Технологія зберігання ділових документів на підприємстві (на прикладі ТОВ ДТР)

СОДЕРЖАНИЕ: Аналіз терміносистеми дослідження. Зберігання документів: сутність, методи. Відповідальність за невиконання вимог по зберіганню документів. Створення архіву на підприємстві. Експертиза цінності документів. Передача документів на державне зберігання.

Вступ

Тема роботи «Технологія зберігання ділових документів на підприємстві (на прикладі ТОВ «ДТР»)».

Серед найважливіших проблем діяльності підприємства є забезпечення збереженості архівних документів. Це складова частина охорони памяток історії, культури та науки, що має велике суспільне значення. З давніх-давен, як виникло письмо, перед людством постало питання про можливість збереження надбань культури, науки для наступних поколінь. Всі документи, які виникають під час діяльності суспільства становлять велику історичну, культурну цінність.

Широка різновидність документів і властивостей матеріалів, на яких вони виготовлені, недостатнє вивчення механізму їх старіння і руйнування утруднюють вирішення науково-технічних завдань, повязаних з пошуком і розробленням оптимальних умов зберігання, технології спеціального оброблення і реставрації документів. Тому доцільно вивчати особливості матеріальної основи документів та способів фіксації інформації. Особа, відповідальна за архівне збереження документів повинна мати уявлення про природу, фізичний стан, хімічний склад і властивості паперу, плівкових матеріалів, їхніх особливостей, оскільки від цього значною мірою залежить вибір умов і технологій збереження документів, їхня реставрація та довговічність.

Актуальність обраної теми пояснюється тим, що на підприємстві під час його діяльності створюється велика кількість документів, багато з яких представляють собою наукову цінність для наступних поколінь і проблема збереження таких документів дуже гостро стоїть для підприємств. Процес документування діяльності підприємства – дуже складна і важлива процедура, а збереження документів в первісному вигляді – ще важче.

Метою даної роботи є дослідження проблеми процесу збереження документів підприємства на сучасному етапі та перспективи розвитку інформаційних технологій, які покликані забезпечити краще збереження важливих документів для наступних поколінь.

Дослідження проводиться на базі ТОВ «ДТР», яке у процесі своєї діяльності створює багато важливих документів, що містять цінну інформацію.

Об’єктом дослідження є проблеми збереження документів.

Предметом дослідження є ТОВ «ДТР», перед яким також постає проблема надійного збереження важливих і цінних документів для подальшого використання.

Проблемам збереження документів на сучасному етапі розвитку суспільства приділяється значна увага, розробляються різного роду положення, методичні рекомендації, правила, електронні системи збереження документів.

Проте, існує ще чимало проблем, які потребують нагального вирішення. Зокрема, це вдосконалення законодавства щодо збереження документів, розробка і впровадження новітніх досягнень науки і техніки в галузі збереження цінних документів.

Розділ 1. Теоретичні аспекти технології зберігання ділових документів на підприємстві

1.1 Аналіз терміносистеми дослідження

Предметом документознавства є створення наукового знання про документ у єдності його інформаційної й матеріальної складових, про закономірності створення й функціонування документів у суспільстві.

У сфері інформації діють закони прискорення розвитку науки, внаслідок чого постійно зростає потужність документно-інформаційного потоку, відбувається концентрація та розпорошення публікацій у періодичних виданнях, старіння інформації. Усе це призводить до серйозних труднощів у роботі з документами й інформацією, яку вони містять.

У той же час значення інформації в житті людей постійно зростає. Визначною рисою сучасної епохи є інформатизація всіх галузей людської діяльності. Інформаційні ресурси розглядаються як багатство, що не поступається за своїм значенням і потенційним ефектом природним ресурсам.

Поняття «документ» є центральним, фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відбиває ознаки реально існуючих предметів, що служать обєктами практичної діяльності по створенню, збору, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, поширенню й використанню документної інформації в суспільстві.

Це поняття широко використовується у всіх сферах суспільної діяльності в тому числі і в діяльності ремонтно-транспортних підприємств. Майже в кожній галузі знання є одна або кілька версій його розуміння у відповідності зі специфікою тих обєктів, яким надається статус документа. В цьому полягає актуальність даного дослідження.

Документ - основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, обєктивність.

Документ - це матеріальний обєкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до законодавства юридичну чинність.

Юридична чинність документа - це властивість, надана документові правовими нормами, яка засвідчується складом та розташовуванням його реквізитів, зовнішніми ознаками та обєктами його дії.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Система документації - це сукупність документів, взаємозалежних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності й однакових вимог до їх оформлення.

Документи, що становлять одну систему документації (СД), повязані єдністю цільового призначення й у комплексі забезпечують документування тієї чи іншої управлінської функції або виду діяльності.

Забезпечення документування - це лише одна складова ДЗУ, друга його складова - організація роботи з документами. Організація роботи припускає організацію документообігу, зберігання й використання документів у поточній діяльності організації.

Документообіг - це сукупність взаємозалежних процедур, що забезпечують рух документів з моменту їх створення (надходження) до завершення виконання або відправлення в зовнішнє середовище.

Невід’ємною частиною знання про документ є обізнаність з основними вимогами їх оформлення. Головні вимоги щодо оформлення документів містить Державний стандарт України. Актуальність даного дослідження полягає у необхідності надання інформації про основи стандарту України в галузі діловодства.

Отже, документ - основний засіб комунікації. Він повинен мати таку форму й зміст, щоб:

Сприяти більш оперативному руху інформації з інстанцій;

Забезпечувати точне розуміння змісту документу одержувачем;

Забезпечувати досягнення цілей менеджменту.

Обсяг інформації різноманітного характеру в наш час настільки великий, що в деяких випадках простіше і дешевше заново провести дослідження, зробити винахід або навіть відкриття, ніж знайти відомості про нього в документах.

Протягом усього періоду розвитку науки і культури йде процес накопичення інформації та знань, які фіксуються в документах. Кількість документів постійно збільшується.

Переломними в документознавстві стали 1960-і роки, коли документознавство стає самостійною науковою дисципліною. У 1969 р. воно було внесено в номенклатуру спеціальностей науковців.

В цей час процеси комунікації починають розглядатися не тільки в ракурсі одного з їх засобів – документа, але й більш широко – як інформаційні. Поняття документ поступається поняттю „інформація”, оскільки перше є похідним від другого. Початкове уявлення про предмет документаційної науки було модернізовано і воно набуло інформаційний та кібернетичний зміст.

На початку 1960-х рр. починають розвиватися наукові напрямки під назвою документалістика та документознавство. Перша розглядалась як прикладна галузь кібернетики, що займається оптимізацією управління документаційними системами всіх типів – від образотворчого мистецтва до канцелярського справочинства. З цією метою документалістика вивчає структуру та властивості матричних документів, методи та засоби їх автоматичної обробки, зберігання, пошуку та використання, документні потоки та документні масиви для оптимізації управління крупними, перш за все багатоканальними документаційними системами. Проте документалістика не відображає всього діапазону досліджень документа, проблем його виробництва, розповсюдження та використання і не може бути узагальнюючою наукою про документ.

В цей час документознавство розвивається як новий напрямок, в задачі якого (за К.Г. Мітяєвим) входить вивчення в історичному аспекті розвитку способів, окремих актів і систем документування явищ об`єктивної дійсності і їх результатів - створення документів, їх комплексів і систем. Пізніше під документознавством стали розуміти науку про правила оформлення адміністративних документів і ведення документаційного господарства. Документознавство ототожнюють з діловодством і розглядають як розділ архівознавства. Таке вузьке трактування документознавства збереглося певною мірою і до наших днів. Природно, що в такому розумінні документознавство не могло претендувати на роль узагальнюючої науки про документ, тому що воно обмежено управлінською сферою. За його межами виявляються інші сфери людської діяльності - наука, техніка, культура, соціальне життя і т.д.

Наприкінці 1960-х років з розвитком інформатики (А.И. Михайлов, А.І, Чорний, Р.С. Гіляревський [35,36]) переосмислюються значною мірою досягнення документацією науки, існування останньої у вигляді автономної наукової дисципліни фактично припиняється. У 1973 рр. починаються рідкі спроби (Г.Г. Воробйов, К.Н. Рудельсон [35]) узагальнити теоретичні відомості про документ, розробити його концептуальні основи за допомогою інформаційного аналізу. Частина питань, повязаних з класифікацією документів, створенням інформаційних моделей документа, дослідженням документних інформаційних потоків, ввійшли у відповідні розділи бібліотеко-, бібліографо-, архівознавства й інформатики.

Увага до теоретичних проблем документознавства особливо підсилилася в звязку з розробкою і впровадженням Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), а також у процесі створення інформаційної бази автоматизованої системи управління (АСУ). Для цих цілей у 1966 р. був створений Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства й архівної справи (ВНДІДАС). Саме в ті роки зявилися перші спеціальні теоретичні роботи, присвячені зясуванню обєкта документознавства і його задач.

Починаючи з 1960-х років, у нашій країні визначилися два основних центри, активно й ефективно ведучі наукові дослідження в області документознавства – це МДІАІ, де в 1964 р. був створений факультет державного діловодства, і ВНДІДАС.

Не останню роль в інтенсифікації наукових документознавчих досліджень зіграв своєрідний “вибух документальної активності суспільства” у 1960-і – 1970-і роки. Число копій документів в усім світі перевалило тоді за 1 трлн у рік, а в центральних відомствах СРСР річний документообіг (з урахуванням розмноження) вийшов за межі 1 млн штук. На той час виявилося, що суто діловодний підхід в організації і проведенні документознавчих досліджень багато в чому себе вичерпав, унаслідок своєї обмеженості. У рамках цього підходу вивчалися переважно документи поточного діловодства, так само як і процеси, що відбувалися з уже складеними документами.

Тим часом бурхливий розвиток наук про інформацію, який розпочався в середині 20 сторіччя сприяв твердженню зовсім іншого погляду на документацію. Вона стала розглядатися як єдина інформаційна система, що сприяє досягненню тих або інших управлінських цілей і задач. При цьому саме поняття керування значно розширилося і стало представлятися як упорядкований вплив на які-небудь обєкти. Системний підхід у документознавстві дозволив комплексно досліджувати кожен документ або вид документів, істотно розширив їх кількісні і якісні характеристики. Таким чином, рубіж 1960-х – 1970-х років зявився своєрідним поворотним моментом у розвитку документознавства.

Початок системного підходу в документознавчих дослідженнях багато в чому було звязано з появою фундаментальних робіт Г.Г.Воробйова, насамперед його книги “Документ: інформаційний аналіз” (М., 1973). Надалі в рамках цього підходу зявилися численні публікації В.Д.Банасюкевича, Б.С. Ілізарова, М.П. Ілюшенко, В.І. Кокорева, Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларіна, В.М. Магидова, К.І. Рудельсон, Е.А. Степанова, В.Ф. Янкової і інших авторів. Підсумок науковим дослідженням в області документознавства 1960-х – першої половини 1980-х рр. був підведений у докторській дисертації А.Н. Сокової (1986) [36].

Аж до середини 1980-х років узагальнюючими науками про документ вважалися документалістика й інформатика.Однак інформатика (інформацієзнавство) займається вивченням і документної, і недокументної інформації. Поза її полем зору знаходиться документ у його матеріальній іпостасі, умови виробництва, збереження, організації роботи з документами. Тому, як і документалістику, використовувати інформатику як узагальнюючу науку про документ досить складно.

До другої половини 1980-х років усвідомлюється той факт, що саме узагальнююче поняття документа найбільше адекватно відбиває предмет професійної діяльності співробітників бібліотек, органів інформації, архівів, музеїв, книгарень і т.п. Цьому сприяло впровадження в професійну діяльність компютерної техніки і машиночитаємих носіїв інформації.

Подальший розвиток загальдокументальних підходів звязаний з іменами Д.Ю. Тешгова, А.В. Соколова, Ю.Н. Столярова, О.П. Коршунова, у роботах яких поняття «документ» виступає як самостійна лексична одиниця. Авторами найбільш фундаментальних робіт, присвячених аналізу поняття «документ», класифікації документів, є Ю.Н. Столярів, Г.Н. Швецова-Водка, С.Г. Кулешов [52,53]. З появою їхніх робіт у становленні і розвитку документознавства починається якісно новий етап. Проблеми документознавства здобувають міждисциплінарний характер, ними займаються бібліотеко- і бібліографознавці, фахівці в галузі інформатики, книгознавці.

Новий етап у розвитку вітчизняного документознавства почався в 1990-і роки, коли під впливом внутрішніх і зовнішніх факторів відбулася істотна зміна інформаційно-документаційних процесів. У Росії відбулася зміна політичного й економічного ладу, у роботі з документами стали широко використовуватися новітні компютерні технології, країна стала швидко входити у світовий інформаційний простір. Пріоритетний розвиток у наукових дослідженнях у цей час одержують такі напрямки як інформаційно-документаційний менеджмент, електронний документообіг, різні аспекти захисту інформації, проблеми експертизи цінності документів, створення електронних архівів і інші. Інакше кажучи, подальший розвиток документознавства як комплексної наукової дисципліни стимулюється все зростаючими й істотно зміненими соціально-політичними, економічними, культурними, технічними й іншими потребами.

Результати наукових досліджень обнародуються в монографіях і статтях, у дисертаціях і виступах на наукових конференціях, знаходять висвітлення в учбово-методичних посібниках, у методичних рекомендаціях для органів керування і т.д. Із середини 1990-х років у Росії виходить спеціалізований інформаційно-практичний журнал “Діловодство”. Теоретичні і практичні питання документознавства, історичні його аспекти знаходять висвітлення також на сторінках журналів “Вітчизняні архіви”, “Вісник архівіста”, “Секретарська справа”, “Служба кадрів”, “Керування персоналом” і деяких інших.

На початку 1990-х років відчувається необхідність у створенні науки про документ або комплекс наукових документознавчих дисциплін. Для узагальнюючої назви науки про документ починає використовуватися ряд назв: інформаційно-комунікаційна наука (А.В. Соколов), документаційно-інформаційна наука (Г.Н. Швецова-Водка) і т.п. Ядро такого комплексу наук про документ складають бібліотеко-, бібліографо-, книго-, архіво-, музеєзнавство й інформатика. Загальним для них є дослідження документа як обєкта, створеного спеціально для передачі інформації.

Кожна з цих областей знання має свої спеціальні задачі, форми і методи роботи з документами, однак теорія й історія документа є загальними для них. До загальнотеоретичної проблематики відноситься насамперед функціональний аналіз документів, вивчення їхніх особливостей як матеріальних обєктів із зафіксованої в них інформацією, питання класифікації і типологізації документів і т.п. Вивченням загальнодокументних питань і покликано займатися документознавство.

1.2 Зберігання документів: сутність, методи

Чим довше існує підприємство, тим більше документів у нього нагромаджується. Часто вони зберігаються в коробках, ящиках, звязках на підлозі або підвіконнях. Як багато часу вимагається для пошуку в цих нагромадженнях паперу необхідного документа! Крім того, не варто забувати про те, що деякі з документів підлягають передачі на зберігання в державний архів, для чого їх потрібно упорядкувати відповідним чином, сформувати і оформити справи, скласти описи.

На підприємстві часто відсутні працівники, що мають уявлення про те, які документи необхідно берегти, як і протягом якого періоду, який порядок знищення документації з минулим терміном зберігання.

1.2.1 Загальні питання організації зберігання документів

Відповідальність за забезпечення збереження документів покладена на власника або уповноважений їм орган нарівні з відповідальності за організацію бухгалтерського обліку, забезпечення фіксації фактів здійснення всіх господарських операцій в первинних документах [5,ч. 3 ст. 8 ].

При цьому під документом розуміють матеріальну форму отримання, зберігання, використовування і розповсюдження інформації шляхом фіксації її на папері, магнітному, кино-, фотоплівці або на іншому носії.

Обовязок юридичних і фізичних осіб забезпечувати збереження Національної архівного фонду (далі - НАФ) і сприяти його поповненню прямо закріплена в [3, ч. 3 ст. 4 ].

Національний архівний фонд - це сукупність архівних документів, що відображають історію духовного і матеріального життя українського народу і інших народів, що мають культурну цінність і є надбанням української нації.

