Курс лекций кандидата экономических наук, доцента толмачёва олега Михайловича по дисциплине: «информационно-документационное обеспечение предпринимательства (малого бизнеса)» Введение

СОДЕРЖАНИЕ: Тема 1 Информационно-документационное обеспечение управления как технологический процесс

КУРС ЛЕКЦИЙ

кандидата экономических наук, доцента ТОЛМАЧЁВА Олега Михайловича

по дисциплине:

«ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА (МАЛОГО БИЗНЕСА)»

Введение

Тема 1 Информационно-документационное обеспечение управления как технологический процесс

Тема 2 Информатизация (компьютеризация) организационно-распорядительной и административной деятельности

Тема 3 Составление и оформление документов

Тема 4 Организация делопроизводства

Тема 5 Организация документооборота

Тема 6 Контроль исполнения документов

Тема 7 Систематизация документов и их хранение

Тема 8 Техническая документация в документообороте

Литература

Введение

Переходный период в экономической истории РоссииXXвека привел к существенным изменениям межхозяйственных связей и самого содержания управленческой деятельности, которая с неизбежностью требует рационализации всего комплекса работ по информационно-документационному обеспечению.

Специфичность обеспечения хозяйственной деятельности документной информацией заключается в приоритете оперативности перед другими критериями эффективности управленческих решений при ощутимом дефиците квалифицированного, специально подготовленного персонала.

Объектами изучения предлагаемого курса являются документы, системы документации, организационно-технологические и методические основы обеспечения организаций, предприятий и учреждений документной информацией, реализованные как с помощью традиционных (ручных) методов работы, так и современных информационных технологий.

Содержание лекционного курса отражает современные направления рационального и эффективного построения документационных процессов и базируется на действующих нормативно-методических материалах, регламентирующих документационное обеспечение управления (ДОУ) — ГОСТах и нормативных документах, на автоматизированных и унифицированных системах документации (АСУ, УСД), единой системе документационного обеспечения управления (ЕГС ДОУ) и др.

Предлагаемый курс призван способствовать ликвидации объективно сложившегося разрыва теории и практики информационно-документационного обеспечения в условиях постоянно меняющихся параметров рыночной экономики.

Курс имеет целью ознакомление студентов и специалистов с основными видами организационно-распорядительной, проектно-сметной, конструкторской, технологической, научно-исследовательской документации, с описанием технологических процессов ее составления, оформления и практического применения. Определенное место в курсе занимает освещение организационных структур документационных служб, этапов документооборота, технологии процессов обработки, формирования и хранения документов с созданием баз и банков данных, ведения информационно-справочной и контрольной работы по документам.

Не менее важным аспектом настоящего курса является создание необходимых теоретических и практических предпосылок для прочного усвоения процедур подготовки и оформления организационно-распорядительной и справочно-информационной документации, составляющей сердцевину управленческих процессов.

Структурное построение и содержание курса призвано обогатить организационную культуру менеджера и специалиста. Курс является прикладным и изучается в органической связи с другими дисциплинами учебного плана экономических специальностей вузов (применительно к конкретной специализации).

Основная задача лекционного курса «Теория и практика документной информации» — сознательное и продуктивное усвоение роли и места документа в управленческом механизме, знание теоретических основ, приобретение практических навыков в подготовке, оформлении, использовании и контроле нормативных, организационно-распорядительных документов, обращающихся в народном хозяйстве.

Автор лекционного курса отчетливо сознает, что деятельность современного специалиста управленческих структур немыслима без использования современных информационных технологий и оргтехники при подготовке, принятии и исполнении решений. Руководить без информационно-документной базы, составляющей каркас организационной культуры, в современных условиях невозможно. Тем более в современной ситуации, когда командно-административная система, голосовое (телефонное) право стали достоянием истории.

Независимо от существенного технического и технологического прогресса в области управления, егодокументацион-наясущность не только не исчезает, но, наоборот, постоянно возрастает вместе с усилением информационно-правовой составляющей самого документа.

В связи с этим представляется актуальным исследование и разработка принципов построения и функционирования информационно-документационных систем независимо от сферы их практического применения.

Представляется, что ключевые понятия курса «документ», «информация», «документооборот» требуют нетривиального подхода и основательной современной аргументации. Предметом настоящего курса и является рассмотрение основ информационно-документационного обеспечения в условиях существенных изменений в сфере управления экономикой, вызванных современными информационными технологиями.

Тема 1 Информационно-документационное обеспечение управления как технологический процесс

План лекции

1 . Системы документации в народном хозяйстве России.

2. Технология и реализация информационных систем управления.

3. Основные характеристики информации.

Как известно, процесс управления включает в себя определенную совокупность типовых технологических операций по сбору и обработке документной информации; подготовке управленческого решения, его принятию и документированию, доведению до исполнителей; исполнению решения и контролю исполнения; сбору информации об исполнении, передаче информации по вертикальным и горизонтальным каналам; хранению и поиску информации.

Каждая из перечисленных операций реализуется в предметной, документной форме, создаваемой как традиционно (вручную), так и с помощью электронно-вычислительной техники. На практике недокументированные управленческие решения являются, в сущности, вспомогательными, оперативно-организационными и носят характерпредварительных.

Сложный механизм управления народно-хозяйственными объектами реализуется, главным образом, посредством достаточно универсальной документации распорядительного характера, создаваемой независимо от специфики деятельности или формы собственности,присущихконкретному предприятию (организации, учреждению).

К началу девяностых годовXXвека в аппарате управления страны было занято более 14млнчеловек, а ежегодный документооборот составлял не менее 60млрд листов с отчетливой тенденцией роста. Для такой страны, как Россия, указанные данные не кажутся фантастическими. 1. Документ. Системы документации в народном хозяйстве России

В процессе трудовой и общественной деятельности человека возникают документы, которые фиксируют, отражают и закрепляют сложные информационные связи между людьми и их различными формированиями. «Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве» — так определяется документ государственным стандартом.

Исторически сложилось так, что информация в документе закрепляется различными способами, сложившимися в процессе развития цивилизации: символически, письменно, графически, фотографически, с помощью средств аудио- и видео записи. Сам документ при этом выполнял, прежде всего, информационную функцию, но ему присущи и другие, не менее важные: коммуникационные, аккумулирующие, доказательные, учетные и распорядительные. В контексте настоящего курса на первый план выступает организационно-распорядительная функция, реализуемая с помощью сложившихся управленческих технологий, включающих в себя планирование, учет, контроль.

Каждый отдельный документ представляет собой единичный акт документирования как самостоятельного технологического процесса. При этом деятельность отдельных организаций, промышленных предприятий активно отображается совокупностью взаимосвязанных, взаимозависимых и органично взаимодействующих документов, которые объединяются базовым понятием системы документации.

Наиболее обобщенной и целостной системой является общегосударственная система документации, которая включает в себя фактически все виды документов, создаваемых и реализуемых в масштабах государства. Данная система, в свою очередь, образована множеством подсистем, которые классифицируются по предметным, географическим, функциональным, иерархическим и другим существенным признакам.

Так, функциональные системы включают в себя плановую, отчетно-статистическую, снабженческо-сбытовую и финансовую документацию, присущую всем без исключения органам управления народным хозяйством России.

Отраслевые системы документации отражают организационные аспекты органов отраслевого (ведомственного) управления, к которым относится деятельность министерств, ведомств, управлений и отделов федерального, регионального и местного уровней управления.

По существу, интенсивная деятельность по разработке и внедрению унифицированных систем документации развернулась в стране с конца шестидесятых годов XX века. При этом концепция такого рода систем связана с единством правовых и формальных требований к информации, необходимой и достаточной для координации управленческих процедур в конкретной сфере деятельности общества.

К концу девяностых годов в стране действовало свыше двадцати федеральных унифицированных систем документации, нормативная база которых регулировалась соответствующими ГОСТами. Так, для унифицированной системы организационно-распорядительной документации формы документов разрабатываются на основе модели ГОСТР6.30-7 «Требования к оформлению документов».

Создание в свое время общегосударственной системы документационного обеспечения (ГС ДОУ) позволило более определенно сформулировать понятие самой системы документирования как совокупности технологических процессов по созданию и обработке документов, создаваемых на предприятиях, в организациях и учреждениях самого различного статуса и ведомственной принадлежности. Система документирования при этом предполагает наличие определенных норм, процедур и требований не только к оформлению документа, но и к организации работы с ним, обработке, перемещению, хранению и контролю исполнения.

С внедрением в процесс обработки документной информации электронно-вычислительной техники и автоматизированных рабочих мест (АРМ) правомерным стало понятие информационно-документационного обеспечения управления, которое включает в себя организованную совокупность работ по получению, обработке, хранению и выдаче потребителю (абоненту) информации и документов как ее материальных носителей.

В объектах реализации информационно-документационного обеспечения, где еще не внедрены автоматизированные системы на базе ЭВМ, соблюдаются все технологические операции — от создания проектов документов до работы с документами внешнего происхождения: прием, распределение, регистрация, доставка (транспортировка), контроль исполнения, справочная и фондово-архивная обработка документов.

С внедрением ЭВМ в документационные процессы рассмотренная технологическая цепочка изменяется, так как специалист и руководитель получают возможностьработыкак с полным текстом документа, так и с фрагментами, содержащими прагматическую информацию.

Феномен документа состоит в том, что он выступает одновременно как объект, средство и предмет труда в единой сущности. Это обстоятельство является определяющим при составлении, оформлении, согласовании, утверждении и аналитико-синтетической обработке документной информации, занимающей от 60 до 80 процентов рабочего времени аппарата управления. При этом следует иметь в виду, что для значительной части служащих (плановиков, экономистов, бухгалтеров, секретарей-референтов, статистиков и др.) работа с документной информацией составляет основу их труда.

Внедрение современных информационных технологий и средств оргтехники в документационные процессы достаточно эффективно, но требует соблюдения, по меньшей мере, двух основных условий: единообразия форматов и рационального построения технологии обработки документной информации, при которой однотипные операции концентрировались бы в одном месте.

В Единой государственной системе документационного обеспечения, сложившейся еще в семидесятые годы, целесообразно выделить несколько приоритетных направлений рационализации и технологического совершенствования документационных процессов:

- унификация и стандартизация;

- централизация и упорядочение документооборота;

- эшелонирование хранения документов;

- экономика и планирование документационных процессов;

- организация труда специализированного персонала;

- механизация и автоматизация технологических процессов. Внедрение централизованной систем делопроизводства в масштабах государства позволило достичь единообразия и информационной совместимости документации различного иерархического построения и функционального назначения.

Массированное внедрение электронно-вычислительной техники в процессы документирования и организация работы с документной информацией потребовали существенной переработки основных положений ЕГСД с учетом реальных изменений технологических процессов подготовки, оформления и обработки документов. Новая система ЕГС ДОУ базируется на потенциальных возможностях ЭВМ, но учитывает и реальные возможности накопленного ранее опыта традиционной (ручной) обработки документов различного характера. При этом учитываются конкретные условия предприятия (организации) и объемы документооборота.

Таким образом, сложившаяся в России технология информационно-документационного обеспечения управления народным хозяйством и его структурными звеньями представляет собой совокупность методов и средств обработки документов, реализации информационных процессов и организационных процедур, призванных обеспечить эффективность управления.

Критериями качества управления потоками документной информации являются:

- комплексность (участие всех структур);

- системность (совокупность элементов, связанных организационно-технологическим единством);

- регламентация (упорядоченность элементов в заданных параметрах);

- оценка и стимулирование (сопоставимость результатов с принятыми критериями и мотивация рационализации управления).

Информационно-документационное обеспечение — весьма подвижная технология, обогащаемая новыми формами, методами и средствами обработки, хранения и распространения документов.

2. Технология и реализация информационных систем управления

Как известно из теории, эффективность информационных систем управления (ИСУ) обеспечивается значительными объемами типовых организационно-технологических процедур при обработке информации (А), принятии решений (Б) и использовании совокупности автоматизированных рабочих мест (В).

Основная типология и реализация информационных систем управления может быть представлена схематически:

ИСУ (информационная система управления)

Документная информация

Совокупность условий

Система АРМ

(персонал, средства, концепция, маркетинг)

----------------------------

Программные оболочки

Анализ поэтапной реализации предложенной схемы позволяет сделать важные практические выводы.

А. Информация поступает на все уровни управления, где ее учитывают и обрабатывают. Технология ДОУ состоит, в сущности, из организационно-технических, логических и творческих операций и функций в сфере управления.

Организационно-технологические функции связаны, прежде всего, с формированием документально-информационных потоков (ЦИП), разработкой графиков документооборота и процедур, связанных с получением, регистрацией, транспортировкой и хранением документной информации. Весьма существенны при этом и различные типовые расчеты: составление справок, прием, учет и выпуск документов; контроль исполнения; прием и выдача оперативных данных; планирование и прогнозирование.

Не подлежит сомнению, что эти операции характеризуются повторяемостью и простотой алгоритма. Не случайно, что для их выполнения не требуется затрат высококвалифицированного персонала.

Логические функции включают в себя более сложные алгоритмы и программы по отработанным ранее технологическим операциям. Такого рода действиями могут быть разработки документов по материально-техническому снабжению, реализации продукции, исследованию рынка, по созданию бизнес-плана. Подготовка такого рода документной информации требует специальных знаний и накопленного ранее опыта.

Творческая деятельность отображает действия руководителя и специалиста, направленные на принятие нестандартных, оригинальных решений при дефиците информации. Подобная деятельность предполагает возможность риска со стороны персонала, принимающего решения. Методология принятия решения при этом включает в себя и набор логических операций: анализ и синтез, расчет и прогноз, абстракцию и конкретизацию, субъектно-объектные отношения.

Таблица 1 Затраты времени на информационно-документационные функции управленческого персонала

Категории персонала

Информационные функции

организационно-технологические

логические

творческие

Менеджеры высшего звена

Менеджеры среднего звена

Менеджеры низового звена

Специалисты

Технические исполнители

Из таблицы очевидно, что подавляющая доля затрат времени приходится на реализацию технических и логических операций, присущих менеджерам низового уровня и техническим исполнителям. Современный технический и технологический уровень развития электронно-вычислительной техники позволяет с достаточно высокой экономической эффективностью механизировать и автоматизировать информационно-документационное обеспечение.

Б. На практике большинство отклонений и сбоев в работе организаций достаточнопредсказуемы, так как связаны с повторением традиционного набора управленческих решений по их предупреждению и устранению.Случайные отклонения возникают обычно на базе традиционных, поэтому и спектр решений по их устранению может быть скорректирован с помощью информационной системы.Достижение положительного эффекта возможно с помощью ведения базы данных (БД) и базы знаний (БЗ) при реализации соответствующего рода деятельности.

База данных представляет собой совокупность сведений, образующих общность целевых, ситуационных, проблемных, конструктивных и побочных (непредсказуемых) эффектов. БД позволяет свести функции руководителя или специалистак

нахождению аналогичных сведений и данных, анализу и синтезу их с целью прагматического использования.

База знаний содержит, как правило, программное обеспечение для реализации ситуационного анализа, предварительной оценки и сопоставления, апробированных и новых управленческих задач, поставленных перед конкретным исполнителем.

Органическая связь БД и БЗ, таким образом, достаточно перспективна для подготовки различных вариантов управленческих решений.

Примером такого рода может быть организация обработки служебной корреспонденции в канцелярии Президента Франции, в которой занято свыше 90 сотрудников, оснащенных АРМ на базе современных компьютерных систем. О возможности автоматизации документационного обеспечения можно судить по тому, что на 200 типовых запросов и обращений компьютер способен самостоятельно предоставить совет или вариант решения с указанием срока выполнения и конкретного исполнителя. Документная информация передается по конкретным адресам для оперативного исполнения и контроля. Нетипичные для БД запросы поступают для ответа специалистам. В процессе наполнения БД достаточным количеством ответов и результатов их выполнения подобные и нетипичные запросы переходят в разряд типовых и, следовательно, могут обрабатываться автоматически.

В. Автоматизированное рабочее место (АРМ) представляет собой совокупность технических, программных, математических и информационных средств для существенного повышения эффективности процессов машинной обработки информации и принятия решения человеком.

Современной наукой разработаны АРМ администратора, экономиста-плановика, диспетчера, юриста, инспектора, инженера-технолога, конструктора, исследователя, контролера, эксперта, секретаря-референта и т. д. На основе базовых моделей функциональных АРМ создаются наборы для специалистов различного уровня и большинства отраслей народного хозяйства.

Для обеспечения целостности и гибкости систем управления и производства современной практикой реализованы достаточно разнообразные комплексы совместимых АРМ, включающих в себя возможности АРМ, АСУ, САПР; коммуникативные средства; технические, программные и информационные средства.

Современные АРМ фактически исключают дублирование и промежуточные звенья при вводе, приеме и передаче информации. При этом существенно повышаются достоверность, оперативность и ценность информации.

В методологии программного обеспечения (ПО) неоценимую роль играет принципиально новая концепция построения АРМ — МУЛЬТИМЕДИА, которая обеспечивает многообразие одновременно предоставляемой информации, основанное на цифровой обработке аналогового видеосигнала.

МУЛЬТИМЕДИА включает в себя персональный компьютер и пакеты программ, реализующие звуковые и видеоэффекты, систему искусственного интеллекта и возможности обработки альтернативной информации.

Современные АРМ без преувеличения можно считать подлинной революцией в сфере обработки документной информации, повышающей не только оперативность обработки информации, но и качественные характеристики самой информации.

3. Основные характеристики информации

Понятие «информация» в настоящее время приобрело, в отличие от традиционного, обыденного, некоторый технократический оттенок в применении к любому потоку цифр, слов и предложений.Результат не замедлил сказаться: многочисленные базы данных стали переполняться излишними, повторяющимися и порой недостоверными сведениями.

Даже столь впечатляющее достижение в сфере информационных технологий, как Интернет, оказалось несвободным от этого недостатка.

Для руководителя и специалиста, занятого в народном хозяйстве, понятие «информация» имеет ярко выраженный потенциальный (ресурсный) характер, обеспечивающий выработку управляющих воздействий.

Существенной чертой современности является то, что все коммуникативные средства и организационные структуры основаны на технологиях получения, обработки, передачи и хранения данных. Данные — это совокупность сообщений, результатов мыслительной деятельности, сведений самого различного происхождения, характера, вида и назначения. В этом случае информация — это поток данных, несущих в себе новизну и полезность для руководителя, принимающего решение.

Документная информация, являясь частным случаем информации, представляет собой совокупность достоверных данных, имеющих ярко выраженный организационно-распорядительный и справочный характер.

Информационная система управления (ИСУ) представляет собой совокупность организационно-технических, технологических и методических средств управления (ПЭВМ, телефон, факс и др.), обеспечение рабочего места (мебель, сейфы и др.), профессионализм руководителей и специалистов производства, общую грамотность и информационную культуру, систему документационного обеспечения и собственно информацию.

Иерархия составляющих ИСУ должна быть органичной, а сама система играть стимулирующую, активизирующую роль при ограниченности ресурсов. Так, при традиционной (ручной) обработке информации (машинописные работы, вычисления на калькуляторах, делопроизводство в папках и картотеках) целесообразно использовать специалистов со средним образованием в области информатики.

Система документооборота в процессах информационно-документационного обеспечения играет существенную роль в формировании внешней и рабочей среды, обеспечивающей так называемый информационный комфорт: получение нужной информации в нужное время. Именно поэтому формирование данной системы есть прерогатива специалиста по организации управления (менеджера), а не специалиста по информатике, знакомого лишь с элементами теории организации. На практике, к сожалению, реализация документооборота (даже на крупных предприятиях) осуществляется канцеляриями, не располагающими кадрами, компетентными в вопросах управления.

Особое значение в реализации систем документооборота имеют наиболее общие параметры информации, которые можно классифицировать по двум составляющим:

- объективная, овеществленная в товаре;

- субъективная, отраженная, созданная человеком.

Товар как потребительная стоимость создает объективную информацию. Однако основное содержание информационных потоков составляет субъективная информация. Субъективно-объективные отношения в отраженной информации зависят от обилия факторов, в том числе от профессионализма, организационной и информационной культуры руководителя, соотношения потребностей и интересов, сложности процесса трудовых затрат на управление, технического уровня средств управления.

Таким образом, в то время, когда источник информации носит объективный характер, информация о нем субъективна, так как информационные процессы (сбор, обработка и доведение информации) осуществляются человеком, который может выступить и организатором информации (документной, прежде всего). В процессах документооборота субъективность информации, по сути, закладывается самой технологией на начальных этапах работы с документами.

Понятие «информация» немыслимо без двустороннего взаимодействия источника (информатора) и абонента (информанта), которые реализуются одновременно в феномене человека. Так, при управленческом воздействии на объект управления, руководитель механизмом обратной связи получает информацию о ходе воздействия и результатах деятельности управляемого объекта.

В процессе информационно-документационного обеспечения субъект управления призван отделить ценную информацию от «шумовой», выделить приоритетную часть, позволяющую анализировать реальное состояние системы и подготовить обоснованное решение.

Говоря о наиболее существенных характеристиках информации, представляется целесообразным выделить: объем (количество), достоверность (истинность), ценность, насыщенность (информативность), открытость (достоверность).

Объем информации предпочтительно связывать с количеством символьной и воспринимаемой информации. Объем символьной информации определяется количеством букв, знаков, символов и обозначается в единицах символов или байтах. Объем воспринимаемой информации связан с полнотой (достоверностью) информации о каком-либо объекте, необходимой и достаточной для принятия компетентного решения.Он зависит от обилия символов, формы представления (текст, графика, формула, звук), времени, затраченного на обработку, сложности информации или способов ее обработки, индивидуальных свойств информанта, реального состояния объекта управления (актуальность, агрегатное состояние объекта).

Объем воспринимаемой информации включает в себя три уровня: уровень информационной избыточности и,информационного дефицита, требуемый уровень информации.

Информационная избыточность сведений об объекте управления позволяет повысить качество решения, однако требует увеличения времени на принятие решения и повышает стоимость информации. Нередко в практике принятие важных и ответственных решений ведет к созданию избыточности информации. Наиболее простой путь к этому — дублирование данных.

Дефицит (недостаток) информации ощутим как при выработке, так и при принятии решения, так как увеличивает степень неопределенности и риска. В связи с этим для повышения вероятности правильного решения применяют современные экономико-математические методы, успешно реализуемые с помощью ЭВМ. Дефицит информации довольно часто возникает в условиях сокрытия сведений при монополизации информации. Монополизация отчетливо проявляется при засекречивании (обоснованном или необоснованном) определенного объема информации или в стремлении отдельных руководителей или организаций иметь исключительные права на обладание информацией для повышения своего общественного и имущественного статуса. В этом случае демократизация информационных процессов обеспечивает широкий доступ к информации самого различного характера через различные каналы связи. Международная научно-техническая практика, освоив всемирную сеть Интернет, продемонстрировала широчайшие возможности (и, увы, недостатки) такого рода.

