Развитие и совершенствование информационного и документационного обеспечения деятельности регион
СОДЕРЖАНИЕ: СОДЕРЖАНИЕ Введение .2 Глава I . Организация информационного и документационного обеспечения деятельности публичных библиотек в России …5СОДЕРЖАНИЕ
Введение………………………………………………………………………….2
Глава I . Организация информационного и документационного обеспечения деятельности публичных библиотек в России…………………………………5
1.1 Публичные библиотека: социальные и организационно-управленческие аспекты деятельности……………………………………………………………5
1.2 Информационное и документационное обеспечение деятельности публичной библиотеки………………………………………………………….13
1.3 Законодательная и нормативно-методическая регламентация информационного и документационного обеспечения деятельности публичных библиотек…………………………………………………………..23
Выводы…………………………………………………………………………..31
Глава II . Развитие и совершенствование информационного и документационного обеспечения деятельности региональных публичных библиотек (на примере Самарской областной универсальной научной библиотеки)………………………………………………………………………33
2.1 Краткая характеристика Самарской областной универсальной научной библиотеки……………………………………………………………………..33
2.2 Информационная подсистема СОУНБ…………………………………..36
2.3 Подготовка документов, отражающих организационно-управленческую и специфическую деятельность СОУНБ……………………………………….39
2.4 Документирование и организация работы с документами…………………………………………………………………..66
Выводы…………………………………………………………………………71
Заключение…………………………………………………………………….72
Список источников и литературы…………………………………................74
Приложения………………………………………………..……..…................80
ВВЕДЕНИЕ
Публичная библиотека – неотъемлемая часть современной социокультурной сферы. Деятельность публичной библиотеки направлена на удовлетворение разнообразных информационных, культурных, образовательных, социальных потребностей местного населения.
Документационное обеспечение деятельности публичной библиотеки существует с момента возникновения данного учреждения. В последние десятилетия, в связи с использованием новых технологий, необходимо также рассматривать вопросы, связанные с информационным обеспечением деятельности публичных библиотек.
Документационное и информационное обеспечение в каждой конкретной библиотеки может отличаться, так как существуют различия в статусе, ведомственной принадлежности, масштабах деятельности, штате, материально-технической базе и т.п.
Качественное состояние документационной и информационной подсистем управления любой организации, в том числе библиотеки, непосредственным образом влияет на ее деятельность, а также отражает уровень организационной, управленческой и коммуникационной культуры организации, указывает на наличие организационно-управленческих проблем. Отсюда так важно осмыслить процессы, происходящие в системе информационного и документационного обеспечения деятельности библиотечного учреждения.
Публичные библиотеки, особенно уровня областных универсальных научных библиотек, ориентируются в вопросах информационного и документационного обеспечения на рекомендации и разработки государственных органов управления и специальных структур (Госкомстата, Министерства культуры и массовых коммуникаций, крупнейших библиотек страны и др.). Одновременно с этим областные библиотеки выступают в качестве методических центров для других библиотек и должны обеспечивать высокий уровень документационного и информационного обеспечения деятельности библиотечных учреждений.
В работе будет изучено состояние и перспективы развития информационного и документационного обеспечения деятельности публичных библиотек, имеющих статус областных научных универсальных библиотек.
Практическая значимость : Материалы дипломной работы могут быть использованы для разработки рекомендаций по совершенствованию информационного и документационного обеспечения деятельности публичных библиотек.
Научная новизна заключается в выявлении и анализе направлений совершенствования информационного и документационного обеспечения деятельности публичной библиотеки.
Объект исследования : Информационное и документационное обеспечение деятельности публичной библиотеки (статуса областной универсальной научной библиотеки).
Предмет исследования: Организация и технология информационного и документационного обеспечения деятельности публичной библиотеки (статуса областной универсальной научной библиотеки).
Программа исследования:
1.Изучение источников и литературы по теме;
2.Изучение систем управленческой и специфической документации на электронных и бумажных носителях;
3.Анализ процессов документирования и организации службы ДОУ в публичной библиотеке;
4.Анализ информационных ресурсов публичной библиотеки (баз данных, массивов документов);
5.Разработка рекомендаций по совершенствованию информационного и документационного обеспечения деятельности публичной библиотеки
Методы исследования :
-источниковедческий анализ;
-терминологический анализ;
- анализ управленческой и специфической документации;
-сравнительный анализ
База проведения исследования : Самарская областная универсальная научная библиотека.
Степень изученности проблемы : Особенности темы дипломной работы потребовали привлечения широкого круга источников по организации, экономике и управлению библиотечно-информационной деятельностью, проектной деятельности библиотек, библиотечному обслуживанию, информационным технологиям в библиотеке, общему делопроизводству, документационному обеспечению управления библиотечных учреждений и т.п.
Работы по делопроизводству представлены изданиями М.Ю. Рогожина, Ю.М. Демина, М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенова и др. Использовались работы А.Н. Ванеева, В.Р. Фирсова, И.М. Сусловой, Е.Ю. Качановой, В.С. Соловьева и др. Привлекались справочные издания (Справочник библиотекаря, Междисциплинарный словарь по менеджменту), стандарты по библиотечно-информационной деятельности, работы по проблемам управления, маркетинга, связям с общественностью.
Практическая часть работы была написана на основе анализа документов, образующихся в деятельности Самарской областной универсальной научной библиотеки и представленных в приложениях.
Структурно работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка источников и литературы, приложений.
Глава I . Организация информационного и документационного обеспечения деятельности публичных библиотек в России
1.1 Публичные библиотеки: социальные и организационно-управленческие аспекты деятельности
Во второй половине XIX в. в России, под влиянием западных социо-культурных веяний, развития сфер образования, науки, торговли, промышленности и др. появляется ярко выраженная потребность в появлении публичных библиотек. Публичная библиотека рассматривалась как принципиально новый и чрезвычайно важный общественный институт, связанный с непрерывным образованием и развитием личности. Концепция публичной библиотеки подразумевала финансирование за счет местных налогов, организацию библиотечных сетей, ориентацию на удовлетворение информационных потребностей всего местного населения вне зависимости от происхождения, социального положения и статуса, уровня образования, вероисповедания, национальности (6). После революции 1917 г. публичные библиотеки в России стали именоваться массовыми. В настоящее время термин «публичная библиотека» вновь активно используется специалистами.
Современная публичная библиотека является общедоступным учреждением, предназначенным для удовлетворения информационных потребностей широких слоев населения. В начале 1990-х гг. массовые /или публичные, общедоступные/ библиотеки оказались в сложных социально-экономических условиях. Статистка свидетельствует, что общее количество публичных библиотек в стране в 1990 г. составляло 63 018, в 1995 г.- 54 384, в 1998 г.- 52 177, то есть неуклонно сокращалось. Снижалось также количество читателей (1990 г. – 71,8 млн.; 1995 г. – 60,5 млн.; 1998 г. – 59,3 млн. человек) и количество экземпляров совокупного библиотечного фонда (1990 г. – 71,8 млн., 1995 г. – 60,5 млн., 1998 г. – 59,3 млн. экз.) (52).
Несмотря на эти данные, сеть публичных библиотек, по прежнему, является самой крупной библиотечной сетью страны. Она включает в себя общероссийские национальные и другие федеральные библиотеки. В сеть публичных библиотек входят также центральные библиотеки всех 89 субъектов Российской Федерации – универсальные научные , детские, юношеские, специальные библиотеки для слепых. Особую роль в сети публичных библиотек играют 9 библиотек федерального значения:
-Российская государственная библиотека;
-Российская национальная библиотека;
-Всероссийская государственная библиотека иностранной литературы;
-Государственная публичная историческая библиотека;
-Государственная общественно-политическая библиотека;
-Российская государственная библиотека по искусству;
-Государственная российская юношеская библиотека;
-Государственная российская детская библиотека;
-Российская государственная библиотека для слепых.
Российская национальная библиотека и Российская государственная библиотека также управляют реализацией в государственном масштабе основных библиотечных функций путем их централизации и координации, разрабатывают и внедряют основные методические принципов деятельности библиотек страны; разрабатывают научные основы библиотечного дела; организуют участие в международном библиотечном сотрудничестве.
Особую роль в системе библиотек России играют и центральные библиотеки субъектов РФ. В соответствии со ст. 20 Федерального закона Российской Федерации о библиотечном деле «органы государственной власти субъектов Российской Федерации и органы местного самоуправления могут присваивать ведущей универсальной библиотеке статус центральной библиотеки» (52, с. 67). В республиках РФ функции центральной библиотеки выполняют национальная или республиканская библиотека. В крае или области - краевая или областная библиотека . К центральным библиотекам на уровне районе отнесена центральная районная библиотека, а в городе – центральная городская библиотека.
Основные функции центральной библиотеки определены ее главными обязанностями по отношению к самому региону:
-всестороннее и максимально полное раскрытие уникальности региона, его духовного наследия, научной и культурной деятельности, его духовного наследия, научной и культурной деятельности;
-сбор, хранение и распространение документов, вышедших в регионе и документов о регионе (функция региональной памяти);
-оказание научно-методической помощи библиотекам региона;
-создание основ для обеспечения координации и кооперации региональных библиотек (функция региональной библиотечной политики).
В советский период управленческие функции по отношению к сети публичных библиотек (тогда – сети государственных массовых библиотек) выполняло Министерство культуры Российской Федерации, в силу чего эту сеть называли сетью библиотек Министерства культуры Российской Федерации. В настоящее время Министерство выполняет по отношению к публичным библиотекам функции, прежде всего, центра координации, инициирующего разработку и реализацию общероссийских библиотечных программ и проектов, осуществление которых способствует достижению взаимодействия публичных библиотек и библиотек различных систем и ведомств.
Во всем мире публичные библиотеки, согласно Манифесту ЮНЕСКО о публичных библиотеках (1994 г.) выполняют важные социальные функции, направленные на сокращение цифрового, образовательного, культурного неравенства: информационную; культурную; образовательную.
Манифест провозгласил публичную библиотеку – активной силой в сфере образования, культуры и информации, существенным фактором в культивировании идей мира и духовности в сознании мужчин и женщин. Публичная библиотека служит информационным центром для обслуживания района, обеспечивая пользователям оперативный доступ к всевозможным знаниям и информации. Обслуживание в публичной библиотеке строится на принципе равенства доступа для всех независимо от возраста, расы, пола, вероисповедания, национальности, языка или общественного положения. Необходимо предоставлять особые виды услуг и документов тем потребителям, которые по какой-либо причине не могут пользоваться обычными услугами или документами, например, представителям языковых меньшинств, инвалидам или лицам, находящимся в больнице или местах заключения. Необходимо, что фонды и услуги публичных библиотек содержали, наряду с традиционными видами документов, всевозможные подходящие носители информации и современные технологии. Фонды публичных библиотек не должны подвергаться никакой идеологической, политической или религиозной цензуре или зависеть от коммерческих факторов (25).
Манифест зафиксировал также ряд функций публичных библиотек:
-создание и закрепление навыков чтения у детей с самого раннего возраста;
-содействие систематическому образованию всех уровней, равно как и самообразованию;
-обеспечение возможностей для творческого развития личности;
-развитие воображения и творческого начала у детей и молодежи;
-приобщение людей к культурному наследию и развитие в них способности воспринимать искусство, научные достижения и новшества;
-обеспечение доступа к культурным проявлениям всех исполнительских видов искусства;
-развитие диалога между культурами и поощрение культурной самобытности;
-поддержка устной традиции;
-обеспечение доступа граждан ко всем видам муниципальной информации;
-предоставление надлежащего информационного обслуживания местным предприятиям, объединениям и группам по интересам;
-помощь в овладении информационной и компьютерной грамотностью;
-поддержка и участие в осуществлении мероприятий и программ развития грамотности, ориентированных на все возрастные группы, а при необходимости и организация таких программ.
В разной степени все публичные библиотеки организовывают свою деятельность по вышеперечисленным направлениям.
Качество библиотечно-информационного обслуживания, высокая степень удовлетворенности пользователей публичной библиотеки зависит также от решения организационно-управленческих проблем. Управление публичной библиотекой – это деятельность, направленная на обеспечение функционирования библиотеки, повышение эффективности ее работы и развитие в соответствии с меняющимися потребностями пользователей и условиями внешней среды. Особое внимание в процессе управления библиотекой следует уделять разработке миссии и целей библиотечного учреждения, функциям и методам управления, кадровому менеджменту, вопросам организационного проектирования, управлению хозяйственно-производственных аспектов деятельности и т.п. (64).
