Технология работы с документами
СОДЕРЖАНИЕ: Сущность делопроизводства и документирования. Нормативная база для разработки должностных инструкций. Организация и порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Понятие номенклатуры дел. Образцы правильного оформления документов.Часть I .
Делопроизводство сегодня определяется стандартом как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами (ГОСТ Р51141-9).
Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».
Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав и ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Нормативной базой для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21 августа 1998 г. № 37. Справочник содержит квалификационные характеристики должностей служащих, являющиеся нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников. В качестве нормативной базы квалификационные характеристики должностей служащих предназначены для применения в организациях и на предприятиях всех форм собственности независимо от их ведомственной подчиненности. На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников.
На схеме 1 рассматривается порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Организация работы с входящими документами (отмеч. Красными стрелками) начинается с приема документов, предварительным просмотром, затем регистрацией, рассмотрением документов руководителями, далее направлением документов пользователям для ознакомления и исполнения, далее организовывается контроль над исполнением поручений, а следом документы формируются в дела и распределяются в местах хранения, и в заключении документы либо передаются в архив, либо уничтожаются, либо ими пользуются дальше.
Несколько другой оборот происходит в работе с исходящими документами (отмечены зелеными стрелками). Здесь документы подготавливаются, обсуждаются и согласовываются, затем рассматриваются и утверждаются руководителями, после чего рассылаются пользователям для ознакомления и исполнения, здесь так же осуществляется контроль за исполнением документов и поручений, а порядок формирования документов в дела и распределение в местах хранения такой же, как с входящими документами.
Также, помимо входящих и исходящих документов, существуют внутренние документы (отмечены синими стрелками). Они пересекаются как с входящими документами, так и с исходящими. Здесь документы подготавливаются, обсуждаются и согласовываются, затем, как правило, регистрируются, а после направляются пользователям для ознакомления и исполнения, здесь так же осуществляется контроль за исполнением внутренних документов, а порядок формирования документов в дела и распределение в местах хранения абсолютно идентичен предыдущим документам.
Итак, технология работы с документами объединяет шестнадцать основных делопроизводственных процедур. Переход от одной процедуры к другой называют технологическим шагом. К примеру: после регистрации, исходящий документ отправляется (по почте) адресату; или после того, как руководитель рассмотрел документ, его направляют сотрудникам для ознакомления или (с поручением) исполнения.
Схема 1 .
Часть II
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер. Место составления – местоположение организации (Москва, г. Орел или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел.
Индекс дела |
Заголовок дела | Кол-во ед. хр. | Срок хранения и № статей по перечню | Примечание | Признаки заведения дел |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
02- Управление по персоналу 02/1 – Отдел кадров |
|||||
| 02/1-01 | Должностные инструкции сотрудников копии |
Пост. ст.35 | Подлинники в ОК | Предметно-вопросный, номинальный, авторский |
|
| 02/2-02 | Штатные расстановки | 75 лет ст. 34 |
Предметно-вопросный, номинальный, авторский |
||
| 02/2-03 | Приказы генерального директора по личному составу (прием, перевод, увольнение) | 75 л. ЭПК ст.66 | Номинальный, авторский, предметно-вопросный | ||
| 02/2-04 | Годовой отчет за 2007 | Пост. ст. 575а | т/п 1989 | Номинальный, предметно-вопросный, хронологический | |
| 02/2-05 | Переписка с филиалами по вопросам основной деятельности организации | 5 л. ЭПК ст. 56 | Номинальный, корреспондентский, географический | ||
| 02/2-06 | План работы ОК организации | Пост. Ст. 572а | Номинальный, предметно-вопросный, хронологический | ||
Наименование должности руководителя
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению (если документы сдаются в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдаются на государственное или ведомст-венное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.
