Принятие решений при управлении разработкой и реализацией проекта

СОДЕРЖАНИЕ: КУРСОВАЯ РАБОТА По дисциплине: «Системы управления проектами» тема ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ ПРИ УПРАВЛЕНИИ РАЗРАБОТКОЙ И РЕАЛИЗАЦИЕЙ ПРОЕКТА г. Ростов-на-Дону

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине: «Системы управления проектами»

тема

ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ ПРИ УПРАВЛЕНИИ РАЗРАБОТКОЙ

И РЕАЛИЗАЦИЕЙ ПРОЕКТА

г. Ростов-на-Дону

2010

ВВЕДЕНИЕ	3
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ	6
1.1 Сущность понятия системы управления проектами	6
2 ЗНАЧЕНИЕ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ПОВЫШЕНИИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЦЕССА ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ	9
2.1 Программное обеспечение системы управления проектами	9
2.2 Принятие и исполнение решений на основе SCADA-системы TRACE MODE	12
2.3 Принятие и исполнение решений на основе корпоративной (CRM+CУП) системы	15
2.4 Принятие и исполнение решений на основе Spider Project	22
2.5 Рекомендации по повышению эффективности процесса принятия решений	25
ЗАКЛЮЧЕНИЕ	30
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ	32

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность выбранной темы заключается в том, что сегодня управление проектами - признанная во всем мире профессиональная дисциплина. Методология и средства управление проектами широко используются во всех сферах целенаправленной и проектно-ориентированной деятельности.

Система управления проектами – совокупность профессиональных методов и процедур управления проектами, направленных на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектами развития и совершенствования компании.

Для успешной реализации проектов на предприятии создается система управления проектами.

Целями создания системы управления проектами являются:

- выделения специальных процедур по управлению проектом, в рамках которых производится согласование и корректировка целей и результатов;

- повышение точности планирования проектов — за счет формализации и описания опыта компании по реализации отдельных процедур проекта, применения специальных инструментальных средств календарного планирования;

- повышение эффективности взаимодействия подразделений и сотрудников компании - за счет описания функциональных обязанностей, распределения ответственности участников проекта, определения принципов взаимодействия и разрешения конфликтов в процессе решения задач проекта;

- повышение эффективности работы сотрудников компании по задачам проектов — за счет разработки методик выполнения стандартных процедур, создания механизма накопления «лучших практик» в ходе деятельности компании по реализации проектов;

- обеспечение минимизации рисков реализации проектов — за счет разработки специальных методик и процедур выявления, оценки и управления рисками в ходе планирования и реализации проектов;

- оптимизация финансовых затрат компании в рамках реализации проектов — за счет применения специальных процедур бюджетирования этапов и работ проекта (планирование, выделение и контроль за расходованием денежных средств), использования инструментальных средств;

- улучшение контроля со стороны руководителя проекта и руководства компании исполнения одного или группы проектов, возможность выявления негативных тенденций в реализации проектов и принятия обоснованных решений на ранних стадиях — за счет применения инструментальных средств календарного планирования и финансового анализа.

Программные средства системы управления проектами — инструменты менеджера, помогающие ему решить основные задачи управления. Для решения этих задач разрабатываются информационные системы управления проектами, отражающие особенности его работ, ресурсов, технологических и временных ограничений.

Принятие решений является важнейшим компонентом систем управления проектами (СУП), когда необходимо решать задачи планирования, проектирования, производства, распределения и регулирования ресурсов (трудовых, материальных, оборудования) с учетом всех ограничений (технических, бюджетных, временных). Руководители проектов редко добиваются успехов, если не владеют или не используют методы принятия обоснованных решений.

Принятие решений – наиболее ответственная и интеллектуальная сфера деятельности человека и, в первую очередь, руководителя любого ранга. Задачи выбора наилучших вариантов при проектировании систем в условиях ограниченного финансирования является одной из наиболее типичных для использования методов принятия решений.

Цель курсовой работы заключается в рассмотрении применения программного обеспечения системы управления проектами в принятии решений при управлении разработкой и реализацией проекта.

Для раскрытия темы курсовой работы необходимо решить следующие задачи:

1) рассмотреть сущность понятия системы управления проектами;

2) проанализировать макроокружение фирмы;

3) проанализировать микроокружение фирмы;

4) анализ внешней среды конкретно действующей фирмы.

Объектом исследования является система управления проектом.

Предметом исследования является принятие решений при управлении разработкой и реализацией проекта.

Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

1.1 Сущность понятия системы управления проектами

Системы управления проектами – это системы, позволяющие обеспечить информационную поддержку жизненного цикла проектов, эффективное планирование и управление ходом работ, соответствие заранее определенным стандартам и требованиям.

Основными целями системы управления проектами являются:

1. Обеспечение эффективного использования временных, человеческих и финансовых ресурсов, выделяемых на проведение совершенствования и развития деятельности предприятия путем грамотного планирования, организации и контроля исполнения проектов.

2. Применение формализованных методов системы управления проектами позволяет:

- более обоснованно определять цели проектов и выделять ресурсы на их достижение;

- оптимально планировать выполнение проектов;

- более полно учитывать возможные проектные риски;

- оптимизировать использование имеющихся ресурсов;

- избегать конфликтных ситуаций в ходе выполнения проекта;

- контролировать изменение составленного плана работ;

- анализировать фактические показатели и вносить своевременную коррекцию в ход работ;

- накапливать, анализировать и использовать в дальнейшем опыт реализованных проектов;

Основные процессы системы управления проектами:

- Инициирование проектов.

- Планирование проектов.

- Организация исполнения проектов.

- Контроль исполнения проектов.

- Завершение проектов.

- Учет проектной информации и организация документооборота.

- Совершенствование и развитие системы управления проектами.