Основные задачи управления публичной библиотекой:
-обеспечение успешного выполнения плановых заданий по всем количественным и качественным показателям;
-создание условий для непрерывного технического совершенствования процессов работы библиотеки и отделов на базе внедрения информационных технологий, новой техники, прогрессивных методов организации производства;
-неуклонное повышение производительности труда за счет выявление и использования внутрипроизводственных резервов;
-улучшение культуры и качества обслуживания читателей;
-мобилизация инициативы сотрудников, воспитание их в духе творческого отношения к труду;
-повышение квалификации кадров;
-координация работы с библиотеками других систем и ведомств;
-внедрение прогрессивных форм и методов обслуживания читателей;
-создание единых справочно-информационных фондов;
-совершенствование и развитие массовых и индивидуальных форм воспитательной работы;
-внедрение НОТ, прогрессивных форм учета и нормирования труда;
-управление процессом обслуживания, организация дифференцированного обслуживания читателей;
-внедрение открытого доступа к фондам;
-улучшение научно-методической деятельности и др.
Управление библиотекой означает также реализацию функций управления. Функции управления – это специализированные виды управленческой деятельности, представляющие различные направления воздействия на управляемый объект. Специалисты подразделяют функции управления на общие/основные, специфические и внутренние. К основным функциям управления относят планирование, организацию, мотивацию, контроль, координацию, а также прогнозирование, регулирование, учет. Прогнозирование представляет собой определенную систему вероятностной оценки характера изменений целей и путей развития объекта управления в сопровождении с материальными ресурсами организации (создаются прогнозы развития, сценарии развития) (7). Планирование является центральной функцией управления. В ходе ее реализации осуществляется разработка системы мероприятий, в которой конкретно определяются цели и задачи, пути их достижения, плановые показатели работы библиотеки и ее подразделений на календарный период (создается система планов). Функция учета заключается в наблюдении, измерении и фиксации всех процессов деятельности библиотеки в установленных формах. Благодаря функции учета и отчетности органы управления обеспечиваются информацией, необходимой для принятия управленческих решений и контроля за их осуществлением. В библиотеках существуют три вида учета – оперативный, статистический и бухгалтерский. Контроль – это функция управления, которая заключающаяся в сравнении фактического состояния библиотеки (подразделения) с предусмотренными (поставленными) целями, плановыми заданиями, нормами и т.п. и в проверке исполнения решений. Контрольные полномочия руководителей всех уровней управления, а также коллегиальных органов четко распределяются и закрепляются в соответствующих документах (уставе, положениях о структурных подразделениях и коллегиальных органах, должностных инструкциях руководителей). Организация как функция управления включает в себя управленческую деятельность по организации работы библиотеки, организации труда коллектива, организации управления. Организация работы библиотеки – это деятельность субъекта управления, направленная на обеспечение функционирования библиотеки и достижения оптимальных результатов в ее работе. Она включает определение оптимальной структуры библиотеки, построение библиотечных технологических процессов, обеспечение библиотеки ресурсами (кадрами, финансами, материально-технической базой и др.). Организация труда в библиотеке – это комплекс мероприятий, обеспечивающих рациональное упорядочение деятельности библиотечных работников. Она должна осуществляться как НОТ, внедрение которой представляет собой реализацию комплекса организационных, технико-экономических, социально-психологических и санитарно-гигиенических мероприятий, обеспечивающих улучшение условий библиотечного труда и его эффективности. Организация управления – это целесообразное построение системы управления в соответствии с потребностями упорядочения совместного труда в библиотеке. Координация – это функция управления, заключающаяся в согласовании по целям и срокам действий. Осуществление этой функции означает согласованное разделение библиотечных ресурсов, объемов и видов работ между работниками, подразделениями и библиотеками для устранения дублирования. Основными формами координации являются: координация планов работы, соглашения, совместное планирование, то есть составление планов согласования мероприятий, работ по целям, срокам, исполнителям (координационных планов). Функция регулирования заключается в поддержании уровня работы, отдельного процесса в заданном режиме, определяемом регламентирующими документами, и ликвидации отклонений от них. Такими документами являются устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и другие нормативные документы (59, 64).
Специфические (конкретные) функции – это объективно необходимые, исторически обусловленные, специализированные виды управленческой деятельности, обособленные в процессе разделения и специализации труда. К ним относят административные (общее линейное руководство и др.), экономические (организация труда и заработной платы), коммерческие (продвижение продуктов и услуг), технико-технологические (технологическое обеспечение процесса создания продуктов и услуг), социальные (подбор, расстановка и повышение квалификации персонала) функции. Внутренние функции управления включают сбор (поиск) управленческой информации, передачу информации, обработку информации, анализ информации. Эти функции реализуются в информационной среде и предусматривают использование технологий работы с информацией (65).
В настоящее время специалисты детализируют и уточняют функции управления для конкретной организации, в том числе и для библиотек. Так, В.Г. Дригайло среди специфических функций библиотек выделяет функции организации комплектования фондов, функции научной обработки документов и организации каталогов, функции организации, хранения, пропаганды и использования фондов, функции справочно-библиографической и информационной деятельности, научно-методическую и исследовательскую функции. Именно эти функции, по мнению автора, способны раскрыть специфику деятельности библиотечного учреждения.
1.2 Информационное и документационное обеспечение деятельности публичной библиотекой
Обеспечение деятельности библиотеки рассматривается как комплексной понятие и включает обеспечение правовое, информационное, документационное, нормативное, технологическое, хозяйственное (14). Максимально успешно вопросы организации и контроля обеспечения деятельности библиотеки можно решать только на административном уровне, что заставляет делать акцент на управление библиотекой. С позиций системного подхода система управления библиотеки также представляет собой совокупность различных подсистем, а именно организационной, кадровой, информационной, документационной, нормативной, технологической (51). Рассмотрим вопросы, связанные с информационным и документационным обеспечением деятельности публичной библиотеки.
Документационная подсистема управления / или документационное обеспечение деятельности библиотеки / исторически сформировалась вперед информационной подсистемы. Документационное обеспечение управления подразумевает разработку используемых систем документации, организацию процесса документирования, документооборота, текущего и архивного хранения документов, организацию работы службы документационного обеспечения управления (ДОУ).
Создание документационной подсистемы управления является сложным процессом, связанным с составлением предварительного перечня документов, определением предварительных реквизитов документов, формированием макетов документов, разработкой схем документооборота, разработкой рабочих форм документов, формированием рабочих форм документов с наполнением их типовыми трафаретными текстами, стандартной информацией (51). Перечень документов любой организации создается исходя из функций управления, конкретных направлений деятельности и видов работ. По функции планирование в качестве основных документов выступают планы. Принципиальная модель системы планов библиотеки включает: перспективный план библиотеки, годовой план библиотеки, квартальные планы структурных подразделений, индивидуальные месячные планы сотрудников библиотеки. По функции организация в качестве основных документов выступают графики и технологическая документация. По функции координация в качестве документов выступают только специальные координационные планы. По функции регулирование специальных документов не разрабатывается, а используется графиковая организационно-технологическая документация. По функции учет /отчет/ составляются все виды учетной /отчетной/ документации, соответствующие плановым документам, а также все виды первичной документации бухгалтерского учета. Формы статистической отчетности библиотек утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Министерством культуры и массовых коммуникаций. Основным видом отчетности библиотеки является годовой отчет. Библиотеки составляют отчеты двух видов – статистический и информационный (текстовый). Годовой статистический отчет (форма № 6-нк) составляется на основе данных учета в двух экземплярах – одни остается в библиотеке, а другой представляется учредителю (районному, городскому или окружному органу культуры не позднее 10 января). Местный орган культуры представляет сводные данные органу управления культуры в республике, крае, области и городе федерального значения не позднее 20 января. Орган управления культуры предоставляет сводные данные Министерству культуры России и органу государственной статистики по месту, установленному территориальным органом Госкомстата России в республике, крае, области, городе федерального значения, не позднее 25 февраля. Министерство культуры и массовых коммуникаций предоставляет сведения Госкомстату России по согласованной программе и срокам. Информационный отчет представляет собой всесторонний анализ деятельности библиотеки. Он содержит объективные данные, конкретные примеры и аналитическую информацию. Схема информационного отчета рекомендуется методическими центрами и соответствует структуре годового плана. По функции контроль могут составляться различные графики, карты контроля. Формой контроля соответствия профессиональной подготовки и способности работников выполнять свои служебные обязанности является аттестация (создаются документы оп аттестации) (12, 64, 59).
Для того, чтобы ориентироваться в массиве документов, используемых в организации необходимо обладать специальными знаниями в сфере документационного обеспечения управления, знать классификации документов, системы документации.
В делопроизводстве документы подразделяются:
- по грифу (т.е. документы открытого доступа, ограниченного доступа, конфиденциальные документы);
- по срокам исполнения (срочные, второстепенные, итоговые, периодические);
- по назначению (организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные, информационно-аналитические, регистрационно-контрольные, планирующие, отчетные, документы по персоналу, финансово-бухгалтерские документы, документы материально-технического обеспечения, документы предпринимательской деятельности и др.);
- по объему (большие, средние, малые);
- по первичности происхождения (оригиналы, копии);
- по виду содержащейся информации (текстовые, графические, статистические, комбинированные и пр.);
- по месту обращения (происхождения) (внутренние, внешние; входящие и исходящие);
- по содержанию (простые или посвященные одному вопросу; сложные или посвященные нескольким вопросам) (13).
Документы объединены в системы документации. В Российской Федерации разработаны и внедрены унифицированные системы документации (УСД). Разработчиками УСД выступают Всероссийский научно-исследовательский институт классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) Госстандарта России, Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Росархива, Департамент информатизации Центрального Банка России, Вычислительный центр Госкомстата России, Всероссийский центр производительности Минтруда России, Пенсионный фонд России и др. В 1993 г. был принят и введен в действие Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), являющийся составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации. ОКУД предназначен для регистрации форм документов, упорядочивания информационных потоков, сокращения количества применяемых форм, контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации и т.п. В ОКУД зафиксированы все созданные УСД:
- унифицированная система организационно-распорядительной документации;
- унифицированная система первичной учетной документации;
- унифицированная система банковской документации;
- унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
- унифицированная система отчетно-статистической документации;
- унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
- унифицированная система документации по труду;
- унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;
- унифицированная система внешнеторговой документации (66).
Для документационного обеспечения управления библиотекой сотрудникам библиотеки особенно необходимо знать унифицированную систему организационно-распорядительной документации, унифицированную систему первичной учетной документации, унифицированную систему финансовой, учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации включает в себя различные документы (по ОКУД более 70 документов). Среди них:
- документация по созданию организации (библиотеки) (устав, учредительный договор и др.);
- документация по распорядительной деятельности организации (библиотеки) (приказ, указание и др.);
- документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации (библиотеки) (должностная инструкция, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание и др.);
- документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации (библиотеки) (акт, письмо, справка и др.);
- документация по приему на работу (заявление о приеме на работу и др.);
- документация по переводу на другую работу (приказ о переводе на другую работу и др.);
- документация по увольнению с работы (приказ об увольнении и др.);
- документация по оформлению отпусков (график отпусков и др.);
- документация по оформлению поощрений (приказ о поощрении и др.);
- документация по оформлению дисциплинарных взысканий (объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины и др.) (66).
В 1990 г. был введен ГОСТ 6.38-90 «Унифицированная система документации. Система ОРД». С этого момента для абсолютного большинства организационно-распорядительных документов существуют единые требования к порядку оформления и стилю изложения их содержания. В 1997 г. данный ГОСТ был заменен ГОСТом Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». С 2003 г. взамен его действует ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Соблюдать его должны все учреждения и организации, включая библиотеки.
Кроме УСД существуют специфические (специализированные, отраслевые, ведомственные) системы документации, которые включают в себя перечень документов, принятых в определенной отрасли или сфере деятельности. За разработку и внедрение специализированных форм документов в библиотечной среде отвечают, по согласованию с Госкомстатом, крупнейшие библиотеки (Российская государственная библиотека, Российская национальная библиотека), федеральные и региональные органы исполнительной власти (Министерство культуры и массовых коммуникаций) и сами библиотечные учреждения.
Формы первичных учетных документов регламентированы ГОСТ 7.35 -81 «Библиотечная документация. Первичные учетные документы. Требования к оформлению бланков». Все структурные подразделения библиотеки в соответствии с направлениями своей работы ведут первичный учет согласно перечню показателей работы, подлежащих обязательному учету. Данные первичного учета периодически суммируются в заданных интервалах (месяц, квартал, год) (54).
Специализированные формы библиотечных документов привязаны к конкретным видам работ и специфическим функциям. Например, формой суммарного учета является «Книга суммарного учета библиотечного фонда» (журнал, листы) в традиционном или машиночитаемом виде. Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или аудиовизуального документа). Процессы организации и управления каталогами отражаются в положениях о каталогах, паспортах каталогов, инструкциях, правилах каталогизации, должностных инструкциях, нормативах, планах. Ведется также журнал учета библиографических запросов, выданных библиографических, фактографических справок и др.
К специализированным формам документов в библиотеке также относятся:
-читательские формуляры;
-читательские билеты;
-бланки требований;
-бланки заказов по МБА и др.
