Аналіз інформаційної системи ВАТ КСЖ Універсальна
СОДЕРЖАНИЕ: Система обробки економічної інформації на прикладі ВАТ Компанія страхування життя Універсальна. Програма ІС. Бухгалтерія для України: приклад ведення обліку касових операцій. Ведення історії курсу валют, видатковий касовий ордер, касова книга.Контрольна робота
Аналіз інформаційної системи ВАТ КСЖ Універсальна
Содержание
[1] ,що допускає ведення первинних касових документів за допомогою компютера. Пункт 3.11 Положення №72[2] 2 згадує про можливість автоматизованого ведення журналу реєстрації первинних касових документів, а п.4.4 визначає вимоги до програмного забезпечення, що використовується для ведення касової книги, а також до зберігання друкованих форм та електронного вигляду касової книги. У програмі ІС. Бухгалтерія для України для бухгалтерського обліку готівкової валюти використовуються рахунки 301 Каса в національній валюті і 302 Каса в іноземній валюті. Аналітичний облік на цих рахунках організований з допомогою субконто Наши денежные счета. Це дворівневий довідник, відкрити який можна через меню Справочники/Счета нашей фирмы. Крім основної каси, підприємство може мати підрозділи, які здійснюють операції з готівкою з оформленням прибутковими і видатковими касовими ордерами, розташовані окремо від нього, які також зобовязані мати свою касу і вести окрему касову книгу.
Тоді, крім елемента Основна каса, слід ввести додатково стільки кас, скільки є таких підрозділів. Крім того, за кожною іноземною валютою в касі підприємства ведеться окрема касова книга й аналітичні облікові регістри. Тому слід ввести до довідника стільки елементів, скільки є в касі підприємства валют (наприклад Каса (GBP), Каса (FFR)). Для кожної каси в довіднику зазначається рахунок обліку і валюта з довідника Валюти. Значення останніх номерів касових документів програма заносяться до довідника самостійно.
У програмі для оформлення надходження і видачі готівкових коштів, у тому числі валютних, використовуються документи Приходный кассовый ордер і Расходный кассовый ордер (нумерація ордерів ведеться за кожною касою незалежно). Для формування касової книги використовується звіт Касова книга (може бути сформована за кожною касою окремо і за всіма касами підприємства в національній валюті). Для побудови журналу-ордера №1 і відповідної відомості використовується стандартний звіт Журнал-ордер по субконто. Щоб автоматично сформувати касову книгу, у типовій конфігурації константа Проводки по кассе только кассовыми ордерами повинна мати значення Да.
Розглянемо приклад ведення обліку касових операцій.
Приклад: 30.01.2002 р. з основного розрахункового рахунка в касу підприємства надійшло 394,94 грн. для виплати заробітної плати і 250 USD для видачі під звіт працівникові, що відряджається за кордон. Цього ж дня заробітна плата була виплачена і валюта видана під звіт. Курс USDу цей період становив на дату останньої операції: 22.01 - 5,3262 грн., 30.01 - 5,3222 грн. (наведено умовний курс долара США). Залишок на розрахунковому рахунку - 3680 USD, у касі - 20 USD.
3. Ведення історії курсу валют
При обліку готівкової валюти в касі слід відобразити в обліку різниці, що виникають за рахунок коливання курсу. У програмі передбачено автоматичний розрахунок курсових різниць у бухгалтерському обліку й облік прибутків (збитків) від зміни курсу іноземної валюти відносно курсу гривні. Інформація про історію зміни курсу за датами зберігається в періодичних реквізитах Курс НБУ і Кратность в довіднику Валюты. Щоб внести курс валюти USD за потрібні дати, відкриємо довідник Валюты (меню Справочники/Валюты) і виберемо в списку валюту Доллар США. Натиснення кнопки История у вікні списку викличе історію курсу валюти. Кнопки Добавить, Изменить, Удалить, Удалить на дату використовуються для додання або виправлення записів. Для долара США встановлюється курс за 100 одиниць, це зазначено в реквізиті Кратность. Таке подання зроблено для підвищення точності розрахунків.
