ОрганСЦзацСЦя документацСЦйного забезпечення установи

дипломная работа: Бухгалтерский учет и аудит

Документы: [1]   Word-144057.doc Страницы: Назад 1 Вперед

                                                        ЗМРЖСТ


ВСТУП        2

РОЗДРЖЛ 1.ТЕОРЕТИЧНРЖ АСПЕКТИ ОРГАНРЖЗАЦРЖРЗ ДОКУМЕНТАЦРЖЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ        5

1.1.Поняття документацСЦйного забезпечення установи        5

1.2.МеханСЦзм здСЦйснення документацСЦйного забезпечення установи        12

1.3. Проблеми в ходСЦ органСЦзацСЦСЧ документацСЦйного забезпечення установи        36

РОЗДРЖЛ 2.ОСОБЛИВОСТРЖ ОРГАНРЖЗАЦРЖРЗ ДОКУМЕНТАЦРЖЙНОГО ЗАБЕЗ-ПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ НА ПРИКЛАДРЖ ТОВ "СВРЖТОЧ» та ВАТ "АГРЕГАТ»        39

2.1.ЕкономСЦко-органСЦзацСЦйна характеристика ТОВ "СВРЖТОЧ» та ВАТ "АГРЕГАТ».        39

2.2.СпецифСЦка органСЦзацСЦСЧ документацСЦйного забезпечення установи на ТОВ "СВРЖТОЧ» та ВАТ "АГРЕГАТ»        41

2.3.Використання СЦнформацСЦйних технологСЦй документацСЦйного забезпечення установи        54

РОЗДРЖЛ 3.ЕКОНОМРЖЧНЕ ОБГРУНТУВАННЯ ДОЦРЖЛЬНОСТРЖ ЗАСТОСУ-ВАННЯ РЖНФОРМАЦРЖЙНИХ ТЕХНОЛОГРЖЙ ДОКУМЕНТАЦРЖЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ        60

3.1.СутнСЦсть СЦнформацСЦйних технологСЦй документацСЦйного забезпечення установи        60

3.2.Види СЦнформацСЦйних технологСЦй        64

3.3.ПорСЦвняльна характеристика СЦнформацСЦйних технологСЦй докумен-тацСЦйного забезпечення установи        71

РОЗДРЖЛ 4.ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯ ДОКУМЕНТАЦРЖЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ НА ОСНОВРЖ РЖНФОРМАЦРЖЙНИХ ТЕХНОЛОГРЖЙ        76

4.1.ОбТСрунтування удосконалення документообСЦгу та документацСЦйного забезпечення        76

4.2.Системи удосконалення документообСЦгу на пСЦдприСФмствах        84

ВИСНОВКИ        90

СПИСОК ВИКОРИСТАНОРЗ ЛРЖТЕРАТУРИ        94

АНОТАЦРЖЯ


Робота мСЦстить 108 сторСЦнок, 2 рисункСЦв, список використаних джерел тАФ 42 найменувань.


АктуальнСЦсть теми зумовлена зростанням ролСЦ документацСЦйного забезпечення в системСЦ пСЦдвищення ефективностСЦ дСЦяльностСЦ як окремого пСЦдроздСЦлу, так СЦ пСЦдприСФмства в цСЦлому. Сучасний рСЦвень менеджменту характеризуСФться тим, що прийняття рСЦшень як головне завдання управлСЦння, реалСЦзуСФться за умов повноСЧ або частковоСЧ невизначеностСЦ, активноСЧ, досить часто агресивноСЧ, протидСЦСЧ конкуруючих сторСЦн. За цих умов на служби дСЦловодства необхСЦдно покладати завдання не тСЦльки СЦ не стСЦльки створення документацСЦСЧ та забезпечення СЧСЧ руху, але головним чином питання СЦнформацСЦйноСЧ пСЦдтримки всСЦх управлСЦнських рСЦшень на пСЦдставСЦ досконалоСЧ органСЦзацСЦСЧ СЧх документацСЦйного забезпечення.

Предметом дослСЦдження СФ особливостСЦ органСЦзацСЦСЧ документацСЦйного забезпечення пСЦдприСФмства.

ОбтАЩСФктом дослСЦдження виступаСФ система документацСЦйного забезпечення дСЦяльностСЦ пСЦдприСФмства.

Мета дипломноСЧ роботи полягаСФ в вивченнСЦ системи документообороту на пСЦдприСФмствах УкраСЧни та встановлення шляхСЦв СЧх удосконалення.

Методи дослСЦдження поСФднання абстрактного й конкретного, СЦндукцСЦя, дедукцСЦя, аналСЦз СЦ синтез, групування й порСЦвняння, конкретизацСЦя.

За результатами дослСЦдження сформульованСЦ напрямки удосконалення системи документацСЦного забезпечення пСЦдприСФмств,  установ, органСЦзацСЦй УкраСЧни. ОдержанСЦ результати можуть бути використанСЦ для розроблення та удосконалення системи документацСЦного забезпечення пСЦдприСФмств,  установ, органСЦзацСЦй УкраСЧни..

КлючовСЦ слова: документування, документообСЦг, домументацСЦйне забезпечення, СЦнформацСЦя, система, контроль, органСЦзацСЦя.

ВСТУП


Сучасний рСЦвень менеджменту характеризуСФться тим, що прийняття рСЦшень як головне завдання управлСЦння, реалСЦзуСФться за умов повноСЧ або частковоСЧ невизначеностСЦ, активноСЧ, досить часто агресивноСЧ, протидСЦСЧ конкуруючих сторСЦн. За цих умов на служби дСЦловодства необхСЦдно покладати завдання не тСЦльки СЦ не стСЦльки створення документацСЦСЧ та забезпечення СЧСЧ руху, але головним чином питання СЦнформацСЦйноСЧ пСЦдтримки всСЦх управлСЦнських рСЦшень на пСЦдставСЦ досконалоСЧ органСЦзацСЦСЧ СЧх документацСЦйного забезпечення.

Служба дСЦловодства, як серцевина органСЦзацСЦСЧ, що вСЦдображаСФ СЦ забезпечуСФ СЧСЧ дСЦяльнСЦсть, сьогоднСЦ мусить бути потужним СЦнструментом, що в змозСЦ через процеси управлСЦння документацСЦСФю, орСЦСФнтувати всСЦ СЦншСЦ пСЦдроздСЦли та окремих виконавцСЦв на спСЦльнСЦ цСЦлСЦ, мобСЦлСЦзувати СЦнСЦцСЦативу спСЦвробСЦтникСЦв, виховуючи в них почуття СФдностСЦ СЦ вСЦдданостСЦ своСФму пСЦдприСФмству, полСЦпшувати процеси дСЦловоСЧ комунСЦкацСЦСЧ й корегувати органСЦзацСЦйну поведСЦнку всСЦх його членСЦв.

В сучасних установах дСЦловодство стаСФ високотехнологСЦчним виробничим процесом, системою органСЦзацСЦйного, СЦнформацСЦйного, аналСЦтичного, правового, ретроспективного та прогнозного забезпечення СЧСЧ функцСЦонування, документування управлСЦнськоСЧ СЦнформацСЦСЧ й органСЦзацСЦСЧ обСЦгу службових документСЦв, в т.ч. електронних. Воно обтАЩСФктивно видСЦляСФться у високооплачуваний вид професСЦйноСЧ дСЦяльностСЦ, отримуСФ вСЦдповСЦдне технологСЦчне й органСЦзацСЦйне оформлення й вимагаСФ значного обсягу знань.

АктуальнСЦсть дослСЦдження зумовлена зростанням ролСЦ документацСЦйного забезпечення в системСЦ пСЦдвищення ефективностСЦ дСЦяльностСЦ як окремого пСЦдроздСЦлу, так СЦ пСЦдприСФмства в цСЦлому.

Метою роботи СФ вивчення системи документообороту на пСЦдприСФмствах УкраСЧни та встановлення шляхСЦв СЧх удосконалення.

ОбтАЩСФктом дослСЦдження СФ система документацСЦйного забезпечення дСЦяльностСЦ пСЦдприСФмства.

Предметом дослСЦдження СФ особливостСЦ органСЦзацСЦСЧ документацСЦйного забезпечення пСЦдприСФмства.

Базою проведення дослСЦджень та практичноСЧ розробки системи документацСЦйного забезпечення СФ ТОВ "СВРЖТОЧ» та ВАТ "АГРЕГАТ».

Для реалСЦзацСЦСЧ мети дослСЦдження необхСЦдним СФ вирСЦшення наступних завдань:

  • вивчення теоретичних аспектСЦв органСЦзацСЦСЧ документацСЦйного забезпечення;
  • розгляд поняття документацСЦйного забезпечення установи;
  • ознайомлення з механСЦзмом здСЦйснення документацСЦйного забезпечення установи;
  •   визначення типових проблеми в ходСЦ органСЦзацСЦСЧ документацСЦйного забезпечення установи;
  • аналСЦз специфСЦки органСЦзацСЦСЧ документацСЦйного забезпечення установи;
  • вивчення використання СЦнформацСЦйних технологСЦй документацСЦйного забезпечення установи;
  • розгляд економСЦчного застосування СЦнформацСЦйних технологСЦй документацСЦйного забезпечення установи;
  • ознайомлення з поняттям СЦнформацСЦйних технологСЦй документацСЦйного забезпечення установи;
  • проведення порСЦвняльноСЧ характеристики СЦнформацСЦйних технологСЦй документацСЦйного забезпечення установи;
  • визначення оптимальних шляхСЦв удосконалення СЦнформацСЦйних технологСЦй документацСЦйного.

Дане дослСЦдження може бути використане в подальших розробках систем удосконалення документообороту на пСЦдприСФмствах УкраСЧни.

Практичне значення роботи випливаСФ з запропонованих шляхСЦв удосконалення системи документообороту на пСЦдприСФмствах, установах та органСЦзацСЦях УкраСЧни, що сприятиме бСЦльш ефективному процесу документообСЦгу, мСЦнСЦмСЦзацСЦСЧ витрат на забезпечення дСЦяльностСЦ систем, пСЦдвищення рСЦвня конфСЦденцСЦйностСЦ даних тощо.

Робота складаСФться з 4 роздСЦлСЦв. В першому роздСЦлСЦ визначаються теоретичнСЦ аспекти органСЦзацСЦСЧ документацСЦйного забезпечення установи, поняття документообороту, механСЦзм його здСЦйснення та сучаснСЦ проблеми в побудовСЦ системи ефективного документообороту на пСЦдприСФмствах,  установах, органСЦзацСЦях УкраСЧни. В 2 роздСЦлСЦ роботи розглядаються особливостСЦ органСЦзацСЦСЧ документацСЦйного забезпечення установи на прикладСЦ ТОВ "СВРЖТОЧ» та ВАТ "АГРЕГАТ», специфСЦку побудови систем докуменобороту на даних пСЦдприСФмствах та ефективнСЦсть СЧх практичноСЧ органСЦзацСЦй. В 3 роздСЦлСЦ роботи визначено можливСЦсть економСЦчного застосування СЦнформацСЦйних технологСЦй документацСЦйного забезпечення установи, розглянути сучаснСЦ форми органСЦзацСЦСЧ та види СЦнформацСЦйних технологСЦй, зроблено СЧх порСЦвняльний аналСЦз. В 4 роздСЦлСЦ роботи визначено шляхи удосконалення СЦнформацСЦйних технологСЦй документацСЦйного забезпечення, якСЦ можна ефективно запровадити на обтАЩСФктах дослСЦдження та СЦнших пСЦдприСФмствах, установах, органСЦзацСЦях УкраСЧни.

Систему документацСЦйного забезпечення установи розглядали наступнСЦ вСЦтчизнянСЦ науковцСЦ та практики Антонюк В. А. ., БерезаВаА.ВаМ., Василик О. Д., ГалСЦцин В. К., Годун В. М., Горьовий Л. РД.., Дрогаль Т., ДубСЦйВаО.,  ЗавгороднийВаВ.ВаП., РДрьомСЦна Н. В., Карацюба А. М., Левченко Ф. А., ОдинцовВаБ.ВаЕ., Орленко Н. С., ПисаревськаВаТ.ВаА., Савицький В. А., СавченкоВаВ.ВаЯ., Святобог В. В., СитникВаВ.ВаФ. , Сендзюк М. А., Рогач РЖ. Ф., РомановВаА.ВаН., Швец М. Я. та СЦншСЦ.

Дане дослСЦдження проводилось СЦз застосуванням дСЦалектичного пСЦдходу до вивчення сучасного стану докуметацСЦйного забезпечення дСЦяльностСЦ пСЦдприСФмств та установ. В процесСЦ дослСЦдження органСЦзацСЦСЧ СЦ методики докуметацСЦйного забезпечення дСЦяльностСЦ пСЦдприСФмств та установ булиВа використанСЦ загальнонауковСЦ методи пСЦзнання: поСФднання абстрактного й конкретного, СЦндукцСЦя, дедукцСЦя, аналСЦз СЦ синтез, групування й порСЦвняння, конкретизацСЦя. Для обробки даних, наведених у дослСЦдженнСЦ застосовувались такСЦ методичнСЦ прийоми: огляд, документальна перевСЦрка, технСЦко-економСЦчнСЦ розрахунки, аналСЦтичнСЦ групування, структурний аналСЦз, узагальнення, пСЦдрахунок.


РОЗДРЖЛ 1.

ТЕОРЕТИЧНРЖ АСПЕКТИ ОРГАНРЖЗАЦРЖРЗ ДОКУМЕНТАЦРЖЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ


1.1. Поняття документацСЦйного забезпечення установи


ВирСЦшення актуального завдання сьогодення щодо переведення економСЦки держави на шлях стабСЦльного СЦ динамСЦчного розвитку зумовлюСФ внесення певних змСЦн у механСЦзм формування та реалСЦзацСЦСЧ програми комплексного документацСЦйного забезпечення менеджменту. В сучаснСЦй економСЦчнСЦй науцСЦ розрСЦзняють рСЦзнСЦ види менеджменту: СЦнновацСЦйний, стратегСЦчний, СЦнвестицСЦйний, фСЦнансовий, виробничий тощо. АналСЦзуючи змСЦст кожного з них, слСЦд звернути увагу на те, що загальною рисою для них СФ необхСЦднСЦсть постСЦйного забезпечення СЦнформацСЦСФю.

Менеджмент, як вСЦдомо, СФ безперервним соцСЦально-економСЦчним та органСЦзацСЦйно-технологСЦчним процесом, що здСЦйснюСФться за допомогою рСЦзноманСЦтних методСЦв, пСЦдходСЦв СЦ засобСЦв для досягнення визначених економСЦчних, наукових, соцСЦальних або СЦнших результатСЦв. РеалСЦзацСЦя цього процесу може мати позитивний результат лише за наявностСЦ певних вСЦдомостей про стан та поведСЦнку системи управлСЦння. Однак, у своСФму розвитку, сучасний менеджмент наштовхуСФться на жорсткСЦ СЦнформацСЦйнСЦ бар'СФри. ВиникаСФ парадоксальна ситуацСЦя, коли поряд з "надмСЦрнСЦстю" знань вСЦдчуваСФться дефСЦцит необхСЦдноСЧ СЦ доступноСЧ СЦнформацСЦСЧ.

РЖнформацСЦя в менеджментСЦ СФ важливим ресурсом, що вона дозволяСФ правильно орСЦСФнтуватись у конкурентному середовищСЦ, яке постСЦйно змСЦнюСФться, прогнозувати СЦ аналСЦзувати його, планувати найбСЦльш доцСЦльнСЦ управлСЦнськСЦ дСЦСЧ, органСЦзовувати СЦ контролювати СЧх виконання облСЦковувати, розраховувати тощо. Менеджмент стаСФ ефективним тодСЦ, коли за наявностСЦ мСЦнСЦмальних за обсягом, але важливих за змСЦстом первинних джерел СЦнформацСЦСЧ, можуть бути прийнятСЦ рСЦшення вСЦдповСЦдно до визначених цСЦлей. Ось чому одним з головних чинникСЦв органСЦзацСЦСЧ високоефективного менеджменту стаСФ СЦнформацСЦя, що надана своСФчасно, у достатньому обсязСЦ та в доступнСЦй формСЦ.

НайпоширенСЦшою формою представлення СЦнформацСЦСЧ у сферСЦ менеджменту СФ документ. ПершочерговСЦ заходи, що забезпечують СЦнформацСЦйнСЦ потреби менеджменту, полягають у вСЦдборСЦ й аналСЦзСЦ рСЦзних джерел СЦнформацСЦСЧ, СЧх систематизацСЦСЧ, надання СЧм загальноприйнятих форм сприйняття, доведення до користувачСЦв, пСЦдготовка для подальшого зберСЦгання. Завдання щодо проведення таких видСЦв робСЦт у бСЦльшостСЦ установ державного сектору економСЦки традицСЦйно вирСЦшують у межах органСЦзацСЦСЧ дСЦловодства [12, 267]. Водночас, СЦснуСФ проблема СЦнформацСЦйного забезпечення процесСЦв управлСЦння якСЦсною документацСЦСФю, тобто йдеться про створення змСЦстовно-концептуальноСЧ моделСЦ сучасного управлСЦнського документа. Ключового значення при цьому набуваСФ необхСЦднСЦсть уточнення сутностСЦ понять "дСЦловодство" та "документацСЦйне забезпечення менеджменту".

Поняття "дСЦловодство" розумСЦють як певну органСЦзацСЦю роботи з документами в традицСЦйних управлСЦнських структурах. Тобто, дСЦловодство - це суто визначений процес органСЦзацСЦСЧ роботи з вже створеними документами, основною метою якого СФ регулювання СЧх руху, з точки зору доцСЦльностСЦ СЦ рацСЦональностСЦ, а також здСЦйснення контролю за ними у межах конкретноСЧ управлСЦнськоСЧ системи. Окремою ланкою при цьому СФ процес створення самого документа, тому що в менеджментСЦ головною метою створення документа СФ не укладання певноСЧ унСЦфСЦкованоСЧ форми, а професСЦйне (творче) укладання тексту, як основного елементу, що маСФ важливе значення для процесу прийняття управлСЦнських рСЦшень. Внесення укладених фахСЦвцями текстСЦв у вСЦдповСЦднСЦ унСЦфСЦкованСЦ форми - прерогатива технСЦчного персоналу дСЦловодних служб СЦ нСЦчого спСЦльного зСЦ створенням документа (в проблемно-логСЦчному розумСЦннСЦ цього поняття) не маСФ. На жаль, жорсткСЦ регламенти, притаманнСЦ дСЦловодним процесам, не можуть задовольнити сучасне рСЦзноманСЦття СЦнформацСЦйних потреб менеджменту.

Виходячи з СЦнформацСЦйного навантаження на управлСЦнський документ, на нашу думку, документацСЦйне забезпечення менеджменту СФ бСЦльш ширшим поняттям, СЦ включаСФ, поряд з дСЦловодством, процес документування управлСЦнських дСЦй з метою прийняття найбСЦльш ефективних рСЦшень. Використання цього системного поняття в сучасному менеджментСЦ потребуСФ розроблення принциповоСЧ концепцСЦСЧ з визначенням якСЦсно-кСЦлькСЦсних характеристик документа, як носСЦя СЦнформацСЦСЧ на всСЦх рСЦвнях управлСЦння.

КСЦнцевим результатом будь-якого менеджменту СФ досягнення конкретноСЧ мети, яка може бути представлена певними якСЦсно-кСЦлькСЦсними характеристиками. Цей процес потребуСФ використання рСЦзноманСЦтних видСЦв ресурсСЦв, в тому числСЦ й СЦнформацСЦСЧ, яка мСЦститься в документах. Така сутнСЦсть документа, СЦ в першу чергу, управлСЦнського документа, надСЦляСФ його якостями, що притаманнСЦ матерСЦальним об'СФктам, що за певних умов можуть створювати додаткову вартСЦсть або сприяти появСЦ нових товарСЦв СЦ послуг. В управлСЦнськСЦй дСЦяльностСЦ СЦнформацСЦйне забезпечення досить тСЦсно повтАЩязане з документацСЦйним забезпеченням.ВаДокументацСЦйне забезпечення управлСЦння - дСЦяльнСЦсть спецСЦальних працСЦвникСЦв або пСЦдроздСЦлСЦв пСЦдприСФмства щодо створення документацСЦйноСЧ СЦнформацСЦйноСЧ бази на рСЦзних носСЦях для використання управлСЦнським апаратом у процесСЦ реалСЦзацСЦСЧ його функцСЦй.

Основною складовою частиною документацСЦйного забезпечення СФ дСЦловодство - дСЦяльнСЦсть, що охоплюСФ створення документСЦв та органСЦзацСЦю роботи з документами: органСЦзацСЦю документообСЦгу, використання СЦнформацСЦйно-пошукових систем документСЦв органу, контроль виконання документСЦв СЦ пСЦдготовку СЧх для передачСЦ в архСЦв. Значення документацСЦйного забезпечення полягаСФ в тому, що в загальному обсязСЦ управлСЦнськоСЧ роботи (за рСЦзними оцСЦнками) до 60-70 % займають операцСЦСЧ з документами. РЖнформацСЦя, яка в них мСЦститься, може бути використана тСЦльки пСЦсля проведення ряду дСЦловодних операцСЦй (фСЦксацСЦСЧ, обробки, систематизацСЦСЧ тощо).

Основним носСЦСФм СЦнформацСЦСЧ у сучасному апаратСЦ управлСЦння СФ документ, за допомогою якого здСЦйснюються дСЦловСЦ звтАЩязки. Тому рацСЦоналСЦзацСЦя дСЦловодства СФ важливим напрямом науковоСЧ органСЦзацСЦСЧ працСЦ працСЦвникСЦв сфери управлСЦння. З ускладненням керованих процесСЦв зростаСФ обсяг документообСЦгу [13, 62].Ва

Причини зростання обсягСЦв управлСЦнськоСЧ СЦнформацСЦСЧ можуть бути як обтАЩСФктивнСЦ, так СЦ субтАЩСФктивнСЦ:Ва

  • обтАЩСФктивнСЦ - причини, якСЦ визначаються збСЦльшенням масштабСЦв СЦ зростаючою складнСЦстю керованих систем, а також вирСЦшуваних ними завдань;
  • субтАЩСФктивнСЦ - причини, зумовленСЦ вСЦдсутнСЦстю науково-обТСрунтованих комплексСЦв документСЦв, якСЦ СФ необхСЦдними та достатнСЦми для документування процесу управлСЦння, а також недосконалСЦстю технологСЦСЧ роботи з документами у процесСЦ управлСЦння.Ва

ЦСЦ ж причини зумовлюють переважно СЦ недостатню якСЦсть пСЦдготовки документСЦв. Документ - передбачена законодавством матерСЦальна форма одержання, зберСЦгання, використання СЦ поширення СЦнформацСЦСЧ шляхом фСЦксацСЦСЧ СЧСЧ на паперСЦ, магнСЦтнСЦй, кСЦно-, вСЦдео-, фотоплСЦвцСЦ або СЦншому носСЦСФвСЦ.ВаПервинний документ - документ, що мСЦстить вихСЦдну СЦнформацСЦю. Вторинний - документ, що СФ результатом аналСЦтико-синтетичноСЧ та СЦншоСЧ обробки одного або кСЦлькох документСЦв.

Залежно вСЦд кола питань, вирСЦшуваних органом, обсягу та характеру його компетенцСЦСЧ, порядку розвтАЩязання питань, а також обсягу та характеру взаСФмозвтАЩязкСЦв з СЦншими органами, установами можуть формуватися системи дСЦловодства, серед яких найбСЦльш уживанСЦ:

  • централСЦзована - усСЦ документи (вихСЦднСЦ, вхСЦднСЦ, внутрСЦшнСЦ) реСФструються в одному мСЦiСЦ (канцелярСЦя, секретарСЦат);
  • децентралСЦзована - допускаСФться реСФстрацСЦя документСЦв у кСЦлькох мСЦiях за умови рСЦчного документообСЦгу 100 тисяч СЦ бСЦльше, а також за наявностСЦ територСЦально уособлених структурних пСЦдроздСЦлСЦв та певних особливих умов роботи;
  • змСЦшана - найбСЦльш важлива внутрСЦшня документацСЦя та переписка керСЦвництва реСФструСФться у канцелярСЦСЧ, решта документСЦв - у структурних пСЦдроздСЦлах.

В умовах обширного документообСЦгу великого значення набуваСФ правове його регулювання, яке здСЦйснюСФться через СЦнструкцСЦСЧ та положення з дСЦловодства. ТакСЦ документи регламентують:

  • порядок пСЦдготовки й оформлення документСЦв, СЧх погодження та вСЦзування;
  • органСЦзацСЦю роботи з документами;
  • порядок обробки та вСЦдправлення вихСЦдноСЧ СЦнформацСЦСЧ;
  • реСФстрацСЦю СЦ порядок зберСЦгання угод та договорСЦв;
  • порядок друкування СЦ тиражування документСЦв;
  • органСЦзацСЦю контролю за строками виконання документСЦв;
  • формування номенклатури справ, формування СЦ оформлення справ;
  • вСЦдбСЦр документСЦв СЦ справ на зберСЦгання або знищення;
  • знищення документСЦв;
  • облСЦк обсягу документообСЦгу.

ОрганСЦзацСЦйно функцСЦю дСЦловодства забезпечують спецСЦальнСЦ пСЦдроздСЦли - управлСЦння справами, секретарСЦати та канцелярСЦСЧ. На них покладаСФться безпосереднСФ дСЦловодне обслуговування органСЦв, пСЦдроздСЦлСЦв пСЦдприСФмства  (приймання СЦ вСЦдправлення кореспонденцСЦСЧ, реСФстрацСЦя вхСЦдних та вихСЦдних документСЦв, тиражування, розподСЦл документСЦв для доповСЦдСЦ керСЦвництву, ведення контролю за виконанням документСЦв, ознайомлення працСЦвникСЦв з наказами, розпорядженнями, документацСЦйне обслуговування нарад, конференцСЦй, засСЦдань, оформлення справ СЦ передача СЧх до архСЦву, збереження документСЦв тощо) [14, 99].

На данСЦ пСЦдроздСЦли покладено здСЦйснення операцСЦй з документами:

  • приймання кореспонденцСЦСЧ - приймання пошти, реСФстрацСЦя СЧСЧ у журналСЦ облСЦку, попереднСЦй розгляд документСЦв для визначення доцСЦльностСЦ виконання, а також прямого надсилання документСЦв безпосереднСЦм виконавцям, не надаючи СЧх на розгляд першим керСЦвникам (обсяг кореспонденцСЦСЧ, рСЦшення за якими повиннСЦ приймати тСЦльки першСЦ керСЦвники, не перевищуСФ 10-20 %);
  • реСФстрацСЦя документСЦв - фСЦксацСЦя факту створення або одержання документа шляхом присвоСФння йому порядкового номера та запису встановлених вСЦдомостей про нього засвСЦдчуСФ факт отримання документа, взяття на облСЦк СЦ забезпечення зберСЦгання документСЦв, довСЦдковоСЧ та контрольноСЧ роботи. Документи реСФструються один раз: вхСЦднСЦ - у день надходження, вихСЦднСЦ - у день пСЦдписання. ТаСФмнСЦ документи реСФструються у спецСЦальних журналах. ОбовтАЩязковСЦй реСФстрацСЦСЧ пСЦдлягають документи, що надСЦйшли на пСЦдприСФмство з вищих органСЦв "ади та управлСЦння, державних адмСЦнСЦстрацСЦй, органСЦв державних структур УкраСЧни, скарги та звернення громадян, повСЦдомлення про порушення податкового законодавства, документи, що потребують вирСЦшення або вСЦдповСЦдСЦ, а також документи з вСЦдповСЦдними грифами. Ознакою зареСФстрованого документа СФ штамп на першому аркушСЦ, дата його надходження, порядковий номер за журналом облСЦку;
  • передача документа для розгляду керСЦвником (заступником) пСЦдприСФмства. РезолюцСЦя керСЦвника щодо порядку виконання, виконавцСЦв, термСЦну виконання тощо зазначаСФться на вСЦльному вСЦд тексту мСЦiСЦ першого аркуша перед пСЦдписом керСЦвника та датою резолюцСЦСЧ. Якщо у резолюцСЦСЧ зазначаСФться кСЦлька виконавцСЦв, то на першому мСЦiСЦ зазначаСФться вСЦдповСЦдальний виконавець, якому СЦ вручаСФться документ. ВСЦдповСЦдальний виконавець забезпечуСФ виконання завдання та зберСЦгання документа. Виконання документСЦв полягаСФ у виконаннСЦ приписСЦв, збираннСЦ СЦнформацСЦСЧ, пСЦдготовцСЦ управлСЦнського рСЦшення, листСЦв для вСЦдповСЦдСЦ, наказСЦв, розпоряджень, а також у погодженнСЦ, затвердженнСЦ СЦ реСФстрацСЦСЧ вихСЦдного документа;
  • контроль за виконанням документСЦв СФ важливим напрямом управлСЦнськоСЧ дСЦяльностСЦ, що виконуСФться з метою сприяння своСФчасному та правильному виконанню рСЦшень, завдань СЦ доручень керСЦвництва, забезпечення одержання СЦнформацСЦСЧ, необхСЦдноСЧ для оцСЦнки дСЦяльностСЦ пСЦдроздСЦлСЦв та виконавцСЦв.

