Професійні навички документознавця-референта
СОДЕРЖАНИЕ: Особливості професійної діяльності документознавців-референтів, вимоги до їх теоретичних знань та практичних навичок при прийомі на роботу. Нормативно-законодавча база діловодства. Критерії вибору адміністративного персоналу в закордонних компаніях.МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
Маріупольський державний гуманітарний університет
Історичний факультет
Кафедра культурології та інформаційної діяльності
Індивідуальне навчально-дослідне завдання
з курсу «Вступ до фаху»
«Ідеальна модель документознавця – референта (за матеріалами фахових видань України та Росії)»
Маріуполь 2009
1. Загальні критерії спеціальності
Документознавство та інформаційна діяльність – спеціальність сьогодення і майбутнього!
Випускники Академії набувають знань та практичних навичок, необхідних для висококваліфікованого інформаційного, аналітико-прогностичного, документаційного забезпечення всіх сфер життєдіяльності суспільства, можуть працювати керівниками і провідними спеціалістами підрозділів державного апарату, у сфері інформаційно-аналітичного і документаційного забезпечення управління, інформаційного моніторингу, управління персоналом, маркетингово-аналітичної діяльності, електронного документообігу, вести власний інформаційний бізнес.
Студенти отримують поглиблену фахову підготовку з таких дисциплін: документознавство, аналітико-синтетична переробка інформації, інформаційний менеджмент, міжнародна інформація, державне управління, аналітико-прогностичне забезпечення управління, організація референтської та офісної діяльності, електронний документообіг, архівознавство. Випускники мають ґрунтовні знання і вміння у сферах управління та інформаційних технологій.
Всі ми в житті, коли – небудь стикалися або чули назву якоїсь спеціальності, як документознавець-референт. Отже, хто ж дійсно такий документознавець-референт? Таким чином, ми відразу можемо сказати, що це – спеціаліст, «відає» (знає) про документ все, що стосується роботи з ним (зіставлення, оформлення, облік, реєстрація, контроль виконання, довідково-інформаційна робота, зберігання) на основі використання тимчасових автоматизованих технологій. Він планує, організовує і удосконалює діяльність служби документаційного забезпечення управління, здійснює контроль за станом діловодства в організації. Розробляє уніфіковані форми документів, системи документації, приймає мери з оптимізації документопотоках в организації. Бере участь у відборі документів, передаваемих на державне зберігання, і в експертізе цінності документів. Приймає міри у вдосконаленні автоматизованих інформаційних систем та систем управління, у розробці новітніх інформаційних технології із застосуванням компютерної техніки та створення баз і банків даних. І ще багато чого іншого вміє робити документознавець з того, що не можуть інші.
Посада – це визначена структурою і штатним розкладом первинна структурна одиниця державного органу та його апарату, на яку покладено встановлений нормативними актами коло службових повноважень.
Посадовими особами відповідно до цього Закону вважаються керівники та заступники керівників державних органів та їх апарату, інші державні службовці, На яких законами або іншими нормативними актами покладено здійснення організаційно-розпорядчих та консультативно-дорадчих функцій. Функції та обовязки документознавців – референта визначені в посадовій інструкції будь-якого підприємства, куди потрібно співробітник такої спеціальності. У цьому індивідуальному завданні ми розглянемо ідеальну модель документознавців – референта, тобто все, чим повинен володіти і що повинен мати представник особи підприємства.
2. Діяльність документознавців-референтів
Документознавство та референтські діяльність – це безпосередньо затребувана спеціальність на сьогоднішній день. Представники такого роду знань роблять великий внесок в життя і розвиток кожного підприємства, тому що мають його «серцем» – інформацією і документацією. У вищих навчальних закладах підготовка за напрямами і спеціальностями фахівців всіх освітніх та освітньо-кваліфікаційних рівнів здійснюється за відповідними освітньо-професійними програмами ступінчастою або безперервно в залежності від вимог до рівня оволодіння певноюсукупністю умінь і навичок, необхідних для майбутньої професійної діяльності.