Програма дозволяє завантажити курси валют через інтернет зі сайта finance.com.ua. Для цього призначена обробка Загрузка курсов валют, доступна в меню Сервис. Викликати її можна натисненням кнопки Загрузить у формі довідника Валюты. У діалоговій формі треба позначити валюти, для яких завантажуватимемо курси, і зазначити потрібний період. Після підготовки довідника можна розпочинати оформлення касових операцій.
Прибутковий касовий ордер
Вилучені з розрахункового рахунка кошти надходять до каси підприємства. Усі надходження готівки до каси оформляються прибутковим касовим ордером (ПКО) типової форми КО-1, затвердженої Наказом №51. У програмі оприбуткування готівкових коштів у касу виконується документом Приходный кассовый ордер (меню Документы/Касса). Готівкові кошти до каси надходять з різних джерел. Під час заповнення документа джерело надходження коштів вибирається в полі Вид операции. Залежно від значення в полі Вид операции будуть вибрані рахунок, що кореспондує з касою, і його аналітика. Оскільки в нашому випадку гроші надходять з розрахункового рахунка підприємства, зазначимо в цьому полі Поступление денег из банка. При цьому в групі Аналитика буде вибрано кореспондуючий рахунок 311 і основний розрахунковий рахунок. У групі реквізитів Касса, сумма вибираємо основну касу підприємства, куди надходять готівкові кошти, і зазначаємо суму, що прибуткується. Валютою прибуткового ордера вважатиметься валюта, зазначена для вибраної каси в довіднику Счета нашей фирмы. У реквізит Номер ПКО потрапляє черговий номер для друкованої форми прибуткового ордера, при цьому його можна змінити вручну. Програма веде автоматичну нумерацію ордерів для кожної каси (касової книги), збільшуючи відповідний реквізит у довіднику Счета нашей фирмы. У групі Реквизиты ордера є текстові поля, які будуть перенесені до друкованої форми ордера. На закладці Дополнительно містяться реквізити, які показують, чи належить операція до валових доходів або витрат, а також інформація для відображення першої події (якщо її треба визначити вручну). Якщо такої потреби немає, перша подія буде визначена для замовлення, вибраного в поле Заказ на основній закладці. Ці поля заповнюються тоді, коли джерелом надходження коштів є виручка. Якщо проведення по касі можуть формувати інші документи конфігурації, слід відзначити прапорець Только зарегистрировать, інакше проведення буде сформовано двічі. Кнопка Печать дозволяє надрукувати типову форму КО-1 прибуткового касового ордера або виконати вдруковування даних у бланк суворої звітності. Перед друком перевірте форму документа на відповідність вимогам Наказу №51. Зокрема, в графі Прийнято від... має бути зазначено ПIБ особи, що здає гроші в касу. За потреби друковану форму документа можна відредагувати. Для цього треба вимкнути кнопку (Только просмотр) на панелі інструментів Редактор таблиц внизу робочої ділянки програми. Подвійне натиснення мишкою в потрібному полі викличе режим редагування цього поля. Закінчивши введення, натисніть клавішу ENTER, щоб закрити редагування. Виправлену форму можна надрукувати (клавіші CTRL+P або кнопка на панелі інструментів), а за потреби - зберегти у файлі (меню Файл/Сохранить або клавіші CTRL+S). Заповнені документи Приходный кассовый ордер зберігаються в журналі документів Касса. Для оформлення надходження в касу валютних коштів користуються тим самим документом, який заповнюють аналогічно. Введімо ще один документ для відображення надходження готівкових коштів з валютного рахунка (250 USD). У реквізитах Касса и Счет вибираємо, відповідно, валютну касу (USD) і валютний рахунок (USD), інші реквізити заповнюємо аналогічно. У звязку зі змінами курсу валюти в період, що розглядається, валютний касовий ордер виконує переоцінку валюти на валютному рахунку і в касі. У нашому випадку курс знизився, різниця відємна. За розрахунковим рахунком вона сягла 14,72 = 3680 х (5,3222 - 5,3262); за касою (USD) 0,08 = 20 х (5,3222 - 5,3262). Курсові різниці, що виникають в операційній діяльності, обліковуються окремо від неопераційних. Для зарахування курсової різниці до операційної в документі на закладці Дополнительно має бути відзначений прапорець Возникающая курсовая разница будет считаться операционной. Під час проведення документа також сформовано проведення за позабалансовим рахунком ВЛ для податкового обліку. Визначення курсових різниць і віднесення їх до складу валових доходів або витрат у податковому обліку буде зроблено документом Переоценка валюты за рахунком ВЛ наприкінці кварталу за офіційним курсом НБУ на останній робочий день.
