні звязки можуть за потреби змінюватися. За допомогою дизайнера форм їх можна змінювати та створювати наново. Інструмент запитів дозволяє впроваджувати запити на будь-якій стадії упровадження системи або пізніше.
Усі визначення та описи (процеси, форми, документи, структури даних і т. д.) інтерактивно взаємоповязані. Вони функціонують як правила роботи для інформаційної системи й докладно описуються у власній базі даних, яка називається Repository (сховище). Вони також можуть змінюватися чи розширюватися в будь-який час. Структури Repository контролюють усю виконавчу систему Miracle V. Repository є «вихідним кодом» для системи.
У наш час успіх підприємства великою мірою залежить від його здатності швидко реагувати на зміни. Звідси випливає, що бізнес-процеси також мають адаптуватися, щоб відповідати новим умовам. Перепроектування організацій та процесів потребує наявності інформаційних інструментів для підтримки здійснення відповідних завдань. Додаток Miracle V відповідає таким вимогам. Business Process Modeller забезпечує підтримку управлінської діяльності, дозволяючи створювати нові процеси й адаптувати наявні. За допомогою симуляції наслідків втілення нових ідей різні варіанти можна тестувати, перш ніж упроваджувати їх на підприємстві. Перепроектування бізнес-процесів отримує хорошу підтримку завдяки здатності їх симулювати. Усе досконаліші аналітичні засоби можуть генерувати надійні результати лише тоді, коли вони постійно використовуються в повсякденній діяльності підприємства. Саме тому організація та інформаційна система мають працювати злагоджено. Філософія Miracle V базується на цій ідеї, оскільки виконуються лише процеси, необхідні в щоденній роботі підприємства.
За допомогою компонента Miracle V Business Process Modeller усі процеси відображаються графічно і водночас здійснюється безпосередній вплив на інформаційну систему. Це означає, що доповідна документація, згенерована Process Modeller, у будь-який момент залишається актуальною. Оскільки процеси відомі інформаційній системі, а вся відповідна інформація (про виконані завдання) реєструється, ефективність процесів може аналізуватися на основі бази поточних даних. Динамічна система підтримки користувача також користується інформацією від Process Modeller. Вона завжди показує користувачам, у якому процесі вони перебувають, попередні та наступні завдання і відповідальних за них.
Основні компоненти системи Miracle V такі: репозитарій, у якому зберігаються всі визначення, правила та описи обєктів (включаючи звязки та відносини між ними), та інструменти ділових процесів, до яких належать: Business Process Modeller, Business Process Executer, Business Process Analyzer та Business Process Simulator. Modeller визначає процеси на різних рівнях абстракції. Під час моделювання процеси відкриваються та виконуються компонентом Executer. Уся інформація, зібрана під час роботи, може бути вивчена за допомогою компонента Analyzer. Simulator створює сценарії на зразок «що, коли…?» для всіх процесів або їхніх частин.
Інформаційна система ММІІ
Система ММІІ дозволяє в комплексі розвязувати задачі з планування й управління у виробництві, постачанні та збуті, а також задачі бухгалтерського обліку і фінансів. Пакет ММІІ охоплює такі програмні модулі підсистеми:
- управління матеріально-технічними ресурсами (ММ/3000);
- управління виробництвом (РМ/3000);
- управління технічним обслуговуванням і ремонтом устаткування (MNT/3000);
- управління придбанням ПКВ (РО/3000);
- управління збутом продукції (SOM/3000);
- складання кошторису витрат (СА/3000);
- ведення бухгалтерської та фінансової звітності (FA/3000).
Використовуючи модульну структуру ММІІ, можна комбінувати різну її конфігурацію. Вона має багаторівневу систему меню, меню допомоги, оперативну актуалізацію бази даних, оперативну реєстрацію даних, їх попередню обробку і коригування помилок за допомогою системи VPLUS/3000, ефективні засоби захисту даних, автоматичне виконання рутинних диспетчерських функцій, а також дає можливість користувачеві взаємодіяти із системою рідною мовою. Крім того, надається широкий набір засобів підтримки системи й консультаційних послуг.
4. Характеристика змін в системі управління в результаті впровадження обраної інформаційної системи управління
Проаналізувавши запропоновані інформаційні системи керівництво обрало систему Галактика.
Після впровадження цієї системи організація управління установою значно поліпшилася.
Так, наприклад адміністративний контур, дозволив розвязати такі основних задачі:
1. Складання планів структурних підрозділів і окремих виконавців за напрямами діяльності.
