Информационные технологии менеджмента
СОДЕРЖАНИЕ: Понятие данных и информации. Свойства и характеристики информации. Факторы, обеспечивающие эффективность деятельности управленческого аппарата организации. Технология информационной деятельности. Организация автоматизированного рабочего места менеджера.Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
Тульский государственный университет
Региональный центр повышения квалификации
и переподготовки кадров
Курсовая работа
по дисциплине Менеджмент
на тему: Информационные технологии менеджмента
Выполнил:
ст. гр. 760782в Николаева Е.А.
Проверил:
проф. Михалева Е.П.
Тула 2011
Введение
В современном мире информационные технологии стали неотъемлемой частью бизнеса. Руководители компаний уже сегодня осознают преимущества IT-технологий и новейших научных разработок, связанных с ними. В XXI веке в конкурентной борьбе выигрывает тот, кто быстрее завладел наиболее полной и достоверной информацией.
Главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий.
Цель данной работы - выяснить, как и какими методами компаниям достичь эффективного руководства и стабильной конкуренции на рынке с помощью автоматизации и передовых IT-технологий в управлении.
1. Понятие данных и информации. Свойства и характеристики информации
Информация — это новые сведения, которые могут быть использованы человеком для совершенствования его деятельности и пополнения знаний. Информация, являясь отражением материальной сущности, служит способом описания взаимодействия между источником информации и получателем. Одно и то же сообщение одному получателю может дать много информации, а другому - мало или ничего. Одним словом, “информировать” в понимании теории информации означает сообщать ранее неизвестное. Так как информацию можно хранить, преобразовывать и передавать, должны быть ее носители, передатчики, каналы связи и приемники. Эта среда объединяет источники информации и ее получателей в информационную систему. Наиболее высокие требования к информации предъявляются при принятии решений. В повседневной практике такие понятия, как данные, информация и знания, часто рассматриваются как синонимы. Однако это не так. На Рис. 1. отображен процесс принятия управленческих решений.
Данные - это сведения, факты, величины и их соотношения, преобразование и обработка которых позволяет получить информацию, т. е. знание о том или ином предмете, процессе или явлении. Иными словами, данные служат сырьем для создания информации, получаемой в результате обработки данных.
Свойства информации.
Информация обладает следующими свойствами:
- достоверность,
- полнота,
- точность,
- ценность,
- своевременность,
- понятность,
- доступность,
- краткость и т. д.
Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Как неполная, так и избыточная информация сдерживает принятие решений или может повлечь ошибки.
Точность информации определяется степенью ее близости к реальному состоянию объекта, процесса, явления и т. п.
Ценность информации зависит от того, насколько она важна для решения задачи, а также от того, насколько в дальнейшем она найдет применение в каких-либо видах деятельности человека.
Только своевременно полученная информация может принести ожидаемую пользу. Одинаково нежелательны как преждевременная подача информации (когда она еще не может быть усвоена), так и ее задержка.
Если ценная и своевременная информация выражена непонятным образом, она может стать бесполезной. Информация становится понятной, если она выражена языком, на котором говорят те, кому предназначена эта информация.
Информация должна преподноситься в доступной (по уровню восприятия) форме. Поэтому одни и те же вопросы по-разному излагаются в школьных учебниках и научных изданиях.
Характеристика информации.
Информацию по одному и тому же вопросу можно изложить кратко (сжато, без несущественных деталей) или пространно (подробно, многословно). Краткость информации необходима в справочниках, энциклопедиях, всевозможных инструкциях.
Для достижения цели управления она может быть представлена конечным множеством частных целей. Для достижения каждой частной цели необходимы относительно однородные по некоторому признаку действия органа управления, объединенные в функции управления. Информацию, обеспечивающую выполнение функций управления, целесообразно по видам делить на условно-постоянную и переменную. К условно-постоянной относятся сведения, практически неизменные в течение длительного периода (в течение бесконечно большого числа циклов управления). Она включает группы:
1. Нормативно-справочная информация. Она необходима для принятия решений и контроля их выполнения. К ней относятся различные нормативные и справочные данные (расходные, оборотные и организационно-экономические нормы), контрольные (базовые) показатели, стандарты. Эта информация изменяется редко. В настоящее время нормативно-справочная информация, как правило, наиболее полно систематизирована, представлена в форме, удобной для работы пользователей и обязательна к руководству. Корректировка или отмена действия указанных документов, а вместе с этим и информации, содержащейся в них, производится по указанию вышестоящих органов управления. 2. Научно-справочная информация. Это сведения, получаемые из научно-технической литературы, нормативно-технической документации, различных бюллетеней, сводок, информационных выпусков и т. п.