Контроль за виконанням документСЦв включаСФ:

  • постановку документа на контроль, перевСЦрку своСФчасного доведення документа до виконавця, попередню перевСЦрку та регулювання ходу виконання документСЦв;
  • облСЦк СЦ узагальнення результатСЦв контролю виконання документСЦв, СЦнформування керСЦвника.

Встановлення контролю за виконанням документСЦв маСФ забезпечувати:

  • обовтАЩязковий СЦ точний облСЦк документСЦв, одержаних для виконання робСЦт;
  • систематизацСЦю нагляду за виконанням документСЦв;
  • вжиття заходСЦв, що сприяють виконанню документСЦв, усуненню перешкод та окремих невСЦдповСЦдностей;
  • пСЦдвищення трудовоСЧ диiиплСЦни виконавцСЦв.

Щоденно за картотекою та журналом реСФстрацСЦСЧ робиться вибСЦрка документСЦв, виконання яких наближаСФться до кСЦнця та не виконаних у строк. Про останнСЦ доповСЦдають безпосередньо керСЦвнику. У випадку подовження термСЦну виконання, у контрольнСЦй картцСЦ проставляСФться вСЦдповСЦдна вСЦдмСЦтка.

Контроль може здСЦйснюватись у формах:

  • суцСЦльного контролю - за виконанням усСЦх документСЦв;
  • спецСЦального контролю - за виконанням документСЦв органСЦв "ади, вищих органСЦв пСЦдприСФмства, запитСЦв депутатСЦв, скарг, заяв, звернень громадян, наказСЦв та СЦнших найбСЦльш важливих документСЦв щодо боротьби з порушеннями податкового законодавства.

КомптАЩютеризацСЦя документацСЦного забезпечення переорСЦСФнтовуСФ його бСЦльше на одержання оперативноСЧ СЦнформацСЦСЧ та СЧСЧ оперативного аналСЦзу з подальшим використанням для прогнозування господарськоСЧ та СЦншоСЧ дСЦяльностСЦ. Хоч комптАЩютерний облСЦк, контроль, аудит, аналСЦз СЦ регулювання повиннСЦ функцСЦонувати як частка СФдиноСЧ СЦнформацСЦйноСЧ системи обтАЩСФкта (оскСЦльки СФ ефективнСЦшими в поСФднаннСЦ з комптАЩютерним прогнозуванням та плануванням), самСЦ по собСЦ вони функцСЦонально створюють тСЦсну СЦнформацСЦйну систему з "астивими для них системними принципами.

Вони мусять базуватися на таких принципах, як:

  • СФдина система класифСЦкацСЦСЧ СЦ кодування;
  • автоматизацСЦя збору, реСФстрацСЦСЧ СЦ передавання СЦнформацСЦСЧ;
  • унСЦфСЦкацСЦя, спрощення СЦ типСЦзацСЦя документацСЦСЧ;
  • автоматизацСЦя одержання бухгалтерських регСЦстрСЦв, звСЦтСЦв та аналСЦтичних форм тощо.

На комптАЩютернСЦй основСЦ можуть розвтАЩязуватись СЦ багато СЦнших задач, особливо з контролю СЦ аналСЦзу господарськоСЧ дСЦяльностСЦ (контроль СЦ аналСЦз виконання виробничих програм, формування собСЦвартостСЦ продукцСЦСЧ, прибутку СЦ рентабельностСЦ виробництва тощо). Контроль дотримання законодавчих СЦ методологСЦчних положень здСЦйснюСФться вирСЦшенням комплексу аудиторських задач, до перелСЦку яких практично входить аудиторський контроль усСЦх операцСЦй перелСЦчених щойно облСЦкових задач. Серед задач маркетинговоСЧ дСЦяльностСЦ необхСЦдно видСЦлити формування СЦ аналСЦз даних про продукцСЦю конкурентСЦв, визначення номенклатури СЦ обсягСЦв конкурентоспроможноСЧ "асноСЧ продукцСЦСЧ, цСЦновий монСЦторинг ринку товарСЦв, прогнозування прибутку СЦ СЦн.

Важливим в рамках забезпечення документообороту пСЦдприСФмства СФ визначення точностСЦ, попередження заздалегСЦдь та поточного попередження. ДанСЦ параметри системи документацСЦйного забезпечення описують якСЦснСЦ критерСЦСЧ функцСЦонування системи та визначають вимоги до неСЧ.

Для всСЦх документСЦв, що циркулюють в апаратах управлСЦння, встановлюються строки виконання, якСЦ можуть бути типовими або СЦндивСЦдуальними. РЖндивСЦдуальнСЦ строки виконання встановлюються керСЦвництвом з фСЦксуванням СЧх у резолюцСЦях. ТехнСЦчним засобом контролю СФ картотеки. Для органСЦзацСЦСЧ контролю за виконанням документа на нього складаСФться контрольна картка у момент реСФстрацСЦСЧ документа.

Документ вважаСФться виконаним, коли всСЦ поставленСЦ питання розвтАЩязанСЦ та автору чи вСЦдповСЦдному органу надСЦслана вСЦдповСЦдь [16, 145]. Лише у цьому випадку документ знСЦмаСФться з контролю, про що у контрольнСЦй картцСЦ робиться вСЦдповСЦдна вСЦдмСЦтка:

  • вСЦдправлення документСЦв охоплюСФ операцСЦСЧ з реСФстрацСЦСЧ документСЦв у журналСЦ облСЦку вихСЦдних документСЦв, написання на конвертСЦ (текстСЦ) адреси, вкладання документСЦв у пакети, заклеювання, проставлення вартостСЦ вСЦдправлення, складання реСФстру та здачу кореспонденцСЦСЧ у вСЦддСЦлення звтАЩязку;Ва
  • збереження документСЦв - завершальна стадСЦя дСЦловодства, завданням якоСЧ СФ систематизацСЦя, забезпечення збереження та можливостСЦ використовувати СЧх повторно у процесСЦ управлСЦння.


1.2. МеханСЦзм здСЦйснення документацСЦйного забезпечення установи


Розвиток архСЦвноСЧ СЦнформацСЦйноСЧ системи СЦз включенням СЧСЧ в життя суспСЦльства зумовлюСФться не лише вимогами часу, коли всСЦ СЦнформацСЦйнСЦ потоки в державСЦ мають стати сегментом СФдиного СЦнформацСЦйного простору, а й нагальною потребою оптимСЦзацСЦСЧ зберСЦгання та використання архСЦвних ресурсСЦв УкраСЧни.

ЗгСЦдно СЦз Законом УкраСЧни "Про НацСЦональний архСЦвний фонд СЦ архСЦвнСЦ установи», систему архСЦвних установ УкраСЧни утворюють [1]:

  • Головне архСЦвне управлСЦння при КабСЦнетСЦ МСЦнСЦстрСЦв УкраСЧни;
  • центральнСЦ державнСЦ архСЦви;
  • галузевСЦ державнСЦ архСЦви;
  • державнСЦ архСЦвнСЦ установи АвтономноСЧ РеспублСЦки Крим;
  • мСЦiевСЦ державнСЦ архСЦвнСЦ установи; архСЦвнСЦ пСЦдроздСЦли самостСЦйних наукових установ, державних музеСЧв СЦ бСЦблСЦотек;
  • архСЦвнСЦ пСЦдроздСЦли державних органСЦв, пСЦдприСФмств СЦ органСЦзацСЦй.

НацСЦональний архСЦвний фонд УкраСЧни тАФ складова вСЦтчизняноСЧ та свСЦтовоСЧ СЦсторико-культурноСЧ спадщини та СЦнформацСЦйних ресурсСЦв суспСЦльства налСЦчуСФ понад 55 млн. одиниць зберСЦгання на паперовСЦй основСЦ, кСЦно-, фотодокументСЦв, науково-технСЦчноСЧ документацСЦСЧ. Обсяги фондСЦв швидко зростають.

РЖнформатизацСЦя архСЦвноСЧ справи та актуалСЦзацСЦя документних ресурсСЦв УкраСЧни даСФ змогу на якСЦсно новому рСЦвнСЦ вирСЦшити питання науково-СЦнформацСЦйного забезпечення функцСЦонування держави, привести його у вСЦдповСЦднСЦсть до мСЦжнародних норм СЦ цим самим сприяти входженню УкраСЧни у свСЦтове товариство та мСЦжнародний СЦнформацСЦйний простСЦр. На сьогоднСЦ став реальнСЦстю перехСЦд вСЦд автоматизованоСЧ СЦнформацСЦйно-пошуковоСЧ системи до СЦнформацСЦйних систем з СЦнтелектуалСЦзованими можливостями завдяки насиченню ринку потужною комптАЩютерною технСЦкою та новСЦтнСЦм програмним забезпеченням [17, 54].

Отже, технологСЦчнСЦ аспекти автоматизацСЦСЧ документних потокСЦв вийшли на рСЦвень надзвичайних можливостей. У цих умовах виникаСФ необхСЦднСЦсть створення цСЦлСЦсноСЧ концепцСЦСЧ архСЦвноСЧ справи в УкраСЧнСЦ. Разом СЦз тим увага до цСЦСФСЧ проблеми з боку керСЦвних державних органСЦв поки не досягла належного рСЦвня: архСЦвна справа залишаСФться поза межами прСЦоритетних науково-технСЦчних напрямСЦв, а питання СЦнформатизацСЦСЧ суспСЦльства обмежуються виключно технологСЦчними питаннями створення комптАЩютерних систем СЦ мереж.

За межами проблеми залишаються питання автоматизацСЦСЧ архСЦвних функцСЦй, в тому числСЦ питання формування масивСЦв даних СЦ доступу до СЦнформацСЦСЧ. Створення нацСЦональноСЧ архСЦвноСЧ СЦнформацСЦйноСЧ мережСЦ СЦз залученням сучасних комптАЩютерних технологСЦй уможливить забезпечення СЦнформатизацСЦСЧ архСЦвноСЧ справи.

ПСЦд СЦнформатизацСЦСФю архСЦвноСЧ справи розумСЦСФмо комплексну систему органСЦзацСЦйних, науково-методичних СЦ технологСЦчних заходСЦв, якСЦ забезпечують створення СФдиних методологСЦчних СЦ методичних основ функцСЦонування архСЦвноСЧ справи на базСЦ взаСФмоповтАЩязаних СЦнформацСЦйних технологСЦй, формування нацСЦональних архСЦвних СЦнформацСЦйних ресурсСЦв, створення мережСЦ локальних СЦ централСЦзованих БД СЦ нацСЦональноСЧ СЦнформацСЦйноСЧ системи архСЦвСЦв, що дають змогу виконати поставленСЦ перед ними завдання.

Загальною метою СЦнформатизацСЦСЧ в архСЦвнСЦй справСЦ СФ:

  • актуалСЦзацСЦя СЦнформацСЦСЧ, що мСЦститься в документах, та вирСЦшення проблеми оперативного СЦ повноцСЦнного доступу до СЦнформацСЦСЧ;
  • оптимСЦзацСЦя формування зберСЦгання, захисту та використання документальних ресурсСЦв суспСЦльства;
  • прискорення СЧх залучення до суспСЦльного обСЦгу;
  • введення до мСЦжнародного СЦнформацСЦйного простору.

ГоловнСЦ завдання СЦнформатизацСЦСЧ в архСЦвнСЦй справСЦ визначаються СЧСЧ функцСЦями, якСЦ спрямованСЦ на:

  • оптимСЦзацСЦю традицСЦйних технологСЦй архСЦвноСЧ справи, яка й досСЦ залишаСФться в цСЦлому рутинною, а саме: процесСЦв експертизи, комплектування, описування та облСЦку, каталогСЦзацСЦСЧ тощо;
  • удосконалення системи управлСЦння архСЦвною справою тАФ забезпечення пСЦдвищення ефективностСЦ матерСЦально-технСЦчного, фСЦнансового та кадрового забезпечення дСЦяльностСЦ архСЦвних установ та управлСЦння СЦнформацСЦйними документальними ресурсами архСЦвноСЧ системи;
  • забезпечення широкого доступу до документноСЧ СЦнформацСЦСЧ, створення в електроннСЦй формСЦ системи внутрСЦшньоархСЦвних, мСЦжархСЦвних, галузевих СЦ мСЦжгалузевих архСЦвних довСЦдникСЦв, взаСФмоповтАЩязаних електронних каталогСЦв, комптАЩютерних БД, сховищ даних, якСЦ дають змогу сформувати СЦнтегрованСЦ масиви даних архСЦвних документСЦв як в електроннСЦй формСЦ, так СЦ з виведенням на традицСЦйне друкування та активно використовувати цю СЦнформацСЦю в СЦнтересах суспСЦльства;
  • вирСЦшення на новому рСЦвнСЦ проблеми збереження фондСЦв СЦ зберСЦгання СЦнформацСЦСЧ з використанням комптАЩютерних технологСЦй через страхове копСЦювання, формування повнотекстових БД тощо.

Проблема СЦнформатизацСЦСЧ маСФ узгоджуватися СЦз загальною стратегСЦСФю СЦнформатизацСЦСЧ суспСЦльства та створенням системи БД документноСЧ СЦнформацСЦСЧ ще на стадСЦСЧ документостворення в установах, коли автоматизуються технологСЦчнСЦ процеси дСЦяльностСЦ установи та СЧСЧ висвСЦтлення в офСЦцСЦйних документах, а також на стадСЦСЧ документообСЦгу [18, 76].

Отже, СЦнформатизацСЦя архСЦвноСЧ справи в науково-методичному планСЦ маСФ повтАЩязати увесь цикл документостворення, документозберСЦгання та використання документСЦв, що мають мСЦiе у суспСЦльствСЦ, а тому базуСФться на поСФднаннСЦ методик архСЦвознавства, археографСЦСЧ та документознавства. Вона маСФ спрямовуватися на створення засад документообСЦгу СЦ телекомунСЦкацСЦйнСЦ звтАЩязки з державними структурами та органами державноСЧ "ади, включитися в загальнодержавнСЦ СЦнформацСЦйнСЦ ресурси УкраСЧни.

У процесСЦ СЦнформатизацСЦСЧ архСЦвноСЧ справи вирСЦзняють три взаСФмоповтАЩязанСЦ складовСЦ:

  • науково-архСЦвознавчу тАФ визначення обтАЩСФктСЦв СЦ прСЦоритетСЦв у комптАЩютеризацСЦСЧ технологСЦчних процесСЦв архСЦвноСЧ справи у сферСЦ комплектування, облСЦку, використання, зберСЦгання документСЦв;
  • СЦнформацСЦйно-технологСЦчну (власне комптАЩютеризацСЦя) тАФ вибСЦр оптимального технСЦчного СЦ програмного забезпечення, його пристосування до специфСЦки рСЦзних обтАЩСФктСЦв комптАЩютеризацСЦСЧ, побудова СЦнформацСЦйних систем СЦ мереж вСЦдповСЦдно до завдань, що стоять перед архСЦвною справою;
  • науково-органСЦзацСЦйну та управлСЦнську тАФ органСЦзацСЦя СЦнформатизацСЦСЧ архСЦвноСЧ справи вСЦдповСЦдно до КонцепцСЦСЧ комптАЩютеризацСЦСЧ та розроблених технСЦчних завдань.

Головними завданнями, що передують безпосередньо формуванню СЦнформацСЦйних масивСЦв архСЦвноСЧ СЦнформацСЦСЧ, СФ:

  • визначення обтАЩСФктСЦв СЦ прСЦоритетСЦв у комптАЩютеризацСЦСЧ технологСЦчних процесСЦв архСЦвноСЧ справи в галузСЦ управлСЦння архСЦвами, комплектування, облСЦку, зберСЦгання документСЦв СЦ використання архСЦвноСЧ СЦнформацСЦСЧ;
  • розроблення методичних засад СФдиних принципСЦв каталогСЦзацСЦСЧ та методики списування архСЦвних фондСЦв СЦ документСЦв для комптАЩютеризованих систем, стандартизацСЦя архСЦвних описСЦв вСЦдповСЦдних обтАЩСФктСЦв комптАЩютеризацСЦСЧ для переведення на електронний формат;
  • створення унСЦфСЦкованоСЧ та стандартизованоСЧ термСЦносистеми вСЦдповСЦдного СФдиного термСЦнологСЦчного та лСЦнгвСЦстичного забезпечення спСЦвСЦснування рСЦзних СЦнформацСЦйних масивСЦв, узгоджених систем класифСЦкацСЦСЧ документноСЧ СЦнформацСЦСЧ. Переведення архСЦвних технологСЦй на машиночитаннСЦ носСЦСЧ СФ першим завданням СЦнформатизацСЦСЧ. Цей шлях може здСЦйснюватися як зверху тАФ вСЦд Головного архСЦву УкраСЧни, так СЦ знизу тАФ у кожному державному архСЦвСЦ.

КомптАЩютеризацСЦя органСЦзацСЦйно-управлСЦнських функцСЦй на центральному, обласному та районному рСЦвнях здСЦйснюСФться у межах конкретного архСЦву також у двох зазначених напрямах тАФ комптАЩютеризацСЦя процесСЦв управлСЦння архСЦвною справою та управлСЦння СЦнформацСЦСФю про комплектування, облСЦк СЦ зберСЦгання документСЦв, створення страхового фонду та повнотекстових БД.

СамостСЦйним напрямом СЦнформатизацСЦСЧ СФ науково-СЦнформацСЦйний, який включаСФ:

  • процеси створення системи науково-довСЦдкового апарату (НДА) за складом СЦ змСЦстом фондСЦв, з урахуванням можливостей традицСЦйних СЦ комптАЩютерних технологСЦй;
  • створення БД електронних страхових копСЦй документСЦв, повнотекстових БД актуальноСЧ СЦнформацСЦСЧ;
  • органСЦзацСЦю науково-публСЦкацСЦйноСЧ та науково-СЦнформацСЦйноСЧ дСЦяльностСЦ архСЦву, яка базуСФться на СЦнших методичних СЦ технологСЦчних засадах.

НайдоступнСЦшим рСЦшенням в цьому напрямСЦ СФ, з одного боку, послСЦдовне закладення до БД архСЦвних описСЦв каталогСЦв на комптАЩютернСЦ носСЦСЧ та автоматичне створення за цими даними каталогу нових надходжень у комптАЩютерному режимСЦ, а з СЦншого тАФ переведення СЦснуючих каталогСЦв ретроспективноСЧ СЦнформацСЦСЧ у БД без повернення до фондСЦв на картковому рСЦвнСЦ. Таким чином, обтАЩСФктом автоматизацСЦСЧ СФ окремСЦ технологСЦчнСЦ процеси та НДА в управлСЦннСЦ справою та СЦнформацСЦСФю. ВибСЦр обтАЩСФкта супроводжуСФться його списуванням для створення моделСЦ даних.

РЖнформацСЦйний ресурс архСЦвних фондСЦв вимагаСФ унСЦфСЦкацСЦСЧ архСЦвного опису та проведення стандартизацСЦСЧ технологСЦчних процесСЦв як на архСЦвознавчому рСЦвнСЦ, так СЦ на рСЦвнСЦ типологСЦзацСЦСЧ програмних рСЦшень, створення СФдиних для типових завдань програмно-технологСЦчних комплексСЦв СЦ нових рСЦшень, якСЦ б були сумСЦсними, але вирСЦшували рСЦзнСЦ завдання вСЦдповСЦдно до рСЦзних обтАЩСФктСЦв СЦнформатизацСЦСЧ [19, 145]. Такий пСЦдхСЦд даСФ змогу сформувати структуру СЦнтегрованоСЧ системи архСЦвноСЧ СЦнформацСЦСЧ в трьох рСЦвнях:

  • перший тАФ загальнодержавний СЦ загальнонацСЦональний, що концентруСФ данСЦ зведеного характеру нацСЦонально-державного рСЦвня СЦ виконуСФ роль загальнодержавного мСЦжархСЦвного довСЦдника;
  • другий тАФ рСЦвень мСЦжархСЦвних БД;
  • третСЦй тАФ БД кожного конкретного архСЦву.

Розроблення вСЦдповСЦдних моделей даних архСЦвноСЧ системи як цСЦлСЦсноСЧ системи опису та облСЦку рСЦзного рСЦвня СЦнформацСЦСЧ:

  • рСЦвня архСЦву;
  • рСЦвня фонду;
  • рСЦвня справи;
  • рСЦвня документа;
  • рСЦвня групи документСЦв;
  • рСЦвня адмСЦнСЦстративноСЧ СЦнформацСЦСЧ.

Розроблення вСЦдповСЦдних моделей даних архСЦвноСЧ системи як цСЦлСЦсноСЧ системи опису та облСЦку рСЦзного рСЦвня СЦнформацСЦСЧ маСФ стати головним завданням науково-методичноСЧ роботи архСЦвознавчого напряму в галузСЦ СЦнформатизацСЦСЧ.

МоделСЦ даних мСЦстять стандартизовану структуру списування архСЦвноСЧ СЦнформацСЦСЧ, яка застосовуСФться в усСЦх вертикальних СЦ горизонтальних структурах архСЦвноСЧ галузСЦ й маСФ стати обовтАЩязковим нормативним документом, що забезпечуСФ взаСФмозвтАЩязок рСЦзних технологСЦчних процесСЦв СЦ систем.

Формування масивСЦв архСЦвноСЧ СЦнформацСЦСЧ для внутрСЦшньо фондовоСЧ систематизацСЦСЧ та класифСЦкацСЦСЧ документСЦв тАФ завдання набагато складнСЦше. Умовно в ньому можна видСЦлити два напрями:

1.ВаАвтоматизацСЦя поточноСЧ технологСЦСЧ в СЧСЧ повному циклСЦ тАФ вСЦд комплектування та облСЦку до створення електронних каталогСЦв, БД та СЦнформацСЦйних систем за складом СЦ змСЦстом документСЦв НацСЦонального архСЦвного фонду, що забезпечить замкнене коло технологСЦй.

2.ВаАвтоматизацСЦя ретроспективноСЧ СЦнформацСЦСЧ внутрСЦшньо фондового рСЦвня, яка вже поставлена на облСЦк в архСЦвних установах СЦ вСЦдображена в системСЦ НДА, але СЦснуСФ в традицСЦйному режимСЦ.

Виходячи з необхСЦдностСЦ управлСЦння документальними ресурсами архСЦвноСЧ галузСЦ, органСЦзацСЦСЧ узгодженоСЧ науково-методичноСЧ та СЦнформацСЦйно-технологСЦчноСЧ роботи СЦ врахування матерСЦально-технСЦчних можливостей галузСЦ, найдоцСЦльнСЦшим СФ проведення системноСЧ СЦнформатизацСЦСЧ у два етапи:

  • перший тАФ створення системи заходСЦв з комптАЩютеризацСЦСЧ технологСЦчних процесСЦв централСЦзованого комплектування та облСЦку архСЦвноСЧ системи, створення БД та СЦнтегрованого документального ресурсу в Головному архСЦвСЦ УкраСЧни;
  • другий тАФ комптАЩютеризацСЦя замкненого методично СФдиного циклу технологСЦчних процесСЦв комплектування, опису, облСЦку, НДА у кожнСЦй архСЦвнСЦй установСЦ, з урахуванням СЦнтеграцСЦСЧ вже СЦснуючих БД у системах та мережах галузСЦ.

Документи використовуються в усСЦх сферах дСЦяльностСЦ людини, вСЦдображають факти, подСЦСЧ, явища об'СФктивноСЧ дСЦйсностСЦ та розумовоСЧ дСЦяльностСЦ людини. РЖнформацСЦя в документСЦ може бути зафСЦксована будь-яким способом: письмово, у виглядСЦ креслення, малюнка, фотографСЦСЧ, за допомогою звукозапису. Таким чином, документ, перш за все, виконуСФ СЦнформацСЦйну функцСЦю. Але вСЦн виконуСФ й СЦншСЦ функцСЦСЧ: передачу СЦнформацСЦСЧ на вСЦдстанСЦ, накопичення та зберСЦгання СЦнформацСЦСЧ, доказу, облСЦку. В управлСЦнськСЦй дСЦяльностСЦ на перший план виступаСФ управлСЦнська функцСЦя. Документ якнайтСЦснСЦше пов'язаний з усСЦма формами управлСЦнськоСЧ дСЦяльностСЦ СЦ СФ засобом реалСЦзацСЦСЧ покладених на апарат управлСЦння функцСЦй, наприклад, планування, облСЦку, фСЦнансування, контролю.

Державний стандарт 16.487-83 визначаСФ документ як матерСЦальний об'СФкт з СЦнформацСЦСФю, закрСЦпленою створеним людиною способом для СЧСЧ передачСЦ в часСЦ та просторСЦ, визначаСФ загальну функцСЦю документа як носСЦя СЦнформацСЦСЧ. Ця функцСЦя документа особливо важлива в оперативному управлСЦннСЦ. ПСЦсля використання документа у поточнСЦй роботСЦ вСЦн виконуСФ ще одну важливу функцСЦю тАФ виступаСФ як СЦсторичне джерело [9, 164].

ЦСЦ особливостСЦ привертали увагу працСЦвникСЦв управлСЦння СЦ архСЦвСЦстСЦв. Органи управлСЦння, СЦнститути "ади повиннСЦ взаСФмодСЦяти у своСЧй роботСЦ. У перСЦод перебудови системи управлСЦння документ виконуСФ ряд теоретичних функцСЦй, якСЦ застосовуються у рамках наукових диiиплСЦн документознавства та архСЦвоведення.

Один окремий документ тАФ це одиничний акт документування. ДСЦяльнСЦсть суб'СФкта вСЦдображаСФ сукупнСЦсть документСЦв, взаСФмопов'язаних та взаСФмодСЦючих, якСЦ становлять системи документацСЦСЧ. ГОСТ 6.10.1-88 "УнСЦфСЦкованСЦ системи документацСЦСЧ. ОсновнСЦ положення" визначаСФ систему документацСЦСЧ як сукупнСЦсть взаСФмопов'язаних документСЦв, що застосовуються у певнСЦй сферСЦ дСЦяльностСЦ. Розглядаючи документи як форму вСЦдображення дСЦяльностСЦ об'СФктСЦв та СЧх суб'СФктСЦв, можна виявити значну кСЦлькСЦсть систем документацСЦСЧ, взаСФмопов'язаних та пСЦдпорядкованих.

НайбСЦльш загальною СЦ цСЦлСЦсною системою, що займаСФ вишу сходинку на СЦСФрархСЦчних сходах документоутворення, можна розглядати загальнодержавну систему документацСЦСЧ, яка включаСФ всСЦ види систем документацСЦСЧ, що виникають та взаСФмодСЦють в державСЦ.

Вона розподСЦляСФться на ряд пСЦдсистем, якСЦ можна класифСЦкувати за рСЦзними ознаками (територСЦальними, функцСЦональними, за рСЦвнем управлСЦння тощо).