Требуемый (задаваемый) уровень информации является величиной или понятием субъективным. Он определяется потребностями конкретного пользователя (абонента), которые позволяют учитывать индивидуальность человека.

На практике концепция АРМ в значительной мере комфортно и предметно реализует эту принципиальную характеристику информации.

Достоверность информации связана с процессом адекватности отражения реальных сведений в общем объеме воспринимаемой информации. Специалисты в области информатизации отмечают наличие трех уровней достоверности: абсолютного (100 %), достоверного (более 80 %), негативного (менее 80 %). Достоверность в значительной мере зависит от технологии документооборота, реализованной в средствах механизации и автоматизации: чем меньше живого труда персонала используется в сборе, обработке, передаче и хранении информации, тем выше ее достоверность.

Из практики известно, что об одном и том же событии можно получить самую противоречивую информацию в зависимости от технологии и аспектов ее аналитико-синтетической обработки. Опыт работы служб документационного обеспечения подтверждает, что достоверность информации существенно зависит от временных параметров реализации документооборота. Так, запаздывание абсолютно достоверной информации может привести к ее абсурдности (к примеру, сведения о курсе акций на бирже ценных бумаг).

Ценность информации с экономической точки зрения характеризуется снижением затрат различного рода ресурсов (энергетики, материалов, времени, финансов) на принятие правильного решения. Ценность имеет четыре уровня: нулевой (без экономии ресурсов), средний (сокращение затрат на повышение прибыли более 10 %), высокий (более чем вдвое), сверхвысокий (более чем в 10 раз).

Ценность определяет информацию как экономическую категорию (товар, имеющий потребительскую стоимость). Высокую ценность имеют, к примеру, имитационные модели производств, позволяющие руководителю обоснованно предусматривать возможные последствия альтернативных вариантов принимаемых решений. Информационные услуги среднего уровня ценности оказывают, как правило, консультационные фирмы, сознающие, что ценная информация — успешно реализуемый товар.Примером нулевой ценности может служить информация, дублирующая известные, устаревшие или сообщающая ложные, ненужные сведения для принятия управленческого решения.

Насыщенность информации характеризуется соотношением полезной и так называемой «фоновой» информации, служащей для лучшего усвоения профессионально значимой информации за счет эмоционально-психологического состояния потребителя информации (абонента). Фоновая информация включает в себя внешне скромные источники юмора, духовного стимулирования, занятных преамбул и наглядных вспомогательных таблиц. При отсутствии фоновой информации полезная информация воспринимается монотонно, с трудом. Однако изобилие фоновой информации (часто воспринимаемой как «шумовой») препятствует оперативному и прагматическому восприятию полезной информации.

Насыщенность в информатике часто идентифицируют с информативностью, которая характеризуется тремя уровнями: высоким (80—100 %), нормативным (50—80 %), низким (менее 50 % полезной информации). На практике нормативный (средний) уровень насыщенности должен формироваться руководителем (менеджером) путем добавления к краткому или полному тексту документа фоновой информации.

Открытость (доступность) информации — это возможность предоставления данных и сведений неограниченному кругу пользователей по критериям секретности, конфиденциальности и публичности.

Секретная информация отражает, как правило, глобальные потребности общества и имеет существенные ограничения использования (к примеру, сведения об обороноспособности страны, об уникальных месторождениях полезных ископаемых).

Конфиденциальная (служебного пользования) информация отражает интересы общества, коллективов, отдельных групп людей, описываемые ограниченным использованием данных. К конфиденциальной информации относятся данные и сведения с высоким уровнем ценности о кадровом, технологическом и научном потенциале предприятия, организации (инвестиционные и научно-технические программы, имущественное положение, методы исследования рынка, партнеры и клиенты, технология производства и структура цен, условия контрактов).

Публичная (открытая) информация не имеет ограничений использования и отражает интересы общества и потребности людей. Так, на предприятии, не связанном с государственным оборонным заказом, не должно быть секретной информации.

Законодательством России определено, что «лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки».

Получение информации может идти законным (легитимным) или преступным (криминальным) путем. Способами получения информации могут быть: контакты с сотрудниками, подкупы, шантаж персонала; использование специализированных технических средств; хищения.

Альтернативными способами защиты информации являются: охрана офисов и персонала; подбор и воспитание сотрудников; создание систем защиты документооборота.

Практике известны следующие технические средства получения и защиты информации:

- устройства акустического съема информации («жучки»);

- устройства съема информации с телефонной линии;

- выносные микрофоны и переходники, приемные устройства для микропередатчиков;

- устройства защиты и обнаружители средств прослушивания;

- диктофоны и радиостанции;

- системы видеонаблюдения.

Разумеется, указанные технические средства требуют немалых финансовых и материальных затрат. Так, обследование квадратного метра помещения на наличие «жучков» специалистами-профессионалами стоит в среднем 40 долларов США

Тема 2 Информатизация (компьютеризация) организационно-распорядительной и административной деятельности

План лекции

1. Основные элементы информатизации.

2. Правовое, справочное и информационное обеспечение.

3. Экономическое и финансовое обеспечение.

4. Персональный компьютер. Обозначения и предметизация.

5. Техническое обеспечение. Оргтехника.

6. Особенности управленческого труда в условиях компьютеризации.

Под информатизацией управления в организационных структурах понимают внедрение современных технологий (систем получения, обработки, передачи и хранения информации) в процессе разработки, реализации и контроля исполнения управленческих решений.

В экономике и управлении настоятельно требуют информатизации: организация труда руководителя, сбора, обработки и хранения документной информации, обучение и переподготовка персонала; бухгалтерский учет и финансирование; правовое, справочное и информационное обеспечение хозяйственной деятельности. Широкий спектр возможностей, открываемый современными информационными технологиями, требует продуманной системы организационно-технологических и административных мероприятий в масштабах предприятия, региона, отрасли.

7. Основные элементы, информатизации

Основными элементами информатизации управленческой деятельности, как известно, являются: программное обеспечение (ПО),компьютернаяи организационная техника, коммуникационные средства.

Оргтехника включает в себя широкий спектр устройств, реализующих механизацию рутинных (ручных) операций: копировальные машины и автоматы, телефоны (радиотелефоны), телефаксы, переговорные устройства, мини-типографии, ламинаторы, уничтожители документов, офисную и специализированную мебель (различные модели сейфов, турникетов, секционных шкафов) и др.

Наиболее разнообразный объем программного обеспечения реализован в отечественной практике бухгалтерского учета. Среди наиболее популярных программ специалисты называют: «1С», «Финансы без проблем», «Турбо-бухгалтер», «Супер-бухгалтерия», «Инфо-бухгалтерпроф», «Парус». Этот перечень далеко не полон, так как практически ежедневно пополняется специализированными фирмами — разработчиками и поставщиками различных программных продуктов.

2. Правовое, справочное и информационное обеспечение

Правовое, справочное и информационное обеспечение управленческой деятельности на предприятиях и в организациях России девяностых годов широко представлено программами, включающими в себя достаточно представительный объем документной информации:

- «Гарант» (налоги, учет и анализ, аудит хозяйственной деятельности, предпринимательство, банковское дело, валютное регулирование, таможенный контроль, гражданское право, собственность, землепользование, судебная и арбитражная практика);

- «17нек»(хозяйственное право и рынок, банковское право, интерконсультант, интерправо, зарубежная командировка, деловое письмо, письмо зарубежному партнеру).

Организация труда руководителя под общим названием «Автоматизированные рабочие места» (АРМ) обеспечивается следующими программами:

- «Директор»(фирма Электрон-сервис): контроль документооборота, кадры, текстовой редактор, регламент рабочего времени, картотека, договоры, календарь, часы, калькулятор, защита информации.

- «Руководитель проекта», «Проектировщик», «Руководитель архива» (фирма «8оШапс1 8уз1ет»): нормативы, форматы, классификатор, рубрикатор, архив (БД).

Документооборот может быть реализован с помощью программ:

- «АТЛАНТ-ТПП»(автомастерская система обработки данных управления технической подготовки производства и планирования ресурсов);

- «АТЛАНТ-ТЭП» (автоматизированная система обработки данных для технико-экономических исследований и планирования);

- «АТЛАНТ-цех» (автоматизированная система обработки данных оперативного управления производством);

- «Делопроизводство»фщыъ1 «Эйс».

3. Экономическое и финансовое обеспечение

Экономическая и финансовая деятельность в сфере управления представлена следующими программами и фирмами — создателямиПО:

- «Экономический анализ и прогноз деятельности» (фирма «ИНЕК»): технико-экономическое прогнозирование, бизнес-план, технико-экономическое обоснование возврата кредитов; анализ и выбор альтернативных вариантов; прогноз баланса, материальных и финансовых потоков;

- «Финансовый анализ предприятия» (фирма «ИНСОФТ»): общая оценка финансового состояния; анализ финансовой устойчивости, ликвидности баланса, финансовых коэффициентов деловой активности; расчет и анализ коэффициентов оборачиваемости; оценка рентабельности производства.

Несомненно, программное обеспечение процессов сбора, обработки и выдачи документной информации существенно повышает эффективность и качество управленческого труда. При этом следует помнить об экономической целесообразности приобретения и освоения программ применительно к масштабности и конкурентоспособности производства.

Современная отечественная и зарубежная информационная индустрия позволяет эффективно использовать накопленные в мире программные продукты. Информатизация современного общества постоянно наращивает номенклатуру компьютерной техники самого различного характера. Несомненный прогресс информатизации общества, связанный с возможностями всемирной сети Интернет, позволяет по-новому взглянуть на возможности баз данных и знаний, применяемых при формировании документационного обеспечения управления промышленными объектами.

4. Персональный компьютер. Обозначения и предметизация

Обработка документной информации предполагает овладение основными терминами и условными обозначениями, относящимися к ПЭВМ (ПК).

В состав обозначения персонального компьютера (ПК) входят обязательные и дополнительные предметы, разделяемые условным символом «/» — косой чертой. К обязательным предметным признакам компьютера относятся: тип и частота процессора, емкость винчестера, КЭШ-памяти, тип монитора или зернистость экрана. К дополнительным признакам (необязательным к обозначению) относятся: тип процессора, объем ОЗУ, тип НГМД. По мере разработки новых типов ПК могут добавляться и другие параметры, расширяющие потребительские возможности электронно-вычислительной техники. Таковызвуковая(8В) или видео (УВ) карты.

Пример обозначения персонального компьютера массового спроса: 386/387Вх/40/4/270/0.28, где

386 — тип центрального процессора (1п1е1 80386);

387 Вх — математический сопроцессор;

40—49 МГц — тактовая частота работы процессора;

4 Мб — емкость дополнительной памяти (КЭШ-памяти);

270 Мб — емкость винчестера;

0.28 ЬК — размер активного элемента экрана (низкая радиоактивность излучения).

Организация обработки документной информации с помощью компьютеров может осуществляться как локально (без сети),таки интегрировано (в режиме компьютерной сети). При локальной (местной) организации автоматизированной обработки данных на предприятии устанавливаются не связанные между собой ПК с соответствующими программными продуктами.При интегрированной организации создается внутренняя связь ресурсов всех компьютеров и программного обеспечения, формируется единая база данных и база знаний (БЗ), рассмотренные ранее.

Внедрение современных технических средств в процессы обработки информации преследует следующие цели:

- создание новых информационных комплексов;

- сокращение трудовых и материальных затрат на создание, обработку, поиск и доставку документов;

- улучшение качества и повышение оперативности копировально-множительных работ;

- надежность хранения и использования документов;

- повышение производительности и улучшение условий труда управленческого персонала, работающего с документами.

Наибольший производственный эффект достигается при совместном применении вычислительной и организационной техники. При этом основным требованием к техническим средствам является их технологическая совместимость и возможность агрегатирования в единую систему. Состав самих комплектов технических средств зависит от конкретных условий организации (предприятия) и его документооборота. Выбор номенклатуры и количества технических средств осуществляется в следующей последовательности:

- выбор и тематическая «группировка задач»;

- определение объемов работ за планируемый период по видам выполняемых операций;

- примерный (ориентировочный) перечень технических средств;

- расчет количества и уточнение номенклатуры технических средств.

При выборе технических средств обработки документной информации следует руководствоваться экономической целесообразностью приобретения и практического освоения, достигнутым уровнем организации труда, наличием необходимых производственных площадей, возможностями текущего (оперативного) ремонта..Техническое обеспечение. Оргтехника

Современный рынок средств оргтехники столь представителен, что мы можем привести лишь небольшой перечень применяемых в отечественной практике механизмов, автоматов и устройств для обработки документной информации:

- копировальные автоматы фирм «Вrower», «Cannon»;

- телефоны (радиотелефоны) фирм «Panasonic»;

- телефаксы фирм «Panasonic»;

- переговорные устройства типа «секретарь — директор», «пульт директорской связи» фирмы «Согшпах»;

- пейджеры фирм «С1оЬа1 N61», «Мо1ого1аАсМзоп», «Вгаго»;

- мини-типографии Кех-Ко1агу;

- ламинаторы, уничтожители бумаг. Резаки: комплекты фирмы «ОМР-Росс-Ком Уа1»;

- офисная мебель: комплекты фирм «Ваи Р1ех», «А.РИмпекс», «КТ-технологии», «Маг1ех», «Росспецстой»;

- сейфы (в наборах) фирм «8еп1гу-Соп8и1», «АУсо».

Возможности современного дизайна информатизации управленческой деятельности вполне реальны. В этом убеждают постоянные международные и отечественные выставки-ярмарки оргтехники, проводимые в России девяностых годов.

6. Особенности управленческого труда в условиях компьютеризации

В условиях информатизации народного хозяйства России основным параметром и продуктом управленческого труда становится информация, в том числе и ее документная составляющая.

Информация постепенно переходит в категорию товара, приобретая характер потребительской стоимости. При этом очевидно, что информационные системы управления позволяют освободить часть рабочего времени для расширения коммуникаций с работниками и диалога с системой управления, включающего в себя и реализацию механизма обратной связи в качестве контроля исполнения.

Компьютеризация позволяет повысить комфортность управленческого труда за счет получения достоверной информации и работы с пакетами прикладногоПО, имитирующего

интеллектуальную составляющую общего потенциала предприятия или его структурного подразделения.

Руководитель получает возможность выбрать из набора решений — лучшее, а неправильное (из ряда неопределенных решений) — на его собственный взгляд. Разумеется, стоимость результатов принятого решения увеличивается, а информация как отражение управленческого решения, многократно увеличивает свою стоимость, реализуясь в вещественных элементах производства. Неверно же принятое решение в масштабах региона, отрасли, государства может привести к ощутимым социально-экономическим и политическим потерям.

Так, принятое ранее решение о строительстве Байкало-Амурской железнодорожной магистрали с затратами 7млрддолларов (в сопоставимых ценах 60—70-х годов) в настоящее время представляется ошибочным и теперь приходится изыскивать многомиллионные ассигнования для поддержания жизнеспособности отдельных участков магистрали и сложившейся инфраструктуры.

Несомненно, компьютерное обеспечение труда руководителя уменьшает риск двойственного характера труда руководителя как высококвалифицированного специалиста и организатора производства. Автоматизированные информационные системы управления существенно сокращают время, затрачиваемое руководителем на работу в качестве специалиста.

Автоматизация управленческого труда, кроме того, существенно снижает потребность в мобильности руководителя: в служебных командировках и посещении структурных подразделений.

Информационная система управления обеспечивает руководителя достоверной и полной информацией о состоянии управления объекта управления для принятия решения и контроля исполнения. Руководитель (менеджер) в этих условиях будет постепенно адаптироваться к офисному, кабинетному стилю работы, что в условиях командно-административной системы считалось крупным недостатком управленческого труда.

Компьютеризация позволяет существенно расширить возможности реализации самого управленческого труда, обогащая его формы. Так, стали возможны немыслимые ранее деловые игры и моделирование, электронные записные книжки, телевизионные конференции, деловое слово, машиночитаемые бланки и форматы документной информации.

Содержательной базой создания и развития различных информационных услуг являются базы данных и знаний (БД и БЗ), наполняемые полезными сведениями, содержащимися и в документной информации. Сервисные функции документально-информационных систем позволяют повысить уровень содержания и качества кадровой работы, технического и организационного творчества персонала.

Автоматизация административного и управленческого труда способствует усилению воздействия законов и принципов управления, широко известных в теории: единства систем управления, сопоставимости управляющей и управляемой систем, пропорциональности производства и управления, экономии времени. Мы полагаем, что краткое знакомство с ними весьма полезно всем, кто имеет дело с документной информацией.

Закон единства систем управления реализуется путем создания организационных и технических предпосылок для создания единой и доступной БД, ликвидации обособленности и дублирования подсистем, накопления данных о функционировании предприятия, организации.

Закон сопоставимости управляющей и управляемой систем реализуется за счет соотношения производственного и управленческого потенциала, определяемого, как правило, уровнем фондовооруженности и соответствия профессионального уровня руководителей и специалистов современному технологическому уровню.

Закон пропорциональности производства и управления отчетливо проявляет себя в органичном соотношении прогнозирования и планирования при создании бизнес-плана, поддержания оптимальных социально-экономических и производственных пропорций.

Закон экономии времени требует постоянного уменьшения затрат живого труда в процессах подготовки и реализации управленческих решений. Информационно-документационные процессы отчетливо иллюстрируют различные проявления закона.

Отдельные законы и закономерности отражают весьма существенные особенности компьютеризации управленческого труда. Таковы законы экономии интеллектуального труда, эволюции методов управления.

Закон экономии интеллектуального труда отчетливо реализуется за счет создания и развития базы знаний (БЗ), основанной на информационной технологии и включающей в себя применение экономико-математических методов при оперативно-перспективном планировании; набор типовых вариантов и ситуаций, их решения, методов их преодоления и возможных последствий; нетрадиционных целей, проблем их решений, обучающих программ и нереализованных, в том числе «нелепых», предложений.

Закон эволюции методов управления (от административных корганизационным) требует неуклонного совершенствования стиля и форм деятельности. Как известно, суть административных методов сводится к координации и управлению по результатам (отклонениям) и требует отлаженной совокупности дисциплинированных воздействий.

Администрирование как способ управления является следствием дефицита информации или низкого уровня профессионализма руководителя. Основой же организационных методов управления являются планирование, организация и воздействия по упреждению нежелательных отклонений; органическая и динамическая связь социально-экономических, морально-психологических аспектов.

Указанные закономерности и степень их реализации в процессах информационно-документационного обеспечения позволяют привести в действие факторы стабильности, гибкости, адаптации и интеграции, кооперации различных элементов и процессов управленческого труда.

Информатизация (компьютеризация) процессов обработки документной информации с неизбежностью подводит нас к переосмыслению фундаментальных понятий документоведения: документооборота, делопроизводства, систематизации и хранения, контроля исполнения. По сути, и само понятие «документ» получает расширительное и достаточно универсальное толкование, охватывающее широкий спектр организационно- распорядительной, научно-технической и технологической документации.

Тема 3 Составление и оформление документов

План лекции

1. Нормативная база унифицированных систем документации.

2. Вид и бланк документа.

3. Адресование, согласование и удостоверение документа.

4. Основные требования к тексту организационно-распорядительных документов.

Создание и оформление документной информации является важным технологическим этапом документационного обеспечения, независимо от традиционных или машинных способов реализации.

Необходимость унификации и стандартизации документной информации в масштабах страны, отрасли, региона или отдельно взятого предприятия обусловлены обилием объемов и номенклатуры самих документов. Об этом было подробно сказано в главеIнастоящего пособия.

В настоящей лекции мы ставим целью более подробное и конкретное изложение технологических процессов, форматов и требований, предъявляемых нормативно-технической документацией России, к составлению и оформлению различного рода документов.

Как известно, наиболее общими и многочисленными в потоках документной информации являются организационно-распорядительные документы, применяемые при реализации распорядительной и исполнительной деятельности различных органов государственной власти, предприятий и организаций различного статуса и функционального назначения.

7. Нормативная база унифицированных систем документации

С 1 января 1999 года в стране действует ГОСТР6.30-97 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов»,являющийсяосновополагающим в процессах информационно-документационного обеспечения.

Стандарт разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федеральной архивной службы России.

Каждый отдельно рассматриваемый документ представляет собой совокупность элементов, называемых реквизитами (от лат.«реквизитум» — необходимое) — обязательными данными, сведениями, которые должен содержать документ, чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения различных операций. Таковы, например, название документа, его автор, адресат, заголовок, текст и др. На практике различные типы документной информации имеют специфический набор реквизитов.

Совокупность самих реквизитов образует формуляр документа (от лат.«формула» — форма, правило), который содержит текст, составленный заранее и требующий лишь заполнения некоторых строк и подписания, после чего он получает юридическую силу. Различные графические и текстовые макеты документов в совокупности образуют формуляр-образец, который является фактическим прототипом многих документов.

Упомянутым ранее ГОСТом 6.30-97 установлено расположение 29 реквизитов и два основных формата бланков документов — А4и А5. ГОСТом допускается использование бланков формата АЗ и А6.

Бланки документов должны иметь поля не менее:

20 мм —левое;

10 мм —правое;

20 мм —верхнее;

10 мм —нижнее.

2. Вид и бланк документа

Наименование вида документа (реквизит 08) — совокупность документов, выполняющих однородные функции. Указание вида (устав, постановление, приказ, протокол и др.) является одним из обязательных реквизитов, который может отсутствовать только на служебном письме.

Указание вида документа является признаком обязательности и оперативности его выполнения, формы и набора необходимых реквизитов, композиции текста. Название вида размещается в заголовочной части документа.

Бланк документа — это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенном для переменной.

Бланк изготовляется типографским способом и стандартным набором шрифтов. На практике получили распространение два вида бланков: общий и специализированный. В бланках две пары реквизитов являются взаимоисключающими: адрес учреждения-автора или вид документа со ссылкой на индекс и дату входящего документа или место составления. Реквизиты располагаются угловым и продольным вариантами. Угловой вариант более экономичен и рекомендуется для писем и документов, подлежащих утверждению (договоров, актов, инструкций).

Государственный герб РФ (реквизит 01) — символическое графическое изображение государственности с атрибутами власти и традиционных исторических ценностей. Герб помещают на бланках документов в соответствии с Положением о государственном гербе Российской Федерации.