Формування НАФ здійснюється на підставі експертизи цінності документів. НАФ формується з документів, що нагромадилися за час діяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій всіх форм власності, громадян і їх обєднань, а також документів історико-культурної спадщини України, які створені за межами України або вивезені за межу, і документів іноземного походження, які торкаються історії України. Джерелами формування НАФ виступають юридичні і фізичні особи - творці і/або власники документів, що підлягають внесенню в НАФ.

Протягом року з початку діяльності підприємство повинне звернутися до одного з державних архівів по своєму місцезнаходженню для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого внесення до Національного архівного фонду.

Відсутність у субєктів господарювання документів НАФ не означає, що документи, які створюються в процесі господарської діяльності, не повинні зберігатися. Підприємства і підприємці зобовязані виконувати вимоги, встановлені нормативними документами щодо термінів і порядку зберігання і знищення документів. Недотримання цих вимог спричиняє за собою адміністративну, а в деяких випадках - кримінальну відповідальність.

1.2.2 Відповідальність за невиконання вимог по зберіганню документів

Стаття 42 [3] передбачає, що працівники архівних установ, користувачі архівними документами, у тому числі документами НАФ, інші особи, винні в халатному зберіганні, псуванні, незаконному знищенні, підробці, захованні, розкраданні, незаконному вивозі за межі України або незаконній передачі іншому обличчю архівних документів, а також в порушенні порядку доступу до вказаних документів і в інших порушеннях законодавства про Національний архівний фонд і архівні установи, несуть відповідальність згідно закону.

Знищення документів без попереднього затвердження описів справ постійного зберігання, а також порушення термінів зберігання документів признаються незаконними згідно [7,п. 3.8 ].

Якими ж законодавчими актами і які заходи відповідальності передбачені за вказані порушення?

Стаття 92 [2] передбачає адміністративну відповідальність за порушення законодавства про Національні архівні фонди і архівні установи, яке може виявитися в халатному зберіганні, псуванні, незаконному знищенні, захованні, незаконній передачі іншому обличчю архівних документів, порушенні порядку доступу до вказаних документів, а також неповідомленні державної архівної установи про наявні архівні документи у разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану [17].

Крім того, порушення термінів зберігання бухгалтерських документів, на думку Головного контрольно-ревізійного управління України, вабить адміністративну відповідальність [2, ст. 1642], оскільки є порушенням встановленого порядку ведення бухгалтерського обліку [18].

Слідством порушення вимог до зберігання документів може стати також втрата або знищення документів по податковому обліку, що контролюючими органами цілком може бути кваліфікований як порушення встановленого законом порядку ведення податкового обліку. Відповідальність за такі дії встановлена [2,ст. 163].

За незабезпечення належного стану первинного обліку, який може, зокрема, знайти прояв в незабезпечені збереженні документів, на підставі яких він ведеться, закріплена відповідальність [2,ст. 186].

Згідно [3, ч. 1 ст. 43] застосування адміністративних стягнень або кримінального покарання не звільняє вину в порушенні законодавства про Національний архівний фонд і архівні установи від обовязку відшкодувати збиток, заподіяний власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженому їм особі.

Отже, знаючи, яка відповідальність загрожує за порушення вимог законодавства про Національний архівний фонд і архівні установи, у субєктів господарювання буде більше стимулів ознайомитися з самими вимогами. Почнемо їх розгляд з термінів зберігання документів.

1.2.3 Терміни зберігання документів

Згідно [3,ч. 2 ст. 32] мінімальні строки зберігання архівних документів юридичними особами визначаються центральним органом виконавської влади у сфері архівної справи і діловодства, якщо інше не передбачене законом.

Основним нормативним актом при визначенні термінів зберігання документів, їх відбору для віднесення до складу Національного архівного фонду України або для знищення документів є Перелік [7], який призначений для використовування всіма органами державної влади, місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями і підприємствами незалежно від форм власності, а також фізичними особами - субєктами підприємницької діяльності [7, абзац другий п. 1.3]. При цьому для підприємств, в діяльності яких створюються документи НАФ, терміни зберігання вказані в графі 3 вказані Переліки, для підприємств, на яких не створюються документи НАФ, - в графі 4.

Перелік №41 [7] використовується також при формуванні справ, підготовці різних видів номенклатури справ, розробці схем класифікації документів і галузевих переліків документів з вказівкою термінів їх зберігання, а також в практиці роботи експертно-перевірочних комісій (ЕПК) державних архівних установ і експертних комісій (ЕК) підприємств.

Розглянемо основні правила числення термінів зберігання документів, приведених в [7].

Так, згідно [7, п. 2.9] числення термінів зберігання документів проводиться з 1 січня року, який слідує за роком завершення їх діловодством. Наприклад, числення строку зберігання справ, завершених діловодством в 2010 році, починається з 1 січня 2011 року.

Для деяких документів Перелік № 41 визначає термін зберігання шляхом вказівки «75 років - «В», де «В» означає вік людини на момент завершення справи. Тривалість зберігання такої справи після його закінчення діловодством складає різницю між 75 роками і віком особи на момент завершення справи.

Термін зберігання документів, для яких в Переліку № 41[7] стоїть відмітка «поки не зникне необхідність», визначається самими підприємствами.

Перелік № 41 для позначення терміну зберігання деяких документів використовує відмітку «до ліквідації організації», що означає, що такі документи зберігаються до ініціації процедури ліквідації підприємства, після чого вони підлягають експертизі цінності, за наслідками якої ті з них, які зачіпають права громадян і інтереси держави, передаються до відповідних архівних установ.

Документи, що мають термін зберігання, позначений поміткою «постійно», також підлягають експертизі цінності, після чого вони або відносяться до складу НАФ, або знищуються після практичного використовування [7, п. 2.10].

Після закінчення термінів зберігання документів в архівних підрозділах підприємства такі документи передаються в державний архів (архівний відділ держадміністрації, архівний відділ місцевої ради).

Ще раз підкреслимо, що терміни зберігання документів, визначені Переліком №41, є мінімальними, їх не можна скорочувати [7, п. 2.11] проте вони можуть бути продовжені, якщо потреба в цьому обумовлена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

Відзначимо, що в окремих випадках, терміни зберігання документів в архівних підрозділах підприємств можуть бути змінені за узгодженням з державним архівом (архівним відділом держадміністрації, архівним відділом місцевої ради). Так, відповідно [9, п. 4.3.3.2] Правил роботи держархивів продовження термінів зберігання документів в архівних підрозділах дозволяється у разі потреби практичного використовування документів із службовою метою або відсутності в архіві вільних площ в сховищах.

Скорочення ж термінів зберігання документів в архівних підрозділах може здійснюватися у випадках [9, п. 4.3.3.2] Правил роботи держархивів:

- ліквідації юридичної особи - джерела комплектування за відсутності правонаступника;

- зміни форми власності державної юридичної особи;

- загрози втрати або пошкодження документів.

Достроковий прийом документів на державне зберігання може здійснюватися на платній основі.

Для розгляду вимог до зберігання документів на підприємстві необхідно визначитися з класифікацією документів залежно від термінів їх зберігання. Правила № 16 [9] виділяють наступні групи документів, що утворюються в процесі діяльності субєктів господарювання:

1) документи постійного зберігання - до таких документів, зокрема, відносяться документи НАФ;

2) документи зі встановленим терміном зберігання, після закінчення якого вони можуть бути знищені.

Документи цієї групи у свою чергу діляться на:

а) документи тривалого (більше 10 років) зберігання;

б) документи тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

В окрему групу Правила № 16 виділяють документи по особовому складу. Це повязано з тривалим терміном їх зберігання (до 75 років), а також особливою важливістю даних документів для працівників підприємства при призначенні пенсій і різних видів допомог.

1.2.4 Організація зберігання документів на підприємстві

Відповідно до [3, ст. 32] підприємства, установи і організації, засновані на приватній формі власності, мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, які не належать державі, територіальним общинам, передавати документи НАФ на зберігання в державні і інші архівні установи.

Основні вимоги по організації зберігання документів встановлені в Правилах № 16 [9], з самої назви яких виходить, що вони розповсюджуються не тільки на органи державної влади і місцевого самоврядування, але і на підприємства, установи і організації. Це підтверджує п. 1.2 Правил № 16, в якому вказано, що Правила № 16 є нормативно-правовим актом, обовязковим для виконання всіма підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності. В той же час Правила № 16 не розповсюджуються на фізичних осіб - підприємців.

Відповідно до п. 2.1 Правил № 16 на підприємствах для зберігання документів, закінчених в діловодстві, створюються архіви. При цьому архів може створюватися або як самостійна структурна частина підприємства або входити до складу служби діловодства (управління справами, загального відділу, канцелярії і т.д.). На нечисленних підприємствах відповідальність за роботу з архівними документами покладається на одного з працівників служби діловодства.

Окрім архіву, на підприємстві створюється експертна комісія, яка здійснює експертизу цінності документів на різних етапах роботи з ними - при складанні номенклатури справ, формуванні документів в справи, перевірці правильності віднесення документів до справ, під час підготовки справ до подальшого зберігання.

Щорічно на кожному підприємстві повинна бути розроблена номенклатура справ, яка складається посадовцем, відповідальним за діловодство в структурному підрозділі, із залученням відповідних фахівців, підписується керівником структурного підрозділу і узгоджується з керівником архіву підприємства.

Створення архіву і експертної комісії, а також розробка номенклатури справ - це ті організаційні моменти, які необхідні для забезпечення зберігання документів на підприємстві. Тепер перейдемо безпосередньо до зберігання документів.

З моменту створення (отримання)документів до передачі в архів підприємства здійснюється їх тимчасове зберігання в структурних підрозділах. Після того, як документи проходять перевірку і обробку (виконання), відбувається формування документів в справи і оформлення справ. Перед передачею справ в архів підприємства складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і по особовому складу.

На підставі складених описів справи передаються в архів підприємства. Як правило, документи передаються в архів через 2 роки після закінчення їх в діловодстві у впорядкованому стані [9, п. 2.7]. Справи тимчасового зберігання можуть передаватися в архів підприємства за рішенням його (підприємства) керівника. В архіві підприємства на підставі описів структурних підрозділів складаються зведені описи справ, які є основними обліковими довідниками до документів. Надалі по зведених описах документи передаються на державне зберігання.

Юридичні особи, у власності яких знаходяться документи НАФ, після закінчення термінів тимчасового зберігання таких документів зобовязані передати їх на постійне зберігання в центральний державний архів України, галузевий державний архів, місцеву державну архівну установу або архівний відділ місцевої влади. Також в держархіви передаються документи, терміни тимчасового зберігання яких не закінчені, підприємств, що ліквідовуються без правонаступника.

Відносно документів, термін зберігання яких закінчився, складається акт про вилучення для знищення справ. При цьому повинна дотримуватися відповідна процедура.

На певних етапах обовязковим є отримання схвалення або узгодження з експертною комісією підприємства і експертно-перевірочною комісією державного архіву (експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації, міської влади).

Проілюструємо викладене вище у вигляді схеми (Рис.1).

Рисунок 1 – Зберігання документів на підприємстві

Відзначимо також, що у разі зміни керівника підприємства повинен бути складений акт приймання-передачі, в якому окремим розділом відображаються наявність і стан документів, що знаходяться в діловодстві структурних підрозділів і в архіві, а також обліково-довідкового апарату до них.

Згідно обліковим даним служби діловодства і архіву в акті указуються окремо кількість документів, що знаходяться в діловодстві, і кількість справ, що зберігаються в архіві, у тому числі кількість справ, віднесених до Національного архівного фонду [9, п. 12.1.2].

1.2.5 Створення архіву на підприємстві

Як ми вже вказували, чинне законодавство передбачає створення на підприємствах архівів для зберігання документів закінчених в діловодстві, користування ними із службовою, виробничою, наукової або іншою метою, а також для захисту законних прав та інтересів громадян [9, п. 2.1]. При цьому архів може створюватися як самостійний структурний підрозділ підприємства або входити до складу служби діловодства (управління справами, загального відділу, канцелярії і т.і.). На підприємствах з невеликою чисельністю працюючих відповідальність за роботу з архівними документами покладається на одного з працівників служби діловодства [9, п. 2.2].

При створенні архіву повинне бути затверджено відповідне Положення про архів підприємства [9, п. 2.3] з урахуванням рекомендацій Державного комітету архівів України [3,ч. 4, ст. 32]. При розробці Положення про архів підприємства слід взяти до уваги Типове положення № 58[12], а також Зразкове положення про архів [13].

В Положенні про архів підприємства, зокрема, повинні бути вказаний такі завдання архіву :

- прийом від структурних підрозділів підприємства і зберігання архівних документів;

- контроль спільно із службою діловодства стану зберігання і правильності оформлення документів в структурних підрозділах підприємства;

- участь в складанні і узгодженні зведеної номенклатури справ, перевірка відповідності формування документів в справі затвердженій номенклатурі;

- ведення державного обліку документів НАФ і подача відомостей про їх кількість по встановленій формі відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської поради;

- проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання і подача на розгляд експертної комісії підприємства проектів описів документів, віднесених до НАФ, описів справ тривалого (більше 10 років) зберігання, описів справ речовому доказу складу працівників підприємства і актів про вилучення для знищення документів, які не віднесені до НАФ;

- створення і удосконалення довідкового апарату до архівних документів;

- організація в установленому порядку використовування архівних документів, що належать державі, територіальним общинам, видача архівних довідок, копій, витягань з документів юридичним особам і громадянам;

- підготовка і передача документів НАФ до відповідної архівної установи, архівний відділ міської поради;

- участь в заходах щодо підвищення кваліфікації за фахом працівників підприємства, що відповідають за роботу з документами.

В штатний розклад вводиться посада завідуючого архівом. На цю посаду керівником підприємства може бути призначена особа з вищою освітою і стажем роботи за фахом не менше три роки [9, п. 2.6]. Відзначимо, що Довідник кваліфікаційних характеристик предявляє дещо інші вимоги до особи, що призначається на посаду завідуючого архівом: йому достатньо мати базове або неповну вищу освіту відповідного напряму підготовки (бакалавр або молодший фахівець) і стаж роботи по веденню архівної справи - не менше одного року.

Коло обовязків працівників архіву визначається посадовими інструкціями, які затверджуються керівником підприємства. При цьому необхідно врахувати положення Випуску 1 «Професії працівників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Мінтруда від 29.12.2004 р. № 336, розділ 15 якого, зокрема, розкриває завдання і обовязки завідуючого архіву, а розділ 3 - архіваріуса. Крім того, в посадові інструкції деяких інших працівників (інспектор по кадрах, завідуючий канцелярії, діловод, секретар керівника, секретар-друкарка, секретар-стенографістка і ін.) доцільно включити положення, що зобовязали останніх передавати документи в архів підприємства, готувати їх до здачі в державний архів.

В архіві складається річний план роботи який підписується керівником архіву (особою, відповідальною за архів) і затверджується керівником підприємства [9, п. 10.1].

1.2.6 Експертиза цінності документів

Згідно [3, ч. 1 ст. 6] віднесення документів до НАФ або вилучення з нього документів здійснюється на підставі експертизи їх цінності, яка проводиться експертними і експертно-перевірочними комісіями за участю власника документів або його законних представників. Крім того, експертиза цінності документів дозволяє встановити терміни зберігання документів, які не підлягають віднесенню до НАФ, провести грошову оцінку документів.

1. Принципи і критерії експертизи цінності документів

Згідно [6, п. 2] експертиза цінності документів - це всебічне вивчення документів з метою віднесення їх до Національного архівного фонду або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів НАФ, віднесення їх до категорії унікальних і встановлення термінів зберігання документів, що не підлягають віднесенню до НАФ.

Висновки експертизи є єдиною підставою для включення документів до Національного архівного фонду, а також для встановлення термінів зберігання документів.

Експертиза цінності проводиться за наступними принципами [6, п. 7]:

— об’єктивність - проведення оцінки документів на основі неупередженого підходу;

- історизм - облік особливості часу і місця створення документів, загальноісторичного контексту;

- всесторонність і комплексність - вивчення відповідних документів з урахуванням їх місця в комплексі інших документів.

Основні критерії, які використовуються при визначенні цінності документів, названі в [6, п. 8]. Серед них:

- походження -функціонально-цільове призначення юридичної особи (фондосоздателя), значення фізичної особи (фондосоздателя) в житті суспільства, час і місце створення документа;

- зміст - значущість інформації, що міститься в документі (унікальність і типовість), її повторення в інших документах, вид документа, оригінальність;

— зовнішні ознаки - формафіксації і передачі змісту, посвідчення і особливості оформлення документа, стан його збереження.

