Документирование процедуры предоставления отпусков работникам организации
СОДЕРЖАНИЕ: Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, отпусков без сохранения заработной платы. Составление и заполнение графика отпусков. Трудовые отношения между работником и работодателем. Трудовой стаж для получения права на предоставление отпуска.Дипломная работа
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОТПУСКОВ РАБОТНИКАМ ОРГАНИЗАЦИИ
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
I. ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ОТПУСКОВ
1.1 Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков
1.2 Порядок предоставления отпусков без сохранения заработной платы
1.3 Порядок предоставления прочих видов отпусков
II. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОТПУСКОВ
2.1 Нормативно-методическое регулирование
2.2 График отпусков
2.3 Заявление о предоставлении отпуска
2.4 Приказ о предоставлении отпуска
2.5 Уведомление об отпуске
2.6 Записка-расчет о предоставлении отпуска
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕ
В данной работе пойдет речь о процедуре предоставления отпусков работникам предприятий и организаций, а так же обо всех наиболее важных моментах оформления документации, касающейся предоставления отпусков.
Актуальность выбранной темы для исследования очевидна, так как правом на отдых пользуются все работающие, без исключения, поэтому данный круг вопросов затрагивает интересы огромного количества людей в нашей стране, но мало кто знает свои права и обязанности в данной области.
Ежегодные отпуска относятся к категории мер сохранения здоровья. Во время отпуска люди могут не только отдохнуть от работы, но и избавиться от болезней, развившихся от постоянного стресса на работе. Отдыхать человеку хочется всегда, поэтому и тема отпусков актуальна во все времена. Причем проблема предоставления отпусков касается всех трудящихся слоев населения от дворников и до руководителей государства. При современной рыночной экономике в погоне за прибылью руководство организации зачастую добивается поставленных целей за счет ущемления прав работников, в том числе и в предоставлении отпусков. К тому же законодательство меняется довольно часто, некоторые работники просто не знают своих прав, чем нередко пользуются работодатели.
Трудовые споры между работником и работодателем на сегодняшний день не редкость. Чтобы доказать свою правоту, необходимо располагать доказательствами. Грамотное оформление документов при предоставлении отпусков – залог юридической значимости документа, так как только верно составленный документ в соответствии с действующим законодательством и с учетом всех делопроизводственных нормативов может служить доказательством, свидетельством. Отстаивать свои интересы приходится и работникам, и работодателям. Поэтому так важно рассматривать данную тему в подробностях, изучая все, даже на первый взгляд несущественные нюансы.
В то же время специалистами кадровых служб (особенно в небольших фирмах) не применяются унифицированные формы и (или) допускаются ошибки в их заполнении.В большинстве случаев их наличие определяется частыми изменениями нормативных правовых актов[1] . Занимаясь основной деятельностью, работодатель, не имеющий в штате юриста, не в состоянии уследить за ними.
Немаловажное замечание: за нарушение законодательства о труде должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 1000 до 5000 рублей, юридические лица — от 30 000 до 50 000 рублей[2] .
Работодателю необходимо учитывать, что отсутствие первичных документов, на основании которых совершаются хозяйственные операции, влечет взыскание штрафа в размере 5 000 руб., а если данное нарушение совершено в двух и более налоговых периодах, то 15 000 руб.[3]
Таким образом, кадровикам просто необходимо всегда быть в курсе как основных положений о труде, в том числе и о предоставлении отпуска, так и последних изменений в законодательстве.
К тому же существует множество нюансов в документировании процедуры предоставления отпусков, неурегулированных законодательством вопросов, что повлекло за собой необходимость детального рассмотрения данной темы.
Обзор литературы. Вопросы предоставления отпусков рассматривали многие авторы. Юридические аспекты процедуры предоставления отпусков хорошо освещены в работах по трудовому праву. Большинство из них освещает одни и те же общие вопросы, повторяя друг друга. Но Миронов В.И. в работе «Трудовое право России» кроме этого, приводит обоснованное отличие отпуска от других видов времени отдыха. Значительный вклад внесли авторы Орловский Ю.П., Нуртдинова А.Ф., Чиканова Л.А[4] , подробно рассмотрев вопрос о стаже работы, дающем право на отпуск. Полезны в исследовании комментарии к Трудовому кодексу. Их авторы в большинстве своем сходятся во мнениях. Среди них следует выделить работу Гусова К.Н., так как он наиболее полно осветил вопрос об отпусках без сохранения заработной платы[5] .
Особо хотелось бы отметить работы таких специалистов, как Захарова И.В.[6] , которая не только очерчивает круг проблем, связанных с отпусками, но и предлагает решение по некоторым из них. Н.В. Пошерстник и М.С. Мейксин в книге «Заработная плата в современных условиях» дали общий обзор основных аспектов темы, но изложили теоретический материал просто пересказав законодательство, аналогично и Теплицкой Т.Ю. в труде «Справочник менеджера по кадрам». Хорошо освещены вопросы по документации Хачатуряном Ю.А. в статье «График отпусков» и Паршиной Т.В. «О графике отпусков и не только». Работы некоторых других специалистов в основном рассматривают одни и те же теоретические аспекты, но оригинальных изменений в общую картину по предоставлению отпусков они не внесли.
К сожалению, на сегодняшний день мы не нашли ни одного издания, которое подробно бы расписывало все этапы оформления документов при предоставлении отпусков. Существуют отдельные наработки по узким вопросам, но и они лишь приводят пример оформления, не давая подробного описания документов, этапов их составления и реквизитов. К таким публикациям можно отнести, работы Северской О. «Как правильно составить приказ о предоставлении отпуска при работе по совместительству?»[7] , Венина Г. «Отпуск для нового сотрудника: разъясняем спорные моменты»[8] и некоторые другие.
Новизна исследования. При проведении обзора литературы не было обнаружено научных работ, которые обобщали бы не только правовые аспекты предоставления отпусков, но и детально рассматривал оформление документации. В большинстве случаев авторы уделяют внимание либо порядку предоставления отпусков, рассматривая данную тему с юридической точки зрения, либо специализируются только на документировании, упуская юридическую сторону, рассматривая конкретные ситуации. Мы учли все вышесказанное, и попытаемся дать полный обзор как организационно-правовых, так и делопроизводственных аспектов предоставления отпусков, обобщить уже имеющиеся работы.
Целью исследования мы определяем рассмотрение основных вопросов документирования процедуры предоставления отпусков работникам организации. Задачи ставим следующие:
· изучить порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков;
· охарактеризовать порядок предоставления отпусков без сохранения заработной платы;
· описать порядок предоставления прочих видов отпусков;
· дать обзор нормативно-методической базы;
· пересмотреть составление и заполнение графика отпусков;
· уяснить оформление заявлений об отпуске;
· изучить приказ о предоставлении отпуска;
· рассмотреть уведомление об отпуске;
· выявить значимость записки-расчета.
Объектом исследования являются трудовые отношения между работником и работодателем, а предметом – документирование процедуры предоставления отпусков работникам организации.
Отпуск в соответствии с Трудовым кодексом РФ является видом времени отдыха[9] . Вообще же временем отдыха можно назвать время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению[10] . Под отпуском трудовое законодательство понимает время непрерывного отдыха работника с сохранением места работы и средней заработной платы. Главное назначение отпуска – отдых работников с целью восстановления работоспособности. Отпуск отличается от остальных видов времени отдыха своей продолжительностью, которая должна составлять не менее 3 календарных дней[11] .
Методы. Во время исследования применялись различные как общенаучные, так и специальные методы. Немаловажную роль при поиске документов сыграл библиографический метод. С помощью метода классификации рассматривались виды отпусков. При рассмотрении нормативно-правовых документов использовался формально-юридический подход. Посредством методов анализа и синтеза сделаны выводы и практические рекомендации. При обилии понятий в теме предоставления отпусков не обойтись без терминологического метода.
Источниковая база по заявленной теме обширна. Право человека на отдых закреплено даже в главном законе государства – в статье 37 Конституции РФ: «Каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск».
В основе российского законодательства об отпусках лежит ратифицированная СССР Конвенция Международной организации труда N 52 от 1936 г. о ежегодных оплачиваемых отпусках[12] . В 1970 г. принята новая (пересмотренная) Конвенция МОТ N 132 Об оплачиваемых отпусках.
Главную роль среди источников играет Трудовой кодекс РФ[13] (далее – ТК РФ), который по большей части устанавливает нормы предоставления отпусков. Именно на этот закон мы ориентировались при работе. Рассматриваемой теме посвящена отдельная глава 19 «Отпуска». В основном в ней содержатся нормы, воспринятые из Кодекса законов о труде 1971 г.[14] , но они во многом изменены и существенно дополнены.ТК РФ решает вопросы:
1) прав на ежегодный оплачиваемый отпуск;
2) гарантий реализации этого права;
3) видов отпусков;
4) их продолжительности;
5) порядка предоставления;
6) порядка оплаты времени отпуска;
7) другие наиболее существенные вопросы, связанные с правом на отпуск и его реализацией.
Статья 114 ТК РФ предусматривает предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка, закрепляя тем самым наиболее существенные гарантии реального использования работниками права на длительный непрерывный отдых.
Ежегодный оплачиваемый отпуск - это длительный свободный от выполнения трудовых обязанностей непрерывный период времени, предоставляемый за работу в течение рабочего года[15] .
Также существует множество нормативно-правовых актов, регулирующих предоставление отпуска для отдельных категорий работников - федеральные законы, постановления, приказы, инструкции министерств и другие.
Структура работы построена с учетом основных аспектов по теме документирования отпусков. Для удобства восприятия материала, он разделен на две части: организационные, правовые вопросы предоставления отпусков и оформление документации. Соответственно в работе две главы – порядок предоставления основных видов отпусков и документальное оформление предоставления отпусков. Первая глава построена на основе самой распространенной классификации отпусков:
1) ежегодные основные отпуска:
- минимальные;
- удлиненные;
2) дополнительные отпуска;
3) отпуска без сохранения заработной платы;
4) иные отпуска:
- отпуск по беременности и родам;
- отпуск по уходу за ребенком;
- отпуск работникам, усыновившим ребенка;
- отпуск в связи с обучением в учебных заведениях.
В первой главе будет дан обзор основных видов отпусков, предусмотренных законодательством РФ, а именно подробно рассмотрены особенности предоставления каждого из них, причины предоставления, продолжительность, очередность, порядок исчисления, стаж работы и некоторые другие немаловажные аспекты по данной теме.
Во второй главе рассматриваются вопросы о том, какими нормативно-методическими документами необходимо руководствоваться при непосредственном составлении документов, что требуется, чтобы оформить документы при направлении сотрудника в отпуск, как их заполнить, кто должен их подписать. Обращаем внимание на то, что конкретные образцы заполнения документов рассмотрены на примере Общества с ограниченной ответственностью «Аркада» (основная деятельность - производство и продажа строительных материалов и оборудования), а в разделах главы приведены пояснения и замечания по документальному оформлению.
Таким образом, разделы второй главы соответствуют самым важным вопросам, касающимся делопроизводства: нормативно-методическая база, график отпусков, заявление об отпуске, приказ о предоставлении отпуска, уведомление об отпуске, записка-расчет о предоставлении отпуска.
Практическая значимость исследования обусловлена актуальностью темы. Работа будет весьма полезна для сотрудников отдела кадров, а также для работников организаций. Проведенное исследование можно использовать при изучении курсов «Организация и технология документационного обеспечения управления», «Трудовое право», «Кадровое обеспечение управления».
I. ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ОТПУСКОВ
1.1 Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков
В этом пункте речь пойдет о разновидностях ежегодного оплачиваемого отпуска, порядке их предоставления, продолжительности, продлении, очередности, особенностях исчисления таких отпусков, и о некоторых других вопросах предоставления этих видов отпусков.
Законодательство не устанавливает каких-либо исключений, которые позволяли бы лишить работников права на отпуск. Независимо от организационно-правовой формы предприятия, срока трудового договора с работниками, а также от того, какая именно работа и на каких условиях выполняется (полное либо неполное рабочее время; постоянная или срочная работа; совместительство и др.), каждый работник вправе требовать предоставления ему в установленном порядке ежегодного основного оплачиваемого отпуска, а работодатель обязан его предоставить (статья 115 ТК РФ).
Ежегодным отпуск называется потому, что он предоставляется один раз за каждый рабочий год. Минимальная продолжительность такого отпуска 28 календарных дней. Вместе с тем отпуск может быть более 4 недель. Увеличение ежегодного основного отпуска осуществляется двумя способами: нормативным путем и договорным.
Существуют отдельные категории работников, продолжительность отпуска которых устанавливается ТК РФ и иными нормативно-правовыми актами более 28 рабочих дней. Речь идет об удлиненном основном отпуске. Существует также и ежегодный дополнительный отпуск. Он предоставляется работникам сверх ежегодного основного оплачиваемого отпуска и присоединяется к основному. Дополнительные оплачиваемые отпуска различаются по их продолжительности, а также по основаниям возникновения и порядку предоставления.
В соответствии с частью 2 статьи 116 ТК РФ организации с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами.
Итак, по статье 122 ТК РФ оплачиваемый очередной отпуск предоставляется работнику один раз в течение года у данного работодателя. Реализовать право на использование отпуска за первый год работы работник может уже через 6 месяцев непрерывной работы в данной организации.
По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и ранее полугода работы на предприятии.
До истечения 6 месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен (часть 3 статьи 122 ТК РФ):
· женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
· работникам в возрасте до 18 лет;
· работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
· в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Ранее до истечения 6 месяцев отпуск за первый год мог быть предоставлен работникам, принятым в порядке перевода. Если до перевода сотрудник не проработал в одной организации полгода, то отпуск на новом месте работы мог быть предоставлен по истечении 6 месяцев работы до и после перевода в общей сложности. На сегодняшний день сложилась такая ситуация, что вследствие юридической и имущественной самостоятельности работодателей трудовой стаж исчисляется только за работу у одного и того же работодателя. Суммирование трудового стажа для получения ежегодного оплачиваемого отпуска при переводе работника из одной организации в другую не производится.[16]
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации.
Таким образом, современное трудовое законодательство предусматривает выход работников в отпуск уже через полгода работы на предприятии, а в исключительных случаях и даже раньше. Мы считаем, что установленные нормы вполне гуманны и приемлемы для российских работников. Для сравнения, по Кодексу законов о труде РСФСР[17] , который действовал вплоть до введения ТК РФ, отпуск предоставлялся только по истечении 11 месяцев непрерывной работы в организации, а минимальная продолжительность отпуска была 15 рабочих дней. Более глубокий анализ устаревшего законодательства проводить не будем, но даже на первый взгляд ясно, что действующий Трудовой кодекс РФ более благосклонен по отношению к рабочим в вопросах предоставления отпусков.
Еще необходимо немного сказать об исчислении отпусков. Дело в том, что иногда подсчет идет как в календарных, так и в рабочих днях. Как поступать в подобной ситуации кадровикам?
На наш взгляд, ответ на поставленный вопрос может быть найден с использованием нормы части второй статьи 112 ТК РФ, согласно которой при совпадении выходного и нерабочего праздничного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день, а также Разъяснения Минтруда России от 29.12.1992 № 5 «О некоторых вопросах, возникающих в связи с переносом выходных дней, совпадающих с праздничными днями» (утверждено постановлением Минтруда России от 29.12.1992 № 65, в редакции постановления Минтруда России от 17.01.1994 № 3), которое применяется в настоящее время постольку, поскольку не противоречит Трудовому кодексу РФ.
В названном Разъяснении, в частности, указано, что: продолжительность ежегодного отпуска, установленного в рабочих днях, исчисляется по календарю 6-дневной рабочей недели с выходным днем в воскресенье; в том случае, когда праздничный день совпадает с воскресным и выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день, при исчислении продолжительности ежегодного отпуска в рабочих днях указанный дополнительный день отдыха считается выходным днем и в число рабочих дней не включается; при исчислении продолжительности ежегодного отпуска в календарных днях праздничные нерабочие дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются.
Рабочая неделя, в отличие от календарной, имеет продолжительность 6 дней, то есть не включает воскресенья. Но статьей 120 ТК РФ установлено, что продолжительность отпусков исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Следует обратить внимание, что нерабочие праздничные дни[18] , приходящиеся на период ежегодного отпуска, не включаются в подсчет. А выходные дни, в том числе и воскресенья, в число календарных дней отпуска включаются обязательно.
Поэтому при определении продолжительности отпусков, если очередной отпуск предоставляется в календарных днях, а дополнительный – в рабочих, необходимо установить единую продолжительность отпуска в календарных днях, то есть продолжительность дополнительного отпуска перевести из рабочих – в календарные дни.[19]
Исключение из общего правила об исчислении продолжительности ежегодных оплачиваемых отпусков в календарных днях установлено для работников, заключивших трудовой договор на срок до 2 месяцев, и работников, занятых на сезонных работах. Таким работникам оплачиваемые отпуска предоставляются из расчета 2 рабочих дня за каждый месяц работы.[20]
Раз уж тема зашла об исчислении отпусков, тогда рассмотрим следующий немаловажный аспект. Право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск возникает у работника с первого дня работы, но для получения этого отпуска необходим определенный стаж работы у данного работодателя. Только при наличии такого стажа работник вправе требовать предоставления ему отпуска, а работодатель обязан его предоставить.
Трудовой стаж для получения права на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска исчисляется, как правило, месяцами. Если работник какой-то месяц проработал не полностью, то при предоставлении ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска число дней, составляющее меньше половины месяца, из подсчета трудового стажа исключается, а половина и более - округляется до месяца.
Трудовой стаж в наиболее общем виде определяется как «время трудовой деятельности работника»[21] . Следовательно, он учитывается при предоставлении оплачиваемых отпусков. Согласно части 1 статьи 121 ТК РФ, в него включаются:
1) Время фактической работы, то есть время, когда работник непосредственно выполнял свои трудовые обязанности, обусловленные заключенным с ним трудовым договором. Выполнение трудовых обязанностей возможно как по месту постоянной работы, так и в другой организации (например, при направлении работника в служебную командировку). Не имеет значения и то, полное либо неполное рабочее время был занят на работе работник, поскольку работа на условиях неполного рабочего времени не влечет каких-либо ограничений при исчислении трудового стажа (статья 93 ТК РФ).