4. Видатковий касовий ордер
Для оформлення видачі коштів з каси підприємства вводяться документи Расходный кассовый ордер (меню Документы/Касса). Зовнішній вигляд екранної форми документа і процес його заповнення аналогічні документу Приходный кассовый ордер. Для нашого прикладу слід створити три видаткові ордери: два - для видачі зарплати працівникам (створюються індивідуальні видаткові касові ордери для кожного) і один - для оформлення видачі валютних коштів під звіт. Нумерація ордерів ведеться за кожною касою окремо. При натисненні кнопки Печать формується друкована форма видаткового касового ордера КО-2.
Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів
Належним чином оформлені касові ордери повинні реєструватися в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів типової форми КО-3 (окремо прибуткові і окремо видаткові документи). У журналі зазначається дата, номер, призначення коштів і сума прибуткового касового ордера. У п.3.11 Положення №72 спеціально згадано, що реєстрація може бути здійснена за допомогою технічних засобів. Дещо допомогти в цьому може звіт Реєстр документів, що формується після натиснення кнопки Реєстр у журналі документів. Після реєстрації в журналі прибуткові і видаткові касові ордери передаються касирові для приймання або видачі готівкових коштів.
5. Касова книга
Усі надходження і видача готівки у національній валюті обліковуються в касовій книзі (типова форма КО-4, затверджена Наказом №51). Так, відповідно до абзацу 2 п.4.4 Положення №72, записи в касовій книзі мають бути зроблені на підставі касових документів до початку наступного робочого дня, а також містити всі реквізити, передбачені формою касової книги. Крім автоматичної нумерації, має бути передбачений друк загальної кількості аркушів на останньому аркуші касової книги за місяць, і загальної кількості за рік - на останньому аркуші в році. Під час формування звіту слід задати період, за який має бути створений звіт (якщо задати довільний період, звіт формується за кожний касовий день цього періоду окремим аркушем касової книги). Якщо під час формування звіту не вибрати касу, звіт буде сформовано за всіма касами підприємства в національній валюті. Касир після здійснення необхідних дій з приймання грошей до каси знаходить на компютері в журналі Касса потрібний прибутковий ордер і проводить його (ця дія відповідає запису до касової книги, яку касир у цей момент повинен зробити в разі ручного обліку). Ті прибуткові ордери, за якими не було прийнято готівку до кінця робочого дня, так і залишаться непроведеними. Вони будуть відображені в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, але до звіту Касова книга потраплять тільки проведені документи. Нагадаємо, що прибуткові касові документи, за якими не здійснено операцій, перекреслюються, погашаються написом Анульовано, передаються до бухгалтерії з іншими документами, підшиваються і зберігаються протягом 36 місяців в журналі анульованих документів. Після завершення всіх операцій за день касир друкує форму Лист кассовой книги в двох примірниках, перший з яких буде власне вкладним аркушем касової книги (відповідає невідривній частині книги при ручному обліку), другий - Звітом касира. Правильність складання звіту зручно перевіряти, поки друкована форма ще в електронному вигляді. Для цього у звіті передбачена деталізація. У тому місці, де покажчик набирає форми лупи, при натисненні ENTER можна побачити операцію, якій вона відповідає, і можна переглянути і відредагувати операцію. Після перевірки правильності складання і друку цих документів касир здає Звіт касира разом із прибутковими і видатковими документами до бухгалтерії під підпис у вкладному аркуші, який повертається касирові. Положення №72 вимагає підшивати вкладні аркуші касової книги окремо за кожний місяць і зшивати їх за рік (або в міру потреби). Також слід протягом 36 місяців зберігати касову книгу в архіві підприємства на електронних носіях. Швидше за все зберігати треба не електронні копії самих друкарських форм, а базу даних. У цьому випадку доведеться зберігати всю базу даних (в ІС. Бухгалтерії вона неподільна і не можна виділити тільки касову книгу).
