Характеристика современной системы кадровой документации 2
СОДЕРЖАНИЕ: Содержание Трудовой кодекс Российской Федерации. 2 Законы, используемые в кадровой службе. 4 Законы, используемые в кадровой службе государственных органов. 8Содержание
[1] . В нем в ст.5 подробно указаны сведения, которые могут представлять государственную тайну. Указ Президента РФ Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне[2] .
Вопросам защиты персональных данных посвящена и специальная глава Трудового кодекса РФ – гл.14 - Защита персональных данных работника.
Персональным данным и их защите полностью посвящен Федеральный закон О персональных данных[3] . Цель Закона - обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну. Для любого работника кадровой службы крайне важно положение ст.1 Закона, в которой говориться, что Законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, с использованием средств автоматизации и без использования таких средств, то есть положения Закона распространяются и на традиционные технологии работы с документами, содержащими персональные данные. В основных понятиях, раскрываемых в ст.3 Закона, есть и развернутые определения: персональные данные - персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация; обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных;
В Законе фактически определена вся информация, с которой работник службы кадров имеет дело ежедневно, и совершаемые с ней действия.
Статья 7 Закона, как и Трудовой кодекс РФ, подчеркивает конфиденциальность персональных данных. На основании этого Закона служба кадров организации разрабатывает свое положение о работе с персональными данными.
В Федеральном законе О коммерческой тайне[4] раскрыт вопрос конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений (ст.11), положения, которого обязательно учитываются при оформлении на должности, предполагающей работу с конфиденциальной информацией, в том числе с персональными данными.
Федеральный закон Об информации, информационных технологиях и о защите информации[5] определяет многие понятия: информация, информационные технологии, информационная система, информационно-телекоммуникационная сеть, обладатель информации, доступ к информации, конфиденциальность информации, предоставление информации, распространение информации, электронное сообщение, документированная информация, оператор информационной системы. Учитывая активное внедрение информационных технологий в работу с кадровыми документами, все они важны для любого кадровика.
В Законе изложены принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации: свобода поиска, получения, передачи, производства, распространения информации законным способом; достоверность, своевременность, открытость; равноправие языков при создании информации; обеспечение безопасности и неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия.
В Законе четко определены права и обязанности обладателя информации, права физических и юридических лиц на доступ к информации и одновременно ст.9 говорит об ограничении доступа к информации. Последний раздел Закона 2006 г. (ст.16) посвящен защите информации. Защита информации представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на:
· обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации;
· соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа;
· реализацию права на доступ к информации.
Для организаций, имеющих право помещать изображение герба на бланках и печатях, важен Федеральный конституционный закон О Государственном гербе Российской Федерации[6] .
В соответствии со ст.4 Закона Государственный герб РФ воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина РФ, на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти, органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния, а также на других документах в случаях, предусмотренных федеральными законами. Статья 10 Закона указывает, что порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения Государственного герба РФ устанавливается Правительством РФ . В Постановление Правительства РФ Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации[7] говорится, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне .
Технические требования к гербовой печати изложены в ГОСТе Р 51511-2001[8] .
К важнейшим законодательным актам, затрагивающим процесс документирования, следует отнести и Закон РФ О языках народов Российской Федерации[9] и Федеральный закон О государственном языке Российской Федерации[10] . Они регулируют использование государственного языка при составлении и оформлении служебных документов.
Статьи 16 - 19 Закона О языках народов Российской Федерации посвящены использованию языка в официальном делопроизводстве, в том числе при оформлении кадровой документации, а ст.3 Федерального закона О государственном языке Российской Федерации устанавливает требование идентичности содержания и технического оформления текстов, выполненных на нескольких языках.