Переменная информация отражает изменение цели управления подразделениями и цели работы подразделений, а также изменения, вносимые в планируемые параметры. К ней относятся сведения, изменяющиеся периодически по содержанию и номенклатуре. Она включает группы:
1. Плановая информация. К ней относятся сведения о параметрах управляющих объектов и объектов управления (значения цели управления), которые им необходимо достичь и удерживать; о параметрах производственных процессов, которые необходимо достичь и сохранять требуемый период. Для производственных подразделений и подразделений обеспечения она создается в виде конкретных плановых расчетов, заданий, показателей. Для подразделений управления она включает методы и средства достижения поставленных целей и выражается в создании регламентов, инструкций, норм, применение которых регламентирует и нормализует работу аппарата управления. Эта информация директивна и при оперативном управлении корректируется.
2. Оперативно-производственная информация. Она включает в себя: сведения о расходе, остатке и недопоставке материалов и комплектующих изделий, недостатке технологической документации, о простоях средств производства - т. е. сведения об отклонениях в процессах достижения цели (целей) управления, необходимых для выработки и осуществления корректирующих воздействий управления; комплекс данных, характеризующих качественно и количественно все виды продукции, а также различные сведения о движении этих видов продукции в цикле производства; данные о ходе технологического процесса производства, об энергоносителях, о положении транспортных средств и т. п.
3. Отчетная информация. К ней относятся различного рода сведения о состоянии своих подразделений, ходе и итогах выполнения производственных заданий, состоянии поставок и сбыта на конкретный момент времени.
2. Значение внутрифирменной информационной системы
Эффективность деятельности управленческого аппарата организации зависит от целого ряда факторов:
· Оснащение организационной и вычислительной техникой;
· Использование современных технологий;
· Информационное обеспечение управленческой деятельности и др.;
Информация представляет собой важнейший организационный ресурс. Она входит в общий комплекс ресурсов фирмы, наряду с кадровыми, финансовыми и т.д. Информация имеет много общих черт с другими ресурсами:
· Информацию необходимо планировать с точки зрения выявления потребностей фирмы в ней;
· Расходы на получение и использование информации можно оценить с экономической точки зрения, и они должны заключаться в общий баланс фирмы.
· Информационные потребности могут и должны быть соотнесены с возможностями их удовлетворения, как из внутренних, так и внешних источников.
При потреблении информация не исчезает, а изменяет свою ценность. Для управления информационными ресурсами необходимо соответствующее обеспечение (кадровое, техническое), то есть фирме нужна специальная служба, которая будет планировать, оценивать и контролировать приобретение и использование ИР. Информация выступает в качестве средства решения управленческих проблем. Информационные массивы должны создаваться и использоваться для решения конкретных задач. Современные технические средства позволяют собирать неограниченные информационные массивы. В результате возникает угроза перенасыщения информационных каналов изменений и ненужной информацией. Необходим контроль за приобретением и использованием информации.
3. Моделирование информационного обеспечения управленческих решений
Главная цель системы управления внутрифирменной информацией (СЛУВИ): создание эффективной системы информационного обеспечения процессов управления (рис. 2). Основное внимание должно уделяться не вопросам техники и организации, а вопросам создания информации, которая будет проходить через систему информационного обеспечения (ИО).
Модель информационного обеспечения управленческих решений представлена на рисунке 2.
Для информационного обеспечения крупные и средние фирмы создают специальную службу отдел, который реализуют определённые функции:
· Создает ряд условий, при которых руководство организации получит возможность принимать более качественные решения на основе информации меньшего количества, но лучшего качества.
· Внедряет в процессы производства и использование информации «методов анализа» на стоимость – результативность.
· внедряет в каждом подразделении практику составления планов развития информационных ресурсов (ИР).
· Выявляет достижения в области информатики и обеспечивает их внедрения в информационную деятельность фирмы.
Структура службы:
В целях определения рациональной структуры службы и её места в системе управления американские специалисты выделяют несколько тезисов:
- Организационный статус службы в целом достаточно высок. Чаще всего эти службы подчиняются высшему руководству в лице президента или вице-президента фирмы.
- Структура службы определяется набором тех информационных функций, выполнение которых необходимо для решения задач фирмы.
- Структура зависит также от структуры управления организации в целом.
На начальном плане СЛУВИ включали в себя отделы по обработке текста и вычислительный центр. В дальнейшем в структуру СЛУВИ стали вводиться: отдел передачи информации, электронной почты, отдел телефонной и телеграфной связи, отдел анализа использования информации и т.д. В настоящее время большое внимание уделяется поиску новых организационных решений, которые могли бы повысить эффективность службы. Некоторые крупные американские фирмы вводят специальные группы экспертов-ревизоров. Они должны заниматься оценкой системы информации, существующей в фирме, оценкой технических средств, используемых в фирме для обработки и продвижения информации, анализ кадрового обеспечения системы информационной деятельности фирмы.