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 03) — символическое графическое изображение основной деятельности организации, не заменяющее наименование и использующее товарный знак, регистрируемый в установленном порядке. Эмблема размещается на левом поле бланка — на уровне названия организации в соответствии с уставом (положением об организации). Ее не воспроизводят на бланке, где помещен Государственный герб РФ или Герб субъекта Российской Федерации.

Коды организации и формы документа (реквизиты 04, 05) используются при подготовке общего бланка документов с проставлением на верхнем поле документа по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации (реквизит 06), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. Наименование субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качествегосударственногонациональный язык, печатают на двух языках — русском и национальном. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть и должностное лицо, представляющее организацию.

Справочные данные об организации (реквизит 07) включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа (реквизит 08), составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В служебных письмах наименование вида документа не указывается.

Дата документа (реквизит 09) является временем его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 сентября2000 г.

Регистрационный номер документа (реквизит 10) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленный совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черчу (дробь) в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 11) включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Место составления или издания документа (реквизит 12) указывают в том случае, когда затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого в стране административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально.КТ, для служебного пользования — реквизит 13) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной или коммерческой тайне, к конфиденциальной информации.

3. Адресование, согласование и удостоверение документа

Адресат (реквизит 14) оформляется на документах, подготовленных для передачи руководству (заявления, записки, распоряжения, указания), или на письмах и документах, отправляемых другими организациями или физическими лицами. Реквизит состоит из следующих элементов: наименование организации (в именительном падеже), структурного подразделения (в именительном падеже), должности получателя, фамилии и инициалов (в дательном падеже), почтового адреса.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Если документ отправляютвнесколькооднородныхорганизаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Волгоградской области.

Элементы адреса указываются в последовательности, установленной Почтовыми правилами. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, а затем почтовый адрес, например:

Волгоградский государственный университет

400062, Волгоград

Вторая Продольная, 30.

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

400062, Волгоград,

ул. Калининградская, 37

Воропаеву Д. С.

Гриф утверждения (реквизит 15) санкционирует содержание документов, требующих утверждения для придания им юридической силы. Необходимость такого рода предусматривается, как правило, нормативными актами соответствующего уровня. Документ утверждается должностным лицом (лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Химпром»

Личная подпись

Л.И. Кутянин

01.06.99.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Протокол общего собрания

акционеров от 19.05.99 № 12

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Председателя

Правления банка

от 30.12.99 № 57

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Резолюция (реквизит 16), в сущности, закрепляет распоряжение руководителя по поводу решения вопроса, отраженного в документе. Основные требования к этому реквизиту: краткость, конкретность и однозначность. Элементы резолюции: адресат исполнителя (Ф.И.О.), характер и порядок исполнения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата. Резолюция — основа контроля исполнения. Размещается в верхней правой части документа (между адресатом и текстом).

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Иванову С.А.,

Денисенко А.И.

Прошу подготовить проект

соглашения с фирмой «Фотон» к 10.12.99

Личная подпись

05.11.99

Допускается оформление резолюции и на отдельном листе.

Заголовок к тексту (реквизит 17) включает краткое содержание документа. Обязательно согласуется с наименованием вида документа и отвечает на вопросы: о чем, о ком, чего, кого? Например: Приказ о проведении экологической экспертизы; должностная инструкция менеджера.

Исключение составляют документы, оформленные на бланках формата А5, заголовок к которым может не составляться.

Отметка о контроле (реквизит 18) характерна для документов организационно-распорядительного характера, требующих исполнения и взятых на контроль. Буква «К» или контрольная дата на левом поле документа располагается на уровне заголовка и чаще всего наносится штемпелем или цветным маркером (карандашами).

4. Основные требования к тексту организационно-распорядительных документов

Текст документа (реквизит 19) — основной реквизит, определяющий причины и цель его составления и оформления. Аргументами создания документа могут быть: актуальность вопроса, целесообразность, выбор вида документа, компетентность автора.

Приоритетные требования к документу — правдивость, точность, достоверность отражения проблемы, юридическая безупречность, грамотность и логичность изложения, максимальная краткость при сохранении полноты содержания, ясность аргументации.

Применение официально-делового стиля изложения призвано учитывать, что документ — стимул и мотивация действия. Ясность и краткость изложения достигаются заменой сложных предложенийпростыми, пространственных рассуждений — лаконичными, исключением повторений и однородных определений. Каждое слово в тексте должно нести четкую смысловую нагрузку. Нейтральный тон, изложение от третьего лица, замена местоимений существительными характерны для таких текстовых конструкций, как «администрация располагает», «предприятие направляет», «ученый совет рекомендует».

Исключение составляют тексты распорядительных документов (приказов, распоряжений, указаний), в которых изложение, в силу принципа единоначалия, ведется от первого лица. От первого лица оформляются заявления и записки (докладные и записки).

Структурное построение текста документа позволяет выделить две основные (смысловые) части:

1. Цели создания, принципы управления и побудительные мотивы (факты, ситуации, причины) к составлению документа;

2. Выводы, предложения, инициативы, просьбы, указания к действию.

Пунктуационные особенности документной информации состоят в том, что каждая новая мысль начинается с абзаца; тексты документов большого объема предпочтительно делить на разделы, пункты, подпункты с помощью арабских цифр (в алгоритмической последовательности).

Практике документационного обеспечения известны методы унификации текстов в виде трафарета, анкеты, таблицы, широко применяемые и в программном обеспечении автоматизированных информационных систем. При этом под трафаретом понимается заранее подготовленный унифицированный текст, состоящий из постоянной информации с пробелами (интервалами), предназначенными для переменной информации о конкретной ситуации. Применение трафарета текста позволяет сократить время подготовки документа в 3—3,5 раза.

В соответствии с требованиями ГОСТа 6.30-97 текст документа составляют на русском или национальном языке. На русском языке пишут тексты при направлении их в федеральные органы власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Таблица и анкета позволяют излагать текст без обычных грамматических связей с применением упрощенных лексических композиций. Таблица удобна для изложения однотипного характера, в том числе и фрагмента документа. В анкетах собирается информация по конкретно поставленным вопросам на основе заранее подготовленной программы.Анкета, как и трафарет, содержит постоянную (вопросы) и переменную (ответы) информацию.Подобно таблице, анкета не содержит предложений, а излагает лишь необходимые для данной организации сведения. Таковы, к примеру, кадровые документы (личные дела, карточки персонального учета и т. п.).

В практике служб документационного обеспечения с целью уменьшения объема документов и ускорения их восприятия (при сохранении информативности) широко применяются сокращения слов и словосочетаний. При этом следует помнить, что документная информация может содержать только те из них, которые приняты в общегосударственных классификаторах, допускаемых ГОСТом и установленных правилами русской грамматики.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. При этом подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей.В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.Текст может содержать и одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без мотивировки; справки, докладные записки — оценку фактов, выводов).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений и выводов, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «постановили», «выступили»).

К документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав акционерного общества входят», «экспертная комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («считаем целесообразным», «направляем для экспертизы»); от первого лица единственного числа («считаю возможным», «прошу рассмотреть»); от третьего лица единственного числа («Правление не возражает», «НИИ считает полезным»).

Отметка о наличии приложения (реквизит 20), названного в тексте, характерна для документов, имеющих различные приложения, дополняющие, разъясняющие или детализирующие вопросы, упомянутые в тексте. Широко распространенное на практике явление — объяснительные записки к конструкторской и проектно-сметной документации — регламентировано ГОСТР6.30—97. Отметка оформляется следующим образом: Приложение: на 7л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не упомянутое в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложения: 1. Положение об Управлении реализации продукции и исследовании рынка на 4л. в 2 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов отдела внешнеэкономических связей на 8л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишется «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 1

к приказу генерального директора

от 12.09.99. № 784

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо «Росхимнефти» от 19.06.99 № 08-3/ 156 и приложение к нему, всего на 14л. Если приложение прилагается не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 4 экз. в первый адрес.

Разумеется, общие требования к тексту служебных документов дополняютсяспецифическими, определяемыми характером и назначением документа. Так, приказ — правовой акт, издаваемый руководителем, действующим на основе единоналичия, для разрешения основных и оперативных задач имеет ряд особенностей, определяемых его статусом.

Основанием для издания приказа может явиться и инициатива любого структурного подразделения или должностного лица.

По своему составу приказы делятся на две большие группы: общие и по личному составу. Процедура подготовки приказа включает в себя ряд организационно-технологических этапов:

- изучение основного содержания вопроса;

- разработка проекта документа;

- согласование проекта документа;

- утверждение (подписание) приказа. Подготовительная работа с проектом приказа начинается

с определения круга отражаемых в нем вопросов, изучения законодательных, нормативных и организационно-распорядительных документов, касающихся аналогичных ситуаций. Необходимые исходные данные можно получить, используя информационно-справочные документы различного характера: акты, отчеты, справки, записки, доклады.

Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются и анализируются факты, ситуации, проблемы, реализуемые в форме приказа. Распорядительная часть несет основную смысловую нагрузку и излагается в повествовательной форме, начинаясь со слова «приказываю» (прописные буквы на отдельной строке прямо от полей, от нулевого положения табулятора; от констатирующей части — два машинописных интервала).

Текст распорядительной части должен быть конкретным, доступным и логически однозначным. Каждое намеченное поручение оформляется отдельным пунктом, который нумеруется арабской цифрой.

Каждый пункт содержит указание исполнителю (в дательном падеже), предписываемое действие и срок исполнения. В ряде случаев ответственный исполнитель (в именительном падеже) может указываться отдельной строкой. Исполнителем могут быть как отдельные организации, так и структурные подразделения. Предписываемое действие должно быть конкретным, избегающим словесных штампов типа «повысить», «поднять», «направить», «мобилизовать» и т. д.

Срок исполнения должен соответствовать реальному объему предстоящих работ с учетом интервала времени, необходимого для доведения поручения до исполнителя. Последний пункт приказа, как правило, указывает лицо, которому вменяется в обязанность общийконтроль заего исполнением.

Подготовка проекта приказа завершается оформлением заголовка в соответствии с требованиями, изложенными выше.

Согласование проекта производится с заинтересованными подразделениями, должностными лицами, ответственными исполнителями. Визы проставляются на первом экземпляре проекта приказа. При несогласии с проектом приказа пишется мотивированное заключение.

Завизированный и тщательно выверенный (относительно цифровых данных, персонального состава исполнителей, наименований и подчиненности подразделений) первый экземпляр приказа на общем бланке подписывается первым руководителем или лицом, его замещающим. После подписания приказ регистрируется, заверяется печатью (при необходимости), тиражируется и рассылается по реестру.

Аналогичным образом подготавливаются и оформляются постановления, решения, распоряжения.

Указание относится к правовым актам, издаваемым органами государственного и административного управления в основном по вопросам информационно-методического и организационного характера, касающегося исполнения распорядительных, инструктивных и других актов данных и вышестоящих органов. Данный вид распорядительного документа издается руководителем при решении текущих организационных вопросов.

Композиция текста указания традиционна: констатирующая (причины и цель издания документа) и распорядительная (конкретные предписания и задания, исполнители и сроки исполнения) части. Отличие от приказа — слово «предлагаю», которым начинается распорядительная часть указания. Печатается с отступом в два интервала от констатирующей части, прописными буквами от нулевого положения табулятора, на общем бланке.

В практике отечественных предприятий и организаций нередки случаи, когда право издания указаний делегируется заместителям руководителя, главным специалистам (главному бухгалтеру, главному механику, главному инженеру и т. д.).

Инструкция, в соответствии с Единой государственной системой делопроизводства, относится к правовым актам, издаваемым органами государственного управления (или их руководителями) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений), должностных лиц и граждан. Такова, к примеру, «Инструкция о делопроизводстве».

Одной из разновидностей инструкций является должностная инструкция, определяющая права и обязанности персонала.

Инструкция является организационным документом длительного действия, поэтому в ней отсутствуют упоминания конкретных исполнителей и сроков исполнения. В связи с основательной методической нагрузкой инструкции, к ее тексту предъявляются более высокие требования с позиции точности и доступности изложения. Достаточно широко используются слова «необходимо», «следует», «должен», «рекомендуется».

Структура текста инструкции обычно разбивается на разделы, пункты, подпункты. Начальным разделом являются «Общие положения» (цели, область применения, нормативная база и порядок соблюдения). Изложение текста — от третьего лица или в безличной форме («инструкция распространяется на...»), заголовок адекватно отражает круг вопросов и перечень лиц, на которых она распространяется («Должностная инструкция эксперта по рекламе»). Значительная часть инструкций создается на базе типовых, поэтому разработчику следует провести основательную информационную проработку существующего фонда инструктивной документации. Документ оформляется на общем бланке с грифом утверждения или отметкой об отношении к базовому распорядительному документу. Инструкция вводится в действие распорядительным документом (приказом, постановлением, указанием), в котором отражаются срок введения, ответственные лица и необходимые для ее введения организационные мероприятия.

Протокол относится к документам, фиксирующим ход обсуждения и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов (собраниях, совещаниях, конференциях.Документ ведется во время заседания специально назначенным лицом (секретарем).Формуляр протокола оформляется на обычном листе бумаги с отражением реквизитов общего бланка [наименование министерства, ведомства, предприятия (с указанием в заголовочной части вида документа — протокол), даты, номера, места издания.При этом следует учесть, что дата протокола заседания, порядковый номер протокола задаются в пределах срока выборности или текущего года].

Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиального действия (сообщение, заседание, собрание) и принадлежность самого коллегиального органа (в родительном падеже). Например: «Протокол заседания экспертной комиссии Волгоградского государственного университета».

Композиция текста протокола предусматривает выделение двух структурных частей.

Первая часть содержит четко определенную информацию, располагаемую стандартно:

Председатель—Ф.И.О.

Секретарь—Ф.И.О.

Присутствовали—состав присутствующих членов постоянно действующего органа (фамилии в алфавитном порядке, должности и название организаций, фамилии приглашенных).

На крупных и расширенных заседаниях присутствующие указываются только количественно, а пофамильный список — приложением к протоколу. Повестка дня включает в себя вопросы, прилагаемые к обсуждению. Каждый вопрос начинается с предлога «о» («об») и помещается с новой строки.

Вторая часть протокола — основная (текстуальная). В ней оформляется запись всех выступлений, т. е. фактически отражается коллегиальная работа. Строится по разделам в соответствии с порядком обсуждения вопросов повестки дня. Каждый раздел имеет три части — «слушали», «выступили», «постановили» («решили»), которые пишутся прописными буквами. При заранее подготовленных текстах или тезисах, выступления основного докладчика не записываются, а прилагаются к протоколу (с соответствующей оговоркой в тексте). Вопросы фиксируются вместе с ответами.

В практике известны полные и краткие протоколы.

В кратком протоколе указывается только фамилия докладчика и тема доклада, фамилиивыступающихи принятое решение. Такой протокол, разумеется, не дает полного представления о ходе обсуждения вопроса. Он оформляется, как правило, при стенографировании или аудиозаписи заседания или при проведении совещания оперативного характера.

В ходе заседания составляется черновой вариант протокола, который в пятидневный срок должен быть согласован с выступающими, уточнен и дополнен (если секретарь что-то упустил при записи), отредактирован и оформлен в соответствии с требованиями нормативно-технической документации.

Для точной и полной записи наиболее важных заседаний применяется стенография или аудиотехника. По результатам расшифровки записей выверяется и уточняется текст протокола. Стено- и фонограмма не исключают самого протокола, а в отдельных случаях хранятся совместно (таковы материалы ученых и диссертационных советов и др.).

Решения коллегиальных органов, отраженные в протоколах, доводятся до исполнителей в виде постановлений и решений, а в организациях, функционирующих на принципах единоначалия, — в приказах. Довольно распространенным вариантом доведения решений до исполнителей на практике являются выписки из протоколов, содержащие необходимые реквизиты основного документа.

Проведению самого заседания предшествует основательная организационно-методическая и аналитическая работа, документируемая в свою очередь. Прежде всего — это согласование и утверждение повестки дня, подготовка списка участников заседания и приглашенных, составление необходимых фактографических и аналитических справок по обсуждаемым вопросам, текстов или тезисов докладов, проектов принимаемых решений (постановлений). Все эти документы должны быть заранее подготовлены, размножены в нужном количестве экземпляров и своевременно доведены до участников заседаний.

Информация в протоколе, зафиксированная в тексте, часто не отражается, а дается отсылочно («текст доклада прилагается»). Документы подшиваются к протоколу с соответствующим оформлением.

Информационно-справочные документы — наиболее многочисленная группа в документообороте предприятия, организации, содержащая информацию самого различного характера о фактическом положении дел, которая может стать основой распорядительной документации.

Справка — документ, который содержит описание и подтверждение фактов, событий, ситуаций различного характера. Управленческая практика выделяет два вида такого рода документной информации:

- справки юридического характера, выдаваемые гражданам учреждениями (документы личного состава);

- справки информационного содержания, отражающие факты, события, ситуации и составляемые по запросу или указанию вышестоящих руководителей и организаций.

Справками преимущественно подтверждаются места работы (учебы), проживания, размер зарплаты, социального пособия и т. д. Составляются эти документы на общем бланке с применением типографских трафаретных текстов. Текст справки начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщаются сведения, и заканчивается указанием места представления справки.

Справки информационного характера подразделяютсянавнутренние и внешние. Внутренние справки оформляются на чистых листах бумаги, хотя и содержат предварительно отпечатанные основные реквизиты бланка с указанием структурного подразделения. Внешняя справка оформляется на общем бланке, ее текст может делиться на разделы с таблицами и схемами, иметь приложения. Обязателен заголовок, адекватный содержанию справки, с отражением даты или календарного периода («Справка об итогах 1999—2000 учебного года»).

Докладная записка является документом, адресованным руководителю данной или вышестоящей организации, содержащим подробное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Цель записки — информирование руководства о ситуации, факте или обстоятельстве для побуждения к действию или принятию решения.

Композиционно докладная записка разбивается на две части:

- констатирующую (описательную);

-рекомендательную(выводы, просьбы и предложения).

В отдельных случаях докладными записками информируют руководство и вышестоящие органы о ходе работ (о выполнении плановых заданий, указаний), которые могут представляться регулярно, периодически и эпизодически. В зависимости от адресата, докладные записки могут быть внутренними (в пределах организации) и внешними (за пределами организации). Внутренние докладные записки составляются на листе обычного формата с реквизитами (наименование подразделения, вид документа, дата, заголовок, текст, адресат, подпись автора с указанием должности), внешние докладные записки оформляются на общем бланке и подписываются руководителем организации.

Объяснительная записка, как правило, поясняет содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета, проекта) или объясняет причины какого-либо события, факта, явления.По своему содержанию объяснительные записки делятся на две основные группы:

- записки, являющиеся приложением к основному документу, дополняющие и объясняющие его; сопровождающие планы и отчеты (оформляются на общих бланках, подписываются руководителями);

- записки, составленные отдельными работниками для объяснения их поведения, поступков, нестандартной ситуации (оформляются подобно первой группе).

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

Этот вид документной информации отличается значительным разнообразием, определяемым конкретным значением.Таковы: акт ликвидации (организации, предприятия), акты проверки, приема-передачи, инвентаризации, проведения испытаний, дегустации, приема завершенных строительных объектов, уничтожения документов и др.

Акт — продукт комиссионной деятельности, как правило, постоянно действующей комиссии, созданной на основании распорядительного документа. Составлению акта предшествуют: изучение существа вопроса, его правовой базы и

сопоставление фактического положения дел с действующими законодательно-нормативными актами. В процессе проверки обычно ведутся черновые записи, отражающие статистическую информацию.

Акт оформляется на общем бланке. По ряду типовых, традиционных ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы, которыми стандартно определены состав и порядок размещения информации в данной разновидности документа.

Текст акта логически и композиционно состоит из вводной части (основание для составления, составители, присутствующие), текста, начинающегося словом «основание» (печатается от левого поля), состава комиссии (фамилии и инициалы в алфавитном порядке с перечислением должностей и названием учреждений), констатирующей части (с абзаца — цели, задачи, суть и результаты проведенной работы) и, наконец, заключения (выводы, заключения комиссии, предложения) и сведения о количестве экземпляров иместеих хранения.

Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии без указания должностей. Обязателен заголовок. После утверждения рекомендательная часть акта приобретает распорядительную силу иобязательна к исполнению. Место и дата составления акта должны соответствовать месту и дате актируемого события.

Служебные письма — наиболее распространенный и массовый вид документной информации, служащий средством обмена сведениями между юридическими и физическими лицами. В документально-информационных потоках (ДИП) и документообороте предприятия, организации они нередко составляют до 80 % общего объема документов.

Мотивация письменных обращений может быть самой различной.Их содержанием могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, изменения, сообщения, замечания, рекомендации, отзывы, разъяснения, напоминания и т. д.

Письма размещаются на специальных бланках для писем, в которых, в отличие от общего бланка, есть адрес организации — автора и место для ссылки на инициативные документы.

Текст служебного письма должен быть посвящен одному вопросу и состоит из двух частей. В первой, вводной, приводятся мотивы подготовки документа, ссылки на обстоятельства, факты, события, побудившие написать письмо, или указание на решение вышестоящего органа, явившееся основанием составления письма. Во второй части даются выводы, формулируются просьбы и предложения.

Для более продуктивного восприятия текста, уяснения сущности излагаемого вопроса письмо целесообразно начинать с постановки вопроса, помещая доказательства и аргументы во вторую часть. Разновидности писем имеют свои структурные, композиционные и содержательные особенности.

Письмо-приглашение может быть адресовано как юридическому, так и физическому лицу, отражая пожелание участия адресата в каком-либо мероприятии (конференции, выставке, ярмарке) с указанием сроков проведения, места и условий участия. Письма-приглашения относятся к типу инициативных писем.

Письма-извещения сообщают о факте или событии, информация о которых может быть полезной адресату, начинаясь словами: «извещаем», «ставим в известность», «сообщаем».

Письма-напоминания информируют о приближении сроков проведения мероприятия, завершения работ, возвращения документации. Подобные письма не отличаются сложностью композиции и могут состоять фактически из одной фразы. Нередко вторая часть письма указывает на санкции и меры, применяемые к нарушителям сроков и условий.

Сопроводительное письмо направляется адресату вместе с прилагаемыми документами, разъясняя в тексте их содержание или задания к ним, начинаясь, как правило, словами: «направляем», «посылаем», «представляем». Письма подобного рода содержат сведения о виде, заголовке, дате и регистрационном номере сопровождаемого документа.