2) Время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха. К таким случаям можно отнести[22] :
· время выполнения работником государственных или общественных обязанностей (переводчика, члена избирательной комиссии и т. п.);
· время, когда работник получал пособие по государственному социальному страхованию в связи с заболеванием (травмой);
· время ежегодных основных и дополнительных оплачиваемых отпусков, а также учебных отпусков, отпусков без сохранения заработной платы, общая продолжительность которых не превышает 14 календарных дней.
· время нахождения на военных сборах, медицинском освидетельствовании, обследовании или лечении, связанных с воинским учетом;
· время явки по вызову в органы дознания, предварительного следствия или суд в качестве свидетеля, потерпевшего, эксперта, специалиста, переводчика, понятого; участия в судебных заседаниях в качестве присяжного заседателя;
· время нахождения работника в медицинском учреждении на обследовании, если он по роду деятельности обязан его проходить;
· дни освобождения от работы доноров для сдачи крови и предоставляемые затем дни отдыха;
· период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
· время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
· время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
При суммировании отпусков без сохранения заработной платы, предоставляемых работнику в течение рабочего года, суммируются все предоставленные работнику отпуска. Иными словами, если общая (суммированная) продолжительность отпусков, предоставленных работнику в течение рабочего года, составляет 14 календарных дней или менее, то в стаж включается все фактическое время этих отпусков. Если же общая продолжительность таких отпусков в течение рабочего года превышает 14 календарных дней, в стаж включается только 14 календарных дней. Так, например, если в течение рабочего года работнику предоставлялись отпуска на 10, 4 и 8 календарных дней (в общей сложности - 22 календарных дня), то в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, будет включено лишь 14 календарных дней.
При этом не имеет значения, с какой целью работник просит предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы (по семейным обстоятельствам, для ухода за детьми в соответствии со статьей 263 ТК РФ, отдыха, путешествий). Не имеет значения и категория работника, обратившегося с заявлением о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (пенсионеры, инвалиды, родители военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении военной службы). Так же не имеют значения и случаи, когда работодатель в соответствии со статьей 128 ТК РФ обязан предоставить работнику такой отпуск, например, работающим пенсионерам по старости, инвалидам.
При исчислении стажа работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, продолжительность рабочего дня и рабочей недели значения не имеет.[23] Лица, занятые неполное рабочее время, получают ежегодный основной оплачиваемый отпуск на тех же условиях, как и выполняющие аналогичную работу с полной продолжительностью рабочего времени. У них будет разным лишь размер оплаты времени отпуска.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются (часть 2 статьи 121 ТК РФ):
· время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе отстранения от работы на законных основаниях, например при появлении на работе в состоянии опьянения;
· время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.
В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.[24]
При этом в счет времени, проработанного в производствах, цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда, засчитываются лишь те дни, в которые работник фактически был занят в этих условиях не менее половины рабочего дня, установленного для работников данного производства, цеха, профессии или должности[25] .
Следует отметить, что в связи с вступлением в силу ТК РФ правомерность применения правила о включении в стаж работы, дающий право на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, за работу с вредными и (или) опасными условиями труда только фактически отработанного в этих условиях времени, была подвергнута сомнению. Однако Верховный Суд РФ при рассмотрении гражданских дел по заявлениям Ножкова А.А.[26] и унитарного предприятия Челябгортранс[27] , основываясь на анализе статьи 117 и части 3 статьи 121 ТК РФ, признал предписания абзаца 2 пункта 8 и абзаца 1 пункта 12 названной Инструкции соответствующими ТК РФ.
Как указано в решениях Верховного Суда РФ, анализ указанной нормы не позволяет сделать вывод о том, что работник приобретает право на дополнительный оплачиваемый отпуск независимо от продолжительности работы во вредных условиях труда, поскольку закон специально оговаривает, что условия предоставления данного отпуска утверждаются Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. Поскольку в настоящее время нормативный акт по условиям предоставления дополнительных отпусков Правительством РФ еще не принят, в соответствии с частью 1 статьи 423 ТК РФ по рассматриваемому вопросу продолжает действовать оспариваемая Инструкция. Подтверждением вывода о соответствии оспариваемого предписания Инструкции Трудовому кодексу РФ является и частью 3 статьи 121 ТК РФ, предусматривающая, что в стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.[28]
Наряду с этим при рассмотрении заявления муниципального унитарного предприятия Челябгортранс Верховный Суд РФ признал не соответствующими ТК РФ некоторые другие положения Инструкции о порядке применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день. В частности:
1) абзац 3 пункта 8, предусматривающий, что в стаж работы, дающий право на получение дополнительного отпуска указанным работникам, также включаются:
а) период временной нетрудоспособности;
б) время отпуска по беременности и родам, время выполнения женщинами легких работ в связи с беременностью, а также время выполнения женщинами других работ, на которые они были переведены в связи с кормлением ребенка грудью или наличием детей в возрасте до одного года;
в) время выполнения государственных и общественных обязанностей;
2) пятое предложение пункта 9, содержащее указание о том, что в тех случаях, когда у работника право на ежегодный (основной) и дополнительный отпуск возникает в различное время, то эти отпуска предоставляются ему одновременно и полностью;
3) указание в абзаце 3 примера к пункту 9 Инструкции о том, что если ежегодный (основной) отпуск предоставляется авансом, то и дополнительный отпуск также должен быть предоставлен авансом и полностью;
4) указание в третьем предложении абзаца 4 примера к пункту 9 о том, что при уходе в отпуск рабочему наряду с ежегодным (основным) отпуском должен быть предоставлен дополнительный отпуск в полном размере.
Вместе с тем Верховный Суд РФ признал не противоречащими ТК РФ положения пункта 10 указанной Инструкции, которые предусматривают порядок исчисления стажа работы, дающего право на дополнительный отпуск за работу с вредными условиями труда, пропорционально проработанному в этих условиях времени. Как сказано в решении Верховного Суда РФ, Трудовой кодекс РФ не устанавливает механизма исчисления стажа работы, дающего право на дополнительный отпуск. Пунктом 10 Инструкции такой порядок определен и подлежит применению в силу части 1 статьи 423 ТК РФ.
Ежегодный оплачиваемый отпуск продлевается в следующих случаях:
· временная нетрудоспособность работника;
· исполнение работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы;
· в других случаях, предусмотренных законами, локальными нормативными актами организации.
Статья 125 ТК РФ допускает отзыв из отпуска работника, но только с согласия последнего. Законом не установлено, в каких случаях допускается отзыв из отпуска работника. Наиболее часто это происходит по производственным причинам.
Если потребовалось отозвать работника из отпуска, ему нужно направить письменное уведомление в свободной форме о такой необходимости и получить от него письменное согласие о выходе на работу до окончания срока отпуска. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Не допускается отзыв из отпуска:
· беременных женщин;
· сотрудников моложе 18 лет;
· работников, которые заняты на производстве с вредными или опасными условиями труда.
Немаловажным аспектом в вопросах отпусков является очередность их предоставления. Статья 123 ТК РФ говорит о том, что очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, но существуют отдельные категории работников, которым в случаях, предусмотренных федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Например: работникам в возрасте до 18 лет (статья 267 ТК РФ), беременным женщинам (статья 260 ТК РФ), работникам, награжденным знаком «Почетный донор России», «Почетный донор СССР»[29] , ветеранам Великой Отечественной войны, ветеранам труда[30] , чернобыльцам[31] . В отношении остальных «льготников» закон связывает право на использование отпуска с возникновением определенных обстоятельств или условий. Так, например, работнику, готовящемуся стать отцом или уже ставшему таковым, отпуск предоставляется вне зависимости от графика отпусков — в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам (статья 123 ТК РФ); работник, супруг которого является военнослужащим, имеет право на использование отпуска в период отпуска супруга-военнослужащего[32] ; работнику - внешнему совместителю отпуск на работе по совместительству должен вне зависимости от графика отпусков предоставляться в период ежегодного отпуска по основному месту работы (статья 286 ТК РФ). Таким образом, в любой организации найдутся лица, которые по закону могут выйти в отпуск в удобное для них время, остальные же сотрудники предприятия будут вынуждены считаться с графиком отпусков, составленным отделом кадров. Подробнее об этом документе речь пойдет во II разделе.
Рассмотрим более подробно отдельные виды отпусков.
Исходя из статьи 115 ТК РФ, ежегодные оплачиваемые отпуска делятся по продолжительности на основные и удлиненные (правда, Н.В.Пошерстник и М.С. Мейксин[33] основной отпуск называют минимальным, но мы будем придерживаться терминологии законодательных актов).
Основные отпуска имеют продолжительность 28 календарных дней - 4 рабочих недели. Для сравнения, в европейских странах работники имеют право на 27 отпускных дней в году, следовательно, наши законодатели гуманнее. Конвенция Международной организации труда № 52 «О ежегодных оплачиваемых отпусках» в 1936 г. вообще установила продолжительность отпуска не менее 6 рабочих дней за год работы. Только в 1970 году была принята вторая Конвенция Международной организации труда под № 132 «Об оплачиваемых отпусках», которая увеличила минимальную продолжительность отпуска для лиц, работающих по найму, до 3 недель.
28 дней - это минимальная продолжительность отпусков. Меньше быть не может, даже не смотря на то, что человек работает по совместительству или на условиях неполного рабочего времени, трудится в офисе, на производстве или на дому.
Как мы уже сказали выше, отпуск за первый год работы может быть предоставлен уже по истечении шести месяцев непрерывной работы. Но у многих работодателей возникает вопрос: какой продолжительности? Некоторые полагают, что на полный отпуск (28 календарных дней) вновь принятые сотрудники не имеют права, так как еще не заработали. Однако следует отметить, что ТК РФ не предусматривает предоставление отпусков пропорционально рабочему времени. Поэтому отпуск предоставляется либо полностью, либо частями, при условии, что стороны (работник и работодатель) достигнут соглашения не только по поводу его разделения, но и по продолжительности каждой из его частей. Одна из частей должна быть при этом не менее 14 календарных дней (часть 1 статьи 125 ТК РФ).
Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение 2 лет подряд (статья 124 ТК РФ). Но это так лишь предусмотрено законом. В реальности работники отдыхают чаще всего 10-15 дней, а 16 % россиян не бывают в отпуске по несколько лет.[34] Частой причиной увольнения является несвоевременно предоставляемый или вообще непредоставляемый более двух лет отпуск. С одной стороны, руководство просто не может отказать сотруднику, не использующему очередной отпуск третий год и нуждающемуся в отдыхе. Но с другой стороны, работодатель обычно думает не только об этом конкретном работнике, но и о будущем своего предприятия в целом, о его развитии и процветании и иногда не в состоянии предоставить отпуск сотруднику, потому что его просто некем заменить.
Теперь рассмотрим второй вид ежегодных оплачиваемых отпусков. Удлиненные отпуска имеют продолжительность более 28 календарных дней. Как правило, люди, имеющие право на такой отпуск, отдыхают от 30 до 56 дней в году. Предоставляются они в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. Например, работающим инвалидам работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск продолжительностью не менее 30 календарных дней независимо от группы инвалидности.[35] А доктора наук, работающие в научном учреждении (организации), финансируемом из федерального бюджета, каждый год могут отдыхать уже 48 календарных дней.[36] Более полный перечень категорий работников, имеющих право на удлиненный отпуск, продолжительность такого отпуска приведены в Приложении 1, составленном по материалам Т.Ю. Теплицкой[37] , Т. Коршунова[38] и действующего законодательства. Упущение Т.Ю. Теплицкой я вижу в том, что в ее труде перечислены не все категории работников, а некоторые нормативно-правовые акты, упомянутые ей, уже устарели (например, в данный момент действует новая редакция федерального закона «О государственной гражданской службе»[39] ). Но плюсом является то, что материал по данному вопросу изложен в форме таблицы, что удобно для визуального восприятия и изучения. Т.Коршунова, видимо, не ставила целью перечислить все категории работников, имеющих право на удлиненный отпуск, но зато материал расписан более подробно, с учетом изменений. Учитывая данные плюсы и минусы, мы приводим свой вариант таблицы с учетом всех последних изменений в законодательстве. Данная таблица будет полезна для работников отдела кадров. Для более точного определения продолжительности удлиненных отпусков рекомендуем обращаться к нормативно-правовым актам, которые также отражены в таблице.
Удлиненные отпуска устанавливаются с целью гарантии работникам более длительного отдыха с учетом возрастных особенностей, условий труда, состояния здоровья, характера выполняемой работы. Но в жизни, опять же, эта цель не всегда достигается. Дело в том, что статья 126 ТК РФ гласит: «Часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией». Правда, это правило предусмотрено не для всех категорий работников, исключение составляют беременные женщины, работники, занятые на тяжелых работах и работах с вредными и (или) опасными условиями и несовершеннолетние. Зачастую работники на самом деле не отдыхают, а просто получают дополнительное вознаграждение. В то же время работодатель должен принимать на работу большее количество работников или требовать от коллектива увеличения нагрузки на время отпуска того или иного работника. Т. Коршунова считает, что в данном случае лучше установить надбавки и доплаты к заработной плате работников (за исключением несовершеннолетних), а не удлиненные отпуска. Но, на наш взгляд, это не верно: не все работники пользуются возможностью заменить дополнительные дни отпуска денежной компенсацией. Многие люди считают, что самое большое богатство – это здоровье, и его не купишь ни за какие деньги. Поэтому целесообразнее все же оставлять выбор за работниками, как и предусмотрено в Трудовом кодексе РФ.
Помимо удлиненных существуют еще и дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска, которым в Трудовом кодексе РФ посвящено четыре статьи (116-119). Такие отпуска предоставляются работникам, занятых на работах с вредными, опасными условиями труда связанных с неустранимым неблагоприятным воздействием на здоровье человека вредных физических, химических, биологических и иных факторов.
Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска, согласно статье 116 ТК РФ, предоставляются:
· работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
· работникам, имеющим особый характер работы;
· работникам с ненормированным рабочим днем;
· работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
· в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.
Эти отпуска предназначены компенсировать воздействие неблагоприятных факторов на здоровье работников в процессе выполнения трудовых функций, стимулировать и поощрять длительную работу в определенных отраслях хозяйства или в районах страны.
Статья 117 ТК РФ уточняет, что к работам, связанным с вредными и (или) опасными условиями труда относятся подземные и открытые (в разрезах и карьерах) горные работы, работы в зонах радиоактивного заражения, другие работы, связанных с неблагоприятным воздействием на здоровье человека вредных физических, химических, биологических и иных факторов. Минимальная продолжительность этих отпусков и условия их предоставления подлежат утверждению Правительством РФ, с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. Но до сих пор они не утверждены, поэтому, согласно статье 423 ТК РФ, следует руководствоваться нормами постановлений Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 № 298/П-22 «Об утверждении Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день» и от 21.11.1975 №273/П-20 «Об утверждении Инструкции о порядке применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день» (с изменениями, внесенными решением Верховного суда РФ от 15.04.2004 №ГКПИ 2004-481)[40] . Дополнительный отпуск для данных категорий работников имеет продолжительность от 6 до 36 рабочих дней.
Отдельным категориям работников, труд которых связан с особенностями выполнения работы, предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (статья 118 ТК РФ). Перечень категорий работников, которым устанавливается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за особый характер работы, а также минимальная продолжительность этого отпуска и условия его предоставления определяются Правительством РФ. Опять же до настоящего времени соответствующее постановление Правительства РФ не принято, а потому предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за особый характер работы затруднено.[41] Организация может собственным решением определить перечень категорий работников, которым предоставляется указанный дополнительный отпуск, а также установить его продолжительность. В этом случае необходимо руководствоваться Постановлением НКТ СССР от 13.02.1928 (!) № 106 «О работниках с ненормированным рабочим днем».
По данным Н.В. Пошерстника и М.С. Мейксина[42] , такой отпуск предоставляется за длительный стаж работы на данном предприятии в некоторых отраслях народного хозяйства сроком от 3 до 9 дней; государственным служащим и прокурорским работникам сверх основного удлиненного отпуска – 5, 10 и 15 календарных (а судьям – рабочих) дней в зависимости от срока службы. В общем, чем же руководствоваться в данном случае, определить трудно.
Работникам с ненормированным рабочим днем так же предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск по статье 119 ТК РФ. Вообще же ненормированный рабочий день – это режим работы, при котором отдельные сотрудники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, то есть больше 40 часов в неделю (статьи 91 и 101 ТК РФ).
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка. Статьей 119 установлена минимальная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска - 3 календарных дня. Максимальная продолжительность данного отпуска – 12 рабочих дней. Если такой отпуск не предоставляется, то переработка сверх нормальной продолжительности рабочего времени компенсируется работодателем как сверхурочная работа с письменного согласия работника.
Лицам, работающим в районах Крайнего Севера, предоставляются дополнительные оплачиваемые отпуска продолжительностью 24 календарных дня, а лицам, работающим в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, — 16 календарных дней в соответствии со статьей 321 ТК РФ (это кроме установленных законодательством ежегодных основного оплачиваемого отпуска и дополнительных оплачиваемых отпусков, предоставляемых на общих основаниях). Так же право на такой отпуск на общих основаниях имеют лица, работающие по совместительству. Дополнительный отпуск предоставляется продолжительностью 8 календарных дней в районах Севера, где к заработной плате работников установлены районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате.
Некоторым категориям работников в соответствии со специальным законодательством устанавливаются дополнительные отпуска за многосменный режим работы.
Были перечислены основные категории работников, которые имеют право на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Но статья 116 ТК РФ говорит о том, что «работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации». Таким образом, многое зависит и от самого работодателя. Если руководство организации добросовестно относится к своим работникам, ценит их, то по возможности увеличит время отпуска. Но зачастую ситуация складывается противоположная. Поэтому работник должен быть заранее осведомлен об условиях предоставления отпуска. То есть еще при заключении трудового договора необходимо оговорить все детали, касающиеся данной темы. В случае если реализация данной законных прав работника, в том числе и предоставление отпусков, не устраивают человека, тогда вообще стоит отказаться от работы в данной организации.
Итак, каждый сотрудник организации имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск не менее 28 дней. Реализовать это право можно уже через полгода работы в организации. В стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включается в основном фактическое время работы и время, когда работник отсутствовал, но не по своей вине. Исчисление продолжительности отпусков в большинстве случаев ведется в календарных днях. В некоторых случаях, предусмотренных законодательством, продолжительность отпуска может быть больше – удлиненные и дополнительные отпуска, которые предоставляются отдельным категориям работников. В некоторых вопросах нормативное регулирование оставляет желать лучшего, так как существуют пробелы в законодательстве, и приходится руководствоваться нормативно-правовыми актами не только тридцатилетней, но и даже семидесятилетней давности.