Перед СЛУВИ выдвигаются определённые задачи:
1. Служба должна внедрять содержание информации, которая требуется для удовлетворения потребностей управления всех уровней.
2. Служба должна разработать положения, которые определяют объём, скорость, качество информации.
3. Служба должна устанавливать последовательности выполнения процедур, которые связаны с составлением, передачей, обработкой и использованием информации.
4. Выявление наиболее целесообразных организационных форм управления внутрифирменной информацией с учётом особенностей организации.
5. СЛУВИ должны осуществлять централизованное планирование всей деятельности по приобретению и использованию, обработке, хранению и выдаче информации.
6. Установление системы приоритетов в информационном обслуживании руководителей различного уровня.
7. разработка различных мер, которые способствовали бы повышению её эффективности.
8. Осуществление мероприятий по обучению и повышению квалификаций специалистов.
Обработка информации должна рассматриваться как сфера деятельности, которая способствует улучшению и ускорению решения управленческих задач. Высоко эффективная система информации может быть создана как при участии руководителей, так и при участии сотрудников фирмы. При создании СЛУВИ требуется внедрение новейших технических достижений в обработке информации. Огромное значение в повышении эффективности информационного обеспечения играет руководитель СЛУВИ.
Руководитель должен чётко представлять себе, по каким направлениям развиваются технические средства обработки информации, знать преимущества новейших разработок, определить, в какой мере эти достижения целесообразны и рациональны в условиях данного предприятия.
В организациях должны постоянно совершенствоваться организационные формы работы самих сотрудников и управленческого аппарата.
Руководитель СЛУВИ должен обеспечить для своего коллектива выполнение ряда условий:
- Огромное внимание должно быть уделено формированию социально-психологического климата;
- Руководитель должен обеспечить установку оборудования, которое поможет более полно обеспечить информационные потребности фирмы;
- Обеспечение подбора квалификационного штата.
Эффективность СЛУВИ о многом зависит от гибкости персонала, от его готовности к постоянному обновлению, совершенствованию. Особенно актуальна проблема перевода сотрудников к новым технологиям, к приёмам труда, перевод сотрудников к использованию более современных средств. Продуктивность решения проблемы зависит от определённых условий:
- Необходима качественная диагностика персонала с точки зрения того, насколько целесообразно работать с ним по данному вопросу.
Диагностика предполагает:
- Отсев сотрудников, на обучение которых не стоит тратить ни время, ни деньги.
- Должны быть определены оптимальные способы работы.
- Определение критериев эффективности обучения каждого сотрудника
- Необходимо подготовить сотрудников к восприятию новой информации.
Обучение новым информационным технологиям должно быть разведено на два направления:
1. Развитие новых знаний и навыков;
2. Развитие личностного потенциала.
Второе направление – необходимый процесс перед профильным обучением, так как оно мотивирует, заинтересовывает сотрудника и позволяет решить ряд задач профессионального развития.
4. Влияние информации на качество управленческих решений
Информация – одна из сложнейших, еще полностью не раскрытых областей современной науки. Это видно хотя бы из нечеткости самих определений понятия информации. В теории управления целесообразно применять определение информации, как совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом.
Главное, что информация есть предмет, средство и продукт управленческого труда. Важно подчеркнуть ряд требований, предъявляемых к управленческой информации: надежность (и достоверность), своевременность, адресность и возможность многократного использования. Действительно ценной является только та информация, которая уменьшает неопределенность в конкретной управленческой ситуации.
Информация является основой процесса управления, труд управляющего и состоит в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления.
Управленческая информация имеет ряд особенностей:
- большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;
- исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зрения и с учетом требований потребителей;
- исходные данные и результаты расчетов хранятся длительное время.
Выполнить эти требования к управленческой информации способна лишь компьютерная техника с ее быстродействием и большой емкостью памяти. Оптимальный способ хранения производственной информации – создание баз и банков данных, т. е. функционально организованных массивов компьютерной информации, осуществляющих централизованное обеспечение коллектива пользователей или совокупности решаемых в системе задач. При этом способе создания и использования массивов информации, когда одна группа специалистов обрабатывает и вводит в банк данных информацию, а другие специалисты ее используют в различных производственных аспектах, обеспечивается интерактивный, т. е. активный с обеих сторон режим работы. Информационные базы данных обычно формируются путем объединения первичных статистических показателей деятельности предприятия в укрупненные файлы с необходимыми реквизитами. Базы данных постоянно обновляются в соответствии с ходом технологического процесса и с учетом требований потребителей информации, решающих большой комплекс информационно связанных управленческих задач.