Существуют десятки систем управления проектами. Наиболее распространенными являются Microsoft Project, Primavera Project Planner, Spider Project, Open Plan.[2]

Постановка задачи создания интегрированной СУП требует первоочередного внимания к тому набору функций, которые будет обеспечивать такая СУП. Сразу стоит обратить внимание на то, что во многие СУП должны входить функции, которые часто упускают из виду или считают полностью принадлежащими другим системам предприятия.

Часто под СУП понимают пакеты прикладных программ, автоматизирующие функции календарно-ресурсного планирования. Такой взгляд представляется весьма упрощенным, поскольку эти функции далеко не исчерпывают всего многообразия задач управления проектами. По этой причине даже в качестве отдельных инструментальных средств управления проектами часто требуется привлечение программных пакетов смежных областей, таких как управление документами, управление персоналом и т. д.

Говоря об интегрированной системе управления проектами предприятия, имеется в виду не только совместное использование инструментальных средств, но и особые формы и технологии управления, позволяющие вписать проектную деятельность в общий контекст деятельности предприятия.

На каждом предприятии существуют определенные, иногда значительные, особенности управления проектами. Эти различия в рамках СУП отражаются на уровне формирования конкретных управленческих процедур, маршрутов документов, используемых инструментов и т. д. Сходные принципы построения, концепция интегрированной СУП могут быть сведены к ряду основных вариантов решений, которые составляют основу общей для самых разных предприятий методики проектирования СУП конкретного предприятия.

В данной методике создание СУП рассматривается как хорошо формализуемый процесс, результатом которого являются решения в нескольких областях:

- организационные структуры и организационное обеспечение;

- программное обеспечение;

- техническая инфраструктура;

- системная интеграция.

Таким образом, интегрированная система управления проектами (СУП) рассматривается как организационная и программно-техническая среда, предоставляющая менеджеру инструменты выработки и реализации сбалансированных управленческих решений, охватывающих разные уровни и стадии управления проектом на всех фазах его жизненного цикла, позволяющие обеспечить эффективность управления и координацию выполнения работ по проекту.

2 ПРИМЕНЕНИЕ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ПРИНЯТИЕ

РЕШЕНИЙ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

2.1 Программное обеспечение системы управления проектами

Программные средства управления проектами — инструменты менеджера, помогающие ему решить основные задачи управления. Для решения этих задач разрабатываются компьютерные модели проекта, адекватно отражающие особенности его работ, ресурсов, технологических и временных ограничений.

Оценка эффективности ИСУП основывается на определении, выборе критериев для рассмотрения и оценки системы по этим качествам. Набор критериев может зависеть от сферы деятельности организации, характеристики проектов и состава системы.

Одна из методологий качественной оценки эффективности основана на экспертной оценке критических факторов успеха (КФУ), выполнение которых необходимо для успешной реализации проекта.

Среди программных продуктов для реализации ИС управления бизнес-проектами можно назвать следующие.

1. Spider Project — пакет управления бизнес-проектами, спроектированный и разработанный с учетом большого практического опыта, потребностей, особенностей и приоритетов Российского рынка. Разработчик — ведущая Российская консалтинговая компания «Технологии управления Спайдер».[3]

2. Корпоративная система управления проектами Microsoft Office Project Professional и Microsoft Office Project Server, предназначенная для управления проектами в масштабах подразделения или всего предприятия. Microsoft предлагает использовать решение Enterprise Project Management (Корпоративное управление проектами). Данная система полностью реализована на продуктах Microsoft, начиная с ОС и СУБД и заканчивая рабочими местами пользователей.

Enterprise Project Management требует выделения дополнительных аппаратных средств и затрат на администрирование системой, но эффект от совместного и стандартизированного управления проектами, позволяет оптимизировать процессы осуществления проектов и более эффективно управлять ресурсами организации. Используя Microsoft Project Professional, менеджеры проектов могут совместно разрабатывать календарные планы работ в соответствии с корпоративными стандартами; планировать использование ресурсов с учетом их квалификаций и загрузки на других проектах; публиковать данные проектов для просмотра остальными участниками проектов и самостоятельного ввода фактических данных исполнителями.[4]

3. Программные продукты Primavera Enterprise. Архитектура Primavera Enterprise разработана для поддержания и хранения больших объемов стандартной и дополнительной информации по проектам и ресурсам. Специализированные структуры — структура проектов предприятия (EPS), организационная структура (OBS), структура декомпозиции работ (WBS), портфели проектов, иерархическая структура кодирования, иерархическая структура ресурсов (RBS), структура ролей ресурсов и квалификаций — обеспечивают дополнительные возможности хранения проектной информации, совершенствуя процессы доступа и управления большими объемами данных по проектам, пакетам работ и ресурсам.

Ключевой структурой при организации корпоративной системы является структура проектов предприятия (EPS). EPS - это иерархическая структура базы данных (БД) проектов. Каждый узел (уровень) EPS декомпозируется на программы и проекты, которые должны быть выполнены в рамках организации. EPS используется для бюджетирования проектов, многопроектного управления, и определения прав доступа к информации.[5]

Далее, проекты подвергаются дальнейшей декомпозиции на отдельные фазы и стадии — такая иерархия называется структурой декомпозиции работ (WBS). WBS — это иерархия работ, которые должны быть выполнены для завершения проекта. Она определяет продукт или услуги, которые должны быть произведены в рамках конкретного проекта.

Построение целостной корпоративной системы управления проектами невозможно без описания организационной структуры (OBS) и определения соответствия между ее элементами и элементами структур EPS и WBS. OBS — это глобальная иерархическая структура, описывающая структуру ответственных менеджеров по проектам организации. Обычно OBS отображает структуру управления организации, с уровня высшего руководства до руководителей различных уровней.