Документознавець може працювати в установі будь-якого рівня управління, будь-якої галузі і будь-якої форми власності. Інакше кажучи – скрізь, де є люди та документи. Державний освітній стандарт вимагає, щоб випускник був «підготовлений до професійної роботи в державних органах федерального рівня, субєктів Федерації, муніципального рівня, в державних, громадських, кооперативних та комерційних установах, організаціях, фірмах, Підприємствах в службах документаційного забезпечення управління». Перш за все, щоб не завдати шкоди підприємству і собі, а також захистити права, що ідеальний документознавець повинен знати нормативно – правову базу в сфері своєї діяльності. Серед кваліфікаційних умов до працівників, що складають і оформлюють службові документи, є загальна вимога: знання нормативної бази діловодства. Слід зазначити, що чинне законодавство України не містить жодного загального нормативного документа, який би визначав діловодство, як сферу саме господарської діяльності. Незважаючи на певну нормативну невизначеність документознавець-референт керується:
· При встановленні загальних правил документування управлінської діяльності, організації діловодства та документообігу, на підприємстві. Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах законодавчої влади, Раді міністрів Автономної республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджено постановою кабінетіу міністрів України від 17 жовтня 1997 року №1153. Зверніть увагу, що банківські установи можуть користуватися Інструкцією з діловодства центрального апараті на установах Національного банку України, затверджено постановою Правління Національного банку від 4 січня 1998 року за №513;
· При створенні організаційно-розпорядчих документів – положеннями, встановленими Національним стандартом України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 1463–2003).
Слід звернути увагу на той факт, що чинне законодавство України крім термінів розпорядчі документи, службові документи, внутрішні документи оперує над фактом первинний документ. Спеціаліст, який має забезпечувати та документувати офісну діяльність, повинен врахувати не лише нормативних актів з діловодства, а й законодавства, що регламентує введення банківського обліку та документації. Зокрема, при створенні первинних документів:
· Статтю 9 Закону України «Про банківський облік та фінансову діяльність в Україні» від 16 липня 1999 р. №966–14, із змінами та доповненнями (далі Закон №966).
· Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. №88 (далі Положення №88).
Успіх професійної діяльності майбутніх фахівців документознавства та документаційного забезпечення управління багато в чому визначається наявністю у них сформованої інформаційно-комунікативної компетентності. Професійне комунікативну взаємодію фахівців-документознавства обумовлено володінням усіма засобами спілкування, різноманіттям інформаційно-комунікативних умінь, усвідомленням та використанням індивідуальних можливостей особистості, обумовлених динамічними характеристиками вищої нервової діяльності, Рисами характеру, здібностями. Ефективне формування інформаційно-комунікативних умінь як основи інформаційно-комунікативної компетентності передбачає використання сукупності педагогічних умов. Вимоги державного освітнього стандарту, проведений аналіз психолого-педагогічної літератури, теоретичне розгляд моделі формування інформаційно-комунікативної компетентності дозволило виявити педагогічні умови її успішного функціонування. До них ми віднесли: Орієнтацію в цінностях майбутнього фахівця-документознавців; самоменеджмент як засіб формування інформаційно-комунікативних умінь; систему творчих завдань, як динамічну форму педагогічної корекції навчального процесу, з урахуванням індивідуальних особливостей особистості студентів – документознавців.