В лСЦтературСЦ СЦ практичнСЦй дСЦяльностСЦ насамперед видСЦляють функцСЦональнСЦ, якСЦ мають мСЦжгалузеве значення, та галузевСЦ системи документацСЦСЧ. ФункцСЦональнСЦ системи документацСЦСЧ: планова, звСЦтно-статистична, матерСЦально-технСЦчного постачання, фСЦнансування тАФ в тому або СЦншому обсязСЦ "астивСЦ для всСЦх органСЦв управлСЦння [10, 87].

Галузевими прийнято вважати системи документацСЦСЧ, якСЦ функцСЦонують СЦ, вСЦдповСЦдно, вСЦдображають дСЦяльнСЦсть органСЦв галузевого призначення (об'СФкти та СЧх суб'СФкти, вСЦддСЦли, управлСЦння, виконкоми мСЦiевих рад).
ФункцСЦональнСЦ СЦ галузевСЦ системи документацСЦСЧ, в свою чергу, можна подСЦлити на пСЦдсистеми за напрямками дСЦяльностСЦ. МСЦж системами СЦнколи важко провести чСЦткСЦ межСЦ, оскСЦльки вони дуже тСЦсно взаСФмопов'язанСЦ.

Розвиток електронно-обчислювальноСЧ технСЦки та впровадження автоматизованих систем управлСЦння вимагали приведення документСЦв до однорСЦдностСЦ як за формою, так СЦ щодо послСЦдовностСЦ розташування в них СЦнформацСЦСЧ. З кСЦнця 1960-тих рокСЦв в колишньому Радянському СоюзСЦ набула поширення дСЦяльнСЦсть з розробки унСЦфСЦкованих систем документацСЦСЧ, якСЦ мСЦстять СЦнформацСЦю, необхСЦдну для керСЦвництва у певнСЦй сферСЦ дСЦяльностСЦ. Створення унСЦфСЦкованих систем документацСЦСЧ тАФ один СЦз найважливСЦших напрямкСЦв розробки АСУ.

На даний час дСЦСФ бСЦльше двадцяти загальнодержавних унСЦфСЦкованих систем документацСЦСЧ, кожна з яких визначаСФться державним стандартом. Такий державний стандарт видаСФться на кожну систему. Але документи, розробленСЦ в рСЦзних системах, що використовуються в управлСЦннСЦ на рСЦзних рСЦвнях, повиннСЦ мати СФдинСЦ унСЦфСЦкованСЦ форми. УнСЦфСЦкованСЦ форми документСЦв проектуються на основСЦ ГОСТу 6.10.5-87 "УнСЦфСЦкованСЦ системи документацСЦСЧ. Вимоги щодо побудови формуляра-зразка".

У формулярСЦ-зразку встановлюються формати, розмСЦри полСЦв документСЦв, вимоги щодо побудови конструкцСЦйноСЧ сСЦтки, розташування реквСЦзитСЦв. Формуляр-зразок складаСФться для сукупностСЦ документСЦв, об'СФднаних за СЧх функцСЦональним призначенням СЦ рСЦвнем користування, тАФзагальнодержавних, галузевих.

На пСЦдставСЦ ГОСТ 6.10.5-87 складаються формуляри-зразки та унСЦфСЦкованСЦ на СЧх основСЦ форми документСЦв майже всСЦх унСЦфСЦкованих систем документацСЦСЧ. Однак для унСЦфСЦкованоСЧ системи органСЦзацСЦйно-розпорядчоСЧ документацСЦСЧ форми документСЦв розробляються на основСЦ державного стандарту за ДСТУ 4163-2003 "Вимоги до оформлювання документСЦв".
Сам процес створення документа називаСФться документуванням. ПСЦд системою документування розумСЦють сукупнСЦсть процесСЦв зСЦ створення та опрацювання всСЦх документСЦв у суб'СФктСЦ. Система документування передбачаСФ наявнСЦсть визначених норм СЦ вимог не тСЦльки щодо складання СЦ оформлення документа, а й щодо порядку роботи з ним, опрацювання, руху, зберСЦгання документа. ЦСЦ норми закрСЦплюються, в свою чергу, законотворчими та нормативно-методичними документами.

З використанням ЕОМ, коли СЦнформацСЦя, яка знаходиться в документах, закладаСФться в пам'ять машини, коли стало можливим швидко отримати будь-яку частину цСЦСФСЧ СЦнформацСЦСЧ СЦ в будь-яких комбСЦнацСЦях, бСЦльш виправданим стало поняття СЦнформацСЦйно-документацСЦйного забезпечення управлСЦння, яке включаСФ всю сукупнСЦсть процесСЦв з одержання, опрацювання, зберСЦгання та видачСЦ споживачевСЦ СЦнформацСЦСЧ та документСЦв як СЧСЧ носСЦСЧв.

В тих суб'СФктах, де ще не використовують ЕОМ, необхСЦдно виконувати весь комплекс робСЦт як щодо складання документСЦв, так СЦ щодо робСЦт з готовими документами, отриманими ззовнСЦ: одержання, розподСЦл, реСФстрацСЦя, постачання, контроль за виконанням, довСЦдкова робота, формування та зберСЦгання справ, доархСЦвне опрацювання документСЦв. У випадках використання ЕОМ технологСЦчна послСЦдовнСЦсть змСЦнюСФться, оскСЦльки СФ можливСЦсть мати справу як з документом в цСЦлому, так СЦз будь-якою його частиною [11, 243].

Вся управлСЦнська дСЦяльнСЦсть тСЦсно пов'язана з роботою над документами, оскСЦльки для прийняття будь-якого рСЦшення необхСЦдна СЦнформацСЦя з питання, що розглядаСФться, носСЦСФм якоСЧ СФ документ тАФ об'СФкт працСЦ в сферСЦ управлСЦння. Тому удосконалення процесу роботи з документами СФ найважливСЦшим напрямком пСЦдвищення продуктивностСЦ працСЦ в сферСЦ управлСЦння. Роль управлСЦння постСЦйно зростаСФ внаслСЦдок розвитку суспСЦльства, його полСЦтичних, економСЦчних, культурних, соцСЦальних зв'язкСЦв, зростання обсягСЦв документацСЦйноСЧ СЦнформацСЦСЧ. ПрацСЦвники управлСЦнського апарату бСЦльшу частину робочого часу використовують на складання, погодження, опрацювання документСЦв та СЦнформацСЦСЧ, що мСЦститься в них. Ця робота займаСФ 60 %, а в окремих випадках тАФ до 80 % СЧх робочого часу. Для значноСЧ частини працСЦвникСЦв сфери управлСЦння, таких, як статисти, економСЦсти, бухгалтери, секретарСЦ, оператори та СЦн., робота з документами та СЧх аналСЦз, опрацювання СЦнформацСЦСЧ в них становлять основний змСЦст роботи.

ПСЦдвищення продуктивностСЦ працСЦ в сферСЦ управлСЦння досягаСФться насамперед впровадженням засобСЦв автоматизацСЦСЧ СЦ механСЦзацСЦСЧ, якСЦ називаються оргтехнСЦкою. Але впровадження засобСЦв оргтехнСЦки потребуСФ однорСЦдностСЦ форм документСЦв СЦ такоСЧ побудови технологСЦСЧ опрацювання документСЦв, щоб однотипнСЦ операцСЦСЧ були зосередженСЦ в одному мСЦiСЦ. ТСЦльки дотримання цих умов дозволяСФ пСЦдготувати документи для машинного опрацювання.

Значну роль в упорядкуваннСЦ роботи з документами й оптимСЦзацСЦСЧ документацСЦйних процесСЦв вСЦдСЦграла РДдина державна система дСЦловодства, затверджена КабСЦнетом МСЦнСЦстрСЦв УкраСЧни. РДдина державна система дСЦловодства являСФ собою науково упорядкований комплекс правил, нормативСЦв СЦ рекомендацСЦй щодо органСЦзацСЦСЧ СЦ ведення документацСЦйного забезпечення управлСЦння, починаючи з моменту створення або отримання документа СЦ до вСЦдправлення його в архСЦв. В РДДСД можна видСЦлити чотири основнСЦ напрямки удосконалення документацСЦйного забезпечення управлСЦнськоСЧ дСЦяльностСЦ апарату:

  • унСЦфСЦкацСЦя СЦ стандартизацСЦя документСЦв;
  • рацСЦональна органСЦзацСЦя обСЦгу документСЦв СЦ зберСЦгання документСЦв;
  • економСЦка, планування та органСЦзацСЦя працСЦ персоналу, що займаСФться дСЦловодством;
  • автоматизацСЦя та механСЦзацСЦя працСЦ управлСЦнцСЦв.

ТехнологСЦя управлСЦння, зведена до простоСЧ схеми, може бути представлена у виглядСЦ прийняття рСЦшення, органСЦзацСЦСЧ його виконання та контролю за виконанням. Таку схему можна використовувати як у випадку проведення найбСЦльш простого одноразового заходу, так СЦ при органСЦзацСЦСЧ складних галузевих загальнодержавних систем. ЦСЦ системи будуть вСЦдрСЦзнятися ступенем пСЦдготовки прийняття рСЦшення, органСЦзацСЦСФю його втСЦлення в життя (кадри, фСЦнанси, постачання, реалСЦзацСЦя) СЦ органСЦзацСЦСФю контролю за виконанням. У всСЦх випадках повиннСЦ бути наявними вказанСЦ частини.

Будь-яке рСЦшення не виникаСФ з нСЦчого, воно може бути прийняте тСЦльки на базСЦ СЦнформацСЦСЧ з даного питання. При цьому слСЦд зазначити двСЦ важливСЦ умови: по-перше, СЦнформацСЦя повинна бути своСФчасною, по-друге, вона повинна бути достатньою для прийняття необхСЦдного рСЦшення. Якщо СЦнформацСЦя надСЦйшла з запСЦзненням, ви втрачаСФте можливСЦсть взяти участь в яких-небудь дСЦях, заходах. Тобто можливСЦсть чи шанс втраченСЦ. З другого боку, якщо СЦнформацСЦя недостатня або ви знаСФте що-небудь наполовину,
ваше рСЦшення може бути не тСЦльки не найкращим, а навСЦть помилковим, оскСЦльки ви не врахували всСЦх факторСЦв.

В даний час обсяги СЦнформацСЦСЧ подвоюються через кожнСЦ три роки. Це пов'язано з розвитком суспСЦльства. Будь-який суб'СФкт чи кожна людина зокрема може СЦснувати тСЦльки у випадку, коли йде обмСЦн СЦнформацСЦСФю. В умовах ринкових вСЦдносин стрСЦмко змСЦнюСФться економСЦчна ситуацСЦя, комерцСЦйнСЦ пСЦдприСФмства "виживають" тСЦльки в тому випадку, якщо вони своСФчасно знають що, коли, як СЦ скСЦльки коштуСФ. РЖнформацСЦя давно стала товаром.  Це свСЦдчить про суттСФвСЦ змСЦни в органСЦзацСЦСЧ СЦнформацСЦйних ресурсСЦв у суспСЦльствСЦ, показуСФ, що СЦнформацСЦя СЦ документ як СЧСЧ носСЦй здСЦйснюють вплив на всСЦ аспекти управлСЦння, а також на функцСЦонування рСЦзних структур, якСЦ впливають на кСЦнцевий результат у економСЦчнСЦй сферСЦ.

РЖнформацСЦйно-документацСЦйне обслуговування виступаСФ головною (основною) забезпечувальною (обслуговуючою) функцСЦСФю управлСЦння, виконання якоСЧ потребуСФ спецСЦальних тАФ професСЦйних знань. ВСЦд того, як поставлена ця робота, залежить оперативнСЦсть, чСЦткСЦсть у дСЦяльностСЦ будь-якого суб'СФкта.

РЖнформацСЦйно-документацСЦйне забезпечення здСЦйснюють спецСЦальнСЦ структурнСЦ пСЦдроздСЦли:

  • управлСЦння справами;
  • загальний вСЦддСЦл;
  • канцелярСЦя;
  • секретарСЦат (або секретар-помСЦчник).

ЦСЦ пСЦдроздСЦли повиннСЦ бути укомплектованСЦ спецСЦалСЦстами. Секретар-помСЦчник також повинен мати спецСЦальну освСЦту залежно вСЦд рСЦвня керСЦвника СЦ рСЦвня його пСЦдготовки.

Робота будь-якого управлСЦнського апарату, як СЦ взагалСЦ будь-яка робота у наш час, повинна виконуватись за умови дотримання вимог науковоСЧ органСЦзацСЦСЧ працСЦ. Тобто це означаСФ, що немаСФ такоСЧ роботи, яку б не потрСЦбно було правильно органСЦзовувати, СЦ людина, яка виконуСФ цю роботу, повинна бути обСЦзнана з особливостями СЧСЧ виконання. Для цього робота повинна бути подСЦлена на певнСЦ складовСЦ частини тАФ вСЦд найбСЦльш складних до найпростСЦших операцСЦй.

Кожну частину треба вСЦдпрацювати, тобто органСЦзувати якнайкраще, оскСЦльки в будь-якСЦй роботСЦ немаСФ дрСЦбниць, все маСФ бути продуманим. РЖз таких продуманих, правильно органСЦзованих операцСЦй СЦ складаСФться наукова органСЦзацСЦя працСЦ. Як правильно виконувати ту чи СЦншу роботу визначають нормативно-методичнСЦ документи.

В своСЧй дСЦяльностСЦ служби документацСЦйного забезпечення управлСЦння керуються законами, указами, постановами уряду, наказами та розпорядженнями управлСЦння, положеннями про службу, ДСДЗУ. Основними правилами роботи вСЦдомчих архСЦвСЦв, СЦнструкцСЦСФю з дСЦловодства даного суб'СФкта, посадовими СЦнструкцСЦями працСЦвникСЦв служби, державними стандартами на унСЦфСЦкованСЦ системи документацСЦСЧ СЦ насамперед на УСОРД методичними розробками з питань дСЦловодства та архСЦвноСЧ справи.

До функцСЦй служби документацСЦйного забезпечення управлСЦння належать:

  • повне СЦнформацСЦйно-документацСЦйне обслуговування дСЦяльностСЦ суб'СФкта, що включаСФ: приймання, облСЦк, первинне опрацювання та вСЦдправку кореспонденцСЦСЧ, доставку, друкування та розмноження документСЦв, реСФстрацСЦю, контроль за СЧх виконанням, формування справ, поточне зберСЦгання, пСЦдготовку справ до передачСЦ в архСЦв;
  • органСЦзацСЦйно-методичне управлСЦння та контроль за постановкою дСЦловодства у всСЦх структурних пСЦдроздСЦлах та пСЦдвСЦдомчих органСЦзацСЦях;
  • систематичне удосконалення СЦнформацСЦйно-документацСЦйного обслуговування шляхом впровадження ЕОМ СЦ насамперед персональних комп'ютерСЦв та засоби механСЦзацСЦСЧ управлСЦнськоСЧ роботи;
  • органСЦзацСЦя пСЦдвищення квалСЦфСЦкацСЦСЧ працСЦвникСЦв служби ДЗУ.

Як видно з перелСЦку функцСЦй, всю роботу з документацСЦйного забезпечення управлСЦння можна роздСЦлити на двСЦ частини:

  • безпосереднСФ оперативне документацСЦйне обслуговування, органСЦзацСЦйно-методичне управлСЦння;
  • постСЦйне удосконалення на базСЦ ЕОМ всСЦСФСЧ роботи з документами та СЦнформацСЦСФю, що мСЦститься в них.

У сферСЦ управлСЦння головним чином працюють з СЦнформацСЦСФю СЦ документами, якСЦ виступають СЧСЧ носСЦями. Документ-об'СФкт СЦ результат працСЦ в сферСЦ управлСЦння. Робота з СЦнформацСЦйно-документацСЦйного забезпечення складаСФться з однакових операцСЦй. ТСЦльки одними суб'СФктами вона виконуСФться традицСЦйними методами (вручну), СЦншими тАФ за допомогою засобСЦв механСЦзацСЦСЧ та автоматизацСЦСЧ. Але всСЦ етапи роботи з документами залишаються. Тому будь-який елементарно грамотний працСЦвник управлСЦнського апарату повинен не тСЦльки правильно складати СЦ оформляти документи, але й знати, якСЦ види робСЦт виконуються з ними.
Будь-яка праця сьогоднСЦ удосконалюСФться шляхом впровадження нових машин та процесСЦв. У сферСЦ управлСЦння механСЦзувати можна тСЦльки роботу з документами СЦ автоматизувати опрацювання СЦнформацСЦСЧ, яка мСЦститься в документах. Але машинне опрацювання документСЦв ставить своСЧ вимоги. ВСЦдносно документСЦв це вимоги щодо СЧх формату, порядку оформлення, викладу тексту.

Документ також можна роздСЦлити на своСЧ найпростСЦшСЦ складовСЦ частини (реквСЦзити) СЦ до кожноСЧ частини СФ правила найбСЦльш правильного СЧСЧ написання та оформлення. ЦСЦ правила закрСЦпленСЦ ДСТУ 4163-2003. Вимоги до оформлення документСЦв також досить детально описанСЦ в системСЦ документацСЦйного забезпечення управлСЦння, оскСЦльки в усСЦх документах можна видСЦлити однаковСЦ складовСЦ частини (реквСЦзити), вивчивши порядок складання та оформлення цих реквСЦзитСЦв (написання адреси, дат, грифСЦв погодження, затвердження, порядок пСЦдписання та СЦн.).

ДанСЦ вимоги встановлюСФ ДСТУ 4163-2003. Одним документом оформлюСФться тСЦльки одноразова дСЦя. Документи виступають у тСЦснСЦй взаСФмодСЦСЧ один з одним СЦ утворюють систему документацСЦСЧ. Державний стандарт даСФ визначення системи документацСЦСЧ як сукупностСЦ взаСФмопов'язаних документСЦв у визначенСЦй сферСЦ дСЦяльностСЦ. РЖснують системи фСЦнансовоСЧ, первинноСЧ та облСЦковоСЧ бухгалтерськоСЧ документацСЦСЧ бюджетних об'СФктСЦв СЦ суб'СФктСЦв, облСЦково-грошовоСЧ документацСЦСЧ, органСЦзацСЦйно-розпорядчоСЧ та СЦн. Таким чином, кожний управлСЦнець повинен вмСЦти вилучати СЦ знати ту систему документацСЦСЧ, з якою вСЦн працюСФ. Наприклад, працСЦвник вСЦддСЦлу кадрСЦв повинен знати СЦ вмСЦти складати та оформляти всСЦ кадровСЦ документи, а також контракти СЦ трудовСЦ угоди. Але найбСЦльш загальними СФ органСЦзацСЦйно-розпорядчСЦ документи, з якими доводиться мати справу будь-якому управлСЦнцю.

Сюди належать такСЦ органСЦзацСЦйнСЦ документи, як:

  • статут, положення, СЦнструкцСЦСЧ;
  • розпорядчСЦ документи-накази, розпорядження, вказСЦвки, ухвали, рСЦшення;
  • СЦнформацСЦйно-довСЦдковСЦ акти, довСЦдки, доповСЦднСЦ СЦ пояснювальнСЦ записки, а також найбСЦльш масовСЦ види службових документСЦв тАФ листи, телеграми, телефонограми.

Кожний вид названих документСЦв маСФ своСЧ особливостСЦ в оформленнСЦ СЦ викладСЦ тексту, якСЦ неважко вивчити. Порядок роботи з документами теж розподСЦляСФться на певнСЦ етапи. Кожний етап маСФ своСЧ прийоми найкращого його виконання. ПочинаСФться ця робота з надходження СЦ первинного опрацювання документСЦв. Цей етап СФ незалежно вСЦд способу передачСЦ СЦнформацСЦСЧ: поштою, особисто, телеграфом, факсом. Як правило, ця робота ведеться централСЦзовано й складаСФться СЦз чисто технСЦчних операцСЦй, детально описаних у правилах та СЦнструкцСЦях [31, 16].

РеСФстрацСЦя документСЦв тАФ важливий етап. В процесСЦ реСФстрацСЦСЧ ведеться облСЦк отриманих документСЦв, але найголовнСЦшим СФ запис показникСЦв про документ, якСЦ дозволяють органСЦзувати контроль за його виконанням СЦ СЦнформацСЦйно-довСЦдкову роботу з документами, тобто в процесСЦ реСФстрацСЦСЧ закладаСФться банк даних про документи, якСЦ циркулюють в об'СФктСЦ чи суб'СФктСЦ. З реСФстрацСЦСФю документСЦв тСЦсно пов'язаний наступний етап тАФ контроль за виконанням. Правильно органСЦзований строковий контроль дозволяСФ знати в будь-який момент, що маСФ бути виконано, СЦ допомагаСФ суб'СФкту ефективно спланувати свСЦй робочий день.

ВСЦд постановки реСФстрацСЦСЧ документСЦв залежить СЦ органСЦзацСЦя СЦнформацСЦйно-довСЦдковоСЧ роботи. Служба СЦнформацСЦйно-документацСЦйного обслуговування або секретар зобов'язанСЦ за кСЦлька хвилин видати довСЦдку: де, у кого, на якСЦй стадСЦСЧ роботи знаходиться будь-який документ, а також вСЦдповСЦсти на запитання: в яких документах мСЦститься СЦнформацСЦя з тСЦСФСЧ чи СЦншоСЧ проблеми, що вас цСЦкавить. РеСФстрацСЦя може проводитись в ручному режимСЦ тАФ на картках або в автоматизованому тАФ на комп'ютерСЦ. ТехнологСЦя реСФстрацСЦСЧ документСЦв добре викладена в нормативно-методичних посСЦбниках.

ПСЦсля первинного опрацювання та реСФстрацСЦСЧ документ надходить на виконання. Цей етап пов'язаний з проблемою прямоточностСЦ руху документа. Рух документа до виконавця вСЦдбиваСФ систему органСЦзацСЦСЧ управлСЦння. При чСЦткому розподСЦлСЦ обов'язкСЦв та делегуваннСЦ повноважень документ вСЦдразу потрапляСФ на виконання.

При зацентралСЦзованСЦй системСЦ управлСЦння, коли керСЦвник бере на себе вирСЦшення всСЦх, навСЦть дрСЦбних питань, кожний документ надходить до нього на резолюцСЦю СЦ пСЦсля цього надходить на виконання. ПСЦдготовлений документ буде йти, таким чином, знизу-вгору тАФ вСЦд виконавця, з численними погодженнями, до керСЦвника на пСЦдпис. Рух документа наочно вСЦдбиваСФ оперограма СЦ дозволяСФ побачити всСЦ повторнСЦ та зайвСЦ операцСЦСЧ.

Наступний етап тАФ поточне збереження документСЦв. Будь-який документ пСЦсля того, як в процесСЦ управлСЦння використана зафСЦксована в ньому СЦнформацСЦя, виконуСФ функцСЦю збереження та накопичення СЦнформацСЦСЧ з тим, щоб до цСЦСФСЧ СЦнформацСЦСЧ знову можна було повернутися, коли в цьому виникне потреба. Для цього документи повиннСЦ бути розмСЦщенСЦ так, щоб потрСЦбний документ можна було знайти за лСЦченСЦ хвилини. ОскСЦльки документСЦв, якСЦ вСЦдкладаються в процесСЦ роботи суб'СФкта, багато, СЧх органСЦзацСЦя в поточному збереженнСЦ потребуСФ попередньоСЧ класифСЦкацСЦСЧ, тобто розподСЦлення на групи (справи) для оперативного СЧх пошуку.

Для розподСЦлу документСЦв по справах розробляСФться найпростСЦший класифСЦкатор тАФ номенклатура справ. Це систематизований перелСЦк заголовкСЦв справ, якСЦ ведуться в суб'СФктах.

Номенклатура тАФ найважливСЦший документ. Добре складена номенклатура справ дозволяСФ мати чСЦтко налагоджене поточне збереження документСЦв. Однак складання номенклатури потребуСФ спецСЦальних знань.

БагаторСЦчний досвСЦд роботи зСЦ складання номенклатур дозволяСФ стверджувати, що скласти номенклатуру може лише спецСЦалСЦст в галузСЦ дСЦловодства або архСЦвСЦст. Якщо суб'СФкт не може сам квалСЦфСЦковано скласти номенклатуру, потрСЦбно звернутися в архСЦвну службу. Обкладинки справ заводяться вСЦдповСЦдно до номенклатури [30, 154]. Оформлення обкладинок та розподСЦл документСЦв усерединСЦ справ також повиннСЦ проводитись з урахуванням спецСЦальних правил.

Складання номенклатури справ, формування справ та СЧх збереження пов'язанСЦ з експертизою цСЦнностСЦ документСЦв. ПСЦд експертизою розумСЦють визначення практичного та наукового значення документСЦв, визначення термСЦнСЦв СЧх зберСЦгання. Залежно вСЦд цСЦнностСЦ документСЦв вони можуть мати рСЦзнСЦ термСЦни зберСЦгання: короткостроковСЦ (до 10 рокСЦв), довгострокового зберСЦгання (в основному, це документи щодо особового складу, якСЦ зберСЦгаються 25-75 рокСЦв) та постСЦйнСЦ. ТермСЦни зберСЦгання документСЦв можна визначити в спецСЦальних довСЦдниках, якСЦ називаються "ПерелСЦки документСЦв за термСЦнами зберСЦгання". Вони бувають типовСЦ та вСЦдомчСЦ. Типовий перелСЦк СЦснуСФ для управлСЦнських документСЦв, науково-технСЦчноСЧ документацСЦСЧ, кСЦно- СЦ фотодокументСЦв; вСЦдомчСЦ перелСЦки майже для усСЦх сфер дСЦяльностСЦ (культури, охорони здоров'я, кСЦнематографСЦСЧ, сСЦльського господарства та СЦн.). ВСЦдомчий перелСЦк бСЦльш докладно охоплюСФ документи, якСЦ створюються в процесСЦ дСЦяльностСЦ визначеноСЧ сфери. ТермСЦни зберСЦгання документСЦв визначаються при формуваннСЦ справ, оскСЦльки в одну справу не дозволяСФться формувати документи постСЦйного та тимчасового термСЦнСЦв зберСЦгання. В СЦншому випадку документи доведеться перегрупувати. Порядок проведення експертизи та оформлення СЧСЧ результатСЦв добре викладенСЦ в нормативно-методичних документах.

Завершальним етапом роботи з документами СФ пСЦдготовка справ для довгострокового зберСЦгання або для здачСЦ СЧх в архСЦв. В оперативнСЦй роботСЦ, як правило, справи використовуються два роки тАФ поточний рСЦк та минулий. Справи за попереднСЦ роки треба опрацювати СЦ передати до архСЦву суб'СФкта (якщо вСЦн СФ) чи перекласти для зберСЦгання в СЦншу шафу. Опрацювання справ проводиться вСЦдповСЦдно до встановлених правил.

Якщо цю роботу проводити регулярно, кожного року, справи суб'СФкта будуть у повному порядку СЦ пошук потрСЦбних справ СЦ документСЦв не буде становити труднощСЦв. Порядок складання СЦ оформлення документСЦв та органСЦзацСЦя всСЦх етапСЦв роботи з ними досить детально описанСЦ в нормативно-методичних документах. Пакет цих документСЦв повинен бути у кожного суб'СФкта чи об'СФкта, а якщо вони великСЦ тАФ в кожному структурному пСЦдроздСЦлСЦ.

АрхСЦвСЦсти, якСЦ ведуть контроль за дСЦяльнСЦстю об'СФктСЦв чи суб'СФктСЦв, повиннСЦ, перш за все, надати консультацСЦСЧ, визначити, якСЦ повиннСЦ бути у суб'СФкта чи об'СФкта нормативно-методичнСЦ документи, за допомогою яких можна знайти вСЦдповСЦдь на багато питань щодо складання, опрацювання, органСЦзацСЦСЧ документСЦв [29, 354].

