Система управления базами данных Microsoft Access
СОДЕРЖАНИЕ: Лабораторная работа по системе управления базами данных Microsoft Access Цель: освоить среду системы управления базами данных Теоретическая часть:Лабораторная работа по
с истеме управления базами данных Microsoft Access
Цель: освоить среду системы управления базами данных
Теоретическая часть:
База данных (БД) – это структурированная совокупность данных, отражающая свойства и состояние объектов конкретной предметной области и связи между ними.
Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных средств, предназначенных для создания, накопления, обработки и управления БД.
В теории СУБД выделяют три основные типы организации БД: иерархическая (элементы связаны отношением подчиненности, при этом каждый элемент может подчиняться только одному какому-нибудь элементу); сетевая (расширение иерархического – в отличие от иерархического в сетевой модели запись-потомок может иметь любое количество предшествующих записи); реляционная (БД представлена в виде совокупности взаимосвязанных таблиц).
Наибольшее распространение получили СУБД, основанные на реляционной модели данных, предложенной Э.Ф. Коддом.
Одной из наиболее распространенных СУБД является MSAccess, входящий в состав профессиональной версии пакеты MicrosoftOffice.
Популярность MSAccess во многом объясняется следующими ее свойствами:
- направленность на пользователей самых различных уровней подготовки;
- наличие удобных визуальных средств разработки;
- возможность интеграции с другими программными продуктами пакета MicrosoftOffice.
СУБД MSAccess состоит из шести основных компонентов:
- таблицы – для хранения структуры БД и самих данных;
- запросы – для создания QBE и SQL запросов к БД (для поиска информации в БД);
- формы – для удобства ввода, просмотра и редактирования данных;
- отчеты – для подготовки и оформления данных в виде документа для распечатки на принтере;
- страницы – для обеспечения доступа в БД с Web – страницы;
- макросы – для автоматизации выполнения повторяющихся операций (макрос состоит из последовательности внутренних команд СУБД);
- модули – для автоматизации выполнения стандартных операций и создания новых процедур средствами языка программирования VisualBasic.
Таблица
Таблица состоит из простейших объектов, называемых полем (столбец) и записью (строка). Каждая поле предназначается для хранения данных только одного определенного типа.
Основными характеристиками поля являются его имя (последовательность символов, кроме знаков препинания – должен быть информативным, но кратким) и тип (характеризует содержание данных).
Основные типы полей:
- текстовый – для хранения данных в виде совокупности символов;
- числовой – для хранения числовых данных;
- логический – для хранения логических данных, имеющих только одно из двух значений – истина/ложь;
- Дата/время – для ввода даты или времени;
- MEMO – для обеспечения возможности работы с длинными текстами;
- счетчик – специальное числовое поле для нумерации записей;
- денежный – для удобства работы с числами, обозначающими денежные суммы;
- объект OLE – для обеспечения возможности хранения рисунков, картинок, звука, видеофрагментов.
Одно из полей таблицы назначают ключевым полем (чаще всего называют первичным ключом, обязательно тип - счетчик), т.е. полем, значение которого однозначно определяет запись.
При заполнении строк, т.е. при вводе записей, запрещается допускать в тексте кавычки, но обязательно нужно соблюдать типы полей.
Схема данных
Механизм описания логической связи между таблицами MSAccess реализован в виде объекта называемого схемой данных. В данном объекте связи между таблицами организуются через ключевые поля таблиц.
Выделяют несколько типов связи:
- схема «один-ко-одному» - одному значению поля одной таблицы соответствует одно значение поля другой таблицы;
- схема «один-ко-многим» - одному значению поля одной таблицы («главная таблица») соответствует несколько значений поля другой таблицы («подчиненная таблица»);
- схема «многие-ко-многим» - нескольким значениям поля одной таблицы соответствует несколько значений поля другой таблицы.
Чаще всего в реляционных БД встречается отношение «один-ко-многим».