Документознавець розробляє, впроваджує і забезпечує функціонування єдиного в організації технологічного процесу документування і роботи з документами і документної інформацією на основі використання сучасних автоматизованих технологій (складання, оформлення документів, облік, реєстрація, Контроль виконання, довідково-інформаційна робота, зберігання). Планує, організовує і удосконалює діяльність служби документаційного забезпечення управління, здійснює контроль за станом діловодства в організації. Розробляє уніфіковані форми документів, системи документації, табелі документів різного призначення і рівня управління, класифікатори документної інформації. Вживає заходів щодо впорядкування складу документів та інформаційних показників, скорочення їх кількості та оптимізації документопотоків організації. Бере участь у відборі документів, які передаються на державне зберігання, організації поточного збереження й експертизі цінності документів. Бере участь у постановці завдань проектування, експлуатації та вдосконаленні (у частині інформаційного забезпечення) автоматизованих інформаційних систем та систем управління, а також у розробці новітніх інформаційних технологій, що базуються на застосуванні компютерної техніки, Проектуванні і актуалізації баз і банків даних. Вивчає й узагальнює передовий вітчизняний і світовий досвід у сфері документаційного забезпечення управління, розробляє нормативно-методичні документи з питань документаційного забезпечення. Готує пропозиції щодо забезпечення ергономічних умов праці, раціоналізації робочих місць працівників служби документаційного забезпечення управління. Бере участь у роботі з підбору, розстановки та підвищення кваліфікації кадрів служби документаційного забезпечення управління.
Документознавець повинен мати знання, практичний досвід і володіти методами аналізу, проектування та організації документаційного обслуговування установи (або структурного підрозділу) будь-якого рівня управління, будь-якої галузі і будь-якої форми власності.
Документознавець підготовлений до професійної роботи в державних органах федерального рівня, субєктів Федерації, муніципального рівня, в державних, громадських, кооперативних та комерційних установах, організаціях, фірмах, підприємствах в службах документаційного забезпечення управління на посадах, Що вимагають вищої освіти, в тому числі керівником служби діловодства, офіс – менеджером і секретарем-референтом керівника організації.
Навчається за фахом може адаптуватися шляхом спеціалізації до професійної діяльності, повязаної з інформаційними технологіями та різними видами інформаційно-документаційне систем (кадровими, архівними та ін).
Референт – це особа, яка забезпечує організаційний, експертно-консультативний, інформативний та координативний супровід управлінської, наукової та іншої діяльності керівника, адміністрації або окремої посадової особи з метою ефективності їхньої роботи.
При оволодінні програмою фахівець з документознавства та документаційного забезпечення управління може здійснювати такі види професійної діяльності:
– Організаційно-управлінську;
– Оргпроектную;
– Аналітичну;
– Дослідну;
– Педагогічну;
– Експертно-консультаційну.
Фахівці, які отримали дипломи документознавців-референтів, затребувані сьогодні в органах державно влади, в банках, на підприємствах різних форм власності.
Розглянемо декілька з професійних дій. З журналу «Довідник секретаря та офіс менеджера» слідує, що організаційні функції референта розглядаються як послідовний процес конкретних дій, що спрямовуються на досягнення певної мети. Тож для організаційного блоку можуть належати такі дії:
· організація керівника зі структурними підрозділами підприємства, філіями, партнерами – з метою забезпечення злагодженої роботи, стратегічного планування та оперативного реагування на різноманітні ситуації в діяльності підприємства;
· організація координаційних заходів щодо забезпечення внутрішньої управлінської та зовнішньої діяльності керівника;
· організація конференцій, нарад, презентацій, виставок, прийому гостей відповідно до загальноприйнятих норм та правил, а також до правил протокольних заходів;
· організація взаємодії із засобами масової інформації щодо проведення прес-конфнренції, розкриття діяльності підприємства за допомогою PR-заходів;
· організація інформаційного, інформаційно-аналітичного та аналітико-прогностичного супроводу прийняття управлінських рішень;
· організація матеріально-технічної бази реалізації управлінської документації керівника;
· організація системи управлінської документації керівника;
· організація робочого часу керівника, його коригування та допомога у виконанні планових заходів;
· організація роботи групи референтів (якщо така є на підприємстві).
Отже, з огляду на викладене вище референт має бути талановитим організатором. Він повинен ефективно організувати роботу керівника і власну професійну діяльність.