Использование информации, информационных систем и информационных технологий в условиях интенсивного развития рыночных отношений становится одним из наиболее важных элементов эффективного управления и маркетинга. Организации все чаще прибегают к помощи современных информационных систем и технологий, чтобы следить за увеличивающимися внешними и внутренними потоками информации, использовать ее для анализа, прогнозирования, принятия управленческих решений. Известен «рецепт для хорошего решения: 90 % информации и 10 % вдохновения». В последние годы в менеджменте уделяется много внимания изучению различных аспектов формирования системы информационного обеспечения управленческих решений организаций. Однако большая сложность и исключительная значимость проблемы требуют решения еще многих вопросов. В частности, пока не разработана теоретическая концепция для понимания роли информации в управлении и маркетинге. Многие менеджеры согласятся, что информация важна для выработки стратегии и осуществлении изменений, но нет определенности в том, как повлиять на использование информации или почему организации должны быть заинтересованы во внедрении и использовании системы информационного обеспечения управленческих решений? По существу, само понятие системы информационного обеспечения менеджмента и маркетинга организаций неконкретно и широко, и применяется на всех уровнях принятия решений - от стратегического до оперативного.
Для разных организаций, функциональных служб, подразделений и сотрудников понимание необходимости использования информации неодинаково.
Одни организации приходят к осознанию необходимости использования разнообразнейшей рыночной, политической, технической и др. информации самыми различными путями. Данная необходимость может выявиться при решении какой-либо проблемы, при перестройке процесса деятельности предприятия, или даже при анализе деятельности конкурентов.
Другие организации не осознают, какими информационными ресурсами они обладают. У них могут быть хорошие системы сбора и хранения текущей бухгалтерской документации, данные об объемах продаж, но когда эта информация срочно требуется, они не находят нужных сведений.
В третьей группе организаций распространению информации препятствует принятая система ограничения доступа к ней тех, кто по роду службы «не имеет к ней отношения». Но если обмен информацией организован на общих принципах и подчиняется общим стандартам, действующим в компании (это касается применяемых систем, языков, протоколов, процедур управления файлами и т.п.), это облегчает унификацию данных, включая данные о сделках, производственных процессах, а также стимулирует поиски новых подходов к решению управленческих задач.
Таким образом, мы можем говорить о различных подходах к процессам осознания, сбора, обработки, распространения и использования информации при принятии управленческих решений.
Принимаемые решения должны основываться на достоверной, текущей и прогнозируемой информации, анализе всех факторов оказывающих влияние на решения, с учетом предвиденья его возможных последствий.
Руководители обязаны постоянно и всесторонне изучать поступающую информацию для подготовки и принятия на ее основе управленческих решений, которые необходимо согласовывать на всех уровнях внутрифирменной иерархической пирамиды управления. Количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человеческие возможности. Именно трудности управления современным крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления, что потребовало создания нового математического аппарата и экономико-математических методов.
5. Технология информационной деятельности
Менеджеры часто бывают вынуждены принимать управленческие решения в условиях неопределенности и риска, причем не только из-за несовершенства хозяйственного механизма и законодательной базы, но и из-за недостатка информации и отсутствия систем информационной поддержки управленческих решений.
Данные, уменьшающие степень неопределенности и риска при разработке и принятии управленческих решений, формируют основу системы информационно-аналитического обеспечения принятия управленческих решений. При определении потребности менеджеров в информации необходимо обратить внимание на три вопроса:
1. Для каких управленческих решений требуется информация? Для ответа на этот вопрос можно использовать классификацию информации по функциям управления, выделив следующие типы информации:
- социально-диагностическую;
- проективную;
- стратегическую;
- директивно-нормативную;
- тактическую;
- организационную;
- регулирующую;
- распорядительную;
- учетную;
- контрольную.
Обычно для планирования и контроля (в таких случаях управленческая проблема достаточно хорошо структурирована) используется стандартизированная информация. Однако если информация предназначена для разрешения нетипичных проблем, то ее поиск становится объектом исследования.
2. Насколько точно определена проблема? Зачастую менеджер не знает заранее, какую информацию он хочет получить. По мере того, как он больше узнает о проблеме и точнее может ее сформулировать, изменяется его потребность в информации и методах ее сбора.
3. Существуют ли (и если существуют, то, какие) ограничения (в ресурсах, деньгах, времени и т. д.) в сборе необходимой информации? Финансовые ресурсы, навыки в сборе информации, операционные возможности и временные ограничения оказывают влияние, с одной стороны, на качество, регулярность получения, полноту собираемых данных, а с другой стороны - на своевременность и быстроту получения информации.
При организации сбора и регистрации данных по принципу последовательных решений могут использоваться различные виды информационных технологий:
- сбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства в форме единоличного документа и использование центрального ЭВМ для регистрирования данных;
- получение сводного документа, использование машиносчитывающего носителя информации, обработку данных на ПК.