1.2 Порядок предоставления отпусков без сохранения заработной платы
Кроме рассмотренных выше ежегодных оплачиваемых отпусков Трудовым кодексом предусмотрены и некоторые другие. Рассмотрим в данном пункте особенности предоставления отпуска без сохранения заработной платы.
Например, иногда работнику по семейным обстоятельствам или другим уважительным причинам необходимы несколько дней отпуска, но ежегодный основной отпуск уже прошел и следующий будет не скоро. В таких случаях в соответствии с частью 1 статьи 128 ТК РФ работнику может предоставляться отпуск без сохранения заработной платы. В каждом конкретном случае продолжительность такого отпуска определяется по соглашению сторон в зависимости от обстоятельств, по которым возникла необходимость в таком отпуске.
Вообще отпуска без сохранения заработной платы можно подразделить на две группы:
1) те, которые даются по усмотрению работодателя, т.е. работодатель вправе отказать работнику в предоставлении отпуска
2) те, которые работодатель обязан предоставить работнику по его письменному заявлению.
Отпуск без сохранения заработной платы может быть предоставлен (по заявлению работника) только при наличии уважительной причины. Поэтому в заявлении работник обязан указать причину, по которой ему необходим отпуск. Является ли причина уважительной, решает работодатель. По сложившейся практике к уважительным причинам, помимо вступления в брак, смерти близких родственников, относятся проводы сына на службу в армию, отправка детей на отдых в летние лагеря и т.п.
ТК РФ в части 2 статьи 128 приводит основные случаи, когда работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы, и сроки данных отпусков:
· участникам Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году;
· работающим пенсионерам по старости (по возрасту) — до 14 календарных дней в году;
· родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, — до 14 календарных дней в году;
· работающим инвалидам — до 60 календарных дней в году;
· работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников — до 5 календарных дней.
Этот перечень работников не является исчерпывающим. Помимо случаев, указанных в нем, работодатель обязан предоставлять отпуска без сохранения заработной платы работникам и в других случаях, предусмотренных ТК РФ, иным федеральным законом или коллективным договором.
В частности:
· работникам, осуществляющим уход за детьми, продолжительностью до 14 календарных дней — в соответствии со статьей 263 ТК РФ;
· работникам — Героям Советского Союза, Героям Российской Федерации, полным кавалерам ордена Славы[43] , Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы[44] — продолжительностью до 3 недель в году в удобное для них время года;
· работникам, допущенным к вступительным испытаниям в образовательные учреждения высшего профессионального образования, — 15 календарных дней (статья 173 ТК РФ);
· работникам — слушателям подготовительных отделений образовательных учреждений высшего профессионального образования для сдачи выпускных экзаменов — 15 календарных дней (статья 173);
· работникам, обучающимся в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях высшего профессионального образования по очной форме обучения, совмещающим учебу с работой, для прохождения промежуточной аттестации — 15 календарных дней в учебном году, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов — четыре месяца, для сдачи итоговых государственных экзаменов — один месяц (статья 173 ТК РФ);
· работникам, допущенным к вступительным испытаниям в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения среднего профессионального образования, — 10 календарных дней (статья 174 ТК РФ);
· работникам, обучающимся в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях среднего профессионального образования по очной форме обучения, совмещающим учебу с раб-той, для прохождения промежуточной аттестации — 10 календарных дней в учебном году, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов — два месяца, для сдачи итоговых экзаменов — один месяц (статья 174 ТК РФ);
· ветеранам Великой Отечественной войны, ветеранам боевых действий на территории других государств, в том числе и инвалидам — от 2 недель до 1 месяца в году[45] .
· работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях - на время, необходимое для проезда к месту использования ежегодного оплачиваемого отпуска и обратно (часть 3 статьи 322 ТК РФ);
· совместителю - если по совмещаемой работе продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска меньше продолжительности такого отпуска по основному месту работы, на недостающие до этой продолжительности дни (часть 2 статьи 286 ТК РФ);
· зарегистрированным кандидатам со дня их регистрации соответствующей избирательной комиссией до дня официального опубликования общих результатов выборов (работодатель работника-кандидата обязан освободить его от работы, службы в любой день и на любое время в течение этого срока; денежная компенсация зарегистрированному кандидату за этот период производится избирательной комиссией за счет средств, выделенных на подготовку и проведение выборов)[46]
· доверенным лицам зарегистрированных кандидатов, избирательных объединений, избирательных блоков на указанный выше срок[47] .
Следует иметь в виду, что отказ работодателя предоставить предусмотренный законом отпуск зарегистрированному кандидату, доверенному лицу зарегистрированного кандидата избирательного объединения, избирательного блока для проведения агитационной и иной предусмотренной законом деятельности, способствующей избранию зарегистрированного кандидата, списка кандидатов, а равно отказ работодателя освободить от работы в установленном законом порядке члена избирательной комиссии, комиссии референдума для участия в подготовке выборов, референдума влечет за собой административное наказание в виде штрафа в размере от одной тысячи пятисот до двух тысяч рублей[48] .
Предоставление отпуска без сохранения заработной платы в случаях, когда работодатель обязан это делать по заявлению работника, не лишает этого работника права обратиться к работодателю с просьбой о предоставлении дополнительных отпусков к установленным для него законом другим отпускам без сохранения заработной платы. В таких случаях вступает в силу часть 1 статьи 128 ТК РФ[49] .
В ряде актов трудового законодательства прямо предусмотрено предоставление отпуска без сохранения заработной платы отдельным категориям работников:
1) государственному служащему по семейным обстоятельствам и иным уважительным причинам продолжительностью не более одного года[50] ;
2) муниципальному служащему на срок не более одного года, если иное не предусмотрено федеральным законом[51] ;
3) заболевшему работнику без оформления временной нетрудоспособности в медицинском учреждении - три дня в течение года без сохранения заработной платы[52] .
В законодательстве дан не исчерпывающий перечень случаев возникновения у работодателя обязанности по предоставлению работнику отпуска без сохранения заработной платы. Данный перечень может быть расширен путем включения соответствующего условия в коллективный договор с условием улучшения положения работников, повышающего уровень правовых гарантий для них по сравнению с трудовым законодательством. В коллективном договоре могут появиться лишь дополнительные категории работников, которые вправе требовать предоставления неоплачиваемого отпуска, а также события в жизни работника, позволяющие воспользоваться данным отпуском. Например, право на дополнительный неоплачиваемый отпуск может быть предоставлено работникам, длительное время работающим в организации. Однако и в этом случае отпуск без сохранения заработной платы должен предоставляться в интересах работника. При этом для работника, который воспользовался данным отпуском, могут наступать установленные законодательством неблагоприятные последствия, к примеру, не включение в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, части отпуска без сохранения заработной платы, превышающей 14 календарных дней.
Если эти вопросы решены коллективным договором (т.е. работодатель уже выразил свое согласие с данным решением), то отпуск без сохранения заработной платы по приведенным в коллективном договоре причинам и не менее предусмотренной в нем же продолжительности по заявлению работника работодатель предоставить обязан.
Продолжительность отпуска без сохранения заработной платы и количество таких отпусков Трудовым Кодексом не ограничено. Ограничения действуют, только когда они предусмотрены федеральными законами для определенных категорий работников (пример выше).
В остальных случаях продолжительность отпусков без сохранения заработной платы и их количество определяются соглашением между работником и работодателем (если их продолжительность не определена коллективным договором).
При этом необходимо помнить, что время предоставленных отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более 14 календарных дней не включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (часть 2 статьи 121 ТК РФ).
Отпуск без сохранения заработной платы может быть присоединен к ежегодному отпуску работника или использован отдельно как полностью, так и по частям. Нельзя только переносить его на следующий год.
Во всех случаях предоставления отпусков без сохранения заработной платы, независимо от их назначения и продолжительности, они должны оформляться письменным заявлением работника и приказом (распоряжением) об отпуске, в котором следует указать причину, продолжительность, даты ухода работника в отпуск и последнего дня этого отпуска.
Работник, находящийся в отпуске без сохранения заработной платы, вправе в любой момент прервать его и выйти на работу, поставив об этом в известность работодателя.
Это речь шла об отпусках без сохранения заработной платы по инициативе работника. Но существует такое понятие, как отпуск без сохранения заработной платы по инициативе работодателя, или так называемый «вынужденный отпуск». Причины такого отпуска могут быть разными: производственные – остановка оборудования, финансовые – отсутствие средств на выплату заработной платы (особенно актуально в связи с экономическим кризисом) или какие-либо другие. Но законодательством такой отпуск не предусмотрен. Отпуск без сохранения заработной платы может быть предоставлен по письменному заявлению сотрудника (как уже говорилось, по семейным обстоятельствам или другим уважительным причинам). То есть, инициатива должна исходить только от работника. Принуждение к написанию таких заявлений не допускается.
Не утешительным является тот факт, что вынужденные отпуска без оплаты или неполной оплаты одна из самых популярных мер по снижению затрат, к которым прибегали в экономический кризис работодатели в России (17%)[53] .
В связи с экономическим кризисом Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений рекомендует работодателям предоставлять отпуска без сохранения заработной платы по личным заявлениям работников[54] . Иными словами, работодателям не рекомендуется отказывать работникам в таком отпуске. Но инициатива должна исходить именно от работника.
К сожалению, зачастую работодатели в связи с отсутствием объема работ издают приказ о направлении работников в отпуск без сохранения заработной платы. После издания такого приказа работники, как правило, на основании этого приказа подают работодателю письменные заявления об оформлении отпуска без сохранения заработной платы. В рассматриваемой ситуации отпуск предоставляется не в интересах работника, он обусловлен отсутствием работы. Обязанность по обеспечению работника работой в соответствии с заключенным трудовым договором лежит на работодателе, который путем направления работников в отпуск без сохранения заработной платы снимает ее с себя и перекладывает бремя неблагоприятных последствий на работников. Хотя в подобной ситуации возникает простой не по вине работника, который должен быть оплачен в соответствии с трудовым законодательством исходя из среднего заработка работника. Получение от работника заявления не освобождает работодателя от обязанности выполнить перед ним свои обязательства, в частности по оплате времени простоя.
В соответствии со статьей 9 ТК РФ работодатель не вправе заключать с работником соглашения, умаляющие права работников, гарантированные в законодательстве. Издание полномочным представителем работодателя приказа о направлении работников в отпуск без сохранения заработной платы и получение от работника заявления об оформлении этого отпуска является письменной сделкой об отпуске без сохранения заработной платы.
При заключении и реализации данной сделки нарушаются следующие права работников[55] :
· право на распоряжение своими способностями к труду, так как работник лишается возможности выполнять избранную им работу с получением соответствующего вознаграждения.
· право на получение гарантийных выплат на период невыполнения работодателем обязательств по обеспечению работников работой в соответствии с заключенными трудовыми договорами.
· право на включение периода отпуска без сохранения заработной платы в части, превышающей 14 календарных дней, в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Отпуск без сохранения заработной платы при отсутствии страховых платежей в течение календарного месяца может быть исключен и из страхового стажа. Тогда как простой не по вине работника подлежит оплате, время такого простоя включается и в стаж, дающий право на отпуск, и в страховой стаж.
В связи с изложенным следует сделать вывод о том, что при заключении соглашения между работодателем и работником об отпуске без сохранения заработной платы нарушаются перечисленные права работников, гарантированные законодательством, что позволяет признать такое соглашение противоречащим трудовому законодательству, в частности статья 9 ТК РФ.
Таким образом, предоставление работникам отпуска без сохранения заработной платы на основании их письменных заявлений, но в интересах работодателя, то есть при отсутствии семейных или иных уважительных причин у работника, является нарушением трудового законодательства. Отпуск без сохранения заработной платы должен предоставляться для удовлетворения потребностей работника. Удовлетворение потребностей работника предполагает предоставление единичных отпусков без сохранения заработной платы отдельным работникам, заявившим работодателю о наличии у них уважительных причин использования данного отпуска. Направление работников в массовом порядке в отпуск без сохранения заработной платы с получением от них заявлений об оформлении такого отпуска, наоборот, свидетельствует об отсутствии уважительных причин для предоставления отпуска работникам, а также о простое не по вине работников.
Иногда возникают вопросы: может ли работник, находящийся в режиме простоя, взять очередной отпуск? Предоставление очередных оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с утвержденным графиком отпусков, который обязателен как для работника, так и для работодателя (статья 123 ТК РФ). Поэтому, если по графику в указанный период у работника запланирован отпуск, то работодатель обязан его предоставить. Если работник хочет использовать время отдыха не по графику, то этот вопрос ему следует согласовать с работодателем. В большинстве случаев в период простоя работодатель с радостью предоставит очередной отпуск работнику. Но опять же – с согласия сторон.
Если работники не по своей вине не могут выполнять трудовые функции, то организация должна оплатить время простоя в размере не ниже 2/3 тарифной ставки (оклада).
В случае если на это время работодатель отправляет сотрудников в отпуска без сохранения заработной платы в принудительном порядке, то есть риск быть привлеченным органами Гострудинспекции России к административной ответственности. Должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 1000 до 5000 рублей, юридические лица - на сумму от 30000 до 50000 рублей. Повторное нарушение трудового законодательства в течение года грозит руководителю организации дисквалификацией на срок от одного года до трех лет.[56]
Кроме того, работник имеет право обжаловать действия работодателя в судебном порядке или в комиссии по трудовым спорам.[57] Однако он должен обратиться в суд в течение трех месяцев со дня, когда узнал или должен был узнать о нарушении своего права (статья 392 ТК РФ). В случае пропуска работником указанного срока (без уважительных причин) в иске ему может быть отказано.
Таким образом, существуют и незаконные виды отпуска. Предоставление «вынужденного отпуска» грозит судебным разбирательством. На наш взгляд, целесообразнее оплатить 2/3 оклада работнику, чем отправлять его в вынужденный отпуск, и, как следствие, иметь дело с судом. Но, с другой стороны, не каждый сотрудник будет подавать в суд на свое начальство, некоторые не захотят портить отношения с руководством. И зря: не только не воспользуются своими законными правами, но и таким образом поощряют работодателя и дальше ущемлять права работников.
Итак, отпуск без сохранения заработной платы может быть предоставлен в любое время по соглашению работника с работодателем. Причины предусмотрены ТК РФ, а так же другими нормативно-правовыми актами. Но список этот может дополняться в зависимости от обстоятельств. Продолжительность отдыха может ограничиваться только федеральными законами. ТК РФ ограничений на количество дней отдыха без сохранения заработной платы не предусматривает. Так же важно помнить о том, что часть отпуска, превышающая 14 календарных дней, не включается в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск.
А вынужденный отпуск не предусмотрен законом и грозит работодателю административной ответственностью.
В связи с изложенным можно выделить следующие юридически значимые обстоятельства, доказанность которых позволяет признать законным и обоснованным решение о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Во-первых, наличие добровольного волеизъявления работника на предоставление данного отпуска. Данное обстоятельство подтверждается исключительно письменным заявлением работника.
Во-вторых, должно быть доказано наличие заинтересованности работника в использовании данного отпуска. Направление работников в неоплачиваемый отпуск по инициативе работодателя с оформлением заявления работника на предоставление этого отпуска влечет возникновение права на оплату данного времени как простоя не по вине работника.
В-третьих, должно быть доказано отсутствие обстоятельств, умаляющих права работников, гарантированные в законодательстве. В частности, работодатель не может предоставлять работнику отпуск без сохранения заработной платы большей продолжительности, чем указано в заявлении работника. Продолжительность отпуска без сохранения заработной платы также должна быть определена по инициативе работника.
Недоказанность каждого из перечисленных обстоятельств позволяет признать решение о направлении работника в отпуск без сохранения заработной платы незаконным и (или) необоснованным.
1.3 Порядок предоставления прочих видов отпусков
Кроме неоплачиваемых и ежегодных оплачиваемых существуют и другие виды отпусков. Рассмотрим основные аспекты их предоставления.
Учебный отпуск — основная гарантия, предусмотренная для сотрудников, совмещающих работу и учебу. Он предоставляется в календарных днях независимо от фактической продолжительности работы сотрудника в организации и может быть оплачиваемым (с сохранением среднего заработка) или нет.
Работнику, совмещающему работу с обучением одновременно в двух образовательных учреждениях, гарантии и компенсации предоставляются только в связи с обучением в одном из этих образовательных учреждений (по выбору работника).
Какой именно отпуск полагается работнику, зависит:
· от формы обучения — очная, вечерняя, заочная;
· вида образования — среднее профессиональное, высшее, послевузовское (докторантура или аспирантура);
· ряда других условий.
Время учебных отпусков включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Период учебного отпуска подпадает под следующее определение: «время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность)».
Оплачиваемый учебный отпуск предоставляется работникам, которые учатся:
· в вузах на заочной или очно-заочной (вечерней) форме обучения – статья 174 ТК РФ;
· учреждениях среднего профессионального образования (техникум, колледж) на заочной или очно-заочной (вечерней) форме обучения – статья 175 ТК РФ;
· образовательных учреждениях начального профессионального образования (училище, учебно-курсовой комбинат) независимо от формы обучения – статья 176 ТК РФ;
· вечерних (сменных) общеобразовательных учреждениях (школа, гимназия) независимо от формы обучения – статья 177 ТК РФ;
Организация должна предоставить своему сотруднику оплачиваемый учебный отпуск, если одновременно соблюдаются три следующих условия.
Первое — образовательное учреждение имеет государственную аккредитацию, которая подтверждается заверенной копией свидетельства. Организация может предоставить оплачиваемые учебные отпуска и сотрудникам, которые учатся в образовательных учреждениях, не имеющих государственной аккредитации. Однако подобное условие необходимо прописать в трудовом или коллективном договоре[58] .
Второе — образование данного уровня сотрудник получает впервые. Однако работодатель может предоставить оплачиваемый учебный отпуск сотруднику, который получает образование данного уровня во второй раз (например, второе высшее), если сам направил этого сотрудника учиться в соответствии с трудовым или ученическим договором (статья 177).
Третье условие — успешное обучение сотрудника. Считается, что обучение проходит успешно, если работники не имеют задолженности за предыдущий курс (семестр) и к началу сессии они сдали все зачеты, выполнили все работы по дисциплинам учебного плана по предметам, вынесенным на сессию.