Типовые действия, допустимые в Access :
| Что сделать? | Как сделать? |
| Запуск программы Access | Пуск - Программы - Microsoft Office - Microsoft Access |
| Создание новой БД | Кнопка MicrosoftOffice- Создать - ввести имя создаваемой БД - Создать |
| Открытие существующей БД | Кнопка MicrosoftOffice- Открыть - указать имя необходимой БД - кнопка Открыть |
| Создание таблицы в режиме конструктора | Меню Создание - кнопка Таблица - меню Работа с таблицами - группа Представления - кнопка с рисунком Линейки (или кнопка Вид - выбрать режим конструктора) - сохранить таблицу, задать имя таблицы- кнопка ОК - ввести имена и типы полей создаваемой таблицы - указать какое поле является первичным ключом - перейти в режим таблицы - ввести необходимое количество надписей, т.е. заполнить строки |
| Установка первичного ключа | Выделить строку, в которой находится ключевое поле - меню Конструктор - кнопка Ключевое поле (с рисунка ключа) |
| Сохранение таблицы | Файл - Сохранить - Ввести имя таблицы - ОК |
| Переход в режим таблицы | меню Работа с таблицами - группа Представления - кнопка с рисунком Таблицы (или кнопка Вид - выбрать режим таблицы) |
| Редактирование таблицы (изменение имен или типов полей, их создание или же удаление) | Перейти в режим конструктора - изменить имя или тип необходимого поля |
| Переход в режим конструктора | меню Работа с таблицами - группа Представления - кнопка с рисунком Линейки (или кнопка Вид - выбрать режим конструктора) |
| Создание схемы данных | Сохранить и закрыть связываемые таблицы - меню Работа с базами данных - группа Показать или скрыть - кнопка Схема данных - добавить связываемые таблицы - закрыть окно «Добавление таблицы» - создать связи - сохранить схему данных |
| Создание связей между таблицами | Навести указатель мыши на имя поля - при нажатой ЛКМ перетащить его на связанное с ним поле в другой таблице -установить в диалоговом окне «Изменение связей» флажок «Обеспечение целостности данных» - если хотите можете установить флажки каскадной модификации - тип связи определяется самостоятельно - Создать |
| Изменение связи | Выделить линию связи ЛКМ - ПКМ - Изменить связь… |
| Удаление связи | Выделить линию связи ЛКМ - ПКМ - Удалить |
| Поиск данных в таблице | Курсор расположить в любом месте столбца, по которому введется поиск - меню Главная - группа Найти - кнопка Найти (с рисунком бинокля) - в строке Образец ввести значение поискового данное - в остальных разделах установить параметры поиска (указать - кнопка Найти далее |
| Замена данных в таблице | Курсор расположить в любом месте столбца, по которому введется поиск - меню Главная - группа Найти - кнопка Заменить (с рисунком ab-ac) - в строках Образец и Заменить на ввести необходимые данные - в остальных разделах установить параметры поиска - кнопка Найти далее - Заменить |
| Использование фильтра при поиске данных | Нажать ЛКМ на стрелку вниз, находящейся в названии поля, по которому ведется поиск - меню Главная - группа Сортировка и фильтр - кнопка Фильтр - команда Фильтры - выбрать необходимый Фильтр - ввести необходимые параметры - ОК |
| Отмена фильтра | меню Главная - группа Сортировка и фильтр - кнопка Параметры расширенного фильтра - команда Очистить все фильтры |
| Сортировка данных | Курсор расположить в любом месте столбца, который нужно сортировать - меню Главная - группа Сортировка и фильтр - кнопка По убыванию или По возрастанию |
Практическая часть:
Задание:
- Создать базу данных с именем «Группа МПО-10-1»;
- Создать три таблицы и заполнить информацией (минимум по 5 строк):
а) «Студент», имеющую следующие поля:
- Код_студента (тип - счетчик);
- ФИО_студента (тип - текстовый);
- Пол (тип - логический);
- Дата_рождения (тип – дата/время);
б) «Предмет», имеющую следующие поля:
- Код_предмета (тип - счетчик);
- Предмет (тип - текстовый);
- ФИО_преподавателя (тип - текстовый) (при заполнении строк, учесть случай, когда один преподаватель читает несколько дисциплин);
в) «Успеваемость», имеющую следующие поля:
- Код_успеваемости (тип - счетчик);
- Код_студента (тип - числовой);
- Код_предмета (тип - числовой);
- Оценка (тип - числовой).
- Связать созданные таблицы, т.е. создать схему данных;
- Добавить в таблицу «Студент» поле хобби и заполнить его записями;
- Найти и заменить фамилию одной студентки, используя функции поиска и замены данных (случай, когда выходят замуж и меняют фамилии);
- Сделать фильтрацию по ФИО преподавателей таблицы «Предмет»;
- Сделать сортировку в таблице «Успеваемость» по полю Код_студента.