Технология информационной деятельности предполагает использование и создание различных видов записей, пакетов прикладных программ и т.д.: 1. Создание системы записей цифровой и текстовой информации. Ведётся на основе специальных программ. Они направлены на то, чтобы облегчить доступ и использование информации. К важнейшим видам записей относится технологическая документация, научная документация, данные учёта и финансовой отчётности, тексты контрактов и различных договоров, тексты годовых фирменных отчётов, данные для разработки планов и показатели самих планов. Записи фиксируют первичные данные. Обычно записи первичных данных делят на две группы:
- Стратегические отчётные показатели, а также текстовая информация, которая характеризует текущее состояние фирмы и перспективы её развития; - Предложения и рекомендации по вопросам совершенствования управления фирмой в целом и по отдельным направлениям. Эти данные составляются на основе информации первой группы.
2. Использование форм в качестве носителей информации. Необходимая индексация заносится на определённые формы, которые выступают в качестве носителей этой информации. Формы могут содержать информацию о фирме в целом и по отдельным направлениям, подразделениям. Каждая форма имеет свой перечень статистической информации и перечень фактологической информации. В форме обозначаются те показатели, которые нужно будет выявить. Представляемый в формах материал позволяет произвести анализ состояния фирмы. Существуют разные виды бланков: формы для хранения информации, формы для регистрации данных, формы статистической и финансовой отчётности, формы..обследований. Заполненные формы хранятся в памяти ЭВМ. В крупных фирмах, которые используют различные виды бланков, форм, создаются специальные программы. Некоторые организации имеют собственные центры автоматизированной обработки текстовой информации. Потребности управленческого персонала постоянно меняются, поэтому время от времени формы нужно совершенствовать.
3. Формирование баз данных. Информационные БД включают весь комплекс статистических показателей, которые характеризуют деятельность фирмы и её подразделений. Но они включают и фактологический материал. При создании БД должен быть решён ряд вопросов:
- Система хранения и обновления данных;
- Вопрос об основной увязке данных;
- Вопрос о возможности проведения сравнения хранения в БД. Это имеет важное значение при объединении первичных данных в файлы. БД должны обновляться, так как руководители являются основными потребителями. Создание БД – резкое ускорение процесса получения информации из круга достоверных данных. Поэтому руководители имеют возможность повысить степень объективности.
4. Создание пакетов прикладных программ. Квалифицированное принятие управленческого решения базируется на оперативной, полной и достоверной информации. Использование автоматизированной информационной системы – необходимое условие. Создание автоматизированной ИС – это изменение методов работы, которая базируется на следующих принципах:
1) Принцип новых задач. Перекладывает на компьютерную технику приёмы управления. Их нужно перестраивать в соответствии с возможностями и приёмами техники.
2) Принцип системного подхода. Цели и критерии деятельности фирмы, а также системы её информационного обеспечения должны рассматриваться совместно и составлять единую структуру. Создание автоматизированной информационной системы должно осуществляться параллельно с изменениями структуры органов управления, принятых должностных инструкций.
3) Принцип непрерывного подхода.
4) Принцип автоматизации документооборота. При создании АИС предполагается, что обмен информацией будет между управлениями, ЭВМ и сотрудниками. 5) Принцип единой информационной базы. В АИС информация накапливается и обновляется не отдельными частями, а в виде единого целого. Это даёт возможность решать задачи в комплексе и устранить неоправданные дублирования информации и возможность разночтения. Вышеперечисленные факторы способствует повышению эффективности удовлетворения информационных запросов.
управленческий информационный автоматизированный данные
6. Материально-техническая база информационного обеспечения
1. Комплекс технических средств управления информационными ресурсами
В составе комплекса технических средств обеспечения управления информационными ресурсами выделяют средства компьютерной техники, средства коммуникационной техники и средства организационной техники.
Средства коммуникационной техники
Средства коммуникационной техники обеспечивают одну из основных функций управленческой деятельности — передачу информации в рамках системы управления и обмен данными с внешней средой, предполагают как автономное функционирование, так и в комплексе со средствами компьютерной техники.
К средствам коммуникационной техники относятся:
- средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи;
- средства и системы телеграфной связи;
- средства и системы факсимильной передачи информации и модемной связи;
- средства и системы кабельной и радиосвязи, включая оптико-волоконную и спутниковую связь.
Телефонная связь является самым распространенным видом оперативной административно-управленческой связи. Абонентами сети телефонной связи являются как физические лица, так и предприятия. Телефонную связь можно разделить на:
- телефонную связь общего пользования (городскую, междугородную)
- внутриучрежденческую телефонную связь.
Особыми видами телефонной связи являются: радиотелефонная связь, видеотелефонная связь.