Согласно статье 19 Закона «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» от 22.06.1992 для аспирантов и докторантов также предусмотрены оплачиваемые учебные отпуска.
Работники, допущенные к вступительным экзаменам в аспирантуру, имеют право на 30 календарных дней оплачиваемого учебного отпуска с сохранением средней заработной платы[59] . Основанием для предоставления отпуска является справка из образовательного учреждения о том, что в соответствии с решением приемной комиссии сотрудник допущен к вступительным экзаменам в аспирантуру.
Работники, которые уже учатся в аспирантуре заочно, имеют право на ежегодный оплачиваемый дополнительный отпуск продолжительностью 30 календарных дней. Этот отпуск увеличивается на время, которое сотрудник затратит на проезд от места работы до аспирантуры и обратно[60] . Основанием для предоставления таких отпусков является справка из образовательного учреждения о том, что сотрудник обучается в аспирантуре. Такую справку работник должен представлять ежегодно.
Независимо от формы обучения и аспиранты, и докторанты имеют право на оплачиваемый учебный отпуск для завершения диссертаций на соискание ученой степени. Для аспирантов он составляет три месяца, для докторантов — шесть. Основанием для такого отпуска является письменная рекомендация ученого совета образовательного учреждения с указанием времени и сроков предоставления.
Процедура зачисления в аспирантуру описана в Положении о подготовке научно-педагогических и научных кадров в системе послевузовского профессионального образования в Российской Федерации[61] .
В некоторых случаях по заявлению сотрудника организация обязана предоставить ему учебный отпуск без сохранения заработной платы (этот вопрос был подробно рассмотрен выше). Такие учебные отпуска также исчисляются в календарных днях, а их продолжительность зависит от целей, на которые эти отпуска будут использованы.
Работодатель обязан предоставить неоплачиваемый учебный отпуск, если:
· сотрудник впервые получает образование данного уровня – статья 177 ТК РФ;
· образовательное учреждение имеет государственную аккредитацию[62] .
Конкретная продолжительность учебных отпусков для более подробного изучения представлена в виде таблицы (такая форма удобнее для восприятия), составленной нами по статьям 173-176 ТК РФ (см. Приложение 2).
Для полного обзора видов отпусков необходимо так же рассмотреть и отпуска, связанные с детьми: отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком, а так же отпуска работникам, усыновившим ребенка.
По статье 255 ТК РФ женщинам по письменному заявлению и в соответствии с медицинским заключением предоставляются отпуска по беременности и родам. Их продолжительность составляет 70 (в случае многоплодной беременности - 84) календарных дней до родов и 70 (в случае осложненных родов - 86, при рождении двух или более детей - 110) календарных дней после родов. Отпуск исчисляется суммарно и предоставляется женщине полностью независимо от числа дней, фактически использованных ею до родов.
Продолжительность отпуска по беременности и родам для отдельных категорий женщин увеличена. Так, женщинам, подвергшимся воздействию радиации вследствие чернобыльской катастрофы, постоянно проживающим (работающим) на территории зоны проживания с правом на отселение, а также женщинам, постоянно проживающим (работающим) в зоне отселения до их переселения в другие районы, дородовой отпуск предоставляется продолжительностью 90 календарных дней с проведением оздоровительных мероприятий за пределами территории радиоактивного загрязнения.
Отпуск по беременности и родам предоставляется на основании больничного листка, выданного соответствующим медицинским учреждением. Выдача листка нетрудоспособности производится с 30 недель беременности единовременно продолжительностью 140 календарных дней (70 календарных дней до родов и 70 календарных дней после родов).[63]
Перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком женщине по ее заявлению предоставляется ежегодный отпуск независимо от стажа работы. Причем даже при отсутствии требуемого, по общему правилу, 6-месячного стажа работы ежегодный отпуск беременной женщине и женщине, родившей ребенка, должен быть предоставлен в полном размере, а не пропорционально проработанному времени. В этом случае отпуск предоставляется авансом за первый год работы, в счет которого включается также и отпуск по беременности и родам.
Если женщина не использовала отпуск за истекший рабочий год, а отпуск по беременности и родам охватывает часть следующего года работы, то по ее просьбе к отпуску по беременности и родам либо к отпуску по уходу за ребенком должны быть присоединены оба неиспользованных отпуска.
При совпадении ежегодного отпуска с отпуском по беременности и родам ежегодный отпуск по желанию женщины предоставляется после окончания послеродового отпуска или переносится на другой срок[64] .
В период нахождения женщины в отпуске по беременности и родам по желанию ее мужа ему предоставляется ежегодный отпуск независимо от времени его непрерывной работы в данной организации (статья 123 ТК), что создает предпосылки для лучшего использования женщиной указанного отпуска.
После окончания отпуска по беременности и родам, согласно статье 256 ТК РФ, женщина вправе обратиться к работодателю с заявлением о предоставлении ей отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет. Такой отпуск может предоставляться не только матери ребенка. Отпуска по уходу за ребенком могут быть использованы полностью или по частям также отцом ребенка, бабушкой, дедом, другим родственником или опекуном, фактически осуществляющим уход за ребенком. По их заявлению во время нахождения в отпусках по уходу за ребенком они могут работать на условиях неполного рабочего времени или на дому.
В случаях, когда право на отпуск реализует мать, то отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет предоставляется по заявлению женщины полностью или по частям в пределах установленного срока и оформляется приказом (распоряжением) работодателя.
Если женщина желает прервать отпуск и выйти на работу, то она должна подать заявление об этом. Ее выход на работу также оформляется приказом или распоряжением работодателя.
В случае отказа ей в предоставлении прежней работы при возвращении до истечения срока отпуска женщина вправе предъявить в суд иск о восстановлении ее на прежней работе.
При оформлении отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет отцу ребенка или лицу, фактически осуществляющему уход за ним вместо матери, эти лица представляют справку с места работы (службы) матери ребенка о том, что она не использует указанный отпуск и не получает ежемесячного пособия на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет. Эти документы вместе со своим заявлением о предоставлении отпуска по уходу за ребенком отец или другой родственник представляет по месту работы. В аналогичном порядке оформляется и отпуск по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет.
На период отпуска по уходу за ребенком, как и во время остальных отпусков, за работником сохраняется место работы (должность), а время отпуска по уходу за ребенком засчитываются в общий и непрерывный трудовой стаж, а также в стаж работы по специальности (за исключением случаев досрочного назначения трудовой пенсии по старости).
Так же предоставляется отпуск работникам, усыновившим ребенка, на период со дня усыновления и до истечения 70 календарных дней со дня рождения усыновленного ребенка, а при одновременном усыновлении двух и более детей - 110 календарных дней со дня их рождения.
По желанию работников, усыновивших ребенка (детей), им предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им (ими) возраста трех лет.
В случае усыновления ребенка (детей) обоими супругами указанные отпуска предоставляются одному из супругов по их усмотрению[65] .
Женщинам, усыновившим ребенка, по их желанию вместо отпуска работникам, усыновившим ребенка, может предоставляться отпуск по беременности и родам на период со дня усыновления ребенка и до истечения 70 календарных дней, а при одновременном усыновлении двух и более детей - 110 календарных дней со дня их рождения. Скорее всего, такая процедура предусмотрена в целях сохранения тайны усыновления.
Наличие в законодательстве отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком зачастую играют решающую роль в том, что беременным женщинам очень трудно устроиться на новую работу. Нередко работодатели отказываются принять в штат и просто молодых женщин, боясь, что в скором времени они могут уйти в отпуск по беременности и родам. Так что наличие предусмотренных законодательством отпусков для работников имеет двойственное значение: с одной стороны, отпуска, безусловно, необходимы и любимы работниками, но с другой стороны, факт их существования иногда и отрицательно сказывается на работниках, как, например, в рассмотренном случае.
Итак, законом предусмотрены учебные отпуска, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, отпуск работникам, усыновившим ребенка. Эти отпуска предоставляются при каких-то определенных обстоятельствах, но иногда факт необходимости их предоставления сказывается отрицательно для людей при поиске места работы.
II. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОТПУСКОВ
2.1 Нормативно-методическое регулирование
К сожалению, в области делопроизводства не существует законодательного акта, содержащего систематизированный свод правил работы с управленческой документацией. До сих пор наиболее полным документом остается Государственная система документационного обеспечения управления, принятая Государственной архивной службой еще в 1988г. Этот общегосударственный нормативно-методический документ включает в себя принципы и правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственной власти, а также на предприятиях, в учреждениях и организациях любых форм собственности.
Государственная система документационного обеспечения управления содержит единые для всех организаций правила составления и оформления документов, рациональной организации документооборота, создания информационно – поисковых систем по документам предприятия, организации контроля исполнения документов, составления номенклатуры дел, хранения документов в делопроизводстве и подготовки их для передачи на дальнейшее хранение в архив. Таким образом, ГСДОУ включает в себя правила организации всего цикла работы с документами, начиная от их создания и заканчивая их отправкой из организации и передачей на дальнейшее хранение.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов» закрепляет требования по оформлению документов, входящих в систему организационно–распорядительной документации. Эти требования должны в обязательном порядке учитываться органами государственной власти и управления, всеми учреждениями, предприятиями, организациями на территории Российской Федерации. Согласно данному стандарту, организационно-распорядительная документация классифицируется на следующие группы:
1) организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания)
2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания)
3) информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки)
Перечень реквизитов документов, требования к бланкам служебных документов подробно разобраны в данном ГОСТе. Поэтому правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположения должны соответствовать данному государственному стандарту.
Из оговариваемых в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов» реквизитов к основным можно отнести следующие:
1. Наименование организации
2. Наименование вида документа
3. Дата документа
4. Регистрационный номер документа
5. Заголовок к тексту
6. Текст документа
8. Подпись
9. Виза согласования документа
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.[66] Требования к бланкам служебных документов так же оговорены в ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Устанавливаются два формата бланков – А-4 (210*297 мм) и А-5 (148*210 мм). Бланки документов должны иметь поля не менее 20 мм по левому краю, 10 мм – по правому, 20 мм – по верхнему и 20 мм – по нижнему.
Кроме рассмотренных выше государственного стандарта, существует также принятый в 1998 г. ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N28. Установленные в стандарте термины расположены в порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин. Наиболее важными терминами для документального оформления предоставления отпусков являются:
На основании Государственной системы документационного обеспечения управления и государственных стандартов Федеральная архивная служба России и Всероссийский научно–исследовательский институт документоведения и архивного дела разработали Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[67] . Этот документ устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами, рассматривая прием и отправку корреспонденции, учет и исполнение документов, осуществление контроля сроков исполнения документов, порядок группирования документов в дела и подготовку дел к сдаче в архив, а также правила составления и оформления основных документов, образцы которых прилагаются к инструкции.
Каждая организации на основе типовой инструкции разрабатывает свою инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель, и она является обязательной для каждого работника.
Процедура предоставления отпусков работникам предприятия состоит из издания следующих обязательных документов, для которых существуют унифицированные формы, утвержденные Госкомстататом РФ[68] :
· график отпусков
· приказ о предоставлении отпуска
· записка-рассчет о предоставлении отпуска работнику
Вообще же унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в той или иной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации[69] .
При составлении документов необходимо опираться на действующее трудовое законодательство. В первую очередь следует руководствоваться главой 19 ТК РФ, а также другими федеральными законами, регулирующими предоставление отпусков. Этому вопросу посвящена первая глава.
При предоставлении отпуска также могут издаваться и другие документы, унифицированные формы для которых не существуют, но их обязательность прямо предусмотрена законодательством. К таким документам можно отнести заявление об отпуске. Если отпуск запланирован графиком, нормативно-правовые акты не предусматривают обязанность работников подавать заявление о его предоставлении. Письменное заявление подается тогда, когда работник просит предоставить отпуск в иное, не предусмотренное графиком время. Например:
· заявление о предоставлении отпуска до истечении 6 месяцев непрерывной работы у данного работодателя (оговорено статьей 122)
· заявление о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией (статья 126 ТК РФ)
· заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением (статья 127 ТК РФ)
· заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (статья 128 ТК РФ).
Существуют документы, которые напрямую не упоминаются в законодательных актах об отпусках, но на практике издаются в организациях по их усмотрению:
· приказ об отзыве из отпуска
· приказ о перенесении отпуска
· извещение о начале отпуска
· уведомление о разделении отпуска на части.
Для всех этих документов формы (состав реквизитов) определяются по усмотрению организации.
2.2 График отпусков
Одним из важнейших документов по предоставлению отпуска является график отпусков. Об этапах его составления и особенностях оформления пойдет речь в данном разделе.
Напомним, что оформление документа – это проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа[70] . Можно дать и более подробное определение - обязательные данные или сведения, которые должен содержать официальный документ, чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций[71] .
Итак, график отпусков – это локальный нормативный акт организации, который определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году сотрудникам организации[72] . Исходя из этого определения, назначение графика отпусков следующее:
1)установление очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам в соответствии с правилами, действующими на предприятии;
2)информирование сотрудников о планируемом времени предоставления им ежегодных оплачиваемых отпусков.
Так же составление графика отпусков необходимо бухгалтерам для учета расходов на оплату труда. Составить и утвердить график следует не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. Это значит, что график отпусков на 2010 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2009 года. В случае отсутствия графика отпусков или даже при его несвоевременном составлении налоговые органы могут исключить из состава затрат расходы организаций на оплату отпуска сотрудников[73] . Следовательно, несерьезное отношение к составлению этого документа может сказаться на финансовом состоянии предприятия. Поэтому кадровым службам рекомендуется начинать составление этого документа еще в ноябре. Почему так рано? Потому что оформление происходит в четыре стадии[74] :
1)сбор информации в подразделениях о том, кто из работников и когда желает пойти в отпуск;
2)составление графика с учетом законодательства;
3)непосредственное оформление документа;
4)подпись у руководителя кадровой службы и первого лица организации.
Сначала необходимо узнать мнение работников о времени предоставления им отпуска. Это можно сделать с помощью специальных анкет, а при небольшом штате достаточно повесить объявление или устно оповестить работников, что до конца ноября они должны подать собственноручно составленные заявления или записки о предполагаемой дате использования очередного отпуска. В случае неподачи заявления (анкеты) в установленный срок кадровая служба оставляет за собой право самостоятельно без консультаций с работником определить время предоставления отпуска. Но подобные решения нередко оспаривается работниками, особенно если они имеют право на использование отпуска в удобное время.
Поэтому во избежание конфликтов все-таки посоветуем сотрудникам отдела кадров, чтобы пожелания работников организации были выражены в письменной форме, подтверждались их личными подписями и хранились до составления графика отпусков на следующий год.
Сделать это можно следующим образом: разработать самим лист опроса, либо использовать унифицированную форму графика отпусков №Т-7 как черновик, распечатанную для каждого структурного подразделения (график отпусков, как правило, составляется в структурных подразделениях, затем полученные из подразделений сведения объединяются в сводный график отпусков организации)[75] .
При составлении документа так же важно помнить:
Первое. Продолжительность отпуска не должна быть меньше, чем установлено законодательством (статья 115 ТК РФ). Следует обратить внимание на сотрудников, которым положен удлиненный или дополнительный отпуск. В случае разделения отпуска на части, хотя бы одна из его частей не должна быть меньше 14 дней (статья 125 ТК РФ).
Второе. В случае перенесения отпуска с согласия работника на следующий рабочий год отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (статья 124 ТК РФ).
Третье. Отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется. Поэтому необходимо проследить, не произошло ли у работника при этом смещение рабочего года (например, в связи с использованием в течение рабочего года отпуска за свой счет свыше 14 календарных дней или отпуска по уходу за ребенком - статья 121 ТК РФ).
Если при составлении графика отпусков у некоторых работников право на отпуск еще не наступило (со дня приема на работу не прошло шести месяцев), также это следует учитывать. Нельзя забывать про исключения, установленные частью 3 статьи 122 ТК РФ.
Как уже отмечалось, для графика отпусков предусмотрена специальная унифицированная форма №Т-7[76] . С примером ее заполнения можно ознакомиться в Приложении 3. В графе 6 указывается конкретная календарная дата начала отпуска, а не месяц, когда работник планирует использовать отпуск. Если отпуск разбивается на части, то в графах 5 и 6 унифицированной формы №Т-7 указываются отдельно даты начала каждой части отпуска. Необходимо обратить внимание на то, что колонка 7 – «Фактическая дата отпуска» остается незаполненной до выхода работника в отпуск. А колонки 8 и 9 – «Перенесение отпуска» могут оставаться пустыми, если сотрудник использует отпуск в соответствии с запланированными изначально в графике датами. В 10-й графе «Примечания» можно делать отметки, необходимые отделу кадров или бухгалтерии. Например, «отпуск продлен на 7 кал. дн., листок нетрудоспособности» или «отпуск продлен на 14 кал. дн., приглашение из суда».
После заполнения формы №Т-7, происходит согласование и утверждение документа. Обязательным условием является мнение выборного профсоюзного органа данной организации (если таковой существует на данном предприятии), которое должно быть изложено в письменной форме. Реквизиты этого документа указываются в соответствующих строках формы №Т-7. То есть в левом верхнем углу ниже названия организации указываются дата (месяц прописью) и номер протокола заседания.
Поскольку график отпусков является локальным нормативным актом организации, то целесообразно согласовать его проект с руководителями структурных подразделений. Свою визу на проекте графика отпусков также должен поставить главный бухгалтер организации, поскольку именно бухгалтерия будет отвечать за выплату работникам отпускных. Затем документ визируется руководителем кадровой службы и передается на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу. Вне зависимости от того, каким числом руководитель организации утвердил график отпусков, он вступает в силу с 1 января календарного года.
Немаловажным является то, что работники должны быть ознакомлены с готовым графиком, причем, желательно каждого работника ознакомить под роспись. Однако в форме №Т–7 не предусмотрена графа, предназначенная для проставления подписей самими работниками. Из этой ситуации можно выйти следующим образом:
Вариант 1. Можно подготовить два экземпляра уведомления и направить сотруднику. Тонкости оформления будут рассмотрены в соответствующем разделе ниже. На втором экземпляре работник должен поставить отметку о получении извещения, свою подпись, дату и вернуть его в отдел кадров. Пример такого уведомления см. в Приложении 13, пример трафаретного бланка уведомления об отпуске см. в Приложении 14.