В настоящее время публичная библиотека интенсивно занимается социально-культурными, образовательными, информационными, маркетинговыми и PR , проектными и прочими направлениями деятельности. Информация, появляющаяся в процессе работы отражается и фиксируется в различных документах, многие из которых заимствованы и адаптированы под нужды библиотеки. Эти документы также можно признать специфическими, связанными с основной деятельностью. К ним относятся:
-пресс-релизы;
-проекты;
-заявки на грант;
-социально-творческие заказы;
-отчеты по грантам и социально-творческим заказам;
-программы курсов, мероприятий;
-методические письма и инструктивно-методические материалы;
-печатная рекламная продукция библиотеки (листовки, проспекты);
-различные анкеты
-бизнес-планы и т.п.
В настоящее время не возможно однозначно и полно установить все виды документов (пакет документов), относящихся к основной деятельности публичной библиотеки, так как изменение ее содержания неизменно сказывается на пакете документов.
Знание видов документов, унифицированных и специфических систем документации, состава и расположения реквизитов является сегодня одним из главных требований, предъявляемых к современному библиотечному специалисту.
В настоящее время, в связи с развитием новых технологий значительная часть информации, используемая в деятельности библиотеки, функционирует в электронной среде. С 1990-х гг. российские библиотеки ведут планомерное развитие информационного обеспечения своей деятельности. Создание информационной подсистемы библиотеки подразумевает определенный уровень компьютеризации и автоматизации. Компьютеризация библиотек ведется по следующим основным направлениям:
-создание автоматизированных рабочих мест (АРМ), т.е. комплексов средств, реализованных на базе профессиональной ПЭВМ для решения задач в определенной предметной области;
-техническое обеспечение АРМ;
-программное обеспечение АРМ;
-компьютерные сети и управление (1, 14).
Техническое обеспечение представляет оснащение ПЭВМ необходимыми периферийными устройствами и средствами коммуникации (принтеры, сканеры, модемы и др.). На сегодняшний день имеется достаточно развитый и наполненный рынок различной компьютерной техники. Ее выбор и покупка для АРМ библиотечного персонала определяется финансовыми возможностями библиотеки и функциональным назначением АРМ.
Программное обеспечение (ПО) – это совокупность программ, установленных на компьютер и предназначенных для обеспечения его функционирования и выполнения задач пользователя. Условно программное обеспечение делится на три группы:
-системное программное обеспечение (предназначено для обеспечения работы самого компьютера и подключенных к нему устройств; создания необходимой операционной среды для выполнения всех программ; организации и поддержки взаимодействия компьютеров, объединенных в сеть и т.д. В состав системного ПО входят операционные системы и сервисные программы. К последним можно отнести программы диагностики и профилактики аппаратных средств, программы для защиты от вирусов и обеспечения безопасности при работе в Интернете, программы для просмотра файлов разных форматов, программы-архиваторы и т.п.);
-инструментальные средства – это ПО, предназначенные для создания других программ (языки программирования, компиляторы, инструментальные среды разработки), а также программы, которые можно считать средствами производства: программы для автоматизированного проектирования, 3 D -моделирование и т.д.);
-прикладные программы – программы, предназначенные для выполнения задач пользователя. К ним относятся офисные программы (текстовые процессоры, программы для создания электронных таблиц, презентаций), программы для работы с графикой, настольные издательские системы, персональные СУБД, программы для работы в Интернете (браузеры, почтовые клиенты, утилиты и др.); программы для разработки для разработки веб-сайтов и др. Кроме перечисленных универсальных программ в группу прикладных программ следует добавить прикладные программы: переводчики, программы распознавания текста, программы для решения задач бухгалтерии и учета, справочно-правовые системы и др. (22).
Публичные библиотеки используют:
-СУБД (совокупность программных и языковых средств для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями). Наиболее известные СУБД – Microsoft SQL Server, Oracle, Clipper, MS Access и др .;
- интегрированные пакеты Microsoft Office (Word, Exsel, PowerPoint, Access, Outlook);
-Автоматизированные библиотечно-информационные системы (АБИС), т.е. библиотечные программы, используемые в библиотеках при автоматизации традиционных библиотечно-информационных процессов. Это МАРК/НПО «Информсистема», ИРБИС/ГПНТБ, ALEPH / ExLibris и др. (1, 2, 21).
Основным источником информации для АРМ являются базы данных (БД). БД – это совокупность данных, организованных по определенным правилам, которые предусматривают общие принципы описания, хранения и манипулирования. БД состоит из одной или нескольких частей, именуемых файлами, представляющих собой своего рода тематические подбазы данных. Разработка БД, используемой в библиотеке – это симбиоз усилий специалиста по БД и библиотечного специалиста. Первый отвечает за организацию БД в рамках определенного СУБД. Второй определяет наполнение БД в целом, ее отдельных файлов, записей.
Современная технология управления на базе ПЭВМ немыслима без обеспечения возможности оперативного доступа к централизованным банкам данным и к обмену информацией между участниками. Такая возможность появилась с созданием компьютерных сетей и использованием возможностей Интернет (электронная почта, организация телеконференций и др.).
Создание информационной и документационной подсистем библиотеки – одно из ключевых в процессе обеспечения ее деятельности. Огромную роль здесь играют позиция администрации, ее внимание к данной проблеме, финансирование работ, компетентность и профессионализм персонала, ответственного за разработку и внедрение.
1.3 Законодательная и нормативно-методическая регламентация информационного и документационного обеспечения деятельности публичных библиотек
Современная публичная библиотека организует свою деятельность по многим направлениям, нуждающимся в законодательном и нормативно-методическом регулировании.
На современном этапе регламентация документирования, технология организации информационного и документационного обеспечения управления публичных библиотек ведется по трем направлениям:
-законодательное регулирование;
-стандартизация;
-разработка нормативных и нормативно-методических документов.
Правовое обеспечение деятельности библиотеки – важнейшее условие функционирования библиотеки, означающее легализацию ее деятельности. Законодательно деятельность библиотеки опирается на комплекс различных юридических актов (гражданских, трудовых, хозяйственных и т.п.). Правовое обеспечение включает соблюдение, исполнение и применение норм действующего законодательства, разработку и утверждение собственных нормативных актов, дополнение их, внесение изменений, отмену устаревших и разработку новых норм, юридическую ответственность за нарушения закона.
Законодательное регулирование деятельности библиотек в России берет свое начало во второй половине XIX в. и связано с либерализацией Устава о цензуре и печати (Ст. 175-176, 179, ст. 157-158). Вплоть до 1917 г. эти статьи расценивались чиновниками и общественностью в качестве основных законодательных актов для библиотек. Но национальное библиотечное законодательство в полном объеме не было создано (68).
В советский период государство использовало как правовые, так и надправовые формы максимально полной регламентации организации и содержания деятельности библиотек. При отсутствии специального закона в советский период деятельность библиотеки регламентировалась огромным количеством различных актов, принимаемыми государственными и партийными органами (68).
ГПТНБ им. Салтыкова-Щедрина вела банк данных нормативно-правовой документации, имеющей непосредственное отношение к библиотекам. По состоянию на 1992 г. он включал:
-Постановления ЦК КПСС, Постановления Правительства СССР, РСФСР;
-Указы Президиума СССР;
-Постановления съездов народных депутатов;
-Приказы и циркуляры Министерства культуры СССР, РСФСР, РФ;
-документы других министерств и ведомств, Госкомтруда, ВЦСПС, отраслевых профсоюзов о библиотечном деле;
-типовые уставы библиотек, инструкции, положения, типовые правила. Нормативы, утвержденные Министерством культуры СССР, РСФСР, РФ.
В начале 1990-х гг. в стране активно обсуждается и начинает реально осуществляться правовая реформа. Она также затрагивает сферу культуры и библиотечное дело. В настоящее время отечественное библиотечное законодательство федерального уровня представлено двумя законами – «О библиотечном деле» (1994 г.) и «Об обязательном экземпляре документов» (1994 г.) (3). В 1990-гг. в отдельных субъектах РФ началось принятие постановлений, законов о развитие библиотечного дела (Нижегородская область, Московская область, Республика Саха, Воронежская область). В Самарской области библиотечное законодательство на настоящий момент отсутствует.
Для любой библиотеки основными правовыми документами являются ее Устав, а также отдельные организационно-распорядительные документы (коллективный трудовой договор, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции).
В своей деятельности библиотека также Конституцию Российской Федерации (1993 г.), Закон РФ «Основы законодательства Российской Федерации о культуре» (1992 г.), различные положения, постановления Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ. Основу гражданского законодательного регулирования деятельности различных организаций и предприятий, в том числе и библиотек, составляет Гражданский кодекс РФ . Регулируя гражданские правоотношения, он устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений. Наряду с Гражданским кодексом РФ отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами. Действует также Кодекс РФ об административных правонарушениях. Он устанавливает административную ответственность за правонарушения в области связи и информации. Например, нарушения правил защиты информации, разглашения информации с ограниченным доступом, нарушение правил распространения обязательных сообщений, нарушения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и пр.
Закон РФ «О стандартизации» от 10 июня 1993 г. № 5154-1 устанавливает правовые стандарты в РФ, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений. Закон «О стандартизации» возложил на Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) формирование и реализацию государственной политики в области стандартизации, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением обязательных требований государственных стандартов (40).
Базовым законом информационного законодательства является закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ, который содержит определения ключевых понятий в области создания документов. Данный закон устанавливает, что информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается также правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и массивы документов; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации. Развитие отдельных положений Закона зафиксировано в указах Президента РФ «Об основах государственной политики в сфере информатизации» от 20 января 1994 г., «Об улучшении информационного обеспечения населения РФ» от 12 января 1996 г. (40)
Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» от 4 июля 1996 г. № 85-ФЗ направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, на защиту интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене. Закон устанавливает право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, ограничения при осуществлении международного информационного обмена (ограничения на вывоз), использование средств международного информационного обмена (защита конфиденциальной информации), пополнение государственных информационных ресурсов Российской Федерации путем международного информационного обмена, доступ к средствам международного информационного обмена и иностранным продуктам и другие вопросы.
Важным правовым актом является постановление Совета Министров – Правительства РФ от 3 марта 1993 г. «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» и др.
Законом РФ от 10 января 2002 года «Об электронной цифровой подписи» создана правовая основа для использования электронных документов и электронных цифровых подписей в различных сферах деятельности. Целью этого Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
Также сотрудники публичных библиотек должны соблюдать закон «Об авторском праве и смежных правах» (1993 г.), закон «О лизинге» (1998 г.), закон «О рекламе» (1995 г.), закон «О благотворительной деятельности» (1995 г.), ФЗ «О некоммерческих организация» (1996 г.) (14, 64).
Наиболее полно различные правовые акты, касающиеся деятельности библиотек представлены в сборниках «Библиотека и закон». Так, можно указать Положение об организации продажи неиспользуемых книг и других произведений печати их фондов библиотек Министерства культуры РФ, Постановление Министерства труда РФ Об утверждении рекомендаций по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме и примерной форме трудового договора (контракта), Инструкцию об учете и сохранности библиотечного фонда в ЦБС, Инструкцию к заполнению формы статистического наблюдения об общедоступной (публичной) библиотеке (форма № 6-нк) и многие другие (1).
Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документов составляют нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые министерствами, государственными комитетами, федеральными комиссиями и другими федеральными органами исполнительной власти Росархивом, Минфином России, Минтруда России, Минюстом России, Министерством культуры и массовых коммуникаций и др.
Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации – иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов. Для сотрудников библиотеки необходимо знать и применять стандарты по библиотечному, издательскому делу и информационным технологиям (53, 54). К ним относятся:
-ГОСТ 7.0-99. Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определение;
-ГОСТ 7.20-2000. Библиотечная статистика;
-ГОСТ 7.32-2001. Отчет о научно-исследовательской деятельности. Структура и правила оформления;
-ГОСТ 7.51-98. Карточка для каталогов и картотек. Каталогизация в издании. Состав, структура данных и издательское оформление;
-ГОСТ 7.70-96. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик;
-ГОСТ 7.78-99. Издания. Вспомогательные указатели;
-ГОСТ 7.1-2003. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления;
-ГОСТ 83-2001. Электронные издания. Основные виды и выходные данные;
ГОСТ 7.20-80. Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации;
-ГОСТ 7.35-81. Библиотечная документация. Первичные учетные документы. Требования к оформлению бланков;
-ГОСТ 34.201-89. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем;
-ГОСТ 34.601-90. Автоматизированные системы. Стадии создания;
-ГОСТ 34.602-89. Техническое задание на создание автоматизированной системы и многие другие.
Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:
-ГОСТ 6.01-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;
-ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
-ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.
-ГОСТ 6.10-5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;
-ГОСТ Р. 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
-ГОСТ Р. 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (12);
Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления – ГСДОУ. Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти, утвержденной приказом Росархива от 27 ноября 2000 г., регистрационный № 68 и зарегистрированной в Минюсте РФ 26 декабря 2000 г., регистрационный номер № 2508.