Пакет нормативно-методичних документСЦв складаСФться СЦз двох частин. В першСЦй частинСЦ повиннСЦ бути загальнодержавнСЦ нормативно-методичнСЦ документи, набСЦр яких у повному обсязСЦ повинен продаватися в архСЦвних установах не тСЦльки в центрСЦ, але й на мСЦiях. До цих документСЦв належать:

  • Державна система документацСЦйного забезпечення управлСЦння. ОсновнСЦ положення. ЗагальнСЦ вимоги до документСЦв СЦ служб документацСЦйного забезпечення;
  • Типова СЦнструкцСЦя зСЦ справознавства в об'СФктах та суб'СФктах;
  • УнСЦфСЦкованСЦ системи документацСЦСЧ. Система органСЦзацСЦйно-розпорядчоСЧ документацСЦСЧ. Вимоги до оформлення документСЦв;
  • ОсновнСЦ правила роботи вСЦдомчих архСЦвСЦв;
  • ПерелСЦк типових документСЦв, якСЦ створюються в процесСЦ дСЦяльностСЦ держкомСЦтетСЦв, об'СФктСЦв, суб'СФктСЦв з визначенням термСЦнСЦв СЧх зберСЦгання.

Суб'СФктам, якСЦ мають справу з будь-якими зверненнями громадян, корисно мати "Типове положення про ведення дСЦловодства з питань звернень, заяв та скарг громадян в державнСЦ органи управлСЦння СЦ на пСЦдприСФмства", в якому визначений порядок та методика роботи з цСЦСФю категорСЦСФю документСЦв. Друга частина пакета формуСФться СЦз органСЦзацСЦйних та нормативно-методичних документСЦв самого суб'СФкта. До нього належать:

  • Статут або положення про об'СФкт чи суб'СФкт;
  • Положення про структурний пСЦдроздСЦл (якщо суб'СФкт маСФ розгалужену структуру);
  • ПосадовСЦ СЦнструкцСЦСЧ працСЦвникСЦв структурних пСЦдроздСЦлСЦв;
  • РЖнструкцСЦя з ведення справ даного суб'СФкта;
  • Номенклатура справ;
  • Табель форм документСЦв структурних пСЦдроздСЦлСЦв або
    суб'СФкта в цСЦлому.

Стосовно останнСЦх трьох документСЦв СЦнструкцСЦя з дСЦловодства повинна бути конкретизована для даного суб'СФкта його прикладами, номенклатурою справ та табелем форм документСЦв зСЦ зразками документСЦв, що можуть бути розробленСЦ на госпрозрахунковСЦй основСЦ або складатися працСЦвниками мСЦiевоСЧ архСЦвноСЧ служби [28, 87].

РЖнформацСЦйно-документацСЦйне забезпечення дСЦяльностСЦ будь-якого суб'СФкта СФ однСЦСФю з найважливСЦших обслуговуючих функцСЦй, яку повинен виконувати структурний пСЦдроздСЦл. Ця служба носить рСЦзнСЦ назви: управлСЦння справами, загальний вСЦддСЦл, канцелярСЦя, секретарСЦат. В невеликих суб'СФктах, де обсяг опрацьованих документСЦв невеликий та утворення спецСЦального структурного пСЦдроздСЦлу недоцСЦльне, таку роботу виконуСФ секретар. ФункцСЦСЧ, права та порядок дСЦяльностСЦ, тобто органСЦзацСЦйно-правовСЦ та методичнСЦ принципи роботи служби документацСЦйного забезпечення управлСЦння (ДЗУ) (або документацСЦйноСЧ служби), визначаються в положеннСЦ про неСЧ. Структура служби та СЧСЧ завдання, як правило, вСЦдповСЦдають технологСЦчному ланцюжку операцСЦй, що проводяться з документами, починаючи з приймання та розподСЦлення документСЦв СЦ закСЦнчуючи здачею СЧх в архСЦв суб'СФкта.

Структура служби документацСЦйного забезпечення управлСЦння розробляСФться на основСЦ "Типових положень". Можна використати "Типове положення про управлСЦння справами" та "ТиповСЦ завдання, запропонованСЦ в ДСДЗУ". Але при цьому враховуСФться специфСЦка роботи даного суб'СФкта, обсяг та кСЦлькСЦсть пСЦдроздСЦлСЦв, загальна кСЦлькСЦсть спСЦвробСЦтникСЦв, ступСЦнь автоматизацСЦСЧ та механСЦзацСЦСЧ управлСЦнських робСЦт.

Швидкий розвиток та втСЦлення засобСЦв ЕОМ в управлСЦння, унСЦфСЦкацСЦя та стандартизацСЦя документСЦв, що проводяться в широких масштабах в краСЧнСЦ, потребують постСЦйного пСЦдвищення квалСЦфСЦкацСЦСЧ працСЦвникСЦв, зайнятих документацСЦйним обслуговуванням. Тому одним з актуальних завдань служби документацСЦйного забезпечення управлСЦння СФ органСЦзацСЦя вивчення бСЦльш нових засобСЦв ЕОМ та засобСЦв механСЦзацСЦСЧ, державних стандартСЦв на унСЦфСЦкованСЦ системи документацСЦСЧ, методичних розробок щодо роботи з документами. Ця служба зобов'язана постСЦйно удосконалювати органСЦзацСЦю документацСЦйного обслуговування, забезпечувати його однаковСЦсть у всСЦх структурних частинах об'СФкта та у пСЦдвСЦдомчих суб'СФктах [27, 132]. Таким чином, служба документацСЦйного забезпечення управлСЦння в наш час намагаСФться досягти спСЦльностСЦ показникСЦв, форм документСЦв та порядку СЧх опрацювання.

Служба документацСЦйного забезпечення управлСЦння повинна бути самостСЦйним структурним пСЦдроздСЦлом, безпосередньо очолюватись керСЦвником, який пСЦдпорядкований керСЦвнику суб'СФкта.

У великому та середньому суб'СФктСЦ ця служба маСФ складну структуру, до неСЧ можуть входити:

  • секретарСЦат;
  • юридичний вСЦддСЦл;
  • загальний вСЦддСЦл;
  • експедицСЦя, в якСЦй видСЦляються групи опрацювання вхСЦдноСЧ та вихСЦдноСЧ кореспонденцСЦСЧ, урядовоСЧ пошти та доставки (кур'СФрська група);
  • облСЦково-довСЦдкова частина, що займаСФться реСФстрацСЦСФю, довСЦдковою роботою;
  • контрольно-СЦнспекторська група;
  • бюро по роботСЦ з пропозицСЦями, заявами та скаргами громадян;
  • машинописне (диктофонно-машинописне) бюро;
  • копСЦювально-розмножувальна служба;
  • архСЦв та СЦнспекцСЦйно-методична група.

Можливе сумСЦщення кСЦлькох функцСЦй в одному пСЦдроздСЦлСЦ. В суб'СФктах невеликого масштабу замСЦсть структурних пСЦдроздСЦлСЦв вСЦдповСЦдну роботу будуть виконувати окремСЦ особи. Номенклатура посад працСЦвникСЦв служби документацСЦйного забезпечення управлСЦння визначаСФться вСЦдповСЦдно до СФдиноСЧ номенклатури посад службовцСЦв, затвердженоСЧ ДержкомСЦтетом по працСЦ та соцСЦальних питань. Сюди вСЦднесенСЦ керСЦвники-начальники служб ДЗУ, СЧх заступники та спецСЦалСЦсти-помСЦчники керСЦвника суб'СФкта, секретарСЦ колегСЦСЧ, методисти, завСЦдуючСЦ архСЦвом, завСЦдуючСЦ експедицСЦСФю, СЦнспектори, секретарСЦ, стенографСЦстки, дСЦловоди, друкарки, експедитори, кур'СФри, редактори та коректори.

СлСЦд пам'ятати про введення в квалСЦфСЦкацСЦйний довСЦдник посад службовцСЦв посади дСЦловода, який повинен мати спецСЦальну вишу освСЦту за фахом "Документознавець, органСЦзатор дСЦловодства". РацСЦональна органСЦзацСЦя документацСЦйного забезпечення дСЦяльностСЦ суб'СФкта потребуСФ достатньоСЧ кСЦлькостСЦ працСЦвникСЦв цСЦСФСЧ служби. Основними факторами, якСЦ визначають кСЦлькСЦсть та склад працСЦвникСЦв служби, СФ обсяг документообСЦгу (тобто кСЦлькСЦсть документСЦв, що складаються, отримуються та опрацьовуються за рСЦк), загальна кСЦлькСЦсть працСЦвникСЦв суб'СФкта та ступСЦнь автоматизацСЦСЧ СЦ механСЦзацСЦСЧ опрацювання СЦнформацСЦСЧ та документСЦв [8, 20].

Основу рацСЦональноСЧ органСЦзацСЦСЧ будь-якоСЧ роботи, а також з документацСЦйного забезпечення становить чСЦткий розподСЦл функцСЦй та обов'язкСЦв мСЦж конкретними виконавцями. ЧСЦтке знання своСЧх обов'язкСЦв пСЦдвищуСФ вСЦдповСЦдальнСЦсть кожного працСЦвника, дозволяСФ правильно розпланувати робочий день СЦ виключаСФ дублювання операцСЦй. РозподСЦл працСЦ закрСЦплюСФться посадовими СЦнструкцСЦями, в яких визначено його органСЦзацСЦйно-правове положення в структурному пСЦдроздСЦлСЦ.

Посадова СЦнструкцСЦя розробляСФться на базСЦ квалСЦфСЦкацСЦйного довСЦдника посад службовцСЦв, типових посадових СЦнструкцСЦй та конкретних потреб даного робочого мСЦiя. Чим чСЦткСЦше буде розроблена посадова СЦнструкцСЦя, тим легше органСЦзувати виконання конкретноСЧ роботи. В СЦнструкцСЦСЧ слСЦд включати СЦ методику роботи, тобто не тСЦльки що робити, але СЦ як виконувати тСЦ або СЦншСЦ види робСЦт.

РЖндивСЦдуальна посадова СЦнструкцСЦя тАФ важливий та вСЦдповСЦдальний документ, який органСЦзацСЦйно та методично визначаСФ роботу спСЦвробСЦтника. РЖнструкцСЦя складаСФться з роздСЦлСЦв: загальна частина, функцСЦСЧ, обов'язки, права, взаСФмовСЦдносини, вСЦдповСЦдальнСЦсть, оцСЦнка роботи. ВсСЦ роздСЦли СЦнструкцСЦСЧ повиннСЦ бути чСЦткими, ясними, виключаючи двояке розумСЦння.
В загальнСЦй частинСЦ перелСЦчуються основнСЦ завдання даноСЧ посадовоСЧ особи, порядок СЧСЧ приймання та звСЦльнення, професСЦональнСЦ вимоги до неСЧ (освСЦта, стаж роботи), СЧСЧ безпосередня пСЦдлеглСЦсть та нормативнСЦ документи, якими вона керуСФться в роботСЦ.

В роздСЦлСЦ "ФункцСЦСЧ" вказуСФться конкретна дСЦлянка роботи, закрСЦплена за даним спСЦвробСЦтником, та перелСЦчуються всСЦ види робСЦт, що виконуються ним. Наприклад, на працСЦвника покладено формування справ та органСЦзацСЦя поточного зберСЦгання документСЦв. Виконання цСЦСФСЧ функцСЦСЧ здСЦйснюСФться такими видами робСЦт: перевСЦркою наявностСЦ позначки про виконання документа, пСЦдшиванням документа до справи вСЦдповСЦдно до номенклатури справ, органСЦзацСЦСФю зберСЦгання справ у шафСЦ, видачею в тимчасове користування документСЦв СЦ справ, оформлення обкладинок справ до передачСЦ в архСЦв установи.

В роздСЦлСЦ "Обов'язки" викладаСФться порядок виконання робСЦт, термСЦни СЦ методи виконання кожноСЧ операцСЦСЧ. СкажСЦмо, якщо працСЦвник проводить реСФстрацСЦю документСЦв, то в СЦнструкцСЦСЧ повинен бути детально описаний подСЦл документСЦв на реСФстрованСЦ та нереСФстрованСЦ, занесення кожного реквСЦзиту реСФстрацСЦйноСЧ картки та кСЦлькСЦсть екземплярСЦв картки, куди який екземпляр надСЦйде тощо. Також зазначаСФться форма реСФстрацСЦйноСЧ картки.
В роздСЦлСЦ "Права" викладенСЦ права працСЦвникСЦв, якими вони користуються при виконаннСЦ своСЧх функцСЦй.

У роздСЦлСЦ "ВзаСФмовСЦдносини" вказуСФться, коли, вСЦд кого СЦ в якому виглядСЦ працСЦвник повинен одержати СЦнформацСЦю та документи, передати, з ким погодити.  Посадова СЦнструкцСЦя завершуСФться роздСЦлом "ОцСЦнка роботи", де подаються критерСЦСЧ, що дозволяють оцСЦнити виконання працСЦвником своСЧх функцСЦй (в основному якСЦсть та своСФчаснСЦсть роботи). В цьому ж роздСЦлСЦ вказуСФться вСЦдповСЦдальнСЦсть, яку працСЦвник несе у випадку несумлСЦнного ставлення до своСЧх обов'язкСЦв. Посадова СЦнструкцСЦя затверджуСФться керСЦвником структурного пСЦдроздСЦлу, в якому працюСФ даний спСЦвробСЦтник. Основним нормативним документом, що визначаСФ роботу з документацСЦйного забезпечення в суб'СФктСЦ СФ СЦнструкцСЦя з дСЦловодства. Вона повинна бути в кожному суб'СФктСЦ чи об'СФктСЦ. РозробляСФться СЦнструкцСЦя на основСЦ загальнодержавних нормативних документСЦв: ГОСТСЦв, Основних правил роботи вСЦдомчих архСЦвСЦв, державних стандартСЦв та унСЦфСЦкованоСЧ системи документацСЦСЧ, методичних матерСЦалСЦв архСЦвних органСЦв, вСЦдомчих правил. НинСЦ вСЦдомства складають типовСЦ СЦнструкцСЦСЧ з дСЦловодства в цСЦлому або з якоСЧсь його окремоСЧ частини (номенклатура справ, оформлення документСЦв, органСЦзацСЦя контролю тощо) для всСЦСФСЧ групи однорСЦдних суб'СФктСЦв чи об'СФктСЦв.

1.3. Проблеми в ходСЦ органСЦзацСЦСЧ документацСЦйного забезпечення

установи


Головна мета служби дСЦловодства тАФ це досконале документацСЦйне забезпечення управлСЦння, якСЦсне надання документно-СЦнформацСЦйних послуг, вчасна обробка СЦ передання на рСЦзнСЦ рСЦвнСЦ керування необхСЦдноСЧ для прийняття управлСЦнських рСЦшень СЦнформацСЦСЧ. Разом з тим, важливСЦсть якСЦсноСЧ органСЦзацСЦСЧ СЦнформацСЦйно-документацСЦйного забезпечення управлСЦння в рядСЦ пСЦдприСФмств та установ краСЧни недооцСЦнюСФться. Справочинством займаються працСЦвники з низьким рСЦвнем оплати, випадково чи в силу певних обставин вимушенСЦ працювати в цих службах. Подекуди канцелярСЦСЧ виконують другорядну роль в апаратСЦ управлСЦння, виконуючи чисто технСЦчнСЦ функцСЦСЧ. Творча й логСЦчно-послСЦдовна робота з документами начебто розчиняСФться в дСЦяльностСЦ апарату управлСЦння. ДСЦловодством займаються начебто всСЦ, але виконують цю роботу в бСЦльшостСЦ неякСЦсно й зСЦ значними витратами часу. НавСЦть висококвалСЦфСЦкованСЦ працСЦвники, якСЦ отримали системну вищу освСЦту й призванСЦ по сутСЦ вирСЦшувати питання управлСЦнням виробництва, витрачають третю частину свого робочого часу не на "астиву СЧм роботу з документами, до того ж низькооплачувану.

ПСЦдбором СЦнформацСЦСЧ, обробкою СЦ оформленням документСЦв сьогоднСЦ повинен займатись не фахСЦвець галузСЦ, який приймаСФ важливСЦ управлСЦнськСЦ рСЦшення, а спецСЦально пСЦдготовлений для цього СЦнший фахСЦвець - документознавець, СЦнформацСЦйний аналСЦтик. Нагальною стала проблема кардинальноСЧ змСЦни ролСЦ СЦ мСЦiя служб дСЦловодства в апаратСЦ управлСЦння. В сучаснСЦй установСЦ необхСЦдно створення, шляхом обтАЩСФднання функцСЦй канцелярСЦСЧ, секретарСЦату й СЦнформацСЦйного центру, СФдиного пСЦдроздСЦлу СЦнформацСЦйно-документацСЦйного обслуговування з пСЦдпорядкуванням його першому керСЦвниковСЦ. Цей пСЦдроздСЦл, оснащений новСЦтнСЦми засобами комптАЩютерноСЧ та СЦншоСЧ багатофункцСЦональноСЧ органСЦзацСЦйноСЧ технСЦки, мусить виконувати головну обслуговуючу функцСЦю управлСЦння тАФ досконале документно-СЦнформацСЦйне обслуговування прийняття управлСЦнських рСЦшень. ТодСЦ з такого пСЦдроздСЦлу можна буде сповна спитати за неповноту СЦнформацСЦСЧ чи перебСЦр документСЦв, за якСЦсть опрацювання вСЦдомостей й виконання поставлених завдань в установлений термСЦн. Створення спецСЦалСЦзованого пСЦдроздСЦлу СЦнформацСЦйно-документацСЦйного забезпечення приведе до зменшення чисельностСЦ апарату управлСЦння й лСЦквСЦдацСЦСЧ зайвих посад. Коло обовтАЩязкСЦв його провСЦдних спСЦвробСЦтникСЦв-документознавцСЦв, СЦнформацСЦйних аналСЦтикСЦв та системотехникСЦв буде досить значне й багатогранне. РЗх основнСЦ функцСЦональнСЦ обовтАЩязки тАФ разом з основними фахСЦвцями керСЦвного апарату брати активну участь в монСЦторингу релевантноСЧ СЦнформацСЦСЧ, розробцСЦ ефективних управлСЦнських рСЦшень, веденнСЦ контролю СЦ перевСЦрцСЦ завдань СЦ розпоряджень вищого керСЦвництва. Для цього вони повиннСЦ вмСЦти працювати з усСЦма видами документноСЧ СЦнформацСЦСЧ, знати особливостСЦ автоматизованих систем дСЦловодства й документообСЦгу, новСЦтнСЦ засоби оргтехнСЦки, особливостСЦ унСЦфСЦкацСЦСЧ й галузевоСЧ стандартизацСЦСЧ документно- СЦнформацСЦйноСЧ сфери.

РЖснують особливостСЦ документацСЦйного забезпечення управлСЦння пСЦдприСФмствами та установами:

  • це виключно важлива роль документу, в т.ч. електронного, в сучасному свСЦтСЦ. Це носСЦй рСЦзноманСЦтноСЧ СЦнформацСЦСЧ СЦ канал соцСЦальноСЧ комунСЦкацСЦСЧ, засСЦб збереження, реСФстрацСЦСЧ СЦ передання СЦнформацСЦСЧ у просторСЦ й часСЦ, це й обтАЩСФкт охорони СЦнтелектуальноСЧ "асностСЦ та захисту авторських прав. Основи документоведення тАФ невСЦдтАЩСФмна складова досконалостСЦ як державного управлСЦння, так СЦ будь-якого приватного пСЦдприСФмництва.
  • це зростання ролСЦ СЦнформацСЦйних процесСЦв у всСЦх рСЦзновидах людськоСЧ дСЦяльностСЦ, прояв спСЦльноСЧ основи, притаманнСЦй багатьом СЦнтелектуальним напрямам суспСЦльного розвитку, його глобалСЦзацСЦСЧ.

Створюються не тСЦльки СЦнформацСЦйно-аналСЦтичнСЦ пСЦдроздСЦли, СЦнформацСЦйно-рекламнСЦ агенцСЦСЧ, розширюСФться коло центрСЦв науково-технСЦчноСЧ СЦнформацСЦСЧ, патентних структур, а й посилюСФться значення високоякСЦсного СЦнформацСЦйного забезпечення вищого керСЦвництва всСЦх рСЦвнСЦв СЦ напрямСЦв соцСЦального управлСЦння на базСЦ новСЦтнСЦх технологСЦй й застосування глобальних свСЦтових мереж. Враховуючи тСЦ обставини, що розвиток сучасноСЧ комптАЩютерноСЧ технСЦки орСЦСФнтований на високопрофесСЦйного користувача й не потребуСФ ТСрунтовноСЧ СЦнженерноСЧ освСЦти, комптАЩютерно-технологСЦчний блок обмежуСФться вивченням основ комптАЩютерних мереж та телекомунСЦкацСЦйних технологСЦй, системного аналСЦзу СЦнформацСЦйних процесСЦв прикладного програмного забезпечення, основ проектування баз даних, Internet-технологСЦй та ресурсСЦв в дСЦловодствСЦ та сучасного електронного документообСЦгу.

ПрофесСЦйна дСЦяльнСЦсть фахСЦвця на первинних посадах буде полягати у:

  • виконаннСЦ спецСЦальних функцСЦй, повтАЩязаних з розробкою та впровадженням технологСЦчних процесСЦв документування, роботи з документами СЦ СЦнформацСЦСФю, органСЦзацСЦСФю СЦнформацСЦйноСЧ дСЦяльностСЦ;
  • вирСЦшеннСЦ стереотипних, дСЦагностичних задач з документознавства та СЦнформацСЦйноСЧ дСЦяльностСЦ;
  • прийняттСЦ оперативних рСЦшень у межах своСФСЧ компетенцСЦСЧ та функцСЦональноСЧ пСЦдготовки;
  • керСЦвництво пСЦдлеглими, компетенцСЦя яких не вище за технСЦчних службовцСЦв чи молодших спецСЦалСЦстСЦв.

Перспективи розвитку галузСЦ документознавства та СЦнформацСЦйноСЧ дСЦяльностСЦ сьогоднСЦ визначаються оптимальним поСФднанням комплексу фахових знань, вмСЦнь, навичок та високоСЧ професСЦйноСЧ мобСЦльностСЦ спецСЦалСЦстСЦв. ВирСЦшальне значення тут мусять мати управлСЦнська культура, СЦнСЦцСЦатива, творчСЦсть СЦ активнСЦсть персоналу, адже значна частина професСЦйних знань отримуСФться пСЦд час роботи. ГарантСЦСФю майбутнього сфери документно-СЦнформацСЦйноСЧ дСЦяльностСЦ повинно бути рацСЦональне спСЦввСЦдношення можливостей отримання спецСЦальноСЧ освСЦти та пСЦдвищення квалСЦфСЦкацСЦСЧ фахСЦвцСЦв. Питання пСЦдвищення квалСЦфСЦкацСЦСЧ працюючих в дСЦловодних службах повиннСЦ вирСЦшуватись за рахунок органСЦзацСЦСЧ вСЦдповСЦдних курсСЦв, тренСЦнгСЦв, СЦнформацСЦйно-консультативних та науково-практичних семСЦнарСЦв.

Висновки до 1 роздСЦлу


ОрганСЦзацСЦйно функцСЦю дСЦловодства забезпечують спецСЦальнСЦ пСЦдроздСЦли - управлСЦння справами, секретарСЦати та канцелярСЦСЧ. На них покладаСФться безпосереднСФ дСЦловодне обслуговування органСЦв, пСЦдроздСЦлСЦв пСЦдприСФмства  (приймання СЦ вСЦдправлення кореспонденцСЦСЧ, реСФстрацСЦя вхСЦдних та вихСЦдних документСЦв, тиражування, розподСЦл документСЦв для доповСЦдСЦ керСЦвництву, ведення контролю за виконанням документСЦв, ознайомлення працСЦвникСЦв з наказами, розпорядженнями, документацСЦйне обслуговування нарад, конференцСЦй, засСЦдань, оформлення справ СЦ передача СЧх до архСЦву, збереження документСЦв тощо)

Розвиток архСЦвноСЧ СЦнформацСЦйноСЧ системи СЦз включенням СЧСЧ в життя суспСЦльства зумовлюСФться не лише вимогами часу, коли всСЦ СЦнформацСЦйнСЦ потоки в державСЦ мають стати сегментом СФдиного СЦнформацСЦйного простору, а й нагальною потребою оптимСЦзацСЦСЧ зберСЦгання та використання архСЦвних ресурсСЦв УкраСЧни.

Отже, технологСЦчнСЦ аспекти автоматизацСЦСЧ документних потокСЦв вийшли на рСЦвень надзвичайних можливостей. У цих умовах виникаСФ необхСЦднСЦсть створення цСЦлСЦсноСЧ концепцСЦСЧ архСЦвноСЧ справи в УкраСЧнСЦ. Разом СЦз тим увага до цСЦСФСЧ проблеми з боку керСЦвних державних органСЦв поки не досягла належного рСЦвня: архСЦвна справа залишаСФться поза межами прСЦоритетних науково-технСЦчних напрямСЦв, а питання СЦнформатизацСЦСЧ суспСЦльства обмежуються виключно технологСЦчними питаннями створення комптАЩютерних систем СЦ мереж.

КомптАЩютеризацСЦя органСЦзацСЦйно-управлСЦнських функцСЦй на центральному, обласному та районному рСЦвнях здСЦйснюСФться у межах конкретного архСЦву також у двох зазначених напрямах тАФ комптАЩютеризацСЦя процесСЦв управлСЦння архСЦвною справою та управлСЦння СЦнформацСЦСФю про комплектування, облСЦк СЦ зберСЦгання документСЦв, створення страхового фонду та повнотекстових БД.

МоделСЦ даних мСЦстять стандартизовану структуру списування архСЦвноСЧ СЦнформацСЦСЧ, яка застосовуСФться в усСЦх вертикальних СЦ горизонтальних структурах архСЦвноСЧ галузСЦ й маСФ стати обовтАЩязковим нормативним документом, що забезпечуСФ взаСФмозвтАЩязок рСЦзних технологСЦчних процесСЦв СЦ систем.

НайбСЦльш загальною СЦ цСЦлСЦсною системою, що займаСФ вишу сходинку на СЦСФрархСЦчних сходах документоутворення, можна розглядати загальнодержавну систему документацСЦСЧ, яка включаСФ всСЦ види систем документацСЦСЧ, що виникають та взаСФмодСЦють в державСЦ.

ПСЦдвищення продуктивностСЦ працСЦ в сферСЦ управлСЦння досягаСФться насамперед впровадженням засобСЦв автоматизацСЦСЧ СЦ механСЦзацСЦСЧ, якСЦ називаються оргтехнСЦкою. Але впровадження засобСЦв оргтехнСЦки потребуСФ однорСЦдностСЦ форм документСЦв СЦ такоСЧ побудови технологСЦСЧ опрацювання документСЦв, щоб однотипнСЦ операцСЦСЧ були зосередженСЦ в одному мСЦiСЦ. ТСЦльки дотримання цих умов дозволяСФ пСЦдготувати документи для машинного опрацювання.

Позитивним СФ  "асне побудова системи документацСЦйного забезпечення, яка дозволяСФ здСЦйснювати СЦнформацСЦйний обмСЦн з СЦншими субтАЩСФктами ринку у визначенСЦ строки та на визначених умовах. Негативним СФ неефективна побудова системи документацСЦйного забезпечення на бСЦльшостСЦ пСЦдприСФмств УкраСЧни, що зумовлюСФ можливСЦсть втрати важливоСЧ СЦнформацСЦСЧ, невчасного поСЦнформування субтАЩСФктСЦв документацСЦйного обороту, численнСЦ помилки та неточностСЦ в органСЦзацСЦСЧ роботи системи.

ДанСЦ недолСЦки зумовлюють необхСЦднСЦсть удосконалення системи документацСЦйного забезпечення пСЦдприСФмства шляхом використання сучасних технологСЦй органСЦзацСЦСЧ документацСЦйного обороту, автоматизацСЦСЧ дСЦяльностСЦ служби дСЦловодства, використання сучасних технологСЦй передачСЦ даних тощо.

РОЗДРЖЛ 2.

ОСОБЛИВОСТРЖ ОРГАНРЖЗАЦРЖРЗ ДОКУМЕНТАЦРЖЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ НА ПРИКЛАДРЖ ТОВ "СВРЖТОЧ» та ВАТ "АГРЕГАТ»


2.1. ЕкономСЦко-органСЦзацСЦйна характеристика ТОВ "СВРЖТОЧ» та ВАТ

ВлАГРЕГАТ».