Вариант 2. Можно добавить в унифицированную форму Т–7 столбец под названием: «Отметка об ознакомлении с графиком». Но вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Вариант 3. Приказы о предоставлении отпусков можно издавать таким образом, чтобы работники были ознакомлены с ними не позднее, чем за 2 недели до начала отпуска. Отметка об ознакомлении предусмотрена в форме приказа об отпуске. Она содержит фразу «С приказом работник ознакомлен», личную подпись работника и дату ознакомления. Например, отпуск предоставляется с 18 августа 2009 года, с приказом об отпуске работник должен быть ознакомлен не позднее 3 августа 2009 года.
В случае если работник будет предупрежден о начале отпуска позднее, чем за 2 недели, либо ему вовремя не выплатили отпускные, то работодатель (по письменному заявлению работника) обязан будет перенести работнику отпуск на другой согласованный с ним срок. При переносе срока отпуска на другое время в соответствии со ст. 124 ТК РФ с согласия работника и работодателя (в лице руководителя структурного подразделения предприятия) в график отпусков вносятся соответствующие изменения. О внесении изменений руководителем предприятия издается приказ. Таким образом, в качестве основания для предоставления отпуска, срок которого был изменен в установленном ТК РФ порядке, является, наряду с заявлением работника на отпуск, приказ о внесении изменений в график отпусков. Обстоятельства, вследствие которых возникла необходимость в издании такого приказа, должны быть документально подтверждены.
Таким образом, с сотрудниками, которые работают в компании давно, все ясно. Им отпуск предоставляется по графику. А как быть с теми, у которых право на отпуск наступает в текущем календарном году, но в графике их нет, поскольку приняты они после 17 декабря?
Как правило, отпуска за первый год работы таким сотрудникам предоставляются на основании их личных заявлений. Однако (хотя об этом в Трудовом кодексе РФ напрямую и не говорится) целесообразнее было бы включать их в график отпусков. Во-первых, потому, что все же дату отпуска должен определять работодатель с учетом производственных и финансовых возможностей компании, а не работник (опять же за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, например, несовершеннолетние, чернобыльцы и так далее). Во-вторых, такой порядок предоставления отпусков удобен для их учета. В-третьих, включение отпусков в график исключает возможность конфликтных ситуаций по поводу сроков их предоставления.
Пример. В связи с открытием нового производства по изготовлению напольных покрытий в ООО «Аркада» в январе 2010 года было принято на работу 20 сотрудников. Поскольку право на использование отпуска, согласно статье 122 ТК РФ, у них возникает в текущем году (по истечении 6 месяцев работы в данной организации), инспектор по кадрам подготовила приказ о включении их в график отпусков на 2009 год (образец см. в Приложении 11), распределив отпуска по месяцам (начиная с июля 2010 года) таким образом, чтобы не был нарушен производственный процесс. При определении очередности учитывались пожелания вновь принятых сотрудников и мнение выборного органа первичной профсоюзной организации.
Сотрудников, принимаемых на работу с июля по декабрь, включать в график отпусков текущего года не нужно. Так как право на отпуск у них возникнет только в следующем календарном году, что будет учтено в графике на следующий год[77] .
Таким образом, очередность предоставления отпусков определяется графиком отпусков (унифицированная форма №Т-7), составление которого происходит в 4 этапа. Утверждение должно происходить не позже 17 декабря. Работники должны быть ознакомлены с графиком отпусков под роспись, это можно сделать тремя способами. Сотрудников, принятых в первом полугодии, необходимо включать в график (оформлять это приказом), во втором – нет необходимости. Продление и перенесение отпуска так же отражается в графике отпусков. Такая процедура должна быть основана на приказе и подтвердительных документах.
2.3 Заявление о предоставлении отпуска
Для издания приказов по личному составу, к которым относятся и приказы о предоставлении отпуска, необходимо наличие в них ссылки на документы-основания. В силу сложившейся традиции любой приказ руководителя организации по личному составу издается на основе так называемого инициативного документа, который и является основанием для издания самого приказа. В приказе обязательным реквизитом является ссылка на соответствующий документ-основание, при этом указывается наименование документа (заявление), дата и номер, а также нередко должность, инициалы и фамилия автора документа.
В ходе проверок документации по личному составу в любой организации проверяющие органы могут, помимо самих приказов, инспектировать и документы-основания.
Наиболее массовым документом-основанием является заявление - документ, адресованный должностному лицу учреждения или предприятия, в котором заявитель излагает свою просьбу к нему[78] .
Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги в соответствии с установленной предприятием формой (образцом) и подписывается лично человеком, подающим заявление.
Для придания заявлению юридической силы этот документ должен быть адресован руководителю организации (должностному лицу — представителю работодателя) с указанием его должности, инициалов, фамилии. Заявление обязательно должно содержать сведения о его авторе с указанием должности, инициалов и фамилии. Необходимо указание вида документа — слово «заявление». Текст документа должен содержать предмет или причину составления заявления. Кроме того, важнейшими реквизитами заявления являются дата составления и собственноручная подпись работника.[79]
Заявление на отпуск - это документ, содержащий просьбу работника о предоставлении ему отпуска определенного вида и продолжительности. Функциональное назначение рассматриваемого заявления состоит в инициации процедуры предоставления работнику отпуска, с последующим изданием приказа о предоставлении отпуска.
За время действия Кодекса законов о труде РСФСР[80] сложилась практика написания работником заявления на отпуск за две недели до его начала. Такой порядок удобен и кадровой службе, и бухгалтерии. Однако в действующем Трудовом кодексе не установлена обязанность работника оформлять этот документ, если его отпуск предусмотрен графиком[81] .
Таким образом, заявление на отпуск необходимо писать в следующих случаях:
· предоставление отпуска сотрудникам, недавно принятым на работу (отпуск для них не предусмотрен в графике, так как он утвержден был раньше)
· предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска тем, кто имеет на него право до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации (часть 3 статьи 122 ТК РФ).
· компенсация части отпуска, превышающей 28 дней (статья 126 ТК РФ)
· предоставление неиспользованного отпуска (или компенсации за него) с последующим увольнением (статья 127 ТК РФ)
· получение всех видов неоплачиваемых отпусков (статья 128 ТК РФ)
· предоставление учебного оплачиваемого отпуска (статья 173,174 ТК РФ)
В заявлениях на отпуск в тексте обязательно указание вида отпуска, периода работы, за который он предоставляется, даты начала и окончания отпуска.
Важным моментом так же является то, что при подготовке заявления о предоставлении отпуска к нему обязательно следует приложить документы, подтверждающие обоснованность обращения заявителя:
1. отпуск по беременности и родам - листок нетрудоспособности;
2. отпуск в связи с рождением ребенка (по уходу за ребенком) - свидетельство о рождении ребенка;
3. учебный отпуск - справка-вызов из образовательного учреждения;
4. отпуск за стаж работы (предоставляется отдельным категориям работников в соответствии с федеральным законодательством) - справка о подтверждении стажа (выписка из личного дела).
Форма заявления на отпуск предусмотрена в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации[82] . Пример оформления заявлений приведен в Приложениях 4, 5. Рассмотрим подробнее оформление последнего.
Заявление на отпуск должно обязательно содержать следующие реквизиты:
1)адресат - руководитель организации с указанием его должности, фамилии и инициалов (например, директору ООО «Аркада» Ткачеву А.В.)
2)автор - должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия (водителя электропогрузчика цеха №3 Петрова Д.М.)
3)название вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ)
4)текст
5)подпись (Д.М. Петров)
6)дата (31 мая 2010 г.)
В тексте указывается вид отпуска (ежегодный оплачиваемый), дата ухода в отпуск (с «28» мая 2010 года по «01» июня 2010 года), его продолжительность (5 дней), основание для получения отпуска (листок нетрудоспособности от 26.05.2010 №285, выданный Городской больницей №2).
Многие организации разрабатывают для заявления о предоставлении отпуска трафаретный бланк, в котором работник заполняет только переменные данные. В Приложении 6 можно ознакомиться с примером такого бланка (мы доработали предложенный вариант).
Заявление пишется в одном экземпляре. На заявлении проставляется виза руководителя структурного подразделения.
Виза – это реквизит, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации с содержанием документа[83] .
В рассматриваемом документе виза будет выглядеть следующим образом: «Не возражаю» начальник цеха №3М.П. Воробьев 31.05.2010.
Таким образом, заявление о предоставлении отпуска является одним из оснований для издания приказа о предоставлении отпуска работнику. Написание заявления необходимо в случаях, не предусмотренных графиком отпусков (так как график уже сам по себе является достаточным основанием для издания приказа). К заявлению необходимо прилагать документы, подтверждающие право работника на соответствующий отпуск.
2.4 Приказ о предоставлении отпуска
После утверждения графика отпусков следующим этапом документального оформления отпусков в общем случае является издание приказа о предоставлении отпуска работникам организации.
Вообще же приказ относится к организационно–распорядительным документам, то есть к виду письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц.[84] Приказ является одним из самых распространенных видов распорядительных документов, которые издаются администрацией всех организаций.
Необходимо напомнить, что согласно государственному стандарту приказом называется правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, действующего на основе принципа единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением[85] .
Приказ о предоставлении отпуска - это документ, на основании которого фиксируется факт предоставления работникам предприятия отпусков[86] . Приказ на отпуск издается руководителем предприятия, а распоряжение о предоставлении отпусков - другими уполномоченными руководителем предприятия должностными лицами.В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (введен в действие с 1 июля 1994 г.[87] ) и Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2002 г.) к числу документов, сопровождающих издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска, относятся:
· график отпусков;
· заявление о предоставлении отпуска;
· записка-расчет о предоставлении отпуска работнику.
Отметим, что заявление о предоставлении отпуска необходимо в тех случаях, когда работник выходит в отпуск в иное время, не совпадающее с графиком отпусков.
Уточним, что приказом документируется факт предоставления как основного (ежегодного оплачиваемого) отпуска, так и других видов оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков. Порядок предоставления отпусков работникам предприятия - их виды, продолжительность, размер, очередность, исчисление и др. - определяется в соответствии с главой 19 ТК РФ, а также положениями других нормативно-правовых актов, локальных актов организации и трудовых договоров, заключенных с соответствующими работниками. Данный вопрос был подробно рассмотрен в предыдущей главе.
В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты[88] приказы составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке работника (форма №Т-2 или №Т-2ГС(МС), лицевом счете (форма №Т-54 или №Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 Записка - расчет о предоставлении отпуска работнику. Образец заполнения раздела VIII «Отпуск» личной карточки работника приведен в Приложении 7. В эту часть документа необходимо внести сведения из приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска, составление которого рассмотрено ниже, поэтому подробно рассматривать заполнение личной карточки работника мы не будем.
Как правило, оформление проекта приказа о предоставлении отпуска производится с применением унифицированных форм №Т-6 и Т-6а, которые предусмотрены Госкомстатом РФ[89] . При этом унифицированная форма №Т-6 применяется для документирования факта предоставления отпуска одному работнику, тогда как унифицированная форма №Т-6а - для документирования факта предоставления отпуска двум и более работникам. То есть кадровая служба организации имеет возможность оформить в приказе за одной датой и одним регистрационным номером факт предоставления отпуска нескольким работникам. Какую форму использовать, решает сама организация. Недостаток формы №Т-6а в том, что ее использование не всегда удобно, так как предусмотрено мало места для внесения сведений. В то же время форма №Т-6а значительно сокращает количество издаваемых приказов, что упрощает документооборот предприятия.
Примеры оформления приказов о предоставлении отпуска приведены в Приложениях 8 (Приказ о предоставлении отпуска работнику, форма №Т-6), 9 (Приказ о предоставлении отпуска работникам, форма №Т-6а), 10 (Приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы как работающему по совместительству форма №Т-6), 11 (Приказ о внесении изменений в график отпусков). Мы подробно рассмотрим оформление первого из них.
Приказы бывают двух видов: по основной деятельности и по личному составу. Приказ о предоставлении отпуска работникам ООО «Аркада» является приказом по личному составу, оформляется на общем бланке с продольным расположением реквизитов. Издан такой приказ должен быть издан заранее, чтобы бухгалтерия могла начислить по нему и выплатить отпускные не позже, чем за 3 дня до начала отпуска (статья 136 ТК РФ). Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику под роспись. Оформление приказа производится в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
Рассмотрим обязательные реквизиты, используемые в приказе о предоставлении отпуска.
1. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Эти данные можно взять в бухгалтерии (для ООО «Аркада» - 811613)
2. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) – 0301005.
3. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах - ООО «Аркада».
4. Наименование вида документа. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает особые правила оформления реквизита «Наименование документа». Слово «ПРИКАЗ»[90] печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом.
5. Датой приказа является дата его подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами – 05.02.2010.
6. Регистрационный номер документа – №03-54. В данном случае первая часть номера (03) означает номер структурного подразделения, издавшего приказ, а вторая часть номера (54) – порядковый номер документа.
7. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. То есть должен отвечать на вопросы о чем (о ком)? Точка в конце заголовка не ставится.
Приказ (о чем?) о предоставлении отпуска работнику
8. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко[91] . Текст приказа должен быть составлен на государственном языке Российской Федерации, то есть на русском, в двух частях: констатирующей и распорядительной. Первую часть разрешается опускать.
Текст унифицированной формы Т-6 начинается с фразы: “Предоставить отпуск”, затем указываются в дательном падеже фамилия, имя, отчество работника (Сидорову Ивану Петровичу). В форме №Т-6 предусмотрена графа для табельного номера работника, ее указываем в соответствии со штатным расписанием организации (32). Далее пишется наименование структурного подразделения, где работник трудится (Цех №1), его должность (специальность, профессия), обозначенные в трудовом договоре, в приказе о приеме работника, а если он был переведен, то в изменении к трудовому договору и приказе о переводе (начальник цеха). Указывая эти данные, кадровикам следует использовать личную карточку работника. Затем заполняется графа «за период работы», то есть проставляется начальная и последняя дата рабочего года, за который работник имеет право на отпуск (с 28 февраля 2009 г. по 27 февраля 2010 г.) Далее нужно заполнить в соответствии с видами отпусков, установленных ТК РФ, пункты А, Б, В, представленные в унифицированной форме Т-6. л
В пункте А необходимо указать количество календарных дней, если предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск (28), а так же даты начала и окончания отпуска (с 01 марта 2010 г. по 29 марта 2010 г.) Напоминаем, что нерабочие праздничные дни (в данном случае – 8 марта) в количество календарных дней отпуска не включаются, поэтому отпуск длится не по 28, а по 29 марта.
Пункт Б заполняется в случае, если работнику предусмотрен ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы или какой-либо другой. В нашем случае эта графа остается пустой (можно поставить прочерки), так как никакие другие виды отпусков Сидорову И.П. не предоставляются.
В пункте В необходимо прописать общее количество календарных дней отпуска, то есть сумму дней отпуска из пунктов А и Б, а так же временные рамки, состоящие их конкретных дат. В рассматриваемом примере общее количество дней отпуска останется равным 28, и временные рамки так же не изменяются (с 01 марта 2010 г. по 29 марта 2010 г.).
9. Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лица[92] . В состав этого реквизита входят:
· наименование должности – Вице-президент по работе с персоналом
· личная подпись
· расшифровки подписи (инициалы, фамилия) – Н.Н. Петрова
Все приказы издаются на основе единоначалия, поэтому имеют одну подпись – руководителя организации или другого лица, имеющего право издания приказов (обычно руководителя организации). В ООО «Аркада» правом подписи приказов по личному составу обладает вице-президент по работе с персоналом, поэтому в данном документе значится ее подпись.
10. Виза об ознакомлении работника с приказом содержит:
· слова «С приказом работник ознакомлен»
· личную подпись работника
· дату ознакомления – 10 февраля 2010 г.
Проставления дополнительных удостоверяющих реквизитов (печати) приказ не требует.
Это общие рекомендации по оформлению приказа о предоставлении отпуска работнику. Но встречаются и частные случаи, которые вызывают затруднения у кадровых работников.
Например, как правильно составить приказ о предоставлении отпуска при работе по совместительству? В организации менеджером по продажам работает внешний совместитель. Ежегодный оплачиваемый отпуск по основной работе у него составляет 36 календарных дней, а на работе по совместительству 28 календарных дней. Как правильно составить приказ о предоставлении отпуска при работе по совместительству на 8 календарных дней?[93]
Ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются совместителям одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности (часть 2 статьи 286 ТК РФ).
Приказ о предоставлении отпуска при работе по совместительству будет выглядеть как показано в Приложении 10. То есть пункт А - ежегодный основной оплачиваемый отпуск - остается пустым (можно поставить прочерки). В пункте Б делаем запись о виде предоставляемого отпуска «без сохранения заработной платы в соответствии со ст. 286 ТК РФ как работающему по совместительству», указываем количество календарных дней (8) и сроки (с 01 сентября 2009 г. по 08 сентября 2009 г.). Остальные реквизиты оформляются как обычно, сложностей особых с этим быть не должно. Пример выше.
Срок хранения приказов — 75 лет[94] .
Итак, основанием предоставления отпуска является приказ (распоряжение) руководителя предприятия, для которого предусмотрены две унифицированные формы Т-6 и Т-6а. Он относится к приказам по личному составу, а так же к организационно – распорядительным документам, следовательно, используются реквизиты, характерные для всех организационно – распорядительных документов. Оформляется на общем бланке с продольным расположением реквизитов с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
2.5 Уведомление об отпуске
Уведомление - это документ, которым работодатель сообщает работнику официальную информацию о каких-либо изменениях в трудовых отношениях.
Уведомление относится к документам, которые не имеют официального статуса — этот документ не включен в Общероссийский классификатор управленческой документации, ни один нормативный документ межотраслевого действия не содержат правил составления и оформления уведомления. В то же время Трудовой кодекс предусматривает обязательное направление работнику письменного уведомления работодателя в целом ряде случаев, в том числе и при предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков.
Уведомление об отпуске - это документ, основная задача которого извещение (предупреждение) работника о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска[95] . В форме уведомления работодатель также может предложить работнику разделить отпуск на части, что предусмотрено статьей 125 ТК РФ. С примером такого уведомления можно ознакомиться в Приложении 12.
В соответствии со статьей 123 ТК РФ работник должен быть уведомлен о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска не позднее, чем за две недели до установленной графиком отпусков даты начала отпуска. Уведомление об отпуске не нужно составлять в том случае, если работник идет в отпуск по заявлению.