Служебные письма подразделяются на две основные группы: требующие и не требующие ответа. В ответных письмах перед заголовком дается ссылка на дату и номер инициативного письма, облегчающие поиск копии и комплектование баз данных.

Телеграмма — срочное сообщение, передаваемое по телеграфу. Круг вопросов неограничен. Передается в случаях, когда другие способы передачи информации не обеспечивают оперативность принятия решения.

Телеграмма оформляется на специальном бланке с реквизитами адресата [почтовый индекс, город, улица, номер дома, краткое (условное) наименование предприятия или фамилии получателя]. Практически все крупные организации и предприятия для экономной и упрощенной обработки телеграфных сообщений имеют зарегистрированный государственным телеграфом сокращенный адрес (иногда — с условным, кодифицированным названием организации).

Основные требования к тексту телеграммы: каждое слово должно нести максимум информации; предлоги и местоимения, некоторые частицы и знаки препинания исключаются. Если отсутствие этих частей речи приводит к искажению смысла, то они обозначаются сокращенно: «тчк», «зпт», «квч». Вопросительные, восклицательные знаки, проценты, «+», « №», «-» —пишутся словами. Количественные данные — цифрами.

Адрес, текст, подпись телеграммы печатаются прописными буквами; знаки, сокращения обозначений — строчными. Текст печатается на одной стороне листа через два интервала. Адрес от текста отделяется тремя интервалами. Под текстом — должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Ниже подписи — разделительная черта, за которой указываются служебные сведения: должность, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписи (отправления), адрес отправителя. Сведения под разделительной чертой не передаются.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью, исполняется в двух экземплярах: первый передается телеграфному пункту, второй (неподписанный) — в дело.

Факс — документ, передаваемый средствами факсимильной связи (от лат.«факсимиле» — делай подобное), электрическим способом передачи плоского изображения (текста, таблиц, схем и т. п.) факсимильными аппаратами.

Факсимильный аппарат представляет собой комплекс механических светооптических и электронных устройств для передачи изображений оригиналов по каналам электросвязи и для приема таких изображений с их воспроизведением в виде копии (факсимиле).

При составлении текста, посылаемого в некодированном виде, рекомендуется в самой краткой форме точно и ясно изложить необходимую информацию.

Тема 4 Организация делопроизводства

План лекции

1. Функции службы документационного обеспечения.

2. Должностная инструкция специалиста по документной информации.

3. Инструкция по делопроизводству структурного подразделения.

Служба документационного обеспечения управления может иметь различный статус: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат, отдел обработки и защиты информации. В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик, работу службы может выполнить секретарь.

Функции, права и содержание деятельности, т. е. организационно-правовые и методические принципы работы службы ДОУ, определяются положением о ней, структура службы и ее задачи соответствуют технологической цепочке операций, проводимых с документной информацией.

7. Функции службы документационного обеспечения

В своей деятельности документационные подразделения руководствуются законами, указами, постановлениями правительства, приказами и распоряжениями соответствующих руководителей, положениями о службе и Единой государственной системы ДОУ, правилами работы архивных учреждений, инструкцией по делопроизводству, должностными инструкциями работников службы, государственными стандартами на унифицированные системы документации (в том числе на систему организационно-распорядительной документации).К основным функциям службы подразделения относятся: - полное информационно-документационное обеспечение функционирования организации: сбор, учет, первичная обработка и отправка корреспонденции, распределение, доставка, изготовление и размножение (тиражирование) документов, контроль за их исполнением, формирование дел (баз данных),

текущее хранение и подготовка к передаче массивов документной информации в архив;

- подготовка машиноориентированных и машиночитаемых форматов документной информации;

- организационно-методическое руководство иконтроль за реализациейтехнологических процедур ДОУ во всех структурных подразделениях предприятия (организации);

- систематическое совершенствование информационно-документационного обеспечения на основе компьютеризации и применения современных информационных технологий и средств оргтехники;

- непрерывное повышение квалификации работников службы ДОУ.

Вся работа по документационному обеспечению состоит, в сущности, из непосредственного оперативного обслуживания документной информацией и организационно-методическими материалами всего комплекса работ по информационно-документационному обеспечению.

Предпочтительно служба ДОУ должна представлять собой самостоятельное структурное подразделение, централизованно обрабатывающее весь документально-информационный поток предприятия (организации).

В крупных и средних организациях эта служба имеет сложную структуру, в которую входят: секретариат, юридический и общий отделы, экспедиция (с функциональными группами обработки), учетно-справочная часть, контрольно-инспекторская группа, бюро по работе с обращениями граждан, машинописное бюро, участок оперативной полиграфии, архив и инспекционно-методическая группа.

В небольших организациях и учреждениях роль структурных подразделений службы ДОУ могут выполнять отдельные должностные лица. Номенклатура должностей работников службы ДОУ определяется в соответствии с единой номенклатурой должностей служащих, утверждаемой Комитетом по труду и социальным вопросам.К ним относятся категория руководителей (начальники и их заместители, помощники руководителя), секретари, архивариусы, инспектора, стенографисты, секретари-референты, экспедиторы, курьеры, редакторы, корректоры).

С 1988 года в квалификационный справочник должностей введена должность документоведа, получающего высшее образование по специальности: «Документовед. Организатор делопроизводства».

Нет смысла доказывать истину, что основными факторами штатного состава службы ДОУ являются: объем документооборота, общая численность персонала и количество структурных подразделений, получаемых и обрабатываемых документов за конкретный календарный период (год).

2. Должностная инструкция специалиста по документной информации

Основой рациональной и эффективной организации управленческого (в том числе и документационного) труда является однозначное распределение функций и служебных обязанностей между сотрудниками структурного подразделения организации, предприятия.

При этом разделение труда закрепляется требованиями должностной инструкции, определяющей организационно-правовое положение работника в подразделении.

Композиционно и логически должностная инструкция разрабатывается на основе требований квалификационного справочника должностей служащих, типовых должностных инструкций и конкретных условий и потребностей данного рабочего места. Инструкция является своеобразным алгоритмом трудовой функции, определяющим не только то, что требуется делать, но и регламентирующим качество и последовательность тех или иных технологических операций.

Должностная инструкция — приоритетный и ответственный документ, описывающий организационные и методические параметры труда каждого сотрудника.

Структура инструкции, как правило, состоит из традиционных разделов:

- общие сведения;

- функции, права и обязанности работника;

- взаимоотношения (по вертикали и горизонтали);

- ответственность и стимулирование (оценка качества труда). Все разделы, формулировки и положения инструкции

должны быть четкими, категоричными и недвусмысленными. В разделе «Общие сведения» перечисляются основные задачи должности, порядок приема и увольнения, профессиональные (квалификационные) требования к сотруднику, его подчиненность и нормативные документы, определяющие организационно-правовой статус работника.

Раздел «Функции» определяет конкретный производственный участок, обеспечиваемый данным сотрудником с перечислением конкретных видов выполняемых им работ. Так, делопроизводство как функция должности, предусматривает: контроль отметки об исполнении документов, оформление их для надежного хранения и выдачи во временное пользование, подготовку документов к передаче в архив организации.

Раздел «Обязанности» излагает порядок выполнения работ, сроки и методы выполнения каждой операции (дифференцирование, эшелонирование документов и их регистрация), количество экземпляров РКК и т. д.

Именно разделы «Функции» и «Обязанности» должны содержать подробные методические указания о существе и порядке выполнения различных технологических операций с документной информацией.

Раздел «Права» излагает правовые возможности работника, свои должностные функции в трудовом процессе.

Раздел «Взаимоотношения» в документационных процессах весьма актуален, т. к. указывает, когда, от кого и в каком виде работник получает информацию и документы, и кому, когда и в какой форме они передаются и согласовываются.

Раздел «Ответственность и стимулирование» содержит основные меры ответственности, которые несет работник в случае небрежного и несвоевременного выполнения своих обязанностей и критерии оценки качества труда должностного лица.

Должностная инструкция проходит основательную процедуру согласования и утверждается руководителем структурного подразделения, в котором трудится данный работник. Ее утверждение в большинстве случаев — прерогатива первого руководителя (работодателя).

3. Инструкция по делопроизводству структурного подразделения

Документационное обеспечение управления (ДОУ) в целом регламентируется инструкцией по делопроизводству, которая разрабатывается на основе общегосударственной системы ДОУ, основных правил работы ведомственных архивов, комплекта ГОСТ «Унифицированные системы документации», методических и инструктивных ведомственных материалов.

В структурных подразделениях организации, предприятия, располагающих техническими, материальными и кадровыми ресурсами, разрабатываются и внедряются специализированные инструкции по делопроизводству, отражающие специфику и объемы работ с документной информацией. Таковы отделы научно-технической информации, обработки и комплексной защиты информации, проектно-конструкторские и научно-исследовательские подразделения, располагающие большими объемами технической и технологической информации.

Логико-композиционное построение инструкций по делопроизводству структурных подразделений, в сущности, адекватнотиповым, но отдельные разделы документов разрабатываются и согласовываются с компетентными ведомственными и межведомственными организациями, выполняющими сходные документационные операции.

Инструкция по делопроизводству отдела, службы указанного профиля разрабатывается и согласовывается с руководителем централизованной службы документационного обеспечения. Отдельные положения инструкции могут быть положены в основу работы аттестационных комиссий и процедур оценки качества труда персонала, занятого обработкой и хранением документной информации.

Тема 5 Организация документооборота

План лекции

1. Понятие, структура и объем документооборота.

2. Технология приема, обработки и распределения документов.

3. Обработка и движение исходящих и внутренних документопотоков.

Документально-информационные потоки на предприятии, в организации являются составной частью информационной среды, в которой находятся десятки, сотни подразделений и специалистов, требующих количественного и качественного упорядочения документов с целью их эффективного применения.

1. Понятие, структура и объем документооборота

Документооборот в соответствии с ГОСТ 16487-83 определялся как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Само понятие «документооборот» включает в себя процесс некоего кольцеобразного движения, при котором документ начинает свое движение и завершает его в одном и том же пункте, каковым и является служба ДОУ, независимо от своей организационной структуры или статуса.

В свою очередь, само движение документов —этопрежде всего перемещение управленческой информации — необходимого руководителям и специалистам ресурса для реализации функций управления, принятия обоснованных решений и фактического их исполнения. В сущности, целенаправленное, рациональное движение документов характеризует уровень организации управления.

Перемещение документов в организации не может быть хаотичным. Выполнение творческих операций с документально-информационным потоком должно обеспечиваться комплексом технических и формально-логических операций по учету, регулированию распределения документов между должностными лицами,контролю засвоевременным рассмотрением и исполнением документов, их рациональному хранению.

Таким образом, документооборот — это регламентируемая технологическая схема движения документов по установленным маршрутам для реализации необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами. Число пунктов обработки, скорость перемещения и оперативность выполнения операций определяют уровень совершенства технологии и результативность обеспечения управленческого персонала документной информацией.

Практика управления выработала основные требования к реализации документооборота:

1. Перемещение документов кратчайшим путем, через минимальное количество пунктов обработки, исключающее дублирование технологических операций.

2. Избирательность доставки документной информации руководителям и специалистам в соответствии с их потребностями и функциональными обязанностями.

3. Технологическая и практическая обусловленность перемещения документов.

4. Простота и однообразие маршрутов и состава технологических операций для массовых видов документов, интегральный принцип обработки документов (однократность обработки и многократность использования).

Указанные требования сохраняют свою правомочность и при автоматизированной (компьютерной) обработке документной информации. В этом случае важнейшим требованием к документообороту является совместимость и адаптивность к применению новых информационных технологий.

Документооборот на практике представляет собой технологический процесс с его структурными составляющими — документопотоками, которые могут быть классифицированы следующим образом:

- нисходящий (входящий, входной) документопоток;

- восходящий (исходящий, выходной) документопоток;

- горизонтальный (внутренний, циркулирующий) документопоток.

Функционирование указанных документопотоков характерно не только для предприятия (организации) в целом, но и для конкретного структурного подразделения или автоматизированной системы.

Каждый из потоков характеризуется количественной и качественной определенностью (вектором, составом и объемом) перемещающихся документов.

Так, нисходящий документопоток несет с собой исходную, первичную информацию для управления и включает в себя: документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма и т. д.), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан, запросы депутатов.

Восходящий документопоток (письма, планово-отчетная документация) несет информацию, выработанную в процессе управления с целью ее передачи вышестоящим и общественным организациям и отдельным физическим лицам.

Горизонтальный документопоток, обеспечивая решение управленческих задач в пределах данной организации, включает в себя распорядительную и справочно-информационную документацию. При этом внутренняя переписка между структурными подразделениями, как правило, исключается. Суммарное количество документов каждого потока за определенный период времени (месяц, квартал, год) составляет объем документооборота. Годовой объем документооборота является исходной багровой величиной для расчета численности работников службы документационного обеспечения, средств автоматизации и оргтехники, определения круга сотрудников структурных подразделений, занятых информационно-документационными процессами. Сопоставление многолетних объемов документной информации позволяет выявить тенденцию динамики документооборота и предложить меры по его рациональному уменьшению.

На практике ежедневный количественный учет осуществляется для всех без исключения документов: входящих, исходящих (как регистрируемых, так и нерегистрируемых). При этом следует иметь в виду, что внутренние документы регистрируются по месту их составления.

Сам подсчет документов фиксируется по групповым признакам (документов и корреспондентов) в виде простой дроби, числителем которой является количество основных документов, а знаменателем — количество копий.

Подсчет количества машиночитаемых документов выполняется по учетным карточкам и журналам вычислительного центра (ВЦ) или соответствующего АРМ.

Технологический процесс обработки и перемещения нисходящего документационного потока целесообразно оптимизировать в виде следующих типовых процедур:

- прием и первичная обработка документов;

- предварительная экспертиза и селекция документов;

- регистрация документов с синхронным ведением справочно-информационного фонда (СИФ), баз данных и баз знаний (БД, БЗ);

- ознакомление руководителя и отправка документов в структурные подразделения;

- выполнение заданий и поручений, отраженных в документной информации;

- контроль исполнения документов (реализация обратной связи).

2. Технология приема, обработки и распределения документов

Прием и первичная обработка документов координируются в одном из подразделений централизованной службы ДОУ (экспедиции, секретариате — при децентрализации).

Служебная корреспонденция доставляется в экспедицию из почтового отделения самостоятельно с соответствующей регистрацией. Вся корреспонденция вскрывается (за исключением писем в общественные организации и с пометой «лично»).

После извлечения документа из конверта проверяется правильность его адресования, наличие, комплектность, целостность документа и приложений к нему. При некомплектности или повреждении документа на нижнем поле последнего листа делается соответствующая запись и извещается корреспондент. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме тех, которые хранят адресные и регистрационные признаки. Конверты обращений граждан практически всегда сохраняются.

Машиночитаемые документы передаются после экспедиционной обработки сопроводительных документов. На всех без исключения документах проставляется регистрационный штамп входящего номера и текущей даты. На невскрываемых письмах штамп проставляется на конверте.

На данном этапе технологического процесса определяется наиболее короткий маршрут передвижения документа к исполнителю. При селекции (распределении) документов по адресатам формируются следующие группы документной информации:

1. Документы, направленные руководству без указания структурного подразделения.

2. Обращения граждан, в том числе и адресованные структурным подразделениям.

3. Документы, адресованные структурным подразделениям.

Документы всех групп до передачи их к дальнейшей обработке могут быть (в пакетном режиме) введены через АРМ специалиста-документоведа в автоматизированную систему документационного обеспечения управления.

Документы первой и второй групп передаются канцелярии, третьей — сортируются по подразделениям с помощью папок-досье или секционных шкафов с ячейками абонентов.

Руководитель канцелярии (секретарь-референт) знакомится с содержанием и распределяет документы в зависимости от их содержания и классификации.

Руководителю же организации и его заместителям направляются наиболее важные и срочные документы по наиболее принципиальным, сложным и приоритетным вопросам основной деятельности. Обращения (заявления, письма) граждан — должностному лицу, компетентному в решении отражаемого в документе вопроса.

Документы, не требующие решения на уровне руководства организации, распределяются по структурным подразделениям с пометой (индекс подразделения, фамилия специалиста-исполнителя), которая идентична резолюции руководителя.

В подразделении предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов ведется ответственным лицом (секретарем, делопроизводителем, техником по учету), ответственным за их обработку.

Предварительное рассмотрение и диспетчеризация документов осуществляетсяв автоматизированных системах с помощью дисплея на базе ПО в режимезадачи «прокладка маршрута» путем внесения в базу данных отметок (команд) о направлении передачи документа.

Порядок работы с документами, так же, как и ихсоставлениеи оформление, достаточно детально описан в нормативно-методических документах, пакет которых состоит из двух частей. В первой части содержатся общегосударственные нормативно-методические документы:

- « Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»;

- Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации;

- ГОСТР6.30-97;

- «Основные правила работы ведомственных архивов»;

- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения.

В учреждениях, имеющих дело с любыми видами обращений граждан, рекомендуется руководствоваться Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях, в которых регламентирован порядок и методика работы с этой категорией документов.

Вторая часть пакета формируется организационными и нормативными документами самой организации. К ним относятся:

- устав (положение) организации;

- положение о структурном подразделении;

- должностные инструкции работников структурного подразделения;

- инструкция по делопроизводству данной организации;

- номенклатура дел;

- табель форм документов организации или подразделения.

3. Обработка и движение исходящих и внутренних документопотоков

Основная цель регистрации документов — ввод в традиционную (автоматизированную) информационно-справочную систему исходных сведений о документах для реализации функций поиска, учета, контроля и справочной работы.

Факт самого ввода отражается присвоением документу регистрационного индекса, который служит учетным и адресным (координатным) признаком документа.Регистрации подвергаются все документы, требующие практического применения (организационно-распорядительные, планово-отчетные, финансово-кредитные, бухгалтерские) как машинного, так и традиционного (ручного) исполнения.

Основные требования к регистрации: однократность, оперативность, ответственность, сочетание централизации и децентрализации. Децентрализованная регистрация характерна для предприятий и организаций, отличающихся сложной и достаточно разобщенной (территориальной) структурой и наличием многочисленных пунктов передачи документной информации. Документы, передаваемые руководству, регистрируются в канцелярии; обращения граждан — в службе заявлений и писем. Например: секретарь директора по сбыту. В структурных подразделениях документы регистрируются специально назначенными лицами.

Централизованная регистрация распространена в средних и небольших организациях в одном пункте (канцелярия, бюро, группа, отдел ДОУ). В министерствах, ведомствах, региональных органах исполнительной и законодательной власти централизация регистрационных процедур осуществляется в автоматизированном режиме. Исключение составляют, пожалуй, только письма граждан.

Экономическая эффективность централизованной регистрации очевидна. Это ощутимое сокращение трудоемкости обработки документов в подразделениях и формирование единой информационно-справочной системы по рациональному использованию информационных ресурсов.

Технология и места регистрации документов регламентируются специальной инструкцией по документационному обеспечению, к которой в качестве приложения целесообразно приобщить: перечень нерегистрируемых документов (поздравления, памятные адреса, рекламные листки, проспекты и каталоги), классификаторы корреспондентов, структурных подразделений, их руководителей и специалистов, видов (типов) документов, направлений деятельности и обращений граждан — номенклатура дел.

Документы регистрируются в день их поступления в организацию. Процедура регистрации предусматривает индексирование документа (реквизит 10) и внесение исходных данных о документе в одну из регистрационных форм.

Технология самого индексирования сводится практически к присвоению документу индивидуального условного обозначения (отлат. «индекс»—указатель, список), символизирующего принадлежность документа к конкретной классификационной группе и порядковый номер в этой группе.

Классификационные группы формируются в соответствии с предметными, содержательными и авторскими признаками документа. Индексы находят себе практическоеприменениекак в традиционных, так и в автоматизированных технологиях учета, поиска и систематизации документов.

Процедура индексирования документа должна отвечать критериям унификации и стабильности, базируясь на номенклатуре (от лат.«роспись имен») дел конкретного предприятия (организации). Таким образом, индекс как координатный признак документа состоит из порядкового номера и номенклатурного обозначения, отделяемые друг от друга косой чертой, например: 127/05—12, где

127 — порядковый номер документа в деле,

05 — индекс подразделения,

12 — номер дела.

Для рационализации обработки документной информации индекс может усложняться за счет его дополнения и некоторыми другими признаками: корреспондента, вида документа, структурного подразделения (места хранения). На практике довольно часто при индексировании обращений граждан (писем, заявлений, жалоб) добавляется первая буква фамилии заявителя. Например: 35/22—27/Б.

Выбор классификационных групп должен соответствовать разделам или рубрикам справочной базы данных (картотеки). Сквозную (валовую) нумерацию всего документально-информационного потока применять не рекомендуется из-за осложнения поисковой и справочной работы с массивом документов.

Ответным документам при их поступлении на вход в систему ДОУ новый индекс, как правило, присваивается очень редко, т. к. факт поступления отражается в зоне «отметка об исполнении» соответствующей регистрационной формы (журнальной, картотечной).

Журнальная форма регистрации документов в организациях со значительным (более 10 тыс. документов в год) документооборотом не рекомендуется из-за технологических осложнений: формального характера валового упорядочения документов, сложности поисковых и справочных операций, неизбежности многократной регистрации и сложности контроля маршрутов движения документов в процессе рассмотрения, диспетчеризации и исполнения.

Картотечная форма регистрации документов лишена недостатков журнальной.Однократное заполнение с помощью пишущей машинки или ПЭВМ нескольких экземпляров регистрационной карточки на каждый документ позволяет ликвидировать повторную регистрацию в структурном подразделении и формировать справочные и контрольные картотеки по различным тематическим и адресным признакам.

Многолетняя практика регистрации документной информации с помощью единой регистрационно-контрольной карточки (РКК) убедила в целесообразности отображения реквизитов:

- автор (корреспондент);

- название документа;

- дата документа;

- индекс документа;

- дата поступления;

- индекс поступившего документа;

- заголовок документа (аннотация);

- резолюция руководителя;

- срок исполнения;

- отметка об исполнении;

- номер дела.

Дополнительными реквизитами могут быть: расписка в получении, отметка о выполнении, приложения.

Расположение реквизитов, размерность зон размещения информации определяются организацией самостоятельно и регламентируются соответствующей инструкцией. Машиноориентированная форма карточки предпочтительна.

Обращения граждан регистрируются на РКК с реквизитами: корреспондент, отметка о предыдущих обращениях, вид документа, количество листов; автор, индекс сопроводительного письма, дата, индекс поступившего документа; краткое содержание; ответственный исполнитель; резолюция, автор резолюции; срок исполнения (на лицевой стороне); дата передачи на исполнение; отметка о промежуточном ответе и дополнительном запросе; контрольные отметки; дата, индекс ответа;адресат; содержание; отметка о снятии с контроля; подпись контролера; номер дела, тома, количество листов (на оборотной стороне).

Для изготовления РКК применяется формат А5 (148x210 мм). Количество заполняемых РКК не должно превышать четырех. Для ввода в автоматизированную систему ДОУ заполняется машинно-ориентированная РКК или осуществляется операция непосредственного ввода с документа без предварительного заполнения РКК.

При традиционном подходе к обработке документной информации формируется справочная, контрольно-справочная (для писем граждан) картотеки и картотека документов, находящихся на контроле.

Представляется целесообразным рассмотреть специфику построения этих картотек для рационализации документооборота.

Справочная картотека (файл) состоит из двух частей: карточек (массива) на неисполненные документы (в том числе и направленные для ознакомления) и массива на исполненные документы.

В группе поступивших документов карточки (данные) систематизируются по корреспондентам, а внутри — по структурным подразделениям, руководителям, специалистам, и, наконец, — по датам поступления.Внутри разделов карточки располагаются по датам поступления документов.

Контрольно-справочная картотека по письменным обращениям граждан формируется по алфавиту фамилий заявителей. Для обобщения и анализа данных целесообразно ввести аналитический раздел (по тематическому принципу). В подразделении аналогичная картотека имеет справочный раздел с систематизацией, рекомендованной для справочной картотеки.

В условиях автоматизации документационных процессов указанные картотеки являются страховыми информационными массивами и средствами сервисного назначения. При этом нельзя забывать о том, что автоматизация только регистрационных процедур резко (до 50 %) снижает их трудоемкость и одновременно повышает оперативность формирования и ведения справочно-информационной системы в рамках АС ДОУ.

Основная часть поступивших документов (до 80 %) направляется в структурные подразделения для исполнения (ознакомления) и использования в работе. На документах, требующих возврата, ставится штамп «ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ». В РКК делается отметка о передаче документа: индекс подразделения, дата, фамилия получившего документ. Один экземпляр РКК помещается в справочную группу канцелярии, второй — передается в службу ДОУ подразделения.

Документы, требующие рассмотрения руководством, направляются секретарям руководителей. РКК на документы помещаются в справочную и рабочие картотеки группы регистрации. Руководитель рассматривает документы, как правило, в день поступления; по сложным, многоаспектным вопросам — в срок, не превышающий двух дней.

Решение, принятое руководителем, отражается в его резолюции. Корреспонденция с пометкой «лично» вскрывается самим руководителем.

После рассмотрения такие письма могут передаваться руководителем в группу регистрации.

Срочные и особо важные документы рекомендуется передавать руководителям до регистрации с возможным предварительным ознакомлением с их содержанием компетентных специалистов. После рассмотрения руководителем документы возвращаются в службу ДОУ (общий отдел, канцелярия) для переноса резолюции в РКК и внесения отметки о дальнейшем продвижении документа, который с одним экземпляром РКК направляется конкретному исполнителю.

Документы, с которыми должны работать несколько подразделений, передаются им поочередно по «кольцевой почте» (в оригинале) или одновременно (в копиях). Оригинал передается специалисту, названному в резолюции первым и ответственному за выполнение всех заданий по документу. В структурных подразделениях соблюдается аналогичный порядок рассмотрения документов, которые повторно не регистрируются. Все маршруты перемещения отражаются в РКК. В отдельных случаях допустимо рассмотрение документа после завершения его исполнения одновременно с подготовленными для подписания проектами отправляемых или внутренних документов.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) руководителя в режиме «Работа с машинной папкой документов» позволяет:

1. Работать с видеокадром, имея возможность распечатки.

2. Выводить на дисплей без предварительной подготовки необходимую документную информацию (правовую, нормативную, распорядительную и др.) и ее фрагменты.

3. Знакомиться с документами по мере их ввода (в удобное для пользователя время).

4. «Листать» кадры, отображающие многостраничные документы.

5. Вводить резолюции в режиме «Меню» из типового набора (банка) исполнителей, заданий и сроков исполнения.

6. Вводить индивидуализированные резолюции с клавиатуры.

7. Формировать на экране дисплея текст ответного документа.

8. Хранить документы в оперативной памяти ЭВМ режимом ожидания (выработки решения) и т. д.

Доставка традиционно подготовленных документов в структурные подразделения осуществляется по графику внутреннего распорядка службы ДОУ курьерами или явочными способами (рассылкой по ячейкам абонентских стеллажей). Разумеется, срочные документы должны доставляться немедленно, а остальные — с реализацией принципа приоритетности и административной важности.

Этап исполнения документов — важное организационное звено в технологических схемах документационного обеспечения. В обработке поступивших документов этот этап — завершающий, а для отправляемых и внутренних документов — начальный.

Технология обработки идвижения

. / Менеджмент / Теория и практика документной информации / Тема 5 Организация документооборота

отправляемых и внутренних документов на стадии их подготовки включает в себя следующие последовательно реализуемые процедуры:

- исполнение документов (составление, оформление, согласование, утверждение ответных или инициативных документов);

- регистрация;

- экспедиционная обработка (для отправляемых документов);

- передача на рассмотрение, принятие решения и исполнение (для внутренних документов).

Составление ответного или инициативного документа (текста, прежде всего) — начальная творческая операция, входящая в этап исполнения документов, которая осуществляется руководителями и специалистами в пределах своей компетенции. Инициативные документы адекватно отражают решения руководителей, принимаемые при реализации управленческих функций. Доля всего объема творческих операций на этапе исполнения документов обычно не превышает 10—12 %.

Остальные операции с документной информацией имеют формально-логический и технологический характер и связаны с многократным редактированием, перепечаткой, считыванием и правкой текста, перемещением документа по вертикали управления в процессе согласования, подписания и утверждения.

Многие поступившие документы не требуют ответа и предназначены для практического применения (нормативно-методические, инструктивные и др.), информирования по основным вопросам деятельности, обобщения и отражения в плановых, отчетных и других документах. Результат практического использования документной информации указывается на самом документе и в РКК (типовые записи: «отражено в приказе», «ознакомлен», «включено в программу») с указанием даты и размещением подписи ответственного лица.

В ряде случаев целесообразно отказываться от оформления ответных документов, сообщая необходимые сведения по телефону. Телефонные переговоры позволяют разъяснить дополнительные вопросы и избежать дальнейшей переписки. Возвращаемые документы оформляются резолюцией и печатью и копируются средствами оперативной полиграфии для внесения в соответствующее дело (досье).

При составлении документов традиционными способами рекомендуется применять сборники (тематические подборки) типовых трафаретных текстов и диктофонную технику.

Процесс составления, редактирования, изготовления документов в автоматизированных системах документной информации координируется у специалиста, оснащенного АРМ. Работая в системном режиме, специалист, помимо машинного диалога с БД типовых текстов и реквизитов документов, может выводить на дисплей необходимые справочные и нормативные данные, выполнять с помощью ПЭВМ аналитические и расчетные операции, редактировать тексты на стадии согласования проектов документов, производить различные операции с информацией, включаемой в текст оформляемого документа.

Технологический процесс в значительной мере зависит от уровня развития автоматизированных систем ДОУ, который в разной мере позволяет оперативно готовить все виды документов и различные приложения к ним.

Проект документа согласовывается (реквизиты 22, 23) автором с руководителями и главными специалистами заинтересованных служб, с юридическим отделом, профсоюзным комитетом и главным бухгалтером (в необходимых случаях). Количество согласований (виз, грифов согласования) должно быть оптимальным (необходимым и достаточным) и определяться практической и юридической необходимостью. Согласованный проект документа вместе с другими необходимыми материалами передается руководителю для подписания. Руководитель организации подписывает наиболее важные документы, относящиеся к сфере деятельности данного формирования. Основную массу документов, как правило, подписывают заместители руководителя (работодателя) и руководители функциональных подразделений.

Демократизация управления неизбежно связана со снижением уровня подписания документов и предоставлением этогоправаведущим специалистам (менеджерам) в пределах их компетенции.

После оформления подписи (реквизит 21) исходящие и внутренние документы передаются в службу ДОУ для регистрации, учета и ввода в информационно-справочную систему. Регистрация документовосуществляетсядецентрализовано в соответствии со статусом должностного лица, их подписавшего.

Документы за подписью руководителя организации и его заместителей регистрируются в канцелярии, остальные документы — в структурных подразделениях.

Перед регистрацией сотрудник службы ДОУ проверяет правильность оформления документа, наличие необходимых подписей, виз, приложений, комплектности и экземплярности. Неверно оформленные и некомплектные документы возвращаются их создателю.

Индекс инициативного письма строится на основе тех же правил, что и индекс поступившего документа, однако может дополняться и индексом подразделения — автора документа. Индексы приказов, протоколов и актов состоят из их порядковых номеров и индексов дел по номенклатуре. Документы, не отправляемые за пределы организации, как правило, порядкового номера не имеют, а индексируются по номенклатуре. Индекс проставляется в бланке и РКК.

Ответному документу присваивается индекс поступившего документа с добавлением очередного порядкового номера в классификационной группе.ОтдельнаяРКК на нее не заполняется. Факт отправки ответного документа фиксируется РКК соответствующего входящего документа.

На инициативные, отправляемые и внутренние документы заполняются РКК с включением в рубрику неисполненных документов раздела справочной картотеки (группа корреспондентов или адресатов). Карточки на распорядительные документы могут стать базой формирования тематических (кодификационных) картотек, файлов.

Распорядительные, инструктивные документы, протоколы рассылаются в виде ксерокопий или заверенных выписок (фрагментов). Рассылка осуществляется по организациям и предприятиям почтой, по структурным подразделениям — курьерами («кольцевой почтой») или уполномоченными лицами. Докладные записки, справки и другие подобные документы передаются адресатам внутри учреждения в подлинниках.

Работа с документами, не отправляемыми за пределы организации (внутренними документами), соответствует технологии обработки и движения входящих документов. При передаче различным звеньям управления они комплектуются экземплярами РКК, что позволяет исключить повторную регистрацию в структурных подразделениях.

Отправка документов ведется, как правило, экспедицией, а в небольших организациях — секретарем. Документы должны быть направлены адресатам в день подписания. Для экспедирования документной информации предварительно осуществляются следующие операции:

- проверка правильности комплектования и оформления документов;

- сортировка по адресатам;

- оформление конверта;

- составление реестров на заказную и ценную корреспонденцию;

- транспортировка и передача корреспонденции почтовому отделению.

Документы, направляемые одному адресату, оформляются в одном конверте. Для постоянных корреспондентов целесообразно иметь конверты с заранее отпечатанным адресом.

Машиночитаемые документы (дискеты, аудио, видеокассеты) отправляются с сопроводительным письмом и в упаковке, соответствующей техническим требованиям и гарантирующей сохранность носителей и зафиксированной на них информации.

Таким образом, документооборот представляет собой традиционный (ручной) или автоматизированный (компьютеризированный) технологический процесс сложной и многоэтапной обработки и движения документной информации, который обеспечивает решение управленческих задач и эффективное функционирование управленческого аппарата.

Тема 6 Контроль исполнения документов

План лекции

1. Организация традиционной технологии контроля.

2. Автоматизированный контроль исполнения документов.

Важнейшей составной частью контроля как функции управления является контроль исполнительской дисциплины персонала, предметно понимаемый как сравнение предписываемого с фактически состоявшимся выполнением (исполнением) решений, заданий и поручений, содержащихся в документной информации.

1. Организация традиционной технологии контроля

Контроль исполнения (реквизит 18) осуществляют руководители предприятий и организаций, структурных подразделений, а также уполномоченные ими лица (помощники, референты, кураторы, секретари, техники по учету и др.). Руководители всех уровней несут персональную ответственность за адекватное и своевременное принятие решений, отраженных в документной информации (в пределах своей компетенции).

Контроль за сроками(сроковый контроль) всех категорий организационно-распорядительной документации сосредоточен в централизованной службе ДОУ и ведется сотрудниками группы контроля (инспекции, секретариата, бюро и т. д.), в структурных подразделениях — секретарями, инспекторами, делопроизводителями.

Сроковый контроль исполнения документов, относящихся к другим системам документации (плановой, коммерческо-сбытовой, финансовой и др.) возлагается на технических работников соответствующих структурных подразделений.

Основными задачамиконтроля за срокамиисполнения документов являются:

- запоминание (учет) всех поставленных на контроль документов (указаний, поручений, заданий, мероприятий) и сохранение их до фактического исполнения;

- корректировка массива хранимой контролируемой информации при изменении реальной ситуации, связанной с изменением сроков исполнения, состава ответственных исполнителей и движения документов в процессе работе с ними;

- информация руководителей, специалистов и сотрудников службы ДОУ о состоянии и реальном ходе исполнения документов, реализация оперативного поиска сведений о документах по запросам;

- напоминание руководителям, специалистам и инспектирующим (контрольным) подразделениям о наличии неисполненных документов и поручений;

- регистрация фактов исполнения или неисполнения контролируемых документов;

- анализ уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

В практике отечественных предприятий накоплен опыт применения коэффициентов исполнительности в оценке качества труда управленческого персонала (подсистема управления персоналом в системах качества).

Основными функциями служб ДОУ в процессе реализации обратной связи документационных процедур являются: ведение предупредительного (текущего) и последующего (итогового) контроля.

Предупредительный контроль имеет активное управленческое влияние на ход исполнения документа и осуществляется путем периодической проверки и регулирования процесса исполнения, сигнала руководителю подразделения (организации) о приближении срока исполнения и необходимости завершения работ.

Последующий контроль проводится периодически (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Это аналитическое обобщение данных исполнительской дисциплины в структурных подразделениях. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий и поручений контролируемых документов.

Последующий контроль должен органически сочетаться с предупредительным контролем и является эффективным средством повышения качества управленческого труда и реальным стимулятором инициативы персонала. Практика убеждает, что ведение в организации только последующего контроля недостаточно эффективно.

В основе технологии контроля исполнения документов лежит достаточно развитая система централизованного и децентрализованного учета (регистрации) документов. Зарегистрированные документы контролируются, как правило, по двухуровневому принципу: в контрольном подразделении (специально выделенным персоналом) и в структурных подразделениях (секретариат, техник по учету, делопроизводитель).

Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения и совершения определенных управленческих действий, подготовки ответных и других документов, внесения дополнений и изменений в нормативные, методические, инструктивные и другие документы.

Управленческому персоналу важно усвоить, что объектом контроля служат не сами документы, а содержащиеся в них задания и поручения.Сама же процедура контроля должна включать в себя соотнесение и сравнение заданных показателей с реально полученными, а также определять производственные приоритеты.Так, обязательному контролю исполнения подлежат обращения граждан, запросы депутатов и решения коллегиальных органов. Контролируется и сам процесс ознакомления исполнителей с документами.

Состав наиболее массовых категорий контролируемых документов с указанием типовых сроков их исполнения или представления закрепляется в специальном перечне-приложении к инструкции по делопроизводству и в табеле документов. Указанием руководителя организации или конкретного подразделения на контроль может быть поставлен любой документ, не включенный в перечень, в том числе зафиксированные устные и письменные поручения.

Срок исполнения документа исчисляется календарными днями с момента получения документа организацией или же (для исходящих документов)с датыего подписания и утверждения.

Типовые сроки исполнения устанавливаются правовыми актами высших органов государственной власти, центральных, функциональных (межотраслевых), отраслевых и региональных органов управления. В практике административных органов для документов, не отраженных в перечне контролируемых, сроки исполнения не должны превышать 10 дней.

В организационно-распорядительных документах срок исполнения оговаривается каждым пунктом, содержащим задания и поручения. Индивидуальный срок исполнения чаще всего определяется руководителем в соответствующей резолюции. Срок исполнения не должен превышать типового для данной категории документов. При этом следует помнить о том, что продление типовых и индивидуальных сроков исполнения во всех случаях допускается с разрешения установивших их руководителей и организаций. Продление срока оформляется письменно после получения документа или за 2—3 дня до истечения срока. Мотивация продления обязательна. При продлении срока решается вопрос об изменениях в содержании задания и в составе исполнителей.

Технологический процесс контроля исполнения включает в себя следующие стадии:

- постановку документа на контроль;

- непосредственное ведение контроля;

- снятие документов с контроля;

- анализ и обобщение результатов контроля. Рассмотрим эти стадии подробнее.

Постановка документов на контроль состоит из следующих операций:

1. выявление объема и номенклатуры документов, подлежащих контролю;

2. заполнение РКК с дополнительными экземплярами для формирования контрольной картотеки;

3. контроль сроков документации, находящейся на рассмотрении руководства. Внесение в РКК резолюции и передача документа исполнителю;

4. размещение РКК в контрольные картотеки службы ДОУ и структурного подразделения.

Выявление контролируемых документов производится службой ДОУ одновременно с их предварительными оценками и рассмотрением. Определяющий критерий отбора — содержание самого документа. Документы обязательного контроля определяются соответствующим перечнем. Необходимость контроля сроков получения ответов на инициативные документы определяется при их подписании.

Началом цикла контрольных операций следует считать момент регистрации документов. Документы, поставленные на контроль непосредственно руководителем, обеспечиваются дополнительным экземпляром РКК.

При контроле исполнения сложных документов (приказов, программ, актов экспертизы, технико-экономических заключений, бизнес-планов и т. п.) заполняются дополнительные РКК. Комплекты контрольных карт оформляются и в случаях контроля исполнения устного поручения или при возврате к исполненному ранее документу.

Формирование контрольной картотеки производится по календарным срокам исполнения, размещение — в 31 ячейке (по дням месяца) и двух дополнительных отделениях (длякарточекпросроченных и переходящих на следующий месяц заданий и поручений). Внутри ячеек РКК могут размещаться по индексам структурных подразделений либо по фамилиям ответственных исполнителей (в алфавитном порядке). Для картотеки целесообразно и создание рубрик (подрубрик).

Картотека в конце каждого месяца (за 2—3 дня до его окончания) пополняется РКК дополнительного отделения,отражающимидокументы, исполнение которых намечено на следующий месяц.

Практика документационного обеспечения убеждает в том, что специалисты-исполнители не должны вести контрольные (локальные) картотеки из-за их трудоемкости. Папки-досье документов в этом случае предпочтительнее. Планирование работы и самоконтроль специалиста проще организовать на основе предметной систематизации документов по критериям актуальности и срочности (приоритетности). Специалисты-документоведы нередко шутят по этому поводу: «Эффекта можно достигнуть даже от подвесного хранения документов».

Непосредственное ведение контроля заключается в выполнении ряда операций по предупредительному наблюдению за ходом исполнения документа и регулированию процесса исполнения:

1) внесение в РКК отметок о перемещении документа;

2) устное (письменное) напоминание исполнителю о приближении срока окончания работ над документом (за 10, 5, 2 дня), внесение записи о состоянии исполнения в зоне РКК «Контрольные отметки»;

3) составление сигнальных перечней документов и заданий, находящихся в подразделении и подлежащих исполнению в текущем или последующем периоде времени;

4) регулярное информирование руководителей о ходе исполнения заданий и поручений, причинах задержек в исполнении, мерах по обеспечению своевременного исполнения документов;

5) внесение в РКК отметок об изменении сроков исполнения, состава работающих с документами специалистов, содержания задания и т.п., перестановка РКК в массивах информации;

6) выдача оперативной информации о контролируемых документах по запросам руководителей.

Снятие документов с контроля представляет собой совокупность следующих операций:

1) принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и отдача соответствующего распоряжения службе ДОУ;

2) внесение отметки об исполнении документа в РКК;

3) информирование службы ДОУ об исполнении контролируемого (централизованного) документа;

4) перемещение РКК изконтрольнойв справочную картотеку;

5) формирование контролируемого документа в дело.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после реального и окончательного выполнения всех заданий, поручений и решений, содержащихся в документе (резолюции руководителя), сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или наличия документированного подтверждения факта исполнения. Дата исполнения документа должна соответствовать дате подписания исходящего или внутреннего документа.

На практике операции по снятию с контроля начинаются в структурном подразделении. Отметка об исполнении документа (поручения) переносится секретарем из контролируемого объекта в соответствующую зону РКК. Снимать документ с контроля без правильно оформленного результата контроля недопустимо.

При централизованном контроле исполнения секретарь (уполномоченный) направляет оформленную карточку или по телефону сообщает факт исполнения в службу ДОУ для снятия документа с контроля.

Освобождающаяся после снятия с контроля РКК должна использоваться для формирования информационно-справочного аппарата, облегчающего ретроспективный поиск.

Анализ и обобщение результатов и стать важным критерием определения контроля состоят из следующих операций:

- составления итоговых перечней, количественных сводок и справок о результатах контрольной работы (за месяц, квартал, год);

- передачи итоговых документов по результатам контрольной работы и материалов анализа исполнительской дисциплины на рассмотрение руководства;

- выработки и осуществления мер стимулирования повышения уровня исполнительской дисциплины (коэффициента исполнительности).

Анализ состояния исполнения документов — важная функция службы ДОУ. Он должен обеспечить гласное, сопоставимое и демократичное обсуждение результатов контроля форм и степени морального и материального стимулирования работников аппарата управления и эффективности управленческих процессов.

2. Автоматизированный контроль исполнения документов

Автономные (локальные) автоматизированные системы (подсистемы) контроля исполнения документов в сложившейся архитектуре АСУ (АС КИД, АСК, АКИД и др.), а также подсистема АС ДОУ предназначались в основном для оперативного обеспечения руководства полной и достоверной информацией об объемах и номенклатуре контролируемых документов, заданий, поручений и состояли в исполнении, ведении предупредительного контроля, аналитико-синтетической обработке информации о состоянии исполнительской дисциплины в конкретных подразделениях.

Внедрение автоматизированных рабочих мест специалистов по документной информации на базе современных ПЭВМ требует внимательного и критичного отношения к опыту внедрения и эксплуатации автоматизированных систем документной информации (к примеру, АС КИД), контроля исполнительской дисциплины и его широкого использования в развитии интегрированных систем управления с ведением различных баз данных и знаний (БД и БЗ).

Так, основными задачами АС КИД являлась реализация следующих технологических процессов:

- формирования и ведения БД по всем массивам документов, поставленных на контроль;

- сигнального информирования руководителей и специалистов о документах, поставленных на контроль, и документах с истекшими (истекающими) сроками исполнения;

- периодической выдачи информации о состоянии выполнения текущих и ранее выданных поручений, зафиксированных организационно-распорядительными документами;

- выдачи целевой (фактографической) информации по разовым запросам о ходе выполнения конкретных документов (заданий);

- справочно-информационной работе по исполненным документам;

- выдачи итоговых или промежуточных результатов контроля исполнительской дисциплины (коэффициентов исполнительности) по подразделениям и конкретным исполнителям.

Функционирование АС КИД обеспечивалось не потерявшим актуальности пакетом прикладных программ в составе:

- ввода и контроля исходной информации;

- обработки и формирования машинного архива (БД) документов;

- ведения (корректировки) информационного массива;

- обработки запросов, в том числе в режиме диалога («запрос — ответ»);

- формирования выходных массивов данных и др.

Разработке автоматизированной системы контроля исполнительности должно предшествовать создание информационно-документационного обеспечения в виде совокупности классификаторов и первичных форм входной (первичной), машиноориентированной информации и соответствующих форматов: машино- и видеограмм для реализации предупредительного и итогового контроля.

В практике информационно-документационного обеспечения широко распространены классификаторы:

- корреспондентов;

- структурных подразделений;

- руководителей и специалистов;

- тематики (содержания) контролируемой документации и др. Составлению классификаторов должно предшествовать

глубокое изучение государственных классификаторов технико-экономической информации. При этом сохраняется основное требование к комплексу входных и выходных документов, фиксирующих контрольную информацию, — информационная совместимость документов по составу и номенклатуре формализованных показателей. Состав информации входных документов должен быть минимизирован, но при этом должен обеспечивать совокупность потенциальных запросов потребителей и информативность (содержательность) выходных документов.

Достаточно распространенным на практике условием реализации АС КИД является совмещение традиционной, ручной (в подразделениях) и автоматизированной (в службе ДОУ) систем управления документопотоками.

Входные документы АС КИД несут, как правило, переменную информацию и включают в себя машиноориентированные РКК и контрольные карточки (с зоной «обратная связь»), перечни документов, подлежащих контролю и другие документные формы, предназначенные для формирования машинного массива документной информации и его необходимой корректировки.

Наиболее эффективным для формирования БД автоматизированных систем контроля является типовая РКК с набором оптимального количества реквизитов, входящая в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации, регламентируемой соответствующим ГОСТом. Применение типовой РКК позволяет избавить контрольную группу специалистов от составления других входных документов, сводя операции корректировки (внесения изменений) и снятия документа с контроля к составлению новой РКК и вводу ее непосредственно с дисплея.

Разумеется, ввод в качестве входных самих контролируемых документов, унифицированных по форме и содержанию, является более перспективным.

Выходные документы систем автоматизации контрольных процедур фиксируют как промежуточную, так и результативную информацию о функционировании самой системы (перечни, сводки, напоминания). Бумажный носитель в виде машинограммы — типичная форма выходного документа. Выходная информация по запросам отображается на дисплее и распечатывается в формате, предпочтительном для пользователя. Однако во многих случаях бывает достаточно видеограммы для оценки результатов контроля исполнения.

Выходная информация автоматизированного контроля исполнения по интервалам выдачи делится нарегламентируемую(периодическую) и нерегламентируемую (непериодическую).

Регламентируемая информация выдается, как правило, в определенные сроки (по графику). Потребность в нерегламентируемой информации возникает хаотично и отображается запросом, который реализуется либо письменно, либо вводится с помощью клавиатуры дисплея. Запросы могут мотивироваться срочностью, важностью, приоритетностью и другими критериями управления.

Обилие информационных потребностей пользователя объясняет широту номенклатуры и тематики выходных документов (традиционных и безбумажных). Этокасается, к примеру, выходных документов регламентируемого (за 30, 15, 10, 3 дня) предупредительного контроля, включающего в себя: напоминание исполнителю о приближении срока окончания работы, перечень контролируемых документов со сроками окончания работ в следующем отчетном периоде; перечень (сводка) документов с истекшими сроками исполнения; машинограмма заполненной РКК на исполненный документ.

Другой группой выходных документов АС КИД является достаточно представительная совокупность регламентируемых и нерегламентируемых перечней и сводок о состоянии исполнения заданий, поручений, отраженных в документной информации за определенный период времени. Аналитические признаки документов при этом могут быть самыми различными.

Группировочными признаками сведений о состоянии исполнения документов могут быть:

- сроки исполнения;

- неисполнение (просроченное и непросроченное);

- своевременность (непросроченное исполнение);

- содержание документов;

- фамилии специалистов, работающих с документами;

- структурные подразделения;

- авторство документов;

- виды (типы) документов.

Разумеется, поиск документной информации по группировочным признакам проще вести с помощью дисплея, на котором в процессе машинного диалога высвечивается их типовой состав («меню») с указанием последовательности дальнейшего поиска по подпризнакам.

Технология обработки и движения документной информации в автоматизированных системах контроля исполнительской дисциплины (АС КИД) включает в себя три последовательных этапа: домашинный, машинный и послемашинный. В традиционных автоматизированных системах (не использующих видеотерминалов на рабочих местах пользователя) домашинный и послемашинный этапы содержали комплекс ручных операций, связанных с подготовкой пакетов исходной, корректирующей и запросной информацией.

Домашинный этап технологии ДОУ, как правило, содержал: отбор и систематизацию документов (с учетом приоритетов важности и срочности); регистрацию документной информации на машиноориентированных РКК; заполнение карточек с изменениями данных, оформление бланков и т. д.

Автоматизированный контроль, в сущности, начинался с момента передачи документов специалистам подразделений, не охватывая периода рассмотрения документов руководством, когда наблюдаются существенные задержки в решении актуальных вопросов.

Этап машинной обработки состоял из операций переноса данных на машинный носитель, контроля достоверности данных, обработки информации по заданной программе и выводе промежуточной или результативной информации для предварительной оценки.

На послемашинном этапе распечатанные машинограммы передавались в службу ДОУ для отправки руководителям структурных подразделений.

Подсистема АС ДОУ «Контроль исполнения документов» позволяла максимально сократить трудоемкость и длительность домашинного и послемашинного этапов, вести контроль исполнения с момента регистрации документов. Важное технологическое достоинство подсистемы — безбумажная реализация прямого доступа пользователя к документной информации.

В отдельных крупных организациях накоплен опыт обеспечения руководства итоговыми документами АС КИД по принципу «контроля по отклонениям», когда отсутствие информации («обратной связи») рассматривается как реальное сообщение о нормальном ходе контролируемого процесса. Это позволяет не отягощать руководителей избыточной информацией и передавать сообщения только о нестандартных ситуациях (предполагаемом срыве исполнения заданий, отсутствии исполнителя и пр.).

При интеграции локальных АРМ, реализованных на базе современных ПЭВМ, руководитель получает возможность избирательного рассмотрения документной информации и, в частности, о ходе исполнения любого документа.

Несомненно, применение современных информационных технологий позволяет достаточно эффективно организовать контроль исполнения документов в аппарате управления. Это касается технического и программного обеспечения контрольных процедур, которое было нами рассмотрено ранее.

В настоящее время нет недостаткавразличногорода проектах, связанных с ликвидацией бумажного носителя документной информации и приоритетом безбумажных документных технологий. Обилие предложений по использованию возможностей Интернета, электронной почты и других впечатляющих достижений научно-технической революции не может, однако, заменить реально сложившиеся технологии, связанные с использованием бумажного носителя информации. Причин тому масса: это и проблемы юридической природы документа, его долголетия и защищенности от различного рода подделок и фальсификаций. Значительная часть проблем связана с идентификацией подписей, печатей и других атрибутов управленческих процедур, реальной замены которым современное общество еще не предложило.

Тема 7 Систематизация документов и их хранение

План лекции

1. Систематизация документов. Номенклатура дел.

2. Формирование дел.

3. Хранение дел.

4. Передача документов в архив. Экспертиза ценности документов.

Систематизация и хранение документов являются важными организационно-технологическими процедурами документационного обеспечения, т. к. тесно связаны с вопросами создания архивов и баз данных самого различного назначения и рационального использования документной информации в процессах управления различными звеньями народного хозяйства России. Проблема систематизации рассматривается в предлагаемом курсе как комплекс вопросов, связанных с упорядоченностью, классификацией и эшелонированием документной информации для практического применения на предприятиях и в организациях различного статуса.

В рассматриваемой теме предлагается подойти к проблеме систематизации и хранения документов как к самостоятельной совокупности документирования.

1. Систематизация документов. Номенклатура дел

Систематизировать — значит распределить элементы объекта (документной информации) по признакам родства, сходства, т. е. классифицировать и типизировать их. На практике простейшей классификацией документов является группировка их в определенные предметные комплексы, так называемые «дела».

В специальной литературе в качестве терминологических приняты следующие признаки группировок документной информации: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический и экспертный.

Номинальный признак — это группировка в одно дело документов одного вида. Примером такого рода может служить организационно-распорядительная документация (приказы, протоколы, акты и т. д.).

Предметно-вопросный признак — это совокупность документной информации, ее объединение по типизированному виду. Например: папки, файлы с документами о строительстве промышленного объекта.

Авторский признак является приоритетным при подборе документов одного автора, единого творческого коллектива (статьи, диссертации, патенты, тезисы докладов и сообщений и т. п.).

Корреспондентский признак превалирует при формировании переписки с конкретным юридическим или физическим лицом (к примеру, с областным комитетом по управлению имуществом).

Географический признак целесообразен при группировке документов нескольких корреспондентов на территории данного региона (например, переписка с предприятиями-потребителями продукции Волгоградской области).

Хронологический признак уместен при формировании документов по конкретным временным параметрам (к примеру, балансовые отчеты предприятия за 2000—2005 годы).

Экспертный признак учитывает сроки хранения документов (постоянного хранения — свыше 10 лет и временного хранения — до 10 лет).

При классификации документов, однако, используют несколько признаков в различных сочетаниях (с обязательным учетомэкспертного). Таков, например, заголовок (рубрика) дела (файла): «Организационно-распорядительная документация предприятия за 1999 год», сочетающий в себе номинальный, корреспондентский и хронологический признаки.

В практике информационно-документационного обеспечения специальным классификационным справочником, закрепляющим заголовки дел и определяющим порядок формирования документов в дела, является номенклатура дел, определяемая как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке» (ГОСТ 16487-83).

Основное требование к номенклатуре — максимальный охват документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации. Номенклатура создает реальную возможность размещения любого документа и комфортного пользования им.

Теория делопроизводства насчитывает три вида номенклатур: конкретная, примерная и типовая. Крупные организации дополняют их номенклатурами структурных подразделений и номенклатурой всего предприятия как объекта информационно-документационного обеспечения.

Широкое практическое распространение типовых и примерных номенклатур связано со стремлением к унификации самих способов комплектования различных баз данных (БД). При этом существенно то, что типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом.

Типовые и примерные номенклатуры дел позволяют установить единую схему формирования, унификации заголовков однородных документов, установления единых сроков хранения источников документной информации.

Подобные номенклатуры разрабатываются специализированными подразделениями (службами) и архивами общероссийских ведомств с утверждением руководством архивных органов. Каждая организация в соответствии с практической целесообразностью должна иметь свою конкретную номенклатуру дел, составляемую на основе типовой или примерной.

Заголовки дел, естественно, должны отвечать специфике самой организации. Сроки же хранения дел переносятся в конкретную номенклатуру изтиповойбез изменений. Заголовок дела должен адекватно отражать его содержание и отвечать традиционным требованиям, предъявляемым к документной информации: краткости, точности, адресности, т. к. именно по заголовку в большинстве случаев ведется справочно-информационный поиск. Структура заголовка, как правило, отражает следующие аспекты:

- род оформляемого дела (переписка, досье, подборка документов);

- конкретный вид документов (приказы, протоколы, планово-отчетная документация);

- автор, тема, корреспондент;

- календарный период селекции (отбора) документов. Нормативно-методическая и инструктивная документация

по оформлению номенклатуры рекомендует вначале размещать дела с организационно-распорядительной документацией директивных и вышестоящих органов, затем — дела с организационной документацией (уставы, положения, инструкции), далее — дела с организационно-распорядительной документацией самой организации (приказы, указания, распоряжения, решения коллегиальных органов — правления совета директоров и т. д.) и, наконец, дела, содержащие планово-отчетную документацию и переписку.

Номенклатура дел структурного подразделения после редактирования и согласования с архивом предприятия, организации апробируется экспертной комиссией и визируется руководителем подразделения — хранителя документации.

На основе специализированных номенклатур структурных подразделений служба ДОУ организации составляет единую (сводную) номенклатуру дел, разделами (рубриками) которой могут быть названия (условные обозначения) структурных подразделений, расположенные в соответствии с организационно-функциональной структурой и штатным расписанием организации субъекта управления. При этом первым разделом помещается служба ДОУ, апоследними— общественные организации.

Индексация дел представляет собой условное обозначение каждого сформированного дела. Однородным делам присваиваются одинаковые индексы.

Под одним и тем же индексом из года в год в номенклатуру вносятся переходящие дела. Индекс обозначается комбинацией арабских цифр.

К примеру, индекс «03—09» обозначает, что дело принадлежит структурному подразделению «03» и занимает девятый раздел в номенклатуре.

В соответствии с «Основными правилами работы государственных архивов...», номенклатура дел унифицируется по следующим графам:

графа 1 — индекс дела,

графа 2 — название заголовков дел,

графа 3 — количество томов,

графа 4 — срок хранения документов,

графа 5 — примечание (об уничтожении дел, передаче в архив).

В случаях, когда организация в силу своего статуса и подчиненности не сдает документы на государственное хранение, ее номенклатура должна согласовываться с экспертной комиссией вышестоящей организации (ведомственной, региональной).

Как правило, номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года. При неизменности функций и целей организации номенклатура остается постоянной, но подлежит редактированию, пересоставлению и согласованию не реже одного раза в пятилетие. Ежегодно в номенклатуре делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел.

2. Формирование дел

Под формированием дел понимается отнесение дел к определенному комплексу и их систематизация внутри дела, посвященного конкретному виду и классу документной информации.

Дела формируются и хранятся, как правило, в структурных подразделениях, являющихся местом создания и обработки документов. При этом следует руководствоваться правилом: организационно-распорядительные и важнейшие внутренние документы, переписка руководства формируются в централизованной службе ДОУ. В небольших организациях — у секретаря, помощника, референта руководителя.

На каждое поименованное в номенклатуре дело к концу года заводится папка (досье), на которую переносится заголовок, указывается название организации (предприятия), структурного подразделения, индекс по номенклатуре и срок хранения (для постоянного хранения — «Хранить постоянно»).

По мере исполнения документы размещаются в соответствующие папки, подшивка документов в дело осуществляется, как правило, к концу рабочего дня. Исполненные документы (задания, поручения) должны иметь отметку об исполнении. Если документы не вписываются в утвержденную номенклатуру, то они оформляются под резервным номером.

Документы формируются в дело в одном экземпляре, за исключением черновых и дуплетных экземпляров особо важных из них. Копии подшиваются в том случае, если они содержат пометы (визы, резолюции, дополнения), дополняющие данные первого экземпляра.

Толщина каждого дела не должна превышать 250 листов (30—40 мм). С появлением дополнительных документов формируются новые тома. Документы формируются в объеме одного календарного года. Исключение составляют переходящие (судебные, арбитражные, личные) дела, формируемые в течение всего периода, в том числе и работы конкретного должностного лица. Документы выборных органов и постоянных комиссий формируются за период их созыва, в учебных заведениях — по учебным годам, в театрах — по театральным сезонам и т. д.

Достаточно специфичны по формированию документы органов здравоохранения (истории болезни), издательств (дела на рукописи), телевизионных и кинокомпаний (фильмы и копии) и т. д.

Планово-отчетная документация независимо от времени ее создания помещается в дело того года, к которому она относится.

Внутри дела документы размещаются в хронологическом порядке, сочетаясь с вопросно-логическим, т. е. документы подшиваются по мере решения вопроса, причем при формировании переписки документ-ответ подшивается за документом-запросом.

Хронологическое расположение характерно для инициативных документов. Приказы, распоряжения, постановления формируются строго по хронологии. Алфавитная систематизация однородных документов осуществляется внутри дел при использовании таких групповых признаков, как фамилии авторов, названия организаций, корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т. д. Документы с порядковой нумерацией (билеты, квитанции, накладные и т. п.) группируются в нумерационном порядке.

Дела по письменным обращениям граждан (заявления, просьбы, жалобы) формируются отдельно от общей переписки организации.

3. Хранение дел

Дела считаются заведенными (открытыми для формирования) с момента включения в них первого исполненного документа.

Хранение документов обеспечивается различными способами, но чаще всего традиционно: в запирающихся шкафах и сейфах, в вертикальном положении. На корешке дела проставляется индекс по номенклатуре, а на внутренней дверце шкафа — номенклатура дел.

Последовательность расположения дел на полках (стеллажах) должна точно соответствовать номенклатуре дел. Поиск необходимого документа осуществляется вначале по номеру нужного дела (по номенклатуре), а затем по номеру соответствующей папки с документами.

Для дел с особо ценными и важными документами (протоколами, приказами, личными делами, трудовыми книжками и т. д.) составляется и систематически ведется внутренняя опись, помещаемая, как правило, в начале дела. Опись содержит индекс документа, его датировку, краткое содержание и номер листа.

Дела постоянного срока хранения группируются отдельно от документов временных сроков хранения. Подлинники отделяются от копий, годовые планы и отчеты — от месячных и квартальных, утвержденные документы — от проектов, приказы, распоряжения, указания вышестоящих органов, связанные с прямой деятельностью организации, — от такого же типа организационно-распорядительных документов, присланных для сведения.

Приложения группируются вместе с документами, к которым они относятся. Приказы по основной деятельности формируются в дела и хранятся отдельно от приказов по личному составу.

Если в начале календарного года потребовался конкретный документ (уже включенный в дело), он может быть извлечен только лицом, ответственным за формирование и хранение дел, а на его место помещается лист с указанием адресата, даты и срока выдачи документа. При выдаче же целого дела составляется карта-заменитель, содержащая реквизиты индекса, даты и срока выдачи с распиской получателя комплекта дела.

Следует иметь в виду, что дела, содержащие учетно-бухгалтерские документы, могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера. Выдача же дел за пределы данной организации может состояться только с разрешения ее руководителя.

При оформлении дел на хранение из них удаляются металлические и пластмассовые скрепки и держатели.

Формирование дел с документами временных сроков хранения может вестись упрощенно: разрешается оставлять документы в скоросшивателях, не нумеровать листы и не делать заверительных надписей, не составлять описи.

4. Передача документов в архив, экспертиза ценности документов

Дела хранятся в месте их формирования до передачи в архив организации. Подготовка дел к сдаче в архив — завершающий этап работы с документами в технологии документационного обеспечения.

Дела для сдачи в архив готовятся в соответствии с общегосударственными требованиями, изложенными в документах Госархива. В архив организации передаются дела постоянного и временного хранения через год после завершения их делопроизводством структурных подразделений.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаются в архив по усмотрению руководства организации.

Сдача дел в архив осуществляется по заранее утвержденному руководством графику. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы (для пополнения ими справочного аппарата архива).

Если отдельные дела по практической необходимости целесообразно оставить в подразделении для текущей работы, архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается подразделению-сдатчику, остальные остаются в архиве организации.

Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. Эти работы проводятся под контролем и методическим руководством сотрудников архива организации.

Экспертиза ценности документов. Большая часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, послеиспользованиякоторой документы теряют свою актуальность.

Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в обозримом будущем. Определенная группа документов содержит информацию, ценную и внаучном, и в практическом отношениях. Такие документы, естественно, должны храниться постоянно.

Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения (ГОСТ 16. 487—83).

Экспертиза ценности документов проводится поэтапно, начиная с текущего делопроизводства и завершая государственным архивом.

1 этап — составление номенклатуры, предопределяющей сроки хранения создаваемых документов.

2 этап — подготовка документов к сдаче в архив организации.

3 этап — уточнение ценности документов при передаче их на постоянное хранение из архива организации в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в организации проводится под руководством постоянно действующей экспертной комиссии. В крупных организациях со сложной организационно-функциональной структурой действуют центральные экспертные комиссии, объединяющие и координирующие работу экспертных комиссий подразделений. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются:

- рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства (централизованного и децентрализованного);

- рассмотрение документов, выделяемых к уничтожению, и актов уничтожения документов и дел, срок хранения которых завершился;

- подготовка и вынесение на рассмотрение экспертных комиссий Госархива предложений о сроках хранения документной информации;

- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативно-методической документации по делопроизводству и архивированию: номенклатур, классификаторов, перечней документов и инструкций по документационному обеспечению различных уровней управления;

- проведение консультационно-методической и организационной работы с подведомственными структурами.

Экспертная комиссия — коллегиальный орган, заседания которого протоколируются и утверждаются руководителем организации.

Экспертиза научной и практической ценности документов проводится систематически, наряду с оценкой правильности и оперативности ведения дел и их соответствия утвержденной номенклатуре.

Процедура подготовки и оформления документов является традиционной для отечественной практики: в начале каждого календарного года сотрудники структурных подразделений, ответственные за работу с документной информацией, просматривают и отбирают документы для дальнейшего хранения или уничтожения. Члены экспертных комиссий обязаны просматривать не только описи и акты о выделении дел к уничтожению, но и полностью проверять наиболее важные дела и документы, срок хранения и физическое состояние которых вызывает сомнения.

Определение ценности документов требует компетентности и профессионализма: знания истории и перспектив организации, ее функций, задач, организационной структуры, информационных связей с другими организациями, сложившейся практики документационного обеспечения.

При проведении документной экспертизы следует помнить о принципах объективности, историзма, комплексности и универсальности документов, о критериях отбора по происхождению, содержанию и внешним особенностям документов.

Конкретно сроки хранения документной информации определяются с помощью специально разработанных и научно обоснованных перечней документов.Типовые перечни устанавливают, как правило, сроки хранения, характерные для большинства организаций и отражают организационно-функциональные вопросы их практической деятельности (руководство, планирование, учет, контроль, отчетность, финансирование, организация трудового, материально-технического обеспечения и т. п.)

Разумеется, типовые перечни не способны полностью охватить все многообразие документной информации. По этой причине на базетиповыхведомственными органами разрабатываются перечни отраслевого и межотраслевого характера. В зависимости от значимости (важности, актуальности) документов устанавливаются дифференцированные (постоянные или временные) сроки хранения: год, три года, пять, десять лет и т. д. Срок хранения исчисляется по состоянию на 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Экспертизу ценности документов немыслимо проводить только по заголовкам дел (что, к сожалению, не редкость на практике), так как в течение года при формировании дел могут быть допущены ошибки различного характера. В связи с этим необходим тщательный анализ фактического содержания дела путем фронтального, полистного просмотра, который может привести к переоформлению всего массива документов с выделением единиц постоянного и временного хранения.

Отечественная практика архивоведения выделяет (с позиций хранения) четыре группы дел:

- постоянного хранения, подлежащие передаче Госархиву Российской Федерации;

- длительного хранения (свыше 10 лет) в архиве организации;

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению (по истечении сроков хранения).

Оформление самих дел не может состояться без уточнения сроков хранения документов. Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив организации-создателя и получателя документной информации.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранными к уничтожению, составляют акт, форма которого типизирована «Основными правилами работы государственных архивов»... Акт рассматривается и рекомендуется к утверждению на заседании экспертной комиссии организации и затем утверждается экспертной комиссией соответствующего формирования архивной службы и руководителем организации, после чего дела, включенные в акт, подлежат уничтожению.

Существенным обстоятельством является то, что рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению приходится проводить одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

Формирование дел фактически завершается по окончании года, когда подшиты последние документы прошедшего года, после чего дела еще год (минимум) хранятся в структурных подразделениях. После проведения экспертизы ценности документов и дифференциации массивов постоянного и долговременного хранения приступают к оформлению дела.

Оформление дела во многом зависит от объема и ценности представленного в нем массива документов и соответствующих сроков хранения. Так, дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются по упрощенной схеме: проверяется их наличие (в соответствии с номенклатурой дел), проводится систематизация и сдача в архив. Дела остаются в скоросшивателях и не нумеруются.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, включающему в себя: подшивку или переплет дела, нумерацию листов, оформление всех реквизитов обложки (титульного листа).

Для подшивки дел (после удаления металлических и пластмассовых скреплений) в его конце вкладывается чистый бланк формы листа-заверителя (для соответствующей записи), дело подшивается в твердую обложку (в четыре прокола) и переплетается. Листы дела нумеруются черным графическим карандашом (или нумератором) в правом верхнем углу. Заверительная надпись (цифрами и прописью) листов и особенностей нумерации составляется с учетом допущенных пропусков и ошибок.

Особо ценные дела (личные, судебные, о присуждении степеней и званий, патентная документация) при подготовке к сдаче в архив содержат внутренние описи. Элементы обложки определены ГОСТом 17.914—72 «Обложки дел длительного пользования». Если в деле имеются особо ценные документы, приложения к основному документу и т. п., наличие которых не может распознаваться по заголовку дела, то к заголовку добавляется аннотация, оформляемая после заголовка с красной строки.

Например: «Отчет о работе экономической лаборатории за 1999 год. К отчету приложена справка ретроспективного анализа работы лаборатории с момента ее создания в 1980 году».

Количество листов в деле выносится на обложку из данных заверительной надписи дела. Архивный шифр проставляется в архиве организации (номер фонда, описи, дела).

Составление описей,

В соответствии с ГОСТом 16487—83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» под описью понимают «архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации». И по сей день опись фактически является основным учетным и справочным пособием в работе с документной информацией в технологии делопроизводства и в архиве. На дела постоянного хранения, со сроками хранения более 10 лет и дела по личному составу описи составляются раздельно. Если дела обобщают за несколько лет, то сначала их раскладывают по годам, а в пределах года — по структурным подразделениям. В таком случае реализуется хронологическо-структурная систематизация.

Внутри каждой структурной части дела располагаются по приоритету (значимости) содержащихся в них документов. При систематизации самих дел пользуются номенклатурой дел или ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения.

Личные дела, личные карточкиуволенных, невостребованные трудовые книжки систематизируются строго по алфавиту. По каждому делу в опись вносятся: порядковый номер, индекс, заголовок (аннотация), дата, количество листов приложения. В описи дел со сроками хранения свыше 10 лет перед примечанием помещается графа «Срок хранения дела». Данные переносятся с обложки дела, а дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело состоит в описи из своего номера, проставляемого на обложке. Если дело состоит из нескольких томов, то каждому тому в описи присваивается индивидуальный номер.

В организациях, не имеющих структурных подразделений, составляется комплект общих описей. В крупных организациях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности.

На основе описей подразделений ведомственным архивом составляются годовые разделы сводной описи дел организации (учреждения), по которой ведомственный архив передается Госархиву. Сдача дел по схеме «подразделение — архив» проводится ежегодно по графику, разработанному архивом и утвержденному руководителем организации.

Дела со сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются в архив соответственно описям.

Дела временного хранения передаются по утвержденной номенклатуре дел.

Тема 8 Техническая документация в документообороте

План лекции

1. Конструкторская документация.

2. Проектно-сметная документация.

3. Технологическая документация.

4. Научно-исследовательская документация.

5. Стандарты и патентная документация.

6. Технология изготовления, оформления и размножения технической документации.

7. Организация хранения и использования технической документации в ведомственных архивах.

8. Справочно-поисковый (научно-справочный) аппарат к документам системы научно-технической документации (СНДТ).

9. Экспертиза ценности научно-технической документации.

10. Целевые и организационные формы использования архивной технической документации.

Под технической документацией принято понимать обобщённое название графических и текстовых документов, в которых зафиксированы технические идеи и решения.

Техническая документация возникает в процессе проектирования зданий и сооружений, конструирования машин и механизмов, проведения научно-исследовательских разработок (НИР), организации промышленного производства, во время проведения топографо-геодезических работ, инженерно-геологических игеолого-разведочныхизысканий. Документация такого рода является неотъемлемой частью документооборота промышленных предприятий.

Основной вид технического документа — чертеж, отображающий предмет на плоскости, позволяющий представить внешний вид предмета в пространстве, понять его конструктивное устройство, установить, из каких материалов и каким способом он изготовлен.

1. Конструкторская документация

Состав конструкторской документации регламентирован ГОСТом, которым определены, кроме того, виды и комплектность конструкторских документов на изделия всех отраслей промышленности: чертежи деталей, сборочный, общего вида, теоретический, габаритный, монтажный; чертёж-схема; спецификация, техническое описание, ведомости, пояснительная записка и др.

Текстовая документация может содержать сплошной текст (техническое описание, паспорт, расчеты, пояснительные записки, инструкции и т. п.) и текст, разбитый на графы (спецификации, ведомости, таблицы и др.).

На чертеже детали содержатся ее изображение и данные, необходимые для ее изготовления в натуре: размеры, материал, термообработка до заданной прочности (в кг/мм2), чистота обработки поверхности, класс точности и допуски.

На сборочном чертеже изображается сборочная единица, дающая представление о расположении и взаимной связи ее составных частей и обеспечивает возможность сборки и контроля. На нем иногда помещаются схемы соединения или расположения составных частей изделия (если они не оформлены специальными документами) и показываются крайние положения подвижных частей конструкции.

На чертеже общего вида изображено изделие с разрезами и сечениями, текстовая часть и надписи, необходимые для понимания конструктивного устройства, а также взаимодействие его основных частей и принципа работы, данные о составе изделия. На чертежахобщеювида помещаются и технические характеристики.

В соответствии с ГОСТом теоретический чертеж — документ, определяющий геометрическую форму (обводы) изделия и координаты расположения его составных частей.

Габаритный чертеж — технический документ, содержащий контурное (упрощенное) изображение изделия с указанием габаритных, установочных и присоединительных размеров.

На монтажном чертеже приводятся контурное изображение изделия и данные, необходимые для его установки (монтажа).

Чертеж-схема — упрощенное изображение машин, механизмов, установок и пр., дающее лишь общее представление об их устройстве и принципах действия. На схемах показаны в виде условных изображений или обозначений части изделий и связи между ними.

Электротехнические схемы — основной вид чертежной документации. Схемы не должны давать представление о внешнем виде конструкции, устройстве и работе ее отдельных частей.

Спецификация — документ, определяющий состав изделия, технологической схемы, сборочной единицы, комплекса или комплекта.

Пояснительная записка — текстовый технический документ, содержащий описание устройства и принципа действия разрабатываемых изделий, технологии, а также обоснование принятых технических, технологических и технико-экономических решений.

Ведомости — это списки различных документов, сгруппированных предметными признаками. Согласно ГОСТ ЕСКД (единой системы конструкторской документации) составляются ведомости спецификаций, ссылочных документов, покупных изделий. Ведомости техдокументации, вошедшей в состав технического предложения, эскизного и технического проектов, накопительные ведомости изменений техдокументации, ведомости держателей подлинников, согласования применения изделий и т. д. относятся к этому виду технической документации.

В соответствии с НТД, конструкторские документы в зависимости от способа их выполнения и характера использования подразделяются на оригиналы, дубликаты и копии.

Оригинал — это документ, выполненный на бумаге и предназначенный для изготовления по нему подлинника (кальки, типографского оттиска и т. д.).

Подлинник — это технический документ, подписанный ответственными должностными лицами и выполненный на материале, позволяющем многократное изготовление с него копий.

Дубликат — это копия подлинника, позволяющая снимать с него многократные копии, подписываемые ответственными лицами.

Копии — это документы, выполненные способом, обеспечивающим их идентичность с подлинником (свето-,микро-, фото-, ксерокопии и др.), предназначенные для непосредственного использования при разработке, эксплуатации, ремонте изделия.

2. Проектно-сметная документация

Проектно-сметная документация создается при решении вопроса о возведении, реконструкции и ремонте объектов капитального строительства.

Проектная документация для строительства характеризует вид строительства, внешний вид и технико-экономические показатели объекта, архитектурно-планировочные и технологические решения, стоимость работ.

Указанная документация подразделяется на документацию по планировке и застройке городов и населенных пунктов; по жилищно-гражданскому, промышленному и сельскохозяйственному, энергетическому и гидротехническому, транспортному строительству.

В процессе самого проектирования объектов капитального строительства создаются индивидуальные, экспериментальные, типовые проекты, проекты-эталоны, проекты-привязки и проекты малых архитектурных форм.

Основные виды проектной документации — генеральный план, чертежи фасадов, планов, разрезов здания, паспорта проектов, рисунки, пояснительные записки, эскизы, расчеты, схемы, картографические документы, сметы.

Генеральный план даст изображение всего участка строительства, на котором в контурах вида сверху представлено размещение существующих и проектируемых объектов, отражающих благоустройство, озеленение, а иногда и топографическое состояние места строительства.

Для строительства конкретного объекта промышленно-гражданского назначения разрабатываются общие чертежи и чертежи деталей. К ним относятся чертежи фасадов, поэтажных планов, поперечные и продольные разрезы здания.

Фасад — внешний вид здания с фрагментами его архитектурного оформления. На общих чертежах (планах, разрезах) указываются: расположение оборудования, инженерных коммуникаций, их взаимная увязка, маркировка и габариты. Для проведения специфических видов строительства (отопление и вентиляция, водопровод и канализация, связь и электроснабжение и др.) выполняются чертежи специального оснащения зданий и сооружений с деталировкой сложных узлов, со спецификациями на оборудование и материалы.

На деталировочных чертежах указываются размеры деталей и элементов здания или сооружения, их сопряжения, сечения конструктивных элементов и спецификации. Для оценки архитектурной составляющей проекта создаются в красках рисунки фасадов проектируемых зданий. Рисунки, как и чертежи, представляют собой масштабное изображение предмета на плоскости, но в отличие от чертежа (в ортогональной проекции) рисунки дают рельефное изображение предметов.

Различают рисунки художественные и технические. Художественные рисунки изображают предмет в перспективе, технические — в аксонометрии (координатной системе).

Эскизами (кроками) называются чертежи, выполненные от руки (обычно на миллиметровой бумаге) и являющиеся черновиками, содержание которых потом переносится на ватман с помощью чертежных инструментов (или графопостроителей САПР).

Паспорт проекта — документ, в котором дается схематическое изображение объекта с кратким описанием основных технических показателей.

В пояснительной записке содержатся справка, отражающая проектирование объекта, сведения о его назначении, внешнем виде, внутреннем устройстве; сообщаются особенности объекта, его основные технические показатели, назначение, описывается внутреннее устройство и работа отдельных частей, особенности конструкции.

В пояснительной записке излагаются социально-экономические условия и предпосылки создания объекта, аргументация выбора предлагаемого варианта.

Расчеты (гидравлические, тепловые, аэродинамические, инженерно-геологические и др.) указывают параметры сооружения и его составных частей в зависимости от заданных расчетных данных. Расчеты используют достижения физико-химических, биологических, экологических и других отраслей науки.

В состав проектов многих сооружений (дорог, электростанций, гидротехнических объектов) входят топографогеодезические, картографические документы: карты, планы города, населенного пункта, местности.

К проектной документации обязательно прилагаются сметы, не являющиеся технической документацией, но необходимые для предварительного установления финансовых затрат. Сметная документация (генеральная, рабочая смета, калькуляция) составляется на основе единичных расценок строительных работ и нормативной документации.

3. Технологическая документация

Технологическая документация — совокупность графических и текстовых технических документов, которые отдельно или в комплексе определяют процесс изготовления изделий промышленного производства или процесс сооружения объектов капитального строительства. Номенклатура технологической документации определяется ГОСТами ЕСТД (Единой Системы Технологической Документации), входящими в систему унифицированной документации.

Технологическая документная информация отражает способы изготовления деталей, сборки промышленных изделий, строительства, эксплуатации и ремонта сооружений, способы организации производственного процесса.

Ктакогорода информации относятся: технологические карты, регламенты, рабочие чертежи оборудования и инструмента, графики работы цехов, смен и бригад, технические условия и схемы технологического процесса и другие организационно-нормативные документы по составлению технологии.

Основной технологический документ — технологическая карта, которая дает подробное описание и в которой приводятся расчеты всех технологических операций по изготовлению изделия.

Технологические карты в практической деятельности руководителей и специалистов представлены следующими разновидностями:

1) операционной, фиксирующей отдельные производственные операции (сверление, шлифование, крепление, монтаж и т. п.);

2) общей (маршрутной) с последовательностью операций;

-106-

3) цикловой с перечислением группы операций одного рабочего или одного цеха;

4) типового технологического процесса, содержащего сведения о средствах технологического оснащения и материальных нормативах для изготовления группы деталей и сборочных единиц.

Общая (маршрутная) технологическая карта требует более подробного рассмотрения, т. к. составляется на каждое изделие и является обоснованием операционных и других технологических документов, проектирования приспособлений, инструмента, подбора оборудования, схематически показанных на общих картах.

В технологических картах подробно и последовательно перечислены все производственные операции по изготовлению каждой детали, сборочной единицы и изделия в целом.

В технологических картах должны указываться: название операций, схема установки и обработки изделия, применяемое оборудование (станки, инструмент, приспособления), режим работы (скорость, тепловой режим и т. д.), время обработки (машинное и вспомогательное), специальность и разряд рабочего, стоимость каждой операции.

По технологическим регламентам идет промышленное производство на химических, металлургических, целлюлозно-бумажных, нефтеперерабатывающих и других родственных по отрасли предприятиях. В регламенте как источнике документной информации описываются, нормируются и в отдельных случаях изображаются те физико-химические процессы (реакции, компоненты, аппаратура и др.), которые реализуются при получении конечного продукта.

Совершенствование управления производством, связанное с применением ЭВМ, привело к появлению документации на машинных носителях (в первую очередь для автоматизированных и роботизированных поточных линий): перфокартах, магнитных лентах, дисках и т. д.

Кинофотопленки измерительных систем и осциллограммы (по испытанию опытных образцов), кинопленки обычных, замедленных и ускоренных съемок производственных процессов служат необходимым инструментом в организации труда и применении прогрессивных технологий. Кинофотодокументы находят применение в производственном дизайне, в диспетчерской службе (в качестве средства фотографии и кино) позволяют оперативно осуществлять передачу документной информации на значительные расстояния (с применением новых информационных технологий).

Мы сознательно не останавливаемся на возможностях телевизионных средств обмена данными, т. к. они широко популяризированы возможностями всемирной сети Интернет.

4. Научно-исследовательская документация

Научно-исследовательская документация создается в процессе НИР и ОКР в различных отраслях техники и производства, отображая теоретическое и практическое решение актуальных научно-технических проблем, в том числе и внедрение их результатов в промышленное и сельскохозяйственное производство.

Примерами такого вида документной информации могут быть:

- технические отчеты (с приложениями), отзывы и рецензии, аннотации;

- паспорта, регламенты НИР;

- монографии, диссертации и отзывы на них;

- технические задания на НИР, программы НИР;

- отчеты, доклады овыполненныхНИР;

- технико-экономические обоснования (ТЭО);

- первичная документация (журналы, ведомости, дневники; кинодокументы, фотографии, рентгенограммы, магнитные ленты, диски, дискеты).

Основной документ — отчет о НИР, в котором излагаются исчерпывающие, систематизированные и обобщенные сведения о проведенной в организации научно-исследовательской работе, подлежащей регистрации во Всероссийском научно-информационном центре (ВНТИЦентр).

Структура и правила оформления отчетов о НИР установлены ГОСТ 7.32-81.

5. Стандарты, и патентная документация

В соответствии с ГОСТ 1.0-85 стандарты в зависимости от масштаба применения бывают государственными, республиканскими, отраслевыми, местными (СТП).

Стандарт — это особый вид технической документации юридического характера. Отдельные стандарты, в том числе и на унифицированные системы документации, могут носить организационно-методический характер. Примером такого рода могут служить международные стандарты на системы качества серии ИСО 9000-9004.

Наиболее распространенными видами технической документации являются заявки на предполагаемые изобретения, патенты, удостоверения на рационализаторские предложения, обобщенные понятием патентная документация.

Заявка на предполагаемое изобретение включает в себя заявление о выдаче патента на изобретение, техническое описание, расчет и чертеж общего вида конструкции.

Заявление содержит: просьбу о выдаче патента на изобретение, его краткое название, фамилию, имя, отчество автора (авторов), место работы, занимаемую должность, образование, ученую степень и домашний адрес (с упоминанием факта предыдущего рассмотрения, если оно имело место).В заявлении приводятся сведения о наличии технической документации, об изготовлении опытного образца, его испытаниях и результатах: сведения о приложениях (число экземпляров и листов).

Описание изобретения представляет собой технико-правовой документ, содержащий формулу (предмет) изобретения, иллюстрируемый чертежами.

Патент — это документ, удостоверяющий авторство определенного лица (группы лиц) на данное изобретение, дающий этим лицам исключительное право изготовлять и продавать изобретенный ими объект.

Патентная информация позволяет составить представление о научной школе, круге научных интересов отдельного автора или творческого коллектива, определить приоритет технического решения, создает благоприятные условия для создания критического уровня руководителя и специалиста в определенной отрасли науки и техники.

Технология изготовления,

оформления и размножениятехнической

документации

Первичными в процессе технического и инженерного творчества являются наброски, схемы, эскизы и предварительные расчеты. По сути, этот вид документной информации представляет собой своеобразный полуфабрикат для создания технической документации.

Так, производственные чертежи выполняются на бумаге стандартного формата (ГОСТ 2.301-68) следующих размеров: АО (841x1189); А1(594x841); А2 (420x594); АЗ (297x420); А4 (210x297); А5 (148x210) (в миллиметрах).

Для получения стандартных размеров дополнительных форматов следует увеличить размер короткой стороны основного формата на величину, кратную их размерам:

АО х 2 (1189x1682),

А4х 8 (297х 1682).

Чертежи могут выполняться как на специальной бумаге машинными средствами САПР, так и на ватмане, кальке (обычной и эмульсированной) тушью и карандашом с четкими линиями, позволяющими снимать свето-и ксерокопии.

Чертежная рамка: от краев листа отстает на 5 мм, а слева — на 20 мм. Чертежи большого формата для хранения и транспортировки складываются до формата А4с угловым штампом чертежа в его правой нижней части.

Все надписи на чертежах сосредоточены в одном месте в специально разграфленных трафаретах или угловых штампах.

Угловой штамп содержит основные сведения о чертеже: общий вид, чертеж сборочной единицы, детальный чертеж; автор конструкции, дата утверждения чертежа, элементы технических характеристик; подписи лиц, ответственных за правильность разработки и оформления технических документов.

ГОСТ 2.104-68 определяет форму, размер, порядок заполнения основной надписи для чертежей и схем конструкторской документации; устанавливает дополнительные графы, содержащие сведения об инвентарных номерах подлинника (дубликата) данного документа, взамен или на основании которого выпущен данный документ, и подписи лиц, принявших подлинник в архив. Дополнительные графы располагаются вдоль левого поля чертежа. Производственные обозначения (номера) присваиваются конструкторской документации в соответствии с ЕСКД согласно ГОСТ 7201—68,устанавливающимдве системы обозначения — обезличенную (десятичную) и предметную. Спецификация оформляется выше основной надписи или на отдельном листе (в виде приложения) и определяет состав сборочных единиц, комплекса и комплекта с указанием:

- формата чертежа и зоны;

- порядкового номера и позиции сварочной единицы;

- производственного номера деталей, их наименования и количества единиц;

- примечания (варианты замены, заимствования из других проектов, аннулирование чертежей и пр.).

Оформление проектной документации для строительства унифицировано требованиями ГОСТ СГЩС 21.101-79, в котором отражены параметры оформления чертежей в проектных и проектно-строительных организациях. Основными сведениями строительных чертежей являются:

- наименование строительной проектной организации и еевышестоящего органа;

- название комплекса, объекта, чертежа; производственный номер комплекса;

- стадия проектирования;

- часть проекта, номер листа, формат чертежа.

Текстовые технические документы могут выполнять функцию уточнения, разъяснения и создаются рукописным, машинописным, машиночитаемым (компьютерным) и типографским способом.

Текстовая техническая документация оформляется в соответствии с традиционной технологией документирования:

- составление авторского проекта документа;

- перепечатка (оформление) документа;

- согласование и корректировка;

- подписание (утверждение) руководителем.

Расчетно-пояснительные записки, сметы и другие текстовые документы печатаются с помощью механических и электронно-вычислительных устройств с размножением на копировально-множительной технике.

На практике при отсутствии ЭВМ некоторые проектно-конструкторские организации прибегают к калькированию из-за наличия в текстах большого количества математических и химических символов, букв иностранного алфавита, различных формул, отсутствующих на клавиатуре пишущих машин. В отдельных случаях используются основные трафареты, бланки с заранее подготовленными реквизитами (наименование, исполнители, дата и пр.).

В НИИ, КБ, на предприятиях создаются документы научно-исследовательского характера, основным из которых является отчет по теме. ГОСТ 732—81 устанавливает общие требования и правила оформления отчета о НИР следующей структуры:

- титульный лист, список исполнителей, реферат, содержание (оглавление), перечень сокращений, символов, специальных терминов с их определениями, условных обозначений;

- введение, основная часть, заключение, список использованных источников и литературы, приложения.

На титульном листе отчета указываются:

1) официальное название организации-исполнителя, вышестоящей организации;

2) индекс УДК, номер государственной регистрации, инвентарный номер отчета;

3) надписи о согласовании и утверждении отчета (должности, Ф.И.О., ученые степени и звания лиц, утвердивших и подписавших документ);

4) наименование темы, отчета (при несовпадении с наименованием темы) и в скобках — тип отчета (промежуточный, заключительный, этапный и т. п.);

5) номер (шифр) темы, присвоенной ей в организации (ведомстве);

6) должности, ученые степени и звания, фамилии, инициалы руководителей подразделений организации, руководителей и ответственных исполнителей НИР;

7) место и год выпуска отчета.

Исполнители перечисляются по алфавиту (Ф.И.О., занимаемая должность, ученая степень и ученое звание, выполненная часть работы).

В реферате излагаются краткие сведения об основном содержании работы, сущность и методы исследования, конкретные данные (технические характеристики, параметры изделия, процессы и пр.), краткие выводы о применении полученных результатов; объем отчета (в машинописных страницах), количество томов, иллюстраций, таблиц и т. д. [введения об иллюстрациях конкретизируются указанием их вида (схема, чертеж, график, таблица, фото)]

Основная часть отчета о НИР состоит из введения, разделов и глав, в которых изложены методика, содержание и результаты выполненной работы.

В заключении даются выводы и рекомендации, предложения по практическому применению результатов НИР.

Отчет по теме содержит оглавление с указанием разделов (частей) со ссылками на соответствующие страницы текста.

На обложке сформированного и оформленного отчета по теме сообщаются те же сведения, что и на титульном листе, кроме фамилий руководителей и исполнителей. На практике при оформлении заголовков по темам используются трафаретные заготовки, наклеиваемые на обложки.

Патентная документация, как правило, регламентирована в оформлении соответствующими положениями ведомства по делам открытий и изобретений.

Для промышленного предприятия, строительного объекта и других формирований народного хозяйства России требуется значительное количество комплектов технической документации. Необходимое для каждого из них количество копий подлинников может быть получено различными способами копирования и размножения: от типографских и фотографических до ксеро-и термографических. В настоящее время в подготовке и доведении документной информации широко используются современные информационные технологии и еще не до конца осознанные возможности Интернета.

. Организация хранения и использования технической документации введомственных

архивах

В процессе деятельности НИИ, КБ, промышленных предприятий образуется практически необозримое количество технической документации. Для хранения, учета, размножения и использования НТД в организациях создаются службы научно-технической документации (СНТД), статус которых в восьмидесятые годы определялся правительственным Постановлением от 4 апреля 1980 года (№ 274).

В зависимости от состава и количества документов в организациях могут формироваться следующие структурные звенья службы научно-технической документации (СНТД): отделы, бюро, группы, архивы.

СНТД организуется и функционирует на правах самостоятельного подразделения с подчинением соответствующему руководителю.

Положением о службе определяется численность сотрудников (основной критерий расчетной численности — объем и специфика документационных операций) и направления их основной деятельности:

- прием техдокументации на хранение;

- контроль за правильностьюоформления документов, подлежащих хранению;

- размножение и доведение техдокументации до потребителей;

- систематизация, описание и текущий учет поступающих на хранение документов;

- обеспечение режима хранения (температурного, объемного, безопасного);

- создание справочно-поискового аппарата (СПА) — каталогов, картотек, указателей, досье и других архивных источников;

- организация рационального использования технической документации (прием-выдача, копирование, подборка документов, ретроспективный и тематический поиск, подготовка справок и т. д.);

- сбор и распространение научно-технической информации (НТИ);

- внесение изменений в подлинники;

- экспертиза ценности техдокументации;

- подготовка документов к сдаче на архивное хранение.

В соответствии с упомянутым ранее положением все имеющиеся в организации подлинники, дубликаты и копии технических документов подлежат передаче на централизованное хранение в СНТД.

При приеме документации на хранение сотрудники службы НТД тщательно проверяют:

1) комплектность документов, содержание томов;

2) наличие установленных подписей и дат;

3) правильность оформления основных надписей титульного листа;

4) физическое состояние документов с позиции их пригодности для хранения, копирования и микрофильмирования.

На хранение в службу НТД принимаются:

- отчеты о научно-исследовательских и опытно-конструкторских разработках (НИОКР);

- технологическая, проектно-строительная документация;

- кинофотодокументы, документы на магнитных носителях, фиксирующие НИОКР и проектирование объектов капитального строительства;

- патентная документация;

- съемочно-геодезические, картографические, инженерно-геологические и другие документы.

Температурно-влажностный режим хранения документов информации описывается следующими параметрами:

Температура Влажность

1. Документы на бумажных носителях +14— 20°С 45—60 %

2. Микрофильмы +12-15°С 40-55 %

3. Кинофотодокументы +12-15°С 40-60 %

4. Фотодокументы +15-25°С 30-60 %

5. Фотодокументы +18-20°С 40-70 %

Помещения для хранения НТД оборудуют металлическими, стационарными или передвижными стеллажами, металлическими шкафами и сейфами (для хранения подлинников). В качестве специального оборудования используют стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками. Допустимы деревянные шкафы и стеллажи, обработанные огнезащитным составом (к примеру, асбестом).

Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, извещения об изменениях НТД, страховые экземпляры (копии), фонд пользователя, перечни тем, которые подлежат передаче на государственное хранение, описи документов постоянного хранения.

Единицей учета документной информации являются:

- для научной документации — отчет по НИР, сброшюрованный в том (папку);

- для конструкторской, технологической и проектной документации — лист чертежа, текст, сброшюрованные в том (папку) светокопии.

Каждая единица учета оформляется отдельным номером. В подлиннике инвентарный номер проставляется на каждом листе.

Принятые в службу НТД документы регистрируются и учитываются в инвентарных книгах, заполняемых на основании данных основной надписи чертежей и титульных листов переплетенных учетных единиц.

Инвентарные книги ведутся отдельно на каждую группу архивной документации: научно-исследовательскую, конструкторскую, технологическую, проектную (для строительства).

В отдельных, специализированных инвентарных книгах учитываются типовые проекты, микрофильмы, документы сторонних организаций, присланные в качестве обязательных или для сведения; документация с ограничительными грифами («ДСП», «КТ» и др.). Для научно-исследовательской документации ведутся отдельно инвентарные книги: для отчетов НИОКР и других, дополняющих их документов. Отчеты по темам вносятся в инвентарные книги по мере поступления.

Инвентарная книга имеет следующие графы:

- инвентарный номер;

- дата поступления; этап работы;

- обозначение;

- наименование и номер темы;

- номер государственной регистрации;

- наименование института, отдела, лаборатории-разработчика;

- фамилии руководителей и ответственных исполнителей темы;

- количество листов, экземпляров;

- примечания.

Для конструкторской и технологической документации учет подлинников ведется в соответствии с ГОСТ ЕСКД 2.501-88: отдельно на изделия основного и вспомогательного производств. Допускается ведение отдельных инвентарных книг по видам производства. Подлинники регистрируются полистно, на каждый документ составляется карточка учета.

На документацию вспомогательного и индивидуального производства карточка учета не составляется. Копии документации, изготовленные организацией-разработчиком, в отдельных инвентарных книгах не регистрируются, а учитываются в карточках по обозначениям или инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам.

Копии, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной книге и учитываются в специальных карточках учета (альбомах, папках и т. д.).

Инвентарная книга для регистрации строительной проектной документации аналогична книге для конструкторской документации, при этом допускается пообъектное ведение инвентарных книг. Регистрация копий по томам (папкам) в карточках учета (см. ГОСТ 21.203-78).

Принятые на хранение микрофильмы регистрируются в специальной книге учета (см. ГОСТ 13.401-73). Допускается ведение отдельных книг для учета микрофильмов на изделия основного и вспомогательного производства. Каждому микрофильму присваивается инвентарный номер, проставляемый на начальном и конечномучасткахрулона на строго ответственном поле микрофильма (микрофиши).

Учет НТД на машинных носителях осуществляется в соответствии с РД 50—524—83.

8. Справочно-поисковый (научно-справочный)

аппарат к документам системы научно-технической документации (СНТД)

С целью оперативного поиска документов и эффективного использования документной информации в службах НТД создается справочно-поисковый аппарат (СПА) к документам, включающим в себя справочники по учету и содержанию документов. Состав СПА определяется содержанием хранящейся документации, целью поиска и использования документов.

Основной частью СПА являются справочники по составу и содержанию документов: перечни «узких мест» (проблем), описи единиц хранения; каталоги, указатели, ретроспективные и тематические обзоры, в качестве дополнения к ним могут служить информационные документы по материалам архива [тематические перечни, письма, справки о составе и содержании документов и ведомственные (отраслевые) печатные издания (реферативные сборники, подборки аннотаций НИР)].

Перечни проектов, проблем (тем), НТД, по которым документная информация подлежит передаче на государственное хранение, инвентарные книги и описи — главный источник определения учета и сохранности, поиска НТД. В какой-то мере они раскрывают и содержание хранящихся документов.

Наиболее рациональным видом СПА являются каталоги в технических архивах — предметно-тематические, объектные, авторские, географические. Систематизация разделов в каталоге производится в соответствии со схемой классификации или отраслевым классификатором.

Каталоги отражают состав документов в организациях и различаются по назначению, группам отражения документной информации, принципам группировки документов.

По принципам группировки каталоги делятся на предметные, авторские, систематические, инвентарные, объектные, географические, тематические.По группам отражаемой информации — на каталоги проектной, конструкторской, технологической, научно-исследовательской, картографической, геологической, микрофильмированной, фотографической и др.

Каталоги бывают служебные (для внутреннего пользования) и общие, карточного и книжного типа, ручного и автоматизированного поиска.

Наибольшее распространение в технических архивах и научно-технических библиотеках имеет предметно-тематический каталог, содержащий следующие основные сведения:

- наименование объекта (изделия, темы НИР, проекта);

- обозначение (индекс, шифр) объекта, документа; стадия, этап (разработки НИР, проекта, изделия);

- дата разработки, наименование организации-разработчика;

- поисковые данные, технические показатели, аннотация;

- формальная характеристика документов (расчеты, сметы, пояснительная записка, свето-, ксерокопии, микрофильмы и т. п.).

Аннотация, как правило, содержит общее представление об объекте или изделии в целом, сообщает сведения об их отдельных частях, указывает основные технико-экономические показатели, конструктивные особенности некоторых элементов, отмечает отличие данных объектов от других, объясняет мотивы выбора варианта. Кроме того, в аннотации даются сведения об объеме и составе технической документации. В основе аннотации лежат технические описания проектов и пояснительных записок.

Авторские каталоги бывают двух типов:

1. Каталоги работ специализированных проектных организаций (субподрядчиков). На одну карточку такого каталога выносятся сведения о техдокументации, созданной субподрядной организацией и относящейся к данному проекту. Карточки в картотеке расположены по названиям специализированных организаций, а в пределах каждой из них — по названиям объектов.

2. Именные каталоги, позволяющие найти документацию, созданную крупными конструкторами, учеными, архитекторами. Карточки в картотеке расположены в алфавитном порядке фамилий авторов или названий проектных организаций. Внутри рубрик — по алфавиту наименований работ.

Географические каталоги создаются в архивах, где техдокументация относится к различным почтовым реквизитам и может разыскиваться по географическому признаку. Это чаще всего НИИ и ПКО по проектированию промышленных предприятий, дорог, инженерных сооружений и объектов, техдокументация которых позволяет возводить строительные объекты в различных регионах России и за рубежом. Каталоги формируются пообъектно. Основная рубрика каталога — наименование географических пунктов, расположенных по алфавиту. В пределах каждого географического пункта карточки систематизируются по номерам или по названиям объектов.

Объектные каталоги создаются в строительных организациях. Карточки в массивах располагаются по названиям объектов строительства и систематизируются в соответствии с принятой в организации схемой классификации. Карточка оформляется на каждый проект и на каждую часть (марку) проекта. Кроме типичных для всех каталогов граф в карточке предусматриваются следующие элементы: шифр объекта, его местонахождение, состав проекта, стадии проектирования, дата разработки. Карточки каталога систематизируются по шифрам объектов, по алфавиту их наименований, географических пунктов расположения объектов.

Значительно реже в сфере технической документации применяются систематические каталоги, в которых карточки группируются по отраслям деятельности, внутри — по темам, комплексам, группам. В карточке систематического каталога отражаются: содержание документа, техническая характеристика, основные технологические показатели, степень внедрения в производство и то новое, что было применено в процессе разработки проекта или отдельной темы.

Самостоятельный каталог ведется в качестве СПА для фонда типовых проектов и стандартных конструкций, узлов и деталей.

Специализированный каталог создается при формировании массива фотографий, микрофильмов, картографического материала, данных аэрофотосъемки.

Предметно-тематические каталоги фона-и фотодокументов создаются, как правило, в проектно-архитектурных организациях и изыскательских партиях.

Информационно-поисковые системы (ИПС) к нормативно-технической документации на машинных носителях создаются по РД 50—524—84 крупными конструкторами, учеными, архитекторами.

Тематический обзор является еще одним из видов справочников по документной информации. Он, как правило, раскрывает содержание и состав технической документации только по заданной теме.Структура обзора: введение, характеристика документов, СПА (оглавление, список сокращений, указатели, библиография).

9. Экспертиза ценности научно-технической документации

Экспертиза ценности научно-технической документации проводится с целью определения ее конкретного значения в данной организации.

Под экспертизой ценности НТД понимается всесторонняя, комплексная оценка документной информации на основе критериев, разработанных наукой и практикой, исходя из общих методологических принципов отбора документов для определения народно-хозяйственного, научного, социально-культурного и исторического значения НТД, установления приемлемых сроков хранения и оптимального объема и номенклатуры для передачи на государственное хранение. Основными методологическими принципами экспертизы являются историзм и комплексная оценка массива документной информации.

Принцип историзма предполагает отбор документной информации, отражающей объективные закономерности развития науки и техники в различные периоды развития общества.

Комплексность экспертизы реализуется привлечением компетентных специалистов и представительностью оцениваемых видов документной информации.

Экспертиза осуществляется в два этапа:

1. Выбор проблем, проектов изделий, объектов планировки и капитального строительства, документная информация которых подлежит передаче на государственное хранение.

2. Экспертиза НТД, отобранных проектов по проблемам и выбор документации, подлежащей государственному хранению.

Экспертиза ценности документной информации осуществляется на основе общих и специфических критериев. Общими критериями являются:

- происхождение (роль и место организации в народном хозяйстве страны, отрасли, значимость ее функций, время и место образования, авторство документов);

- содержание (значимость события, явления, предмета, отраженного в документах);

- значение сведений, содержащихся в информации, ее оригинальность, целевое назначение, вид и разновидность документа;

- внешние особенности (юридическая достоверность документа — наличие подписей, дат, печатей);

- наличие резолюции, помет;

- особенности передачи текста;

- подлинность документа, особенности материальной основы документа;

- особенности физического состояния, полнота, сохранность документа.

Специфическими критериями первого этапа экспертизы по всем научным исследованиям и разработкам являются:

- степень отражения уровня науки и техники, производства в конкретный исторический период;

- значимость проблем (тем), проектов, моделей, конструкций, технологий на момент внедрения для развития народного хозяйства страны;

- принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта;

- экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технического решения;

- социальная значимость исследований и разработок, отраженных в научно-технической документации.

Специфическими критериями второго этапа экспертизы являются:

- этапность, стадийность исследований и разработок;

- информативность видов и разновидностей документов на различных этапах исследований и разработок;

- степень отражения в НТД реально существующих явлений и объектов.

Состав НТД, отбираемой на государственное хранение в соответствии с указанными критериями, определяется на основе ведомственных перечней документной информации со сроками хранения и перечней НТД по строительству и машиностроению, подлежащим приему в государственные архивы России.

Для организации и проведения экспертизы ценности всех видов документной информации и ееотбора для государственного хранения создается экспертная комиссия (далее — ЭК), в состав которой входят наиболее квалифицированные специалисты, хорошо знакомые с содержанием НТД и направлениями предстоящей работы базовой организации.

ВЭКв обязательном порядке включаются: начальник и один из сотрудников службы НТД, назначаемый секретарем ЭК, делопроизводитель, представитель службы защиты информации, представитель Госархива.

ПредседателемЭКназначается один из руководителей организации (заместитель директора по науке, главный инженер, главный конструктор).ЭК— орган коллегиальный и совещательный, работающий в непосредственном контакте с руководством соответствующего архивного учреждения и получающий от него организационно-методическую помощь.

Основными функциямиЭКорганизации и предприятия являются:

- организация и проведение непосредственной экспертизы ценности НТД;

- отбор документации на постоянное хранение с выделением НТД, подлежащей уничтожению и утратившей практическое значение и не имеющей научно-исторического значения.

ЗаседанияЭКпроводятся периодически (по мере необходимости), но не реже одного раза в год. При определении ценности НТД и управленческой документной информации присутствуют все члены комиссии. Решения комиссии принимаются большинством голосов и утверждаются руководителем организации и вступают в силу после рассмотрения наЭКучреждения Госархива.

В соответствии с Положением о государственном архивном фонде от 04.04.80, НТД передается на государственное хранениепоминованиипрактической надобности, но не позднее двадцатипятилетнего срока ведомственного хранения.

Организация (предприятие) по истечении сроков хранения документов осуществляет передачу их на государственное хранение в упорядоченном состоянии со СПА и страховыми копиями на особо ценные документы.

Документация принимается по описям, утвержденным экспертно-приемной комиссией (ЭПК) архивного органа, в хорошем физическом состоянии (после реставрации, переплета, дезинфекции, дезинсекции). Все расходы по транспортировке и передаче документов несет сдающая организация.

НТД, неимеющаянаучно-практической ценности, но сохраняющая практическое значение, хранится в службе НТД (ДОУ) в течение сроков, предусмотренных отраслевыми (ведомственными) перечнями, затем отбирается к уничтожению в установленном порядке. Акты на уничтожение НТД рассматриваютсяЭКи утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования акта на ЭПК архивного органа.

10. Целевые и организационные формы, использования архивной технической документации

НТД,хранящаясяв архиве, используется в народно-хозяйственных, научно-исследовательских целях, публикуется в средствах массовой информации. НТД служит для решения научно-технических проблем различного масштаба, возведения новых зданий и сооружений, изготовления предметов промышленного производства.

Следует иметь в виду очень важное обстоятельство: техническая документация сохраняет свое практическое значение и после окончания эксплуатации объекта. Старые технические проекты используются и при утверждении новых проектов в качестве сравнения и для получения справочных сведений.

АрхивнаяНТД неоценима при разработке новых стандартов, подготовке диссертаций, монографий, дипломных работ, учебно-методической документации.

Актуальность обращения к НТД объясняется и тем, что публикуемые в книгах и периодике сведения, по крайней мере, отстают от последних данных, содержащихся в архивных документах. Историко-технические выводы представляют собой неоценимую базу для прогнозирования развития технологии и организации производства, передовых методов и форм труда.

Особым направлением использования НТД в исторических целях является реставрация памятников архитектуры, организация массовых торжеств и праздников, создание мемориальных и историко-краеведческих музеев.

Для учета лиц, пользующихся НТД, в архивах ведутся книги учета посещаемости. На всех пользователей документной информацией заполняются формуляры библиотечного образца, формируемые в алфавитную картотеку. На каждый выданный документ оформляется контрольная карточка (в порядке возрастания обозначений).

Не следует забывать и о возможностях общегосударственной системы научно-технической информации (ГС НТИ), позволяющей получить сведения об имеющейся в России документной информации по различным отраслям знаний.

Несомненным достижением человечества являются практически непредсказуемые возможности всемирной информационной сети Интернет.

Литература

1. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт, 1983.

2. ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате. М.: Госстандарт, 1983.

3. ГОСТ 6.10.4.-84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемыми средствами вычислительной техники. М.: Госстандарт, 1984.

4. ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные положения. М.: Госстандарт, 1987.

5 . ГОСТР6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 1997.

6. Единая государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1988.

7. Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. М., 1974.

8. Классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. М.: Госкомтруд, 1989.

9. Организация документов на вычислительном центре. М.: Главархив СССР, 1981.

10. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.

11. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. М., 1989.

12. Порядок хранения документов на машинных носителях. РД 502524-84. М., 1985.

13. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах. М., 1994.

14. Алексеев Д.И. и др. Словарь сокращений русского языка. М.: Русский язык, 1984.

15. Демидова А.К., Смирнов Э.А. Русская коммерческая корреспонденция. М.: Русский язык, 1985.

16. Документы и делопроизводство: Справ, пособие. М.: Экономика, 1991.

17. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления. М., 1997.

18. Константинов Ю.Н. Основы документационного обеспечения. Волгоград: ВолГУ, 1997.

19. Константинов Ю.И. Система научно-технической информации промышленного предприятия. Волгоград: ОАО «Химпром», 1998.

20. Кудрявцев В.А и др. Организация работы с документами. М.: ИНФРА-М, 1998.

21. Кузин А.А., Филиппов Н.Г. Техническое документирование. М., 1973.

22. Кузнецов Т.В., Лосев В.И. Управленческая документация. М.: Экономика, 1985.

23. Кутянин Л.И., Константинов Ю.Н. Организация технического творчества на промышленном предприятии. Волгоград: ОАО «Химпром», 1998.

24. Мелюхин И. С. Государственная информационная политика... // Информационные ресурсы России. 1996. № 4—5.

25. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986.

26. Райков А.Н. Большие информационные системы... // Научно-техническая информация. Сер. 1.1995. № 10.

27. Райсберг Б.А. и др. Современный экономический словарь. М.: ИНФРА-М, 1999.

28. Секретарское дело. М., 1996.

29. Справочник директора предприятия. М.: ИНФРА-М, 1998.

30. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 1995.

31. Терминологический словарь по информатике. М.: МЦНТИ, 1975.

32. Универсальное пособие по делопроизводству. М.: ЦНИ-ИТЭИлегпром, 1991.

33. Харитонов В.Д. Организация безбумажной технологии операций на основе персональных ЭВМ // Классификаторы и документы. 1988. № 4.

Скачать архив с текстом документа