Експертиза цінності документів на підприємстві проводиться [9, п. 4.2.2]:

- в поточному діловодстві під час складання номенклатури справ, формування документів в справи і перевірки правильності віднесення документів в справи;

- під час підготовки справ до подальшого зберігання, у тому числі у складі Національного архівного фонду.

Згідно п.п. 4.2.1 Правил № 16 кожне підприємство незалежно від форми власності зобовязано протягом року після початку своєї діяльності звернутися до одного з державних архівів по місцю свого знаходження для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до НАФ.

Крім того, на власників документів покладений обовязок у разі виникнення загрози знищення або значного погіршення стану вказаних документів повідомити про це державну архівну установу для організації експертизи цінності цих документів. Не може власник і знищити документи без попереднього проведення експертизи їх цінності.

2.Створення експертної комісії підприємства

В пункті 9 Порядку № 1004 [6] названі такі види експертних комісій:

- Центральна експертно-перевірочна комісія Госькомархива України;

- експертно-перевірочні комісії центральних і галузевих державних архівів, Національної академії наук, державного архіву в АРК, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя;

- експертні комісії архівних відділів рай-держадміністрацій, міських порад, а також експертні комісії державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності, обєднань громадян, релігійних організацій;

- фондо-закупівельні комісії музеїв, що знаходяться в державній або комунальній власності;

- експертно-оцінні комісії бібліотек, що знаходяться в державній або комунальній власності.

Звертаємо увагу на те, що в даний час створення експертної комісії фізичною особою - підприємцем чинним законодавством не передбачено.

Завданням експертних комісій підприємств є організація і проведення експертизи цінності документів, які створені в діловодстві юридичної особи [6, п. 22]. Розглянемо, в якому порядку створюються експертні комісії підприємств.

Керівник підприємства своїм наказом затверджує Положення про експертну комісію підприємства, основою для складання якого є Зразкове положення про експертну комісії. Цим же наказом затверджується склад експертної комісії, в який включаються керівники служби діловодства і архівного підрозділу, досвідчені працівники інших структурних підрозділів, а також представники ЕПК державних архівів (ЕК архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад).

Головою експертної комісії призначається, як правило, заступник керівника підприємства, а секретарем - керівник його архівного підрозділу.

Приведемо зразковий текст наказу про створення експертної комісії на підприємстві (Додаток А).

Основними завданнями експертної комісії підприємства є:

1) ухвалення рішень про схвалення і представлення експертно-перевірочної комісії (експертної комісії архівного відділу райдержадминистрації, міської поради) проектів наступних документів:

- описи справ постійного зберігання, віднесених до НАФ;

- описи справ по особовому складу;

- номенклатури справ;

- інструкції по діловодству;

- положення про службу діловодства, архівні підрозділи і експертні комісії;

- анотовані переліки унікальних документів НАФ;

- акти про вилучення для знищення документів підприємства, не віднесених до складу НАФ, терміни зберігання яких закінчилися;

- акти про вилучення документів з складу НАФ;

2) організація і проведення спільно із службою діловодства і архівом підприємства щорічного відбору документів для подальшого зберігання або знищення, здійснення контролю за діловодством на підприємстві;

3) участь в підготовці і розгляді номенклатури справ підприємства, методичних посібників з організації документів в діловодстві, експертизи цінності документів;

4) розгляд пропозицій структурних підрозділів про встановлення термінів зберігання окремих видів документів, не передбачених діючими переліками, і представлення рішень з цих питань на твердження в ЕПК відповідного державного архіву;

5) проведення консультацій і інструктажу працівників підприємства з питань організації документів в діловодстві, експертизи цінності документів і їх підготовки до передачі на подальше зберігання.

Експертна комісія працює відповідно до затвердженого керівника підприємства річним планом. Засідання ЕК проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правомочними, якщо на них присутні не менше дві третини складу комісії. Рішення приймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляються протоколом, який підписують голова комісії або його заступник і секретар комісії, і набувають чинності з моменту затвердження протоколу керівником підприємства. Такий порядок звязаний з тим, що експертна комісія має статус дорадчого органу і її рішення не мають обовязкової сили, поки не буде затверджений керівником підприємства.

Секретар ЕК забезпечує скликання комісії, складає протокол засідань, доводить до зведення структурних підрозділів, окремих посадовців підприємства рішення комісії, здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕК і забезпечує її зберігання.

3.Порядок проведення експертизи цінності документів

Згідно [9, п. 4.5.1] експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками служби діловодства підприємства спільно з експертною комісією під методичним керівництвом архіву підприємства.

За наслідками проведення експертизи цінності документів:

1) здійснюється відбір документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі в архів підприємства;

2) визначаються документи тимчасового зберігання (до 10 років) в структурних підрозділах підприємства;

3) вилучаються для знищення документи і справи минулих літ, терміни зберігання яких закінчилися.

Одночасно з цим перевіряється повнота і якість діючої номенклатури справ, правильність визначення термінів їх зберігання, дотримання встановлених правил оформлення документів і формування справ.

Відбір документів постійного зберігання проводиться на підставі Переліку № 41, галузевих переліків документів, номенклатури справ підприємства шляхом поглядання кожного листа документа. Не дозволяється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або в номенклатурі справ. Існування такої вимоги може стати проблемою у випадку, якщо на підприємстві є інформація з обмеженим доступом - конфіденційна або таємна. Визначення режиму доступу до інформації оформляється у вигляді окремого положення або як додаток до облікової політики, які набувають чинності з моменту затвердження керівником і доводяться до зведення всіх працівників підприємства [19]. Тому щоб не порушувати вимоги, повязані з режимом доступу до такої інформації, доцільно включити положення, обумовлюючі особливості проведення експертизи цінності документів, які містять конфіденційні дані, як в Положення про конфіденційну (або таємницею) інформацію, так і в Положення про експертну комісію підприємства.

Під час проведення експертизи цінності виявляються дублікати документів, чернетки, неоформлені копії, які підлягають вилученню із справ постійного зберігання.

У разі встановлення в процесі експертизи цінності недостачі документів або справ, що числяться по номенклатурі, здійснюється їх розшук. Якщо документи не знайдені, складається акт про недостачу архівних справ (документів), який затверджує керівник підприємства [9, додаток 6], створюється комісія по службовому розслідуванню, призначається службове розслідування і видається наказ про залучення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, надається в архів підприємства.

1.2.7 Складання номенклатури справ

Впорядкування зберігання документів починається з складання номенклатури справ. Вона складається для створення на підприємстві єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа, відбору документів на державне зберігання.

Відповідно до Закону [3, ст. 1] номенклатура справ - це обовязковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, які формуються в його діловодстві, з вказівкою термінів зберігання справ.

В номенклатуру справ включаються всі документи, що утворюються в діяльності підприємства, окрім технічної документації і друкарських видань (брошур, довідників, бюлетенів, реферативних журналів, експрес-інформацій і т.і.).

При складанні номенклатури справ необхідно враховувати вимоги, що містяться в [7, 9].

Розрізняють три види номенклатури справ: типову, зразкову і індивідуальну.

Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для організацій, однорідних по характеру діяльності, з єдиною системою індексації і є нормативним актом.

Зразкова номенклатура справ встановлює зразковий склад справ для організацій, однорідних по характеру діяльності, але різних по структурі, і має рекомендаційний характер.

Типові і зразкові номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для організацій, які належать до сфери їх управління, і використовуються як методичні вказівки під час складання індивідуальних номенклатури справ.

Незалежно від наявності типової або зразкової номенклатури справ кожна юридична особа повинна мати індивідуальну номенклатуру справ. Як правило, індивідуальна номенклатура справ підприємства складається з номенклатури справ окремих структурних підрозділів.

Порядок складання номенклатури справ структурного підрозділу наступний: вона розробляється посадовцем, відповідальним за діловодство в структурному підрозділі, із залученням відповідних фахівців, підписується керівником структурного підрозділу і обовязково узгоджується з керівником архівного підрозділу підприємства.

В номенклатурі справ структурного підрозділу указуються найменування (заголовки) справ, в які групуються документи після виконання. В заголовках в стислій узагальненій формі висловлюють відомості про склад і зміст документів в справі. Розміщення заголовків в номенклатурі справ повинне відповідати ступеню важливості вирішуваних питання з урахуванням взаємозвязку документів, включених в конкретні справи. Як правило, першою в номенклатурі розміщується група справ, яка включає документи органів вищого рівня, далі - група організаційно-розпорядливої документації самого підприємства (накази, розпорядження, рішення і т. п.), планово-звітна документація і листування. В групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

Кожна справа, включена в номенклатуру справ, повинна мати умовне позначення - індекс. Індекс справи - це цифрове і (або) алфавітно-цифрове позначення справи в номенклатурі справ, яке фіксують на обкладинці справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (по штатному розкладу або класифікатору структурних підрозділів) і порядкового номера справи в межах підрозділу. За наявності в справі декількох томів (частин) індекс проставляється на кожному томі з вказівкою: т. 1, т. 2 і т.д.

Після закінчення року номенклатура справ структурного підрозділу в обовязковому порядку закривається підсумковим записом, в якому указуються кількість і категорії фактично заведених протягом року справ. Підсумковий запис скріпляє своїм підписом особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі.

Форма номенклатури справ структурного підрозділу приведена в [9, додатку 2].

Приклад заповнення номенклатури справ у відділі кадрів приведено у Додатку Б.

Номенклатура справ структурного підрозділу підприємства складається у трьох екземплярах:

перший екземпляр - недоторканний, зберігається в структурному підрозділі;

другий екземпляр - передається в службу діловодства підприємства;

третій екземпляр - використовується для формування справ і пошуку необхідних документів.

Номенклатура справ структурного підрозділу після її розгляду і аналізу включається в єдину (зведену) номенклатуру справ підприємства. При складанні зведеної номенклатури справ вивчається і аналізується не тільки номенклатури справ структурних підрозділів, але і діяльність підприємства в цілому. Для цього використовують статут підприємства, положення про структурні підрозділи; штатний розклад; типову і зразкову номенклатури; номенклатури і описи справ за попередні роки; класифікатори документів і кореспондентів, які ведуться на підприємстві; типові і відомчі переліки документів з вказівкою термінів зберігання документів, а також враховують плани підприємства наступного року.

В кінці зведеної номенклатури справ приводяться номенклатури справ первинних суспільних організацій, якщо вони створені на підприємстві (наприклад, первинної профспілкової організації).

Форма зведеної номенклатури справ визначена в додатку 3 до Правил № 16 [9].

Зведена номенклатура справ може будуватися за структурним або функціональним принципом.

Структурний принцип використовується, як правило, на крупних підприємствах з чітко встановленою структурою. Розділами в такій номенклатурі справ будуть назви структурних підрозділів, розташовані відповідно до затвердженої структури і штатного розкладу підприємства. При цьому першим розділом номенклатури указується служба діловодства.

Розділи можуть бути, наприклад, такими: канцелярія, плановий відділ, бухгалтерія, відділ маркетингу і збуту і т.д.

Функціональний принцип, тобто по напрямах діяльності, використовується у разі розподілу основних функцій (напрямів діяльності) між працівниками підприємства. Цей принцип побудови зведеної номенклатури справ використовується на підприємствах, що не мають структури. Розділи і підрозділи номенклатури справ підприємства, побудованої за таким принципом, відображають управлінські функції і галузі діяльності і розміщуються в ній по ступеню важливості, наприклад: організація роботи, планування, організація виробничої діяльності, облік і звітність, робота з кадрами і т.д.

В зведену номенклатуру справ підприємства включаються назви справ, які фактично заведені в діловодстві і відображають всі документовані ділянки роботи підприємства, у тому числі і справи тимчасово діючих органів (наприклад, справи ліквідаційної комісії), а також не закінчені діловодством справи, які поступили від інших підприємств (організацій-попередників) для їх продовження.

Справи з питань, рішення яких триває довше за один рік або які ведуться протягом декількох років (перехідні справи), вносяться в номенклатуру справ щороку протягом всього терміну їх рішення або ведення.

Зведена номенклатура справ схвалюється ЕК підприємства і узгоджується з ЕПК відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником підприємства.

Державні підприємства, установи, організації, в діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, погоджують зведені номенклатури справ з ЕК вищестоящої організації.

Підприємства недержавної форми власності протягом року з дня реєстрації погоджують свою номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міськради. Згодом номенклатура справ подається на узгодження ЕК вищестоящої організації, а при її відсутності номенклатура справ узгоджується власній ЕК.

Один раз в 5 років зведена номенклатура справ підлягає узгодженню з відповідним державним архівом або вищестоящим органом. Крім того, таке узгодження здійснюється невідкладно у разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях і характері роботи підприємства.

Як в номенклатурі справ структурного підрозділу, так і в зведеній номенклатурі справ підприємства протягом року, на який вона складена, в графі «Прімітки» робляться відмітки про включення нових справ, про перехідні справи, про посадовці, відповідальні за формування справ, про передачу справ в архів підприємства або іншим підприємствам для продовження ведення справ.

В кінці року зведена номенклатура справ обовязково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис підписує керівник служби діловодства виробництва підприємства. Про наявність відкритих за рік справ сповіщається керівник архіву підприємства.

В Додатку В приведена сводна номенклатура справ підприємства, яка построєна по структурному принципу.

Зведена номенклатура справ складається в чотирьох екземплярах, кожний з яких повинен мати гриф узгодження з відповідною архівною установою або вищестоящим органом, якщо на підприємстві не створюються документи Національного архівного фонду.

Перший (недоторканний) екземпляр зберігається в службі діловодства, другій - передається в архів підприємства для контролю формування справ в структурних підрозділах; третій - прямує у відповідний державний архів або вищестоящий орган, з яким узгоджувалася зведена номенклатура справ; четвертий - розподіляється по розділах між структурними підрозділами для практичної роботи.

Недержавні підприємства можуть складати зведені номенклатури справ у трьох екземплярах, а якщо у них немає структурного розподілу - в двох екземплярах.

Зведена номенклатура справ підприємства, як і номенклатури справ структурних підрозділів, щорічно не пізніше за грудень переглядаються і уточнюються. Після внесення змін вони передруковуються і затверджуються керівником підприємства (структурного підрозділу) і вводяться в дію з 1 січня нового року.

1.3 Технологія зберігання документів

1.3.1 Підготовка документів до зберігання

Формування справ

Закінчені в діловодстві документи повинні бути сформований в справи згідно номенклатурі справ.

При формуванні справ слід дотримувати такі правила:

- групувати в справи тільки оригінали (а у разі їх відсутності - завірені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів;

- групувати в справи документи одного року (за винятком особистих, судових і перехідних справ). Особисті справи формуються протягом всього часу роботи особи на підприємстві;

- групувати в справи окремо документи постійного і тимчасового зберігання;

- не включати в справи чорнові, особисті, дублетні документи, а також документи, які підлягають поверненню, і розмножені копії.

Як виняток, в необхідних випадках документи постійного і тимчасового зберігання, повязані з рішенням одного питання, можуть групуватися протягом року в одну справу. Після закінчення року або рішення питання документи повинні бути розкладений в окремі справи згідно номенклатурі справ за таким принципом:

- в одну справу поміщають документи тільки постійного, а в інше - тільки тимчасового зберігання;

- в справу включають документи, що відносяться тільки до одного питання або групи споріднених питань, які складають єдиний тематичний комплекс, на початку справи поміщають ініціативний документ, потім документ-відповідь і всі інші документи в логічній послідовності і хронології;

- документи, створені за допомогою персональних компютерів, групують в справи на загальних підставах.

Якщо документи за змістом і термінам зберігання не можуть бути згрупований в справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обовязковим внесенням його назви і терміну зберігання в діючу номенклатуру справ.

Справа не повинна перевищувати 250 листів (від 30 до 40 мм).

Поширеною помилкою підприємств є формування всіх наказів керівника в одну справу. Звертаємо увагу, що накази і розпорядження по основній діяльності, про прийом, звільнення, заохочення, сумісницю працівників, надання відпусток, відряджання, накладенні стягнень на працівників поміщають в різні справи.

Документи засідань колегіальних органів групують в дві справи:

- протоколи і документи до них (доклади, довідки, проекти рішень і т. п.);

- документи по організації і проведенню засідань (порядок, регламент, список запрошених і перелік виступаючих денний і ін.).