ПСЦдприСФмства ТОВ "СВРЖТОЧ» та ВАТ "АГРЕГАТ» мають однакову органСЦзацСЦйну структуру, проте дСЦють в рСЦзних галузях економСЦки та рСЦзнСЦ системи документацСЦйного забезпечення.  ТОВ "СВРЖТОЧ»  дСЦСФ в кондитерськСЦй галузСЦ, ВАТ "АГРЕГАТ» здСЦйснюСФ виробництво агрегатСЦв, вентиляторСЦв, кондицСЦонерСЦв та СЦнших металСЦчних деталей та частин. СпецифСЦка виробничого процесу визначаСФ систему його документацСЦйного забезпечення.

В органСЦзацСЦйнСЦй структурСЦ пСЦдприСФмств прослСЦдковуСФться японська модель органСЦзацСЦСЧ виробничоСЧ системи (рис. 2.1).













Рис. 2.1. ОрганСЦзацСЦйна структура ТОВ "СВРЖТОЧ» та ВАТ "АГРЕГАТ»

КерСЦвництво пСЦдприСФмствами здСЦйснюють не його "асники, а висококвалСЦфСЦкованСЦ менеджери, якСЦ ведуть переговори з покупцями промислових вентиляторСЦв та кондицСЦонерСЦв та укладають угоди на майбутнСЦ поставки вентиляторСЦв як на внутрСЦшнСЦй ринок, так СЦ  на закордоннСЦ ринки. Бухгалтерська служба пСЦдприСФмства веде вСЦдображення господарських операцСЦй дСЦяльностСЦ в бухгалтерському облСЦку та фСЦнансовСЦй звСЦтностСЦ на основСЦ МСЦжнародних стандартСЦв фСЦнансовоСЧ звСЦтностСЦ, що позицСЦонуСФ пСЦдприСФмство на зовнСЦшнСЦх ринках та даСФ змогу надавати фСЦнансову звСЦтнСЦсть зацСЦкавленим закордонним користувачам в доступнСЦй формСЦ. Бухгалтерська служба пСЦдприСФмства також утворюСФ систему внутрСЦшнього контролю на пСЦдприСФмствСЦ, що унеможливлюСФ будь-якСЦ зловживання зСЦ сторони працСЦвникСЦв пСЦдприСФмства та матерСЦально-вСЦдповСЦдальних осСЦб.

Визначальною характеристикою органСЦзацСЦйноСЧ структури пСЦдприСФмства СФ вСЦдсутнСЦсть структурного пСЦдроздСЦлу склад, що пояснюСФться дСЦяльнСЦстю вСЦддСЦлу логСЦстики, який працюСФ по японськСЦй методицСЦ "точно в термСЦн», тобто пСЦдвезення необхСЦдноСЧ кСЦлькостСЦ економСЦчних запасСЦв до робочого мСЦiя працСЦвника згСЦдно плану виробничого процесу пСЦдприСФмства, що унеможливлюСФ крадСЦжки запасСЦв пСЦдприСФмства та сприяСФ повному та своСФчасному використанню всСЦх товарно-матерСЦальних запасСЦв пСЦдприСФмства, окрСЦм того дана органСЦзацСЦя виробничоСЧ системи лСЦквСЦдуСФ технологСЦчнСЦ перерви в виробництвСЦ для постачання товарно-матерСЦальних цСЦнностей на робоче мСЦiе кожного працСЦвника, що пСЦдвищуСФ продуктивнСЦсть працСЦ та рентабельнСЦсть продукцСЦСЧ пСЦдприСФмства, а отже, надаСФ конкурентнСЦ переваги продукцСЦСЧ пСЦдприСФмства в порСЦвняннСЦ з аналогСЦчною за технСЦчними характеристиками продукцСЦСФю СЦнших виробникСЦв. Вся вироблена продукцСЦя тестуСФться, сертифСЦкуСФться та одразу по залСЦзничнСЦй колСЦСЧ транспортуСФться замовникам.

ВСЦддСЦл прогресивного маркетингу прогнозуСФ та оцСЦнюСФ контАЩюнктуру ринкСЦв УкраСЧни в розрСЦзСЦ окремих галузей промисловостСЦ та регСЦонСЦв та закордону з метою встановлення обтАЩСФктивних потреб в нових товарах пСЦдприСФмств.

В рамках бурхливоСЧ науково-дослСЦдноСЧ та к конструкторсько-дослСЦдноСЧ роботи дСЦСФ вСЦддСЦл НДКДР, який на основСЦ запитСЦв замовникСЦв здСЦйснюСФ розробку новСЦтнСЦх промислових товарСЦв. ПСЦдприСФмства СЦнвестують щорСЦчно в дСЦяльнСЦсть даного вСЦддСЦлу понад 3 млн. грн., що забезпечуСФ постСЦйне оновлення товарного асортименту пСЦдприСФмства та надаСФ йому конкурентнСЦ переваги в порСЦвняннСЦ з СЦншими виробниками. На пСЦдприСФмствах дСЦСФ служба охорони, яка не лише забезпечуСФ правопорядок на територСЦСЧ пСЦдприСФмства, але й реалСЦзуСФ заходи з пСЦдвищення рСЦвня охорони працСЦ на пСЦдприСФмствСЦ, тому трудовСЦ колективи  працюють в безпечних, екологСЦчно чистих умовах дСЦяльностСЦ.


2.2. СпецифСЦка органСЦзацСЦСЧ документацСЦйного забезпечення установи на

ТОВ "СВРЖТОЧ» та ВАТ "АГРЕГАТ»


Для ВАТ "АГРЕГАТ» характерним СФ машинна обробка документСЦв. Машинна СЦнформацСЦйна база охоплюСФ всСЦ види спецСЦально органСЦзованоСЧ СЦнформацСЦСЧ, представленоСЧ у виглядСЦ, зручному для сприймання технСЦчними засобами. Це файли (масиви), бази даних (БД), банки даних (БнД), бази знань, а також СЧх системи. РЖнформацСЦйне забезпечення повинно швидко та в повному обсязСЦ задовольняти потреби користувача.

Перед ним ставляться вимоги ефективного пошуку та видачСЦ СЦнформацСЦСЧ у виглядСЦ, потрСЦбному для розвтАЩязання кожноСЧ конкретноСЧ задачСЦ, наявностСЦ можливостСЦ пСЦдтримки даних у станСЦ постСЦйного оновлення та працездатностСЦ. За змСЦстом внутрСЦшньомашинне СЦнформацСЦйне забезпечення тАФ це сукупнСЦсть фактичних зведень, що використовуються в господарськСЦй дСЦяльностСЦ обтАЩСФкта. Склад СЦ структура внутрСЦшньомашинного СЦнформацСЦйного забезпечення визначаються способами органСЦзацСЦСЧ файлСЦв, баз СЦ банкСЦв даних, взаСФмодСЦСФю мСЦж ними, розвитком СЧх у часСЦ. Пофайлова органСЦзацСЦя РЖЗ тАФ це формування рСЦзних масивСЦв. КласифСЦкувати СЧх можна за рСЦзними ознаками: за змСЦстом, способами використання, призначення, методом органСЦзацСЦСЧ.

Файл тАФ це сукупнСЦсть однорСЦдноСЧ СЦнформацСЦСЧ складу та послСЦдовВнностСЦ полСЦв, записаноСЧ на магнСЦтному диску з присвоСФнням СЦменСЦ. ТермСЦнологСЦчно поняття "масив» СЦ "файл» близькСЦ за змСЦстом.  Це тАФ сукупнСЦсть однорСЦдноСЧ жорстко органСЦзованоСЧ та пойменованоСЧ СЦнформацСЦСЧ. Для СЦдентифСЦкацСЦСЧ кожному файлу пСЦд час його запису присвоюСФться СЦмтАЩя та розширення, що уточнюСФ рСЦзновиднСЦсть файлу.

За змСЦстом виокремлюють масиви даних СЦ програмнСЦ масиви. ПрограмнСЦ масиви описують процеси роботи з даними та входять у пСЦдсистему програмного забезпечення. Масиви даних СФ основною частиною внутрСЦшньомашинного СЦнформацСЦйного забезпечення. Призначення масивСЦв залежить вСЦд задач, що стоять перед СЦнформацСЦйними технологСЦями та вСЦдображають СЧх специфСЦку.  За роллю оброблення й технологСЦСЧ використання масиви класифСЦкуються так:

  • постСЦйнСЦ масиви належать до категорСЦСЧ нормативно-довСЦдкових, складають СЦнформацСЦйну базу АРЖТ та охоплюють вСЦдомостСЦ, якСЦ порСЦвняно рСЦдко змСЦнюються. До СЧх складу входять масиви класифСЦкаторСЦв, довСЦдникСЦв, каталогСЦв та СЦншоСЧ умовно-постСЦйноСЧ СЦнформацСЦСЧ.
  • поточнСЦ масиви охоплюють змСЦнну СЦнформацСЦю, що поступаСФ в систему вСЦд обтАЩСФкта, який управляСФться, СЦ характеризуСФ стан зовнСЦшнього середовища, а також сам процес управлСЦння обтАЩСФктом. В основному вони створюються на основСЦ первинних документСЦв.
  • промСЦжнСЦ масиви виникають на етапах розвтАЩязання задач СЦ виконують роль механСЦзму, що передаСФ СЦнформацСЦю вСЦд задачСЦ до задачСЦ або в серединСЦ задач.
  • вихСЦднСЦ масиви зберСЦгають СЦнформацСЦю, отриману в результатСЦ оброблення вихСЦдноСЧ СЦнформацСЦСЧ. Вони мСЦстять сукупнСЦсть показникСЦв, потрСЦбних для аналСЦзу та прийняття управлСЦнських рСЦшень.
  • зберСЦгальнСЦ масиви найчастСЦше формуються на основСЦ вихСЦдних СЦ охоплюють СЦнформацСЦю, потрСЦбну для оброблення в наступних звСЦтних перСЦодах.
  • пошуковСЦ (СЦнформацСЦйнСЦ) масиви тАФ це сукупнСЦсть показникСЦв, записСЦв, ключСЦв пошуку, що характеризують або змСЦст певних документСЦв, або конкретний обтАЩСФкт, систему, органСЦзацСЦю тощо.
  • службовСЦ масиви мСЦстять допомСЦжну СЦнформацСЦю, потрСЦбну для оброблення всСЦх видСЦв масивСЦв.

УсСЦ види масивСЦв складають СЦнформацСЦйний фонд комптАЩютерВнноСЧ системи, динамСЦчну сукупнСЦсть взаСФмоповтАЩязаних елементСЦв СЦнформацСЦСЧ. Створення СФдиного СЦнформацСЦйного фонду забезпечуСФ систематизацСЦю та унСЦфСЦкацСЦю показникСЦв, даСФ змогу встановити термСЦнологСЦчну СФднСЦсть, однозначнСЦсть опису та звтАЩязок мСЦж показниками у внутрСЦшньомашинному СЦнформацСЦйному забезпеченнСЦ. За внутрСЦшньою органСЦзацСЦСФю файли даних складають сукупнСЦсть записСЦв однаковоСЧ структури. Структура запису файлу складаСФться СЦз заданоСЧ послСЦдовностСЦ полСЦв певного типу даних СЦ довжини. Така структура файлу визначаСФться на етапСЦ постановки задач.

Як свСЦдчить досвСЦд, СЦнформацСЦйно-документацСЦйне забезпечення управлСЦння, побудоване на основСЦ традицСЦйних методСЦв складання, опрацювання, зберСЦгання та пошуку великих обсягСЦв документацСЦСЧ, характеризуСФться пСЦдвищеною трудомСЦсткСЦстю. Тому робота з документами забираСФ значну частину робочого часу керСЦвникСЦв та спецСЦалСЦстСЦв, яким необхСЦднСЦ, як правило, не самСЦ документи, а конкретнСЦ вСЦдомостСЦ та факти, що мСЦстяться в них. Тому для ТОВ "СВРЖТОЧ»  характерним СФ автоматизацСЦя документацСЦйного процесу.

СучаснСЦ перспективнСЦ напрямки удосконалення документацСЦйного забезпечення управлСЦння, дСЦловодства невСЦддСЦльнСЦ вСЦд процесу масового впровадження досягнень НТП в сферСЦ управлСЦння. ЦСЦ досягнення, пов'язанСЦ з утворенням якСЦсно нових видСЦв EOT, засобСЦв зв'язку, дають можливСЦсть перейти до принципово новоСЧ СЦ значно ефективнСЦшоСЧ СЦнформацСЦйноСЧ технологСЦСЧ в органах управлСЦння, заснованоСЧ на органСЦчному включеннСЦ комплексу технСЦчних засобСЦв в управлСЦнський процес. Обчислювальна технСЦка, що обслуговуСФ рСЦзнСЦ системи автоматизованого опрацювання СЦнформацСЦСЧ, дозволяСФ максимально вивСЦльняти керСЦвникСЦв та спецСЦалСЦстСЦв вСЦд нетворчоСЧ роботи СЦ, що найголовнСЦше, даСФ СЧм можливСЦсть користуватися оперативнСЦшим СЦ зручнСЦшим для сприйняття комплексом СЦнформацСЦСЧ, якого в умовах ручних методСЦв опрацювання документСЦв отримати неможливо. Заснована на ОТ СЦнформацСЦйна технологСЦя звСЦльняСФ СЦнтелект людини вСЦд рутинних операцСЦй, зменшуСФ кСЦлькСЦсть хибних управлСЦнських рСЦшень СЦ стимулюСФ творчу дСЦяльнСЦсть людини. Комп'ютеризацСЦя процесу управлСЦння повною мСЦрою повинна враховувати специфСЦку управлСЦнськоСЧ органСЦзацСЦйноСЧ дСЦяльностСЦ, провСЦдну роль людського фактора у виконаннСЦ функцСЦй управлСЦння, прийняттСЦ СФдино вСЦрного рСЦшення. ЕОМ вСЦдСЦграСФ в цСЦй дСЦяльностСЦ лише допомСЦжну роль, бо виконуСФ за людину набСЦр технСЦчних операцСЦй щодо своСФчасноСЧ видачСЦ необхСЦдноСЧ корисноСЧ СЦ повноСЧ СЦнформацСЦСЧ. КСЦнцеве рСЦшення завжди залишаСФться за людиною.

УправлСЦнська СЦнформацСЦя надходить в автоматизовану систему з юридично оформленого (офСЦцСЦйного) документа СЦ, як правило, на промСЦжнСЦй або завершальнСЦй стадСЦСЧ вирСЦшення функцСЦонального завдання вихСЦдна СЦнформацСЦя також фСЦксуСФться у виглядСЦ документа на паперовому носСЦСЧ-машинограмСЦ або машинному носСЦСЧ-у виглядСЦ  документа, що читаСФться машиною. Машинограма та документ, що читаСФться машиною, потребують юридичного оформлення. Зображення СЦнформацСЦСЧ на екранСЦ дисплея (вСЦдеограма, вСЦдеоформа, вСЦдеокадр) формуСФться з урахуванням правил побудови форми вСЦдповСЦдного документа. У зв'язку з цим ефективнСЦсть впровадження обчислювальноСЧ технСЦки в апаратСЦ управлСЦння залежить вСЦд ступеня вдосконалення зовнСЦшнього СЦнформацСЦйно-документацСЦйного забезпечення автоматизованоСЧ системи: повноти унСЦфСЦкацСЦСЧ складу, змСЦсту СЦ форми документСЦв, упорядкованостСЦ маршрутСЦв руху документСЦв, вибСЦркового розподСЦлення СЦнформацСЦСЧ за СЧСЧ користувачами.

Комп'ютеризацСЦя процесу управлСЦння забезпечуСФ безпаперовий документообСЦг та значне скорочення в оперативнСЦй управлСЦнськСЦй роботСЦ кСЦлькостСЦ традицСЦйних документСЦв - довСЦдкових, поточних, звСЦтних, СЦнформацСЦйних та СЦн. Одночасно в мСЦнСЦмальному обсязСЦ повиннСЦ зберСЦгатися найважливСЦшСЦ управлСЦнськСЦ документи на паперовСЦй основСЦ (накази, плани, звСЦти тощо), що мають юридичне та СЦсторичне значення СЦ потребують постСЦйного зберСЦгання в державних архСЦвах.

Широке застосування обчислювальноСЧ технСЦки для автоматизацСЦСЧ операцСЦй у дСЦловодствСЦ започаткували органСЦзацСЦйнСЦ автоматизованСЦ системи управлСЦння, якСЦ розроблялись та впроваджувались в суб'СФктах до середини 1960-х рокСЦв. До СЧх функцСЦональних (планових, бухгалтерських, постачальницьких та СЦн.) пСЦдсистем входили локальнСЦ СЦнформацСЦйнСЦ пСЦдсистеми: "Автоматизований контроль виконання документСЦв", "Кадри", "ОблСЦк та контроль за виконанням звернень громадян", "Автоматизована реСФстрацСЦя кореспонденцСЦСЧ". Проте цСЦ пСЦдсистеми автоматизували лише окремСЦ операцСЦСЧ у дСЦловодствСЦ, працювали паралельно СЦснуючСЦй ручнСЦй системСЦ опрацювання документСЦв, тим самим ускладнюючи СЧСЧ та збСЦльшуючи традицСЦйний документообСЦг.

Поява на початку 1980-х рокСЦв сучасних типСЦв великих та малих ЕОМ, якСЦ комплектуються периферСЦйними пристроями (вСЦдеотермСЦналами, дисплеями) та призначенСЦ для органСЦзацСЦСЧ системних машин баз даних, вСЦдкрила широкСЦ можливостСЦ для створення принципово нових автоматизованих систем опрацювання управлСЦнськоСЧ СЦнформацСЦСЧ - СЦнтегрованих дСЦалогових автоматизованих систем документацСЦйного забезпечення управлСЦння. НайважливСЦша вСЦдмСЦннСЦсть автоматизованоСЧ системи документацСЦйного забезпечення управлСЦння вСЦд СЦнших типСЦв автоматизованих систем (пСЦдсистем) орСЦСФнтацСЦСЧ у дСЦловодствСЦ полягаСФ в тому, що ця система започаткувала СЦнтенсивний перехСЦд вСЦд локальноСЧ автоматизацСЦСЧ окремих дСЦловодних операцСЦй до автоматизацСЦСЧ всього комплексу операцСЦй з опрацювання управлСЦнських документСЦв: реСФстрацСЦСЧ (облСЦку) документСЦв, довСЦдковоСЧ, контрольноСЧ та пошуковоСЧ роботи, збереження вСЦдповСЦдноСЧ СЦнформацСЦСЧ в процесСЦ створення документСЦв та СЦн. На цСЦй основСЦ стаСФ реальним практичне створення концепцСЦй автоматизованого СЦнформацСЦйного забезпечення, СЦ, в результатСЦ цього, якСЦсно змСЦнюСФться технологСЦя роботи працСЦвникСЦв апарату управлСЦння. АСДЗУ призначена не стСЦльки для перСЦодичного автоматизованого створення СЦнформацСЦйно складних документСЦв (наприклад, пСЦдсумкових зведень за результатами виконання документСЦв за певний термСЦн та СЦн.), скСЦльки для постСЦйноСЧ роботи (взаСФмодСЦСЧ) керСЦвникСЦв СЦ спецСЦалСЦстСЦв з СЦнформацСЦСФю, що зберСЦгаСФться у пам'ятСЦ ЕОМ.

При такому спСЦлкуваннСЦ користувач системи може самостСЦйно вести пошук СЦнформацСЦСЧ про документи та самих документСЦв, поновити у пам'ятСЦ змСЦст документа або його фрагмент, вносити змСЦни СЦ доповнення у потоцСЦ СЦнформацСЦСЧ, яка зберСЦгаСФться, згруповувати та аналСЦзувати рСЦзнСЦ данСЦ, автоматично виготовляти документи на паперовому або магнСЦтному носСЦСЧ.
Робота системи ведеться у режимСЦ людино-машинного (запитання-вСЦдповСЦдь) спСЦлкування, що дозволяСФ децентралСЦзовано за допомогою дисплея виконувати цСЦльове опрацювання даних та СЧх вСЦдновлення безпосередньо на робочому мСЦiСЦ користувача в будь-зручний для нього час. До того ж введення вихСЦдноСЧ масовоСЧ СЦнформацСЦСЧ може йти централСЦзовано з первинних документСЦв у автоматизованому пунктСЦ опрацювання СЦнформацСЦСЧ документацСЦйноСЧ служби суб'СФкта. Вся СЦнформацСЦя, що вводиться, вСЦдразу ж стаСФ доступною користувачам системи. В результатСЦ вСЦдпадаСФ необхСЦднСЦсть у створеннСЦ значноСЧ кСЦлькостСЦ спецСЦалСЦзованих вхСЦдних, промСЦжних та вихСЦдних документСЦв на паперовСЦй основСЦ, що значно скорочуСФ та спрощуСФ документообСЦг. Працювати над системою може користувач, не обов'язково професСЦонал, тобто працСЦвник апарату управлСЦння, ознайомлений з прийомами роботи за комп'ютером.

В даний час дСЦалоговСЦ автоматизованСЦ системи документацСЦйного забезпечення створюються експериментально у багатьох установах краСЧни (наприклад, автоматизована система опрацювання органСЦзацСЦйно-розпорядчих документСЦв). Структурно АСДЗУ в загальному виглядСЦ складаСФться з кСЦлькох самостСЦйних технологСЦчних блокСЦв: блоку опрацювання, який входить в систему СЦнформацСЦСЧ та управлСЦння СЦнформацСЦйними ресурсами, блоку автоматизованоСЧ пСЦдготовки документСЦв, блоку правового та СЦнформацСЦйного забезпечення управлСЦнських рСЦшень, якСЦ приймаються.
В рамках першого блоку видСЦляються такСЦ контури (пСЦдсистеми), об'СФднанСЦ спСЦльною СЦнформацСЦйною базою, програмними та технСЦчними засобами: реСФстрацСЦСЧ (вводу) СЦнформацСЦСЧ про одержанСЦ, вСЦдправленСЦ документи внутрСЦшнього обСЦгу; контроль за виконанням документСЦв та доручень; довСЦдково-СЦнформацСЦйного обслуговування та оперативного пошуку документСЦв; СЦнформацСЦйного забезпечення дСЦяльностСЦ колегСЦального органу, засСЦдань та нарад; ведення машинного архСЦву документСЦв. У рядСЦ пСЦдсистем передбачаСФться сервСЦсне обслуговування керСЦвника суб'СФкта, наприклад, вирСЦшуються питання "робота з машинною папкою документСЦв" СЦ "робота з машинним календарем".

В деяких АСДЗУ до першого блоку належать також контури (пСЦдсистеми):

  • облСЦку, контролю та пошуку листСЦв громадян;
  • формування тематичних груп документСЦв для складання номенклатури справ, пСЦдготовки та здачСЦ справ в архСЦв;
  • автоматизованого ведення машинного носСЦя документСЦв на мСЦкро-фотоносСЦях тощо.

Блок автоматизованоСЧ пСЦдготовки документСЦв призначений для формування машинного носСЦя (банку даних) типових текстСЦв документСЦв, текстових зразкСЦв, спискСЦв адресатСЦв, прСЦзвищ керСЦвникСЦв, якСЦ пСЦдписують рСЦзнСЦ види документСЦв, тощо. Завданням блоку СФ вСЦдбСЦр за допомогою дисплея необхСЦдних елементСЦв конкретного документа, СЧх доповнення, змСЦни, формування тексту, його редагування СЦ автоматичне виготовлення документа вСЦдповСЦдно до форми державного стандарту. ПередбачаСФться також складання СЦндивСЦдуальних текстСЦв, не СЦснуючих у типовому наборСЦ, стенографування засСЦдань, автоматичне розшифровування СЦ виготовлення стенограм. Комплекс завдань блоку вирСЦшуСФться загалом автономно на робочих мСЦiях працСЦвникСЦв суб'СФкта за допомогою електронного опрацювання текстовоСЧ СЦнформацСЦСЧ або мСЦкро ЕОМ. Однак вирСЦшення цих завдань може бути передане СФдиному для АСДЗУ процесу за умови, що зберСЦгаСФться дСЦалогове спСЦлкування користувача з ЕОМ СЦ специфСЦчнСЦсть машинного носСЦя на кожному робочому мСЦiСЦ, враховуються функцСЦональнСЦ особливостСЦ змСЦсту документСЦв, що створюються кожним працСЦвником.

Блок правовоСЧ та СЦнформацСЦйноСЧ пСЦдтримки (обТСрунтування) рСЦшень, що приймаються в управлСЦннСЦ, розробляСФться в окремих АСДЗУ
Блок, що СФ за своСЧм призначенням "базою знань" (поточних, перспективних та ретроспективних), маСФ рСЦзнСЦ назви ("архСЦв керСЦвника", "СЦнформацСЦйний довСЦдник керСЦвника" та СЦн.) СЦ створюСФться для оперативного програмно-цСЦльового СЦнформацСЦйного обслуговування конкретноСЧ категорСЦСЧ посадових суб'СФктСЦв. До блоку належать завдання щодо формування, пошуку та ведення актуальноСЧ загальноСЧ та спецСЦальноСЧ правовоСЧ, нормативноСЧ, економСЦчноСЧ, соцСЦальноСЧ, науково-технСЦчноСЧ та СЦншоСЧ СЦнформацСЦСЧ, а також зберСЦгання найважливСЦших органСЦзацСЦйних, розпорядчих, СЦнструктивних СЦ методичних документСЦв, статистичноСЧ звСЦтностСЦ, корисних архСЦвних документСЦв та СЦн.
КонкретнСЦ варСЦанти, що розробляються АСДЗУ, вСЦдрСЦзняються один вСЦд одного структурою блокСЦв та видами документСЦв, що опрацьовуються в системСЦ управлСЦння, змСЦст яких на практицСЦ обмежуСФться часто органСЦзацСЦйно-розпорядчими документами, що направляються на розгляд керСЦвнику суб'СФкта. РЖншСЦ управлСЦнськСЦ документи (за винятком документСЦв, що належать до СЦнформацСЦйного забезпечення) опрацьовуються механСЦчними методами у рамках традицСЦйноСЧ системи документацСЦйного забезпечення управлСЦння.
НайбСЦльш поширеним типом технСЦчного забезпечення АСДЗУ для бСЦльшостСЦ суб'СФктСЦв як великих, так СЦ невеликих, для структурних пСЦдроздСЦлСЦв управлСЦння, тобто масових користувачСЦв у даний час стали персональнСЦ комп'ютери (мСЦкро ЕОМ). Вони дозволяють вести СЦндивСЦдуальне (децентралСЦзоване) опрацювання СЦнформацСЦСЧ у пунктах СЧСЧ виникнення. Персональний комп'ютер з дисплеСФм, пультом управлСЦння СЦ засобами зв'язку доповнений принтером СЦ зовнСЦшньою пам'яттю становить повний комплект технСЦчних засобСЦв автоматизованого робочого мСЦiя працСЦвника документацСЦйноСЧ служби. Автоматизоване робоче мСЦiе працСЦвника документацСЦйноСЧ служби призначене для вирСЦшення СФдиного комплексу чи окремих завдань, що входять до структурних блокСЦв пСЦдсистеми АСДЗУ, та СЦнформацСЦйного насичення (формування та поновлення) банку даних автоматизованих робочих мСЦiь (СЦндивСЦдуальних та колективних) керСЦвникСЦв та спецСЦалСЦстСЦв суб'СФкта. Одночасно СЦнформацСЦя до банку даних АРМ керСЦвникСЦв та спецСЦалСЦстСЦв може надходити вСЦд автоматизованих систем (одиничних АРМ або мереж АРМ) функцСЦональних пСЦдроздСЦлСЦв (маркетингових, кадрових).