Ответственные исполнители могут быть связаны с их областями ответственности из EPS — узлами или отдельными проектами.

OBS также используется для назначения пользователям специфических привилегий при доступе к проектам и пакетам работ (WBS) проектов.

Пакет Primavera Enterprise представляет собой целостную корпоративную систему управления проектами. Полный состав пакета Primavera Enterprise 3.0 включает:

- две БД на Oracle или MS SQL Server (БД проектов, БД методологий);

- три windows-приложения (Project Manager, Methodology Manager, Portfolio Analyst);

- два ролевых web-приложения, разработанных по Java 2 технологии (Progress Reporter, Primavision);

- два web-сервера для поддержки Progress Reporter и Primavision;

- ODBC интерфейс для доступа к БД (Primavera Enterprise SDK);

- NT/2000 служба (Служба задач).

ИС управления бизнес-проектами на базе продуктов Primavera является гибкой. Сочетание различных приложений, работающих на единой БД и с единой системой прав доступа, позволяет оптимально распределить функции между всеми участниками команд проектов.

Но для эффективного функционирования корпоративной системы управления проектами недостаточно только покупки ПО: для построения оптимальной архитектуры системы желательно выполнить полный цикл разработки (провести обследование организации, прописать функции каждого участника системы, настроить интерфейс и отчеты, грамотно разработать структуры кодирования и обучить специалистов работе с ПО). Только в этом случае будет построена система, которая позволит повысить эффективность функционирования организации.

2.2 Принятие и исполнение решений на основе SCADA-системы

TRACE MODE

Современные SCADA-системы имеют схожие возможности и принципы функционирования, которые позволяют решить типовые задачи, такие как: диспетчерский мониторинг и сбор данных о протекании технологического процесса, управление при наличии четких алгоритмов и полной формализованной модели объекта управления. Однако, в случае, когда объектом мониторинга и управления является сложная динамическая многопараметрическая система, средств, предоставляемых традиционными SCADA-системами, становится недостаточно.[6]

Необходимость в дальнейшем развитии SCADA-систем при управлении сложными техническими объектами и процессами обуславливается непрерывным возрастанием сложности управляемых объектов и процессов с одновременным сокращением времени, отводимого лицам оперативно-диспетчерского персонала на анализ проблемной ситуации, идентификацию возникшего отклонения от нормального (штатного) режима функционирования объекта, поиск возможных корректирующих решений по воздействию на объект, прогнозирование ситуаций, оценку последствий принимаемых решений и, наконец, выдачу команд на отработку необходимых управляющих воздействий.

Этот процесс требует много времени и высокой квалификации для того, чтобы точно и объективно оценить обстановку. При таком большом объеме информации, одновременно обрушивающейся на оператора, могут возникать ошибки. Анализ мирового опыта показывает, что при совершенствовании технологических процессов и автоматизации процесса принятия решений наиболее перспективным является использование информационных систем, основанных на знаниях, формализуемых в рамках технологии искусственного интеллекта и опыте высококвалифицированных специалистов, накапливаемом в базах знаний экспертных систем.

Актуальной задачей при построении автоматизированных систем реального времени является перенос функций диспетчера по анализу данных, прогнозированию ситуаций и принятию соответствующих решений на компоненты интеллектуальных систем поддержки принятия и исполнения решений (СППИР). Концепция систем поддержки принятия и исполнения решений включает целый ряд средств, объединенных общей целью - способствовать принятию и реализации рациональных и эффективных управленческих решений. СППИР - это диалоговая автоматизированная система, выступающая в качестве интеллектуального посредника, поддерживающего естественно-языковый интерфейс пользователя со SCADA-системой, использующая правила принятия решений и соответствующие модели с базами знаний. Она организует удобный диалог SCADA-системы с пользователем, “ведет” его по этапам анализа информации, распознавания и прогнозирования ситуаций, анализирует параметры технологического процесса, помогает выбрать наилучшие решения в зависимости от возникшей ситуации, реализует их путем выдачи управляющих воздействий, корректируя тем самым ход технологического процесса и оптимизируя его параметры по заданному критерию.

Основными структурными составляющими СППИР являются база знаний и механизм логического вывода. База знаний предназначена для хранения совокупности фактов, закономерностей, отношений (знаний), описывающих проблемную область, и правил, описывающих целесообразные формы структурирования, формализации и преобразования знаний в этой области.

Механизм логического вывода представляет собой совокупность способов применения правил вывода. Используя текущие или промежуточные исходные данные (факты) и знания из базы знаний, формирует последовательность правил, которые, будучи применены к исходным данным (фактам), полученным от SCADA-системы в результате контроля состояния технологического процесса, приводят к решению конкретной задачи диагностики, прогнозирования и регулирования параметров технологического процесса.

Гибкая открытая структура СППИР позволяет расширять функциональные возможности системы и круг задач, решаемых в процессе ее эксплуатации, а также постоянно повышает точность анализа, прогнозирования, планирования, организации, координации и контроля принимаемых решений за счет использования накапливаемого в базе знаний опыта.

Наличие достаточно полных моделей знаний в конкретной предметной области и постоянный контроль тенденции изменения параметров объекта управления обеспечивает диагностику и прогноз его поведения с высокой степенью достоверности и заданной точности. Существенным отличием предлагаемого подхода является то, что СППИР содержит универсальные программные средства, способные перенастраивать систему на другие объекты управления без изменения ядра программ.

Предлагаемая авторами концепция предполагает не просто создание обособленной экспертной системы обработки данных протекания технологического процесса, а интеграцию интеллектуальной СППИР с АСУ ТП на базе SCADA-системы Trace Mode, что существенно расширяет ее возможности, позволяет получить новый эффект от ее использования и удовлетворить возрастающие запросы разработчиков систем управления.

В новой версии Trace Mode 6 наблюдается расширение функций SCADA от системы диспетчерского контроля и управления технологическими процессами до более дорогостоящего программного продукта - системы управления предприятием с учетом финансового анализа, что согласуется с последними тенденциями на рынке промышленной автоматизации с интеграцией корпоративных функций и выражается в появлении соответствующих исполнительных модулей.

При этом также возрастает эффект от использования СППИР, интеллектуальные функции по принятию и исполнению решений которой распространяются на все уровни автоматизированной системы управления предприятием (менеджеры нижнего, среднего и высшего звена управления).[7]

2.3 Принятие и исполнение решений на основе корпоративной

(CRM/CУП) системы

Корпоративное управление проектами представляет собой методологию организации, планирования, руководства, координации и контроля людских и материальных ресурсов всей совокупности проектов организации, направленную на эффективное достижение целей проектов путем применения системы современных методов, техники и технологий управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени и качеству.[8]

Определив место СУП на предприятии, необходимо заметить, что коммерческий успех в современных условиях невозможен и без создания полной картины потребностей клиента, без своевременного решения его задач в рамках временных, ресурсных, бюджетных ограничений. И это требует современного подхода к организации работы с клиентом, управления взаимодействием как проектом. Наступило время созданием идеологии интегрированной CRM+ CУП системы.

CRM (Управление взаимоотношениями с клиентами (Customer Relationship Management)) системы не просто новый тип информационных систем, это принципиально новый, ориентированный на клиента подход к ведению бизнеса. Концепция CRM основана на мощной и разумной коммерческой идее: знайте ваших клиентов и работайте с ними персонально. Обладая «историей» работы с клиентом, основываясь на моделях прошлых сделок, предприятия, реализующие CRM, могут предложить клиентам соответствующие продукты и услуги. Взаимодействуя персонально с каждым клиентом, компания сохраняет тех, у кого завоевала доверие успешной работой, ведь привлечение новых клиентов, по статистике, обходится на порядок дороже, чем работа с уже существующими. Программные продукты класса CRM реализует лишь часть возможностей, которые может дать стратегия ориентации на клиента. Не менее важную роль в реализации CRM-стратегии играют инструменты, которые должны обеспечить как оперативное, так и стратегический планирование, а также оценку ситуации и поддержку принятия управленческих решений в области управления проектами предприятия. Организация процессов согласования и обработки запросов клиентов, безусловно, важный момент работы, но достижение успеха в управлении взаимоотношениями с клиентами требует большего. Удовлетворение этих запросов – набор задач, каждый раз их решение уникальный результат, т.е. проект.

Для дальнейшей постановки задачи построения совместной CRM+ CУП необходимо выделить основные области интеграции систем. Для корпоративного управления проектами программное обеспечение должно и выполнять следующие функции: управлять проектами и портфелями проектов; управлять ресурсами, процессами; поддерживать коммуникации проекта. Особое внимание необходимо обратить на управление ресурсами, коммуникациями и процессами предприятия.[9]

Управление ресурсами (разрешение ресурсных конфликтов, определение «общих» ресурсов, которые могут быть использованы во всех подразделениях организации, распределение ресурсов на основании их профессиональных навыков и квалификаций по портфелю проектов или организации в целом, ситуационный и «что-если» анализ с целью определения влияния изменений на проекты прогноз потребностей трудовых и нетрудовых ресурсов) - основная область взаимного влияния систем. Создание единого словаря ресурсов, поддержание истории работы с участником проекта, решение ресурсных конфликтов, позволит не только сделать проект максимально интенсивным и успешным, но и не забыть о главной идее CRM- предложить решение максимально удобное и выгодное клиенту.

Интеграция СУП и CRM не должна усложнять коммуникации проекта. Совершенная и безопасная организация информационных потоков - основная задача построения единой корпоративной системы. Корпоративная (СУП+CRM) система при управлении распределенными проектами должна поддерживать не только удаленный доступ к базам проекта, но и обеспечивать определение прав доступа к информации проекта в режиме реального времени.

Управление процессами (сохранение и анализ уже выполненных проектов для совершенствования бизнес-процессов, идентификация и категоризация рисков и проблем, которые могут возникнуть при реализации будущих проектов, многократное использование планов и шаблонов успешно реализованных проектов)- составляет в CRM основу «истории» участника проекта. И, безусловно, функция программы, без которой нет решения данной задачи, возможность интеграции информации с внешними информационными системами и приложениями.

Рассматривая единую среду для решения корпоративных задач, компания Primavera Systems разработала серию программных продуктов Primavera Enterprise, позволяющих создать систему управления проектами. Пакет Primavera Enterprise удовлетворяет всем приведенным выше требованиям к программному обеспечению для корпоративного управления проектами и обладает рядом дополнительных специальных функций. Архитектура Primavera Enterprise[10] разработана для поддержания и хранения больших объемов стандартной и дополнительной информации по проектам и ресурсам. Специализированные структуры:

1. Структура проектов предприятия (EPS), где каждый узел (уровень) EPS декомпозируется на программы и проекты организации. EPS используется для бюджетирования проектов, многопроектного управления, и определения прав доступа к информации. Структура декомпозиции работ (WBS)- это дальнейшая декомпозиция проекта и иерархия работ, которые должны быть выполнены для завершения проекта. Она определяет продукт или услуги, которые должны быть произведены в рамках конкретного проекта.

2. Организационная структура (OBS). Построение целостной корпоративной системы управления проектами невозможно без описания организационной структуры (OBS) и определения соответствия между ее элементами и элементами структуры EPS и WBS. OBS - это глобальная иерархическая структура, описывающая структуру ответственных по проектам организации. Обычно OBS отображает структуру управления организации, с уровня высшего руководства до руководителей различных уровней. Ответственные исполнители могут быть связаны с их областями ответственности из EPS — узлами или отдельными проектами. OBS также используется для назначения пользователям специфических привилегий при доступе к проектам и пакетам работ (WBS) проектов.