Для всех фирм остро стоит проблема организации оперативной, высокоскоростной, многофункциональной и качественной связи со своими партнерами, сотрудниками, потребителями товаров и услуг. Интеграцию и организацию эффективного взаимодействия разнородных локальных информационных инфраструктур в единую информационную телекоммуникационную сеть позволяют выполнить системы компьютерной телефонии. Компьютерной телефонией называется технология, в которой компьютерные ресурсы применяются для выполнения исходящих и приема входящих звонков и для управления телефонным соединением. Интернет-телефония (IP-телефония) - технология, которая используется в Internet для передачи речевых сигналов.
Услуги IP-телефонии – бурно развивающегося сегодня вида связи – значительно дешевле услуг традиционной телефонии. В Интернет-телефонии существуют несколько типов телефонных запросов, среди которых запросы:
- с телефона на телефон;
- с компьютера на телефон;
- с компьютера на компьютер.
Средства организационной техники.
Средства организационной техники предназначены для механизации и автоматизации управленческой деятельности во всех ее проявлениях. К таким средствам относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.
Применение средств оргтехники в офисных процедурах и процессах связано с выполнением различных операций по обработке документированной информации или с организацией управленческого или иного труда. Поэтому классификация всей номенклатуры средств проводилась по функциональному признаку и была закреплена в соответствующем государственном стандарте (ГОСТ):
- носители информации;
- средства составления и изготовления документов;
- средства репрографии и оперативной полиграфии;
- средства обработки документов;
- средства хранения, поиска и транспортировки документов;
- офисная мебель и оборудование;
- другие средства оргтехники;
Средства оперативной полиграфии – машины, предназначенные для тиражирования документов. К этим средствам относятся: - машины для гектографической (спиртовой) печати;
- оборудование для оперативной офсетной печати;
- машины для трафаретной (ротаторной) печати;
- средства ризографического копирования (ризографы, дубликаторы).
Особого внимания заслуживает вариант оперативной полиграфии на ризографах, использующий достижения цифровой электроники и существенно улучшающий все характеристики трафаретной печати. Ризограф - копировально-множительный аппарат, предназначенный для оперативного выпуска печатной продукции, где нет слишком высоких требований по качеству печати. В основу тиражирования на ризографе положен принцип трафаретной печати. Наибольшей популярностью пользуются тиражирование прайс-листов, бюллетеней, опросных листов, инструкций, справочные или технические материалы.
Средства обработки документов используются в условиях современного офиса для обеспечения единого порядка оформления документов, придания им формы, удобной для наглядного представления и практического использования информации. К этим техническим средствам относятся:
- фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины;
- машины и устройства листоподборочные и сортировальные;
- скрепляющее, склеивающее и переплетное оборудование;
- конвертовскрывающие и резательные машины;
- машины для нанесения защитных покрытий на документы;
- адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины;
- машины для уничтожения документов;
- агрегативные линии для обработки корреспонденции.
2. Программные средства современных информационных технологий
Программные средства современных информационных технологий в целом подразделяются на системные и прикладные.
Прикладные программные средства классифицируются следующим образом:
- системы подготовки текстовых, табличных и др. документов;
- системы подготовки презентации;
- системы обработки финансово-экономической информации;
- системы управления базами данных;
- личные информационные системы;
- системы управления проектами;
- экспертные системы и системы поддержки принятия решения; Личные информационные системы предназначены для информационного обслуживания рабочего места управленческого работника и, по существу, выполняют функции секретаря. Они, в частности, позволяют:
- планировать личное время на различных временных уровнях, при этом система может своевременно напоминать о наступлении запланированных мероприятии;
- вести персональные или иные картотеки и автоматически выбирать из них необходимую информацию;
- вести журнал телефонных переговоров и использовать функции, характерные для многофункциональных телефонных аппаратов;
- вести персональные информационные блокноты для хранения разнообразной личной информации.
Системы подготовки презентаций предназначены для квалифицированной подготовки графических и текстовых материалов, используемых в целях демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях. Для современных технологий подготовки презентаций характерно дополнение традиционных графики и текста такими формами информации, как видео- и аудиоинформация, что позволяет говорить о реализации гипер-медиа технологий.
Системы управления проектами предназначены для управления ресурсами различных видов (материальными, техническими, финансовыми, кадровыми, информационными) при реализации сложных научно-исследовательских и проектно-строительных работ.
Экспертные системы и системы поддержки принятия решений предназначены для реализации технологий информационного обеспечения процессов принятия управленческих решении на основе применения экономико-математического моделирования и принципов искусственного интеллекта.
Системы интеллектуального проектирования и совершенствования управления предназначены для использования так называемых CASE-технологии (Computer Aid System Engineering), ориентированных на автоматизированную разработку проектных решений по созданию и совершенствованию систем организационного управления.
3.Организационно-методическое обеспечение информационных технологий.