СкладовСЦ частини автоматизованих робочих мСЦiь документацСЦйноСЧ служби залежить вСЦд обсягу СЦнформацСЦСЧ, що пСЦдлягаСФ введенню в систему, СЦ, вСЦдповСЦдно, вСЦд складу документСЦв, якСЦ проходять через документацСЦйну службу, та обсягу документообСЦгу суб'СФкта. СкладовСЦ частини АРМ залежать також вСЦд технСЦчних можливостей експлуатацСЦйних ЕОМ та удосконалення програмних засобСЦв, якСЦ застосовуються. РекомендацСЦСЧ щодо складових частин АРМ обов'язково повиннСЦ бути результатом дослСЦджень з упорядкування та скорочення документообСЦгу, системноСЧ унСЦфСЦкацСЦСЧ документСЦв, СЧх СЦнформацСЦйного змСЦсту та форми. Для опрацювання документацСЦСЧ, для якоСЧ "астивСЦ надмСЦрна кСЦлькСЦсть, дублювання, низький ступСЦнь СЦнформацСЦйних показникСЦв та необТСрунтована рСЦзноманСЦтнСЦсть СЧх форм, використання автоматизованих робочих мСЦiь вважаСФться недоцСЦльним СЦ нерацСЦональним. Однак на практицСЦ це вСЦдбуваСФться досить часто, що СФ причиною серйозного незадоволення працСЦвникСЦв управлСЦння функцСЦональ-ними можливостями ЕОМ.

НеобхСЦдно пам'ятати, що ефективнСЦсть обчислювальноСЧ технСЦки виникаСФ не сама по собСЦ, а завдяки удосконаленню технологСЦчностСЦ тСЦСФСЧ СЦнформацСЦйноСЧ системи, яку ця технСЦка обслуговуСФ. Тому питання розробки та постСЦйного оновлення АСДЗУ повиннСЦ бути прСЦоритетними, якщо управлСЦння маСФ на метСЦ одержання високих результатСЦв дСЦяльностСЦ свого суб'СФкта.

В суб'СФктах чи структурних пСЦдроздСЦлах з невеликим документообСЦгом завдання АСДЗУ можуть вирСЦшуватися автоматизованим робочим мСЦiем секретаря (СЦнспектора-оператора). Машинне виготовлення документСЦв та ведення банку даних також здСЦйсняСФться за допомогою АРМ. ПодСЦбне автоматизоване робоче мСЦiе може бути колективним, тобто використовуватися кСЦлькома спСЦвробСЦтниками (секретарем, секретарем-стенографСЦстом, оператором ПК, помСЦчником керСЦвника, працСЦвником дСЦючого пСЦдроздСЦлу), кожний з яких виконуСФ певне завдання. Важливо, щоб АРМ мало технологСЦчний зв'язок з автоматизованими робочими мСЦiями (або периферСЦйними дисплеями) керСЦвника, його заступникСЦв та основних спецСЦалСЦстСЦв. В документацСЦйнСЦй службСЦ суб'СФкта, яка маСФ великий документообСЦг (в апаратСЦ управлСЦння великих промислових пСЦдприСФмств, фСЦрм та об'СФднань, мСЦнСЦстерств), доцСЦльно мати кСЦлька робочих мСЦiь, розподСЦлених по блоках та пСЦдсистемах АСДЗУ. Наприклад:

  • АРМ начальника канцелярСЦСЧ та диспетчера (адмСЦнСЦстратора банку даних) АСДЗУ;
  • АРМ секретаря (помСЦчника) керСЦвника суб'СФкта (вирСЦшення питань пСЦдготовки СЦнформацСЦСЧ для керСЦвника, редагування та розробка найважливСЦших документСЦв, актуальнСЦсть СЦнформацСЦйних сервСЦсних завдань для керСЦвника та СЦн.);
  • АРМ СЦнспектора-оператора з введення СЦнформацСЦСЧ в АСДЗУ, довСЦдково-СЦнформацСЦйноСЧ системи документСЦв, для запитального та беззапитального обслуговування користувачСЦв;
  • АРМ СЦнспектора-оператора з контролю за виконанням документСЦв;
  • АРМ СЦнспектора-оператора з ведення довСЦдково-СЦнформацСЦйноСЧ системи та контролю за виконанням листСЦв громадян;
  • АРМ СЦнспектора-оператора з пСЦдготовки та редагування документСЦв;
  • АРМ СЦнспектора-оператора (секретаря) колегСЦального органу суб'СФкта (введення в систему рСЦшень та ухвал, контроль за виконанням, пСЦдготовка засСЦдань, визначення складу учасникСЦв засСЦдань та запрошених, автоматизоване виготовлення протоколу, витягСЦв з протоколу та СЦн.);
  • АРМ СЦнспектора-оператора з ведення банку даних;
  • АРМ СЦнспектора-оператора вСЦдомчого архСЦву з ведення довСЦдково-СЦнформацСЦйноСЧ системи архСЦву та банку архСЦвних документСЦв.

ВказанСЦ автоматизованСЦ робочСЦ мСЦiя об'СФднуються каналами зв'язку в проблемно-орСЦСФнтацСЦйний комплекс (розподСЦлену локальну обчислювальну мережу) та створюють "електронну канцелярСЦю" суб'СФкта. На першому етапСЦ експлуатацСЦСЧ "електронна канцелярСЦя" автоматизуСФ СЦнформацСЦйне забезпечення керСЦвника суб'СФкта. На наступних етапах розвиток системи передбачаСФ пСЦдключення до неСЧ автоматизованих робочих мСЦiь заступника керСЦвника, керСЦвникСЦв СЦ спецСЦалСЦстСЦв структурних пСЦдроздСЦлСЦв та всСЦх спСЦвробСЦтникСЦв документацСЦйноСЧ служби.

Важливим завданням "електронноСЧ канцелярСЦСЧ" стаСФ вибСЦрковий розподСЦл СЦнформацСЦСЧ за вказаними АРМ та застосування безпаперового документообСЦгу - так званоСЧ електронноСЧ пошти - в суб'СФктСЦ шляхом передачСЦ СЦнформацСЦСЧ каналами зв'язку мСЦж банками даних та колективного використання СЦнформацСЦйних ресурсСЦв. В суб'СФктах при рСЦзних обсягах опрацьованоСЧ СЦнформацСЦСЧ структура АРМ в складСЦ "електронноСЧ канцелярСЦСЧ" може змСЦнюватися: вона або подСЦляСФться на бСЦльш дрСЦбнСЦ операцСЦйнСЦ комплекси, або об'СФднуСФться для виконання бСЦльш об'СФмних АСДЗУ. Застосування АРМ в документацСЦйному забезпеченнСЦ управлСЦння даСФ можливСЦсть гнучко та послСЦдовно змСЦнювати технологСЦю опрацювання СЦнформацСЦСЧ вСЦдповСЦдно до загальноСЧ тенденцСЦСЧ до скорочення кСЦлькостСЦ використаних документСЦв та безпаперового вирСЦшення багатьох питань управлСЦння.

У багатогалузевих суб'СФктах автоматизованСЦ системи документацСЦйного забезпечення управлСЦння, охоплюючи всСЦ структурнСЦ пСЦдроздСЦли, можуть базуватися на поСФднаннСЦ рСЦзних технСЦчних засобСЦв, якСЦ виконують централСЦзоване та децентралСЦзоване опрацювання СЦнформацСЦСЧ. Наприклад: на рСЦвнСЦ управлСЦння суб'СФкта АСДЗУ базуСФться на СФдиному комп'ютерСЦ (обчислювальнСЦй системСЦ) та мережСЦ автоматизованих пунктСЦв опрацювання СЦнформацСЦСЧ, в структурних пСЦдроздСЦлах - на основСЦ проблемно-орСЦСФнтацСЦйних комплексСЦв АРМ, з'СФднаних з центральним комп'ютером. При цьому найважливСЦшою умовою ефективностСЦ такоСЧ системи СФ СЧСЧ технологСЦчна та СЦнформацСЦйна СФднСЦсть на всСЦх рСЦвнях управлСЦння та регламентацСЦя процесу функцСЦонування СЦ розвитку. ТехнологСЦчна СФднСЦсть необхСЦдна також для рацСЦонального поСФднання АСДЗУ з традицСЦйною системою документацСЦйного забезпечення, яка ще займаСФ на даний час в роботСЦ суб'СФктСЦв значне мСЦiе [33, 76].

Для задоволення СЦнформацСЦйних потреб усСЦх користувачСЦв в РЖС СЦснуСФ банк даних (БнД). До складу БнД входять такСЦ складовСЦ: сукупнСЦсть технСЦчного та програмного забезпечення, база даних, СУБД, словник даних, адмСЦнСЦстратор БД. ГоловнСЦ складовСЦ банку даних тАФ база даних СЦ програмний продукт, який називаСФться системою управлСЦння базою даних (СУБД). Система управлСЦння базами даних (СУБД) тАФ це програмнСЦ засоби, за допомогою яких можна створювати бази даних, поповнювати СЧх та працювати з ними.

Банк даних (БнД) тАФ це автоматизована система, сукупнСЦсть СЦнформацСЦйних, програмних, технСЦчних засобСЦв СЦ персоналу, що забезпечуСФ зберСЦгання, нагромадження, оновлення, пошук СЦ видачу даних.  База даних (БД) тАФ це спецСЦальним чином органСЦзоване зберСЦгання СЦнформацСЦйних ресурсСЦв у виглядСЦ СЦнтегрованоСЧ сукупностСЦ файлСЦв, що забезпечуСФ зручну взаСФмодСЦю мСЦж ними та швидкий доступ до даних. В основу органСЦзацСЦСЧ БД покладено принцип СФдностСЦ, тобто БД повинна бути СФдиною. На всСЦх етапах життСФвого циклу БД складаСФться з двох компонентСЦв: структури та даних. На рСЦзних рСЦвнях опису БД СЧСЧ структура зображуСФться:

  • на СЦнфологСЦчному рСЦвнСЦ (сутнСЦсть тАФ звтАЩязок);
  • на датологСЦчному рСЦвнСЦ вона може бути однСЦСФю з моделей даних тАФ СЦСФрархСЦчною, мережевою, реляцСЦйною, обтАЩСФктно-орСЦСФтованою, обтАЩСФктно-реляцСЦйною, багатовимСЦрною, змСЦшаною;
  • на фСЦзичному рСЦвнСЦ (структура файлСЦв даних СЦ допомСЦжних файлСЦв).

БСЦльшСЦсть баз даних мають табличну структуру. Файли даних також складаються зСЦ структури та даних. Структура охоплюСФ такСЦ компоненти: СЦмтАЩя поля, тип поля, довжина поля. ДанСЦ тАФ це компонент БД, над яким виконуються в РЖС дСЦСЧ. Використання принципСЦв бази та банку даних передбачаСФ органСЦзацСЦю зберСЦгання СЦнформацСЦСЧ у виглядСЦ БД, де всСЦ данСЦ зСЦбрано в СФдиному СЦнтегрованому середовищСЦ, СЦ до СЦнформацСЦСЧ як важливого ресурсу забезпечено широкий доступ користувачСЦв. Така органСЦзацСЦя даних усуваСФ цСЦлий ряд проблем:

  • вСЦдпадаСФ потреба в кожнСЦй прикладнСЦй програмСЦ детально вирСЦшувати питання органСЦзацСЦСЧ файлСЦв;
  • усуваСФ багаторазове введення й дублювання одних СЦ тих самих даних;
  • не виникаСФ проблеми змСЦни прикладних програм у звтАЩязку СЦз замСЦною фСЦзичних пристроСЧв або змСЦни структури даних;
  • пСЦдвищуСФ рСЦвень надСЦйностСЦ та захищеностСЦ СЦнформацСЦСЧ;
  • зменшуСФ надлишок даних.

ТехнологСЦя баз СЦ банкСЦв тАФ провСЦдний напрям органСЦзацСЦСЧ внутрСЦшньомашинного СЦнформацСЦйного забезпечення. Розвиток технологСЦй баз СЦ банкСЦв даних визначаСФться рядом чинникСЦв: ростом СЦнформацСЦйних потреб користувачСЦв, вимогами ефективного доступу до СЦнформацСЦСЧ, появою видСЦв масовоСЧ памтАЩятСЦ, збСЦльшенням СЧСЧ обтАЩСФмСЦв, новими засобами та можливостями в галузСЦ комунСЦкацСЦСЧ. База даних тАФ це динамСЦчний обтАЩСФкт, який змСЦнюСФ значення зСЦ змСЦною стану предметноСЧ сфери, яка вСЦдображаСФться (зовнСЦшнСЦх умов стосовно бази) [34, 54]. Словник метаданих сам по собСЦ СФ БД СЦ мСЦстить СЦнформацСЦю про саму БД, СФ СЦнструментом адмСЦнСЦстратора БД СЦ БнД та вСЦдСЦграСФ особливу роль. АдмСЦнСЦстратор БД (АБД) тАФ особа або група осСЦб, якСЦ вСЦдповСЦдають за загальне керування БД. Важливе завдання адмСЦнСЦстратора БД тАФ захист даних вСЦд злому, несанкцСЦонованого та некомпетентного доступу.

Для виконання функцСЦСЧ адмСЦнСЦстратора в СУБД передбачено рСЦзнСЦ службовСЦ програми. АдмСЦнСЦстрування БД передбачаСФ виконання функцСЦй для забезпечення надСЦйноСЧ та ефективноСЧ роботи бази даних, задоволення СЦнформацСЦйних потреб користувача, вСЦдображення в БД динамСЦки предметноСЧ сфери.

До обовтАЩязкСЦв адмСЦнСЦстратора БД належать: визначення СЦнформацСЦйного змСЦсту БД, структури зберСЦгання та стратегСЦСЧ доступу, взаСФмодСЦя з користувачами, визначення контролю повноважень процедур перевСЦрки вСЦрогСЦдностСЦ даних, а також стратегСЦСЧ даних, керування ефективнСЦстю БД.


2.3. Використання СЦнформацСЦйних технологСЦй документацСЦйного

забезпечення установи


ВСЦдомо, що продукт дСЦяльностСЦ управлСЦнця - прийняття рСЦшень (пСЦдкреслимо, що рСЦшення - це те, що реалСЦзуСФться, СЦнакше слСЦд вести мову лише про бажання чи намСЦри). Будь-яке управлСЦнське рСЦшення (в тому числСЦ - й рСЦшення нСЦчого не змСЦнювати) маСФ свою цСЦну СЦ своСЧ наслСЦдки.

Практика свСЦдчить, що досить часто "сировиною" СЦ приводом для прийняття серйозного управлСЦнського рСЦшення слугують такСЦ випадковСЦ фактори:

  • керСЦвник побував у вСЦдрядженнСЦ (у тому числСЦ - за кордоном), щось цСЦкаве там побачив та вирСЦшив використати у своСФму пСЦдроздСЦлСЦ;
  • керСЦвнику доповСЦли про якийсь кричущий факт, СЦ вСЦн приймаСФ рСЦшення негайно вжити певних заходСЦв;
  • СЦз засобСЦв масовоСЧ СЦнформацСЦСЧ керСЦвник отримав данСЦ про впровадження чогось у подСЦбному пСЦдроздСЦлСЦ.

Це далеко не повний перелСЦк прикладСЦв, коли управлСЦнське рСЦшення приймаСФться на базСЦ випадкових факторСЦв. РЖ хоча СЦнодСЦ такСЦ рСЦшення бувають ефективними, такий пСЦдхСЦд нСЦяк не можна назвати науковим.
У цьому планСЦ можна зрозумСЦти дСЦСЧ керСЦвника. РЖснуСФ три основних постачальника "сировини" для прийняття управлСЦнських рСЦшень: зовнСЦшнСЦй свСЦт (держава, партнери, засоби масовоСЧ СЦнформацСЦСЧ).

ВсСЦ види виробництва СЦнформацСЦйних систем та мереж, технологСЦй та засобСЦв СЧх забезпечення становлять спецСЦальну галузь економСЦчноСЧ дСЦяльностСЦ, розвиток якоСЧ визначаСФться державною науково-технСЦчною СЦ промисловою полСЦтикою СЦнформацСЦСЧ. ДержавнСЦ та недержавнСЦ органСЦзацСЦСЧ, а також громадяни мають рСЦвнСЦ права на розробку та виробництво СЦнформацСЦйних систем, технологСЦй СЦ засобСЦв СЧх забезпечення [36, 87]. Держава створюСФ умови для проведення науково-дослСЦдних та дослСЦдно-конструкторських робСЦт в сферСЦ розробки та виробництва СЦнформацСЦйних систем, технологСЦй та засобСЦв СЧх забезпечення. КерСЦвництво УкраСЧни визначаСФ прСЦоритетнСЦ напрямки розвитку СЦнформатизацСЦСЧ та встановлюСФ порядок СЧх фСЦнансування.

Органи державноСЧ статистики спСЦльно з комСЦтетом з полСЦтики СЦнформатизацСЦСЧ при ПрезидентСЦ УкраСЧни встановлюють правила облСЦку та аналСЦзу стану галузСЦ економСЦчноСЧ дСЦяльностСЦ, розвиток якоСЧ визначаСФться державною науково-технСЦчною промисловою полСЦтикою СЦнформацСЦСЧ.

РЖнформацСЦйнСЦ системи, технологСЦСЧ та засоби СЧх забезпечення можуть бути об'СФктами "асностСЦ фСЦзичних та юридичних осСЦб держави. "асником СЦнформацСЦйноСЧ системи, технологСЦй та засобСЦв СЧх забезпечення визначаСФться фСЦзична або юридична особа, на чиСЧ кошти цСЦ об'СФкти виробленСЦ, придбанСЦ чи отриманСЦ в порядку успадкування, дарування чи СЦншим законним способом.
РЖнформацСЦйнСЦ системи, технологСЦСЧ та засоби СЧх забезпечення включаються в склад майна суб'СФкта, що здСЦйснюСФ права "асника цих об'СФктСЦв. РЖнформацСЦйнСЦ системи, технологСЦСЧ та засоби СЧх забезпечення виступають як товар (продукцСЦя) при дотриманнСЦ виняткових прав СЧх розробникСЦв. "асник СЦнформацСЦйноСЧ системи, технологСЦСЧ та засобСЦв СЧх забезпечення визначаСФ умови користування цСЦСФю продукцСЦСФю.

Право авторства та право "асностСЦ на СЦнформацСЦйнСЦ системи, технологСЦСЧ та засоби СЧх забезпечення можуть належати рСЦзним особам. "асник СЦнформацСЦйноСЧ системи, технологСЦй та засобСЦв СЧх забезпечення повинен захищати права СЧх автора вСЦдповСЦдно до законодавства УкраСЧни [38, 43]. РЖнформацСЦйнСЦ системи, бази та банки даних, призначенСЦ для СЦнформацСЦйного обслуговування громадян та органСЦзацСЦй, СЦнформацСЦйнСЦ системи органСЦв державноСЧ "ади УкраСЧни, СЦнших державних органСЦв, органСЦзацСЦй, якСЦ опрацьовують документовану СЦнформацСЦю з обмеженим доступом, а також засоби захисту цих систем, пСЦдлягають сертифСЦкацСЦСЧ в порядку, встановленому Законом УкраСЧни.

ОрганСЦзацСЦСЧ, що виконують роботи в сферСЦ проектування виробництва, засобСЦв захисту СЦнформацСЦСЧ та обробки персональних даних, отримують лСЦцензСЦСЧ на цей вид дСЦяльностСЦ. Порядок лСЦцензування визначаСФться законодавством УкраСЧни. РЖнтереси користувача СЦнформацСЦСЧ при використаннСЦ СЦмпортноСЧ продукцСЦСЧ в СЦнформацСЦйних системах захищаються митними органами УкраСЧни на основСЦ мСЦжнародноСЧ системи сертифСЦкацСЦСЧ.

Захисту пСЦдлягаСФ будь-яка документацСЦйна СЦнформацСЦя, неправомСЦрне використання якоСЧ може нанести збиткСЦв СЧСЧ "аснику, користувачу та СЦншим особам. Об'СФкт захисту, мету, основнСЦ органСЦзацСЦйно-технСЦчнСЦ положення технСЦчного захисту СЦнформацСЦСЧ (ТРЖ), неправомСЦрний доступ до якоСЧ може завдати шкоди громадянам, органСЦзацСЦям (юридичним особам) та державСЦ, а також-категорСЦСЧ нормативних документСЦв з ТЗРЖ встановлюСФ ДСТУ 3396.0-96 "Захист СЦнформацСЦСЧ. ТехнСЦчний захист СЦнформацСЦСЧ. ОсновнСЦ положення", а вимоги до порядку проведення робСЦт з технСЦчного захисту СЦнформацСЦСЧ встановлюСФ ДСТУ 3396.1-96 "Захист СЦнформацСЦСЧ. ТехнСЦчний захист СЦнформацСЦСЧ. Порядок проведення робСЦт".

Метою захисту СЦнформацСЦСЧ СФ:

  • запобСЦгання вСЦдтСЦканню, розкраданню, втратСЦ, перекручуванню, пСЦдробцСЦ СЦнформацСЦСЧ;
  • запобСЦгання загрозам безпеки особистостСЦ, суспСЦльства, держави;
  • запобСЦгання несанкцСЦонованим дСЦям зСЦ знищення модифСЦкацСЦСЧ, перекручення, копСЦювання, блокування СЦнформацСЦСЧ; запобСЦгання СЦнших форм незаконного втручання в СЦнформацСЦйнСЦ ресурси та СЦнформацСЦйнСЦ системи, забезпечення правового режиму документованоСЧ СЦнформацСЦСЧ як об'СФкта "асностСЦ;
  • захист конституцСЦйних прав громадян на збереження особистоСЧ таСФмницСЦ та конфСЦденцСЦйностСЦ персональних даних, що СФ в СЦнформацСЦйних системах;
  • збереження державноСЧ таСФмницСЦ, конфСЦденцСЦйностСЦ документованоСЧ СЦнформацСЦСЧ згСЦдно з законодавством;
  • забезпечення прав суб'СФктСЦв в СЦнформацСЦйних процесах при розробцСЦ, виробництвСЦ та застосуваннСЦ СЦнформацСЦйних систем, технологСЦй та засобСЦв СЧх забезпечення.

Режим захисту СЦнформацСЦСЧ встановлюСФться:

  • вСЦдносно вСЦдомостей, вСЦднесених до державноСЧ таСФмницСЦ, -вповноваженими органами на основСЦ Закону УкраСЧни "Про державну таСФмницю";
  • вСЦдносно конфСЦденцСЦйноСЧ документованоСЧ СЦнформацСЦСЧ -власником СЦнформацСЦйних ресурсСЦв чи вповноваженою особою на основСЦ Закону УкраСЧни "Про захист СЦнформацСЦСЧ";
  • вСЦдносно персональних даних - на основСЦ Закону УкраСЧни "Про захист СЦнформацСЦСЧ".

Органи державноСЧ "ади та органСЦзацСЦСЧ, вСЦдповСЦдальнСЦ за формування та використання СЦнформацСЦйних ресурсСЦв, що пСЦдлягають захисту, а також органи та органСЦзацСЦСЧ, що розробляють та застосовують СЦнформацСЦйнСЦ системи та технологСЦСЧ для формування та використання СЦнформацСЦйних ресурсСЦв з обмеженим доступом, керуються в своСЧй дСЦяльностСЦ законодавством УкраСЧни.
Контроль за дотриманням вимог до захисту СЦнформацСЦСЧ та експлуатацСЦСЧ спецСЦальних програмно-технСЦчних засобСЦв захисту, а також забезпечення органСЦзацСЦйних заходСЦв з захисту СЦнформацСЦйних систем, що опрацьовують СЦнформацСЦю з обмеженим доступом в недержавних структурах, здСЦйснюються органами державноСЧ "ади [20, 243]. ОрганСЦзацСЦСЧ, якСЦ опрацьовують СЦнформацСЦю з обмеженим доступом, що СФ "аснСЦстю держави, створюють спецСЦальнСЦ служби для забезпечення захисту СЦнформацСЦСЧ.

Власник СЦнформацСЦйних ресурсСЦв або вповноваженСЦ ним особи мають право здСЦйснювати контроль за виконанням вимог по захисту СЦнформацСЦСЧ та забороняти чи призупиняти обробку СЦнформацСЦСЧ у випадку невиконання цих вимог, а також може звертатися в органи державноСЧ "ади для оцСЦнки правильностСЦ виконання та дотримання вимог по захисту його СЦнформацСЦСЧ в СЦнформацСЦйних системах. ВСЦдповСЦднСЦ органи визначаСФ керСЦвництво УкраСЧни. ЦСЦ органи дотримуються вимог конфСЦденцСЦйностСЦ СЦнформацСЦСЧ та результатСЦв перевСЦрки.

Порядок надання користувачу СЦнформацСЦСЧ з вказаними мСЦiем, часом, вСЦдповСЦдальними посадовими особами, а також необхСЦдними процедурами встановлюСФ "асник документСЦв, масиву документСЦв та СЦнформацСЦйних систем або вповноваженСЦ ним особи вСЦдповСЦдно до чинного законодавства, а також забезпечуСФ умови доступу користувачСЦв до СЦнформацСЦСЧ. "асник документСЦв, масиву документСЦв та СЦнформацСЦйних систем забезпечуСФ рСЦвень захисту СЦнформацСЦСЧ згСЦдно з законодавством УкраСЧни. Ризик, пов'язаний з використанням несертифСЦкованих СЦнформацСЦйних систем та коштСЦв на СЧх забезпечення, лежить на "аснику цих систем СЦ коштСЦв, а ризик, пов'язаний з використанням СЦнформацСЦСЧ, отриманоСЧ з сертифСЦкованих систем, лежить на споживачСЦ СЦнформацСЦСЧ. "асник документСЦв, масиву документСЦв та СЦнформацСЦйних систем повинен сповСЦщати "асника СЦнформацСЦйних ресурсСЦв та систем про всСЦ факти порушення режиму захисту СЦнформацСЦСЧ.

Захист прав суб'СФктСЦв у сферСЦ формування та користування СЦнформацСЦйними ресурсами, розробки, виробництва та застосування СЦнформацСЦйних систем, технологСЦй та засобСЦв СЧх забезпечення здСЦйснюСФться з метою попередження правопорушень, неправомСЦрних дСЦй, вСЦдновлення порушених прав та вСЦдшкодування заподСЦяноСЧ шкоди. Захист прав суб'СФктСЦв у вказанСЦй сферСЦ здСЦйснюСФться судом, арбСЦтражним судом, третейським судом з урахуванням специфСЦки правопорушення та завданих збиткСЦв. Для перегляду конфлСЦктних ситуацСЦй та захисту прав учасникСЦв у сферСЦ формування та використання СЦнформацСЦйних ресурсСЦв, створення та використання СЦнформацСЦйних систем, технологСЦй та засобСЦв СЧх забезпечення можуть створюватись тимчасовСЦ СЦ постСЦйнСЦ третейськСЦ суди.

За правопорушення при роботСЦ з документованою СЦнформацСЦСФю органи державноСЧ "ади, органСЦзацСЦСЧ та СЧх посадовСЦ особи несуть вСЦдповСЦдальнСЦсть згСЦдно з законодавством УкраСЧни. ВСЦдповСЦдальнСЦсть за порушення мСЦжнародних норм та правил у сферСЦ формування та використання СЦнформацСЦйних ресурсСЦв, створення та використання СЦнформацСЦйних систем, технологСЦй та засобСЦв СЧх забезпечення покладаСФться на органи державноСЧ "ади, органСЦзацСЦСЧ та громадян згСЦдно з договорами, що укладенСЦ ними з зарубСЦжними фСЦрмами та СЦншими партнерами, з урахуванням мСЦжнародних договорСЦв, ратифСЦкованих УкраСЧною [39, 77].