3. Для решения задачи интеграции чрезвычайно важно наличие в Primavera Enterprise иерархических структур кодирования, ресурсов (RBS), ролей ресурсов и квалификаций.

Подводя итог вышесказанному необходимо заметить - серия программных продуктов Primavera Enterprise позволяет создать корпоративную систему управления проектами. Ядро серии - клиент-серверное приложение, работающее на промышленных базах данных Oracle и MS SQL Server, обеспечивает руководителей проектов и планировщиков всеми инструментами, необходимыми для планирования и контроля проектов. Primavera Enterprise обладает всеми необходимыми функциями и свойствами для построения на своей базе единой СУП/CRM системы.

Основные требования к CRM системе мало отличаются от общих требований к другой корпоративной системе. Масштабируемость, возможность интеграции с другими информационными системами организации; многопользовательская работа, распределенная работа; распространение информации, сохранение больших объемов проектных данных и информации по всей организации.

Модуль CRM в интегрированной системе позволит:

- расширить возможности предприятия по привлечению новых клиентов и удерживанию уже приобретенных;

- повысить индивидуальность клиента и уровень предоставляемого сервиса без привлечения дополнительных затрат;

- тиражировать модель обработки запросов и потребности;

- организовать обработку и согласование запроса на товары и услуги;

- создать единый словарь ресурсов;

- вести истории каждого клиента;

- распределить создавшуюся очередь из запросов пропорционально между «имеющимися в наличие» сотрудниками предприятия, создав этим высокоинтенсивный проект.[11]

Для решения корпоративных задач взаимодействия с клиентом, применяя СУП систему для насыщенных календарно-сетевых графиков, невозможно, отражать всю информацию по проекту - существуют другие системы, которые и предназначены для решения соответствующих специальных задач сопровождения проектов. Грамотное позиционирование подобных программных продуктов и их интеграция в единую систему позволяет существенно сократить трудозатраты на работу с программным обеспечением, получить всестороннюю информацию о проект, клиенте, загруженности ресурсов предприятия. СУП на базе Primavera Enterprise поддерживает работу на профессиональных СУБД Oracle и MS SQL, что облегчает решение многих интеграционных задач.

Итак, CRM/СУП решение позволяет фиксировать всю историю отношений с клиентами и партнерами, начиная от первичного интереса к услугам до совершения сделки и послепродажного обслуживания. Но помимо истории контактов и сделок, в системе предусматривается специальный блок «Событие» или «Сделка». Это переход к календарно-сетевому планированию проекта взаимодействия с клиентом или выполнения его индивидуального заказа. Информация о каждом проекте ведется в СУП, моментально отражая основные события в системе CRM. Заранее утвержденные шаблоны процессов, из которых в дальнейшем будет скомпонован проект, доступны как наборы задач в CRM - системе. Выбрав, согласно клиентскому запросу, соответствующий набор задач, пользователь получает в СУП - системе практически готовую структуру декомпозиции работ. В результате, данная интеграция позволит настроить именно корпоративную систему. Работая с СУП/CRM, пользователи смогут планировать не только маркетинговые и рекламные мероприятия, проводимые фирмой, получать информацию для анализа их эффективности, но и контролировать само выполнение заказа – проекта, предоставляя через средства коммуникации, любую оперативную информацию о решении ресурсных конфликтов, об анализе основных дат проекта, рисков, затрат и т.д.

Создаваемое единое решение должно быть удобно не только пользователю, но и клиентам предприятия, чьи задачи обязана решать интегрированная система. Внедрение новой системы должно быть чрезвычайно подготовленным и максимально безболезненным для клиентов. Иначе рушится вся идея СУП/CRM решения.

Надо отметить, что путь товара от производителя к клиенту чрезвычайно сложен и долог. Необходимы программные системы, сокращающие и удешевляющие предоставление клиенту товаров и услуг. CRM - позволяет компаниям упорядочить поступление клиентских запросов, опознать, структурировать их, и в дальнейшем сформировать заказ правильно.

Безусловно, стоимость товара произведенного серийно, значительно ниже стоимости производства штучного товара. Но в случае реализации серийного товара, необходим в первую очередь склад. Тогда ни о каком ориентированном на индивидуальность данного клиента подходе к выполнению заказа и нечего говорить. Как сделать индивидуальное (проектное) производство дешевле? Необходимо перенести и адаптировать серийные, «дешевые» процессы в проектно-ориентированное производство.

Следует разбить серийный процесс, на составные части и набирать из этих «составных» частей производство индивидуального, заказанного клиентом товара. Составление данного проекта необходимо из методологически отработанных процессов. В дальнейшем утвержденные процессы копируются, собираются в единое целое, и тогда процесс выполнения заказа планируется с помощью календарно - сетевых методов.

Рис. 1 Переход к корпоративной системе СУП/CRM

Выполнение индивидуального заказа (проекта) становиться интенсивным, управляемым, следовательно, более выгодным. Теперь прием к производству, разрешение на выполнении заказа клиента не должен проходить длительный путь согласований. Все процессы заранее опробованы, утверждены, согласованы. Компания не создает, а, используя накопленный опыт, «тиражирует» новое решение. Итог - за формирования заказа отвечает CRM, за выполнением его - Система Управления Проектами предприятия производителя (рис. 1).

2.4 Принятие и исполнение решений на основе Spider Project

Технологии управления проектами и система Spider Project помогают принимать обоснованные и проверенные решения, исполнять проекты быстрее, качественнее и с меньшими затратами, а также всегда иметь самую полную и разнообразную информацию о реализуемых проектах.

Диаграммы Гантта, графики и гистограммы, сетевые и организационные диаграммы, Поточная диаграмма, а также всевозможные таблицы позволяют нашим пользователям не только анализировать проект с разных сторон, но и качественно представлять любую информацию о проекте.

Spider Project - интегрированная система управления проектами, спроектированная и разработанная с учётом большого практического опыта, потребностей, особенностей и приоритетов Российского рынка. Уникальные функциональные возможности пакета обрадуют профессионалов, а лёгкость использования и обучения приятно удивит новичка.[12]

Поддержка разработчика - ведущей Российской консалтинговой компании Spider Project - позволит оптимизировать процессы внедрения системы управления проектами на Вашем предприятии.

К особенностям пакета Spider Project, выгодно отличающим его от западных аналогов, относятся:

- наилучшие расписания выполнения работ и оптимальное использование ресурсов проектов. Планы, составленные Spider Project, как правило, имеют меньшую длительность, а значит и стоимость, чем планы, составленные зарубежными пакетами.

- возможность не только задания длительности, но и планирования сроков исполнения работ исходя из их объемов и производительности назначенных ресурсов.

- возможность автоматического назначения ресурсов, исходя из их квалификации.

- неограниченное количество иерархических структур работ и ресурсов, центров затрат и материалов.

- возможность создания и использования в проектах различных баз данных, в том числе нормативных расценок и расходов материалов на единицу объема, производительностей и загрузки ресурсов на типовых работах и т.д.

- возможность создания и одновременной работы с неограниченным числом версий проектов.

- встроенная система анализа рисков и управления резервами по срокам и стоимости работ.

- расчет трендов вероятностей успеха

- возможность использования в проектах любых дополнительных характеристик работ, ресурсов и назначений.

- самые широкие возможности стоимостного и ресурсного анализа проектов. В одном проекте можно параллельно вести анализ затрат в различных единицах и при разных нормативных базах.

- возможность моделирования не только затрат, но и доходов, не только расхода, но и производства ресурсов. Подсчет Cash Flow для всех статей затрат, а также для любых материалов проекта.

- возможность создания, хранения и включения в проекты типовых фрагментов проектов.

- оптимальная организация групповой работы и мультипроектного управления.

- встроенная система учета, позволяющая не только корректировать оставшиеся длительности и объемы работ, но и получать отчеты по исполнению проекта в любых разрезах и за любой промежуток времени.

- встроенное руководство по управлению проектами, полностью охватывающее международные стандарты и учитывающее специфику управления проектами в России

- поточная диаграмма - компактный и наглядный способ отображения графика работ проекта, являющийся одной из многочисленных особенностей пакета Spider Project. На Поточной диаграмме отображается зависимость срока исполнения работ определенных типов от положения работ на метрике проекта. Метрика проекта (это могут быть километры, этажи и т.д.) отображается по горизонтали, время - по вертикали. Также у Поточной диаграммы есть нижняя часть, в которой отображается проекция графика на метрику проекта.[13]

Технические характеристики Spider Project:

- неограниченное количество операций

- неограниченное количество ресурсов

- неограниченное количество календарей

- любое количество иерархических структур работ в каждом проекте

- любое количество иерархических структур ресурсов в каждом проекте

- любое количество иерархических уровней в каждой из иерархических структур

- любое количество статей затрат

- любое количество центров затрат и материалов

- любое количество версий проекта

- оптимизация расписания исполнения работ при ограниченных ресурсах, при заданных графиках поставок и финансирования

- мультипроектное управление

- стоимостной анализ по методике nasa (earned value analysis)

- возможность сравнения между собой любых двух версий проекта

- любое количество базовых версий

- диаграммы Гантта для работ и ресурсов

- гистограммы загрузки ресурсов

- графики затрат и потребности в материалах

- моделирование как расходов, так и доходов

- моделирование производства ресурсов

- составление расписания исходя из объемов работ, квалификации и производительности ресурсов

- три вида сетевых диаграмм

- организационные диаграммы для представления иерархий работ и ресурсов

- плавное масштабирование диаграмм

- табличные и графические отчеты

- встроенная система учета.

2.5 Рекомендации по повышению эффективности

процесса принятия решений

Таким образом, система управления проектами является одной из важнейших компонент всей системы управления организацией для достижения стратегических целей компании.

Информационная система управления проектами (ИСУП) представляет собой организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектами, в основе которого лежит комплекс специализированного программного обеспечения. Система управления проектами включает в себя комплекс методологических, нормативных документов, а также программно-аппаратных решений.
Внедрение единой системы планирования и управления проектами поможет существенно повысить эффективность реализации проектов компании.[14] Основными преимуществами использования информационной системы управления проектами являются:

- возможность регламентирования процедур управление проектами;

- определение и анализ эффективности инвестиций;

- использование математических методов расчета временных, ресурсных, стоимостных параметров проектов;

- централизованное хранение информации по графику работ, ресурсам и стоимостям;

- возможность быстрого анализа влияния изменений в графике, ресурсном обеспечении и финансировании на план проекта;

- обеспечение структуры контроля выполнения работ проектов;

- учет и управление рисками проектов;

- обеспечение контроля качества работ;

- управление и контроль поставок и контрактов при обеспечении проектной деятельности;

- определение информационных потоков проектной деятельности;

- возможность автоматизированной генерации отчетов и графических диаграмм, разработки документации по проекту;

- поддержка использования архива проектов и накопления знаний.

Система управления проектом создается для каждого проекта с учетом его особенностей. Однако быстрое и эффективное построение системы управления конкретным проектом возможно лишь в том случае, если основные элементы данной системы разработаны и утверждены в корпорации, имеется обученный персонал, информационная инфраструктура и культура применения методов управления проектами.