Експертно-консультаційні функції документознавця-референта виявляються у таких напрямах його діяльності:
· експертиза розроблених структурними підрозділами проектів управлінських рішень та поданих на розгляд діловими партнерами угод і спільних проектів;
· консультування керівника із загальних і окремих питань діяльності підприємства в контексті розвитку сфери, в якій воно функціонує;
· підготовка обміркованих пропозицій щодо прийняття управлінських рішень, які ґрунтуються на креативному (нестандартному) осмисленні окремих ситуацій;
· здійснення маркетингових досліджень з метою забезпечення ефективної організації діяльності підприємства і на підставі цих досліджень розроблення проектів управлінських рішень;
· спічрайтерство, тобто підготовка і написання PR-текстів, призначених для доповідей та промов, а також консультування з організації публічних виступів.
Одним з найгрунтовніших є блок функцій, пов’язанних з інформаційним, інформаційно-аналітичним, аналітико-прогностичним забезпеченням керівника. Робота референта-документознавця в умовах розвитку та формування інформаційного суспільства, безперечно, пов’язана пошуком, обробкою, нагромадженням, використанням, зберіганням та поширенням інформації. У цьому контексті слід відокремити такі складові діяльності референта.
По-перше, це кваліфіковане спрямування у потрібне русло різноманітних потоків інформації (ділової, правової, економічної, статистичної, соціологічної, адміністративної, наукової, науково-технічної тощо) для розробки проектів рішень, доповідей, експертної оцінки стандартних та кризових ситуацій.
По-друге, робота з інформацією з використанням інформаційних можливостей бібліотек, архівів, Інтернету (друкованих видань, архівних матеріалів, електронних ресурсів). Тут варто наголосити, що для референту уміння працювати з інформацією полягає в ефективному її виборі (первинної та вторинної, друкованих та електронних чи архівних документів) для створення конкретних інформаційних, інформаційно-аналітичних, аналітико-прогностичних документів, які сприятимуть ухваленню управлінських рішень керівником підприємства. Для цього референту необхідно оволодіти методикою підготовкою і складанням таких документів.
По-третє, реалізацією інформативних функцій референта є проведення моніторингу фахових публікацій, складання тематичних оглядів, рефератів, аналітичних записок про розвиток галузі, в якій функціонує підприємство. До цього напряму також належить моніторинг виробничих процесів. З якою метою тоді провадиться такий моніторинг? Потреба в цьому виникає при визначені основних напрямів діяльності підприємства – з урахуванням умов часу, потреб суспільства та місії підприємства, при розробці проектів стратегічних і оперативних планів діяльності.
Різноплановість роботи референта спонукає до роздумів: чи у всіх напрямах він має працювати самостійно? Безперечно, ні. І в координаційні функції такого спеціаліста – тому підтвердження. Передусім референт координує діяльність керівника підприємства у взаємодії з іншим керівниками та структурними підрозділами, партнерами, клієнтами, представниками інших установ організацій, органами державної влади. Крім того, референт здійснює координацію інформаційного, експертно-консультаційного забезпечення керівника та інформаційних підрозділів підприємства, зовнішніх інформаційних установ, а також координацію з проведення PR-заходів.
Представницькі функції референта пов’язані з традиціями й усталеними правилами. Однією з функцій референта є супроводження керівника під час його візитів, відряджень, службових поїздок (з організаційною, консультаційною, та інформаційною метою). Іншим напрямом діяльності референта є представлення керівника відповідно до протокольних правил на нарадах, зустрічах, церемоніях.
Визначивши основні функції референта-документознавця, мусимо ще раз проголосити, що в їх реалізації спеціаліст виступає, як виконавець, і як координатор залежно від специфіки завдань, що стоять перед керівником або особою, з якою референт співпрацює. Тому на деяких підприємствах до роботи залучають декількох референтів з відповідним розподілом посадових обов’язків.