Существуют также нормативные документы по труду и охране труда. Например, Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления (ЦБНТ Минтруда РФ, 1995), Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций (ВНИИДАД, 1992), Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (ЦБНТ Минтруда РФ, 1993), Типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов (ЦБНТ Госкомтруд, 1990).
Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Среди них, Общероссийский классификатор управленческой информации (ОКУД), Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ) и др. ОКУД предназначен для регистрации форм документов, упорядочивания информационных потоков, сокращения количества применяемых форм, контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации и т.п. В ОКУД зафиксированы все созданные унифицированные системы документации (УСД).
Разработчиками УСД выступают Всероссийский научно-исследовательский институт классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) Госстандарта России, Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Росархива, Департамент информатизации Центрального Банка России, Вычислительный центр Госкомстата России, Всероссийский центр производительности Минтруда России, Пенсионный фонд России и др. (66).
Публичная библиотека как государственное и бюджетное учреждение должна соблюдать требования по организационно-распорядительной УСД, финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской УСД бюджетных учреждений и организаций, отчетно-статистической УСД.
Кроме УСД существуют специфические (специализированные, отраслевые, ведомственные) системы документации, которые включают в себя перечень документов, принятых в определенной отрасли или сфере деятельности. За разработку и внедрение специализированных форм документов отвечают разные ведомства, министерства и другие официальные структуры. Согласно постановлению Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах» федеральные органы исполнительной власти по согласованию с Госкомстатом России на базе унифицированных форм первичной учетной документации имеют право разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учетных документов в организациях, находящихся в сфере их деятельности. Публичная библиотека (статуса областной научной) в вопросах разработки и применения специфической документации должна полагаться на рекомендации и разработки Российской государственной библиотеки, Российской национальной библиотеки. Сотрудники региональных публичных библиотек должны периодически проходить стажировки в указанных библиотеках и повышать свой уровень знаний по проблемам документационного и информационного обеспечения управления библиотекой.
Сложности с правовым, документационным и информационным обеспечением управления публичной библиотеки требует от ее сотрудников постоянного ознакомления с изменениями в этой сфере.
Выводы
Изучение документационного и информационного обеспечения деятельности публичных библиотек в России – одна из актуальных и насущных проблем. Совершенствование законодательной и нормативно-методической базы делопроизводства в библиотеках должно содействовать улучшению качества работы специализированных служб (служб ДОУ), повышению квалификации сотрудников, сокращению документооборота, предотвращение практики волокиты и бюрократизации процессов документирования и т.п. В настоящее время особое значение необходимо уделять проблеме информационного обеспечения деятельности публичных библиотек.
Глава II . Развитие и совершенствование информационного и документационного обеспечения деятельности региональных публичных библиотек (на примере Самарской областной универсальной научной библиотеки)
2.1 Краткая характеристика Самарской областной универсальной научной библиотеки
В 1860 г. была открыта Самарская общественная (публичная) библиотека, будущая Самарская областная универсальная научная библиотека (СОУНБ). С 1882 г. по 1918 г. она носила имя Самарской Александровской публичной библиотеки. Практически весь советский период библиотеки называлась Куйбышевской областной библиотекой (15). С 1991 г. ей было присвоено имя Самарской областной универсальной научной библиотеки. В настоящее время Самарская областная библиотека является общедоступной научной библиотекой универсального профиля, центральным хранилищем краеведческой, отечественной и иностранной литературы Самарской области; универсальным областным центром МБА. Она выполняет функции межобластного депозитария универсального профиля для зоны Поволжья (1975 г.), научно-методического центра для массовых библиотек Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, регионального центра отраслевой информации по проблемам культуры и искусства, образованию и филологии (46).
В настоящее время фонд библиотеки составляет более 4 млн. ед. хр., в штате работает 143 библиотечных работника (83,6 % из них имеют высшее образование). Ежегодно библиотека обслуживает более 55 тыс. читателей, осуществляет около 2 млн. книговыдач, проводит более 500 различных массовых мероприятий. Крупными партнерами СОУНБ являются Институт «Открытое общество» (Фонд Сороса), американская некоммерческая организация « Project Harmony » и др. Наиболее значимые грантовые проекты СОУНБ: программа «Английский язык для библиотекарей», «Программа развития Интернет в Самарской области», «Библиотечные ресурсы Самары – в Интернет» и др.
Структура СОУНБ включает в себя:
- административный отдел
директор
заместитель по библиотечной работе
заместитель по хозяйственной работе
заместитель директора по фондам
главный инженер
главный бухгалтер
начальник отдела кадров
- информационно-библиографический отдел
сектор краеведческой библиографии
сектор информации по культуре, искусству, образованию и филологии
центр правовой и научно-технической информации
- отдел читальных залов
зал выдачи литературы
зал периодических изданий
сектор массовой работы с читателями
выставочный зал
центр доступа к Интернет
- отдел основного книгохранения
зал электронных каталогов
зал каталогов
- отдел депозитарного хранения
сектор обменного фонда
-отдел развития и инноваций
- межбиблиотечный абонемент
- отдел редких книг
- отдел искусств
- отдел комплектования книжного фонда
- отдел обработки литературы и каталогизации
- редакционно-издательский отдел
- центр формирования информационной культуры
- центр информатизации библиотечной отрасли
- отдел литературы на иностранных языках
абонемент
читальный зал
читальный зал американской литературы ( American Center in Samara ) (46).
Деятельность СОУНБ организована по следующим основным направлениям:
-комплектование, развитие и сохранение фондов;
-развитие внешней и внутренней кооперации;
-финансово-хозяйственная деятельность;
-управление персоналом;
-социальная и просветительная деятельность;
-маркетинг и PR ;
-проектная деятельность;
-методическое сопровождение деятельности;
-исследовательская и поисковая деятельность;
-информационно-библиографическая работа;
-информатизация.
За последний период в управлении библиотекой произошли существенные изменения, в библиотеке дважды происходила смена директора, была смена заместителей. В 2005 г. в период директорства Кузьмишиной Т. М. был проведен ремонт библиотеки, установлена система электронных пропусков для сотрудников. В настоящее время СОУНБ возглавляет Колоколова Татьяна Анатольевна, заместителем по библиотечной работе является Никулина Наталья Николаевна, заместителем по хозяйственной работе – Темников Михаил Леонтьевич, заместителем директора по фондам – Матенкова Галина Николаевна. Проблемы организационно-управленческого характера, низкое материальное стимулирование рядовых сотрудников привели к уходу из библиотеки ряда сотрудников, негативно сказались на деятельности многих отделов. В том числе, в библиотеке сменилось несколько секретарей.
Организационно-управленческие проблемы библиотеки сказываются на всех подсистемах обеспечения ее деятельности, включая информационное и документационное обеспечение.
2.2 Информационная подсистема СОУНБ
В 1993/94 гг. в СОУНБ был создан сектор автоматизации, на который было возложено решение проблем автоматизации и компьютеризации библиотеки. Консультационную помощь сотрудникам СОУНБ оказывали преподаватели Самарской государственной академии культуры и искусств: Л.Л. Мотова, В.Н. Стрельников, Л.Н. Голенок. Была приобретена необходимая техника (компьютеры, периферия, технические средства), базы данных (в числе первых, БД «Право», «Консультант плюс», «Российский генеральный регистр», БД Российской книжной палаты и др.) (21). В отделе комплектования были освоены АРМы «Подписка», «Комплектование». Началось создание электронного каталога. Информационно-библиографический отдел в автоматизированном режиме осуществлял текущую аналитическую роспись периодических изданий на предмет отбора краеведческой информации, одновременно накапливая БД для издания текущего БУ «ЛОРК» («Литература о родном крае», для его подготовки была приобретена специализированная автоматизированная система «Указатель» НПП «Информасистема») и краеведческого электронного каталога (СКата). В отделах, создающих электронные каталоги, параллельно с вводом информации создавались словари ключевых слов, продолжалась разработка технологической документации, рабочих инструкций («Инструкция по ключевым словам в АИБС «МАРК», «Инструкция по работе с БД Российской книжной палаты»»). Началось внедрение АИБС «МАРК» (в настоящее время используются версии 4.5 и 4.6). Сотрудники Отдела редких книг стали применять новые технологии в описании коллекций редких изданий. Научно-методический отдел с 1994 г. освоил ПС «Статистика».
Все отделы, участвующие в компьютеризации освоили текстовые редакторы «Мульти-эдит», «Лексикон», в настоящее время « Word », а также пакет Microsoft Office (1998, 2000, XP ). С 1999 г. СОУНБ подключена к сети Интернет, в библиотеке создана также локальная компьютерная сеть.
В настоящее время в Самарской областной универсальной научной библиотеке имеются следующие базы данных (представлены в таблице 1) (46).
Таблица 1-Электронные базы данных СОУНБ
| Отдел | Название БД | Тип БД | Тематика | Кол-во записей | Ретроспектива | |
| 1 | Отдел обработки литературы и каталогизации | Электронный каталог книг |
Библиографическая | Все области знания, отрасли народного хозяйства (ББК) | более 218 тыс. | с 1992 г. включительно, 1985-1991 гг. частично |
| 2 | Отдел обработки литературы и каталогизации | Электронные ресурсы | Библиографическая | Электронные ресурсы (CD-ROM, DVD-ROM), имеющихся в фонде СамОУНБ | более 540 записей | с 1993 г. |
| 3 | Информационно- библиографический отдел | Самарский каталог (СКат) | Библиографическая | документы краеведческого содержания по всем отраслям знания и практической деятельности (Рубрикатор, разработанный Сектором краеведческой библиографии ИБО) | более 39 тыс. | с IV кв. 1993 г. |
| 4 | Информационно- библиографический отдел | Каталог неопубликованных документов | Библиографическая | отражает неопубликованные документы по вопросам культуры, искусства, образования, филологии и смежным отраслям, подготовленные учреждениями культуры (Рубрикатор разработан СНИКИОФ ИБО) | более 941 | с 1995 г. |
| 5 | Информационно- библиографический отдел | Правовые акты Российской Федерации | Библиографическая | Содержит законодательные акты РФ | Более 412 | С 1998 г. |
| 6 | Информационно- библиографический отдел | Периодическая печать Самарского края | Библиографическая | Сведения о периодических изданиях | Более 1700 | С 1852 - 1985 гг. |
| 7 | Патентно- технический отдел | SP95 - Спецвиды 95 | Библиографическая | Техническая | более 1439 | с 1995 г. |
| 8 | Отдел литературы на иностранных языках | Литература на иностранных языках (BINO) | Библиографическая | Все области знания | более 2 тыс. | с 1925 г. |
| 9 | Отдел искусств | Электронный каталог аудиовизуальных материалов | Библиографическая | Информация о наличии лазерных дисков | около 3600 записей | с 1997 г. |
| 10 | Отдел искусств | Электронный каталог нот | Библиографическая | Ноты | около 1700 записей | с 1997 г. |
В каждом отделе СОУНБ используется свое программное обеспечение. Например, в Центре правовой и патентно-технической информации имеются электронные справочно-правовые системы:
-«Консультант плюс»;
-«Гарант»;
-«Эталон»;
-«Банк правовых актов».
Создана и ведется база данных «Читатели Центра правовой информации» ( Exsel ) (см. Приложение 1 ).
Бухгалтерия СОУНБ использует специальную программу «1С Бухгалтерия». Администрация использует пакет Microsoft Office . В отделе кадров ведется БД «Сотрудники».
Информационное обеспечение СОУНБ находится на стадии совершенствования, из последних планов руководства перейти на MARC SQL .
2.3 Подготовка документов, отражающих организационно-управленческую и специфическую деятельность СОУНБ.
Современная мировая библиотечная практика документационного обеспечения управления оперирует достаточно устойчивой системой документов, которые можно рассматривать как максимально и минимально допустимые по номенклатуре. Выход за пределы максимально допустимого перечня документов, используемых в ДОУ конкретной библиотеки может привести к «бумаготворчеству».
В настоящее время в деятельности Самарской областной универсальной научной библиотеке применяются следующие основные системы документации:
-организационно-распорядительная УСД ;
-первичная учетная документация;
-бухгалтерская документация
-кадровая документация;
-технологическая документация.
По функциям управления ведется также:
-плановая документация;
-учетно-отчетная документация;
-справочно-информационная и справочно-аналитическая документация;
Отдельного изучения требует специфическая документация библиотеки, связанная с организацией и ведением основной деятельности. Документы, входящие в указанные системы документации представлены в Приложениях.
Организационно-распорядительная документация представлена:
- документацией по созданию организации (библиотеки) (устав, учредительный договор и др.)
