Как оформляют документы
СОДЕРЖАНИЕ: Независимо от того, пишется ли документ от руки, печатается ли на пишущей машинке или с помощью ПК, его оформление подчиняется определенным правилам.Каждому человеку в своей жизни приходится оформлять те или иные документы. Сейчас это все чаще и чаще делают с помощью компьютера. Но, независимо от того, пишется ли документ от руки, печатается ли на пишущей машинке или с помощью ПК, его оформление подчиняется определенным правилам.
Единые требования и правила оформления документов устанавливаются государственными нормативными актами7. Они обеспечивают:
юридическую силу документов;
их оперативное составление и использование;
быстрый поиск;
возможность автоматизации работы.
Документы печатаются, чаще всего, на листах формата А4 и должны иметь поля:
левое -- не менее 20 мм (обычно, 35 мм) -- для подшивки;
верхнее -- не менее 20 мм;
правое -- не менее 10 мм;
нижнее -- не менее 10 мм.
Любой документ состоит из набора составляющих его элементов (названия, текста, подписи и т. п.), которые называются реквизитами8. Расположение реквизитов на листе и их набор для каждого конкретного документа определяется стандартом. Мы рассмотрим несколько наиболее часто встречающихся видов документов.
На рисунке показано расположение реквизитов, использующихся в этих документах.
Адресат |
|
НАЗВАНИЕ ДОКУМЕНТА Дата Номер Заголовок к тексту Текст документа Подпись |
|
В адресе должны быть указаны должность, фамилия и инициалы получателя документа (в некоторых документах по традиции -- и автора), например:
Директору школы №9999
Петрову В.В.
от ученика 8 класса А
Иванова Ивана
Реквизит название документа проставляется на всех документах, кроме писем. Он печатается заглавными буквами (раньше -- по центру строки, теперь он, как и другие реквизиты печатаются с выравниванием по левому краю).
Дата -- один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Чаще используется числовая запись даты, но допустима и полная.
Заголовок кратко описывает содержание документа. Он должен быть грамматически согласован с названием, отвечая на вопрос о чем? или чего?. Например, АКТ инвентаризации.
После заголовочной части документа (шапки) следует основной текст. Для него при наборе на компьютере используется полное выравнивание, абзацный отступ устанавливается примерно 5-8 мм.
Заканчивает документ обязательный реквизит -- подпись. В ее состав входят: полное наименование должности; личная подпись и расшифровка (инициалы и фамилия). Документы коллегиального органа (собрания, совета, конференции и т. п.) подписываются его председателем и секретарем. На определенных видах документов подпись заверяется печатью, которая проставляется таким образом, чтобы захватить часть наименования должности и часть личной подписи.
Рассмотрим теперь конкретные виды документов.
Заявление -- документ, содержащий просьбу или предложение, адресованный должностному лицу или организации. Этот документ должен содержать: адрес, название документа, дату, текст и подпись.
При поступлении в учебное заведение или устройстве на работу может понадобиться автобиография. Она включает: название, дату, текст (краткие сведения о себе в хронологическом порядке) и подпись. В ряд фирм желающие получить там работу должны предоставлять документ, похожий на автобиографию -- резюме. Оно также содержит сведения биографического характера (в первую очередь, образование, опыт работы, навыки, имеющие отношение к профессии), а кроме того, персональные данные: фамилию, имя, отчество, специальность, адрес и телефон, дату и место рождения, гражданство, семейное положение (эти сведения указываются в начале текста).
В случае получения, например в долг, денег или ценностей, человек пишет специальный документ, подтверждающий это -- расписку. В ней должны быть: название, дата, текст и подпись. В тексте необходимо указать паспортные данные получившего ценности, а также перечислить полученное, обычно, с указанием стоимости.
Все эти документы являются личными. Кроме них приходится иметь дело с различными видами служебных документов. Наиболее часто возникает необходимость составления докладных и объяснительных записок, а также протоколов различных заседаний.
Докладная и объяснительная записка по набору реквизитов похожи на заявление, отличаются же только назначением. Докладная составляется при необходимости поставить руководителя в известность о тех или иных событиях, а также может включать предложения в связи с ними. Объяснительная же пишется человеком, причастным к какому-либо происшествию, и содержит описание его действий и объяснение причин, по которым эти действия совершены.
Последний документ, который мы рассмотрим, -- протокол. Он фиксирует ход собрания, совещания, заседания и включает следующие реквизиты: название документа, дату, номер, заголовок (название органа), текст, подписи председателя и секретаря. Текст протокола состоит из вводной и основной частей. В первой указываются председатель и секретарь, а также присутствующие (если более 10 человек, то только общее количество), затем -- повестка дня.
В основной части -- либо краткое изложение выступлений и принятые решения по каждому вопросу, либо только принятые решения.
Поскольку любой документ строится по некоторой стандартной схеме, при оформлении их с помощью компьютера рационально использовать шаблоны. Заранее для каждого вида документов готовится бланк, содержащий постоянные реквизиты (название и т. п.) и места для вписывания изменяющейся информации. Созданный бланк сохраняется на диске как шаблон. Затем, когда возникнет необходимость, достаточно будет загрузить его, заполнить пропуски и распечатать готовый документ. Не понадобится даже вписывать вручную дату -- современные текстовые процессоры делают это автоматически, используя показания календаря компьютера.
Примечания
В настоящее время действует ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов
От лат. Requisitum -- необходимое