3. Адміністративний персонал в закордонних компаніях
В Україні з кожним роком стає все більше іноземних підприємств – багато великі закордонні компанії відкривають свої філії. І не дивно, що при виборі місця роботи багато хто кандидати віддають перевагу закордонним фірмам, у яких є перспективи карєрного зростання, більш високий у порівнянні з українськими рівень заробітної плати і абсолютно інший корпоративний дух.
Які ж позиції з адміністративної сфери затребувані в закордонних компаніях? Перш за все секретар, асистент відділу, персональний асистент та адміністративний директор.
Секретар
Обовязки секретаря у закордонній компанії не відрізняються від обовязків колег у російських: Це прийом і переадресація вхідних дзвінків, відправлення та прийом факсимільних повідомлень, замовлення таксі, зустріч відвідувачів, забезпечення їх усією необхідною інформацією, взаємодія з курєрською службою. У багатьох іноземних компаніях у секретарів є можливість карєрного росту.
На позицію секретаря іноземні компанії в основному віддають перевагу кандидатам з досвідом роботи від одного року. В іноземній компанії багато відвідувачів-експатів, дзвінки в основному надходять з-за кордону, серед персоналу також чимало іноземців, звідси і головна вимога до кандидатів на дану позицію – вільне володіння англійською або іншою іноземною мовою. Якщо раніше для роботи в якості секретаря було достатньо знати програму Word, то на даний момент в список необхідних програм додалися Excel, Internet Explorer, Outlook.
Секретар – обличчя компанії, він першим зустрічає відвідувачів, представляє організацію на нарадах, переговорах, виставках, тому для багатьох роботодавців важливо, щоб секретар мав привабливу зовнішність. У багатьох іноземних компаніях однією з вимог є прозахідна зовнішність кандидата (доглянутий вигляд, стильний одяг, манера спілкування). Також важливі комунікабельність, доброзичливість, правильно поставлена мова і, звичайно ж, стресостійкість.
Заробітна плата секретаря в іноземній компанії – 30–35 тис. руб. без вирахування податків. Крім того, роботодавець гарантує гарний соціальний пакет (оплата харчування, проїзду, ДМС, в деяких компаніях – курси англійської або французької мови).
Робота в іноземній компанії – це хороші перспективи розвитку, набуття досвіду роботи, пізнання зарубіжної корпоративної культури, а в деяких компаніях – можливість стажувань за кордоном.
4. Знання та навичкі, що необхідні документознавцю-референту
Навіть, така коротка характеристика основних напрямів діяльності документознавця-референта дає змогу окреслити коло знань, умінь і навичок, необхідно для виконання основних посадових функцій. Безумовно, ґрунтовні знання є запорукою успішного опанування професії.
Основною вимогою до знань, умінь та навичок референта є їх дворівненість. Перший рівень – знання у сфері організації ефективної управлінської діяльності. Другий – знання тієї галузі, в якій функціонує підприємство.
Систему знань, що стосується організації управлінської діяльності керівника – те саме і становить сутність професійних знань референта, – можна класифікувати за кількома напрямами.
Засвоєння основ теорії референтської діяльності. Сьогодні ця теорія активно розвивається відповіднодо всезростаючого попиту на референтські послуги; досліджуються історичні етапи професіоналізації референтської діяльності з метою поєднання традиційних засобів її реалізації з сучасними можливостями інформатизації технологічних процесів управління, обробки інформації тощо.
У цьому напрямі можливо усвідомлювати і виокремлювати основні функції в роботі документознавця з огляду на специфіку діяльності конкретного підприємства, його структуру та систему управління. Відповідно до цієї специфіки розробляється і посадова інструкція документознавця – референта на основі унормованої кваліфікаційної кваліфікаційної характеристики спеціаліста з основної діяльності. Отже документознавець – референт мусить добре орієнтуватися в теорії організації та наукового управління(менеджменту) й активно впроваджувати теоретичні знання в практику. До того ж йому необхідно конче вивчити нормативно-правову базу галузі та правові засади управлінської, інформаційної та господарської діяльності.