Ми досить рідко формуємо регістри, що відповідають журналам-ордерам і відомостям, але оскільки в ст.5 Положення №72, присвяченій перевірці порядку ведення операцій з готівкою, згадується журнал-ордер №1 і відомість №1, їх, очевидно, треба мати. В 1С: Бухгалтерії є стандартний звіт Журнал-ордер по субконто (меню Отчеты/Журнал-ордер по субконто), який можна сформувати за субконто Наши денежные счета, вибравши потрібну касу. Він дозволяє формувати як журнал-ордер (дебетові обороти рахунків з кредитом субконто), так і відомість (кредитові обороти рахунків з дебетом субконто), і сумістити ці звіти. Візуально зручніше, коли вони надруковані окремо. Формувати такий звіт можна за місяць. Якщо вибрати деталізацію за датами, отримаємо форму самого журналу №1 і відомості №1. При деталізуванні за операціями - форму з деталізацією за кожним документом (із зазначенням змісту операції). Таким чином, матимемо документи, необхідні для перевірки. Для роботи зручніше користуватися стандартним звітом Аналіз рахунка по датах. При завданні довільного періоду звіт буде сформований за кожний касовий день. Необхідні цифри деталізуються до операції. Досить зручні також звіти Аналіз рахунка по субконто і Оборотно-сальдова відомість по рахунку.
Висновки
Під організацією бухгалтерського обліку слід розуміти цілеспрямовану діяльність керівників підприємства по створенню та постійному впорядкуванню і вдосконаленню системи бухгалтерського обліку з метою забезпечення внутрішніх та зовнішніх по відношенню до підприємства користувачів необхідною інформацією.
Розповсюдження інформаційних технологій у 90-х роках призвело до суттєвих змін в організації виробництва, праці та управління. З одного боку, високотехнологічне середовище руйнує сталі ієрархічні структури в економіці та управлінні, створюючи на їх місцях більш гнучкі та пристосовані до нестабільного середовища, а з іншого - використання інформаційних систем в управлінні різними соціальними та виробничими механізмами призводить до інтеграції способів ведення фінансів, діловодства, управління, обліку.
З впровадженням компютерної техніки бухгалтерський облік змінюється. Застосування компютерів впливає на зміст праці облікового персоналу: зменшується кількість механічних операцій з обробки документів, систематизації облікових показників, заповнення регістрів та звітів. Облікова праця стає більш творчою, спрямованою на організацію та удосконалення обліку.
Розвиток форм бухгалтерського обліку обумовлений трьома факторами:
необхідністю широкого розподілу праці між обліковими працівниками;
потребою ведення детального аналітичного обліку;
необхідністю швидкого одержання підсумкової інформації.
Форма обліку, реалізована на базі сучасної компютерної техніки та засобів комунікації (компютерно-комунікаційна форма обліку), знаходить своє конкретне втілення в програмах для компютеризації облікових робіт, оскільки порядок введення, спосіб і послідовність обробки даних, формування зведених облікових алгоритмів.