Повышение эффективности системы управления проектами достигается за счет разумной формализации процедур подготовки, принятия и организации исполнения управленческих решений, форм взаимодействия участников проекта, контроля и отчетности.

Корпоративная система управления проектами (КСУП) предполагает, что инициация, организация и исполнение любого проекта опирается на использование корпоративных стандартов организационной структуры проекта, управленческих процедур, отчетности и информационного обеспечения участников проекта. Действия участников проектов регламентируются в соответствии с их ролями и этапами проекта, и подкрепляются принятыми в рамках единых корпоративных стандартов методиками, инструкциями, шаблонами нормативных документов и инструментарием.

В основе КСУП лежит корпоративная модель системы управления проектами, которая обеспечивает менеджеров проектов средствами быстрого и эффективного создания системы управления каждым конкретным проектом. Корпоративная модель утверждается положением по управлению проектами в корпорации и включает:

- классификацию проектов;

- формализованное описание стандартных процедур управления проектами, структурированных по типам проектов, уровням принятия решения и стадиям жизненного цикла проектов;

- корпоративные стандарты по управлению проектами (перечни методик, инструкций, шаблонов нормативных документов, рекомендуемых к использованию на разных этапах жизненного цикла проектов);

- формальное описание ролевых функций участников проектов в привязке к процессам управления проектами, методикам их выполнения и нормативным документам;

- описание функциональности и руководства по применению инструментальных средств поддержки процессов управления проектами.

Современные системы управления проектами способны инструментально воплотить идеальную модель решения проблем и принятия решений. Менеджер проекта или другое лицо, уполномоченное решить проблему, сводит все мнения к единому решению.

Расширение представлений о проблеме возможно только при поддержке этого процесса технической системой (корпоративной системой управления проектами).[15]

Уровни решения проблем проекта внутри организации:

- простые проблемы вовлекают в процесс решения менеджера проекта, функционального менеджера, технических экспертов;

- умеренные проблемы вовлекают небольшую группу лиц, причастных к выполнению проектной задачи, поскольку проблема несколько увеличивается в размерах и требуется больше ресурсов для ее решения;

- решение сложных проблем чаще всего предусматривает сотрудничество многих различных участников сети проекта, включая удаленных подрядчиков (т.е. совместное решение).

Уровень решения проблем определяет менеджер проекта или куратор проекта.

Цель решения проблем проекта:

- устранение текущей проблемы в задаче проекта

- уменьшение степени влияния проблемы на проект

- восстановление исходного состояния (до возникновения проблемы)

- уменьшение последствий влияния проблемы на проект

- идентификация и устранение корневой проблемы в деятельности по проекту

Совместное решение проблем проекта предусматривает несколько шагов, которые, по сути, являются практическим воплощением реалистичной модели сотрудничества группы участников проекта (менеджер проекта, куратор проекта, начальник стройки, руководители функциональных подразделений и др.):

- все шаги в этой модели взаимосвязаны, каждый шаг основывается на информации, полученной в предыдущем шаге, и готовит информацию для выполнения следующих шагов;

- сбор информации об источниках и признаках проблемы осуществляется как «виртуальный» обход всех участников, приглашенных для анализа проблемы и поиска решений, и сбор (регистрацию и хранение) их представлений о проблеме проекта, при этом используется механизм «организационной координации» - система уведомлений об открытии проблемы (дискуссия о проблеме, прикрепленная к той задаче проекта, в которой проблема обнаружена);

- понимание проблемы и причин, поддерживающих ее существование в проекте, осуществляется через анализ зафиксированных представлений и мнений участников группы. важность этого шага заключается в том, что в реальном масштабе времени мы учитываем (не пропуская) мнения всех причастных лиц, а не только присутствующих на традиционных «совещаниях по решению проблем». большинство руководителей, которые начинают решать проблему проекта на планерках, не успевают проводить сбор всех мнений;

- общая тенденция состоит в том, чтобы перескочить через стадию сбора мнений, анализа и сразу перейти в стадию принятия «быстрого решения», обязательным условием нашего процесса является то, что менеджер проекта, или сотрудник, которому делегированы полномочия по решению проблемы, не должен пытаться сформировать решение, пока все условия, окружающие проблему, не поняты до конца;

- эффективность процесса решения проблем характеризует «здоровье проекта», а также эффективность усилий менеджмента. тренды в решении проблем задач проекта отражены в интегрированных отчетах по проблемам проекта, чем меньше нерешенных проблем, тем лучше. [16]

Решение задач в отдельных областях управления проектами должны базироваться на более общих, интегральных решениях уровня всей организации. Для руководства организации, система управления проектами (СУП) является одним из источников информации, используемой для анализа и принятия решений на высшем уровне управления организацией.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате проведенного исследования можно сделать выводы, что внедрение информационной системы управления проектами (ИСУП) дает компании возможность автоматизировать процессы проектного управления, тем самым повысив эффективность планирования и контроля отдельных ведущихся проектов, а также прозрачность всей проектной деятельности организации.

Корпоративная Система управления проектами способствует достижению стратегических целей компании, обеспечивая руководство компании действенными механизмами принятия обоснованных решений по проектам

- формируются постоянно действующие органы по управлению проектами, обеспечивающие согласованность действий всех участников всех проектов компании, накопление опыта по проектам и дальнейшее развитие системы управления проектами компании

- применяются прозрачные методы планирования, позволяющие формировать долгосрочные программы развития компании с учетом возможностей финансирования планируемых проектов и их обеспеченности ресурсами

- применяется единая система показателей реализации проектов и унифицированные формы отчетности по проектам, что позволяет получать сводную информацию о выполнении всех проектов компании, анализировать и оценивать состояние проектов на всех уровнях управления

- ведется постоянный контроль реализации проектов, направленный на снижение объемов затрат и нецелевого использования средств, своевременное выполнение работ с соответствующим качеством, предотвращение наступления рисковых событий

- применяются современные программные средства, облегчающие выполнение множества трудоемких процессов, связанных с планированием работ по проектам, оптимальным распределением ресурсов, загрузкой производственных мощностей, подготовкой отчетности

Успешное внедрение системы управления проектами в компании означает, что в компании:

- четко распределена ответственность между участниками проектной деятельности

- проектная деятельность регламентирована корпоративным стандартом и осуществляется сотрудниками, владеющими методами управления проектами

- применяются специализированные программные продукты для управления проектами

Используя систему управления проектами, предприятие получает возможность преобразовать простой список задач в календарно-сетевой график, планировать проект в условиях ограниченных ресурсов, обоснованно выделяя даты старта и финиша работ и проекта в целом. Выделим общие итоги.