Листування групується за змістом і кореспондентській ознаці і систематизував в хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

Документи в особистих справах групуються в хронологічному порядку у міру їх поповнення в такій послідовності:

- внутрішній опис документів, включених в справу;

- заява про прийом на роботу (контракт);

- напрям або уявлення;

- особистий листок по обліку кадрів;

- автобіографія;

- документи про освіту (копії);

- накази про призначення, переклад, звільнення (копії або виписування);

- доповнення до особистого листка по обліку кадрів;

- довідки і інші документи.

Копії наказів про стягнення, заохочення, відомості про зміну прізвища в особисту справу не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особистого листка по обліку кадрів або в трудову книжку. При цьому звертаємо увагу, що відомості про стягнення в трудову книжку не вносяться [16, п. 2.2].

Лицьові рахунки працівників підприємства, відомості нарахування заробітної платні і інші аналогічні документи систематизували в межах року по прізвищах в алфавітному порядку або щомісячно.

Оформлення справ

Для передачі справ на зберігання їх слід правильно оформити.

Оформлення справи - це комплекс процесів, направлених на підготовку справи до зберігання і користування. Вимоги до оформлення справ встановлені розділом 5 Правил № 16 [9].

Оформлення справ, що підлягають зберіганню і передачі в архів, передбачає:

- перекладання документів в справі з розташуванням їх в прямому порядку, тобто зверху повинні знаходитися більш ранні документи, а знизу - більш пізні;

- нумерацію листів в справі;

- складання (в необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи;

- складання засвідчувального напису справи;

- підшивання або палітурку справи;

- оформлення обкладинки (титульного листа) справи.

Всі листи в справі, окрім листів засвідчувального напису і внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами суцільною нумерацією в правому верхньому кутку простим мяким олівцем або механічним нумерує. Чорнила, пасту або кольорові олівці застосовувати для нумерації листів не дозволяється. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Фотографії, креслення, діаграми і інші ілюстративні документи, які є окремими листами в справі, нумеруються з оборотної сторони в лівому верхньому кутку. Лист з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками ит. п.) нумерується як один лист. Якщо до документа підклеєні однією стороною інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади і ін.), то кожний документ нумерується окремо.

Конверти з вкладеннями, підшиті в справу, нумеруються суцільною нумерацією листів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.

Листи більшого, ніж А4, формату, підшиваються за одну сторону і нумеруються як один лист в правому верхньому кутку, а потім фальцюються у формат А4.

У разі окремих помилок в нумерації листів допускається використовувати буквені позначення листів (1а, 36 і т.і.). При великій кількості помилок листи перенумеровують шляхом закреслення однією косою межею старого номера і поставляння поряд нового номера.

До деяких категорій справ, які містять унікальні документальні памятки, до документів з грифом «Для службового користування», особистим справам, судово-слідчим справам і ін. складається внутрішній опис документів. Необхідність складання внутрішнього опису документів окремих справ визначається інструкцією по діловодству на підприємстві.

Внутрішній опис документів справи - це обліковий документ, який містить перелік заголовків до текстів документів в справі з вказівкою порядкових номерів документів, їх індексів, дат, номерів листів.

Внутрішній опис складається на окремому листі формою, приведеної в додатку 8 до Правил № 16 [9].

До внутрішнього опису складається підсумковий запис, в якому указуються цифрами і прописом кількість документів, включених в опис, і кількість листів внутрішнього опису. Якщо справа переплетена раніше без внутрішнього опису, то її бланк підклеюють з внутрішньої сторони обкладинки справи.

Зміни складу документів в справі (включення додаткових або виключення, заміна оригіналів копіями і ін.) відображаються в графі «Примітки» з посиланням на відповідні виправдувальні документи (акти, накази і т.п.), і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

Внутрішній опис підписує особа, яка її склала.

Наведемо приклад складання внутрішнього опису особистих справ (Додаток Д).

В кінці справи складається засвідчувальний напис, який містить відомості про кількість листів, особливостях їх нумерації і фізичному стані документів в справі.

Засвідчувальний напис формою згідно додатку 9 до Правил № 16 складають на окремому листі, який поміщають в кінці справи, в друкарських екземплярах справ (облікові журнали, звіти і т.п.) - на зворотному боці останнього чистого листа.

В засвідчувальному написі указують цифрами і прописом кількість листів в справі і окремо, через знак «+»(плюс), кількість листів внутрішнього опису, якщо вона є.

В засвідчувальному написі обмовляються наступні особливості нумерації документів справи:

- наявність буквених і пропущених номерів листів;

- номери листів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками і т.п.;

- номери великоформатних листів;

- номери конвертів з вкладеннями і кількість листів вкладень.

Всі подальші зміни в складі і стані справи (заміна оригіналів документів копіями, приєднання нових документів, пошкодження листів) указуються в засвідчувальному написі з посиланням на відповідний виправдувальний документ (акт, наказ). При великій кількості перенумерованих листів в справі складається новий заверительний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається в справі постійно.

Засвідчувальний напис підписує її укладач.

Наведемо приклад складання засвідчувального напису (Додаток Ж).

Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і по особовому складу переплітають в тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, прошиваються в чотири проколи спеціальними суворими нитками або дратвою. Металеві скріпки при цьому віддаляються.

Під час палітурки або підшивання документів не можна зачіпати текст. Якщо текст документа надрукований дуже близько до його лівого краю, край листа документа слідує наростити папером тієї ж якості, що і документ.

На справах постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання і особового складу оформляються обкладинки справ формою, встановленої додатком 10 до Правил № 16.

Перед передачею справ в архів підприємства в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення і додаткові відомості: перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів; проставляються номери наказів, протоколів, форм звітності, робляться вказівки на копійність документів і т.д.

На обкладинці справи проставляються:

- дата документів (рік початку і закінчення справи). Якщо справа складається з декількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів. У разі поставляння точних календарних дат указують число, місяць і рік (місяць - прописом);

- номер по опису і, за узгодженням з архівом підприємства, номер опису і номер архівної фундації;

- у разі зміни назви підприємства (його структурного підрозділу) протягом періоду, що охоплює документи справи, або при передачі справ в інше підприємство (структурний підрозділ) указується нова назва підприємства (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

Написи на обкладинках справ проводяться чітко, розбірливо, чорним світлостійким чорнилом або пастою.

Складання описів справ

Перед передачею справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і по особовому складу в архівний підрозділ підприємства на підставі експертизи цінності документів необхідно скласти описи справ. У випадку якщо за рішенням керівника справи тимчасового (до 10 років) зберігання передаються в архів, на них також слід скласти опис.

Описи справ структурних підрозділів і підприємства в цілому (для підприємств з централізованим формування і зберіганням справ) складаються формою, встановленої додатком 1 до Правил № 16 [9].

Описи справ ведуться протягом декількох років з суцільною єдиною нумерацією справ. Справи кожного року складають річний розділ опису.

Опис справ структурного підрозділу складається особою, відповідальною за діловодство в структурному підрозділі, з дотриманням наступних правил:

- номер опису повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу з додаванням першої букви назви категорії документів (постійного зберігання - П; тимчасового зберігання - Т; по особовому складу - ОС) і чотирьох цифр року, в якому заведені включені в опис справи. Наприклад, опис справ постійного зберігання структурного підрозділу № 07, які числяться по номенклатурі справ і заведені в 2010 році, матиме номер 07 П - 2010;

- графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний лист) справи. Опис справ тимчасового зберігання повинен мати додаткову графу «Термін зберігання, стаття по переліку»;

- в графі опису «Крайні дати справи, тому, частини» указуються крайні дати документів - найранішого і найпізнішого документа, внесеного в справу. Число і рік відображаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами;

- графа «Примітки» використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам або іншому підприємству, про наявність копій документів в справі і інших;

- систематизація справ, включених в опис, повинна відповідати систематизації по номенклатурі справ як структурного підрозділу, так і підприємства в цілому;

- кожна справа вноситься в опис під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з декількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься в опис під окремим номером;

- у разі внесення в опис декількох справ підряд з однаковим заголовком приводиться повністю тільки заголовок першої справи, а далі вони замінюються словами «те ж», при цьому інші відомості про справи вносяться в опис повністю (на кожному новому листі опису заголовок відтворюється повністю);

- справи по особовому складу вносяться в опис в алфавітному порядку, з тематики, хронології.

В кінці опису робиться підсумковий запис з вказівкою (цифрами і прописом) кількості справ, що числяться по опису, першого і останнього номерів справ в описі, а також обмовляються особливості нумерації (буквені і пропущені номери справ).

В річний розділ опису вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У такому разі в кінці розділів опису кожного подальшого року ставиться відмітка «Документи з цього питання див. також в розділі за_год №_», а графи 4 і 5 опису не заповнюються.

Опис справ структурного підрозділу складається в двох екземплярах, перший - передається разом із справами в архів (архівний підрозділ) підприємства, другий - залишається в структурному підрозділі як контрольний і підписується укладачем з вказівкою його посади, узгоджується з керівником служби діловодства і затверджується керівником структурного підрозділу.

Опис справ структурного підрозділу є підставою для складання зведеного опису справ підприємства.

Наведемо приклад складання опису справ по особовому складу відділом кадрів підприємства (Додаток К).

1.3.2 Зберігання документів

Тимчасове зберігання документів в структурних підрозділах підприємства

З моменту створення (надходження) і до передачі їх в архів підприємства документи зберігаються по місцю формування справ, тобто в структурних підрозділах. На невеликих підприємствах зберігання може здійснюватися централізований в службі діловодства.

Збереження документів і справ в структурних підрозділах забезпечують керівники цих підрозділів і посадовці, відповідальні за діловодство. Справи повинні зберігатися в робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, в шафах і столах, які закриваються. В цілях підвищення оперативності пошуку документів справи в шафах розташовують відповідно до номенклатури справ, по привласненому в ній індексу, який указують на корінці обкладинки справи.

Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.

Видача справ в тимчасове користування іншим підрозділам підприємства або іншим підприємствам здійснюється з дозволу керівника. На видану справу заводиться картка-замінник справи (додаток 4 до Правил № 16 [9]), в якій указуються назва справи, його індекс по номенклатурі, дата видачі, кому справа видана, дата його повернення, підписи осіб, які видали і прийняли справу.

Вимоги до зберігання бухгалтерських документів встановлені розділом 6 Положення № 88 [8]. Так, первинні документи і облікові регістри, які пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх в архів підприємства повинні зберігатися в бухгалтерії в спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером. Під спеціальним приміщенням, як вказано в листі Мінфіну від 22.07.2002 р. №053-3996 [19], розуміється приміщення з температурно-вологим режимом, який забезпечує збереження документів і записів в них, а також приміщення, що виключає можливість використовування або винесення документів, які в ньому зберігаються, без дозволу головного бухгалтера підприємства.

Бланки строгої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, які забезпечують їх збереження.

Зберігання первинних документів і облікових регістрів, які пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх в архів забезпечує головний бухгалтер підприємства.

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії підприємства працівникам інших структурних підрозділів може проводитися тільки за рішенням головного бухгалтера.

У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи і наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства. Копія акту прямує органу, у сфері управління якого знаходиться підприємство, а також державної податкової інспекції в 10-дневный термін [8, п. 6.10]

Вилучення первинних документів, облікових регістрів і звітів контролюючими органами може здійснюватися тільки відповідно до чинного законодавства України. При цьому вилучення оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідному посадовцю підприємства.

Якщо вилучаються томи документів, які недооформлені, то з дозволу і у присутності представника органів, які проводять вилучення, працівники підприємства можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати листи, прошнурувати і т.і.).

При поверненні документів, які були раніше вилучені, вони приймаються під розписку відповідним посадовцем підприємства. Разом з рішенням про повернення документи підшиваються в ті ж томи, з яких вони були вилучені і в яких знаходяться ухвали про вилучення.

Передача справ в архів підприємства

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання підлягають здачі в архів підприємства для зберігання і подальшого використовування. Їх передача здійснюється тільки по описах справ.

Що стосується справ тимчасового зберігання (до 10 років включно), то вони можуть передаватися в архів підприємства за рішенням керівника. Проте, як правило, такі справи зберігаються в структурних підрозділах, в яких вони були сформовані.

Підготовка справ до передачі в архів включає перевірку оформлення справ і документів кожної справи, перевірку правильності формування документів в справи і відповідність справ затвердженій номенклатурі. У разі виявлення яких-небудь недоліків працівники структурних підрозділів зобовязані їх усунути, а також вжити заходів до розшуку відсутніх справ.

Приймання (передача) кожної справи здійснюється працівником архіву підприємства у присутності працівника структурного підрозділу, що здає документи. У всіх екземплярах опису справ проводиться відмітка про ухвалення кожної справи, і в кінці опису указуються цифрами і прописом фактична кількість справ, номера відсутніх справ, дата приймання-передачі справ і підпису осіб, що здають і приймаючих справи. Доставка справ в архів здійснюється підрозділами-здавальниками.

В архіві підприємства на підставі описів справ структурних підрозділів складаються річні розділи зведених описів справ підприємства.

Заголовки справ включаються в зведений опис тільки після звірки з описами справ структурних підрозділів, а для безструктурних підприємств - із зведеною номенклатурою справ за той же рік, а також перевірки правильності формування і оформлення справ.

Зведений опис справ складається формою згідно:

- додатку 11 до Правил № 16 - для справ постійного зберігання;

- додатку 13 до Правил № 16 - для справ тривалого (понад 10 років) зберігання;

- додатку 14 до Правил № 16 - дня справ по особовому складу [9].

Декілька річних розділів зведеного опису справ або один річний розділ, кількість заголовків справ в яких досягла числа 9999 (або 999, якщо річний документообіг підприємства менше 600 документів), вважаються закінченим описом.

Обовязковим елементом оформлення закінченого опису справ є титульний лист (додаток 12 до Правил № 16), зміст, передмова і список скорочень, які поміщаються в опис перед описовими статтями у вказаній послідовності і складають довідковий апарат до опису. Закінчений опис разом з довідковим апаратом до неї переплітаються в тверду обкладинку, всі листи опису нумеруються суцільною нумерацією.

Справи, що створюються в подальші роки, включаються в інший опис, що має наступний порядковий номер. При цьому нумерація описів справ постійного зберігання проводиться в суцільному порядку починаючи з № 1. Номер вибулого опису іншим описам не привласнюється.

Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання нумеруються суцільною нумерацією з надбавкою до неї буквеного індексу «Т», наприклад № 4-Т.

Описи справ по особовому складу нумеруються суцільною нумерацією з надбавкою до неї індексу «ОС», наприклад № 1-ОС. Зупинимося більш детально на складанні опису справ по особовому складу.

Опис справ по особовому складу складається по встановленій формі (згідно додатку 14 до Правил № 16 [9]). Заголовки справ опису по особовому складу систематизували по номінальній ознаці в такій послідовності:

- накази по особовому складу;

- списки особового складу;

- картки обліку особового складу;

- особисті справи;

- лицьові рахунки по заробітній платні (розрахункові відомості по зарплаті);

- трудові книжки (незатребувані);

- акти про нещасні випадки і ін.

Особисті справи (особисті картки) вносяться в опис по року звільнення працівника і систематизували в алфавітному порядку прізвищ звільнених громадян.

Описи справ по особовому складу підписуються укладачем і керівником кадрової служби, схвалюються ЕК підприємства, узгоджуються з ЕПК відповідного державного архива і затверджуються керівником підприємства.

Підприємства, які передають документи на державне зберігання, складають описи справ по особовому складу у трьох екземплярах а підприємства, які не передають документи на державне зберігання, - в двох.

Наведемо приклад складання опису справ по особовому складу підприємства (Додаток Л).

Вимоги до забезпечення збереження документів в архіві

Правила № 16 містять цілий ряд вимог до приміщень архіву, електро- і протипожежному устаткуванню архіву, температурно-вологому, світловому і санітарно-гігієнічному режимам, устаткуванню архіву, розміщенню документів в архівохранилище, а також до порядку видачі справ з архівохранилища і перевірці наявності і стану справ.

Окрім Правил № 16, певні вимоги до умов зберігання архівних документів, що забезпечують їх належне збереження, висуває Положення про умови зберігання архівних документів. Норми цього Положення є обовязковими для архівних установ, юридичних і фізичних осіб, у власності яких знаходяться документи Національного архівного фонду. Для архівних установ, юридичних і фізичних осіб, у власності яких знаходяться архівні документи, які не входять до складу НАФ, Положення про умови зберігання архівних документів носить рекомендаційний характер.