При застосуванні компютерів обліковий регістр складається з:
компютерної бази даних, що призначена для накопичення та зберігання облікової інформації на технічних носіях;
бухгалтерських рахунків, які представлені комірками оперативної памяті компютера, що слугують для систематизації та узагальнення інформації;
відеограм та машинограм, що призначені для відображення згрупованої та систематизованої облікової інформації.
При придбанні програмного забезпечення для бухгалтерії потрібно проводити всебічну оцінку доступних на ринку програмних продуктів. Наведений перелік вимог до програмного забезпечення, а також його класифікація дозволяють обєктивно порівнювати функціональні можливості бухгалтерських програм.
Для побудови компютерних систем бухгалтерського обліку використовують різні підходи. Найефективнішим є підхід, який передбачає раціоналізацію організаційної структури дорожнього підприємства і його бухгалтерії. Вона оптимізується таким чином, щоб впровадження інформаційної технології дало найбільший ефект.
Список літератури
1. Ананьєв, О.М. Інформаційні системи і технології в комерційній діяльності [Текст]: підручник / О.М. Ананьєв, В.М. Білик, Я.А. Гончарук. - Львів: Новий Світ-2000, 2006. - 584 с.
2. Антонов, В.М. Фінансовий менеджмент: сучасні інформаційні технології [Текст]: навчальний посібник / В.М. Антонов, Г.К. Яловий; ред. В.М. Антонов; Мін-во освіти і науки України, КНУ ім. Т.Г. Шевченка. - К.: ЦНЛ, 2005. - 432 с.
3. Гужва, В.М. Інформаційні системи і технології на підприємствах [Текст]: навчальний посібник / В.М. Гужва; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ. - К.: КНЕУ, 2001. - 400 с.
4. Гуржій, А.М. Інформатика та інформаційні технології [Текст]: підручник / А.М. Гуржій, Н.І. Поворознюк, В.В. Самсонов. - Х.: Компанія СМІТ, 2003. - 352 с.
5. Информационные системы и технологии: приложения в экономике и управлении: Кн.6 [Текст]: учебное пособие / Мин-во образования и науки Украины, Донецкий нац. ун-т; ред. Ю.Г. Лысенко. - Донецк: Юго-Восток, 2004. - 377 с.
6. Маслов, В.П. Інформаційні системи і технології в економіці [Текст]: навчальний посібник / В.П. Маслов; Мін-во освіти і науки України. - К.: Слово, 2003. - 264 с.
7. Олійник, А.В. Інформаційні системи і технології у фінансових установах [Текст]: навчальний посібник / А.В. Олійник, В.М. Шацька. - Львів: Новий Світ-2000, 2006. - 436 с.
8. Румянцев, М.И. Информационные системы и технологии финансово-кредитных учреждений [Текст]: учебное пособие для вузов / М.И. Румянцев; Западнодонбасский ин-т экономики и управления. - Днепропетровск: ИМА-пресс, 2006. - 482 с. -
Черняк, О.І. Системи обробки економічної інформації [Текст]: підручник / О.І. Черняк, А.В. Ставицький, Г.О. Чорноус. - К.: Знання, 2006. - 447 с.