Часть III
Оригинал
гор. Москва 27 марта 2007 г.Приказ N 356/51. Морозову Надежду Алексеевну - товароведа, уволить за систематические нарушения трудовой дисциплины, выразившиеся в опозданиях на работу.2. Главному бухгалтеру обеспечить производство расчета с Н.А. Морозовой в установленном порядке.3. Начальнику отдела кадров выдать Н.А. Морозовой трудовую книжку, оформленную в соответствии с законодательством.4. Ознакомить Н.А. Морозову с настоящим приказом под расписку.Основание:докладные об опозданиях Н.А. Морозовой от 15.02.96 г., 23.02.96 г., 17.03.96 г.; объяснительные Н.А. Морозовой, согласие профкома предприятия от 19.03.96 г., п. 3 ст. 33 КЗоТ РФ.Директор ООО « Драйв Моторс»Канащенко А.А.Исправленный вариант
Унифицированная форма № Т-8
Утверждена постановлением
Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. №1
ООО «Драйв Моторс»
ПРИКАЗ № 356/5
о прекращении трудового договора с работником
Прекратить действие трудового договора от «15» февраля 2005г.
Уволить «27» марта 2007г.
1. Морозову Надежду Алексеевну - товароведа, уволить за систематические нарушения трудовой дисциплины, выразившиеся в опозданиях на работу.2. Главному бухгалтеру обеспечить производство расчета с Н.А. Морозовой в установленном порядке.3. Начальнику отдела кадров выдать Н.А. Морозовой трудовую книжку, оформленную в соответствии с законодательством.4. Ознакомить Н. А. Морозову с настоящим приказом под расписку.Основание: докладные об опозданиях Н.А. Морозовой от 15.02.96 г., 23.02.96 г., 17.03.96 г.; объяснительные Н.А. Морозовой, согласие профкома предприятия от 19.03.96 г., п. 3 ст. 33 КЗоТ РФ.Руководитель организацииГенеральный директор Канащенко А.А. _____________________С приказом ознакомлена Н.А. Морозова _____________________Оригинал
Г-ну Журавлеву О.С.
руководителю Выставочного центра «Экспо-Бизнес»
№
На № от
Об аренде выставочной площади.
Сообщаем, что наша заявка на участие в осенней экспозиции центра утверждена отборочной комиссией.
Просим предоставить в аренду 200 кв. метров выставочной площади в павильоне № 2 с 20.02.00 по 10.03.00.
Оплату гарантируем. Наш р/с…
Генеральный директор Т.В. Грачев
Исправленный вариант
Г-ну Журавлеву О.С.
руководителю Выставочного центра «Экспо-Бизнес»
от Т.В. Грачева
Служебное письмо.
Сообщаем, что наша заявка на участие в осенней экспозиции центра утверждена отборочной комиссией.
Просим предоставить в аренду 200 кв. метров выставочной площади в павильоне № 2 с 20.02.00 по 10.03.00.
Оплату гарантируем. Наш р/с…
Генеральный директор Т.В. Грачев _________________
М.П.
Оригинал
Руководителю авторемонтного салона Пескареву
Обращаюсь к Вам с настоящей докладной по следующему поводу. Контрольные испытания отремонтированных машин часто требуют задержки слесарей и шоферов на сверхурочную работу. Мы подчас сталкиваемся с трудностями по оформлению сверхурочных в бухгалтерии. Поэтому Вам срочно необходимо разобраться в этом вопросе и обеспечить принятие необходимых мер по вышесказанному.
Начальник мастерской
Н.И. Смирнов
Исправленный вариант
Руководителю авторемонтного салона
Пескареву Е.А. от начальника мастерской Н.И. Смирнова.
Докладная записка.
Обращаюсь к Вам с настоящей докладной по следующему поводу. Контрольные испытания отремонтированных машин часто требуют задержки слесарей и шоферов на сверхурочную работу. Мы подчас сталкиваемся с трудностями по оформлению сверхурочных в бухгалтерии. Поэтому Вам срочно необходимо разобраться в этом вопросе и обеспечить принятие необходимых мер по вышесказанному.
Начальник мастерской Н.И. Смирнов _____________________
«03» апреля 2006 г.