Необхідність дотримання вимог до забезпечення збереження документів обумовлена серед іншого тим, що перед прийомом документів на державне зберігання представник державного архіву перевіряє фізичний, санітарно-гігієнічний і технічний стан документів і складає відповідний акт у разі виявлення їх пошкоджень. Пошкодження усуваються шляхом фумигации, консервації, реставрації і інших заходів за рахунок засобів підприємства.

Зупинимося на основних вимогах до забезпечення збереження документів в архіві.

Вимоги до приміщень архіву. Згідно п.п. 8.1.1 Правил № 16 приміщення архіву складаються з сховища для зберігання документів, робочих кімнат працівників архіву і окремої кімнати для роботи користувачів з документами. В архівах, де зберігається невелика кількість документів (до 600 подів), допускається вивчення документів користувачами в робочій кімнаті працівників архіву. Допускається як виняток зберігання архівних документів фізичних осіб в приміщеннях іншого призначення за умови забезпечення їх захисту від несанкціонованого доступу.

Приміщення для зберігання документів повинні бути ізольовано від інших приміщень, віддалено від виробничих, складських, лабораторних і побутових приміщень, повязаних із зберіганням або застосуванням вогненебезпечних, хімічних речовин, харчових продуктів і не повинне мати з ними загальних вентиляційних каналів (п.п. 8.1.3 Правил № 16). Забороняється розміщувати документи в приміщеннях будов, зайнятих службами громадського харчування, харчовими і шкіряними складами, а також організаціями, що застосовують пожаронебезпечні технології.

Крім того, в сховищі архіву заборонено прокладати газові, водопровідні, каналізаційні і інші магістральні трубопроводи.

Проведення труб немагістрального характеру допускається тільки за умови їх ізоляції, яка робить неможливим проникнення викидів з них в сховищі.

Відповідно до п.п. 8.1.4 Правил № 16 в приміщеннях архіву повинен бути запасний вихід. Зовнішні двері приміщення ізолюються металом, в неробочий час вони опечатуються. Друк разом з ключами від приміщення архіву зберігається у чергового по підприємству або у іншому місці згідно правилам внутрішнього трудового розпорядку.

Правила № 16 передбачають додаткові вимоги до приміщення архіву, якщо воно розташовано на першому поверсі. В цьому випадку на вікнах встановлюються відкидні металеві грати і охоронна сигналізація.

Вимоги до электро- і протипожежному устаткуванню архіву передбачають, зокрема, необхідність проведення електропроводки в приміщеннях архіву тільки в прихованому вигляді або в газових трубах (п.п. 8.2.1 Правил № 16). Крім того, сховища і приміщення для роботи з документами повинні бути обладнаний пожежною сигналізацією і засобами пожежегасінні.

На випадок виникнення пожежі і інших надзвичайних ситуацій в архіві складається план заходів, в якому повинні бути передбачений шляхи евакуації і місце укриття документів, перелік і загальна кількість справ, що підлягають евакуації, список працівників, відповідальних за цю роботу, заходи щодо охорони документів в місцях евакуації і укриття. План таких заходів узгоджується з відповідними службами (пожежної, охоронної, технічного нагляду) підприємства і затверджується його керівником [9, п.п. 8.2.4].

В сховищах забороняється куріння і застосування нагрівальних електроприладів.

Основною вимогою до температурно-вологого режиму є вимога до параметрів температури (+17 - +19 °С) і відносної вогкості (50 - 55 %).

Що стосується вимог до освітлення, то п.п. 8.3.3 Правил № 16 допускають як природне, так і штучне освітлення в архівосховищах. При природному освітленні не допускається попадання сонячного проміння на документи, для чого вони поміщаються в картонажі, теки з клапанами. Вікна в сховищах захищаються щільними шторами, жалюзі або віконницями, стелажі розміщуються перпендикулярно вікнам. Для штучного освітлення в архівосховищах застосовуються електролампи в плафонах або люмінесцентні лампи фіолетового або жовтого відтінків.

Серед вимог до санітарно-гігієнічних режиму слід виділити необхідність проведення щоденного вологого прибирання підлоги і сухого прибирання полиць, а також вологого прибирання в санітарні дні (в плановому порядку, але не рідше одного разу на місяць) стелажів, шаф, плінтусів, підвіконь.

В приміщеннях сховищ забороняється перебування у верхньому одязі, брудному взутті, зберігання яких-небудь сторонніх предметів, зберігання і вживання харчових продуктів, а також розведення кольорів.

Однією з вимог до устаткування архіву є вимога до розміщення стелажів в архівосховищах, зокрема:

- ширина головного проходу між рядами стелажів повинна складати 120 см;

- ширина проходів між стелажами - 80 см;

- відстань між полицями - 40 см;

- відстань від підлоги до нижньої полиці - не менше 20 см, а в підвальних і цокольних приміщеннях - не менше 30 см;

- відстань між стелажами і опалювальними системами - не менше 110 см.

Правила №16 допускають в архівах підприємств, де зберігається менше 100 справ, їх розміщення в шафах, які закриваються і знаходяться в робочих приміщеннях. Ключі від таких шаф повинні бути тільки у керівника архіву (особи, відповідальної за архів) [9, п.п. 8.5.2].

Серед вимог до розміщення документів в архівосховище увагу потрібно обернути на те, що документи, що поступають в архів, повинні розміщуватися на стелажах (в шафах) так, щоб справи кожного структурного підрозділу зберігалися в одному місці і були розміщені в порядку щорічних надходжень [9, п.п. 8.6.1]. При цьому документи постійного зберігання розміщуються окремо від документів тривалого (більше 10 років), тимчасового зберігання і по особовому складу. Документи ліквідованих підприємств - попередників підприємства зберігаються окремо.

Крім того, Правила № 16 містять пряму заборону на зберігання архівних справ штабелями на підлозі, підвіконнях і в інших, не передбачених для цього місцях.

Перевірка наявності і стану справ в архіві підприємства

Ще однією мірою по забезпеченню збереження документів архіву є встановлення вимог до перевірки наявності і стану справ. Згідно Правилам № 16 перевірка наявності і стани справ проводиться:

- справ постійного зберігання - в плановому порядку один раз в 5 років, а також перед передачею документів на державне зберігання [9, п.п. 8.8.1];

- справ тривалого (більше 10 років) зберігання і по особовому складу - раз в 10 років [9, п.п. 8.8.2].

Перевірка наявності і стани справ може проводитися також позапланово [9, п.п. 8.8.3] в таких випадках:

- після переміщення документів в інше сховище;

- після ліквідації наслідків стихійної біди;

- при зміні керівника архіву (особи, відповідальної за архів);

- під час реорганізації або ліквідації підприємства.

Щорічно перевіряються справи, які протягом року видавалися з архівосховище для користування.

Перевірка проводиться працівниками архіву або комісією, яку призначає керівник підприємства, шляхом зіставлення заголовків і інших реквізитів архівного опису з описом справ на обкладинках (титульних листах). Фізичний стан документів справ визначається шляхом їх візуального посторінкового перегляду і ідентифікації документів в середині справи.

Під час перевірки заповнюється лист перевірки наявності і стану справ формою згідно додатку 23 до Правил № 16, в якому фіксуються всі виявлені недоліки. На підставі підсумкових записів в листах перевірки складається акт перевірки наявності і стану справ архівної фундації в цілому формою згідно додатку 24 до Правил № 16, який затверджується керівником підприємства.

Відповідно до п.п. 8.8.9 Правил № 16, якщо перевіркою виявлена недостача справ, організується їх розшук, для чого необхідно:

- вивчити облікові документи архіву, у тому числі про видачу справ з архівосховище;

- організувати розшук не виявлених справ в структурних підрозділах, де вони були сформовані;

- перевірити в архівосховище справи структурних підрозділів або інших фундацій, які розміщені поряд, оскільки справи можуть бути неправильно підкладений;

- вивчити документи справи фундації, в першу чергу акти про вилучення документів для знищення, про передачу документів іншим установам, на державне зберігання, а також акти і листи попередніх перевірок наявності і стану справ.

Розшук не виявлених справ проводиться протягом року після закінчення перевірки наявності і стану справ.

Справи, знайдені під час розшуку, поміщаються у відведені їм місця. Справи, причини відсутності яких підтверджені документально, виключаються з описів і інших облікових документів.

Документами, підтверджуючими відсутність справ, можуть бути:

- акти про вилучення їх для знищення;

- акти про невідновлене пошкодження справи;

- акти передачі справ іншим підприємствам і на державне зберігання.

Якщо розшук справ залишився безрезультатним і їх відсутність не була підтверджена документально, то вони залишаються в розшуку, на кожну справу заповнюється картка обліку невиявленої справи формою згідно додатку 28 до Правил № 16.

Як було вказане вище, перевірка наявності і стани справ здійснюється також при прийманні-передачі справ у звязку із зміною керівника архіву (особи, відповідальної за архів). При цьому перевіряється також наявність і стан облікових документів, довідкового апарату до справ (паспорта архіву, описів справ, книг надходження і вибуття справ, довідкових картотек і т. п.), друку і штампів, якими користується архів, стелажного, протипожежного і іншого устаткування, охоронної сигналізації, а також умов зберігання документів [9, п. 12.2].

Для приймання-передачі архіву наказом керівника підприємства призначається комісія в складі не менше трьох чоловік, у складі якої обовязково повинен бути представник служби діловодства. Складається акт приймання-передачі справ, обліково-довідкового апарату до них, а також приміщень, устаткування і інвентарю архіву формою згідно додатку 37 до Правил № 16. Акт підписується особами, які здають і приймають справи, членами комісії і затверджується керівником підприємства.

Передача документів на державне зберігання

Підприємства і установи, в діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду, передають їх на державне зберігання після закінчення граничних термінів їх зберігання в архіві підприємства. Передача здійснюється щорічно відповідно до графіка, затвердженим керівником підприємства і відповідного державного архіву.

На підприємствах з невеликим обємом справ постійного зберігання, а також в суспільних організаціях, що здійснюють діяльність в межах термінів скликання, передача документів на державне зберігання може проводитися один раз в 3 - 5 років або після закінчення термінів скликання.

Підприємства, в діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, можуть передавати в державні архіви документи тривалого (понад 10 років) зберігання і по особовому складу.

За відсутності у підприємств приміщень для зберігання документів передача справ в державний архів може здійснюватися достроково на платній основі.

Документи підприємств передаються на державне зберігання у впорядкованому стані по описах, затверджених в установленому порядку. Надходження документів оформляється актом приймання-передачі (додаток 27 до Правил № 16), який складається в двох екземплярах. Перший екземпляр разом з документами передається в державний архів, а другий залишається в справі фундації архіву підприємства.

Описи, на підставі яких здійснюється передача справ, складаються у трьох екземплярах. На всіх екземплярах описів робляться відмітки про приймання справ в державний архів. Четвертий екземпляр опису разом з екземпляром акту залишається в архіві підприємства.

Випадки відсутності окремих справ обмовляються в акті приймання-передачі документів, а причини відсутності справ - в довідці, прикладеній до акту. Документи в державний архів доставляються транспортом і за рахунок підприємства-здавальника.

Разом із справами на державне зберігання передається історична довідка про підприємство або доповнення до неї. Історична довідка виконує функції довідника, в якому в узагальненому вигляді подаються відомості по історії підприємства і його документів. Вона складається під час першого надходження документів в архів. Згодом надається доповнення до історичної довідки. Історична довідка підписується керівником архіву або особою, відповідальною за архів, і друкується в чотирьох екземплярах.

Історична довідка містить три розділи: історія підприємства (установи), історія фонду, характеристика документів фонду.

В першому розділі історичної довідки в хронологічному порядку відображаються відомості про:

- розпорядливих актах про створення, реорганізацію, ліквідації підприємства-фондотворця;

- крайніх датах діяльності підприємства (установи);

- завданнях і функціях підприємства, їх змінах;

- масштабі діяльності підприємства (установи), сіті підвідомчих організацій;

- змінах в найменуванні і підкоренні підприємства (установи);

- структурі підприємства (установи) і її змінах.

Другий розділ довідки включає:

- кількість справ у фонді і крайні дати документів фонду;

- час надходження документів фонду в архів;

- зміни в складі і обємі фонду, їх причини;

- дата першої передачі документів фонду на державне зберігання і назву відповідного державного архіву;

- ступінь збереження документів фонду.

В третьому розділі приводяться:

- узагальнена характеристика фонду по видах документів і їх змісті;

- відомості про довідковий апарат до фонду;

- напрями використовування документарної інформації фонду.

Історична довідка доповнюється у міру поповнення фонду новими надходженнями.

Передача для зберігання документів при ліквідації або реорганізації підприємства

Передача для зберігання справ ліквідовуваного підприємства, терміни зберігання яких не закінчилися, входить в обовязку ліквідаційних комісій.

У разі реорганізації підприємства з передачею його функцій іншому підприємству правонаступник приймає по акту документи, не завершені в діловодстві реорганизуємого підприємства в свій архів.

Якщо функції реорганизуємого підприємства передаються декільком підприємствам, його архівні справи, віднесені до Національного архівного фонду, передаються відповідному державному архіву. Справи по основній діяльності, терміни тимчасового зберігання яких не закінчилися, передаються органу вищого рівня, якщо він існує на території АРК, відповідної області, міст Києва і Севастополя. Якщо органів вищого рівня на території вказаних регіонів немає, всі справи по основній діяльності передаються відповідному державному або іншому архіву.

Документи, не закінчені в діловодстві, а також документи по особовому складу передаються правонаступникам.

Якщо підприємство ліквідовується без правонаступників, його архівні справи, віднесені до Національної архівної фундації, передаються державному архіву.

Архівні справи по основній діяльності, терміни тимчасового зберігання яких не закінчилися, документи, не закінчені в діловодстві, а також документи по особовому складу передаються вищестоящому органу, якщо він існує на території АРК, відповідної області, міст Києва і Севастополя. За відсутності органів вищого рівня на території вказаних регіонів всі архівні справи і документи повинні бути переданий відповідному державному або іншому архіву.

Таким чином, кожне підприємство незалежно від форми власності, яке ліквідується без правонаступника, зіткнеться з необхідністю забезпечити передачу справ для подальшого зберігання. Особливо це торкається справ по особовому складу у звязку з тривалим терміном їх зберігання.

1.3.3 Порядок знищення документів з минулим терміном зберігання

Документи, по яких закінчився термін зберігання, передбачений Переліком № 41 [7], можуть бути знищені. Проте при цьому необхідно дотримати певну процедуру, передуючу їх знищенню, яка встановлена Правилами № 16 [9].

Відбір документів, терміни зберігання яких закінчилися, і складання акту про вилучення цих документів для знищення здійснюється після створення зведених описів справ підприємства тривалого (понад 10 років) зберігання і речовому доказу складу за відповідний період. Звертаємо увагу, що забороняється відбір документів для подальшого знищення на підставі заголовків справ в номенклатурі справ. Повинен бути проведений посторінковий перегляд кожного документа.

Акт про вилучення документів для знищення розглядається експертною комісією підприємства одночасно із зведеними описами.

Рішення експертної комісії підприємства оформляється протоколом. Приведемо зразок його складання (Додаток М).

Схвалені ЕК підприємства акти разом з описами справ по особовому складу подаються на узгодження ЕПК відповідного державного архіву. Потім акт про вилучення для знищення документів затверджує керівник підприємства, і лише після цього підприємство має право знищити документи. Таким чином, без узгодження акту з ЕПК відповідного державного архіву знищувати документи не можна.

Справи включаються в акт про вилучення для знищення, якщо термін їх зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складений акт. Наприклад, в 2007 році в акт можуть включатися справи з трьохлітнім терміном зберігання, закінчені діловодством до 1 січня 2004 року. Якщо справи повинні зберігатися 5 років, то в акт про вилучення для знищення в 2007 році можуть бути включені справи, закінчені в діловодстві до 1 січня 2002 року. При цьому слід враховувати примітки до статей Переліку № 41 щодо початку числення термінів зберігання, такі як «Після закінчення терміну договору», «Після висновку обєкту з експлуатації» і т.п.

Особливо слід звернути увагу на примітку «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства».