Оволодіння знаннями та навичками ефективної роботи з різними джерелами і видами інформації та технології її пошуку, обробки і використання . Референт має опанувати методику складання оглядових та аналітичних документів. Важливим є вміння застосовувати на практиці сучасні комп’ютерні технології та використовувати різні види інформаційних ресурсів. Це, у свою чергу, потребує знання структури сучасних інформаційних установ – бібліотек, архівів, центрів науково – технічної інформації, інформаційно – аналітичних центрів. І, безумовно, у цьому напрямі досить важливими навичками є навички швидкочитання, уміння запам’ятовувати та використовувати прочитане відповідно до ситуації.
Референт має уміти складати проекти доповідей, виступів, промов, звертань керівника відповідно до класичних вимог, що висуваються до такого виду документів. При цьому йому слід розумітися і на психології сприйняття тих чи інших публічних виступів щодо ефективності їх впливу на слухачів.
Організація різноманітних протокольних заходів, ділових зустрічей, нарад засідань і презентацій, ведення переговорів потребують від документознавця – референта навичок координаційної роботи та, яка уже зазначалося, організаційних здібностей.
Збільшення обсягів ділових контактів, запровадження новітніх технологій у практику управління спонукають до опанування основ планування часу, методів виконання запланованого – це саме ті знання, які забезпечать ефективну роботу і самого референта, і його керівника.
Уміння працювати з офісною та комп’ютерною технікою дає можливість оптимізувати та інтенсифікувати управлінську діяльність на всіх її стадіях. Документознавець – референт повинен мати уявлення щодо технологічних можливостей техніки та оперативно реагувати та інновації, що впроваджуються у цій сфері. Окреме місце тут посідають сучасні програмні продукти, які застосовуються в процесі організації документообігу, формування баз даних, інформаційного супроводу управлінської діяльності. А насамкінець зауважимо, що для спеціаліста не менш важливими, ніж усі перелічені вище, є знання та навички з основ психології спілкування, риторики, етики професійних відношень, іміджології та різноманітних PR-технологій.
Референт повинен мати здібності до швидкого засвоєння нових знань, передових технологій та впроваджувати їх у практику повсякденної роботи.
Про це свідчать і кваліфікаційні вимоги до фахівців цього профілю, в яких зазначено, що спеціаліст повинен здобути базову вищу освіту, бажано у сфері інформаційного та організованого супроводу управлінської діяльності. У деяких навчальних закладах вводяться окремі дисципліни або комплекси дисциплін із зазначеного напряму, готують безпосередньо референтів або референтів-перекладачів.
Документознавець – референт – професія сьогодення і завтрашнього дня. Причому у майбутньому її значення в суспільстві лише зростатиме, а кваліфіковані спеціалісти вже нині мають підфищений попит на ринку праці.
Список використаної літератури
1. Андреева Г.М. Социальная психология/Г.М. Андреева.-М.:Издво МГУ, 1988.-429 с.
2. Довідник секретаря та офіс – менеджера 2007 / №8. С. 90–92.
3. Донцов, А.И. О ценностных отношениях личности/А.И. Донцов // Сов. педагогика. -1974. №5. – С. 67 -76
4. Занковский, А.Н. Организационная психология/А.Н. Знаковский. – М.: Изд-во МПСИ «Флинт», 2000. -648 с.
5. Закон Украины «Про посадову службу», ст. 2.
6. Леонтьев, Д.А. Ценность как междисциплинарное понятие: опыт многомерной реконструкции/Д.А. Леонтьев//Вопросы философии. -1996. №4. – С. 15–26
7. «Секретарь-референт» №9 2008. #2063.
8. Философский энциклопедический словарь / Редкол.: С.С. Аверинцев, Э.А. Араб-Оглы, Л.Ф. Ильичев и др. -2-е изд. – М.: «Советская энциклопедия», 1989. -815 с.
9. Чепуренко Я.О. Довідник секретаря та офіс-менеджера 2007 / №8. -88–90 с.