Приложения
Приложение 1
КСЖ Сформований 08.11.08 в 12: 57: 52. Журнал-ордер та Відомість по рахунку 661 Розрахунки за заробітною платою 01.09.08-31.12.08
| Дата | Документ | Зміст | Пч. з. Д | Поч. зал. Кре; | 301 | 6413 | 651 | 652 | 653 | 6850 | Деб. Оборот | 921 | Кред. Оборот | Кін. з. Де | Кін. зал. Кред. |
| 26.10.08 | №ЗПРСо-0002 | Розрахунок ЗП за Октябрь 2008 г. | 500,00 | 500,00 | 500,00 | ||||||||||
| 26.10.08 | №ЗПРСо-0002 | Розрахунок ЗП за Октябрь 2008 г. | 500,00 | 500,00 | 500,00 | 1 000,00 | |||||||||
| 26.10.08 | №ЗПРСо-0002 | Розрахунок ЗП за Октябрь 2008 г. | 1 000,00 | 5,00 | 5,00 | 995,00 | |||||||||
| 26.10.08 | №ЗПРСо-0002 | Розрахунок ЗП за Октябрь 2008 г. | 995,00 | 20,00 | 20,00 | 975,00 | |||||||||
| 26.10.08 | №ЗПРСо-0002 | Розрахунок ЗП за Октябрь 2008 г. | 975,00 | 130,00 | 130,00 | 845,00 | |||||||||
| 26.10.08 | №ЗПРСо-0002 | Розрахунок ЗП за Октябрь 2008 г. | 845,00 | 10,00 | 10,00 | 835,00 | |||||||||
| 26.10.08 | №ЗПРСо-0002 | Розрахунок ЗП за Октябрь 2008 г. | 835,00 | 5,00 | 5,00 | 830,00 | |||||||||
| 26.10.08 | №ЗПРСо-0003 | Розрахунок ЗП за Октябрь 2008 г. | 830,00 | 300,00 | 300,00 | 1 130,00 | |||||||||
| 26.10.08 | №ЗПРСо-0003 | Розрахунок ЗП за Октябрь 2008 г. | 1 130,00 | 1,50 | 1,50 | 1 128,50 | |||||||||
| 26.10.08 | №ЗПРСо-0003 | Розрахунок ЗП за Октябрь 2008 г. | 1 128,50 | 6,00 | 6,00 | 1 122,50 | |||||||||
| 26.10.08 | №ЗПРСо-0003 | Розрахунок ЗП за Октябрь 2008 г. | 1 122,50 | 39,00 | 39,00 | 1 083,50 | |||||||||
| 26.10.08 | №ЗПРСо-0003 | Розрахунок ЗП за Октябрь 2008 г. | 1 083,50 | 1,50 | 1,50 | 1 082,00 | |||||||||
| 26.10.08 | №ЗПВСо-0001 | Виплата ЗП за Ноябрь 2008г. (100%) | 1 082,00 | 252,00 | 252,00 | 830,00 | |||||||||
| 26.10.08 | №ЗПВСо-0002 | Виплата ЗП за Ноябрь 2008г. (100%) | 830,00 | 415,00 | 415,00 | 415,00 | |||||||||
| Разом | 667,00 | 169,00 | 26,00 | 6,50 | 6,50 | 10,00 | 885,00 | 1 300,00 | 1 300,00 | 415,00 |
Приложение 2
Сформована 08.11.08 в 12: 57: 08 .Оборотно-сальдова відомість по рахунку: 661
| за 01.09.08-31.12.08 Солнышко | ||||||
| Субконто | Сальдо н а початок періоду | Обороти за період | Сальдо на кінець періоду | |||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | |
| Сіренко Віта Юріівна 45785144 | 300,00 | 300,00 | ||||
| Оплата по тарифу (окладу) | 300,00 | 300,00 | ||||
| 01.10 08 | 48,00 | 300,00 | ||||
| 01.11 08 | 252,00 | |||||
| Тищенко Марина Василівна 254846 | 585,00 | 1 000,00 | 415,00 | |||
| Доплата к тарифу (окладу) | 500,00 | |||||
| 01.10 08 | 500,00 | |||||
| Оплата по тарифу (окладу) | 585,00 | 500,00 | ||||
| 01 10.08 | 170,00 | 500,00 | ||||
| 01 11.08 | 415,00 | |||||
| Разом розгорнуте | 667,00 | 1 082,00 | ||||
| Разом | 885,00 | 1 300,00 | 415,00 | |||
[1] Наказ №51 - Наказ Міністерства статистики України від 15.02.96 р. №51 Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій
[2] Положення №72 - Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою правління НБУ від 19.02.2001 р. №72