Нагадаємо, що згідно [4, п.п. 15.1.1] податковий орган має право донарахувати суму податкового зобовязання не пізніше 1095 днів, наступних за останнім днем граничного терміну надання податкової декларації, а якщо вона подана пізніше - за днем її фактичного надання. На цій підставі деякі платники податків вважають, що після закінчення 3 років берегти документи, повязані з численням податків і зборів, не обовязково навіть в тому випадку, якщо перевірка податкових органів не проводилася.

Проте Державний комітет архівів України в листі від 19.09.2003 р. № 02-1163 з посиланням на ГПАУ розяснив, що примітка «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства» не втрачає свого значення в умовах дії Закону № 2181. Таким чином, навіть після закінчення термінів зберігання документи, що мають вказану примітку, не можуть бути знищені якщо перевірка податкових органів за цей період не була проведена. Це звязано з тим, що в деяких випадках податкове зобовязання може бути нараховано без дотримання терміну давності.

Акт про вилучення для знищення складається в двох екземплярах на всі справи підприємства в цілому. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, вносяться в акт під загальним заголовком з вказівкою кількості справ, включених в кожну групу. Акти мають суцільну нумерацію починаючи з № 1.

Наведемо приклад складання акту про вилучення документів для знищення (Додаток Н).

На практиці разом з актом на узгодження ЕПК відповідного державного архіву подається письмо вільної форми з проханням розглянути і погодити акт. Лист може мати наступний вигляд (Додаток П).

Справи, вилучені для знищення, після узгодження і затвердження актів здаються підприємствам по заготівці вторсировини по накладних, в яких указується вага макулатури, зданої на переробку. Дата здачі документів, їх вага і номер накладної указуються в актах про вилучення документів до знищення. Акти поміщаються в справу архівної фундації і зберігаються в архіві підприємства.

Якщо обєм справ, вилучених для знищення, не великий, вони можуть бути спалений, про що в акті робиться відмітка.

На закінчення відзначимо, що у підприємств, яким покажуться обтяжливими перераховані в даному спецвипуску вимоги до зберігання документів, є можливість звернутися до державних архівних установ з метою отримання платних послуг.

Річ у тому, що згідно чинному законодавству державні архівні установи можуть надавати платні послуги, перелік яких затверджений ухвалою КМУот 07.05.98 р. № 639. В нього, зокрема, включені такі послуги:

- підготовка історичних довідок на архівні фонди і передмов до описів справ;

- визначення фондової приналежності документів;

- систематизація документів для проведення експертизи їх цінності;

- проведення експертизи цінності документів;

- систематизація справ в архівних фондах;

- науково-технічна обробка документів;

- складання описів справ і довідкового апарату до описів, номенклатури справ, актів про вилучення і знищення документів і справ, які не підлягають зберіганню, актів про недостачу документів, статистичних звітів про організацію зберігання архівних документів юридичними особами і паспортів архівних підрозділів юридичних осіб;

- узгодження номенклатур справ, описів справ постійного зберігання і по особовому складу, актів про вилучення для знищення документів, які не підлягають зберіганню;

- дострокове ухвалення документів на постійне зберігання;

- депонуюче зберігання документів, що не належать державі;

- консультування з питань організації діяльності служб діловодства і архівних підрозділів;

- консультування з питань ведення обліку архівних документів, забезпечення їх збереження і з інших питань архівної справи.

Перераховані вище послуги виявляються на договірній основі в передбаченому наказом Головного архівного управління України від 16.09.99 р. № 59 порядку з оплатою відповідно до цін, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 19.01.2004 р. №9.

Розділ 2. Практичні аспекти технології зберігання ділових документів на підприємстві

2.1 Аналіз стану технології зберігання ділових документів на підприємстві

документ зберігання архів цінність

Аналіз стану технології зберігання ділових документів розглянемо на прикладі ТОВ «ДТР», яке функціоную на ринку будівельних матеріалів з 2000 року, має юридичну адресу: м. Луганськ, кв. Волкова, 4/57. Штат підприємства складає 42 чоловіка, тому це підприємство має невеликий рух ділових документів.

Після виконання документи певний час зберігаються в організації. Для того щоб їх можна було швидко знаходити і використовувати, необхідна систематизація виконаних документів, тобто угрупування їх в справи. Державний стандарт визначає справу як «сукупність документів або документ, що відносяться до одного питання або ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку».

Щоб правильно сформувати справи і забезпечити можливість використовування потрібної інформації, документи класифікують: розділяють їх на групи з різними термінами зберігання. Спеціальним класифікаційним довідником дозволяючи визначити порядок розподілу документів в справи, є номенклатура справ.

Номенклатура справ - систематизований перелік найменований справ, що заводяться в організації, з вказівкою термінів їх зберігання, оформлений у встановленому порядку.

Номенклатура справ - це багатофункціональний документ, що використовується для різної мети:

- номенклатура використовується як схема класифікації при розподілі і угрупуванню виконаних документів в справи (теки). Заголовки справ закріплені в ній, переносяться потім на обкладинки справ;

- кожна справа, включена в номенклатуру, має вказівку терміну зберігання документів, включених в нього. Таким чином з її допомогою намічають орієнтовні терміни зберігання документів, що є першим етапом експертизи цінності документів;

- номенклатура справ використовується при побудові информаційно-пошукової системи по документах підприємства. При реєстрації документів в

реєстраційний індекс включають індекс справи по номенклатурі. Окрім того, класифікаційна схема номенклатури може бути використовувана при формуванні довідкової картотеки на виконані документи;

- номенклатура справ використовується замість опису як обліковий документ при здачі в архів справ з термінами зберігання до 10 років включно. Вона ж служить основою для складання описів на справи з термінами зберігання понад 10 років і постійного;

- номенклатура має довідкове значення при вивченні структури установи організації, підприємства.

Номенклатура справ, на ТОВ «ДТР», як один з основних інструментів організації діловодства повинна відповідати визначеним вимогам, найважливіші з яких:

- обхват всіх документів, одержуваних і створюваних в процессе діяльності організації;

- роздільне угрупування в справи документів постійного і тимчасового термінів зберігання;

- конкретне і чітке формулювання заголовка справи, яке повністю відображає склад і зміст документів в ньому і виключає можливість включення в справу документів, не відповідних його змісту і терміну зберігання;

- систематизація справ усередині розділів номенклатури в згідно з ступенем важливості і терміном зберігання документації.

На ТОВ «ДТР» розробка номенклатури справ складається з декількох етапів:

- визначення круга документів для включення в номенклатуру;

- складання заголовків (найменувань) справ;

- розробка класифікаційної схеми номенклатури, тобто порядку розташування справ;

- визначення термінів зберігання справ;

- визначення системи індексації і встановлення індексів справ;

- оформлення і посвідчення номенклатури справ.

Основна вимога до номенклатури - обхват всіх документів, що утворюються в процесі діяльності ТОВ «ДТР». При цьому повинна враховуватися документація, яка створювана в самій організації, так і одержувана від інших організацій і осіб включаючи реєстраційні картки, журнали обліку, різні картотеки.

В номенклатуру повинні бути внесені і документи тимчасово діючих груп, створених для вирішення якої-небудь конкретної задачі, документи суспільних організацій.

В номенклатуру справ включаються також документи, не закінчені діловодством, які поступили з інших організацій для продовження або закінчення рішення питання; справи з питань, що продовжуються більш одного року (так звані перехідні справи). Вони вносяться в номенклатуру кожного року протягом всього терміну рішення питання. Протягом року номенклатура може бути доповнена справами, що утворилися після початку року в результаті появи в діяльності організації нових питань. Для таких справ в кінці кожного розділу номенклатури передбачають декілька резервних номерів.

Не включаються в номенклатуру друкарські видання (збірки, довідники і т.і.).

Потім робиться складання заголовків справ. Це найскладніша частина роботи при складанні номенклатури справ.

Заголовок справи повинен в узагальненій формі стисло, чітко і однозначно відображати основний зміст документів комплексу, оскільки саме по заголовку справи проводиться пошук документів. Заголовок містить вказівку на рід справи (справа, документи, листування) або назва виду документа (накази, акти і ін.), уточнюючі дані про зміст документів, кореспондентів, дати, а також вказівка автентичності, копійності т.і. В заголовках справ не вживаються формулювання типу «Різні матеріали», «Загальне листування» і т.п.

Заголовки справ, що містять планові або звітні документи, повинні включати вказівки на вигляд і характер документів, їх періодичність, наприклад: «Річний звіт про діяльність ТОВ «ДТР»», «Місячні звіти про відвантаження товарів».

В заголовку справи, що містить статистичні форми, вказуються назви форм, їх номер або умовне позначення (шифр): «Річний звіт по окремих показникам фінансової діяльності ТОВ (ф. 10-ф)».

Після складання заголовків справ проводиться їх систематизація, тобто визначається порядок розташування заголовків в номенклатурі справ. Він заснований на обліку організаційно-структурної побудови апарату управління і виконуваних їм функцій.

В номенклатурі справ ТОВ «ДТР» систематизують по ступеню їх важливості з урахуванням взаємозвязку документів.

Першими поміщаються справи, включаючі організаційно-розпорядливі документи директивних і вищестоящих органів, потім - справи, що містять організаційну документацію, що відноситься до діяльності організації в цілому (статут, положення) або структурного підрозділу, якщо складається номенклатура справ структурного підрозділу. Далі розташовують справи з розпорядливою документацією самої установи або організації (накази, розпорядження, рішення колегіальних органів). За цією групою справ слідують справи з плановими і звітними документами (річними, квартальними, місячними) листуванням і іншими документами.

Терміни зберігання справ установлюють для забезпечення збереження цінних документів. Терміни зберігання - важлива підстава для угрупування документів в справи, оскільки документи з постійним терміном зберігання, термінами зберігання до 10 років і понад 10 років не могут поміщатися в одну справу.

Терміни зберігання встановлюються по переліках документів з вказівкою термінів їх зберігання або експертним шляхом провідними фахівцями організації.

Терміни зберігання документів - постійні або тимчасові (один, три, пять, десять, 15 років і т.д.) - встановлюються залежно від значущості документів. Якщо в справі містяться документи тимчасового зберігання різної цінності і, отже, з різними термінами зберігання, термін зберігання справи встановлюється для найціннішої документації, тобто більший.

Наприклад, якщо в справі знаходяться документи з термінами зберігання один рік, три роки і пять років, вся справа зберігається пять років.

Термін зберігання обчислюється з 1 січня того року, який слідує за роком закінчення справи. Наприклад, термін зберігання: справи, закінченої діловодством в 2008 р., обчислюється з 1 січня 2009 р.

Для практичного використовування номенклатури справ велике значення мають умовні позначення, привласнюванні справам - індекси справ.

Для ТОВ «ДТР» номенклатура будується по виробничій або функціональній схемі. В цьому випадку індексом справи буде його порядковий номер в номенклатурі: 01, 02, 03 і т.д.

В зведеній номенклатурі в індекс кожної справи входить умовне позначення структурного підрозділу і порядковий номер справи в межах структурного підрозділу. Наприклад, індекс справи 03-02 означає, що справа була сформовано в структурному підрозділі, якому привласнений індекс «03» (збут), і в номенклатурі справ даного підрозділу заголовок справи розташовуються під номером «2» (02).

Індексація структурних підрозділів повинна бути постійною і повторюватися з року в рік. Перехідні справи вносяться в номенклатуру кожного разу під одним і тим же індексом.

Номенклатура справ складається по уніфікованій формі, яка розроблена архівними органами і закріплена в Державній системі забезпечення документації управління і Основних правилах роботи відомчих архівів.

Форма номенклатури є таблицею з пяти граф: індекси справ заголовки справ, кількість томів, терміни зберігання і примітки (Додаток В).

В першій графі проставляють індекс справи, включеної в номенклатуру. В кінці кожного розділу номенклатури залишають резервні номери для закладу додаткових, не передбачених наперед справ у разі їх появи.

Друга графа - назви заголовків справ.

Кожна справа складає один або декілька томів. Це стає відомо після закінчення діловодного року. Тому третя графа - кількість справ (томів, частин) - заповнюється саме тоді.

В графі «Строк зберігання і статті по Переліку» указують термін зберігання конкретної справи і роблять посилання на Перелік (типовий або відомчий). Для деяких документів не встановлюють конкретні терміни зберігання, а бережуть «до минования потреби» (наприклад, інструктивні листи вишестоячих організацій, прислані для зведення) або «до заміни новими» (наприклад положення, інструкції). В цьому випадку в графі проставляють саме ці відмітки.

Тут же може бути проставлений відмітка, яка означає, що по закінченні діловодного року справа повинна бути піддана експертизі цінності з можливим виділенням деяких документів на постійне зберігання.

В графі «Примітки» протягом всього терміну дії номенклатури справ

своєчасно проставляються відмітки про заклад нових справ, про передачу справ в архів, про перехідні справи, про виділення справ до знищення і т.п.

В кінці року в номенклатурі заповнюється підсумковий запис про категорії і кількості заведених і включених в номенклатуру справ.

В підсумковому записі окремо указується кількість справ постійного зберігання з терміном зберігання понад 10 років і з терміном зберігання до 10 років включно.

Крім того, указується кількість справ, перехідних наступного року.

Після підсумкового запису оформляється підпис особи, яка склала номенклатуру, і проставляється дата складання.

Номенклатура складається особою, відповідальною за забезпечення документації, і узгоджується з архівом підприємства організації. Підписує її керівник служби і затверджує керівник підприємства. Якщо документи поступають на державне зберігання номенклатура справ прямує на узгодження в державний архів приймаючий справи даної організації, і лише після цього затверджується керівником організації.

Номенклатура справ структурного підрозділу повинна складатися в трьох екземплярах.

Номенклатура справ ТОВ «ДТР» (зведена) повинна складається в чотирьох екземплярах. Погоджують і затверджують два екземпляри, з яких один зберігається в організації і є документом постійного зберігання.

Другий екземпляр зберігається в державному архіві, з яким номенклатура узгоджувалася, третій є робочим, а четвертий використовують для виписувань, які завіряються службою і прямують у відповідні структурні підрозділи для закладу справ.

Формування починається з початку календарного року, коли на кожне назване в номенклатурі справа заводиться окрема тека (тека-швидкозшивач або тека-реєстратор).

Робота по формуванню справ складається з наступних операцій: розподіл і розкладка виконаних документів по теках (справам); розташування документів усередині справ в певній послідовності; оформлення обкладинок справ.

Формуванням справи називається групування виконаних документів в справу відповідно до номенклатури справ і систематизація документів усередині справи.

Після того, як документи виконані, вони поміщаються у відповідні справи і систематизували усередині них. Справа вважається заведеною з моменту появи першого виконаного документа.

Правильний розподіл документів в справи має величезне значення, оскільки забезпечує швидкий пошук необхідних документів і їх збереження.

Формування починається з початку календарного року, коли на кожне назване в номенклатурі справа заводиться окрема тека (тека-швидкозшивач або тека-реєстратор).

Робота по формуванню справ складається з наступних операцій: розподіл і розкладка виконавчих документів по теках (справам); розташування документів усередині справ в певній послідовності; оформлення обкладинок подів.

Велике значення має правильне розташування документів усередині справи. Від того в якій послідовності вони розташовуються, багато в чому залежить час пошуку необхідної інформації. Документи систематизуються в справах відповідно по окремим принципам. Найістотнішими і практично найзручнішими є: питання-логічний, хронологічний, алфавітний, нумераційний. Вони можуть варіюватися і комбінуватися.

Частіше за інші використовується принцип питання (питання-логічний) згідно якому документи розташовують в справах в логічній послідовності рішення того або іншого питання. Така систематизація співпадає з хронологічним розташуванням документів.

При алфавітній систематизації документів використовують прізвища їх авторів назви установ-кореспондентів, найменування адміністративно-територіальних одиниць і т.д.

В нумераційному порядку групують однорідні документи, що мають порядкову нумерацію (протоколи, накази, квитанції, невигідні і т.д.).

Копії наказів про накладення стягнень, заохочення, зміну прізвища і т.д. в особисту справу не підшивають, так як ці відомості записуються на додаток до особистого листка по обліку кадрів.