Предупреждение об отпуске следует направлять работнику персонально и в письменной форме[96] .
Допускается уведомление работников одного структурного подразделения об установленных датах начала отпусков под роспись в рабочей тетради руководителя структурного подразделения (с соблюдением вышеуказанного срока).
Несвоевременное предупреждение работника о дате начала отпуска дает основание для переноса отпуска на другой срок.
В случае отказа работника от ознакомления с уведомлением составляется соответствующий акт.
Для того чтобы уведомление обладало юридической силой, необходимо соблюдать следующие требования[97] (образец см. в Приложении 13):
1)документ должен содержать наименование организации (предприятия) и необходимые данные, позволяющие ее идентифицировать (Общество с ограниченной ответственностью «Аркада»);
2)документ должен быть адресован работнику с указанием его должности, инициалов, фамилии и адреса проживания, если документ направляется по почте (Менеджеру отдела продаж Скворцову И.И.);
3)документ должен быть зарегистрирован, и его дата должна соответствовать требованиям законодательства (то есть дата регистрации должна быть не позднее двух недель до начала отпуска уведомляемого работника – более чем за 2 недели до 01 июня 2010 г. – 14 мая 2010 г. №17);
4)текст уведомления должен содержать сообщение о предстоящих действиях работодателя со ссылкой на документы, статьи законодательства., а также последствия этих действий для работника (В соответствии с графиком отпусков ООО «Аркада» на 2010 год и руководствуясь статьей 123 Трудового кодекса РФ, извещаем Вас о начале ежегодного основного оплачиваемого отпуска с 01 июня 2010 года продолжительностью 28 календарных дней);
5)документ должен быть подписан работодателем (руководителем организации) или его заместителем, имеющим на то полномочия с указанием его должности, инициалов и фамилии (Вице-президент по работе с персоналом Н.Н. Петрова).
При несоблюдении этих рекомендаций уведомление может оказаться лишенным юридической силы и уже не сможет быть доказательством предупреждения работника о предстоящих действиях работодателя.
На многих предприятиях уведомления оформляют внутренним документом, который содержит указание должности, фамилии, имени, отчества работника, текст с информацией о предстоящих изменениях, но не проходит регистрацию и не имеет номера. Нередко встречаются случаи, когда подписывают уведомления должностные лица, которые не являются уполномоченными представителями работодателя. Оформленные таким образом уведомления могут вызвать замечания проверяющих, например, Гострудинспекции. Однако самым серьезным аргументом следует считать то обстоятельство, что при возникновении трудового спора и судебных разбирательствах такие документы не выполнят роль доказательства.
Для оформления уведомлений представляется наиболее рациональным использовать бланк письма организации, так как он предусматривает все необходимые реквизиты, придает уведомлению официальный характер. Текст уведомлений также целесообразно составлять в соответствии с рекомендациями по составлению информационных писем: в первой части изложить условия или причины, а во второй — предложения или решения.
Существенно важно адресование документа. Уведомление может быть направлено по почте на тот адрес, который работник сообщил работодателю. В этом случае документ отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении, копию письма и почтовую квитанцию следует сохранять.
Уведомление может быть вручено работнику лично. В этом случае документ адресуется должностному лицу. При таком способе ознакомления работника с уведомлением на нем должна быть оформлена виза ознакомления и согласия (или несогласия) работника с содержанием документа (Уведомление получил И.И. Скворцов). Наличие подписи работника и его ответа на уведомлении делает этот вариант оформления более предпочтительным, чем отправка документа по почте.
Допускается использование заранее составленной трафаретной формы, в которой необходимо будет дописать только переменные данные. С примером такого заранее заготовленного бланка можно ознакомиться в Приложении 14.
Применение трафаретных форм значительно сокращает время на составление документа и вносит единообразие в документооборот. Необходимо помнить при заполнении, что фамилия, имя, отчества работника, его должность и структурное подразделение (в правом верхнем углу) пишутся в дательном падеже.
Итак, можно сказать, что основная задача уведомления об отпуске - это извещение (предупреждение) работника о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Чтобы уведомление обладало юридической силой, необходимо грамотно оформить все реквизиты, а именно наименование организации, адресат (с указанием должности, инициалов, фамилии), регистрационный номер и дату, текст (со ссылкой на документы, статьи законодательства), подпись работодателя. Обязательно наличие визы ознакомления и согласия (или несогласия) работника с содержанием документа. Только при полном наборе реквизитов уведомление может служить доказательством в судебном разбирательстве.
2.6 Записка-расчет о предоставлении отпуска
На основании приказа работник кадровой службы оформляет записку-расчет, поэтому необходимо рассмотреть основные аспекты ее оформления.
Записка-расчет о предоставлении отпуска - это документ, предназначенный для подтверждения факта предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и подготовки расчета выплат, причитающихся ему за период отпуска[98] .
Данный документ также унифицирован Госкомстатом, это форма № Т-60[99] . Она является двухсторонней. Лицевая сторона заполняется работником кадровой службы, а оборотная сторона - бухгалтером. Начало документа схоже с приказом о предоставлении отпуска, который был рассмотрен выше, здесь особых сложностей быть не должно, поэтому подробно останавливаться на этом не будем.
Рассмотрим пример заполнения оборотной стороны формы №Т-60 (см. Приложение 15).
При оформлении части ежегодного оплачиваемого отпуска в графе «Расчетный период» указывается целый год, даже если он еще не отработан сотрудником. В случае оформления отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком графа не заполняется.
В графе 3 «Выплаты, учитываемые при исчислении среднего заработка» - указывается общая сумма выплат работнику за каждый месяц расчетного периода, с учетом всех (имеющих место) корректировок. Например, если в каком-то из месяцев работнику была повышена зарплата, выплачена премия или надбавка, в соответствующей строке графы необходимо указать уже скорректированную сумму, без приведения расчетов. Чтобы в дальнейшем не запутаться и не забыть на основании чего были произведены расчеты выплат для того или иного месяца, ниже, после таблицы, можно сделать соответствующие отметки (например, с какого числа была повышена зарплата, в какой месяц выплачена премия). Полученная итоговая сумма указывается в графе 3 и применяется в дальнейшем для расчета среднедневного заработка.
При использовании в расчетах корректировочного коэффициента, составляется бухгалтерская справка. Унифицированной формы для данной справки не предусмотрено. Она может быть самостоятельно разработана бухгалтером, но так как бухгалтерская справка является первичным учетным документом, в ней должны содержаться обязательные реквизиты, предусмотренные Законом О бухгалтерском учете[100] .
При заполнении графы 4 «Количество календарных дней расчетного периода» необходимо помнить, что при расчете отпускных применяется условное число календарных дней, которое в полностью отработанном месяце составляет — 29,4 дня. В случае не полностью отработанного месяца применяется дополнительный расчет, путем деления условного числа на фактическое число календарных дней в месяце и умножением на отработанные дни. Например, если работник болел 5 дней в феврале 2010 года, тогда количество отработанных им дней в феврале составит: (29,4 : 28) х (28 - 5) = 24,15 дней.
Графа 5 «Количество часов расчетного периода» заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный расчет рабочего времени.
Графа 6 - величина среднего дневного заработка определяется путем деления суммы начислений за расчетный период (итоговая строка графы 3) на количество календарных дней, принимаемых расчетного периода (данные из графы 4 или 5).
Отпускные, подлежащие выплате работнику, рассчитываются путем умножения среднего дневного заработка (графа 6) на количество дней отпуска (графа 7) и вычитанием из полученной суммы налога на доходы и прочих удержаний.
Подписывать записку-расчет должен работник кадровой службы, который заполнял лицевую сторону, и бухгалтер, заполнявший оборотную сторону.
Оформление подписи должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003[101] , так же как оформление и остальных обязательных реквизитов – наименования организации, наименования вида документа, заголовка к тексту, кодов по ОКУД и ОКПО.
Согласно пункту 165 Перечня записку-расчет следует хранить пять лет[102] .
Таким образом, записка-расчет предназначена для подтверждения факта предоставления отпуска, а так же для расчета выплат, причитающихся работнику при предоставлении отпуска. Заполняется в соответствии с унифицированной формой №Т-60 и сотрудником отдела кадров, и бухгалтером.
В данной главе были рассмотрены основные документы, с оформлением которых приходится сталкиваться работникам отдела кадров при предоставлении отпусков. К таким документам относятся график отпусков, заявление об отпуске, приказ о предоставлении отпуска работнику, уведомление об отпуске и записка-расчет о предоставлении отпуска работнику. Порядок предоставления отпусков регламентируется ТК РФ, главой 19, а так же иными федеральными законами, затрагивающими предоставление отпусков. Соответственно при создании документов необходимо руководствоваться их положениями.
Для придания юридической силы документам реквизиты следует оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Для некоторых документов формы унифицированы Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1, поэтому их использование при составлении документов является обязательным (№Т-6, Т-6а, Т-7, Т-60).
При работе с документами необходимо учитывать требования Государственной системы документационного обеспечения управления, инструкции по делопроизводству конкретного предприятия и положения ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Надлежащее оформление документов является подтверждением факта законного предоставления отпусков работникам организации.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В работе было проведено исследование основных организационно-правовых моментов процедуры предоставления отпусков, а также ее документального оформления.
Существуют научные работы, которые подробно освещают отдельные вопросы, но трудов, обобщающих как правовые, так и делопроизводственные стороны процедуры предоставления отпусков работникам организации, на сегодняшний день выявлено не было. Поэтому был проанализирован и синтезирован опыт, знания отдельных авторов, были проведены новые исследования. На этой основе сделаны новые выводы.
Так, например, был разработан материал, отражающий полный перечень категорий работников, имеющих право на удлиненный отпуск (Приложение 1). Информация обработана на основе работ Т.Ю. Теплицкой «Справочник менеджера по кадрам», Т. Коршунова «Удлиненные отпуска» и действующего законодательства. Т.Ю. Теплицкая изложила не все категории работников, имеющих право на удлиненный отпуск, а некоторые нормативно-правовые акты, упомянутые ей, уже устарели. Плюсом является то, что материал по данному вопросу изложен в форме таблицы, что удобно для визуального восприятия и изучения. Т.Коршунова перечислила не все категории работников, зато материал расписан более подробно, с учетом изменений. Принимая во внимание данные плюсы и минусы, был приведен свой вариант таблицы. При этом были учтены последние изменения в законодательстве, а также для каждой категории работников была сделана ссылка на нормативно-правовой акт для более точного определения продолжительности удлиненных отпусков. Данная таблица будет полезна в работе сотрудников отдела кадров при оформлении удлиненных отпусков работникам конкретной организации.
Было выяснено, что основным нормативно-правовым документом, которым необходимо руководствоваться в первую очередь при предоставлении отпусков, являестя ТК РФ. Многие частные ситуации регулируются федеральными законами в части, не противоречащей ТК РФ.
В соответствии с ТК РФ работник один раз в год имеет право на основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Это – «аксиома» законодательства об отпусках. Такой отпуск можно получить уже через 6 месяцев работы на предприятии по договоренности с работодателем. Для отдельных категорий работников предусмотрены удлиненные и дополнительные отпуска.
При исчислении продолжительности отпусков необходимо помнить, что если очередной отпуск предоставляется в календарных днях, а дополнительный – в рабочих, необходимо установить единую продолжительность отпуска в календарных днях, то есть продолжительность дополнительного отпуска перевести из рабочих – в календарные дни.
В стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включается в основном фактическое время работы и время, когда работник отсутствовал, но не по своей вине.
По уважительным причинам возможно предоставление отпуска без сохранения заработной платы. Принуждение работников к написанию заявлений об отпуске без сохранения заработной платы незаконно.
Для людей, совмещающих работу с обучением, предусмотрены учебные отпуска. Они бывают как оплачиваемые, так и неоплачиваемые. Основанием для предоставления учебных отпусков являются заявление работника и справка-вызов из учебного учреждения.
Наиболее продолжительными являются отпуска, связанные с детьми - отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком, а так же отпуска работникам, усыновившим ребенка. Последние два могут предоставляться не только матери ребенка, но и отцу. Непосредственное предоставление отпуска производится на основе грамотно оформленной документации.
Для придания юридической силы документам реквизиты следует оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Для некоторых документов формы унифицированы Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1, поэтому их использование при составлении документов является обязательным. К таким документам относятся график отпусков (форма №Т-7), приказ о предоставлении отпуска работнику и работникам (формы №Т-6 и Т-6а), а так же записка-рассчет (форма №Т-60). Для внесения каких-либо изменений в них предусмотрен особый порядок.
Так же при работе с документами необходимо учитывать Государственную систему документационного обеспечения управления, инструкцию по делопроизводству конкретного предприятия, разработанной на основе Типовой инструкции по делопроизводству, и положения ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
В ходе рассмотрения нормативно-правовой литературы был выяснен неутешительный факт, что в области делопроизводства не разработан законодательный акт, содержащий систематизированный свод правил работы с управленческой документацией. До сих пор наиболее полным документом остается Государственная система документационного обеспечения управления, принятая еще в 1988 г. Нормативный документ двадцатилетней давности просто не может полноценно регулировать все стороны делопроизводственного процесса. К тому же постоянно вносятся изменения в трудовое законодательство. Такая ситуация вносит неразбериху в кадровом делопроизводстве и требует скорейшего регулирования.
Работник может выйти в отпуск не в любое время, а только в заранее запланированное специальным документом. Очередность выхода в отпуск работников организаций фиксируется графиком отпусков. Этот документ является основанием для издания приказа о предоставлении отпуска работникам. Документирование процедуры предоставления отпусков начинается именно с составления графика.
Обычно график составляется по структурным подразделениям предприятия уполномоченными должностными лицами (при подготовке проекта документа должны учитываться пожелания работников, имеющих право на предоставление отпуска в удобное для них время). Сотрудник отдела кадров обобщает полученные данные. После этого проект визируется руководителем соответствующего подразделения, согласуется с выборным представительным органом работников и утверждается руководителем предприятия без издания специального приказа. Вводится в действие с 1 января того года, на который составлен, независимо от даты утверждения. Как правило, график отпусков оформляется с применением унифицированной формы №Т-7.
При составлении графика отпусков сотрудникам отдела кадров желательно для ознакомления с документом работниками ввести отдельную графу с помощью организационно-распорядительного документа, либо отдельный лист в произвольной форме.
Далее на основе графика отпусков, а в иных случаях, непредусмотренных в нем, на основе заявлений об отпуске и подтвердительных документов издается приказ о предоставлении отпуска работнику. С приказом работники должны быть ознакомлены под роспись. Существуют две унифицированные формы для приказа о предоставлении отпуска. Рациональнее использовать форму, предназначенную для одного работника (№Т-6), так как это более удобно при внесении данных.
О начале ежегодного оплачиваемого отпуска работника необходимо известить в письменной форме за две недели. Для этого можно направлять работнику уведомление, с которым он должен быть ознакомлен так же под роспись, либо издавать приказ на две недели раньше отпуска.
Сведения из приказа вносятся в раздел VIII «Отпуск» личной карточки работника. После этого необходимо составить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику. Этот документ заполняется не только работником кадровой службы, но и бухгалтером. На основании записки-расчета производится выплата отпускных.
Одной из частых причин ущемления прав сотрудников является незнание ими действующего законодательства. Поэтому работникам просто необходимо изучение хотя бы ТК РФ. Иногда нарушение прав работников происходит не умышленно. Постоянное изменение трудового законодательства приводит к ошибкам по незнанию со стороны работников, ответственных за ведение кадрового делопроизводства. Особенно часто это встречается в небольших фирмах, не имеющих в штате юриста.
Нельзя забывать, что за нарушение законодательства о труде предусмотрены штрафы и санкции. Неверно оформленный документ может привести к серьезным правовым последствиям. Даже неграмотно составленное уведомление о начале отпуска может иметь правовые последствия, которые могут негативно отразится и на должностном лице, и на деятельности всей организации в целом. Таким образом, кадровым работникам необходимо всегда быть в курсе последних изменений в законодательстве, касающемся как предоставления отпусков, так и в целом трудовых отношений.
К сожалению, российская законодательная база имеет еще множество неурегулированных вопросов, что приводит к неразберихе и в документировании процедуры предоставления отпусков работникам предприятий и организаций.
Таким образом, в теме предоставления и документирования отпусков еще очень много направлений для исследования, велик круг неразрешенных проблем. В данной работе были затронуты лишь немногие из них. Каждая из проблем может рассматриваться как отдельная тема для нового научного исследования.
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Источники
1. Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ).
2. Закон РСФСР от 09.12.1971 «Об утверждении Кодекса законов о труде РСФСР»
3. Закон РФ от 15.05.1991 N 1244-1 (ред. от 28.04.2009) «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»
4. Закон РФ от 15.01.1993 № 4301-1 (ред. от 28.04.2009) «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»
5. «Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 29.06.2009)
6. «Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)» от 31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 26.11.2008, с изм. от 17.03.2009)
7. «Основы законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан» от 22.07.1993 № 5487-1 (ред. от 30.12.2008)
8. «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 07.05.2009).
9. Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ (ред. от 29.06.2009) «О ветеранах»
10. Федеральный закон от 24.11.1995 № 181-ФЗ (ред. от 28.04.2009) «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»
11. Федеральный закон от 22.08.96 № 125-ФЗ (ред. от 13.02.2009) «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»
12. Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 03.11.2006)
13. Федеральный закон от 09.01.1997 № 5-ФЗ (ред. от 28.04.2009) «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»
14. Федеральный закон от 08.01.1998 г. № 8-ФЗ (ред. от 20.03.2007) «Об основах муниципальной службы в Российской Федерации»
15. Федеральный закон от 27.05.1998 № 76-ФЗ (ред. от 14.03.2009) «О статусе военнослужащих»
16. Федеральный закон от 12.06.2002 г. № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации» (ред. от 03.06.2009)
17. Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ (ред. от 25.12.2008) «О государственной гражданской службе Российской Федерации»
18. Конвенция № 52 Международной организации труда «Относительно ежегодных оплачиваемых отпусков» ратифицирована Указом Президиума ВС СССР от 06.07.1956.