Материально-техническая база информационного обеспечения включает в себя также организационно-методическое обеспечение информационных технологий:
- нормативно-методические материалы по подготовке и оформлению управленческих и иных документов в рамках конкретной функции обеспечения управленческой деятельности;
- инструктивные и нормативные материалы по эксплуатации технических средств, в том числе по технике безопасности работы и по условиям поддержания нормальной работоспособности оборудования;
- инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого и технического персонала в рамках конкретной информационной технологии обеспечения управленческой деятельности.
7. Автоматизированное рабочее место (АРМ) менеджера
В последнее время значительно выросло использование средств вычислительной техники в производстве. Некоторые рабочие места уже невозможно представить без этой техники. Внедрение ПЭВМ в производство предъявляет новые требования к подготовке специалистов. В современных условиях уже недостаточно знать только свою отрасль. Именно поэтому нужны такие специалисты, которые знали бы кроме своей специальности основы работы с вычислительной техникой и могли бы удобнее организовать свои рабочие места. Правильно спроектированное и организованное рабочее место менеджера позволит значительно повысить обоснованность и оперативность управленческих решений. Кроме того, при этом существенно сокращается численность работников управления, а также решается задача децентрализации управления, где предусматривается локальная обработка информации. Под АРМ менеджера следует понимать его рабочее место, оснащенное персональным компьютером и представляющее собой самостоятельный программно-технический комплекс индивидуального или коллективного пользования, который позволяет в диалоге или пакетном режиме вести обработку информации и получать все необходимые выходные данные в виде экранных или печатных форм. Автоматизированное рабочее место менеджера реализуется посредством совокупности информационных, технических, программных средств и методов. На номенклатуру АРМ и совокупность включаемых в них информационных технологий влияют структура управления, сложившаяся в учреждении, технологии предметных областей, схема распределения обязанностей и целей между сотрудниками. Таким образом, номенклатура АРМ зависит от управленческой структуры, а содержание - от целей, реализуемых ЛПР.
АРМ состоит из трех основных компонентов; обучающей системы, комплекса программных продуктов по обработке информации и сервисных средств (рис. 4).
Обучающая система включает в себя: интегрированную строку подсказок, систему закладок, указателей и справок, встроенная система примеров, гипертекстовая система документации, включающая руководство пользователя и руководство программиста, система контроля и обнаружения ошибок.
Комплекс программных продуктов для обработки информации включает в себя:
- для пакетного режима: ввод информации с дискет, сканера, по каналам связи (компьютерная связь, модемная связь), автоматизированные расчеты, обработку данных, вывод данных на печать, формирование архивов за отчетный период.
- для диалогового режима: ввод с клавиатуры, обработку информации в реальном времени, выписку документов с загрузкой базы, вывод данных по запросу на принтер, экран, в файл, работу с архивами.
Сервисные средства для настройки АРМ включают: настройку значности реквизитов, эргономическое обеспечение экранных форм, настройку цвета и звука, визитную карточку предприятия, установку системы доступа к данным, настройку алгоритмов расчетов, настройку таблиц входимости, настройку устройств (принтер, модем, сканер), календарь подготовки и сдачи отчетности.
Сервисные средства для эксплуатации АРМ включают: ведение классификаторов, генератор отчетных форм, администратора баз данных сетевого доступа, инструментарий для устранения последствий аварий, для приема и передачи данных по каналам связи, для копирования и сохранности информации, мониторинга, а также часы, таймер, калькулятор.
Информационная система, осуществляющая процесс поддержки принятия решения менеджерами, должна обеспечить реализацию целей их деятельности. Одной из наиболее распространенных форм реализации является система взаимосвязанных и взаимодействующих АРМ, в том числе руководителя и исполнителя. Руководителю нужна обобщенная, достоверная и полная информация, позволяющая принимать правильные решения, а также средства анализа и планирования различных сфер деятельности хозяйственного субъекта. К этим средствам относятся методы: экономико-математические, моделирования, анализа различных сфер деятельности, статистические, прогнозирования, а также обеспечивающие технологии - табличные, графические и текстовые процессоры, электронная почта, СУБД.
Специалисту-исполнителю необходим удобный инструментарий для обеспечения профессиональной деятельности в конкретной области, что определяется применяемыми в данной сфере предметными технологиями и разделением обязанностей между управленческими работниками. АРМ данного уровня характеризуется жестким включением в программный продукт функциональных и обеспечивающих технологий, что позволяет использовать специалиста невысокой квалификации, поскольку его действия носят декларативный, а не процедурный характер и глубоких знаний предметной технологии от него не требуется, так как они заложены в АРМ разработчиками программного обеспечения.
При выборе технических средств для проектирования и создания АРМ должны учитываться следующие факторы:
- ориентировочные объемы обрабатываемой информации;
- требуемая надежность функционирования технических средств;
- требуемая точность вычислений;
- необходимый объем оперативной памяти технических средств, обеспечивающий применение операционных систем;
- требуемый объем внешней памяти на устройствах прямого доступа, обеспечивающий работу с большими массивами, которые должны находиться в состоянии оперативной готовности.