- документацией по распорядительной деятельности организации (библиотеки) (приказ, указание и др.);
- документацией по организационно-нормативному регулированию деятельности организации (библиотеки) (должностная инструкция, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание и др.);
- документацией по оперативно-информационному регулированию деятельности организации (библиотеки) (акт, письмо, справка и др.);
- документацией по приему на работу (заявление о приеме на работу и др.);
- документацией по переводу на другую работу (приказ о переводе на другую работу и др.);
- документацией по увольнению с работы (приказ об увольнении и др.);
- документацией по оформлению отпусков (график отпусков и др.);
- документацией по оформлению поощрений (приказ о поощрении и др.)
- документацией по оформлению дисциплинарных взысканий (объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины и др.).
Часть организационно-распорядительной документации, связанная с функционированием организации в правовом поле называют организационно-правовой – это устав, положения о структурных подразделениях, регламенты работы персонала, штатной расписание, учредительный /или коллективный договор.
Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права библиотеки. В настоящее время устав Самарской областной универсальной научной библиотеки находится на редакции и не был предоставлен для анализа. Типовой устав публичной библиотеки включает в себя разделы:
1.Общие положения (отдельными пунктами прописывается полное наименование библиотеки, учредитель библиотеки, место нахождения библиотеки, сведения о том, что библиотека – некоммерческая организация, юридическое лицо и т.п.);
2.Цели, функции и виды деятельности библиотеки;
3.Имущество и финансовые средства библиотеки;
4.Порядок управления деятельностью библиотеки;
5. Учет, отчетность, контроль;
6.Воинская обязанность и гражданская оборона;
7. Порядок реорганизации и ликвидации
8.Внесение изменений и дополнений в устав.
В СОУНБ существует такой документ как Коллективный договор администрации и трудового коллектива Самарской областной универсальной научной библиотеки (в Приложении 2 представлен его вариант за 2002-2003 гг.). Коллективный трудовой договор – это правовой акт, регулирующий трудовые, социально-экономические, профессиональные отношения между работодателем в лице директора библиотеки и работниками, представленными профсоюзным комитетом (ПК). Он разрабатывается в соответствии с Законом Российской Федерации «О коллективных договорах и соглашениях» от 11 марта 1992 г. № 2490-1, с изменениями от 24 ноября 1995 г. Главное назначение коллективного договора – защита интересов работников, решение проблем условий и охраны труда, предоставление различных социальных льгот. Положения договора не должны противоречить действующему законодательству, он должен закреплять отношения конструктивного сотрудничества между договаривающимися сторонами, отражать реальность выполнения принятых обязательств в конкретной библиотеке.
Коллективный договор СОУНБ имеет титульный лист (где должны быть проставлены подписи директора СОУНБ и председателя ПК СОУНБ). Договор содержит разделы:
Общие положения (отсутствие нумерации в разделе следует признать неверным);
1. Производственно-экономическая деятельность библиотеки;
2.Обеспечение занятости сотрудников и социальные гарантии;
3. Заработная плата;
4.Рабочее время и время отдыха;
5. Улучшение условий и охрана труда;
6. Охрана здоровья и социальное страхование;
7. Социальные гарантии и льготы;
8. Порядок внесения изменений в коллективный договор. Контроль за выполнением договорных обязательств.
К коллективному договору также приложено Соглашение по улучшению условий и охране труда Самарской областной универсальной научной библиотеки на 2002-2003 гг.
Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностной и размер оплаты труда (в государственных библиотеках – с указанием разряда по Единой тарифной сетке). Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26 (Форма Т-3 в Альбоме первичной учетной документации). В штатном расписании фиксируются сведения:
-структурное подразделение (наименования и код);
-профессия (должность);
-количество штатных единиц;
-оклад ( ЕТС);
- надбавки;
-месячный фонд заработной платы;
- примечания.
Штатное расписание СОУНБ не представлено в Приложении.
Положение о структурном подразделении – правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений. Положения о подразделениях оформляются на общем бланке организации, утверждаются руководителем организации, подписываются руководителем подразделения. Обязательными реквизитами положения о структурных подразделениях являются: наименование организации, гриф утверждения, место издания, наименование вида документа с заголовком к тексту, текст, подпись, визы.
Текст положения о структурном подразделении состоит из разделов:
1.Общие положения;
2.Основные задачи;
3.Функции;
4.Права и обязанности;
5.Отвественность;
6.Взаимоотношения.
В Приложении 3 представлено Положение о Центре правовой информации. Положение включает разделы:
1.Обшие положения;
2.Основные задачи;
3.Содержание работы;
4.Струткура ЦПИ. Организация работы.
В Положении отсутствуют разделы «Права и обязанности» и «Взаимоотношения». Предложен краткий вариант Положения о структурном подразделении, фиксирующий основные организационные моменты.
В связи с реорганизацией Центра правовой информации и Патентно-технического отдела в Центр правовой и патентно-технической информации необходимо создавать новое положение о структурном подразделении, учитывая что новая структура фактически состоит из двух самостоятельных подразделений (по правилам на каждое подразделение разрабатываются самостоятельные положения). Рекомендуем переработать новое Положение о структурном подразделении с учетом принятых правил.
Должностная инструкция – правой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении. Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа и заголовок к тексту, место составления, подпись. После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.
Текст должностной инструкции состоит из разделов:
1.Общие положения;
2.Должностные обязанности;
3.Права;
4.Ответсвенность;
5.Взаимоотношения.
В Приложениях 4 и 5 предложены Должностные инструкции сотрудников Центра правовой информации.
Они также написаны в кратком варианте и включают разделы:
1.Общие положения
2.Должностные обязанности
3.Права
4.Ответственность.
Отсутствует раздел 5, не указано место составления.
Директор библиотеки издает следующие виды распорядительных документов:
-приказ;
-распоряжение;
-указание.
Приказ – правовой акт, издаваемы единолично руководителем организации в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности. Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу. Проекты приказов по основной деятельности по поручению руководителя организации разрабатываются руководителями структурных подразделений с привлечением ведущих специалистов или в инициативном порядке согласовываются с руководством организации.
Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен отвечать на вопрос «о чем?». Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки с абзаца.
При составлении приказа необходимо:
-увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
-излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;
-намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
-обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований ведомств, предприятий, организаций, должностей;
-указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;
-соблюдать сроки подготовки проектов приказов, установленный руководством организации;
-указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу.
При большом объеме текста в проекте приказа излагаются лишь основные вопросы, остальной текст – в приложениях к приказу.
Основные реквизиты приказа: наименование организации, вид документа (приказ), дата, номер приказа, место составления, заголовок, текст (констатирующая и распорядительная части), подпись.
Анализ приказа № 170 СОУНБ (см. Приложение 6 ) показывает, что есть определенные нарушения при его составлении. Номер приказа располагается рядом с видом документа (приказ № 170), отсутствует заголовок приказа (обязательный реквизит), не указано место составления (г. Самара). Претензий к тексту приказа нет – он точен и понятен.
Распоряжение – это правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, действующим единолично. Правом издавать распоряжения могут наделяться заместители руководителя учреждения по вопросам их компетенции, руководители структурных подразделений, главные специалисты (главный бухгалтер и др.). В Приложении не представлено образцов распоряжений по СОУНБ.
В состав первичных учетных документов согласно ГОСТ 7.35-81 «Библиотечная документация. Первичные учетные документы. Требования к оформлению бланков» (54) входят:
-инвентарная книга;
-лист актового учета библиотечного фонда;
-карточка учета библиотечного фонда;
-карточка учета журнала;
-карточка учета газеты;
-карточка регистрации читателя;
-карточка регистрации абонента межбиблиотечного абонемента (МБА);
-карточка регистрации абонемента заочного библиотечного абонемента;
-формуляр читателя;
-книжный формуляр;
-листок читательского требования;
-контрольный листок.
ГОСТ устанавливает размеры данных документов, количество страниц, число строк, тип бумаги и т.п.
Инвентарная книга предназначена для индивидуального учета произведений печати и других документов, поступивших в фонд библиотеки или выбывших из него, а также для контроля за их сохранностью.
Лист актового учета библиотечного фонда предназначен для индивидуального учета произведений печати и других документов, поступивших в фонд библиотеки или выбывших из него, а также для контроля за сохранностью фонда и служит сопроводительным документом при их передаче из одного структурного подразделения в другое.
Карточка учета библиотечного фонда предназначена для индивидуального учета произведений печати и других документов, поступивших в фонд библиотеки или выбывших из него, а также для контроля за их сохранностью.
Карточка учета журнала предназначена для учета номеров журнала, контроля за их поступлением и сохранностью.
Карточка учета газеты предназначена для учета номеров газеты, контроля за их поступлением и сохранностью.
Карточка регистрации читателя предназначена для учета читателя библиотеки и анализа сведений о нем.
Карточка регистрации абонента МБА и карточка регистрации абонента заочного библиотечного абонемента предназначены для учета абонентов и анализа сведений о них.
Формуляр читателя предназначен для учета читателя библиотеки, контроля и учета выданных ему и возвращенных им произведения печати и других документов и анализа чтения.
Листок читательского требования предназначен для поиска и выдача произведения печати и другого документа, учета и анализа запросов и отказов.
Контрольный листок предназначен для учета посещений читателем подразделений библиотеки, контроля за выданным и возращенным произведениями печати и другими документами.
В приложениях 7 и 8 представлены формуляр читателя и листок читательских требований . В СОУНБ используется стандартный формуляр, рекомендованный ГОСТ. В формуляре должны отражаться данные о ФИО читателя, годе рождения, национальности, образовании, профессии, учебном заведении (для учащихся), домашнем адресе читателя, телефоне, паспорте, времени записи в библиотеку. Формуляр включает фразу «Правила библиотеки знаю и обязуюсь выполнять». Формуляр подписывается читателем.
Листок читательского требования включает данные:
-ФИО читателя;
-даты заказа/обращения;
-номер читательского билета
-инвентарный номер, шифр заказываемого документа;
-автор документа;
-заглавие документа;
-год издания документа;
-место издания документа;
-№№ журнал
-подпись читателя
-причина отказа
Особенность требования заключается в том, что сведения дублируются.
Перечисленные первичные учетные формы являются главной специфической документацией библиотекой. Ведение их в соответствии с ГОСТ обязательно.
Кадровая документация включает:
- штатное расписание;
- положение о персонале библиотеки;
- трудовой договор;
- приказ /распоряжение/ о приеме, переводе, прекращении трудового договора;
- книга учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- личная карточка;
- командировочное удостоверение;
- анкета;
- справка с места работы;
- заявление о приеме на работу;
- доверенность на получение материальных ценностей и др.
В Приложении 9, 10, 11 из кадровых документов представлены образцы личной карточки работника, командировочного удостоверения, трудового договора.
Унифицированная форма № Т-2 Личной карточки работника утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Она включает в себя обширный перечень сведений и является формой первичного кадрового учета.
В Личной карточке работника фиксируются сведения:
-общего характера (дата составления, табельный номер, идентификационный номер налогоплательщика, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, алфавит, характер работы, вид работы (основная, по совместительству), пол);
-персонального характера (ФИО, дата рождения, место рождения, гражданство, знание иностранного языка, образование, послевузовское профессиональное образование, профессия, стаж работы, состояние в браке, состав семьи, паспорт, адрес места жительства, дата регистрации по месту жительства, сведения о воинском учете, приме на работу и перевод на другую работу, аттестация, повышение квалификации, профессиональная переподготовка, награды, отпуск, социальные льготы, дополнительные сведения, основания прекращения трудового договора и др.).
В настоящее время в СОУНБ начала использоваться форма Т-2.
Унифицированная форма № Т-10 Командировочного удостоверения была утверждена постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 г. № 1. В настоящее время также вводится в СОУНБ.
В командировочное удостоверение последовательно заносятся данные: наименование организации, номер документа, дата составления, табельный номер, ФИО работника, структурное подразделение, должность, место назначение, цель командировки, срок командировки, документ, подтверждающий личность командируемого, отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытия из них и прибытии в место постоянной работы.
Трудовой договор – это юридически оформленное письменное соглашение сторон (как правило, именуемых соответственно «работодатель» и «работник») о добровольном принятии на себя конкретных обязанностей, констатирующем готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого периода времени на вполне определенных условиях. Оформление договора производится при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий (содержание служебных обязанностей, уровень заработной платы и т.п.). Типовой трудовой договор включает в себя:
-наименование документа;
-указание на место и дату заключения договора;
-преамбула договора (с указанием полного и условного наименования договаривающихся сторон);
-базовые условия (содержание, характер работы и требуемый уровень квалификации для ее выполнения);
-указание на тип договора (по основной работе или совместительству);
-указание на вид договора (срочный или бессрочный);
-срок действия договора;
-продолжительность испытания (при его наличии);
-обязанности работника с указанием общих профессиональных обязанностей работника, чем они регламентируются;
-обязанности работодателя с указанием основных обязанностей администрации по созданию и обеспечению нормальных условий труда, его оплаты и т.п.