Во-первых, новый интегрированный подход позволяет эффективнее планировать людские и материальные ресурсы предприятия, оптимально распределив задачи сопровождения клиентов. Теперь клиенты не «толкаются в очереди» в ожидании, когда у специалиста предприятия найдется секунда времени, а имеют возможность планировать совместную деятельность, основываясь на разработанных календарно-сетевых графиках.

Во-вторых, использование метода критического пути в календарно-сетевых графиках позволит оптимизировать время, деньги, ресурсы, добиваясь увеличения интенсивности проекта и сокращая тем самым время согласования запросов, поставок, т.е. реализации проекта.

В-третьих, теперь возможен анализ выполнения проекта в рамках единой системы, без долгих расчетов и настроек, что позволяет своевременно реагировать на проблемы, возникающие при реализации задач проекта и ответить на запрос клиента без длительной процедуры согласования.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Горбовцов Г.Я. Управление проектом: Учебно-методический комплекс. – М.: Изд. центр ЕАОИ, 2009.

2. Ковалев Д.В., Чудная Ю.В., Малхасьян Ж.А. Будущее за интегрированными CRM/СУП решениями. http://www.pmi.ru

3. Лапыгин Ю.Н.. Управление проектами: Практическое пособие. -М.: Омега-Л, 2009.

4. Попов Ю.И., Яковенко О.В. Управление проектами: Учеб. пособие для вузов. -М.: Инфра-М, 2008.

5. Романова М.В. Управление проектами учебное пособие. / Романова М.В. -М.:ИНФРА-М : ФОРУМ, 2007.

6. Управление проектами: учеб. пособие для студентов / под ред. И.И. Мазура, В.Д. Шапиро. –М.: Омега-Л, 2009.

7. Управление проектом. Основы проектного управления: учебник / под ред. Разу М.Л. и др. -М.: КноРус , 2007.

8. Филлипс Дж. Управление проектами в области информационных технологий [Пер. с англ.] -М.: Лори, 2008.

9. Хелдман К. Профессиональное управление проектом [ Пер. с англ.] -М.: Бином. Лаборатория знаний, 2005.

10. Хэлдман К. Управление проектами: Быстрый старт: [Пер. с англ.] -М.: ДМК Пресс, 2008.

11. Материалы сайта «ПМСОФТ». / http://www.pmsoft.ru/materials.asp

12. Материалы сайта Российской Ассоциации Управления Проектами «СОВНЕТ». / http://www.sovnet.ru/

13. Материалы сайта информационно-технолог. холдинга ЛАНИТ – Лаборатория Новых Информационных Технологий. http://www.projectmanagement.ru

14. Материалы сайта Московского отделения PMI Институт управления проектами PMI (Project Management Institute) США. http://www.pmi.ru

15. Либерзон В.И. Познакомьтесь со Spider Project. http://www.spiderproject.ru

[1] Хэлдман К. Управление проектами: Быстрый старт: [Пер. с англ.] -М.: ДМК Пресс, 2008.

[2] Хелдман К. Профессиональное управление проектом [ Пер. с англ.] -М.: Бином. Лаборатория знаний, 2005.

[3] Либерзон В.И. Познакомьтесь со Spider Project http://www.spiderproject.ru

[4] Лапыгин Ю.Н. Управление проектами: Практическое пособие. -М.: Омега-Л, 2009.

[5] Попов Ю.И., Яковенко О.В. Управление проектами: Учеб. пособие для вузов. -М.: Инфра-М, 2008.

[6] Материалы сайта информационно-технолог. холдинга ЛАНИТ – Лаборатория Новых Информационных Технологий. http://www.projectmanagement.ru

[7] Материалы сайта информационно-технолог. холдинга ЛАНИТ – Лаборатория Новых Информационных Технологий. http://www.projectmanagement.ru

[8] Ковалев Д.В., Чудная Ю.В., Малхасьян Ж.А. Будущее за интегрированными CRM/СУП решениями. http://www.pmi.ru

[9] Филлипс Дж. Управление проектами в области информационных технологий [Пер. с англ.] -М.: Лори, 2008.

[10] Ковалев Д.В., Чудная Ю.В., Малхасьян Ж.А. Будущее за интегрированными CRM/СУП решениями. http://www.pmi.ru

[11] Филлипс Дж. Управление проектами в области информационных технологий [Пер. с англ.] -М.: Лори, 2008.

[12] Либерзон В.И. Познакомьтесь со Spider Project. http://www.spiderproject.ru

[13] Либерзон В.И. Познакомьтесь со Spider Project. http://www.spiderproject.ru

[14] Филлипс Дж. Управление проектами в области информационных технологий [Пер. с англ.] -М.: Лори, 2008

[15] Материалы сайта Московского отделения PMI Институт управления проектами PMI (Project Management Institute) США. http://www.pmi.ru

[16] Материалы сайта «ПМСОФТ». / http://www.pmsoft.ru/materials.asp

Скачать архив с текстом документа