Учитывая, что службе кадров приходится иметь дело с обращениями граждан, надо знать и руководствоваться Федеральным законом О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации[11] , в котором дается определение, что понимается под обращением, предложением, заявлением, жалобой. В нем изложены требования к составу содержания письменного обращения: наименование адресата (наименование государственного органа или органа местного самоуправления) либо должность или должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, почтовый адрес, по которому может быть дан ответ, суть обращения (заявления), личная подпись и дата.
Исходя из требований Закона к структуре текста обращения, фактически строятся требования службы кадров к заявлениям, подаваемым работниками при поступлении на работу, увольнении, перемещении по должности, отпуске и т.д. Такие заявления обязательно содержат те же составляющие части: кому, от кого, о чем, подпись и дата, за исключением указания адреса, если работник уже работает в организации.
В Законе прописана и технология работы с обращениями: регистрация, обязательность рассмотрения, установлены сроки рассмотрения и контроль за исполнением. Важен для кадровой службы и установленный в Законе порядок приема граждан.
Законы, используемые в кадровой службе государственных органов
Для кадровых служб, обслуживающих государственных служащих, состав необходимых законодательных правовых актов должен быть значительно расширен, так как правовое положение государственных гражданских служащих определяется Федеральным законом О системе государственной службы Российской Федерации[12] и Федеральным законом О государственной гражданской службе Российской Федерации[13] , а также указами Президента РФ.
В развитие Закона О государственной гражданской службе Российской Федерации выходят Указы Президента РФ:
· Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 110 О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации;
· Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 111 О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценке их знаний, навыков и умений (профессионального уровня);
· Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 112 О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации;
· Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 113 О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим;
· Указ Президента Российской Федерации от 16 февраля 2005 г. N 159 О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации;
· Указ Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела.
В них детализируются не только порядок оформления поступления на государственную гражданскую службу, но и ее прохождение: аттестация, сдача экзамена, особенности ведения личного дела и др.
Любой работник, оформляющий трудовые правоотношения, должен иметь пенсионное законодательство, Закон о ветеранах и т.п.
Итак, чтобы правильно оформлять кадровые документы, необходимо иметь полный пакет законодательных правовых актов и руководствоваться ими при оформлении трудовых отношений.
Кроме законодательных актов в каждой кадровой службе должен быть пакет с нормативно-методическими документами, в которых описывается методика работы, то есть, как надо выполнять ту или иную запись или операцию.
Оформление документов кадровой службы
Общие правила составления и оформления документов закреплены в ГОСТе Р 6.30-2003 на унифицированную систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОКУД (класс 020000). Все эти виды документов составляются или с ними работают в службе кадров.
Как говорилось ранее, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работы, согласно Трудовому кодексу, остается трудовая книжка. В соответствии с этим утверждением в 2003 г. были изданы следующие документы:
· Постановление Правительства Российской Федерации О трудовых книжках[14] . В нем прописаны правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные
· Инструкция по заполнению трудовых книжек[15] .
Госкомстатом России утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Представленные в нем формы первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.
Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то предприятие вправе разработать форму документа самостоятельно, с учетом обязательных требований к реквизитам.
Кроме того, предприятие имеет право при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать их, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Запрещено только изменение или удаление реквизитов из унифицированных форм (включая код и номер формы, наименование документа и т. п.).
При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя предприятия. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных форм первичных документов.
Руководителям предприятий и работникам, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не является частной собственностью предприятия, и не может уничтожаться произвольным образом без соблюдения требований законодательства.
Работникам отдела кадров достаточно часто приходится вести переписку, как с организациями, так и с частными лицами, отправлять невостребованные документы, посылать поздравления и т.п. Для правильного оформления всех почтовых отправлений надо иметь в отделе для справок Правила оказания услуг почтовой связи[16] . В них изложен порядок адресования, кроме того, в них указаны допустимые размеры и вес писем и бандеролей.