-сведения о предоставлении дополнительных гарантий по защите трудовых прав работника;
-сведения об особенностях режима труда и отдыха;
-сведения о величине денежного вознаграждения, порядке его выплата;
-сведения о порядке предоставления и продолжительности отпуска;
-прочие условия по данному договору;
-особые условия по данному договору (условия расторжения или пересмотра условий договора);
-условия прекращения действия договора;
-юридические адреса, прочие необходимые реквизиты договаривающихся сторон;
-подписи договаривающихся сторон;
-даты подписания договора сторонами;
-приложения к договору.
Текст договора оформляется машинописным способом на листах писчей бумаги формата А4, без малейших помарок, ошибок и исправлений.
В СОУНБ принята форма, рекомендованная Министерством культуры и молодежной политики. Она содержит все необходимые пункты договора и является юридически грамотной.
К трудовому договору, представленному в Приложении 11 прилагается также дополнительное соглашение, оформление которого связано с принятием нового работника во время ухода сотрудника в отпуск по уходу за ребенком.
В настоящее время резюме не используется в практике СОУНБ, его стандартная форма не разработана. В Приложении 12 предложен образец резюме. Резюме должно содержать сведения о ФИО претендента, месте жительства/регистрации, образовании, опыте работы, навыках, деловых и личностных качествах. В резюме может указываться цель работы, а также хобби и интересы претендента. Как правило, организации сами разрабатывают и внедряют формы резюме.
Бухгалтерская документация представлена в Приложениях 13 и 14 документами: образцы счет-фактуры, платежного поручения . В силу наличия существенных организационно-управленческих проблем сотрудники СОУНБ не предоставили других документов.
В Приложении 15 представлен образец квитанции по оказанию платных услуг (например, ксерокопирования). Они предоставляются в бухгалтерию СОУНБ. Форма квитанции утверждена приказом Министерством финансов Российской Федерации от 26 августа 2004 г. № 70н. В квитанцию заносятся следующие данные: дата, наименование учреждения, ФИО. заказчика, наименование вида услуги/работы, источник финансирования, сумма (прописью), ФИО сотрудника-исполнителя, подписи заказчика и исполнителя. В квитанции проставлены также коды организации по ОКУД, серия ББ. Обязательно должен стоять штамп организации.
Форма Счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 № 914 (с последующими редакциями в 2001 и 2004 гг.). Счет-фактура подписывается руководителем организации, индивидуальным предпринимателем, главным бухгалтером. В счет-фактуру вносятся данные о:
-продавце (в данном случае это СОУНБ);
-адрес продавца;
-ИНН (идентификационный номер продавца);
-грузоотправитель и его адрес;
-грузополучатель и его адрес;
-принадлежность (отношение счета-фактуры) к платежно-расчетному документу;
-покупатель;
-адрес покупателя;
-ИНН покупателя.
В табличной форме вводятся данные о наименовании товара/услуг, единицах измерения, количестве, цене (тарифе) за единицу измерения, стоимости товаров/услуг, налоговой ставке, сумме налога, стоимость товара/услуги, стране происхождения, номере таможенной декларации.
Платежно-расчетным документом является платежное поручение. Оно подписывается руководителем организации и главным бухгалтером. Содержит сведения о получателе (ИНН, наименовании учреждения/организации), банке получателе, расчетных счетах, заказчике, плательщике. Также указываются наименование товаров/услуг, единицы измерения, количество, цена (в рублях), сумма (в рублях). Прописью должна быть внесена фраза «Всего к оплате: 000рублей 00копеек». Указывается также НДС.
Большое значение в библиотеках придается плановой и учетно-отчетной документации. В ходе реализации функции планирования осуществляется разработка системы мероприятий, которые фиксируют в планах. В библиотеке создаются различные планы:
-по степени директивности (обязательности выполнения): планы прогнозные и директивные;
-по сроку действия: перспективные и текущие планы (годовой, квартальный, месячный);
-по объему планируемой работы: план библиотеки, план структурного подразделения, индивидуальный план сотрудников.
План может быть универсальным, т.е. охватывающим работу библиотеки в целом, или тематическим, отражающим только одно направление ее деятельности. Все планы призваны обеспечить в совокупности планомерность и согласованность развития библиотеки и должны быть приведены в систему, обеспечивающую непрерывную работу по планам и исключающую их дублирование.
Принципиальная модель системы планов работы библиотеки включает:
-перспективный план библиотеки;
-годовой план библиотеки;
-квартальные планы структурных подразделений;
-индивидуальные месячные планы сотрудников библиотеки.
Перспективный (стратегический) план – это совокупность конкретных установок по развитию ресурсной базы и основной деятельности. Его основное назначение – раскрыть на будущее (как правило, на 5 лет) основные направления деятельности коллектива, обозначить динамику основных показателей. Структура плана может включать несколько частей:
1.Характеристика наиболее важных целей, которые предстоит реализовать в плановый период, исходя из объективных условий;
2.Меры по достижению целей;
3. Ресурсное обеспечение;
4.Совершенствование организационной структуры, мероприятий по комплектованию, социальному развитию коллектива.
Стратегический план может подкрепляться комплексом программ и планов-проектов, бизнес-планом.
Годовой план библиотеки – основной и обязательный документ для всех библиотек. В годовой план работы библиотеки целесообразно включать лишь основные, то есть главные направления ее деятельности, которые являются общими для всех подразделений библиотеки или требуют координации и кооперирования их деятельности.
Примерная структура годового плана библиотеки может быть следующей:
1.Основные задачи;
2.Свод главных цифровых показателей по основным направлениям деятельности;
3.Формирование фонда и его отражение в справочном аппарате;
4.Мероприятий по привлечению читателей, потребителей, совершенствованию их обслуживания, по пропаганде библиотеки.
5.Организационная и методическая деятельность в помощь самой библиотеке и другим библиотекам;
6.Развитие материально-технической и технологической базы;
7.Доходы и расходы, мероприятия по укреплению финансовой базы, экономному и эффективному использованию ресурсов;
8. Социальное развитие коллектива, повышение квалификации кадров;
9.Меры по совершенствованию управления библиотекой.
Разделы плана могут быть раскрыты в текстовой, таблично-цифровой и смешанной формах.
Помимо годовых комплексных планов могут быть составлены также планы на отдельные направления работы – планы коммерческой деятельности, проведения социологических, маркетинговых исследований, подготовки и проведения юбилейных мероприятий и т.д. При необходимости могут составляться планы, рассчитанные на более короткие периоды времени (квартал, месяц). В практике планирования также используются индивидуальные планы. По усмотрению администрации библиотеки они могут составляться всеми работниками или отдельными структурными подразделениями.
На основе утвержденного годового плана библиотеки дорабатываются предплановые наметки годового плана в каждом структурном подразделении. Форма плана унифицирована. Он включает краткую вводную часть, количественные показатели по основным направлениям работы структурного подразделения. Обобщенный перечень мероприятий. Процесс разработки годового плана структурного подразделения включает расчет годового фонда рабочего времени и составление сметы его расхода, чтобы было обеспечено выполнение заданного объема работ. Трудозатраты на все работы не должны превышать годовой фонд рабочего времени.
Для анализа были отобраны план работы отдела редких книг (ОРК), план работы отдела развития и инноваций, план работы Информационно-библиографического отдела.
Наиболее логично, продумано составлен план работы ОРК (см. Приложение 16). ОРК – старейшее структурное подразделение СОУНБ, его длительный период возглавляет одни руководитель (А.М. Колядина), коллектив отдела стабилен и работа отдела четко поставлена. План разбит на разделы (всего 12):
1.Указание ставок и перечень должностей сотрудников отдела с указанием разрядов и ставок;
2.Распределение бюджета рабочего времени на конкретный период ( I квартал 2004 г.) между сотрудниками (ФИО, должность, виды деятельности) в форме таблицы;
3.Основные статистические показатели работы (в форме таблицы);
Указаны данные о виде работы, плане в часах, выполнении по месяцам. Указаны данные о распределении часов на обслуживание читателей между сотрудниками (в %);
V . (здесь ошибка в нумерации) Справочно-библиографическая и информационная работа. Указаны виды деятельности и конкретное ответственное лицо;
VI . Фонды: их комплектование, учет, движение, обработка, хранение. В форме таблицы приведены данные о виде работы, норме на единицу измерения, плане объема на год; трудозатратах; сроке исполнения; ответственном.
VII . Научно-исследовательская работа;
8.(здесь переход на арабскую нумерацию) Оперативное руководство, планирование, отчетность;
9.Повышение квалификации;
XI .Научная организация труда;
XII . Практика студентов СГАКИ;
XIII .Тематическое производственное совещание «Организация производственных фондов в ОРК СОУНБ».
План подписывается заведующей ОРК. Явные недостатки: ошибки при нумерации разделов плана.
План отдела развития и инноваций (см. Приложение 17) оформлен следующим образом:
-титульный лист (проставлен гриф утверждения);
-текстовая часть.
Текст разбит на разделы:
1.Расчет бюджета и затрат рабочего времени сотрудников отдела (в форме таблицы);
2. Основные задачи отдела
3.основные показатели работы отдела
4. Обслуживание пользователей
5.Содержание работы по основным направлениям деятельности.
План подписывается заведующей отдела.
К плану прилагается также рабочий план реализации проекта «Проектирование инновационной деятельности сельских библиотек в сфере организации культурного досуга на основе информационно-коммуникационных технологий». Рабочий план составлен в форме таблицы, где отмечается срок реализации, мероприятие, содержание, участники.
План работы Информационно-библиографического отдела (см. Приложение 18) представлен в форме таблицы, в графах которой указывается:
-наименование работы
-нормы
-объем
-время
-исполнитель.
Также отмечаются потери (производственные, по болезни), общий бюджет времени на II квартал 2003 г.
Вывод, который можно сделать в результате анализ планов структурных подразделений СОУНБ: единых требований к составлению планов нет; каждое структурное подразделение создает свой вариант плана.
В библиотеках существуют три вида учета – оперативный, статистический и бухгалтерский. Результаты учета фиксируются в документах. Оперативный учет заключается в постоянной, непрерывной регистрации всех фактов библиотечной деятельности и осуществляется в натуральных единицах (количество читателей, посещений, выданных книг и т.п.). Формы первичных учетных документов регламентированы ГОСТ 7.35 – 81 «Библиотечная документация. Первичные учетные документы. Требования к оформлению бланков». Все структурные подразделения библиотеки в соответствии с направлениями своей работы ведут первичный учет согласно перечню показателей работы, подлежащих обязательному учету. Данные первичного учета периодически суммируются в заданных интервалах (месяц, квартал, год). Статистический учет заключается в получении, группировке и обобщении данных о состоянии деятельности библиотеки (осуществляется на основе государственной отчетности или статистических исследованиях) (59). На основе данных учета строится отчетность библиотек, под которой понимается система показателей, характеризующих деятельность библиотеки за определенный период времени. Формы статистической отчетности утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Министерством культуры. Основным видом отчетности библиотеки является годовой отчет. Библиотеки составляют отчеты двух видов: статистический и информационный (текстовой).
Годовой статистический отчет (форма № 6-нк) составляется на основе данных учета в 2-х экземплярах – одни остается в библиотеке, другой предоставляется учредителю.
Информационный отчет представляет собой всесторонний анализ деятельности библиотеки. Он содержит объективные данные, примеры, анализ. Схема информационного отчета рекомендуется методическими центрами и соответствует структуре годового плана.
В СОУНБ в настоящее время ведется только статистический отчет, информационный отчет не составляется из-за организационно-управленческий проблем. В то же время СОУНБ собирает и хранит информационные отчеты других публичных библиотек (Отчет ЦБС г. Тольятти, Отчет о работе БИС г. Новокуйбышевска).
При составление статистического отчета (Сведения об общедоступно (публичной) библиотеки за______год) используется форма № 6-нк (утверждена постановлением Росстата 11.07.2005 за № 43) (см. Приложение 19).
Статистический отчет содержит сведения:
-название органов управления и других структур, куда предоставляется отчет и сроков
-наименование отчитывающейся организации;
-ее почтовый адрес, коды организации;
-наименование централизованной системы, куда входит библиотека;
-наименование и тип библиотеки;
I . Материально-техническая база (в форме таблицы)
II .Электронные ресурсы
III .Число пользователей и посещений библиотеки
IV .Формирование и использование библиотечного фонда
V .Информационное обслуживание и МБА
VI .Персонал библиотеки
VII . Поступление и использование финансовых средств
Подписывается статистический отчет руководителем организации, главным бухгалтером, должностным лицом, ответственным за составление формы.
В настоящее время в СОУНБ получили распространение формы оперативного учета, которые ведутся с помощью средств персонального компьютера. Текущая форма учета читателей ЦПИ (см. Приложение 20) ведется в Excel , графы таблицы отражают следующую информацию:
-ФИО пользователя;
-кафедра;
-№ читательского билета;
-пользование персональным компьютером;
-обращение к «Консультант плюс»;
-обращение к «Гарант»;
-пользование Интернетом;
-работа в Word .