ВСЦдмова в доступСЦ до вСЦдкритоСЧ СЦнформацСЦСЧ чи надання споживачам завчасно недостовСЦрноСЧ СЦнформацСЦСЧ можуть бути оскарженСЦ в судовому порядку. Невиконання чи неналежне виконання зобов'язань щодо домовленостСЦ поставки, купСЦвлСЦ-продажу та з СЦнших форм обмСЦну СЦнформацСЦйними ресурсами мСЦж органСЦзацСЦями розглядаються арбСЦтражним судом. Особи, яким було вСЦдмовлено в доступСЦ до СЦнформацСЦСЧ, та тСЦ, хто отримав недостовСЦрну СЦнформацСЦю, мають право на вСЦдшкодування нанесених СЧм збиткСЦв у судовому порядку. Суд розглядаСФ суперечки про необТСрунтоване вСЦднесення СЦнформацСЦСЧ до категорСЦСЧ СЦнформацСЦСЧ з обмеженим доступом, позови про вСЦдшкодування шкоди у випадках необТСрунтованоСЧ вСЦдмови в наданнСЦ СЦнформацСЦСЧ споживачам та СЦншСЦ порушення прав користувачСЦв. КерСЦвники, службовцСЦ органСЦв державноСЧ "ади та органСЦзацСЦй, виннСЦ в неправомСЦрному обмеженнСЦ доступу до СЦнформацСЦСЧ та порушеннСЦ режиму захисту СЦнформацСЦСЧ, несуть вСЦдповСЦдальнСЦсть згСЦдно з кримСЦнальним та цивСЦльним законодавством про адмСЦнСЦстративнСЦ правопорушення.

Висновки до роздСЦлу 2

Як свСЦдчить досвСЦд, СЦнформацСЦйно-документацСЦйне забезпечення управлСЦння, побудоване на основСЦ традицСЦйних методСЦв складання, опрацювання, зберСЦгання та пошуку великих обсягСЦв документацСЦСЧ, характеризуСФться пСЦдвищеною трудомСЦсткСЦстю. Тому робота з документами забираСФ значну частину робочого часу керСЦвникСЦв та спецСЦалСЦстСЦв, яким необхСЦднСЦ, як правило, не самСЦ документи, а конкретнСЦ вСЦдомостСЦ та факти, що мСЦстяться в них.

СучаснСЦ перспективнСЦ напрямки удосконалення документацСЦйного забезпечення управлСЦння, дСЦловодства невСЦддСЦльнСЦ вСЦд процесу масового впровадження досягнень НТП в сферСЦ управлСЦння. ЦСЦ досягнення, пов'язанСЦ з утворенням якСЦсно нових видСЦв EOT, засобСЦв зв'язку, дають можливСЦсть перейти до принципово новоСЧ СЦ значно ефективнСЦшоСЧ СЦнформацСЦйноСЧ технологСЦСЧ в органах управлСЦння, заснованоСЧ на органСЦчному включеннСЦ комплексу технСЦчних засобСЦв в управлСЦнський процес.

УправлСЦнська СЦнформацСЦя надходить в автоматизовану систему з юридично оформленого (офСЦцСЦйного) документа СЦ, як правило, на промСЦжнСЦй або завершальнСЦй стадСЦСЧ вирСЦшення функцСЦонального завдання вихСЦдна СЦнформацСЦя також фСЦксуСФться у виглядСЦ документа на паперовому носСЦСЧ-машинограмСЦ або машинному носСЦСЧ-у виглядСЦ  документа, що читаСФться машиною. Машинограма та документ, що читаСФться машиною, потребують юридичного оформлення. Зображення СЦнформацСЦСЧ на екранСЦ дисплея (вСЦдеограма, вСЦдеоформа, вСЦдеокадр) формуСФться з урахуванням правил побудови форми вСЦдповСЦдного документа.

СкладовСЦ частини автоматизованих робочих мСЦiь документацСЦйноСЧ служби залежить вСЦд обсягу СЦнформацСЦСЧ, що пСЦдлягаСФ введенню в систему, СЦ, вСЦдповСЦдно, вСЦд складу документСЦв, якСЦ проходять через документацСЦйну службу, та обсягу документообСЦгу суб'СФкта.

ВсСЦ види виробництва СЦнформацСЦйних систем та мереж, технологСЦй та засобСЦв СЧх забезпечення становлять спецСЦальну галузь економСЦчноСЧ дСЦяльностСЦ, розвиток якоСЧ визначаСФться державною науково-технСЦчною СЦ промисловою полСЦтикою СЦнформацСЦСЧ.

РЖнформацСЦйнСЦ системи, бази та банки даних, призначенСЦ для СЦнформацСЦйного обслуговування громадян та органСЦзацСЦй, СЦнформацСЦйнСЦ системи органСЦв державноСЧ "ади УкраСЧни, СЦнших державних органСЦв, органСЦзацСЦй, якСЦ опрацьовують документовану СЦнформацСЦю з обмеженим доступом, а також засоби захисту цих систем, пСЦдлягають сертифСЦкацСЦСЧ в порядку, встановленому Законом УкраСЧни.

Власник СЦнформацСЦйних ресурсСЦв або вповноваженСЦ ним особи мають право здСЦйснювати контроль за виконанням вимог по захисту СЦнформацСЦСЧ та забороняти чи призупиняти обробку СЦнформацСЦСЧ у випадку невиконання цих вимог, а також може звертатися в органи державноСЧ "ади для оцСЦнки правильностСЦ виконання та дотримання вимог по захисту його СЦнформацСЦСЧ в СЦнформацСЦйних системах.



РОЗДРЖЛ 3.

ЕКОНОМРЖЧНЕ ОБГРУНТУВАННЯ ДОЦРЖЛЬНОСТРЖ ЗАСТОСУ-ВАННЯ РЖНФОРМАЦРЖЙНИХ ТЕХНОЛОГРЖЙ ДОКУМЕНТАЦРЖЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ


3.1. СутнСЦсть СЦнформацСЦйних технологСЦй документацСЦйного

забезпечення установи


СтрСЦмкий розвиток СЦнформацСЦйних технологСЦй у свСЦтовому просторСЦ призвСЦв до активного використання у боротьбСЦ зСЦ злочиннСЦстю комп'ютерних СЦнформацСЦйних систем.

Основними тенденцСЦями розвитку СЦнформацСЦйних технологСЦй СФ:

  • удосконалення форм та методСЦв управлСЦння системами СЦнформацСЦйного забезпечення;
  • централСЦзацСЦя та СЦнтеграцСЦя комп'ютерних банкСЦв даних;
  • впровадження новСЦтнСЦх комп'ютерних СЦнформацСЦйних технологСЦй для ведення облСЦку;
  • розбудова та широке використання ефективних та потужних комп'ютерних мереж;
  • застосування спецСЦалСЦзованих засобСЦв захисту СЦнформацСЦСЧ.

З розвитком нових СЦнформацСЦйних технологСЦй визначилась тенденцСЦя до використання комп'ютерноСЧ технСЦки, поширилась сфера СЧСЧ застосування.

ВнаслСЦдок цього виникни певнСЦ позитивнСЦ тенденцСЦСЧ, серед яких:

  • загальне пСЦдвищення рСЦвня комп'ютерноСЧ грамотностСЦ працСЦвникСЦв пСЦдприСФмства;
  • збСЦльшення перелСЦку комп'ютерних СЦнформацСЦйних облСЦкСЦв;
  • поширення "географСЦСЧ" використання сучасних засобСЦв комп'ютерноСЧ технСЦки в дСЦяльностСЦ усСЦх ланок пСЦдприСФмства;
  • розвиток технологСЦй безпаперовоСЧ обробки СЦнформацСЦСЧ.

Головним напрямком перебудови управлСЦння СЦ його радикального удосконалення, пристосування до сучасних умов стало масове використання новСЦтньоСЧ комп'ютерноСЧ СЦ телекомунСЦкацСЦйноСЧ технСЦки, формування на СЧСЧ основСЦ високоефективних СЦнформацСЦйно-управлСЦнських технологСЦй. Засоби СЦ методи прикладноСЧ СЦнформатики використовуються в управлСЦннСЦ. НовСЦ технологСЦСЧ, що базуються на комп'ютернСЦй технСЦцСЦ, потребують радикальних змСЦн органСЦзацСЦйних структур управлСЦння, кадрового потенцСЦалу, системи документацСЦСЧ, фСЦксування СЦ передачСЦ СЦнформацСЦСЧ.

ТехнологСЦя тАФ це комплекс наукових СЦ СЦнженерних знань, реалСЦзованих у прийомах труда, наборах матерСЦальних, технСЦчних, енергетичних, трудових факторСЦв виробництва, способах СЧх з'СФднання для створення продукту чи послуги, що вСЦдповСЦдають певним вимогам.

ТехнологСЦя нерозривно пов'язана з машинСЦзацСЦСФю виробничого чи невиробничого, перш за все тАФ управлСЦнського процесу. УправлСЦнськСЦ технологСЦСЧ базуються на застосуваннСЦ комп'ютерСЦв СЦ телекомунСЦкацСЦйноСЧ технСЦки. ЗгСЦдно з визначенням, прийнятим ЮНЕСКО, СЦнформацСЦйна технологСЦя тАФ це комплекс взаСФмопов'язаних, наукових, технологСЦчних, СЦнженерних диiиплСЦн, що вивчають методи ефективноСЧ органСЦзацСЦСЧ труда людей, зайнятих обробкою СЦ зберСЦганням СЦнформацСЦСЧ; обчислювальну технСЦку СЦ методи органСЦзацСЦСЧ СЦ взаСФмодСЦСЧ з людьми СЦ виробничим обладнанням, СЧх практичнСЦ додатки, а також зв'язанСЦ з всСЦм цим соцСЦальнСЦ, економСЦчнСЦ СЦ культурнСЦ проблеми. СамСЦ СЦнформацСЦйнСЦ технологСЦСЧ потребують складноСЧ пСЦдготовки, значних початкових витрат СЦ наукомСЦсткоСЧ технСЦки. РЗх впровадження повинно починатися СЦз створення математичного забезпечення, формування СЦнформацСЦйних потокСЦв в системах пСЦдготовки спецСЦалСЦстСЦв [40, 32].

Автоматизована СЦнформацСЦйна технологСЦя (АРЖТ) тАФ системно органСЦзована для розвтАЩязання задач управлСЦння сукупнСЦсть методСЦв СЦ засобСЦв реалСЦзацСЦСЧ операцСЦй збору, реСФстрацСЦСЧ, передачСЦ, нагромадження, пошуку, оброблення СЦ захисту СЦнформацСЦСЧ на основСЦ застосування програмного забезпечення, засобСЦв обчислювальноСЧ технСЦки та звтАЩязку, а також засобСЦв, за допомогою яких СЦнформацСЦя пропонуСФться клСЦСФнтам.

Сучасна СЦнформацСЦйна технологСЦя орСЦСФнтована на застосування найширшого спектру технСЦчних засобСЦв електронно-обчислювальних машин СЦ засобСЦв комунСЦкацСЦй. На СЧСЧ основСЦ створено та створюються обчислювальнСЦ системи й мережСЦ рСЦзних конфСЦгурацСЦй не тСЦльки для нагромадження, зберСЦгання, перероблення СЦнформацСЦСЧ, але й максимального зближення термСЦнальних улаштувань до робочого мСЦiя спецСЦалСЦста та для пСЦдтримки прийняття рСЦшення керСЦвника. Основу новоСЧ СЦнформацСЦйноСЧ технологСЦСЧ складають розподСЦлена обчислювальна технСЦка, "дружнСФ» програмне забезпечення та сучаснСЦ засоби комунСЦкацСЦСЧ. Принципова вСЦдмСЦна новоСЧ СЦнформацСЦйноСЧ технологСЦСЧ полягаСФ не тСЦльки в автоматизацСЦСЧ процесСЦв змСЦни форми й розмСЦщення СЦнформацСЦСЧ, а й у змСЦнСЦ СЧСЧ змСЦсту.

ЗабезпечувальнСЦ РЖТ тАФ технологСЦСЧ оброблення СЦнформацСЦСЧ, якСЦ використовуються як СЦнструмент у рСЦзних предметних сферах для розвтАЩязання рСЦзних задач.

ФункцСЦональнСЦ РЖТ тАФ це модифСЦкацСЦя забезпечувальних РЖТ, за якоСЧ реалСЦзуСФться, будь-яка з предметних технологСЦй. Наприклад, в арсеналСЦ облСЦкового процесу можуть перебувати як забезпечувальнСЦ технологСЦСЧ (наприклад, текстовСЦ й табличнСЦ процесори), так СЦ спецСЦальнСЦ функцСЦональнСЦ технологСЦСЧ (табличнСЦ процесори, СУБД, експертнСЦ системи, реалСЦзуючСЦ предметнСЦ технологСЦСЧ) [41,87].

РЖнформацСЦйнСЦ технологСЦСЧ можна класифСЦкувати за рядом ознак:

  • за способом реалСЦзацСЦСЧ в АРЖС;
  • за ступенем охоплення задач управлСЦння;
  • за класом реалСЦзуючих технологСЦчних операцСЦй;
  • за типом користувацького СЦнтерфейсу;
  • за способом побудови мережСЦ;
  • за обслуговуючими предметними сферами.

Одна з сучасних тенденцСЦй розвитку СЦнформацСЦйних технологСЦй тАФ напрям технологСЦСЧ "клСЦСФнт-сервер». Цей пСЦдхСЦд реалСЦзуСФться в технологСЦСЧ звтАЩязування та запровадження обтАЩСФктСЦв (ОLЕ), органСЦзацСЦСЧ локальних мереж СЦ мережевих операцСЦйних систем, у глобальних мережах типу Internet, в архСЦтектурСЦ систем керування базами даних, в архСЦтектурСЦ пакетСЦв прикладних програм.

АрхСЦтектура системи керування базою даних (СКБД) типу "клСЦСФнт-сервер» передбачаСФ розмСЦщення клСЦСФнтськоСЧ частини СКБД на робочСЦй станцСЦСЧ, а серверноСЧ тАФ на комптАЩютерСЦ тАФ серверСЦ баз даних. Робоча станцСЦя надсилаСФ на сервер запити на одержання СЦнформацСЦСЧ. ЦСЦ запити обробляються на серверСЦ серверною частиною СКБД, а результати повертаються на робочу станцСЦю. Така технологСЦя продуктивна через мСЦнСЦмСЦзацСЦю обсягу СЦнформацСЦСЧ, яка передаСФться мережею, краще забезпечуСФ захист СЦнформацСЦСЧ вСЦд несанкцСЦонованого доступу та цСЦлСЦснСЦсть даних.

Як серверна частина СКБД найчастСЦше вибираСФться потужна СКБД класу МСЦсrоsoft SQL Server, Oracle, Informix СЦз розвиненими можливостями захисту даних, розвиненою мовою програмування, здатною працювати з розподСЦленою базою даних. Як клСЦСФнтська частина використовуються прикладнСЦ програми на FохРrо, Ассеss або СЦнших засобах, здатнСЦ звертатися до сервера СЦз запитами через СЦнтерфейс ОDВС.

ОстаннСЦм часом менеджменти в найбСЦльш розвинутих краСЧнах, зокрема, в США СЦ ЯпонСЦСЧ, орСЦСФнтованСЦ на творчСЦ СЦнформацСЦйнСЦ технологСЦСЧ так званого третього (вищого) рСЦвня. Вони охоплюють повний СЦнформацСЦйний цикл - вироблення СЦнформацСЦСЧ (нових знань), СЧх передачу, переробку, використання для перетворення об'СФкта, досягнення нових бСЦльш високих цСЦлей.

РЖнформацСЦйнСЦ технологСЦСЧ третього рСЦвня означають вищий етап комп'ютеризацСЦСЧ менеджменту, дозволяють задСЦяти ЕОМ у творчому процесСЦ, поСФднати силу людського розуму СЦ потужнСЦсть електронноСЧ технСЦки. Повна СЦнтегрована автоматизацСЦя менеджменту припускаСФ охоплення таких СЦнформацСЦйно-управлСЦнських процесСЦв: зв'язок, збирання, зберСЦгання СЦ доступ до необхСЦдноСЧ СЦнформацСЦСЧ, аналСЦз СЦнформацСЦСЧ, пСЦдготовка тексту, пСЦдтримка СЦндивСЦдуальноСЧ дСЦяльностСЦ, програмування СЦ вирСЦшення спецСЦальних завдань. ОсновнСЦ напрямки автоматизацСЦСЧ СЦнформацСЦйно-управлСЦнськоСЧ дСЦяльностСЦ такСЦ: автоматизацСЦя процесу обмСЦну СЦнформацСЦСФю, включаючи АТС, "електронну пошту".

До сучасних технСЦчних засобСЦв автоматизацСЦСЧ СЦнформацСЦйно-управлСЦнськоСЧ дСЦяльностСЦ вСЦдносяться:

  • персональнСЦ комп'ютери, об'СФднанСЦ у мережСЦ;
  • електроннСЦ друкарськСЦ машинки;
  • системи для обробки текстСЦв (проблемно-орСЦСФнтованСЦ комп'ютернСЦ системи, що мають великСЦ функцСЦональнСЦ можливостСЦ);
  • копСЦювальнСЦ машини;
  • комунСЦкацСЦйнСЦ засоби та засоби зв'язку;
  • засоби для автоматизацСЦСЧ вводу архСЦвних документСЦв СЦ пошуку СЦнформацСЦСЧ на нетрадицСЦйних носСЦях: магнСЦтнСЦ диски, стрСЦчки, мСЦкрофСЦльми, оптичнСЦ диски);
  • засоби для обмСЦну СЦнформацСЦСФю - комп'ютернСЦ мережСЦ, електронна пошта;
  • вСЦдеоСЦнформацСЦйнСЦ системи; локальнСЦ комп'ютернСЦ мережСЦ;
  • СЦнтегрованСЦ мережСЦ установ.


3.2. Види СЦнформацСЦйних технологСЦй


РЖнформацСЦйна технологСЦя опрацювання даних використовуСФться для розвтАЩязання добре структурованих задач, стосовно яких СФ необхСЦднСЦ вхСЦднСЦ данСЦ СЦ вСЦдомСЦ алгоритми та СЦншСЦ стандартнСЦ процедури СЧх опрацювання. Ця технологСЦя застосовуСФться на рСЦвнСЦ операцСЦйноСЧ (виконавчоСЧ) дСЦяльностСЦ персоналу невисокоСЧ квалСЦфСЦкацСЦСЧ з метою автоматизацСЦСЧ деяких рутинних постСЦйно повторюваних операцСЦй управлСЦнськоСЧ працСЦ. Тому впровадження СЦнформацСЦйних технологСЦй СЦ систем на цьому рСЦвнСЦ СЦстотно пСЦдвищить продуктивнСЦсть працСЦ персоналу, звСЦльнить його вСЦд рутинних операцСЦй, можливо, навСЦть призведе до необхСЦдностСЦ скорочення чисельностСЦ працСЦвникСЦв.

На рСЦвнСЦ операцСЦйноСЧ дСЦяльностСЦ вирСЦшуються такСЦ задачСЦ:

  • опрацювання даних про операцСЦСЧ, якСЦ здСЦйснюСФ фСЦрма;
  • створення перСЦодичних контрольних звСЦтСЦв про стан справ у фСЦрмСЦ;
  • одержання вСЦдповСЦдей на всСЦлякСЦ поточнСЦ запити й оформлення СЧх у виглядСЦ паперових документСЦв або звСЦтСЦв.

Прикладом може послужити щоденний звСЦт про надходження СЦ видачу готСЦвки банком, який формуСФться з метою контролю балансу готСЦвки; або ж запит до бази даних по кадрах, який дозволить одержати данСЦ про вимоги, що висуваються до кандидатСЦв на певну посаду. РЖснуСФ декСЦлька особливостей, пов'язаних з опрацюванням даних, що вСЦдрСЦзняють дану технологСЦю вСЦд усСЦх СЦнших:

  • виконання необхСЦдних фСЦрмСЦ задач по опрацюванню даних. ВСЦд кожноСЧ фСЦрми закон вимагаСФ наявностСЦ та збереження даних про свою дСЦяльнСЦсть, якСЦ можна використовувати як засСЦб забезпечення СЦ пСЦдтримки контролю на фСЦрмСЦ. Тому в будь-якСЦй фСЦрмСЦ обов'язково повинна бути:
  • СЦнформацСЦйна система опрацювання даних СЦ розроблена вСЦдповСЦдна СЦнформацСЦйна технологСЦя;
  • вирСЦшення тСЦльки добре структурованих задач, для яких можна розробити алгоритм;
  • виконання стандартних процедур опрацювання. РЖснуючСЦ стандарти визначають типовСЦ процедури опрацювання даних СЦ регламентують СЧхнСФ дотримання органСЦзацСЦями усСЦх видСЦв;
  • виконання основного обсягу робСЦт в автоматичному режимСЦ з мСЦнСЦмальною участю людини;
  • використання деталСЦзованих даних. Записи про дСЦяльнСЦсть фСЦрми мають докладний характер, що допускаСФ проведення ревСЦзСЦй. У процесСЦ ревСЦзСЦСЧ дСЦяльнСЦсть фСЦрми перевСЦряСФться хронологСЦчно вСЦд початку перСЦоду до його кСЦнця СЦ вСЦд кСЦнця до початку;
  • акцент на хронологСЦю подСЦй;
  • вимога мСЦнСЦмальноСЧ допомоги у вирСЦшеннСЦ проблем з боку спецСЦалСЦстСЦв СЦнших рСЦвнСЦв.

Багато даних на рСЦвнСЦ операцСЦйноСЧ дСЦяльностСЦ необхСЦдно зберСЦгати для наступного використання або на цьому ж рСЦвнСЦ, або на СЦншому. Для СЧхнього збереження створюються бази даних.

Стосовно створення звСЦтСЦв (документСЦв) слСЦд зазначити, що у СЦнформацСЦйнСЦй технологСЦСЧ опрацювання даних необхСЦдно створювати документи для керСЦвництва СЦ працСЦвникСЦв фСЦрми, а також для зовнСЦшнСЦх партнерСЦв. При цьому документи можуть створюватися як за вимогою у зв'язку з проведеною фСЦрмою операцСЦСФю, так СЦ перСЦодично наприкСЦнцСЦ кожного мСЦсяця, кварталу або року.

Метою СЦнформацСЦйноСЧ технологСЦСЧ керування СФ задоволення СЦнформацСЦйних потреб усСЦх без винятку спСЦвробСЦтникСЦв фСЦрми, що мають справу з прийняттям рСЦшень. Вона може бути корисна на будь-якому рСЦвнСЦ керування. Ця технологСЦя орСЦСФнтована на роботу в середовищСЦ СЦнформацСЦйноСЧ системи керування СЦ використовуСФться при бСЦльш поганСЦй структурованостСЦ розв'язуваних задач, якщо СЧх порСЦвнювати з задачами, якСЦ розв'язуються за допомогою СЦнформацСЦйноСЧ технологСЦСЧ опрацювання даних. РЖнформацСЦйна технологСЦя керування СЦдеально пСЦдходять для задоволення подСЦбних СЦнформацСЦйних потреб працСЦвникСЦв рСЦзноманСЦтних функцСЦональних пСЦдсистем (пСЦдроздСЦлСЦв) або рСЦвнСЦв керування фСЦрмою. РЖнформацСЦя, що поставляСФться нею, мСЦстить вСЦдомостСЦ про минуле, дСЦйсне СЦ ймовСЦрне майбутнСФ фСЦрми. Ця СЦнформацСЦя маСФ вигляд регулярних або спецСЦальних управлСЦнських звСЦтСЦв.

Для прийняття рСЦшень на рСЦвнСЦ управлСЦнського контролю СЦнформацСЦя повинна бути подана в агрегованому виглядСЦ, так, щоб проглядалися тенденцСЦСЧ змСЦни даних, причини вСЦдхилень, що виникли, СЦ можливСЦ варСЦанти вирСЦшення проблеми. На цьому етапСЦ розвтАЩязуються такСЦ задачСЦ опрацювання даних:

  • оцСЦнка планованого стану об'СФкта керування;
  • оцСЦнка вСЦдхилень вСЦд планованого стану;
  • виявлення причин вСЦдхилень;
  • аналСЦз можливих рСЦшень СЦ дСЦй.

РЖнформацСЦйна технологСЦя керування спрямована на створення рСЦзноманСЦтних видСЦв звСЦтСЦв. РегулярнСЦ звСЦти створюються вСЦдповСЦдно до встановленого графСЦка, що визначаСФ час СЧхнього створення, наприклад мСЦсячний аналСЦз продажСЦв компанСЦСЧ.

СпецСЦальнСЦ звСЦти створюються за вимогою керСЦвникСЦв, або коли в компанСЦСЧ вСЦдбулося щось незаплановане. У пСЦдсумкових звСЦтах данСЦ об'СФднанСЦ в окремСЦ групи, вСЦдсортованСЦ СЦ поданСЦ у виглядСЦ промСЦжних СЦ остаточних результатСЦв по окремих полях.  ПорСЦвняльнСЦ звСЦти мСЦстять данСЦ, отриманСЦ з рСЦзноманСЦтних джерел або класифСЦкованСЦ по рСЦзноманСЦтних ознаках СЦ використовуються для порСЦвняння.

НадзвичайнСЦ звСЦти мСЦстять данСЦ виняткового (надзвичайного) характеру. Використання звСЦтСЦв для пСЦдтримки керування СФ особливо ефективним при реалСЦзацСЦСЧ так званого керування по вСЦдхиленнях. Керування по вСЦдхиленнях припускаСФ, що головним змСЦстом одержуваних спецСЦалСЦстом даних повиннСЦ бути вСЦдхилення стану господарськоСЧ дСЦяльностСЦ фСЦрми вСЦд деяких встановлених стандартСЦв (наприклад, вСЦд СЧСЧ запланованого стану). При використаннСЦ на фСЦрмСЦ принципСЦв керування по вСЦдхиленнях до звСЦтСЦв, якСЦ створюються, висуваються такСЦ вимоги:

  • звСЦт необхСЦдно створювати тСЦльки тодСЦ, коли вСЦдхилення вСЦдбулося;
  • вСЦдомостСЦ у звСЦтСЦ повиннСЦ бути вСЦдсортованСЦ за значенням критичного для даного вСЦдхилення показника;
  • усСЦ вСЦдхилення бажано показати разом, щоб спецСЦалСЦст мСЦг уловити СЦснуючий мСЦж ними зв'язок;
  • у звСЦтСЦ необхСЦдно показати, кСЦлькСЦсне вСЦдхилення вСЦд норми.

ВхСЦдна СЦнформацСЦя надходить СЦз систем операцСЦйного рСЦвня. ВихСЦдна СЦнформацСЦя формуСФться у виглядСЦ управлСЦнських звСЦтСЦв у зручному для ухвалення рСЦшення виглядСЦ. ЗмСЦст бази даних за допомогою вСЦдповСЦдного програмного забезпечення перетворюСФться в перСЦодичнСЦ СЦ спецСЦальнСЦ звСЦти, що надходять до спецСЦалСЦстСЦв, якСЦ беруть участь у прийняттСЦ рСЦшень в органСЦзацСЦСЧ. База даних, що використовуСФться для одержання зазначеноСЧ СЦнформацСЦСЧ, повинна складатися з двох компонентСЦв:

  • даних, що накопичуються на основСЦ оцСЦнки операцСЦй, проведених фСЦрмою;
  • планСЦв, стандартСЦв, бюджетСЦв та СЦнших нормативних документСЦв, що визначають планований стан об'СФкта керування (пСЦдроздСЦли фСЦрми).

Закон УкраСЧни "Про НацСЦональну програму СЦнформатизацСЦСЧ" визначаСФ загальнСЦ засади формування, виконання та коригування НацСЦональноСЧ програми СЦнформатизацСЦСЧ. ПСЦд СЦнформатизацСЦСФю цей Закон розумСЦСФ сукупнСЦсть взаСФмопов'язаних органСЦзацСЦйних, правових, полСЦтичних, соцСЦально-економСЦчних, науково-технСЦчних, виробничих процесСЦв, що спрямованСЦ на створення умов для задоволення СЦнформацСЦйних потреб громадян та суспСЦльства на основСЦ створення, розвитку СЦ використання СЦнформацСЦйних систем, мереж, ресурсСЦв та СЦнформацСЦйних технологСЦй, якСЦ побудованСЦ на основСЦ застосування сучасноСЧ обчислювальноСЧ та комунСЦкацСЦйноСЧ технСЦки.
РЖснуСФ декСЦлька пСЦдходСЦв до СЦнформатизацСЦСЧ.