19. Постановление Правительства РФ от 12.08.1994 № 949 «О ежегодных отпусках научных работников, имеющих ученую степень»
20. Постановление Минтруда РФ от 27.06.1996 № 40 «Об утверждении разъяснения «Об отпусках без сохранения заработной платы по инициативе работодателя»
21. Письмо Минтруда РФ от 19.08.1994 № 1590-РБ «Об отпусках»
22. Разъяснение Минтруда РФ от 27.06.96 №6 «Об отпусках без сохранения заработной платы по инициативе работодателя»
23. Приказ Минобразования РФ от 27.03.1998 № 814 (ред. от 17.02.2004) «Об утверждении Положения о подготовке научно-педагогических и научных кадров в системе послевузовского профессионального образования в Российской Федерации»
24. Решение Верховного Суда РФ от 06.02.2002 г. № ГКПИ2002-30.
25. Решение Верховного Суда РФ от 15.04.2004 г. № ГКПИ2004-481.
26. Письмо Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений от 05.05.2009 № П27-14932-РТК.
27. Постановление Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
28. Инструкции о порядке применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утв. Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21.11.1975 г. № 273/П-20
29. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
30. ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 №28)
31. Государственная система документационного обеспечения управления
32. «Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) (ред. от 18.02.2009)
33. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных, органах исполнительной власти (утв. Федеральной архивной службой России № 68 от 27.11.2000)
34. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, 2000.
Литература
35. Басовская Е.Н., Быкова Т.А., Вялова Л.М. Делопроизводство. – 2003.
36. Бойченко Т. Право на отпуск // Человек и закон. – 2009.- №8. С. 18-21.
37. Венин Г. Отпуск для нового сотрудника: разъясняем спорные моменты // Кадровое дело. – 2009. - №8. С. 5-7.
38. Гаврилов В.О. Оформление трудовых отношений с работниками и реализация их права на отпуск. – 2008.
39. Гусов К.Н., Буянова М.О., Захаров М.Л., Снигирева И.О., Толкунова В.Н., Тучкова Э.Г. Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации. - 2008.
40. Доронина Л. График отпусков: исполняем и планируем // Кадровое делопроизводство. – 2008. - №12. С. 37-40.
41. Захарова И.В. Учебные отпуска и другие льготы работникам, обучающимся в образовательных учреждениях высшего профессионального образования // Справочник кадровика. – 2004. – № 3. С. 14-17.
42. Коршунова Т. Удлиненные отпуска // Социальная защита. – 2005. - №7. С. 21-26.
43. Майорова Е. Отпуск поневоле // Управление персоналом.- 2006. - №18. С. 6-7.
44. Миронов В.И. Трудовое право России. – 2004.
45. Пошерстник Н.В., Мейксин М.С. Заработная плата в современных условиях. - 2003.
46. Орловский Ю.П., Нуртдинова А.Ф., Чиканова Л.А. 500 актуальных вопросов по трудовому кодексу РФ: комментарии и разъяснения. – 2007.
47. Орловский Ю.П. Комментарий к Трудовому кодексу РФ. - 2009.
48. Пошерстник Н.В., Мейксин М.С. Заработная плата в современных условиях. - 2003.
49. Северская О. Как правильно составить приказ о предоставлении отпуска при работе по совместительству? // Кадровое дело. - 2008. - №9. С. 27-30.
50. Теплицкая Т.Ю. Справочник менеджера по кадрам. - 2005.
51. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструкции и методические материалы по их применению. — 1982.
52. Французова Л.И. Вы уже составили график отпусков? Давайте проверим! // Кадровое дело. - 2006. - №12. С. 11-14.
Электронные ресурсы
53. Гуренкова Н.В. Дополнительный ежегодный отпуск // www.vkursedela.ru/article243.
54. Зайцева Т.В. 5 ошибок работодателя при предоставлении работнику отпуска // www.pravo-service.ru/standards_work/articles/index.php?article=20
55. Записка-расчет о предоставлении отпуска // www.blanki.ucoz.ru/news/2009-10-06-25
56. Матвеева А. Увольнение в творческий отпуск // РБК daily. - 2010 // www.rbcdaily.ru/2010/03/10/focus/463460
57. Мосейчук М. А. Особые случаи предоставления дополнительных оплачиваемых отпусков // www.ippnou.ru/article.php?idarticle=001372.
58. Паршина Т.В. О графике отпусков и не только // В курсе дела // www.klerk.ru/law/?49381.
59. Приказ о предоставлении отпуска//www.blanki.ucoz.ru/news/2009-10-05-24.
60. Работник уходит в отпуск // Зарплата. – 2009. – №5 // www.moedelo.info/periodicals/stati-iz-zhurnalov/rabotnik-uhodit-v-otpusk.
61. Санкина Л.В. Документы-основания к приказам по личному составу // www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2007/2/1534.
62. Уведомление работника о начале отпуска // www.blanki.ucoz.ru/news/2009-10-05-23.
63. Хачатурян Ю.А. График отпусков // www.ippnou.ru /law/0_object4726.html.
64. Энциклопедия делопроизводства и документооборота: Оформление заявления // www.mdi.ru/encycl.php?RubricID=225.
65. Реквизит документа //www.glossary.ru/cgibin/gl_sch2.cgi?RUuwszr9w:! kuqzsltyui.
66. Унифицированная форма документа // www.otvety.google.ru/otvety/thread?tid =4d8fbb84a1b65a02clk=wttpcts.
Приложение 1
Таблица 1. Продолжительность удлиненных отпусков.[103]
| № п/п | Категории работников, виды работ, приоизводств. | Продолжительность ежегодного отпуска | Нормативно-правовой акт |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | Работники в возрасте до 18 лет | 31 календ. дн. | ТК РФ, ст. 267 |
| 2 | Работники образовательных учреждений и педагогические работники др. учреждений | 42 - 56 календ. дн. |
Постановление Правительства от 01.10.2002 № 724;ТК РФ, ст. 334 |
| 3 | Инвалиды | не менее 30 календ. дн. | 181-ФЗ от 24.11.1995 (в ред.от 28.04.2009) О социальной защите инвалидов в РФ |
| 4 | Государственные служащие | 30-45 календ. дн. |
79-ФЗ от 27.07.2004 (в ред. от 25.12.2008) О государственной гражданской службе |
| 5 | Муниципальные служащие | не менее 30 календ. дн. | 8-ФЗ от 08.01.1998 (в ред. от 25.07.2002)Об основах муниципальной службы в РФ |
| 6 | Судьи | 30, 45, 51 календ. дн. | Закон №3132-I от 26.06.1992 (в ред. от 28.06.2009) О статусе судей в РФ |
| 7 | Работники прокуратуры | 30, 45 календ. дн. |
Закон № 2202-I от 17.01.1992 (в ред. от 25.12.2008) О прокуратуре РФ |
| 8 | Сотрудники органов наркоконтроля | 30 календ. дн. | Указ Президента РФ №613 от 05.06.2003 (в ред. от 26.04.2009) «О правоохранительной службе в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ» |
| 9 | Сотрудники милиции | 30 суток | Закон № 1026-I от 18.04.1991 (в ред. от 26.12.2008) О милиции |
| 10 | Сотрудники таможенных органов | 30 календ. дн. | 114-ФЗ от 21.07.1997 О службе таможенных органов РФ |
| 11 | Члены Совета Федерации, депутаты Госдумы | 42 календ. дн. |
3-ФЗ от 08.05.1994 (в ред. от 12.05.2009) О статусе члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания РФ |
| 12 | Граждане, занятые на работах с химическим оружием | 56, 49 календ. дн. |
136-ФЗ от 07.11. 2000 (в ред. от 22.08.2004) О социальной защите граждан, занятых на работах с химическим оружием |
| 13 | Спасатели | 30, 35, 40 суток | 151-ФЗ от 22.08.1995 (в ред. от 07.05.2009)Об аварийно-спасательных службах и статусе спасателей |
| 14 | Медецинские работники, работа которых связана сВИЧ | 36 календ. дн. | Постановление Минтруда РФ от 08.08.1996 №50 О порядке предоставления льгот работникам, подвергающимся риску заражения ВИЧ приисполнении своих служебных обязанностей |
| 15 | Научные работники, имеющие ученую степень |
36,48 раб. дн. | Постановление Правительства РФ от 12.08.1994 N 949 О ежегодных отпусках научных работников, имеющих ученую степень |
Приложение 2
Таблица 2. Продолжительность учебных отпусков.[104]
| Учебное заведение | Форма обучения | Курс (класс) | Продолжительность отпуска, календарных дней |
| Вечерние (сменные) общеобразовательные | - | 9 | 9 |
| - | 11 | 22 | |
| Начального профессионального образования | - | - | 30 |
| Среднего профессионального образования | вечерняя и заочная | 1, 2 | 30 |
| 3, 4 | 40 | ||
| государственные экзамены | 1 месяц | ||
| подготовка и защита выпускной квалификационной работы со сдачей госэкзаменов | 2 месяца | ||
| Высшего профессионального образования | вечерняя и заочная | 1, 2 | 40 |
| 3, 4, 5, 6 | 50 | ||
| государственные экзамены | 1 месяц | ||
| подготовка и защита выпускной квалификационной работы со сдачей госэкзаменов | 4 месяца | ||
Приложение 3
Унифицированная форма № Т-7
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1
| Код | |||
| Форма по ОКУД | 0301020 | ||
| ООО «Аркада» | по ОКПО | 811613 | |
(наименование организации)
| Мнение выборного профсоюзного органа | УТВЕРЖДАЮ | |||||||||||||||
| от “ | 02 | ” | 12 | 20 | 10 | г. № | 3 | учтено | Руководитель | Директор | ||||||
| (должность) | ||||||||||||||||
| Номер документа | Дата составления | На год | подпись | А.В. Ткачев | ||||||||||||
| ГРАФИК ОТПУСКОВ | 1 | 14.12.2009 | 2010 | (личная подпись) | (расшифровка подписи) | |||||||||||
| “ | 14 | ” | декабря | 20 | 09 | г. | |||||||||||
| Структурное подразделение | Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию | Фамилия, имя, отчество | Табельный номер | ОТПУСК | Примечание | ||||||||||||
| количество календарных дней | дата | перенесение отпуска | |||||||||||||||
| запланированная | фактическая | основание (документ) | дата предполагаемого отпуска | ||||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | ||||||||
| Цех № 1 | Начальник цеха | И.П. Сидоров | 54 | 28 | 05.07.2010-18.07.2010;27.09.2010-10.10.2010 | ||||||||||||
| Цех №2 | Грузчик | В.А. Иванов | 208 | 28 | 01.03.2010-29.03.2010 | ||||||||||||
| Цех №3 | Водитель электропогрузчика | Д.М. Петров | 59 | 28 | 01.04.2010-28.05.2010 | ||||||||||||
| Отдел продаж | Менеджер | И.И. Скворцов | 15 | 28 | 01.06.2010-29.06.2010 | ||||||||||||
| Руководитель кадровой службы | Вице-президент по работе с персоналом | подпись | Н.Н. Петрова |
| (должность) | (личная подпись) | (расшифровка подписи) |
Приложение 4
Директору ООО «Аркада»
Ткачеву А.В.
менеджера отдела продаж
Скворцова И.И.
Инспектору по кадрам Дужкиной И.В. до 17.058.2010 подготовить проект приказа о предоставлении учебного отпуска.
А.В. Ткачев
16.08.2010
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне учебный отпуск с сохранением среднего заработка с 01.09.2010 по 22.09.2010 для сдачи экзаменационной сессии в Курганском государственном университете.
Справка-вызов прилагается.
15.08.2010 подпись И.И. Скворцов
Не возражаю
Начальник отдела продаж
В.И. Чернов
16.08.2010
Издан приказ от 18.08.2010 №365-ок
В дело № 56-14
Дужкина 18.08.2010
Приложение 5
Директору ООО «Аркада»
Ткачеву А.В.
водителя
электропогрузчика цеха №3
Петрова Д.М.
Инспектору по кадрам Дужкиной И.В. 01.06.2010 подготовить проект приказа о продлении отпуска.
А.В. Ткачев
31.05.2010
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу продлить мой ежегодный оплачиваемый отпуск на 5 дней с «28» мая 2010 года по «01» июня 2010 года в связи с временной нетрудоспособностью, которая подтверждается листком нетрудоспособности от 26.05.2010 №285, выданный Городской больницей №2.
31 мая 2010 г. подпись Д.М. Петров
Не возражаю
Начальник цеха №3
М.П. Воробьев
31.05.2010
Издан приказ от 01.06.2010 №382-ок
В дело № 56-21
Дужкина 01.06.2010
Приложение 6
Образец трафаретной формы заявления о переносе отпуска[105]
Директору ООО «Аркада»
Ткачеву А.В.
От ____________________________
(должность)
_______________________________
(подразделение)
_______________________________
(Фамилия И.О.)
_______________________________
(таб.№)
ЗАЯВЛЕНИЕ о переносе отпуска
Прошу перенести мой отпуск по графику с «_____»____________20__г.
по «_____»__________20__г. на период с «____»______________20__г.
по «_____»______________20__г.
в связи с ____________________________________________________
(указать причину)
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
Дата:
Подпись:
Решение руководителя подразделения: С переносом отпуска согласен.
___________________________________________ Дата:
(должность)
Подпись:_____________________________________________________
(Фамилия И.О.)
Решение директора: ____________________________ Ткачев А.В.
Дата: Подпись:
Приложение 7
Образец раздела VIII личной карточки работника
отпуск ежегодный оплачиваемый
Унифицированная форма № Т-2
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1
VIII. ОТПУСК
| Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.) |
Период работы | Количество календарных дней отпуска | Дата | Основание | ||
| с | по | начала | окончания | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Ежегодный оплачиваемый | 27.02.2009 | 28.02.2010 | 28 | 01.03.2010 | 28.03.2010 | Приказ №03-55 от 05.02.2010 |
| Работник кадровой службы | Инспектор по кадрам | подпись | И.В. Дужкина | ||
| (должность) | (личная подпись) | (расшифровка подписи) | |||
| Работник | подпись | ||||
| (личная подпись) | |||||
Приложение 8
Образец приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику
Унифицированная форма № Т-6
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1
| Код | |||
| Форма по ОКУД | 0301005 | ||
| ООО «Аркада» | по ОКПО | 811613 | |
(наименование организации)
| Номер документа | Дата составления | |
| ПРИКАЗ | 03-54 | 05.02.2010 |
(распоряжение)
о предоставлении отпуска работнику
| Предоставить отпуск | Табельный номер |
| Сидорову Ивану Петровичу | 54 |
(фамилия, имя, отчество)
Цех №1
(структурное подразделение)
начальник цеха
(должность (специальность, профессия))
| за период работы с | “ | 28 | ” | февраля | 20 | 09 | г. | по | “ | 27 | ” | февраля | 20 | 10 | г. |
| А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на | 28 | календарных дней |
| с “ | 01 | ” | марта | 20 | 10 | г. | по | “ | 29 | ” | марта | 20 | 10 | г. |
и (или)
Б. -------------------------------
(ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать))
| на | - | календарных дней |
| с “ | - | ” | - | 20 | - | г. | по | “ | - | ” | - | 20 | - | г. |
| В. Всего отпуск на | 28 | календарных дней |
| с “ | 01 | ” | марта | 20 | 10 | г. | по | “ | 29 | ” | марта | 20 | 10 | г. |
| Руководитель организации | Вице-президент по работе с персоналом | подпись | Н.Н. Петрова |
| (должность) | (личная подпись) | (расшифровка подписи) |
| С приказом (распоряжением) работник ознакомлен | подпись | “ | 10 | ” | февраля | 20 | 10 | г. |
| (личная подпись) |
Приложение 9
Образец приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работникам
Унифицированная форма № Т-6а
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1
| Код | |||
| Форма по ОКУД | 0301019 | ||
| ООО «Аркада» | по ОКПО | 811613 | |
(наименование организации)
| Номер документа | Дата составления | |
| ПРИКАЗ | 03-55 | 05.02.2010 |
(распоряжение)
о предоставлении отпуска работникам
Предоставить отпуск:
| Фамилия, имя, отчество | Табель-ный номер | Структурное подразделение | Должность (специальность, профессия) | Отпуск | С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись работника. Дата | ||||||||||||
| вид | за период работы | всего календарных дней | дата | ||||||||||||||
| ежегодный основной оплачиваемый отпуск, календарных дней | ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать), календарных дней | с | по | начала | окончания | ||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | ||||||
| Сидоров Иван Петрович | 54 | Цех №1 | Начальник цеха | 28 | 28.02.2009 | 27.02.2010 | 28 | 01.03.2010 | 29.03.2010 | Подпись 08.02.2010 | |||||||
| Иванов Владимир Андреевич | 208 | Цех №2 | Грузчик | 28 | 28.02.2009 | 27.02.2010 | 28 | 01.03.2010 | 29.03.2010 | Подпись 08.02.2010 | |||||||
| Петров Дмитрий Михайлович | 59 | Цех № 3 | Водитель электропогрузчика | 28 | 31.03.2009 | 30.03.2010 | 28 | 01.04.2010 | 28.04.2010 | Подпись 08.02.2010 | |||||||
| Скворцов Иван Иванович | 15 | Отдел продаж | Менеджер | 28 | 31.05.2009 | 30.05.2010 | 28 | 01.06.2010 | 28.06.2010 | Подпись 08.02.2010 | |||||||
| Руководитель | Вице-президент по работе с персоналом | подпись | Н. Н. Петрова | ||||||||||||||
| (должность) | (личная подпись) | (расшифровка подписи) | |||||||||||||||
Приложение 10
Образец приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику, работающему по совместительству
Унифицированная форма № Т-6
Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
| Код | |||
| Форма по ОКУД | 0301005 | ||
| ООО «Аркада» | по ОКПО | 811613 | |
(наименование организации)
| Номер документа | Дата составления | |
| ПРИКАЗ | 03-118 | 26.11.2010 |
(распоряжение)
о предоставлении отпуска работнику
| Предоставить отпуск | Табельный номер |
| Воробьеву Максиму Петровичу | 32 |
(фамилия, имя, отчество)
Цех №3
(структурное подразделение)
начальник цеха
(должность (специальность, профессия))
| за период работы с | “ | 20 | ” | ноября | 20 | 10 | г. | по | “ | 19 | ” | ноября | 20 | 10 | г. |
| А. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск на | - | календарных дней |
| с “ | - | ” | - | 20 | - | г. | по | “ | - | ” | - | 20 | - | г. |
и (или)
Б. без сохранения заработной платы в соответствии со ст. 286 ТК РФ как работающему по совместительству
(ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать))
| на | 8 | календарных дней |
| с “ | 06 | ” | декабря | 20 | 10 | г. | по | “ | 13 | ” | декабря | 20 | 10 | г. |
| В. Всего отпуск на | 8 | календарных дней | |||||||||||||||
| с “ | 06 | ” | декабря | 20 | 10 | г. | по | “ | 13 | ” | декабря | 20 | 10 | г. | |||
| Руководитель организации | Вице-президент по работе с персоналом | подпись | Н.Н. Петрова |
| (должность) | (личная подпись) | (расшифровка подписи) |
| С приказом (распоряжением) работник ознакомлен | подпись | “ | 22 | ” | ноября | 20 | 10 | г. |
| (личная подпись) |
Приложение 11
Образец приказа о внесении изменений в график отпусков
Общество с ограниченной ответственностью
«Аркада»
ПРИКАЗ
29 января 2010 г. №03-09
О внесении изменений в график отпусков на 2010 год
В связи с приемом на работу новых сотрудников
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Дополнить график отпусков на 2010 год сведениями о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков работникам, принятым на работу в ООО «Аркада» в январе 2010 года, согласно приложению.