Были просмотрены и проанализированы годовой отчет ОРК, отчет о работе ЦПИ (квартал).
На структуру отчета сильное влияние оказывает структура и логика изложения плана. Практически отчет пишется по результатам плана.
Наиболее подробен годовой отчет о работе ОРК (см. Приложение 21). Он содержит сведения:
-основные задачи;
-бюджет рабочего времени;
-основные статистические показатели (в форме таблицы);
-справочно-библиографическая работа;
-ведение каталогов, картотек;
-фонды;
-научно-исследовательская работа.
В отчете ОРК также отмечаются те виды работ, которые не удалось выполнить. Годовой отчет подписывается заведующей ОРК и утверждается директором (и.о. директора).
В ЦПИ ведутся годовые, полугодовые отчеты, отчеты о количестве читателей и справочно-консультационной работе (см. Приложения 22, 23, 24). Их отличительно особенностью является то, что они содержат немного текстовой информации, подача материала осуществляется в табличной форме, используются гистограммы. Годовой отчет ЦПИ по своей структуре напоминает план ИБО (информационно-библиографический отдел), т.к. ЦПИ – часть ИБО и правила составления документации похожи.
Особое место в составе документов занимают документы по новым направлениям деятельности:
-коммерческой;
-проектной;
-рекламной.
В качестве примера документа по коммерческой деятельности СОУНБ можно привести договор по оказанию платных библиотечных услуг (см. Приложение 25). Данный договор должен составляться с привлечением мнений юриста. В нем должны быть указаны:
-название документа;
-дата и место составления;
-полное наименование организаций «исполнителя» и «заказчика»;
-предмет договора;
-расчет по договору;
-прочее;
-юридические адреса организаций «исполнителя» и «заказчика»;
-подписи 2-х сторон;
Необходимо соблюдать особый стиль договора, с точными юридическими терминами. Указываются также ИНН, коды и расчетные счета организаций.
СОУНБ активно занимается проектной деятельностью, участвует в различных программах (см. Приложение 26). Проектная деятельность связана с составлением ряда документов (заявки на грант, проекты и т.п.). В Приложении 27 представлен проект . Он включает разделы:
-название проекта
-краткое описание проекта
-цели
-задачи
-актуальность
-механизмы оценки эффективности проекта
-перспективы продолжения проекта по окончанию финансирования
-группа пользователей
-результаты
-детальный календарный план проекта
-бюджет проекта
В целом структура проекта соответствует требованиям.
В 2000 г. СОУНБ была участников программы информационной поддержки российских библиотек. По окончанию программы она предоставила отчет участника (см. Приложение 28).
В качестве новых документов можно рассмотреть информационно-рекламные материалы (см. Приложении 29, 30). Они призваны информировать пользователей о деятельности СОУНБ, отдельных структурных подразделениях, услугах/продуктах библиотеки, режиме работы, адресе библиотеки, содержат контактную информацию. Подготовлены в виде листовок.
Программа мероприятий – также часто встречающийся документ информационно-рекламного характера. В обязательном порядке содержит сведения об организации, название мероприятия, программу мероприятия, место, дату, время проведения мероприятия, контактную информацию (см. Приложение 31).
В делопроизводстве современной библиотеке ведется активная переписка, что подразумевает использование различных писем, сообщений, в том числе по электронной почте. Образцы их представлены в Приложениях 32, 33. Общий вывод, который можно сделать в результате анализа, в целом сотрудники СОУНБ стараются соблюдать ГОСТ на организационно-распорядительную документацию, но по незнанию или спешке допускают ошибки в реквизитах. Можно высказать замечания и по стилю писем и сообщений, особенно электронных сообщений.
Специфическая документация библиотеки, главным образом, представлена первичными учетными формами (см. выше), документацией по отельным видам библиотечных работ (например, по учету библиотечного фонда), актами, паспортами на каталоги.
Документация по учету библиотечных фондов включает:
-книги и ведомости учета библиотечного фонда
-учетный каталог
-описи инвентарных номеров
-сопроводительные документы (накладные, описи, счета, списки на поступившую литературу)
-акты на книги, журналы, брошюры и другие материалы, полученные без сопроводительного документа
-заявления, докладные записки о получении в дар
-акты о покупке книг и других материалов у частных лиц
-книги /тетради/ учета изданий, принятые от читателй взамен утерянных
-акты списания изданий и другие материалы
-акты проверки библиотечных фондов, карточки учетного каталога на полностью выбывшую литературу.
Специфическая документация представлена в основном справочно-информационными и справочно-аналитическими документами. Ведущее место среди них отводится также различным актам. Акт – это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Существуют различные разновидности актов:
-сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов)
-обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности)
-испытания (образцов, систем, технологий)
-приема-сдачи или приема-передачи (дел)
-ревизии, инвентаризации, расследования аварий, происшествий, несчастных случаев
-ликвидации организации
-списания (материальных ценностей, например, книг и других материалов из фонда или имущества библиотеки).
Основное условие применения актов в библиотеке заключается в том, что следует строго придерживаться формы акта, установленной «библиотечной техникой» для данной библиотеки. В случае отсутствия в перечне или табеле документов необходимой формы рекомендуется применять типовую форму, установленную для государственных учреждений и включенную в последнюю редакцию ГСДОУ (64).
Существует ряд требований к составлению актов:
-акты проверок, ревизий, обследований должны выводы, рекомендации и предложения
-акты составляются коллегиально, комиссией/инициативной группой (не менее 2-х человек)
-главное – добиться установление фактического составления дел и правильного отражения их в акте
Обязательными реквизитами акта являются:
-название вида документа (акт)
-дата и номер документа
-место составления
-заголовок к тексту
-отметка от наличии приложений
-подписи
-гриф утверждения.
Спецификой библиотечных актов является наличие объемных по количеству листов приложений (акты списания), которые тоже подписываются. Акт считается принятым и вступает в силу после его подписания всеми членами комиссии или инициативной группы. В Приложении 34 представлен акт выполненных работ.
Библиотечные акты подлежат обязательному утверждению руководителем библиотеки или вышестоящем органом, по распоряжению которого проводились действия. Большинство библиотечных актов подлежат постоянному хранению.
Паспорт каталога также является специфическим библиотечным документом. В настоящее время необходимо составлять также паспорта баз данных. Паспорт базы данных «Электронный каталог книг» СОУНБ организован в форме таблицы (наименование элементов данных, метка, содержание) (см. Приложение 35). Указано более 20 наименований элементов:
-наименование базы данных (полное и аббревиатура)
-версия базы данных (дата создания)
-автоматизированная система
-владелец базы данных
-адрес
-электронная почта
-телефон
ответственное лицо (администратор БД)
-руководитель организации
-статус владельца
-тип БД
-тематика БД
-модель данных
-область применения
-тип объекта и др.
2.4. Документирование и организация работы с документами в СОУНБ
Документирование - это процесс создания документов. В СОУНБ в нем участвуют практически все сотрудники. На них возложено создание многочисленных документов по управленческой и библиотечной деятельности. Большинство сотрудников достаточно хорошо ориентируется в вопросах подготовки и создания библиотечных документов. Более проблематичны процессы подготовки организационно-управленческой, планово/отчетной документации, проектной документации, документации по коммерческой деятельности. Многие из этих видов документов стали создаваться не так давно, технология их создания не до конца отработана. Система требований к различным видам документов может меняться, поэтому необходимо постоянно отслеживать соответствующие нормативно-методические документы.
Организация работы с документами включает организацию документооборота и организацию текущего и архивного хранения.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправки.
Документооборот формируется из трех самостоятельных документопотоков:
- внутренние документы
- входящие документы
-исходящие документы.
К внутренним документам принято относить все документы, которые разрабатываются должностными лицами организации, исходя из ее задач и потребностей. Общая организация работы с внутренними документами состоит из следующих этапов:
- получение (отдача) указания на разработку документа, ее уточнение
- разработка проекта документа
- согласование содержания проекта документа с заинтересованными должностными лицами
- корректировка документа по результатам согласования и его оформления
- проверка правильности оформления документа, его подписание и утверждение
- тиражирование и регистрация документа
- доведение документа до сведения лиц, которым он предназначался (до исполнителей)
- исполнение и контроль исполнения документа
- прием исполненного документа, снятие с контроля
- помещение исполненного документа в дело, последующая работа с ним
Входящие документы – это те документы, которые поступают в организацию извне по различным каналам связи (преимущественно по почте).
Общая организация работы с входящими документами выглядит следующими образом:
- сопровождение и доставка с почтового узла (получение по другим каналам связи)
- первичная обработка (распаковка, счет, сортировка)
- регистрация
-подготовка на доклад
- рассмотрение, оформление резолюций
- регистрация резолюций, постановка на контроль исполнения
- отправка на исполнение (доведение до сведения соответствующих должностных лиц)
-исполнение и контроль исполнения документов
- прием исполненного документа, снятие с контроля
- помещение исполненного документа в дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.
Исходящие документы – документы, разработанные внутри организации и отправленные за ее пределы для руководства нижестоящим органом управления или во исполнение письменных указаний высшей инстанции.
Общая организация работы с исходящими документами:
- получение (отдача) указания на разработку документа, ее уточнение
- разработка проекта документа
- согласование содержания проекта документа с заинтересованным должностным лицам
- корректировка документа по результатам согласования и оформление
- проверка правильности оформления документа, его подписание и утверждение
- тиражирование и регистрация документа
-упаковка и отправки (рассылки) документа
- помещение 2-го экземпляра документа в дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.
Текущее (оперативное) хранение документов организуется и осуществляется в специально оборудованных помещениях службы ДОУ. Одно из самых главных требований – разработка номенклатуры дел. Под номенклатурой понимают оформленную соответствующим образом сводную ведомость (перечень) заглавий дел, ведущихся в организации на протяжении года. Номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается заместителем руководителя организации по управлению. Организация архивного хранения требует соблюдения ряда условий:
- определение категорий и видов документов, которые целесообразно сохранить в силу их практической, исторической или научной ценности;
- определение сроков, в течении которых те или иные документы подлежат хранению;
- определение порядка доступа к помещенным в архив документам;
- определения порядка работы с архивными документами;
- обеспечение порядка сохранности архивных документов.
Для того, что правильно и эффективно организовать документационное обеспечение деятельности библиотеки необходимо создать службу делопроизводства. Основным предназначением службы делопроизводства является организационно-документационное и информационно-документационное обеспечение управленческой деятельности, а также выполнение других, связанных с реализацией своего предназначения задач по приему, учету, исполнению, отправке, выдаче и хранению документов, ведению по ним контрольно-поисковой и информационно-справочной работы.
Службы ДОУ выполняют следующие виды работ:
- разработка и проектирование бланков документов;
- экспедиционная обработка поступающих и отправляемых документов;
- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
- информационно-справочная и работа по документам;
- регистрация своевременного рассмотрения руководством организации поступивших документов;
- подготовка поступивших документов к докладу руководителя;
контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководителю;
- регулирования хода исполнения документов, контроль за сроками исполнения документов;
- организация компьютерного изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения;
- разработка номенклатуры дел, оформление дел, обеспечение их хранения;
- организация работы архива организации в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива Российской Федерации (13, 40).
Отметим, что делопроизводственная служба может быть организована в централизованной, децентрализованной или смешанной форме. Централизованная форма подразумевает выполнение всех операций по работе с документами одним специализированным подразделением. Оно может называться канцелярия, общий отдел, секретариат и т.п. Децентрализованная форма предполагает создание собственной делопроизводственной службы в каждом структурном подразделении. Применятся в территориально разобщенных организациях или в тех учреждениях, где приоритетное значение отводят защите информации и охране государственной тайне. Смешанная форма характерна для большинства организаций, в том числе и для библиотек. Часть операций (прием и обработка поступающей корреспонденции, тиражирование, архивное хранение) ведется в централизовано, часть – в структурных подразделениях (отделах, департаментах и т.п.), где сотрудники сами выполняют работы по составлению, систематизации, контролю за исполнением документов и т.п. Служба делопроизводства СОУНБ представлена секретарем, выполняющим обязанности офис-менеджера. Это женщина, 41 год, имеющая незаконченное высшее образование и ранее не работавшая секретарем/офис-менеджером.
Данное обстоятельство, а также организационно-управленческие проблемы в настоящее время не способствуют качественной организации документационного обеспечения деятельности СОУНБ
Выводы
Деятельность библиотеки сопряжена с подготовкой различных видов документов. Поэтому знание видов документов, систем документации, состава и расположения реквизитов является сегодня одним из главных требований, предъявляемых к современному библиоменеджеру. Необходимо постоянно повышать свои знания и квалификацию не только в рамках основной библиотечно-информационной деятельности, но и по документационному обеспечению управления. Руководство библиотеки должно серьезно подходить к организации службы делопроизводства в библиотеке, знать подходы и принципы ее создания.