2. Розрахунок необхідних ресурсів для виконання накреслених планів.
3. Узагальнення планів структурних підрозділів в один господарський план корпорації.
4. Повязання робіт в один календарно-сітковий графік.
5. Формування планів робіт виконавців на заданий період.
6. Реєстрація в памяті ПК процесу виконання планів, ведення журналу організованих заходів.
7. Контроль за виконанням планів управлінським персоналом, ведення документообігу за структурою господарського плану.
Поліпшив організацію управління установою і модуль управління документообігом, призначений для обліку, зберігання й оброблення документів (договорів, листів, наказів, протоколів, нарядів і т. ін.) в електронному вигляді, а також для організації спілкування користувачів під час вирішення виробничих завдань. Документи, що входять до документообігу, можуть бути отримані за допомогою електронної пошти, скановані з паперових документів або підготовлені за допомогою різних текстових редакторів.
Основні можливості модуля такі:
- створення і ведення номенклатури справ фірми;
- створення документів за допомогою вбудованого текстового процесора «Бізнес-текст» або іншого зовнішнього редактора;
- ведення стадій оброблення документів і контролю за їх виконанням;
- пошук документів за заданими критеріями, просування документів за маршрутом оброблення, масове розсилання документів у підрозділи;
- виведення на екран списку всіх облікових документів, повязаних із документами-основами системи «Галактика» (наприклад, рахунками за продані товари або послуги). Звязок із документами-основами встановлює користувач.
Висновки
Розповсюдження інформаційних технологій у 90х роках призвело до суттєвих змін в організації виробництва, праці та управління. З одного боку, високотехнологічне середовище руйнує сталі ієрархічні структури в економіці та управлінні, створюючи на їх місцях більш гнучкі та пристосовані до нестабільного середовища, а з іншого – використання інформаційних систем в управлінні різними соціальними та виробничими механізмами призводить до інтеграції способів ведення фінансів, діловодства, управління, обліку.
З впровадженням інформаційних систем нового покоління суттєво змінюється управління установою в цілому. Застосування компютерів впливає на зміст праці облікового персоналу: зменшується кількість механічних операцій з обробки документів, систематизації облікових показників, заповнення регістрів та звітів. Облікова праця стає більш творчою, спрямованою на організацію та удосконалення обліку.
Основне завдання модуля інформаційної системи керівника – сформувати необхідну інформацію про виробничо-господарську діяльність у потрібному аспекті, наочно, у динаміці та з попереднім аналізом. Основні вимоги до інформації для прийняття управлінських рішень – це своєчасність і вірогідність.
Виробничо-господарська діяльність підприємства характеризується відповідними показниками (детальними й агрегованими), які отримують під час розвязання відповідних задач. Вони можуть бути обєднані в логічні групи як за функціями управління (нормативні, планові, облікові, аналітичні і т. ін.), так і за видами ресурсів (засоби виробництва, предмети праці, персонал, фінанси, готова продукція).
Список використаної літератури
1.Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / М.И. Семенов, И.Т. Трубилин, В.И. Лойко, Т.П. Барановская; Под общ. ред. И.Т. Трубилина. – М: Финансы и статистика, 2000. – 416 с.
2.Асташкевичер Е.Т., Петрова В.И. Научная организация труда в бухгалтерии. – М.: Финансы, 2004. – 128 с.
3.Єрьоміна Н.В. Банківські інформаційні системи: Навчальний посібник. – К.: КНЕУ, 2004. -230 с.
4.Информационные системы в экономике: Учебник / Под ред. проф. В.В. Дика. – М.: Финансы и статистика, 2006. – 272 с.
5.Іванюта, П.В. Управлінські інформаційні системи в аналізі та аудиті [Текст]: навчальний посібник / П.В. Іванюта; Мін-во освіти і науки України, Держ. комітет статистики України, Держ. академія статистики, обліку та аудиту, Полтавська філія. – К.: ЦУЛ, 2007. – 180 с.
6.Основи інформаційних систем: Навчальний посібник / За ред. проф. В.Ф. Ситника. – К.: КНЕУ, 2007. -252 с
7.Черняк, О.І. Системи обробки економічної інформації [Текст]: підручник / О. І. Черняк, А.В. Ставицький, Г.О. Чорноус. – К.: Знання, 2006. – 447 с.
8.Шквір, В.Д. Інформаційні системи і технології в обліку [Текст]: практикум / В.Д. Шквір, А.Г. Загородній, О.С. Височай. – К.: Знання, 2006. – 429 с.