2. Вице-президенту по работе с персоналом Петровой Н.Н.:
- обеспечить оформление и предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков работникам, указанным в пункте 1 настоящего приказа, согласно приложению;
- ознакомить работников, указанных в пункте 1 настоящего приказа, с приложением к приказу под роспись.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Директор подпись А.В. Ткачев
С приказом ознакомлены:
Вице-президент
по работе с персоналом подпись Н.Н. Петрова
29.01.2010
Приложение 12
Образец уведомления о разделении отпуска на части
Общество с ограниченной ответственностью Начальнику цеха №1
«Аркада» Сидорову И.П.
УВЕДОМЛЕНИЕ
о разделении отпуска на части
4 декабря 2009 г. №29
Уважаемый Михаил Петрович!
Уведомляю Вас, что согласно статье 122 Трудового кодекса РФ право на использование очередного оплачиваемого отпуска продолжительностью 28 календарных дней у Вас возникает с 01 июля 2010 года.
Руководствуясь статьей 125 Трудового кодекса, предлагаю Вам разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на две части по 14 календарных дней каждая.
О своем согласии или несогласии на разделение отпуска, а также о сроке использования отпуска прошу сделать отметку на втором экземпляре уведомления и передать его в отдел кадров.
Вице-президент
по работе с персоналом подпись Н.Н. Петрова
На разделение отпуска: Согласен
Прошу запланировать отпуск на периоды:
с 05 июля 2010 г. по 18 июля 2010 г.;
с 27 сентября 2010 г. по 10 октября 2010 г.
подпись И.П. Сидоров
04.12.2009
Приложение 13
Образец уведомления о начале отпуска
Общество с ограниченной ответственностью «Аркада»
Менеджеру отдела продаж
Скворцову И.И.
УВЕДОМЛЕНИЕ
о начале отпуска
14 мая 2010 г. № 17
Уважаемый Иван Иванович!
В соответствии с графиком отпусков ООО «Аркада» на 2010 год и руководствуясь статьей 123 Трудового кодекса РФ, извещаем Вас о начале ежегодного основного оплачиваемого отпуска с 01 июня 2010 года продолжительностью 28 календарных дней.
Вице-президент
по работе с персоналом подпись Н.Н. Петрова
Уведомление получил: подпись И.И. Скворцов
17.05.2010
Приложение 14
Образец трафаретной формы уведомления о времени начала отпуска
Общество с ограниченной ответственностью
«Аркада»
УВЕДОМЛЕНИЕ
«__» ____________ 20__ г. № _________ г. ___________________ |
(Ф.И.О. работника) (должность) (структурное подразделение) |
о времени начала отпуска
Уважаемый(ая) !
(И.О. работника)
В соответствии со статьей 123 Трудового кодекса РФ уведомляем Вас о предстоящем отпуске с «__» ____________ 20__ г. по «__» _____________ 20__ г. сроком на __ календарных дней в соответствии с графиком отпусков, утвержденным «__» _____________ 20__ г.
Просим Вас сделать отметку о вручении (расписаться и поставить дату вручения) на втором экземпляре данного уведомления и передать его в отдел кадров.
(наименование должности лица, (подпись) (И.О. Фамилия)
подписавшего документ)
Уведомление о времени начала отпуска мне вручено.
«__» _____________ 20__ г.
(подпись) (расшифровка подписи)
Приложение 15
Образец записки-расчета о предоставлении отпуска работнику
Унифицированная форма № Т-60
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 06.04.01 № 26
| Код | |||
| Форма по ОКУД | 0301051 | ||
| ООО «Аркада» | по ОКПО | 811613 | |
(наименование организации)
| Номер документа | Дата составления | |
| Статья I. ЗАПИСКА-РАСЧЕТ | 24 | 25.05.2010 |
о предоставлении отпуска работнику
| Табельный номер | |
| Скворцов Иван Иванович | 15 |
(фамилия, имя, отчество) менеджер |
|
(наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации) отдел продаж |
|
| (наименование структурного подразделения) |
Предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск
| за период работы | с “ | 31 | ” | мая | 20 | 09 | года | по “ | 30 | ” | мая | 20 | 10 | года |
| на | 28 | календарных | дней |
| рабочих |
| с “ | 01 | ” | июня | 20 | 10 | года | по “ | 29 | ” | июня | 20 | 10 | года |
| и (или) дополнительный (другой) отпуск на | -------------- | календарных | дней |
| рабочих |
| Дополнительный или другой отпуск | Количество дней (календарных, рабочих) |
Дата | Основание предостав- ления дополнительного отпуска |
||
| вид | код | начала отпуска |
окончания отпуска |
||
| Статья II. Работник кадровой службы | Инспектор по кадрам | подпись | И.В. Дужкина |
| (должность) | (подпись) | (расшифровка подписи) |
Оборотная сторона образца записки-расчета о предоставлении отпуска работнику
Статья III. Расчет оплаты отпуска
| Расчетный период | Выплаты, учитываемые при исчислении среднего заработка, руб. |
Количество | Средний дневной (часовой) заработок, руб. |
||
| год | месяц | дней расчетного периода (календарных, рабочих) |
часов расчетного периода |
||
| 1 | 2 | 3 | |||
| 2009 | Май | 17 145,65 | 4 | 5 | 6 |
| 2009 | Июнь | 17 145,65 | 316,11 | - | 573,67 |
| 2009 | Июль | 17 145,65 | |||
| 2009 | Август | 17 145,65 | |||
| 2009 | Сентябрь | 17 145,65 | |||
| 2009 | Октябрь | 7580,44 | |||
| 2009 | Ноябрь | 17 145,65 | |||
| 2009 | Декабрь | 17 145,65 | |||
| 2010 | Январь | 14 810,71 | |||
| 2010 | Февраль | 9 310,71 | |||
| 2010 | Март | 14 810,71 | |||
| 2010 | Апрель | 14 810,71 | |||
| Итого | 181 342,83 | ||||
| Начислено | ||||||||||||
| за | месяц | за | месяц | всего, руб. |
||||||||
| текущий | будущий | |||||||||||
количество дней отпуска |
сумма за отпуск, руб. | другие начисления |
количество дней отпуска |
сумма за отпуск, руб. | другие начисления |
|||||||
из фонда оплаты труда |
из фонда оплаты труда |
|||||||||||
| 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | ||||
| 26 | 14 915,42 | - | - | 2 | 1147,34 | - | - | 16 062,76 | ||||
| Удержано, руб. | Причитается к выплате сумма, руб. | ||||||
налог на доходы |
всего | ||||||
| 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 |
| 2088,16 | - | - | - | - | - | - | 13 974,60 |
| К выплате сумма | Тринадцать тысяч девятьсот семьдесят четыре | ||||||||||||||
| (сумма прописью) | |||||||||||||||
| руб. | 60 | коп. | |||||||||||||
| по платежной ведомости (расходному ордеру) № | 12 | от | “ | 20 | ” | мая | 20 | 10 | года | ||||||
| Бухгалтер | подпись | С.С. Свечкина |
| (подпись) | (расшифровка подписи) |
[1] Зайцева Т.В. 5 ошибок работодателя при предоставлении работнику отпуска // www.pravo-service.ru/standards_work/articles/index.php?article=20.
[2] «Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 29.06.2009). Ст. 5.27.
[3] «Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)» от 31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 26.11.2008, с изм. от 17.03.2009).
[4] Орловский Ю.П., Нуртдинова А.Ф., Чиканова Л.А. 500 актуальных вопросов по трудовому кодексу РФ: комментарии и разъяснения. – 2007.
[5] Гусов К.Н., Буянова М.О., Захаров М.Л., Снигирева И.О., Толкунова В.Н., Тучкова Э.Г. Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации. - 2008.
[6] Захарова И.В. Учебные отпуска и другие льготы работникам, обучающимся в образовательных учреждениях высшего профессионального образования // Справочник кадровика. – 2004. – № 3.
[7] Северская О. Как правильно составить приказ о предоставлении отпуска при работе по совместительству? // Кадровое дело. - 2008. - №9.
[8] Венин Г. Отпуск для нового сотрудника: разъясняем спорные моменты // Кадровое дело. – 2009. - №8.
[9] «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 07.05.2009). Ст. 107.
[10] Там же. Ст. 106.
[11] Миронов В.И. Трудовое право России. – 2004.
[12] Конвенция № 52 Международной организации труда «Относительно ежегодных оплачиваемых отпусков» ратифицирована Указом Президиума ВС СССР от 06.07.1956.
[13] «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 07.05.2009).
[14] Закон РСФСР от 09.12.1971 «Об утверждении Кодекса законов о труде РСФСР» (вместе с Кодексом).
[15] Гусов К.Н., Буянова М.О., Захаров М.Л., Снигирева И.О., Толкунова В.Н., Тучкова Э.Г. Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации. – 2008. – С. 130.
[16] Гусов К.Н. Буянова М.О., Захаров М.Л., Снигирева И.О., Толкунова В.Н., Тучкова Э.Г. Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации. –– 2008. – С. 139.
[17] Закон РСФСР от 09.12.1971 «Об утверждении Кодекса законов о труде РСФСР» (вместе с Кодексом).
[18] «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 07.05.2009). Ст. 112.
[19] Письмо Минтруда РФ от 19.08.1994 № 1590-РБ «Об отпусках».
[20] «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 07.05.2009). Ст. 291, 295.
[21] Бойченко Т. Право на отпуск // Человек и закон. – 2009.- №8.
[22] Орловский Ю.П., Нуртдинова А.Ф., Чиканова Л.А. 500 актуальных вопросов по трудовому кодексу РФ: комментарии и разъяснения. – 2007. – С. 117.
[23] Орловский Ю.П., Нуртдинова А.Ф., Чиканова Л.А. 500 актуальных вопросов по трудовому кодексу РФ: комментарии и разъяснения. – 2007. – С. 118.
[24] «Трудовой кодекс Российской Федерации»от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 07.05.2009). Ст. 121.
[25] Инструкции о порядке применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утв. Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21.11.1975 г. № 273/П-20. П. 12.
[26] Решение Верховного Суда РФ от 06.02.2002 г. № ГКПИ2002-30.
[27] Решение Верховного Суда РФ от 15.04.2004 г. № ГКПИ2004-481.
[28] Орловский Ю.П. Комментарий к Трудовому кодексу РФ. - 2009. – С. 260.
[29] Закон РФ от 09.06.1993 № 5142-I «О донорстве крови и ее компонентов». Ст. 11.
[30] Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах».
[31] Закон РФ от 15.05.1991 № 1244-1 (ред. от 28.04.2009) «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС». Ст. 14.
[32] Федеральный закон от 27.05.1998 № 76-ФЗ (ред. от 14.03.2009) «О статусе военнослужащих». Ст. 11.
[33] Пошерстник Н.В., Мейксин М.С. Заработная плата в современных условиях. - 2003. – С. 278.
[34] Майорова Е. Отпуск поневоле // Управление персоналом.- 2006. - №18 (148).
[35] Федеральный закон от 24.11.1995 № 181-ФЗ (ред. от 28.04.2009) «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации».
[36] Постановление Правительства РФ от 12.08.1994 № 949 «О ежегодных отпусках научных работников, имеющих ученую степень».
[37] Теплицкая Т.Ю. Справочник менеджера по кадрам. - 2005. – С. 231.
[38] Коршунова Т. Удлиненные отпуска // Социальная защита. – 2005. - №7.
[39] Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ (ред. от 25.12.2008) «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
[40] Гуренкова Н. В. Дополнительный ежегодный отпуск // www.vkursedela.ru/article243/
[41] Мосейчук М. А. Особые случаи предоставления дополнительных оплачиваемых отпусков // www.ippnou.ru/article.php?idarticle=001372.
[42] Пошерстник Н.В., Мейксин М.С. Заработная плата в современных условиях. - 2003. – С. 208
[43] Закон РФ от 15.01.1993 № 4301-1 (ред. от 28.04.2009) «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы». Ст. 8.
[44] Федеральный закон от 09.01.1997 № 5-ФЗ (ред. от 28.04.2009) «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы». Ст. 6.
[45] Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ (ред. от 29.06.2009) «О ветеранах». Ст. 14-19.
[46] Федеральный закон от 12.06.2002 г. № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации». Ст. 40.
[47] Федеральный закон от 12.06.2002 г. № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации». Ст. 43.
[48] Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 29.06.2009). Ст. 5.7.
[49] Гусов К.Н. Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации. – 2008. – С. 147.
[50] Федеральный закон от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ (ред. от 25.12.2008) «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Ст. 46.
[51] Федеральный закон от 08.01.1998 г. № 8-ФЗ «Об основах муниципальной службы в Российской Федерации». Ст. 224.
[52] Основы законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан от 22.07.1993 г. Ст. 640.
[53] Матвеева А. Увольнение в творческий отпуск // РБК daily. - 2010 //www.rbcdaily.ru /2010/03/10 /focus/463460
[54] Письмо Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений от 05.05.2009 № П27-14932-РТК.
[55] Миронов В.И. Трудовое право России. – 2004. С. 346
[56] «Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 29.06.2009). Ст. 5.7.
[57] Постановление Минтруда РФ от 27.06.1996 № 40 «Об утверждении разъяснения «Об отпусках без сохранения заработной платы по инициативе работодателя».
[58] «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 07.05.2009). Ст. 173-176.
[59] Закон от 22.08.96 № 125-ФЗ (ред. от 13.02.2009) «О высшем и послевузовском профессиональном образовании». Ст. 19.
[60] Закон от 22.08.96 № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании». Ст. 19.
[61] Приказ Минобразования РФ от 27.03.1998 № 814 (ред. от 17.02.2004) «Об утверждении Положения о подготовке научно-педагогических и научных кадров в системе послевузовского профессионального образования в Российской Федерации».
[62] «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 07.05.2009). Ст. 173, 174.
[63] Орловский Ю.П., Нуртдинова А.Ф. Трудовое право России. - 2008. – С.546.
[64] «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 07.05.2009). Ст. 124, 260.
[65] «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 07.05.2009). Ст. 257.
[66] ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 №28)
[67] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных, органах исполнительной власти (утв. Федеральной архивной службой России № 68 от 27.11.2000)
[68] Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
[69] Унифицированная форма документа // www.glossary.ru/cgi-bin/gl_sch2.cgi?RUuwszr9w:!kuqzsltyui
[70] ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 №28)
[71] Реквизит документа // www.glossary.ru/cgi-bin/gl_sch2.cgi?RUuwszr9w:!kuqzsltyui
[72] Французова Л.И. Вы уже составили график отпусков? Давайте проверим! // Кадровое дело. - 2006. - №12. – С. 14-16.
[73] Паршина Т.В. О графике отпусков и не только // В курсе дела // www.klerk.ru/law/?49381.
[74] ХачатурянЮ.А. Графикотпусков//www.ippnou.ru /law/0_object4726.html.
[75] Доронина Л. График отпусков: исполняем и планируем // Кадровое делопроизводство. – 2008. - №12.
[76] Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
[77] Венин Г. Отпуск для нового сотрудника: разъясняем спорные моменты // Кадровое дело. – 2009. - №8.
[78] Энциклопедия делопроизводства и документооборота: Оформление заявления // www.mdi.ru/encycl.php?RubricID=225.
[79] Санкина Л.В. Документы-основания к приказам по личному составу // www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2007/2/1534/
[80] Закон РСФСР от 09.12.1971 «Об утверждении Кодекса законов о труде РСФСР» (вместе с Кодексом).
[81] Работник уходит в отпуск // Зарплата. – 2009. – №5 // www.moedelo.info/periodicals/stati-iz-zhurnalov/rabotnik-uhodit-v-otpusk.
[82] Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструкции и методические материалы по их применению. — М., 1982. — С. 138.
[83] ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 №28)
[84] ГОСТ Р 51141 – 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28
[85] Басовская Е.Н., Быкова Т.А., Вялова Л.М. Делопроизводство: Учеб. для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования. - 2003. – С. 81.
[86] Приказ о предоставлении отпуска // www.blanki.ucoz.ru/news/2009-10-05-24.
[87] «Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) (ред. от 18.02.2009)
[88] Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, приведенные в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1
[89] Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
[90] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Федеральной архивной службой России № 68 от 27.11.2000).
[91] ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 №28)
[92] ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 №28)
[93] Северская О. Как правильно составить приказ о предоставлении отпуска при работе по совместительству? // Кадровое дело. - 2008. - №9.
[94] Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, 2000. П. 6.
[95] Уведомление работника о начале отпуска // http://blanki.ucoz.ru/news/2009-10-05-23.
[96] Гаврилов В.О. Оформление трудовых отношений с работниками и реализация их права на отпуск. – 2008. С. 87.
[97] Санкина Л.В. Документы-основания к приказам по личному составу // www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2007/2/1534/
[98] Записка-расчет о предоставлении отпуска // www.blanki.ucoz.ru/news/2009-10-06-25.
[99] Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
[100] Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ (ред. от 03.11.2006) «О бухгалтерском учете». Ст. 9.
[101] ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
[102] Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, 2000.
[103] Составлено по: Теплицкая Т.Ю. Справочник менеджера по кадрам. - 2005. – С. 231.; Коршунова Т. Удлиненные отпуска // Социальная защита. – 2005. - №7. – С. 12.; действующее законодательство.
[104] Составлено по статьям 173-176 ТК РФ.
3 Переработано на основе образца // www.otvety.google.ru/otvety/thread?tid=4d8fbb84a1b65a02clk=wttpcts