Информационная подсистема библиотеки также требует повышенного внимания, так как уровень ее развития свидетельствует о соответствии публичной библиотеки современным требованиям, специфике современной библиотечно-информационной деятельности.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Документационное обеспечение деятельности публичных библиотек -особое направление документационного обеспечения.
Делопроизводство и организация работы с документами в публичных библиотеках имеют давние традиции, активно развивавшиеся в дореволюционный, советский период. В настоящее время документационное обеспечение деятельности публичных библиотек также претерпевает изменения, связанные с внедрением новых стандартов, формулированием новых требований, развитием новых технологий. Последнее обстоятельство имеет непосредственное отношение к развитию информационной подсистемы библиотеки.
Анализ документационного и информационного обеспечения деятельности Самарской областной научной универсальной библиотеки позволил сделать соответствующие выводы и предложить ряд общих рекомендаций и предложений.
В настоящее время положение с документационным обеспечением деятельности нельзя назвать успешным. На него значительное влияние оказывают организационно-управленческие проблемы (смена директоров, уход сотрудников, проблемы с финансированием и т.п.). Это приводит к простою работы, добавлению новых обязанностей оставшимся сотрудникам, готовятся только срочные документы, нет времени следить за соответствием документов стандартам и методическим указаниям.
Основные рекомендации по проблеме документационного обеспечения деятельности публичной библиотеки следующие:
-необходимо проявить административные усилия и нормализовать организационно-управленческую ситуацию в библиотеке;
-внедрить Инструкцию по делопроизводству, повышать квалификацию сотрудников в области делопроизводства и организации работы с документами во избежание ошибок при подготовке, оформлении, редактировании документов.
-по мере возможности унифицировать работу по подготовке организационно-распорядительных, планово-отчетных, проектных и других документов в различных структурных подразделениях библиотеки.
-развивать материально-техническую базу библиотеки, активно внедрять новые автоматизированные технологии и средства связи. Обеспечить всем сотрудникам выход в Интернет.
В настоящее время информационное обеспечение деятельности нуждается в повышенном пристальном внимании руководства библиотеки. Необходимо своевременно проводить замену организационной техники, приобретать новое программное обеспечение, продолжать работу по автоматизации библиотечных процессов. Особые усилия необходимо сосредоточить на создании собственных баз данных.
Необходимо отметить, что без планомерных, продуманных усилий администрации, подкрепленных финансовыми ассигнованиями, привлечением опытных, инициативных сотрудников проблему документационного и информационного обеспечения деятельности не решить.
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. Агеева, Т.И. Непростые проблемы внедрения компьютерной технологии (МВТУ им. Н.Э.Баумана) [Текст] / Т.И. Агеева // Науч. и техн. б-ки.-1995.-№ 5.-С.20-25
2. Агеенко, Т.Д. Информационное обеспечение системы планирования деятельности библиотеки вуза [Текст] / Т.Д. Агеенко // Науч. и техн. б-ки СССР.-1981.-№ 3.- С.17-27
3. Библиотека и закон: юрид. журн.-справ. [Текст] / ред-сост. А.В. Кукушкин, Л.В. Фирсова.-Л., 1996.-Вып.1.- 384 с.
4. Бохрард, П. Концепция маркетинга для публичных библиотек [Текст] / П. Борхард, Ш. Флодель, М. Мильц и др. –пер. с нем.- М.,1993.-144 с.
5. Варадинов, Н. Делопроизводство. Руководство к составлению всех родов деловых бумаг и актов по данным формам и образцам [Текст]: в 2-х ч. / Н. Варадинов.- СПб., 1873.- 298 с.
6. Володин, Б.Ф. Всемирная история библиотек [ Текст ] : моногр. / В.Ф. Володин.- СПб., 2002. - 325 с.
7. Галенко, В.П. Менеджмент [Текст] / В.П. Галенко, А.И. Рахманов, О.А. Страхова.- 2-е изд.- СПб., 2003.-223 с.
8. Главная библиотека Самарской области: библиогр.указ: К 140-летию Самар. обл. универс. науч. б-ки [Текст] / Самар. обл. универс. науч. б-ка; сост. Л. В.Коршунова, Н.П.Фомичева.-Самара,2000.-96с.
9. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [Текст] // Стандарты по библиотечно-информационной деятельности.- СПб., 2003.- С.531-541
10. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» [Текст] / ВНИИДАД.- Введ.01.07.2003.-изд.офиц.-М.,2003.-17 с.
11. Грабауров, В.А. Информационные технологии для менеджеров [Текст] / В.А. Грабауров.- 2-е изд., перераб. и доп.- М., 2005.-512 с.
12. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов [Текст] / под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева.- М., 2006.- 456 с.
13. Демин, Ю.М. Секретарское дело [Текст]: универс. справ. / Ю.М. Демин.- 319 с.
14. Дригайло, В.Г. Основы управления библиотекой высшего учебного заведения [Текст] / В.Г. Дригайло, Е.В. Башун, В.Н. Волынец.- 2.-изд., перераб. и доп.- М., 2004.- 327 с.
15. Завальный, А.Н. Раскрытая книга: страницы истории Самарской областной универсальной научной библиотеки [Текст] / А.Н. Завальный.- Самара, 1994.- 140 с.
16. Збаровская, Н.В. Выставочная деятельность публичных библиотек [Текст] / Н.В.Збаровская.-СПб.,2000.-112с.
17. Информационная безопасность государственных организаций и коммерческих фирм [Текст].- М., 2002.- 159 с.
18. Каталог Александровской публичной библиотеки в Самаре [ Текст ] / сост.П.Алабин, Ю.Богомолова.-Самара,1890.-218с.
19. Качанова, Е.Ю. Инновации в библиотеках [Текст] / Е.Ю. Качанова.- СПб., 2003.-318 с.
20. Кирсанова, М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления [Текст] / М.В. Кирсанова, С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов.- М., 2004.- 256 с.
21. Компьютеризация библиотечных процессов: проблемы, поиски, решения [Текст] /Самар.обл.универс.науч.б-ка.-Самара:СГИИК,1995.-75с.
22. Междисциплинарный словарь по менеджменту [Текст] / Акад. народ. хоз-ва при Правительстве РФ.-М.,2005.-254 с.
23. Митрофанова, С.В. Учет документов как составная часть Национальной программы сохранения библиотечных фондов Российской Федерации [Текст] / С.В. Митрофанова // Библиотека и закон: юрид. журн.-справ.-М..2001.-Вып.11.-С.316-322
24. Михеева, Н.А. Менеджмент в социально-культурной сфере [Текст]/ Н.А. Михеева, Л.Н. Галенская .- СПб., 2000.- 170 с.
25. Модельный стандарт деятельности публичной библиотеки [Текст] /Рос.библ.ассоц.-Новоуральск,2002.-23с.
26. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления [Текст]/ ЦБНТ Минтруда РФ.- М., 1993.- 65 с.
27. Отчет Александровской публичной библиотеки и «Зала императора Александра II » в городе Самаре за 1889 год [ Текст ] / c ост.П.Алабин, Ю.Богомолова.-Самара,1890.-28с.
28. Отчет Александровской публичной библиотеки и «Зала императора Александра II » за 1884 год [ Текст ] / c ост. П. Алабин, Ю.Богомолова.-Самара,1885.-19с.
29. Организация предметного каталога в областной библиотеке: метод. рекомендации [Текст].-СПб.,1993.-65с.
30. Организация работы с документами [Текст] / В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др.- М., 1999.- 575 с.
31. Основные кадровые документы.- М., 2005.- 64 с.
32. Положение о работе с секретными материалами, документами, делами [Текст] // Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях.- 2002.- № 1.- С.97-98
33. Постатейный комментарий к Кодексу РФ об административных правонарушениях [Текст].- М., 2003.- 928 с.
34. Примерная инструкция по делопроизводству в учреждениях, организациях и на предприятиях [Текст] // Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях.- 2002 .- № 1. – С. 3-45.
35. Примерное положение о порядке разработки и утверждения должностных инструкции [Текст] // Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях.- 2002 .- № 1. – С. 131-133.
36. Публичные библиотеки в век цифровой информации [Текст].-М.,2004.-409с.
37. Публичные библиотеки в зарубежных странах[Текст].-СПб.,2003.-112с.
38. Публичные библиотеки в условиях местного самоуправления [Текст]/сост.Е.И.Борисова.-СПб.,2000.-112с.
39. Публичная библиотека: нормативно-прав., организ. и метод. база [Текст]/сост.О.В.Осипова.-М.,1999.-84с.
40. Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления [Текст]/ М.Ю. Рогожин.- М.. 2002.- 400 с.
41. Рогожин, М.Ю. Документы делового общения [Текст] / М.Ю. Рогожин.- М., 2000.- 125 с.
42. Рогожин, М.Ю. Подготовка и защита письменных работ [Текст] / М.Ю. Рогожин.- М., 2001.- 204 с.
43. Руководство для публичных детских библиотек, подготовленное Международной федерацией библиотечных ассоциаций и учреждений [Текст].-М.,1995.-74с.
44. Руководство ИФЛА/ЮНЕСКО по развитию службы публичных библиотек [Текст].-СПб.,2001.-112с.
45. Садыкова, В.Ф. Планирование и отчетность в библиотеках [Текст] / В.Ф. Садыкова // Науч.и техн. б-ки СССР.-1990.-№ 7.-С.19-22
46. Самарская областная универсальная научная библиотека: официальный сайт [Электронный ресурс].-Режим доступа: http:// www . lib . smr . ru
47. Самарской областной универсальной библиотеке 135лет [ Текст ] / сост. А.Н.Завальный.-Самара.,1994.-13с.
48. C анкт-Петербургская областная универсальная научная библиотека: обзор деятельности [ Текст ] / Науч.метод.отдел.-СПб.,1992.-47с.
49. Служба деловой информации в библиотеке: отечественная и зарубежная практика [ Текст ] / сост. Г.Л.Цесарская.-М.,1996.-111с.
50. Современные пользователи автоматизированных информационно-библиографических систем: проблемы обслуживания, изучения и обучения [ Текст ] / сост. Е.Д.Жабко, Т.В.Соколова.-СПб.,1997.-108с.
51. Соловьев, В.С. Организационное проектирование систем управления [Текст] / В.С. Соловьев.- М., 2002.- 135 с.
52. Справочник библиотекаря [Текст] / под ред. А.Н. Ванеева, В.А. Минкиной.- СПб.,2000.-432 с.
53. Стандарты по библиотечно-информационной деятельности [Текст]: сб./ сост. Т.В. Захарчук, О.М. Зусьман.-СПб.,2003.-576 с.
54. Стандарты по библиотечному делу и библиографии [Текст]: сб.- изд.офиц.- М.,1985.-279 с.
55. Стенюков, М.В. Образцы документов по делопроизводству (руководство к составлению) [Текст] / М.В. Стенюков.- М., 2003.- 144 с.
56. Стенюков, М.В. Справочник секретаря [Текст]/ М.В. Стенюков.- М., 2002 .- 125 с.
57. Структура органов исполнительной власти Самарской области Электронный ресурс.- Режим доступа: http:// www.limansky.ru
58. Суслова, И.М. Профессионализация методической библиотечной деятельности / И.М. Суслова [Текст] // Науч. и техн. б-ки.- 1995.-№ 5.-С.3-13
59. Суслова И.М. Управленческий учет в библиотеке (библиотечная статистика: современное состояние, проблемы) / И.М. Суслова, Т.Л. Манилова.- М., 2000.- 128 с.
60. Тимофеев, М.И. Связи с общественностью (Паблик рилейшнз) [Текст]/ М.И. Тимофеев.- М., 2004.- 158 с.
61. Типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов [Текст]: нормативно-производ. изд-е .- М., 1990.- 31 с.
62. Указ Президента РФ от 9.03.04 № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» [Электронный ресурс].- Режим доступа: http: // www.goverment.gov.ru
63. Универсальная научная библиотека центр информационно-библиографического обслуживания региона [ Текст ] / сост. В.Р.Фирсов, Н.Ф.Вербинина.-СПб.,1998.-155с.
64. Управление библиотекой / под ред. А.С. Аверьянова, А.Н. Ванеева, В.Г. Горева и др.-СПб., 2002.-302 с.
65. Управление организацией [Текст]/ под ред. А.Г. Поршнева, З. П. Руменцевой, Н.А. Саломатина.- 3-е изд., перераб. и доп. М., 2003.- 716 с.
66. Управленческая документация. Классификатор [Текст].- М., 2003.- 64 с.
67. ФЗ «Об информатизации и защите информации» от 20.02.95. № 24-ФЗ [Текст] // Собрание законодательства РФ.- 1995.- № 8.- С.15-26
68. Фирсов, В.Р. Государственное законодательное регулирование деятельности библиотек [Текст] / В.Р. Фирсов.- СПб.,2000.-256 с.
69. Энциклопедия офиса: практическое руководство для секретаря.- М.. 1995.- 234 с.