Разом з принципами систематизації документів при формуванні справ слідує дотримуватися основних правил, загальних для всіх категорій документів:

- в справи підшиваються тільки виконані документи. Невиконані, а також підлягаючі поверненню документи підшивати в справу забороняється;

- кожний документ, поміщений в справу, оформлений в відповідності з вимогами державних стандартів і інших нормативних актів. Тому до підшивання документа в справу обовязково перевіряється правильність його оформлення: наявність необхідних підписів, віз, індексу дат, відміток і т.д.;

- в справу включаються документи в одному екземплярі. Чернетки, розмножені копії разом з оригіналами не підшиваються. Виключення можуть складати тільки чернетки особливо цінних документів або копії, на яких є відмітки, візи і т.п., доповнюючи зміст перших екземплярів;

- документи постійного і тимчасового термінів зберігання групуються в окремі справи;

- в справи групуються документи одного календарного року, за виключенням перехідних справ. Крім того, окремі категорії справ мають свої особливості формування. Так, особисті справи формуються протягом всього періоду роботи осіб в організації;

- документи поміщаються в справу зі всіма що відносяться до них додатками і додатковими матеріалами. Якщо додатки мають великий обєм, з них формують самостійну справу.

Товщина кожної справи не повинна перевищувати 30-40 мм, що складає приблизно 250 листів. Якщо документів більше, справа розділяється на томи. Кількість томів кожної справи указується в номенклатурі справ в кінці року.

Правильне угрупування документів в справи і їх систематизація в справі значно полегшують проведення експертизи цінності документів, підготовку документів до подальшого зберігання і використовування.

В ТОВ «ДТР» організація і зберігання документів знаходиться на високому рівні і відповідає усім вимогам зберігання ділових документів на підприємстві.

Справи вважаються заведеними з моменту включення в них першого виконаного документа. Вони формуються в структурних підрозділах і зберігаються в них до передачі в архів організації. В ТОВ «ДТР» справи зберігаються секретарем.

Справи розміщуються в шафах, що закриваються, що забезпечує їх збереження і захист від пилу і світла. Справи розташовуються на полицях вертикально в послідовності, яка відповідає послідовності їх розташування в номенклатурі. На корінці кожної справи указується його індекс по номенклатурі. Номенклатура справ прикріпляється на внутрішніх дверцях шафи.

Для швидкого пошуку документа спочатку знаходять потрібний номер справи по номенклатурі, а потім по номеру справи - потрібну теку з документами.

Для обліку документів певних категорій справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання складається внутрішній опис.

Внутрішній опис документів справи - це обліковий документ, що містить перелік документів справи з вказівкою порядкових номерів документів, їх індексів, назв, дат, номерів листів.

Внутрішній опис складається для справ, що містять особливо цінні документи документи обмеженого доступу, для особистих справ, а також подів, сформованих по видах документів і складних за змістом. Необхідність її складання визначається інструкцією по діловодству установи, організації або підприємства.

Внутрішній опис поміщається на початку справи, і в неї вписуються дані про кожному документі, що підшивається. Після закінчення формування справи складається підсумковий запис внутрішнього опису з вказівкою кількості включених в нього документів і кількості листів самого опису.

Документи, вже включені в справу, можуть бути протягом року потрібні працівнику ТОВ «ДТР». В цьому випадку вони можуть бути вийняти з справи тільки відповідальним за формування і зберігання справ. На їх місце закладається лист-заступник, в якому указується, коли, кому і на якій термін виданий документ.

Після завершення діловодного року видача документів з справи не допускається. При необхідності в тимчасове користування може бути видана справа цілком.

Якщо вимагається видати цілком всю справу, заповнюється карту -заступник, в якій указуються номер виданої справи, дата видачі, кому видана справа, на який термін, розписи в отриманні і прийомі після повернення документів.

Карта-заступник поміщається на місці виданої справи.

Дозвіл на видачу справ в інші організації може бути даний тільки керівником ТОВ «ДТР».

Вилучення документів із справ на вимогу компетентних органів (наприклад прокуратури і т.д.) може проводитися тільки на підставі письмового розпорядження цих органів, з дозволу керівництва. В цьому випадку обовязково складається акт про вилучення оригіналу документа, а на його місце в справу підшивається завірена копія.

Завершальний етап роботи з документами в діловодстві - обробка справ для їх подальшого зберігання і використовування. Обробка справ для зберігання включає проведення експертизи наукової і практичної цінності документів оформлення справ, складання опису на справи постійного і тимчасового (понад 10 літ) термінів зберігання.

Експертиза цінності документів - це відбір документів на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання основі прийнятих критеріїв.

В узагальненому виді задачі експертизи цінності документів полягають в наступному:

- відбір документів, що мають політичне, господарське, наукове культурне значення, для подальшої передачі їх на постійне зберігання в державні архіви;

- відбір на тимчасове зберігання документів, які не являють історичної цінності, але зберігаючи практичне значення;

- виділення до знищення документів, що не мають наукової цінності і що втратили практичне значення;

- встановлення або зміна термінів зберігання документів. Документи оцінюються на підставі принципів історизму системності, цілісності. Критеріями оцінки документів являються їх походження, зміст і зовнішні особливості.

Експертиза цінності в діловодстві проводиться при складанні номенклатури справ, при формуванні справ і перевірці правильності віднесення документів до справ, а також при підготовці справ до подальшого зберіганню і при виділенні справ на знищення.

Для організації і проведення експертизи цінності документів, їх відбору на зберігання і знищення в ТОВ «ДТР» створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК).

Щорічно в ТОВ «ДТР» проводять відбір документів на постійне і тимчасове зберігання, а також для знищення. Цей відбір проводить персонал структурних підрозділів при участі співробітників відомчого архіву. Він припускає аналіз фактичного змісту документів, що знаходяться в справі. Не тільки на основі заголовків справ, а шляхом поаркушевого перегляду документів визначається їх наукова і практична цінність і відповідні терміни зберігання.

В результаті роботи експертної комісії утворюються чотири групи документів з різними термінами зберігання:

1) постійного зберігання в державних архівах;

2) тимчасового зберігання у відомчому архіві (понад 10 років);

3) тимчасового зберігання (до 10 років);

4) підлягаючі знищенню у звязку із закінченням терміну зберігання.

Справи тимчасового (до 10 років) зберігання не підлягають здачі у відомчий архів.

Вони зберігаються централізований службою забезпечення документації або в структурних підрозділах і після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню.

Після затвердження описів на справи постійного зберігання архівна установа дозволяє установі знищити документи з тимчасовими термінами зберігання.

Знищення документів оформляється актами. Акт про виділення до знищення документів і справ підписують голова і члени ЕК, затверджує керівник ТОВ «ДТР».

Оформлення справи припускає комплекс робіт по підшиванню документів, нумерації листів, складанню засвідчувального напису, складанню (в деяких випадках) внутрішнього опису документів, внесенню уточнень в реквізити обкладинки справи.

Оформлення справ починається з моменту їх закладу в діловодстві і завершується в процесі підготовки до здачі у відомчий архів. Оформлення справ проводиться працівниками служби забезпечення документації організації і структурних підрозділів. Оформлення може бути частковим або повним. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) обробляються спрощено (частково). Вони залишаються в швидкозшивачах, листи не нумеруються і здаються в архів по номенклатурі справ. Але справи можуть і не здаватися в архів, а зберігатися в структурних підрозділах для використовування в довідковій роботі.

Складати засвідчувальний напис на обкладинці справи або оборотній стороні останнього листа забороняється.

Засвідчувальний напис пишеться розбірливо. В ньому указуються дата складання, посада і прізвище укладача, який потім ставить свій підпис.

Після підшивання документів і нумерації листів проводиться оформлення обкладинки справи.

Важливим реквізитом обкладинки справи є вказівка кількості листів в справі яке проставляється на підставі засвідчувального напису справи.

Термін зберігання проставляється на обкладинці справи по номенклатурі справ ТОВ «ДТР» після звірки її з відомчим переліком документів з вказівкою термінів зберігання або після уточнення терміну зберігання по рішенню ЕК ТОВ «ДТР». На справах постійного зберігання пишеться: «Берегти постійно».

Архівний шифр справи оформляється, як правило, в архіві організації. В ньому указуються номер фонду, номер опису і номер справи.

Відповідальність за якісне і своєчасне складання описів справ структурних підрозділів несуть їх керівники.

Річні розділи описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання і по особовому складу складаються по встановленій формі. Сукупність елементів описи кожної справи в описі називається описовою статтею.

Описова стаття опису справ структурного підрозділу повинна включати в себе наступні елементи:

- порядковий номер справи (томи, частини) по опису;

- індекс справи (томи, частини);

- заголовок справи (томи, частини), повністю відповідний його заголовку на обкладинці справи;

- дату справи (томи, частини);

- число листів в справі (томи, частини);

- термін зберігання;

- примітка.

В описах справ постійного зберігання графа термін зберігання опускається.

Кожна справа вноситься в опис під самостійним порядковим номером. При наявності декількох томів (частин) кожний з них також має свій порядковий номер. Систематизацію справ в описи і привласнення номера опису структурного підрозділи здійснює архів організації.

В кінці опису робиться підсумковий запис. В ній указується цифрами і прописом число справ, що числяться по опису, перший і останній номер справ по опису.

Річний розділ описів на справи постійного зберігання для подальшої передачі в державний архів, підлягає твердженню ЕПК.

В ТОВ «ДТР» починає проводитися архівне зберігання документів в електронній формі.

Особливість електронного зберігання полягає у напрямі документів в електронний архів відразу по завершенню роботи з ними в діловодстві. Це

дозволяє забезпечити збереження документів, їх централізоване зберігання, швидкий пошук і розподілений доступ до документів як за допомогою локальної мережі, так і (при необхідності) з використанням видаленого доступу (по телефону і через Internet).

База даних про документи формується в процесі їх реєстрації.

Терміни зберігання документів не залежать від форми їх існування - паперової або електронної - і визначаються, як вже сказано вище, спеціальними довідниками - переліками документів з вказівкою термінів зберігання (типовим і відомчими). Крім того, в кожній організації є номенклатура справ. Вона також вноситься в компютер і є самостійною таблицею в базі даних про документи організації.

Терміни зберігання, закладені в номенклатурі справ, дозволяють при виборі в реєстраційній картці документа номера справи, в яку поміщається

документ, автоматично визначати його термін зберігання і ініціювати переміщення або копіювання документа у відповідний розділ архіву.

Після закінчення діловодного року проводиться сортування у справах всієї бази даних про документи установи, що сформувалася протягом року в процесі реєстрації документів. Дані про документи ТОВ «ДТР» за минулий рік використовуються для складання опису всіх документів, згрупованих по справам. Усередині справи документи розташовуються у порядку надходження (в основному в хронологічному порядку). Для справ постійного і довготривалого зберігання такий список документів справи роздруковується у вигляді внутрішнього опису і підшивається на початку справи.

Архівні правила передбачають складання описів справ постійного і довготривалого термінів зберігання. Наявність автоматизованої системи обліку дозволяє складати подокументні описи, неможливі раніше при традиційної паперової технології зважаючи на їх трудомісткість. Такі описи значно полегшують і прискорюють пошук необхідних документів в архіві ТОВ «ДТР», забезпечують їх облік і збереження.

2.2 Рекомендації щодо удосконалення технології зберігання документів на ТОВ «ДТР»

У сучасному суспільстві інформація є повноцінним ресурсом управління, важливим елементом соціального й політичного життя. Доступ до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронні технології документування, зберігання й передавання документів, тобто перехід на нові наукові способи організації інформації та доступу до неї, ставлять перед управлінцями різних рівнів принципово нові завдання.

Важливою складовою організації роботи з документами є налагодження документообігу підприємства, організації, установи, зберігання документів та їх використання в поточній діяльності підприємства.

Документообіг - це рух службових документів в установі від дати їх створення чи одержання до завершення виконання або надсилання, зберігання.

Неодмінною ознакою сьогодення є виконання значного обсягу технічних та логічних операцій зі створення та використання документованої інформації. Спеціалісти ТОВ «ДТР» при використанні та аналізі документованої інформації зустрічаються з проблемами, що перешкоджають ефективній діяльності, а саме: низький рівень класифікації і кодування документів, їх стандартизації та уніфікації, нераціональні способи складання, обробки та зберігання документів.

Визначенні недоліки організації документообігу дають змогу виокремити такі основні напрями (етапи) його вдосконалення: організація системи та процесів керування документації; організація повного і точного документування діяльності підприємства, впровадження уніфікованих систем управлінської документації; організація раціональної роботи з документами.

На етапі організації системи та процесів керування документацією передбачається здійснення організаційно-правового обґрунтування всіх аспектів документування і технологічних процесів роботи з документами. Передусім це структурування та формування штату працівників підприємства загалом та служби діловодства зокрема.

Важливим завданням у сфері трудових ресурсів є забезпечення необхідної кількості працівників певного рівня і кваліфікації, що відповідають потребам і стратегії підприємства. В організаційній структурі ТОВ «ДТР» має бути чітко зафіксована підпорядкованість служби діловодства (служба керування справами, канцелярія, секретаріат тощо) безпосередньо керівникові.

Особливу увагу слід приділяти повноцінності й результативності технічного і внутрішнього нормативно-методичного забезпечення (інструкції (процедури), положення, правила, регламенти тощо). На ТОВ «ДТР» основним нормативно-методичним документом, що базується на використанні нових технологій, має бути Інструкція з діловодства, доповнювана та супроводжувана комплексом локальних документів, наприклад, альбомом уніфікованих форм документів, інструкцією з організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю, а також номенклатурою справ.

Другий етап передбачає класифікацію напрямів діяльності, визначення і фіксування робочих процесів і дій, що їх становлять, а також окреслення інформаційних вимог кожної ділової функції, операції та дії, які можна задовольнити за допомогою службових документів. Слід обирати ту структуру та вид службових документів, що найповніше відповідає кожній діловій функції, операції та дії.

Впровадження уніфікованої системи управлінської документації передбачає: розроблення інструкції (правил) з оформлювання документів на ТОВ «ДТР»; проведення семінарів і нарад з керівниками структурних підрозділів, а також періодичне проведення практичних занять (семінарів) з працівниками, що виконують діловодні процеси; забезпечення працівників структурних підрозділів, які готують і оформлюють документи, примірниками стандарту, методичними рекомендаціями щодо його застосування, уніфікованими формами документів ТОВ «ДТР»; вивчення змісту стандарту працівниками структурних підрозділів та впровадження досвіду його застосування.

Важливим етапом раціоналізації документообігу є визначення частоти створення конкретних видів номіналів документів, групування їх на: періодичні та постійні (умовно постійні) форми.

Стандартизація діловодства на практиці сприяє чіткості організаційно-управлінської роботи й підвищує ефективність виконання управлінських рішень у кожному окремо взятому випадку. І тому, раціоналізація документообігу є одним із важливих критеріїв успішного функціонування підприємства.

Таким чином, дане дослідження організації ТОВ «ДТР» документообігу та виявлення їх недоліків передбачають підвищення якості документів як носіїв інформації, зменшення робочого часу, збільшення ефективності праці працівників на підприємствах при складанні, обробці й зберіганні документів, за рахунок реалізації пропонованих напрямів раціоналізації документообігу.

Висновки

Отже, з поведеного аналізу можна зробити висновки, що проблема збереження документів існувала з давніх-давен, коли людство тільки винайшло письмо.

Документи як такі виникли практично одночасно з писемністю: спочатку як засіб спілкування, визначення сімейно-майнових відносин, і, нарешті, передачі інформації. Документи є одним із найважливіших сховищ, людської памяті, життєвого досвіду, суспільного знання.

З найдавніших часів до нас дійшли різні види документів, відбитки наскальних малюнків та написів, викопані примітивним інструментальним знаряддям на гладких камяних брилах, єгипетські папіруси, виготовлені з очерету, якого вдосталь росло в дельті Нілу, старословянські письмена на берестяній корі, середньовічні манускрипти, написані на вже винайденому тоді папері тощо. За їх допомогою ми маємо можливість пізнавати власну історію, особливості побуту, рівень соціальних відносин, події, що відбувались у ті далекі часи.

У ХІХ - ХХ ст. кількість документального матеріалу, рукописного і друкованого, зростає безмірно. Відбувається процес дальшої диференціації та спеціалізації життя; через те документи доводиться класифікувати. Чужоземні матеріали цього періоду втрачають своє значення, проте, як і раніше, велику вагу мають документальні матеріали державних, громадських установ та організацій, приватні архіви.