В целом на выбор варианта комплексов технических средств влияют такие факторы, как количество и сложность алгоритмов решения задач, структура и состав базы данных, требования к объему, времени и достоверности преобразования информации.
При проектировании информационного обеспечения функционирования АРМ менеджера должны соблюдаться требования, выработанные в целом для задач автоматизации управления:
- методическое единство проектирования информационной системы. На основе системного подхода определяются совокупность объектов управления, состав информационной базы и взаимосвязь ее с решаемыми задачами;
- совместимость элементов информационной системы. Реализация этого требования означает создание взаимоувязанной совокупности форм обмена информацией, классификаторов, обеспечивающих обмен информацией во всех звеньях автоматизированной системы управления, выступающей как человеко - машинная система;
- унификация и структуризация форм обмена информации, включая унификацию и сокращение числа форм входных и выходных документов;
- интеграция обработки данных, обеспечивающая одноразовость ввода информации при многократном ее использовании, централизацию обработки данных, рационализацию и упорядочение схем документооборота.
Для создания программного обеспечения АРМ все больше обращаются к так называемому базовому программному обеспечению. Конкретный выбор готового БПО, адекватного автоматизируемым функциям, существенно сокращает сроки разработки и во многом определяет эффективность разрабатываемых АРМ, что в свою очередь влияет на степень повышения производительности труда персонала.
В основе автоматизации труда менеджера с использованием АРМ выделяется прежде всего работа с персональными базами данных. Для такой работы служит программные продукты, относящиеся к классу систем управления базами данных (СУБД). Именно современные СУБД включают в свой состав различные (как по принципам функционирования, так и по характеристикам) программные системы, ориентированные на применение различными группами пользователем.
Создание систем автоматизации организационного управления в современных условиях требует значительных изменений подходов к их разработке. Идеология традиционной автоматизированной системы базировалась на том, что основой управления является процесс обработки информации. Как следствие, реальная продукция АСУ состояла в выдаче громадного количества сводок с учетными, отчетными, аналитическими и другими данными, которые, по замыслу разработчиков, должны были существенно облегчить принятие решений. На самом деле каждое управленческое решение начинается с обзора ситуаций, после чего следует циклическое повторение следующих действий: причинно - следственного анализа, принятия решения (разработка плана) и оценки последствия принятого решения (анализа плана), то есть каждое решение имеет ярко выраженный поведенческий характер. При этом управление производится в условиях неоднозначности его целей и вариации допустимых альтернатив. При таком подходе все математические модели, в частности модели оптимального планирования, становятся лишь начинкой АРМ, основу которого должны составить средства интеллектуального интерфейса между моделями и пользователями.
Сегодня пользователь и ПЭВМ должны рассматриваться как одно целое. АРМ должно рассматриваться как основной элемент АСУ, причем АРМ должно быть спроектировано таким образом, чтобы имелась возможность его настройки на конкретного пользователя. Важнейшей чертой АРМ менеджера должно быть обеспечение возможности пользовательского проектирования. Следует отметить функции, которые должны быть реализованы в рамках создания АРМ менеджера:
· анализ и описание данных и фактов из предметной области для установления их взаимосвязей и систем;
· поиск, определение и описание состояния управляемого объекта;
· непрерывное отслеживание функционирования АРМ и фиксирования получаемых результатов;
· обеспечение заданной последовательности действий;
· обеспечение пользовательских интерфейсов.
АРМ менеджера сегодня должно быть спроектировано таким образом, чтобы имелась возможность его настройки на конкретного пользователя. Причем АРМ будут настраиваться, и изменяться самим пользователем.
Заключение
В настоящее время в теории и практике менеджмента возрастает интерес к информации как объекту и ресурсу управления. Это объясняется последовательным расширением информационного воздействия на управленческие решения. Спектр воздействий информационных технологий на менеджмент чрезвычайно широк. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.
Список использованной литературы
1. Абдеев Р. Ф. Философия информационной цивилизации. М., 2002 г.
2. Грабауров В. А. Информационные технологии для менеджеров. М.: Финансы и статистика, 2004 г.
3. Ларичев О. И. Теория и методы принятия решений. М.: Логос, 2005 г.
4. Юзвишин И. И. Информациология, М., 2000 г.
5. Юценко А.М., Моделирование информационного обеспечения управленческих решений. www.manage.ru
6. Матвеева Л.Р. Информационные технологии в менеджменте, www.cfin.ru
7. Аладьев В., Тупало В. Компьютерная хрестоматия: программное обеспечение ПК.- Киев: Энциклопедия. 2001.
8. Буренин Б.А. и др. Автоматизированные рабочие места руководителей и специалистов управления предприятием. - М: Машиностроение. 2003.