Для работника кадров, в том случае, если ему приходится вручать сообщения, от получения которого адресат по какой-либо причине пытается уклониться, важен порядок отправки писем с уведомлением о вручении - почтовое отправление... при подаче которого отправитель поручает оператору почтовой связи сообщить ему... когда и кому вручено почтовое отправление. Например, уведомление об увольнении, о необходимости присутствовать в определенный день и т.д.
Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием сроков их хранения - типовых или ведомственных. Ведомственные перечни разрабатываются обычно организацией, возглавляющей отрасль, они учитывают специфику отрасли и содержат документы, не типичные для остальных организаций. Организации, не имеющие ведомственного перечня, должны пользоваться разделом 8 Кадровое обеспечение Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[17] .
Но помимо того, что надо знать, как выполнять ту или иную работу, надо еще иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.
Разработано достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.
В них указываются не только виды работ с определением норм времени на их выполнение, но и последовательно перечисляется содержание работы, т.е. работа раскладывается на составляющие ее операции.
Помимо норм времени на основные виды работ так же освещаются и вопросы организации труда, режим труда и отдыха, рациональное оборудование рабочих мест, санитарные нормы.
Список литературы
1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ в ред. от 29.12.2010
2. Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» в ред. от 10.11.2002 № 314-О
3. Указ Президента РФ от 20.11.1995 № 1203 Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне в ред. Указов Президента РФ от 08.04. 2011 № 421
4. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ О персональных данных[1] в ред.от 23.12.2010 № 359-ФЗ
5. Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ О коммерческой тайне в ред. от 24.07.2007 № 214-ФЗ
6. Федеральный закон от 27.08.2006 №149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации в ред. от 06.04. 2011 № 65-ФЗ
7. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗО Государственном гербе Российской Федерации в ред. от 28.12. 2010 № 8-ФКЗ
8. Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в ред. от 14.12.2006
9. ГОСТ Р 51511-2001 от 25.12.2001 Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования в ред. от 04.03.2004
10. Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 О языках народов Российской Федерации в ред. от 11.12.2002 № 165-ФЗ
11. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ О государственном языке Российской Федерации
12. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации в ред. от 27.07.2010 № 227-ФЗ
13. Федеральный закон от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ О системе государственной службы Российской Федерации в ред. от 01.12.2007
14. Федеральный закон от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ О государственной гражданской службе Российской Федерации в ред. от 28.12.2010
15. Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 О трудовых книжках в ред. Постановления Правительства РФ от 19.05.2008 № 373
16. Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. № 69 Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек
17. Постановление Правительства Российской Федерации
18.от 15 апреля 2005 г. № 221 Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи
19. Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
[1] Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» в ред. от 10.11.2002 № 314-О
[2] Указ Президента РФ от 20.11.1995 № 1203 Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне в ред. Указов Президента РФ от 08.04. 2011 № 421
[3] Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ О персональных данных[3] в ред.от 23.12.2010 № 359-ФЗ
[4] Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ О коммерческой тайне в ред. от 24.07.2007 № 214-ФЗ
[5] Федеральный закон от 27.08.2006 №149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации в ред. от 06.04. 2011 № 65-ФЗ
[6] Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗО Государственном гербе Российской Федерации в ред. от 28.12. 2010 № 8-ФКЗ
[7] Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в ред. от 14.12.2006
[8] ГОСТ Р 51511-2001 от 25.12.2001 Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования в ред. от 04.03.2004
[9] Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 О языках народов Российской Федерации в ред. от 11.12.2002 № 165-ФЗ
[10] Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ О государственном языке Российской Федерации
[11] Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации в ред. от 27.07.2010 № 227-ФЗ
[12] Федеральный закон от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ О системе государственной службы Российской Федерации в ред. от 01.12.2007
[13] Федеральный закон от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ О государственной гражданской службе Российской Федерации в ред. от 28.12.2010
[14] Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 О трудовых книжках в ред. Постановления Правительства РФ от 19.05.2008 № 373
[15] Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. № 69 Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек
[16] Постановление Правительства Российской Федерации
от 15 апреля 2005 г. № 221 Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи
[17] Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения