Организация архивного дела и сроки хранения документов
СОДЕРЖАНИЕ: Московский Государственный Университет Прикладной Биотехнологии Реферат на тему «Организация архивного дела и сроки хранения документов» ВыполнилаМосковский Государственный Университет Прикладной Биотехнологии
Реферат на тему
«Организация архивного дела и сроки хранения документов»
Выполнила
Студентка 6 курса факультета БО
Специальность бухгалтерский учет,
анализ и аудит
Тюрина А.А.
Проверила ст. преподаватель Сазонова Л.Р.
Москва 2010 г.
Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному приказом Министерства Финансов Российской Федерации от 28.07.1998 г № 34 н, на главного бухгалтера возложена ответственность за обеспечение сохранности документов в период работы с ними и за своевременную передачу их в архив. Известно, что к некоторым первичным документам и учетным регистрам приходится обращаться и через несколько лет послед их составления (например про проведение судебно-бухгалтерской экспертизе, проведению документальной налоговой проверки или ревизии.)
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские балансы и отчеты подлежат обязательному хранению в соответствии с установленным порядком, обеспечивающим быстроту и удобство поиска необходимого документа. Сроки хранения бухгалтерских документов установлены Приказом «Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Сроки хранения документов дифференцированы в зависимости от их значимости.
Срок 1 год установлен для хранения переписки о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности, 5 лет хранятся квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний по рассмотрению и утверждению квартальных балансов и отчетов, главная книга, контрольные книги, журналы, ведомости, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы, акты документальных ревизий финансового-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним, первичные документы, фиксирующие факты совершения, 10 лет – годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий по рассмотрению сличительных ведомостей, другие материалы по инвентаризации зданий, сооружений, книги по учету зданий и сооружений. 75 лет хранятся лицевые счета рабочих и служащих. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться тоже в течение 75 лет. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы персоналу, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных должны хранится организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Для хранения однородных документов заводятся дела в соответствии с номенклатурой. Номенклатура дел должна быть в каждом структурном подразделении, включая бухгалтерию. Номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру всей организации. В дела должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела: Документы, помещенные в дело, должны быть оформлены в соответствии с требованиями нормативных актов.
Принципы формирования дел бухгалтерского архива:
· Первичные документы хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета
· Каждая партия первичных документов за текущий месяц, относящаяся к тому или иному регистру бухгалтерского учета, комплектуется отдельно в хронологическом порядке и сопровождается справкой для архива, в которой указывается месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов и количество листов.
· Кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами, другие документы должны быть подобраны в хронологическом порядке и по окончании текущего месяца переплетены.
В папке должно содержаться не более 250 листов, толщиной не более 4 см. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела отдельно, отдельно хранятся годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных, подлинники – отдельно от копий. При наличии в деле документов за несколько месяцев их разделяют листами бумаги с указаниям месяца. После составления заголовков дел и установлении сроках хранения каждого дела производится систематизация заголовков. Они в номенклатуре должны быть расположены в определенной последовательности, исходя из важности документов и их взаимосвязи.
Сложились определенные правила группировки в дела по видам документов и их хронологии.
Первыми помещают дела с организационно-распорядительными документами вышестоящих организаций, затем идут дела с организационно-распорядительными документами самой организации с приложением к ним. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно.
Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для создания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам. Отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию.
Лицевые счета работников организации по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий. Протоколы заседаний собраний акционеров организации группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.
Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологическом порядке: документ - ответ помещается за документом- запросом.
В дело подшиваются только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. Если появились новые документы, не предусмотренные номенклатурой, то заводится самостоятельное дело, название которого записывается в номенклатуру под резервным номером. Для дел, содержащих ценные документы, может составляться и по мере надобности постоянно дополняться внутренняя опись, которая помещается в начале дела. Внутренняя опись может содержать следующие грифы: номера подшиваемых документов по порядку, индексы документов, даты составления документов, заголовки документов, количество листов в документах.
После того как будут определены все дела, заведенные в данном году, проводится экспертиза их практической ценности. Под экспертизой понимается работа по изучению документа с целью определения его дальнейшей судьбы.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов на предприятиях и в организациях создаются экспертные комиссии, назначаемые приказом руководителя предприятия.
В экспертную комиссию назначаются наиболее квалифицированные работники основных структурных подразделений предприятия. Число членов комиссии не должно быть менее трех. Председателем комиссии назначается один из руководителей организации.
В своей деятельности экспертные комиссии руководствуются законодательными актами, а также указаниями соответствующих архивов и типовыми перечными документальных материалов с указаниями сроков их хранения, номенклатурами дел и указаниями руководства организации.
При возникновении каких-либо затруднений в экспертизе ценности документов отдельных категорий привлекаются специалисты и консультанты. Решения экспертной комиссии утверждаются руководством предприятия.
Отбор дел на постоянное и временное хранение и выделение к уничтожению материалов с истекшими сроками хранения проводится сотрудниками предприятия. Проверка правильности отнесения документов к делам с соответствующими сроками хранения проводится экспертной комиссией путем полистного просмотра каждого дела. Не рекомендуется определять назначение документальных материалов только на основании заголовка на обложке дела.
Соответствие заголовка дела действительному составу и содержанию его документов проверяется полистно.
Если документы постоянного хранения находятся в деле вместе с документами временного хранения, то их отделяют и формируют заново. Переформирование дел следует проводить во всех случаях, когда в делах временного хранения будут обнаружены отдельные документы постоянного хранения. Если же среди документов постоянного хранения будут обнаружены отдельные документы временного хранения, то переформирование таких дел не производится.
На постоянное хранение в первую очередь отбираются подлинники документов. Очень осторожно надо подходить к отбору и уничтожению переписки, возникшей в момент образования или ликвидации предприятий, а также в период, когда деятельность предприятия была связана с выполнением специфических заданий или протекала в необычных условиях.
При отсутствии подлинников на хранение оставляются их заверенные копии. Рекомендуется также оставлять на постоянное хранение один или два экземпляра копий документов, имеющих особо важное значение, а также документов, которые быстро изнашиваются в результате частого использования ими.
На отобранные к уничтожению материалы составляются акты, которые подписываются членами экспертной комиссии и утверждаются руководителем организации. Документы, подлежащие уничтожению, вместе с относящимися к ним контрольно-учетными карточками сдаются в упакованном виде в конторы по заготовке вторичного сырья или на бумагоперерабатывающие заводы. Сдача оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых обязательно указывается количество сдаваемых дел и масса принятой партии макулатуры.
Дела, включенные в акт на уничтожение документальных материалов, группируются по одному какому-либо признаку. Для каждой группы указываются даты дел, их номера по номенклатуре0 количество дел в группе, номера статей по перечню. Если номенклатура дел не составлялась или нарушалась, в акте рекомендуется указывать и заголовок документа.
Дела , не включенные в перечни, а также дела, относительно которых к уничтожению не включатся. В этом случае комиссия в письменной форме запрашивает разъяснение соответствующего архивного органа.
Предприятие не имеет право уничтожать какие-либо документы до тех пор, пока не утверждена опись документальных материалов. Если предприятия в процессе своей деятельности не создает документальных материалов, подлежащих передаче в государственные архивы, то соответствующий архивный орган или вышестоящая организация по своей инициативе или по просьбе предприятия решают вопрос о предоставлении ему права самостоятельно уничтожать документальные материалы, утратившие практическое значение, по истечении срока хранения.
Дела, для которых ведомственными и типовыми перечнями предусмотрены временные сроки хранения с отметкой обязательного просмотра документов экспертной комиссией, включаются в самостоятельные акты. Дела этой категории в архив не сдаются.
Дела, отобранные экспертной комиссией организации к постоянному хранению, выделяют в отдельную группу точно так же, как и дела для долговременного хранения. Опись составляется на каждую такую группу дел отдельно – на дела, содержащие документацию по личному составу, долговременного хранения.
Кроме того, отдельная опись составляется на специальную документацию, например рационализаторские предложения, технические и технологические документы.
Описи на дела постоянного хранения предприятия могут составлять по двум вариантам с учетом их структуры и принятой формы делопроизводства.
На предприятиях с небольшим числом подразделений, использующих централизованную форму делопроизводства, целесообразно составлять сводную опись на все дела постоянного хранения за определенный период времени. В сводной описи дела систематизируются по структурным подразделениям с продолжающейся нумераций за несколько лет. На предприятиях со смешанной формой делопроизводства наибольшее применение находят раздельные описи, на дела по каждому структурному подразделению.
Опись, которая составляется ежегодно и является частью единой сводной описи, называется годовым разделом описи и состоит из заглавного листа, начального листа, описательных статей итоговой записи.
Если в опись вносятся подряд дела с одинаковым содержанием и одинаковыми названиями, то заголовок первого из них указывается полностью, а вместо остальных аналогичных заголовков в описи пишется слове «тоже.
Описи принято вести до тех пор, пока документы не будут переданы в архив или число единиц хранения, записанных в опись, не достигнет четырехзначной цифры. Следующая опись имеет самостоятельную нумерацию
Законченные описи заверяются лицом, ответственным за делопроизводство, а годовые разделы описей к тому же визируются руководителем организации и подписывается председателем экспертной комиссии. Годовые разделы описей материалов постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. Два экземпляра посылаются в архивный орган на утверждение. Один из этих экземпляров, утвержденный архивным органом, возвращается на предприятия.
Описи документальные материалы долговременного хранения составляются в двух экземплярах, которые остаются на предприятии. Описи на документальные материалы по личному составу и на специальную документацию составляются за несколько лет с продолжающейся нумерацией дел. При этом описи по личному составу заверяются инспектором по кадрам.
Все сокращения, принятые в описи, обязательно должны быть оговорены. Сокращенные слова располагаются в алфавитном порядке.
Описи документальных материалов постоянного и длительного хранения печатают на пишущей машинке или ПЭВМ. Во всех случаях опечатки должны быть четкими, светочувствительными и несмазывающимися.
Законченную опись вставляют в твердую обложку и переплетают. Годовые разделы описи не подшивают и не переплетают, а хранят для удобства пользования в папке с клапанами и завязками.
Для организации хранения, учета и практического использования, законченных делопроизводством документов на предприятии создаются архив.
Архив предприятия принимает документы только после проведения экспертизы. Законченные делопроизводством материалы остаются в течении года в структурном подразделении для текущей справочной работы. Прием архивом документальных материалов от других организаций оформляется актом сдачи материалов. Все документы накапливающиеся в процессе деятельности предприятия или его структурных подразделений, составляют документальный фонд предприятии, и поэтому названия предприятия одновременно является названием документального фонда.
Если при определении фондовой принадлежности материалов обнаружена документация, относящаяся к фонду другого предприятия, то она подлежат изъятию. Если такая документация будет обнаружена после завершения обработки документофонда, то оформляется акт, который подшивают в дело фонда, а документы списываются с описей.
Архив предприятия ведет учет документальных материалов по фондам и единицам хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически сроки, устанавливаемые руководителем предприятия, но не реже одного раза в 10 лет проводится проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя предприятия создается специальная комиссия.
С целью наиболее полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог является справочником о всех материалах, имеющихся в архиве.
В зависимости от содержания документов каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими по номенклатуре дел.
Для раскрытия содержания единиц хранения, сформированных из постановлений, протоколов и других документов, составляются указатели содержания документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.
Категорически запрещается выдавать документальные материалы, хранящиеся в архивы , для работы вне организации. Выдача документов из архива производится только по распоряжению главного бухгалтера. В таких случаях место выданного документа занимает лист-заменитель, а место выданного дела – карта-заменитель, где указывается ,когда, кому и на какой срок выдан документ, название документа, количество выданных листов, расписка получателя.
На основании хранящихся документов архив предприятия выдает архивные справки, копии и выписки.
Архивной справкой называется составление архивов и официально заверенное предприятием письменное сообщение о том, какие сведения и в каких именно документах, хранящихся в данном архиве, имеются по существу запроса. Справки могут быть биографическими, содержащими сведения об определенном лице, и тематическими, содержащие сведения по какому-либо вопросу или теме. В тематической справке изложением дается в хронологическом порядке событий.
Всем организациям и учреждениям справки выдаются только на основании письменного запроса. Отдельным гражданам могут выдаваться архивные справки биографического характера, о трудовом стаже, о зарплате, о специальном образовании. Такие справки выдаются на основании письменных заявлений, в которых должно быть точно указано, для какой цели или для предъявления в какое учреждение требуется архивная справка.
Если архивная справка составляется на основании незаверенных документов, то в ней указывается «незавершенная копия», «неподписанный приказ» и т.д. Архивные справки составляются по установленной форме. Никакие сведения, выходящие за пределы запроса, в архивную справку не включаются.
Архивная копия – дословно воспроизводит весь текст подлинного документа, хранящегося в архиве. Такая копия заверяется.
Архивной выпиской называется дословное воспроизведение части текста документа, относящееся к определенному вопросу, факту или лицу. Архивная выписка заверяется и является удостоверением того, что подлинник хранится в данном архиве.
Подлинные личные документы, например, свидетельство о присвоении квалификации, не востребованные в свое время трудовые книжки, выдаются их владельцам на основании письменных заявлений.
Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Оно должно быть сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантировано от затопления. Окна первого должны быть с металлическими решетками. Никаких печей, дымоходов в помещении не должно быть. Освещение только электрическое. Распределительные щитки, предохранительные пробки и рубильники не следует устанавливать в архивном помещении.
Помещение архива оборудуется необходимыми противопожарными средствами, а между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара.
Высота стеллажа не должна превышать2,2 м. стеллажи следует устанавливать на расстоянии 10-15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки должно быть не менее 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажами может быть 1-1,2м, остальных проходов не более 70-80 см.
В архивном помещении рекомендуется поддерживать постоянную температуру (в пределах 14-20 С), а относительную влажность воздуха 50-65 %.
В нерабочее время архивное помещение закрывается, опечатывается и пломбируется. Категорически запрещается выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и столов.
В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя организации создается комиссия по расследованию этих фактов и выявлению виновных. В состав комиссии должны включаться работники незаинтересованных организаций, милиции, пожарного надзора, жилищно-коммунальной организации. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации, а копия акта передается в налоговый орган. Отсутствующие документы должны быть восстановлены.
Согласно п.8 ст.99 ФЗ «О бухгалтерском учете» «первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации».
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Изъятие первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, документов, свидетельствующих о финансово-хозяйственной деятельности организации и о предполагаемом совершении преступлении, производится с участием понятых и как правило в присутствии законного представителя организации.
Изъятию подлежат копии документов, которые подписываются представителем бухгалтерии и заверяются печатью организации. О производстве изъятия документов составляется акт, в котором перечисляются изъяты документы, или к акту прилагается опись с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков документов. Все изымаемые документы предъявляются понятым и представителю организации, у которой произведено изъятие, о чем делается запись в акте. Акт подписывается сотрудникам органов, производящих изъятие документов, понятыми и представителем организации, у которой произведено изъятие. Копия акта об изъятии вручается организации, у которой произведено изъятие под расписку.
В тех случаях когда имеются достаточные основания полагать что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, может производится изъятие подлинных документов. При изъятии указанных документов с них снимаются копии и отдаются организации, у которой они были изъяты.
Ответственность за утрату органами дознания, следствия, суда подлинников документов наступает в соответствии с действующим законодательством РФ.
Приложение 1
Перечень и сроки хранения типовых управленческих документов по бухгалтерскому учету и отчетности.
351 Бухгалтерская (финансовая) (1) При отсутствии
отчетность годовых - пост.
(бухгалтерские балансы, отчеты о (2) При отсутствии
прибылях и убытках, отчеты о годовых,
целевом использовании средств, квартальных -
приложения к ним и др.): пост.
а) сводная годовая Пост. **
(консолидированная)
б)годовая Пост.
в) квартальная 5 л. (1)
г) месячная 1 г. (2)
352 Бюджетная отчетность (балансы, (1) При отсутствии
отчеты, справки, пояснительные годовых - пост.
записки): (2) При отсутствии
а) годовая Пост. ** годовых,
б) квартальная 5 л. (1) квартальных -
в) месячная 1 г. (2) пост.
353 Передаточные акты, Пост. **
разделительные, ликвидационные
балансы; пояснительные записки к
ним
354 Аналитические документы 5 л. ЭПК
(таблицы, доклады) к годовой
бухгалтерской (бюджетной)
отчетности
355 Документы (протоколы, акты, Пост.
заключения) о рассмотрении и
утверждении бухгалтерской
(бюджетной) отчетности
356 Отчеты об исполнении смет: (1) При отсутствии
а) сводные годовые Пост. годовых - пост.
б) годовые Пост.
в) квартальные 5 л. (1)
357 Отчеты по субсидиям, субвенциям,
полученным из бюджетов:
а) годовые Пост.
б) полугодовые, квартальные 5 л.
358 Бухгалтерская (финансовая) Пост. **
отчетность по международным
стандартам финансовой отчетности
или другим стандартам
359 Переписка по вопросам 5 л.
бухгалтерского учета, бюджетного
учета, составления и
представления бухгалтерской
(финансовой) отчетности,
бюджетной отчетности
360 Документы учетной политики 5 л.
(рабочий план счетов, формы
первичных учетных документов и
др.)
361 Регистры бухгалтерского 5 л. (1) (1) При условии
(бюджетного) учета (главная проведения
книга, журналы-ордера, проверки (ревизии)
мемориальные ордера, журналы
операций по счетам, оборотные
ведомости, накопительные
ведомости, разработочные
таблицы, реестры, книги
(карточки), ведомости,
инвентарные списки и др.)
362 Первичные учетные документы и 5 л. (1) (1) При условии
приложения к ним, проведения
зафиксировавшие факт совершения проверки (ревизии)
хозяйственной операции и
явившиеся основанием для
бухгалтерских записей (кассовые
документы и книги, банковские
документы, корешки банковских
чековых книжек, ордера, табели,
извещения банков и переводные
требования, акты о приеме,
сдаче, списании имущества и
материалов, квитанции, накладные
и авансовые отчеты, переписка и
др.)
363 Утвержденные лимиты, фонды
заработной платы:
а) по месту разработки и Пост.
утверждения
б) в других организациях До минования
надобности
364 Сведения об учете фондов, 5 л.
лимитов заработной платы и
контроле за их распределением, о
расчетах по перерасходу и
задолженности по заработной
плате, об удержании из
заработной платы, из средств
социального страхования, о
выплате отпускных и выходных
пособий
365 Реестры закупок товаров, работ, 5 л. (1) (1) Состав
услуг, осуществляемых документов и
организацией без сведений,
заключения государственного или содержащихся в
муниципального контракта реестрах,
определяется
законами и
нормативными
правовыми актами
Российской
Федерации.
Хранятся в
организации,
исполняющей
функцию ведения
реестра,
передаются на
постоянное
хранение после
завершения ведения
366 Документы (акты, сведения, 5 л. (1) (1) После
справки, переписка) о взаимных проведения
расчетах и перерасчетах между взаиморасчета
организациями
367 Переписка о приобретении 1 г.
хозяйственного имущества,
канцелярских принадлежностей,
железнодорожных и авиабилетов,
оплате услуг средств связи и
других административно-
хозяйственных расходах; о
предоставлении мест в гостиницах
368 Счета-фактуры 4 г.
369 Документы (счета, справки, 5 л. ЭПК
переписка) по финансовым
вопросам благотворительной
деятельности
370 Переписка о сроках и размере 5 л.
арендной платы
371 Документы (заявления, поручения,5 л. ЭПК
переписка) о валютных операциях
(покупка, продажа)
372 Документы (отчеты, сводки) о Пост.
ведении валютных и конверсионных
операций, операций с грантами
373 Отчеты о платежах и поступлениях (1) При отсутствии
валюты: годовых - пост.
а) сводные годовые Пост. (2) При отсутствии
б) годовые Пост. годовых и
в) квартальные 3 г. (1) квартальных -
г) месячные 1 г. (2) пост.
374 Оперативные отчеты по счетам в 10 л. (1) (1) После закрытия
иностранной валюте за границей счета
375 Оперативные отчеты о 5 л.
расходовании иностранной валюты
на загранкомандировки
376 Отчеты по драгоценным металлам 5 л. (1) (1) При условии
проведения
проверки (ревизии)
377 Гарантийные письма 5 л. (1) (1) После
окончания срока
гарантии
378 Переписка о выдаче и возврате 5 л. (1) (1) После
ссуд погашения ссуды
379 Документы (справки, акты, 5 л. ЭПК
обязательства, переписка) о
дебиторской и кредиторской
задолженности
380 Перечень лиц, имеющих право 5 л. (1) (1) После замены
подписи первичных учетных новыми
документов
381 Свидетельства о постановке на Пост. **
учет в налоговых органах
382 Документы (расчеты, сводки, 5 л. ЭПК
справки, таблицы, сведения,
переписка) о начисленных и
перечисленных суммах налогов в
бюджеты всех уровней,
внебюджетные фонды,
задолженности по ним
383 Перечень выплат, на которые не
начисляются страховые взносы в
государственные социальные
фонды:
а) по месту разработки и Пост.
утверждения
б) в других организациях До замены
новым
384 Документы (расчеты, сведения, 5 л. ЭПК
заявления, решения, списки,
ведомости, переписка) об
освобождении от уплаты налогов,
предоставлении льгот, отсрочек
уплаты или отказе в ней по
налогам, акцизным и другим
сборам
385 Документы (акты сверок, справки)5 л.
об уплате налогов в бюджет
зачетами, ценными бумагами,
поставками продукции, товаров,
работ, услуг
386 Акты-справки о погашении налогов5 л. (1) (1) После
(задолженности) векселями погашения налогов
387 Документы (заявления, 5 л.
распоряжения, справки-графики,
акты) об оплате, размене,
приеме-передаче векселей
388 Документы (таблицы, акты, 5 л.
расчеты) по дополнительному
налогообложению за определенный
период времени из-за пересмотра
налогового законодательства
389 Реестры расчета земельного 5 л.
налога
390 Расчетные ведомости по (1) При отсутствии
отчислению страховых взносов в годовых - пост. С
фонд социального нарастающим итогом
страхования: за IV квартал -
а) годовые Пост. пост.
б) квартальные 5 л. (1)
391 Отчеты по перечислению денежных Пост.
сумм по государственному и
негосударственному страхованию
392 Налоговые декларации (расчеты) 5 л. ЭПК
юридических лиц по всем видам
налогов
393 Налоговые декларации и расчеты 5 л. (1) (1) При отсутствии
авансовых платежей по единому лицевых счетов или
социальному налогу ведомостей
начисления
заработной платы -
75 л.
394 Налоговые карточки по учету 5 л. (1) (1) При условии
доходов и налога на доходы проведения
физических лиц (ф. N 1-НДФЛ) проверки
(ревизии). При
отсутствии лицевых
счетов - 75 л.
395 Декларации и расчеты авансовых 5 л. (1) (1) При отсутствии
платежей по страховым взносам на лицевых счетов или
обязательное пенсионное ведомостей
страхование начисления
заработной платы -
75 л.
396 Сведения о доходах физических 5 л. (1) (1) При отсутствии
лиц лицевых счетов или
ведомостей
начисления
заработной платы -
75 л.
397 Реестры сведений о доходах 75 л.
физических лиц
398 Переписка о разногласиях по 5 л. ЭПК
вопросам налогообложения,
взимания акцизных и других
сборов
399 Документы (решения, справки, 5 л. ЭПК
отчеты, заявления, переписка) о
реструктуризации задолженности
по страховым взносам
400 Документы (списки объектов 5 л.
налогообложения, перечни льгот,
объяснения, сведения, расчеты)
по расчету налоговой базы
юридическими лицами за налоговый
период
401 Книги учета доходов и расходов Пост.
организаций и индивидуальных
предпринимателей, применяющих
упрощенную систему
налогообложения
402 Документы (планы, отчеты, 5 л. (1) (1) При условии
протоколы, акты, справки, проведения
докладные записки, переписка) о проверки (ревизии)
проведении документальных
ревизий финансово-хозяйственной
деятельности, контрольно-
ревизионной работе, в т.ч.
проверке кассы, правильности
взимания налогов и др.
403 Критерии (система показателей)
деятельности организаций, по
которым их финансовая,
бухгалтерская отчетность
подлежит обязательному аудиту:
а) по месту разработки и Пост.
утверждения
б) в других организациях До замены
новыми
404 Стандарты, методики проведения
аудита:
а) по месту разработки Пост.
б) в других организациях До замены
новыми
405 Планы аудита (общие):
а) по месту разработки и/или Пост.
утверждения
б) в других организациях До минования
надобности
406 Программы аудита (общие):
а) по месту разработки и/или Пост.
утверждения
б) в других организациях До минования
надобности
407 Договоры оказания аудиторских 5 л. (1) (1) После
услуг истечения срока
действия договора
408 Аудиторские заключения по 5 л. (1) ЭПК (1) При условии
бухгалтерской (финансовой) проведения
отчетности проверки
(ревизии).
Для годовой
бухгалтерской
(финансовой)
отчетности - пост.
409 Переписка о наложенных на 5 л.
организацию взысканиях, штрафах
410 Документы (справки, акты, 5 л. ЭПК
обязательства, переписка) о
недостачах, растратах, хищениях
411 Положения об оплате труда и (1) После замены
премировании работников: новыми
а) по месту разработки и/или Пост. **
утверждения
б) в других организациях 5 л. (1)
412 Документы (сводные расчетные 5 л. (2) (1) При отсутствии
(расчетно-платежные) ведомости лицевых счетов -
(табуляграммы) и документы к 75 л.
ним, расчетные листы на выдачу (2) При условии
заработной платы, пособий, проведения
гонораров, материальной помощи и проверки (ревизии)
др. выплат (1); доверенности на
получение денежных сумм и
товарно-материальных ценностей,
в том числе аннулированные
доверенности) о получении
заработной платы и других выплат
413 Лицевые карточки, счета 75 л. ЭПК
работников
414 Переписка о выплате заработной 5 л.
платы
415 Документы (копии отчетов, 5 л.
заявления, списки работников,
справки, выписки из протоколов,
заключения, переписка) о выплате
пособий, оплате листков
нетрудоспособности, материальной
помощи
416 Исполнительные листы работников До минования (1) Не менее 5 л.
(исполнительные документы) надобности (1)
417 Документы (заявления, решения, До минования (1) Не менее 5 л.
справки, переписка) об оплате надобности (1)
учебных отпусков
418 Лицевые счета акционеров 5 л. (1) (1) После перехода
права
собственности на
акции. При условии
проведения
проверки (ревизии)
419 Ведомости на выдачу дивидендов 75 л.
420 Ведомости на выдачу компенсаций 25 л. (1) (1) После выплаты
гражданам за причинение ущерба компенсации
на финансовом и фондовом рынках
421 Государственный реестр Пост. (1) (1) Состав
государственного имущества, документов и
составляющего государственную сведений,
казну содержащихся в
реестре,
определяется
нормативными
правовыми актами
Российской
Федерации.
Хранится в
организации,
исполняющей
функцию ведения
реестра,
передается на
постоянное
хранение после
завершения ведения
422 Документы (карты учета, Пост.
правоустанавливающие документы,
решения, акты) по ведению
реестра государственного,
муниципального имущества
423 Реестры балансодержателей Пост. (1) (1) Состав
недвижимого имущества Российской документов и
Федерации сведений,
содержащихся в
реестрах,
определяется
законами и
нормативными
правовыми актами
Российской
Федерации.
Хранятся в
организации,
исполняющей
функцию ведения
реестра,
передаются на
постоянное
хранение после
завершения ведения
424 Документы (распоряжения, Пост.
перечни, акты) по передаче
имущества из федеральной
собственности в собственность
субъекта Российской Федерации
или муниципальную собственность,
из собственности субъекта
Российской Федерации в
федеральную или муниципальную
собственность, из муниципальной
собственности в федеральную
собственность или собственность
субъекта Российской Федерации
425 Документы (списки имущества, Пост. **
акты, соглашения) о порядке
установления долевой
собственности между
собственниками имущества и его
разделе
426 Документы (предписания, акты, 15 л. (1) ЭПК (1) После
судебные иски, переписка) о вынесения
порядке востребования имущества окончательного
из чужого незаконного владения судебного решения
427 Документы (протоколы заседаний Пост. ** (1) (1) О товарно-
инвентаризационных комиссий, материальных
инвентаризационные описи, ценностях
списки, акты, ведомости) об (движимом
инвентаризации активов, имуществе) - 5 л.
обязательств При условии
проведения
проверки (ревизии)
428 Инвентаризационные описи Пост. **
ликвидационных комиссий
429 Документы (протоколы, акты, Пост. **
расчеты, ведомости, заключения)
о переоценке основных фондов,
определении амортизации основных
средств, оценке стоимости
имущества организации
430 Документы (заявки, акты оценки, 10 л. (1) ЭПК (1) После продажи
переписка и др.) по продаже
движимого имущества
431 Документы (справки, акты, Пост. **
сведения, решения и др.) о
возврате конфискованного
имущества реабилитированных
граждан (жертв политических
репрессий)
432 Акты о передаче прав на Пост. **
недвижимое имущество и сделок с
ним от прежнего к новому
правообладателю (с баланса на
баланс)
433 Переписка о разделе совместной Пост.
собственности юридических лиц
434 Переписка о приеме на баланс, 5 л.
сдаче, списании материальных
ценностей (движимого имущества)
435 Документы (заявки, справки, 5 л. (1) (1) При условии
лимиты, расчеты) о расходах на проведения
приобретение оборудования, проверки (ревизии)
производственного и жилого фонда
436 Договоры, соглашения (1) 5 л. (2) ЭПК (1) Не указанные в
отдельных статьях
Перечня
(2) После
истечения срока
действия договора,
соглашения
437 Протоколы разногласий по 5 л. (1) ЭПК (1) После
договорам истечения срока
действия договора
438 Завещания Пост. **
439 Договоры дарения Пост. **
440 Договоры подряда с юридическими 5 л. (1) ЭПК (1) После
лицами истечения срока
действия договора
441 Договоры проката 5 л. (1) (1) После
истечения срока
действия договора
442 Договоры ренты Пост. **
443 Договоры возмездного оказания 5 л. (1) (1) После
услуг (консультационных, истечения срока
информационных, услуг по действия договора
обучению) работникам
444 Договоры-поручения 5 л. ЭПК (1) (1) После
истечения срока
действия договора
445 Договоры найма 5 л. (1) (1) После
истечения срока
действий договора
446 Договоры мены 5 л. (1) (1) После
истечения срока
действий договора
447 Договоры страхования 5 л. (1) (1) После
имущественной и гражданской истечения срока
ответственности действия договора
448 Документы (заявления, заключения5 л. (1) ЭПК (1) После
страховщика, переписка) по истечения срока
страховой деятельности действия договора
449 Договоры по лизингу имущества Пост. **
организации
450 Документы (списки объектов Пост.
имущества, акты, расчеты
отчислений от прибыли,
переписка) по лизингу имущества
организации
451 Договоры по залогу имущества 10 л. (1) ЭПК (1) После
организации истечения срока
действия договора.
Документы по
залогу недвижимого
имущества - пост.
452 Документы (расчеты стоимости 10 л. (1) ЭПК (1) После
имущества, акты, переписка) по истечения срока
залогу имущества организации действия договора.
Документы по
залогу недвижимого
имущества - пост.
453 Паспорта сделок Пост. **
454 Переписка по вопросам оказания 5 л.
платных услуг
455 Документы (расчеты, заключения, 5 л. (1) ЭПК (1) После
справки, переписка) к договорам, истечения срока
соглашениям действия договора,
соглашения
456 Документы (акты, справки, счета) (1) После
о приеме выполненных работ: истечения срока
а) по договорам, контрактам, 5 л. (1) ЭПК действия договора,
соглашениям на работы, соглашения
относящиеся к основной (2) При отсутствии
(профильной) деятельности лицевых счетов -
организации 75 л.
б) по трудовым договорам, 5 л. (2)
договорам подряда
в) по хозяйственным, 5 л. (1)
операционным договорам,
соглашениям
457 Договоры о материальной 5 л. (1) (1) После
ответственности материально увольнения
ответственного лица материально
ответственного
лица
458 Образцы подписей материально До минования (1) Не менее 5 л.
ответственных лиц надобности (1)
459 Книги, журналы, карточки учета: (1) При условии
а) ценных бумаг Пост. ** проведения
б) поступления валюты 5 л. (1) проверки (ревизии)
в) регистрации договоров купли- Пост. ** (2) После
продажи движимого и недвижимого окончания срока
имущества, в т.ч. акций действия договора,
г) договоров, контрактов, 5 л. (2) контракта,
соглашений с юридическими лицами соглашения
д) основных средств (зданий, 5 л. (3) (3) После
сооружений), иного имущества, ликвидации
обязательств основных средств.
е) договоров, актов о приеме- Пост. ** При условии
передаче имущества проведения
ж) расчетов с организациями 5 л. (4) проверки (ревизии)
з) приходно-расходных кассовых 5 л. (4) (4) При условии
документов (счетов, платежных проведения
поручений) проверки (ревизии)
и) погашенных векселей на уплату5 л. (5) (5) После
налогов погашения налога.
к) реализации товаров, работ, 5 л. (6) При условии
услуг, облагаемых и не проведения
облагаемых налогом на проверки (ревизии)
добавленную стоимость (6) С даты
л) хозяйственного имущества 5 л. (4) последней записи.
(материальных ценностей) При условии
м) вспомогательные, контрольные 5 л. (4) проведения
(транспортные, грузовые, весовые проверки (ревизии)
и др.)
н) подотчетных лиц 5 л.
о) исполнительных листов 5 л.
п) сумм доходов и подоходного 5 л.
налога работников
р) депонированной заработной 5 л. (4)
платы
с) депонентов по депозитным 5 л.
суммам
т) доверенностей 5 л. (4)
у) учета покупок; учета продаж 4 г.
460 Программы, руководства по (1) После замены
организации и внедрению новыми
автоматизированных систем
бухгалтерского учета и
отчетности:
а) по месту разработки и/или Пост.
утверждения
б) в других организациях 3 г. (1)
461 Переписка об организации и 5 л.
внедрении автоматизированных
систем учета и отчетности
462 Формы (альбомы форм)
унифицированных первичных
документов и регистров
бухгалтерского учета:
а) по месту разработки и Пост.
утверждения
б) в других организациях До замены
новыми
463 Заказы на бланки документов 1 г.
учета и отчетности
Список использованной литературы.
1. А.А. Белов, А.Н. Белов «Бухгалтерский учет. Теория и практика», Москва 2006г.
2. Приказ № 34н от 29.07.1998г об «Утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»
3. Приказ № 558 от 25.08.2010 Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения)»
4. Федеральный закон № 129 ФЗ от 21.11.1996г «О бухгалтерском учете»