Ніхто і ніщо у світі не зникає безвісти. Кожна людина, група людей чи суспільство, держава залишає більшою чи меншою мірою сліди своєї діяльності. Тому так важливо забезпечити збереження документів. На сучасному етапі збереженням документів займається архівна наука. До основних напрямків її діяльності відноситься визначення матеріальної основи документів, їх фізичної, хімічної структури. На основі цих знань виробляються підходи щодо якісного збереження документів. Визначається якісна і кількісна сторони тривалості збереження документів, що представляють історичну, культурну, наукову цінність. Документи, які з часом можуть втратити свій вигляд і характерні властивості документа, підлягають реставрації з метою забезпечення їх подальшого збереження.

В результаті проведеного дослідження діяльності ТОВ «ДТР» був проведений аналіз сучасного стану ведення діловодства на підприємстві, проаналізовано засоби і методи збереження ділової документації, яка може представляти цінність в подальшому. Також було проаналізовано матеріальне забезпечення ТОВ «ДТР» в галузі забезпечення збереження документів, а саме стан архівної установи, правового забезпечення збереження документів. Не менш важливими на сучасному етапі є проблеми впровадження електронного документообігу та електронних архівів на підприємствах з метою забезпечення кращого, надійнішого збереження важливих і цінних документів. Тому рекомендаціями щодо покращення діяльності ТОВ «ДТР» є введення сучасної системи електронного документообігу та електронного архіву.

Використані джерела

1. ККУ -Кримінальний кодекс України від 05.04.2001 р. № 2341-111.

2. КоАП - Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-Х.

3. Закон № 3814 - Закон України «Про Національні архівні фонди і архівні установи» від 24.12.93 р. № 3814-XII.

4. Закон № 2181 - Закон України «Про порядок погашення зобовязань платників податків перед бюджетами і державними цільовими фондами» від 21.12.2000 р. № 2181-111.

5. Закон про бухоблік - Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.

6. Порядок № 1004- Порядок створення і діяльності комісій по проведенню експертизи цінності документів, затверджений ухвалою КМУ від 08.08.2007 р. № 1004.

7. Перелік № 41 - Перелік типових документів, створюваних в діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, з вказівкою термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41.

8. Положення № 88 - Положення про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

9. Правила № 16 - Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 р. № 16.

10. Положення про умови зберігання архівних документів - Положення про умови зберігання архівних документів, затверджене наказом Державного комітету архівів України від 15.01.2003 р. №6.

11. Порядок № 32 - Порядок надання державними архівними установами допомоги юридичним і фізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду, в поліпшенні умов зберігання, реставрації, консервації, створенні фондів страховки і фондів користування документами, затверджений наказом Державного комітету архівів України від 25.04.2002 р. № 32.

12. Типове положення № 58 - Типове положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи і організації, затверджене наказом Державного комітету архівів України від 06.08.2002 р. № 58.

13. Зразкове положення про архів - Зразкове положення про архів (архівному підрозділі) обєднань громадян, підприємств, установ, організацій, заснованих на колективній і приватній формах власності, схвалене протоколом Методичної комісії Головного архівного управління при КМУ від 13.11.96 р. № 7.

14. Зразкове положення про експертну комісію - Зразкове положення про експертну комісію обєднання громадян, релігійної організації, а також підприємства, установи і організації, заснованої на приватній формі власності, затверджене наказом Державного комітету архівів України від 30.04.2003 р. № 64.

15. Правила роботи держархивів - Основні правила роботи державних архівів України, схвалені протоколом колегії Державного комітету архівів України від 03.02.2004 р. № 2.

16. Інструкція № 58 - Інструкція про порядок ведення трудових книжок, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 р. № 58.

17. Лист Державного комітету архівів України от22.01.2003 р. № 05-75

18. Лист від 16.12.2002 р. № 02-18/724

19. «Вісник податкової служби України», 2005 № 27, с. 51

20. ДСТУ 2732-94. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. – Чинний від 01.07.1995. – К.: Держстандарт України, 1994.

21. ДСТУ 2392-94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. – Чинний від 01.01.1995. – К.: Держстандарт України, 1994.

22. ДСТУ 2395-94. Інформація та документація. Обстеження документа, встановлення його предмета та вибір термінів для індексування. Основні вимоги. – Чинний від 01.01.1995. – К.: Держстандарт України, 1994.

23. ДСТУ 2394-94. Інформація та документація. Комплектування фонду, бібліографічний опис, аналіз документів. Терміни та визначення. – Чинний від 01.07.1995. – К.: Держстандарт України, 1994.

24. Закон України Про Національний архівний фонд і архівні установи. // Відомості Верховної Ради. – 1994. – № 15.

25. Закон України Про внесення змін до Закону України Про Національний архівний фонд і архівні установи (13 грудня 2001 р. № 2888–III).

26. Закон України Про внесення змін до деяких законів України у звязку з прийняттям Закону України Про внесення змін до Закону України Про Національний архівний фонд і архівні установи (6 березня 2003 р. № 594–IV).

27. Закон України Про інформацію // Голос України. – 1992. – № 13.

28. Закон України Про науково-технічну інформацію // Голос України. – 1993 – № 23.

29. Закон України Про основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007-2015 роки (9 січня 2007 р. № 537-V).

30. Порядок зберігання електронних документів в архівних установах. (Затверджено наказом Державного комітету архівів України № 49 від 25.04.2005).

31. Новий Національний стандарт України «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» (ДСТУ 2732:2004) розроблено Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства Державного комітету архівів України на заміну першого термінологічного державного стандарту України з архівної справи та діловодства ДСТУ 2732-94 й затверджено наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28 травня 2004 р. № 97. Стандарт набув чинності 1 липня 2005 року.

32. Лесса Г.Г., ІІІеико В.Н. Информационные технологии в документоведении: Учеб. пособие. - X.: ХГИК, 1997. - 290 с.

33. Бирснбаум И.Е. История книги. - 2-е изд. - М.: Книга, 1981. - 247 с.

34. Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ. - М.: Наука, 1973. -- 256 с.

35. Зиновьева Н.Б., Саятіна НА., Пашнина И.И. Документ в коммуникации и восприятии: Лекции по курсу «Документоведение». - Краснодар, 1995. - 58 с.

36. Ильюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации. -М.: МГИАИ, 1977. - 132 с.

37. Книговедение: Энциклопедический словарь / Ред. коллегия: II.М. Сикорский (гл. ред.) и др. - М.: Сов. Энциклопедия, 1982. - 664 с.

38. Коренной АЛ. Информация и коммуникация. - К.: Наук, думка, 1986. - 143 с.

39. Крайская З.В., Чсллини Э.В. Архивоведение: Учеб. для средних спец. учеб. заведений. - М.: Норма, 1996. - 224 с.

40. Кулешов С. Документальні джерела наукової інформації. - К.: УкрІНТЕР, 1995. - 191 с.

41. Мигонь К. Наука о книге. Очерк проблематики. - М.: Книга, 1991. - 198 с.

42. Сергашн Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов: Учеб. для вузов. - М.: Высш. шк., 1986. - 239 с.

43. Соколов А.В. Информационный подход к документальной коммуникации: Учеб. пособие. - Л., 1988. - 85 с.

44. Соколов А.В. Эволюция социальных коммуникаций.- Спб., 1995. - 163 с.

45. Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник. - М.: Кн. палата, 1991. - 271 с.

46. Столяров Ю.Н. Классификация документа: решения и проблемы // Книга: Исслед. и материалы. - М., 1995. - Сб. 70. - С. 24-40.

47. Типология изданий. - М.: Кн. палата, 1990. - 231 с.

48. Хан-Пира Э.И. Архивоведческое терминоведение: Учеб. пособие по спецкурсу. - М.: МГИАИ, 1990. - 136 с.

49. Хойнацькии М. Основи стандартизації // Вісн. Кн. палати. - 1996. - № 4. - С. 30-32.

50. Хойнацькии М. Основи стандартизації // Вісн. Кн. палати. - 1997. - № 3. - С. 20- 24.

51. Хойнацькии М. Стан стандартизації в Україні та напрями вдосконалення розроблення державних стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи // Вісн. Кн. палати. - 1996. - № 1-2. - С. 17-19.

52. Швецова-Водка Г.М. Типологія документа: Навч. посібник для студ. ін-тів культури / Рівн. держ. ін-т культури. - К.: Кн. палата України, 1998. - 80 с.

53. Швецова-Водка Г.Н. Функции и свойства документа в системе социальных коммуникаций //Книга: Исслед. и материалы. - 1994. - Сб. 69. - С. 37-57.

54. Швецова-Водка Г.Н. Функциональная сущность и свойства книги // Книга: Исслед. и материалы. - 1995. - Сб. 71.

55. Леміш Н.О. Управлінське документознавство: становлення, тенденції, розвитку // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики: Зб.матеріалів V Міжнар. наук. -практ. конф., Київ, 20-22 травня 2008р.: тези доповіді / ДАКіМ.-К., 2008.-С.99.

56. Беспянська Г. Методика розроблення номенклатури справ підприємства –Секретарь-референт, 2007, № 11, с. 9- 15

57. Хранение документов на предприятии – Налоги и бухгалтерский учет, 2007, № 9 (153) Спецвыпуск, с. 111.

58. Загорецька О. Облік документів, що зберігаються в архіві підприємства – Секретар-референт, 2009, № 6, с. 22-32.

59. Загорецька О. Облік документів, що зберігаються в архіві підприємства – Секретар-референт, 2009, № 7, с. 12-18.

60. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник – К, Знання, 2006 – 459 с.

Додаток А

Товариство з обмеженою відповідальністю «ДТР»

НАКАЗ

13.08.2010 р. м. Луганськ № 24

Про створення

експертної комісії

В цілях визначення науково-історичної і практичної цінності документів, створюваних в процесі діяльності ТОВ «ДТР» і відбору їх на державне зберігання і знищення

НАКАЗУЮ:

1. Створити постійно діючу експертну комісію по проведенню експертизи цінності документів в складі:

Голова комісії:

заступник директора - М.І. Суслов

Секретар комісії:

завідуючий архівом - З.А. Золотарева

Члени комісії:

завідуючий канцелярією - М.М. Бойко

начальник планово-економічного відділу - Н.А. Кононов

бухгалтер - К.П. Семенюк

інспектор по кадрах -Л.Н. Костирева

2. Затвердити Положення про експертну комісію ТОВ «ДТР».

3. Керівникам структурних підрозділів забезпечити дотримання вимог Положення про експертну комісію ТОВ «ДТР».

4. Голові експертної комісії забезпечити організацію роботи експертної комісії відповідно до Положення, затвердженого цього наказу.

5. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника директора М.І. Суслова.

Директор ТОВ «ДТР» Соложко А.С.

Додаток Б

ТОВ «ДТР»

Відділ кадрів

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

05.11.2006 № 7

на 2007 рік

Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)		Кількість справ (томів частин)	Рядків зберігання справи(тому, частини) і номери статі за переліком			Примітка
1	2		3	4			5
02 Відділ кадрів
02-01		Документи (положення про структурні підрозділи, посадові інструкції працівників підприємства), що стосуються організаційних основ управління	1		До ліквідації підприємства ст. 33, 49 «а»
02-02		Накази директора ТОВ «ДТР» по особовому складу (про прийом, переклад, звільнення, заохочення, сумісницю, про надання матеріальної допомоги)	1			75 років ст. 16 «б»
02-03		Особисті справи працівників ТОВ «ДТР»	2			75 років - «В» ст. 513
02-04		Колективні договори	1			До ліквідації підприємства ст. 406
02-05		Списки (штатний розклад) працівників ТОВ «ДТР»	1			75 років ст. 525
02-06		Журнал реєстрації наказів по особовому складу	1			До ліквідації підприємства ст. 100 «а»
02-07		Накази директора ТОВ «ДТР» про надання відпусток	1			5 років ст. 16 «в»
02-08		Накази директора ТОВ «ДТР» з адміністративно-господарських питань про стягнення, відрядження	1			3 роки ст. 16 «г»

Начальник відділу кадрів Малахов М.К.

05.11.2006

СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО

Завідуючий архівом

Протокол засідання ЕК Головко А.І. Головко

структурного підрозділу від___№___ 05.11.2006

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у 2007 році в структурному підрозділі

За рядками зберігання	Усього	У тому числі
таких, що переходять	з позначкою «ЕПК»
Постійного	-	-	-
Трівалого (понад 10 років)	8	3	-
Тімчасового	14
(до 10 років включно)
Разом	22	3	-
Секретар	Ільіна	І.Н. Ильина

11.01.2008

Підсумкові відомості передане до служби документаційного забезпечення управління

Секретар Ільіна І.Н.

Додаток В

ТОВ «ДТР»

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ ЗАТВЕРДЖУЮ

19.11.2006 № 7 на 2007 рік Директор ТОВ «ДТР»

Ванечкин В.В.

26.11.2006

Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Кількість справ (томів частин)	Рядків зберігання справи (тому, частини) і номери статі за переліком	Примітка
1	2	3	4	5
01 Канцелярія
01-01	Листування із зарубіжними партнерами з виробничих питань	1	5 років ст. 171
01-02	Журнал реєстрації командировочних посвідчень	1	3 роки ст. 552	После закінчення журналу
02 Відділ кадрів
02-01	Документи (положення про структурні підрозділи, посадові інструкції працівників підприємства), що стосуються організаційних основ управління	1	До ліквідації підприємства ст. 33, 49 «а»
02-02	Накази директора ТОВ «ДТР» по особовому складу (про прийом, переклад, звільнення, заохочення, сумісницю, про надання матеріальної допомоги)	1	75 років ст. 16 «б»
02-03	Особисті справи працівників ТОВ «ДТР»	2	75 років - «В» ст. 513
06 Бухгалтерія
06-12	Бухгалтерські звіти і баланси, додатки до них - річні	1	До ліквідації підприємства ст. 308 «б»
06-13	Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти, звіряльні відомості) про інвентаризацію	1	3 роки ст. 330	При умові завершення перевірки ДПІ
06-14	Банківські документи	3	3 года ст. 315	За умови завершення перевірки ДПІ

Завідуючий канцелярією Соїчева Н.А.

19.11.2006

Завідуючий архівом Головко А.И.

19.11.2006

Додаток Г

СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕК Протокол засідання ЕПК

ТОВ «ДТР» Державного архіву

від 20.11.2006 № 2 в Луганській області

від 23.11.2006 № 7

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у 2007 році в установі

За рядками зберігання	Усього	У тому числі
таких, що переходять	з позначкою «ЕПК»
Постійного	-	-	-
Трівалого (понад 10 років)	25	9	-
Тімчасового	57
(до 10 років включно)
Разом	82	9	-
Завідуючий канцелярією	Соїчева	Н. А. Соичева

18.01.2008

Підсумкові відомості передано в архів встанови

Завідуючий канцелярією Соїчева Н.А.

18.01.2008

Додаток Д

ВНУТРІШНІЙ ОПИС

документів справи № 47

№ з/п	Індекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номери аркушів справи	Примітка
1	2	3	4	5	6
1	02-03-01	17.01.2005	Заявление о приеме на работу Артеменко И.П.	1
2	02-03-02	17.01.2005	Личный листок Артеменко И. П.	2
3	02-03-03	17.01.2005	Автобиография Артеменко И. П.	3
Разом		155 (сто пятьдесят пять)		документів

(цифрами і літерами)

Кількість аркушів внутрішнього опису 11 (одиннадцать)

(цифрами і літерами)

Секретарь

03.01.2007 Ильина І.Н.

Додаток Ж

ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС СПРАВИ № 47 (РОЗДІЛУ ОПИСУ)

У справі (розділі опису) підшито (вкладено) і пронумеровано_225 (двести двадцат пять)

(цифрами

____________________________________________________аркуша(ів),

і літерами)

у тому числі: літерні аркуші 2 (два) - 6а. 79а _

пропущені номери аркушів_____________________________________________+ аркушів

внутрішнього опису_11 (одиннадцать)

Особливості фізичного стану та формування справи	Номери аркушів
1	2

Секретарь Ильина І.М.

03.01.2007

Додаток З

ТОВ«ДТР»

(Найменування установи)

Отдел кадров

(Назва структурного підрозділу)

ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник отдела кадров

Малахов М.К. Малахов

20.03.2007

ОПИС № 02 ОС-2006

2006 год

____________________________________________________________

(Назва розділу)

У цей опис включено 6 (шість) справ з № 46 по № 51

(цифрами і літерами)

у тому числі:

літерні номери___-_ _____________________

пропущені номери ______________________

Секретар Ільина

16.03.2007

Скачать архив с текстом документа