АвтоматизацСЦю окремих пСЦдроздСЦлСЦв, процедур чи дСЦлянок роботи (так звану "клаптеву" автоматизацСЦю) часто лають СЦ протиставляють комплексним системам автоматизацСЦСЧ. НедолСЦки такоСЧ автоматизацСЦСЧ очевиднСЦ: постановниками задач (замовниками розробок) у цьому випадку СФ представники служб установи. Достатньо зрозумСЦти алгоритм, за яким дСЦСФ персонал, закодувати його, протестувати, впровадити СЦ отримати користь вСЦд того, що все робиться набагато швидше, до того ж СЦ помилок, незмСЦнно "астивих людям вдаСФться позбутися. Метою автоматизацСЦСЧ при цьому стаСФ консервацСЦя положень, що склалися, увСЦчнювання СЦснуючоСЧ технологСЦСЧ СЦз всСЦма СЧСЧ вадами СЦ недолСЦками.

З СЦншого боку, важко уявити установу, яка не маСФ (нехай СЦ негативного) досвСЦду "клаптевоСЧ автоматизацСЦСЧ", застосовувала рСЦзноманСЦтнСЦ програмнСЦ засоби, СЦ при цьому бадьоро взялася за комплексну автоматизацСЦю своСФСЧ дСЦяльностСЦ.

"Клаптева автоматизацСЦя" тАФ такий самий етап розвитку, як засвоСФння базового програмного забезпечення (MS Word чи MS Excel), важливо тСЦльки не затриматися на черговому етапСЦ, вчасно перейти до наступного тАФ у цьому й полягаСФ мистецтво управлСЦнця. Перше, що необхСЦдно тАФ це сильне СЦ усвСЦдомлене бажання перших осСЦб змСЦнити систему прийняття управлСЦнських рСЦшень. Не вСЦдмовляючись вСЦд досвСЦду СЦ СЦнтуСЧцСЦСЧ, доповнити СЧх вСЦдповСЦдною СЦнформацСЦСФю з метою прийняття рСЦшень бСЦльш свСЦдомо СЦ менш СЦмпульсивно.

Класичний процес прийняття рСЦшень досить складний СЦ включаСФ в себе, зокрема:

  • збирання, перевСЦрку СЦ аналСЦз СЦнформацСЦСЧ;
  • пСЦдготовку можливих варСЦантСЦв рСЦшень;
  • вибСЦр рСЦшення (з урахуванням стратегСЦСЧ установи, короткострокових СЦ довгострокових можливих наслСЦдкСЦв цього рСЦшення);
  • органСЦзацСЦю його реалСЦзацСЦСЧ;
  • облСЦк та контроль реалСЦзацСЦСЧ;
  • аналСЦз результатСЦв;
  • вироблення корегувальних впливСЦв.

РЖнформацСЦя СЦ зв'язки, бази даних тАФ речСЦ стратегСЦчнСЦ, тому стратегСЦчний пСЦдроздСЦл керСЦвник повинен пСЦдпорядкувати собСЦ СЦ придСЦляти йому достатньо уваги. КерСЦвнику важливо усвСЦдомлювати, що СЦнформатизацСЦя тАФ це серйозний СЦ довгостроковий процес, а не разова акцСЦя. Нема рСЦзницСЦ, як цей процес буде здСЦйснюватися тАФ своСЧми силами чи СЦз залученням зовнСЦшнСЦх консультантСЦв тАФ важливо, щоб вСЦн мав достатньо високий прСЦоритет, щоб керСЦвник займався СЧм особисто, а не передоручав комусь. НеобхСЦдно унСЦфСЦкувати роботу, навчити людей, усунути рСЦзнобСЦй, запровадити певнСЦ корпоративнСЦ стандарти. Наступний крок тАФ налагодження СФдиноСЧ системи облСЦку (персонал установи повинен переконатися у тому, що змСЦни проводяться поетапно, обмСЦрковано СЦ невСЦдворотно). Чи почати з закупки СЦ впровадження певноСЧ корпоративноСЧ СЦнформацСЦйноСЧ системи (КРЖС), або спочатку самостСЦйно провести "СЦнформацСЦйну СЦнвентаризацСЦю" пСЦдроздСЦлу СЦ навести порядок в облСЦкових регСЦстрах, класифСЦкаторах СЦ довСЦдниках, базах даних тАФ питання, здавалося б, тактичне.

Однак практика свСЦдчить, що розробники серйозних КРЖС вже мають значний досвСЦд впровадження своСЧх систем в установах рСЦзних галузей. Вони накопичили достатню кСЦлькСЦсть варСЦантСЦв вирСЦшення проблем, що часто виникають. Тому нема необхСЦдностСЦ "вигадувати велосипед", можна використати накопичений досвСЦд, вибравши з нього те, що бСЦльше пСЦдходить для певноСЧ установи. Для одноСЧ установи важливСЦ захищенСЦсть даних, швидкСЦсть дСЦСЧ СЦ стСЦйкСЦсть системи, для СЦншоСЧ тАФ простота засвоСФння СЦ використання новоСЧ системи, третСЦй необхСЦдна розвинута система пСЦдтримки (наявнСЦсть документацСЦСЧ, "гаряча лСЦнСЦя", абонентське СЦ сервСЦсне обслуговування). Адже цСЦллю СЦнформатизацСЦСЧ СФ не сама СЦнформатизацСЦя, а пСЦдтримка основноСЧ дСЦяльностСЦ, ефективна реалСЦзацСЦя стратегСЦСЧ установи.
КРЖС дають керСЦвництву принципову можливСЦсть моделювати. Працюючи в режимСЦ високого ризику, крайньоСЧ невизначеностСЦ СЦ постСЦйного дефСЦциту часу на роздуми, управлСЦнець не може не допускати помилок [14, 354]. Корпоративна система створюСФ фундамент для розгортання "СЦгрового поля керСЦвника", надаючи можливСЦсть моделювати подСЦСЧ, що вже вСЦдбулися, так СЦ майбутнСЦ подСЦСЧ.

ВибСЦр СЦ впровадження КРЖС тАФ необхСЦдний СЦ важливий етап, але на цьому етапСЦ не можна зупинятися. Адже КРЖС тАФ це системи "низького" рСЦвня. КерСЦвнику ж потрСЦбна добре пСЦдготовлена СЦ наочно представлена СЦнформацСЦя у виглядСЦ графСЦкСЦв, дСЦаграм. Тобто, потрСЦбнСЦ СЦнформацСЦйно-пошуковСЦ системи, спецСЦальнСЦ програми вСЦзуалСЦзацСЦСЧ СЦ презентацСЦСЧ СЦнформацСЦСЧ для вищого керСЦвництва, новСЦ пСЦдходи типу "ситуацСЦйноСЧ кСЦмнати", "кабСЦни управлСЦння", якСЦ, зокрема, можуть служити тренажерами для менеджерСЦв.

ВедучСЦ вСЦтчизнянСЦ СЦ зарубСЦжнСЦ розробники такСЦ рСЦшення вже починають пропонувати. УправлСЦння взагалСЦ, а у сучасних умовах особливо, являСФ собою багаторСЦвневий СЦ багатомСЦрний нетривСЦальний процес, який вимагаСФ СЦнформацСЦйноСЧ пСЦдтримки, але не вичерпуСФться нею. РЖнформацСЦйна система не завжди пСЦдкаже досвСЦдченому керСЦвнику верне вирСЦшення проблеми, що виникла, у кСЦнцевому рахунку, вирСЦшувати проблему буде вСЦн сам, використовуючи свСЦй досвСЦд, СЦнтуСЧцСЦю, СЦнтелект СЦ т. СЦн., однак допомогти керСЦвнику приймати менше помилкових рСЦшень, заощаджувати дефСЦцитнСЦ нинСЦ ресурси, система може вже сьогоднСЦ.


3.3. ПорСЦвняльна характеристика СЦнформацСЦйних технологСЦй

документацСЦйного забезпечення установи


РЖнформацСЦйне забезпечення тАФ важливий елемент автоматизованих СЦнформацСЦйних систем облСЦку, призначений для вСЦдображення СЦнформацСЦСЧ, що характеризуСФ стан керованого обтАЩСФкта СЦ СФ основою для прийняття управлСЦнських рСЦшень. У процесСЦ розроблення СЦнформацСЦйного забезпечення варто визначити:

  • склад СЦнформацСЦСЧ, що охоплюСФ перелСЦк СЦнформацСЦйних одиниць або сукупностей, потрСЦбних для розвтАЩязання комплексу задач;
  • структуру СЦнформацСЦСЧ та перетворення СЧСЧ, тобто формування показникСЦв документСЦв;
  • характеристики руху СЦнформацСЦСЧ, тобто обсяг потокСЦв, маршрути, термСЦни;
  • характеристику якостСЦ СЦнформацСЦСЧ;
  • способи перетворення СЦнформацСЦСЧ.

ОрганСЦзацСЦя СЦнформацСЦйного забезпечення ведеться паралельно з програмним забезпеченням та СЦнформацСЦйною технологСЦСФю, зорСЦСФнтованою на кСЦнцевого користувача. РЖнформацСЦйне забезпечення СЦнформацСЦйноСЧ системи подСЦляСФться на позамашинне та внутрСЦшньомашинне.

Основою СЦнформацСЦйного забезпечення СЦнформацСЦйноСЧ системи СФ СЦнформацСЦйна база (РЖБ), що використовуСФться у функцСЦонуваннСЦ СЦнформацСЦйноСЧ системи. За складом, змСЦстом вона повинна вСЦдповСЦдати вимогам тих задач, проектувати тСЦ системи, якСЦ розвтАЩязуються на СЧСЧ основСЦ. За сферою функцСЦонування видСЦляють позамашинну та внутрСЦшньомашинну СЦнформацСЦйна база. Структуру СЦнформацСЦйного забезпечення наведено на рис. 3.1.

Рис. 3.1. Структура СЦнформацСЦйного забезпечення


Позамашинна РЖБ тАФ сукупнСЦсть повСЦдомлень, сигналСЦв СЦ документСЦв, що використовуються у функцСЦонуваннСЦ РЖС без застосування засобСЦв обчислювальноСЧ технСЦки. Основним носСЦСФм СЦнформацСЦСЧ в позамашинному середовищСЦ СФ документи (наряди, акти, накладнСЦ, рахунки або регСЦстри, вСЦдомостСЦ тощо). УсСЦ документи, якСЦ стосуються РЖС, можна розбити на вхСЦднСЦ СЦ вихСЦднСЦ (результатнСЦ).

ВхСЦдна документацСЦя мСЦстить первинну, необроблену СЦнформацСЦю, що вСЦдображаСФ стан обтАЩСФкта управлСЦння та заповнюСФться вручну або за допомогою технСЦчних засобСЦв. ВихСЦдна документацСЦя охоплюСФ зведено-груповСЦ данСЦ, одержанСЦ в результатСЦ автоматизованого оброблення. Документи класифСЦкуються за рядом ознак, наприклад:

  • за сферою дСЦяльностСЦ (плановСЦ, облСЦковСЦ, статистичнСЦ, банкСЦвськСЦ, фСЦнансовСЦ, бухгалтерськСЦ тощо);
  • за вСЦдношенням до обтАЩСФкту управлСЦння (вхСЦднСЦ-первиннСЦ, вихСЦднСЦ-звСЦтнСЦ, промСЦжнСЦ, архСЦвнСЦ);
  • за змСЦстом господарських операцСЦй (матерСЦальнСЦ, грошовСЦ, розрахунковСЦ);
  • за призначенням (розпоряднСЦ, виконавчСЦ, комбСЦнованСЦ);
  • за обтАЩСФмом операцСЦй, якСЦ вСЦдображаються (одноразовСЦ та звСЦтнСЦ);
  • за способом використання (разовСЦ й нагромаджувальнСЦ);
  • за способом заповнення (вручну або за допомогою засобСЦв автоматизацСЦСЧ облСЦку).

ВхСЦднСЦ документи у свою чергу дСЦляться на оперативнСЦ та нормативно-довСЦдковСЦ. ОперативнСЦ вСЦдображають факти фСЦнансово-господарськоСЧ дСЦяльностСЦ пСЦдприСФмства. Ця СЦнформацСЦя змСЦнюСФться за кожноСЧ фСЦксацСЦСЧ. До оперативних документСЦв належать накладнСЦ, платСЦжнСЦ документи, прибутковСЦ документи, видатковСЦ тощо.

ВхСЦднСЦ СЦнформацСЦйнСЦ повСЦдомлення (документи) та розмСЦщена в них СЦнформацСЦя класифСЦкуються:

  • за строками подання:
  • регламентнСЦ документи, для яких визначено термСЦн виконання й подання;
  • нерегламентованСЦ документи, якСЦ виконуються за запитом;
  • за функцСЦональними напрямами дСЦяльностСЦ:
  • правовСЦ та нормативно-довСЦдковСЦ документи (закони, укази, постанови органСЦв державноСЧ "ади та управлСЦння), органСЦзацСЦйно-методичнСЦ документи (накази, директиви, СЦнструкцСЦСЧ, методики, рСЦшення колегСЦй тощо);
  • документи з обчислення та облСЦку;
  • документи з контрольноСЧ роботи.

Групування документСЦв за функцСЦональними напрямами за особливостями та призначенням розмСЦщеноСЧ в них СЦнформацСЦСЧ визначаСФ основнСЦ потоки СЦнформацСЦСЧ в структурСЦ функцСЦонування. ВихСЦднСЦ документи формуються у процесСЦ автоматизованого оброблення та видаються як результат. ВихСЦднСЦ документи також мають свою класифСЦкацСЦю [25, 64]. Вони дСЦляться на:

  • призначенСЦ кСЦнцевому користувачевСЦ;
  • якСЦ використовуються СЦнформацСЦйною системою для розвтАЩязання СЦнших задач (транзити);
  • якСЦ використовуються для розвтАЩязання задач на наступному станСЦ.

ВихСЦдна СЦнформацСЦя охоплюСФ звСЦтно-згрупованСЦ данСЦ, одержанСЦ в результатСЦ автоматизованого оброблення, головним чином, на друкованому пристроСЧ ЕОМ. До вихСЦдних зведень висуваються такСЦ вимоги. Склад показникСЦв, якСЦ в них мСЦстяться, повинен бути достатнСЦм для управлСЦнських цСЦлей. Особлива увага зосереджуСФться на достовСЦрностСЦ даних, якСЦ вСЦдображаються, СЧх логСЦчному розмСЦщеннСЦ. ЗвСЦти повиннСЦ видаватися в зазначенСЦ термСЦни, в регламентному режимСЦ, вСЦдповСЦдаючи на запит. Усе це даСФ можливСЦсть одержати на ЕОМ готову вихСЦдну форму, яка маСФ юридичну силу та придатна для використання на будь-якому рСЦвнСЦ управлСЦння. Розроблення форм первинних СЦ зведених документСЦв виконуСФться на стадСЦСЧ складання робочого проекту автоматизованого оброблення економСЦчноСЧ СЦнформацСЦСЧ та знаходить вСЦдображення у проектнСЦй документацСЦСЧ, повтАЩязанСЦй СЦз розробленням СЦнформацСЦйного забезпечення. У бухгалтерському облСЦку прийнятСЦ форми документацСЦСЧ регулюються чинними СФдиними нормативними актами, правилами та СЦнструкцСЦями. Уся документована СЦнформацСЦя забезпечуСФ приведення безлСЦчСЦ економСЦчних показникСЦв у певну систему з метою встановлення термСЦнологСЦчноСЧ СФдностСЦ, однозначностСЦ опису, звтАЩязку мСЦж показниками. Наприклад, структура системи показникСЦв у бухгалтерському облСЦку розподСЦляСФться по рСЦзних дСЦлянках облСЦку: працСЦ й заробСЦтноСЧ плати, матерСЦалСЦв, основних засобСЦв тощо.

Нормативно-довСЦдковСЦ документи належать до умовно-сталоСЧ СЦнформацСЦСЧ та мСЦстять матерСЦальнСЦ, трудовСЦ, технологСЦчнСЦ й СЦншСЦ норми та нормативи, цСЦни, а також усСЦ довСЦдковСЦ данСЦ. На основСЦ цих документСЦв здСЦйснюСФться первинне формування файлСЦв нормативно-довСЦдковоСЧ СЦнформацСЦСЧ, що утворюють нормативно-довСЦдкову базу СЦнформацСЦйноСЧ системи. До нормативно-довСЦдкових документСЦв належать довСЦдники, класифСЦкатори, номенклатури-цСЦнники тощо. Велике значення у вивченнСЦ СЦнформацСЦйних потокСЦв надаСФться правильнСЦй органСЦзацСЦСЧ документообСЦгу, тобто послСЦдовностСЦ проходження документу вСЦд моменту виконання першого запису до передачСЦ його в архСЦв. ДокументообСЦг зтАЩявляСФться на стадСЦСЧ обстеження економСЦчного обтАЩСФкту [26, 8]. Будь-яка економСЦчна задача обробляСФться на основСЦ певноСЧ кСЦлькостСЦ первинних документСЦв, що проходять рСЦзнСЦ стадСЦСЧ оброблення: рух документСЦв до оброблення, у процесСЦ оброблення та пСЦсля нього. КритерСЦями вибору системи автоматизацСЦСЧ документообСЦгу можуть бути масштаби органСЦзацСЦСЧ. Вибираючи системи, потрСЦбно враховувати такСЦ критерСЦСЧ: СЦнтеграцСЦСЧ з СЦншими автоматизованими системами й базами даних, легкСЦсть освоСФння, зручнСЦсть роботи, забезпеченСЦсть роботи в мережах, надСЦйнСЦсть системи та захист вСЦд несанкцСЦонованого доступу. Удосконалення документообСЦгу проходить на основСЦ систем електронноСЧ пошти та електронного пСЦдпису, що значно пСЦдвищуСФ ефективнСЦсть банкСЦвських операцСЦй.


Висновки дороздСЦлу 3


ТехнологСЦя тАФ це комплекс наукових СЦ СЦнженерних знань, реалСЦзованих у прийомах труда, наборах матерСЦальних, технСЦчних, енергетичних, трудових факторСЦв виробництва, способах СЧх з'СФднання для створення продукту чи послуги, що вСЦдповСЦдають певним вимогам.

ТехнологСЦя нерозривно пов'язана з машинСЦзацСЦСФю виробничого чи невиробничого, перш за все тАФ управлСЦнського процесу.

Автоматизована СЦнформацСЦйна технологСЦя (АРЖТ) тАФ системно органСЦзована для розвтАЩязання задач управлСЦння сукупнСЦсть методСЦв СЦ засобСЦв реалСЦзацСЦСЧ операцСЦй збору, реСФстрацСЦСЧ, передачСЦ, нагромадження, пошуку, оброблення СЦ захисту СЦнформацСЦСЧ на основСЦ застосування програмного забезпечення, засобСЦв обчислювальноСЧ технСЦки та звтАЩязку, а також засобСЦв, за допомогою яких СЦнформацСЦя пропонуСФться клСЦСФнтам.

Сучасна СЦнформацСЦйна технологСЦя орСЦСФнтована на застосування найширшого спектру технСЦчних засобСЦв електронно-обчислювальних машин СЦ засобСЦв комунСЦкацСЦй.

РЖнформацСЦйна технологСЦя опрацювання даних використовуСФться для розвтАЩязання добре структурованих задач, стосовно яких СФ необхСЦднСЦ вхСЦднСЦ данСЦ СЦ вСЦдомСЦ алгоритми та СЦншСЦ стандартнСЦ процедури СЧх опрацювання. Ця технологСЦя застосовуСФться на рСЦвнСЦ операцСЦйноСЧ (виконавчоСЧ) дСЦяльностСЦ персоналу невисокоСЧ квалСЦфСЦкацСЦСЧ з метою автоматизацСЦСЧ деяких рутинних постСЦйно повторюваних операцСЦй управлСЦнськоСЧ працСЦ.

АвтоматизацСЦю окремих пСЦдроздСЦлСЦв, процедур чи дСЦлянок роботи (так звану "клаптеву" автоматизацСЦю) часто лають СЦ протиставляють комплексним системам автоматизацСЦСЧ. НедолСЦки такоСЧ автоматизацСЦСЧ очевиднСЦ: постановниками задач (замовниками розробок) у цьому випадку СФ представники служб установи.

РЖнформацСЦйне забезпечення тАФ важливий елемент автоматизованих СЦнформацСЦйних систем облСЦку, призначений для вСЦдображення СЦнформацСЦСЧ, що характеризуСФ стан керованого обтАЩСФкта СЦ СФ основою для прийняття управлСЦнських рСЦшень.

Групування документСЦв за функцСЦональними напрямами за особливостями та призначенням розмСЦщеноСЧ в них СЦнформацСЦСЧ визначаСФ основнСЦ потоки СЦнформацСЦСЧ в структурСЦ функцСЦонування. ВихСЦднСЦ документи формуються у процесСЦ автоматизованого оброблення та видаються як результат.

Нормативно-довСЦдковСЦ документи належать до умовно-сталоСЧ СЦнформацСЦСЧ та мСЦстять матерСЦальнСЦ, трудовСЦ, технологСЦчнСЦ й СЦншСЦ норми та нормативи, цСЦни, а також усСЦ довСЦдковСЦ данСЦ. На основСЦ цих документСЦв здСЦйснюСФться первинне формування файлСЦв нормативно-довСЦдковоСЧ СЦнформацСЦСЧ, що утворюють нормативно-довСЦдкову базу СЦнформацСЦйноСЧ системи. До нормативно-довСЦдкових документСЦв належать довСЦдники, класифСЦкатори, номенклатури-цСЦнники тощо.


РОЗДРЖЛ 4.

УДОСКОНАЛЕННЯ РЖНФОРМАЦРЖЙНИХ ТЕХНОЛОГРЖЙ ДОКУМЕНТАЦРЖЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ


4.1. ОбТСрунтування удосконалення документообСЦгу та

документа-цСЦйного забезпечення


У сучасному свСЦтСЦ СЦнформацСЦя СФ стратегСЦчним нацСЦональним ресурсом, який вСЦдСЦграСФ дедалСЦ бСЦльшу роль у системСЦ управлСЦння пСЦдприСФмствами та органСЦзацСЦями УкраСЧни. У суспСЦльствСЦ спостерСЦгаСФться перерозподСЦл реальноСЧ "ади тАФ вСЦд традицСЦйних структур до центрСЦв управлСЦння СЦнформацСЦйними потоками. За науковими висновками, рСЦвень СЦнформацСЦйного забезпечення пСЦдприСФмствами та органСЦзацСЦями значною мСЦрою впливаСФ на розвиток економСЦки та полСЦтичну обстановку в краСЧнСЦ. ВСЦн повтАЩязаний з можливСЦстю найефективнСЦшого використання СЦнтелектуального потенцСЦалу як своСФСЧ, так СЦ СЦнших краСЧн для розвитку економСЦки, а також застосуванням усСЦх видСЦв СЦнформацСЦйних технологСЦй для формування соцСЦокультури тАФ глибинноСЧ основи нацСЦСЧ, призначеноСЧ запроваджувати та розповсюджувати духовнСЦ та СЦдейнСЦ цСЦнностСЦ народу, його культуру [22, 42].

АналСЦз стану розробок, впровадження та експлуатацСЦСЧ СЦнформацСЦйних систем для пСЦдприСФмствами та органСЦзацСЦями в УкраСЧнСЦ показав, що протягом останнСЦх рокСЦв виконано значну роботу СЦз застосування СЦнформацСЦйних технологСЦй. Практично в усСЦх пСЦдприСФмствами та органСЦзацСЦями забезпечуСФться СЦнформацСЦйна пСЦдтримка поточноСЧ роботи з використанням персональних комптАЩютерСЦв СЦз набором типових програмних продуктСЦв.

БСЦльшСЦсть пСЦдприСФмствами та органСЦзацСЦями застосовують локальнСЦ обчислювальнСЦ мережСЦ. У час, коли УкраСЧнСЦ на тлСЦ економСЦчних реформ у краСЧнСЦ розгортаСФться адмСЦнСЦстративна реформа, питання формування СЦнформацСЦйноСЧ та аналСЦтичноСЧ бази для прийняття управлСЦнських рСЦшень на державному рСЦвнСЦ СФ особливо актуальним. ПСЦдприСФмствами та органСЦзацСЦями вСЦдчувають недостатнСЦсть СЦнформацСЦйного забезпечення своСФСЧ дСЦяльностСЦ.

Поглиблене вивчення процесСЦв комптАЩютеризацСЦСЧ пСЦдприСФмствами та органСЦзацСЦями, що:

1)ВааналСЦтичнСЦ служби ще недостатньо технСЦчно оснащенСЦ, особливо засобами комунСЦкацСЦСЧ;

2)ВапСЦдвищуються вимоги до якостСЦ прийманих рСЦшень, якСЦ залежать вСЦд професСЦйних якостей аналСЦтикСЦв СЦ вСЦд впровадження сучасних СЦнформацСЦйних технологСЦй в процес прийняття рСЦшень;

3)Ваобсяги та потоки СЦнформацСЦСЧ СЦ в серединСЦ держави, СЦ мСЦждержавнСЦ зросли так, що процес СЦнформацСЦйного обмСЦну не може бути ефективним без структурування системних угод за допомогою телекомунСЦкацСЦйних систем.

РДдиний пСЦдхСЦд до подолання становища, що склалося, полягаСФ у створеннСЦ гармонСЦзованоСЧ СЦнформацСЦйно-аналСЦтичноСЧ системи (РЖАС) пСЦдприСФмств та органСЦзацСЦй. Закон УкраСЧни "Про нацСЦональну програму СЦнформатизацСЦСЧ», Указ Президента УкраСЧни "Про вдосконалення СЦнформацСЦйно-аналСЦтичного забезпечення Президента УкраСЧни та органСЦв державноСЧ "ади», Постанови КабСЦнету МСЦнСЦстрСЦв УкраСЧни "Про затвердження завдань НацСЦональноСЧ програми СЦнформатизацСЦСЧ», СЦ "Про затвердження Порядку формування та виконання галузевоСЧ програми СЦ проекту СЦнформатизацСЦСЧ» визначили основнСЦ прСЦорСЦтетнСЦ напрямки розвитку системи документацСЦйного забезпечення пСЦдприСФмств та органСЦзацСЦй [2, 3, 4, 5, 6, 7].

НацСЦональна програма СЦнформатизацСЦСЧ визначаСФ стратегСЦю розвтАЩязання проблем забезпечення СЦнформацСЦйних потреб та СЦнформацСЦйноСЧ пСЦдтримки соцСЦально-економСЦчноСЧ, науково-технСЦчноСЧ, оборонноСЧ, економСЦчноСЧ, адмСЦнСЦстративно-правовоСЧ та СЦншоСЧ дСЦяльностСЦ в сферах загальнодержавного управлСЦння.

Програма спрямована на вирСЦшення таких основних завдань:

  • розробити нормативно-правовСЦ сфери СЦнформатизацСЦСЧ, комплекси заходСЦв методичного, СЦнформацСЦйного, органСЦзацСЦйного забезпечення НацСЦональноСЧ програми СЦнформатизацСЦСЧ;
  • розробити основнСЦ державнСЦ стандарти засобСЦв СЦнформатизацСЦСЧ та СЦнформацСЦйно-телекомунСЦкацСЦйних систем;
  • розробити сучасну телекомунСЦкацСЦйну структуру та забезпечити СЧСЧ розвиток;
  • створити нацСЦональну систему СЦнформацСЦйних ресурсСЦв;
  • СЦнформатизацСЦя дСЦяльностСЦ органСЦв державноСЧ "ади (законодавчоСЧ, виконавчоСЧ, судовоСЧ) та органСЦв мСЦiевого самоврядування;
  • СЦнформатизацСЦя фСЦнансово-економСЦчноСЧ, соцСЦальноСЧ та адмСЦнСЦстративно-правовоСЧ сфер державного управлСЦння;
  • створити систему СЦнформацСЦйно-аналСЦтичного забезпечення органСЦв державного управлСЦння (за галузевою програмою).

В управлСЦннСЦ пСЦдприСФмствами та органСЦзацСЦями суттСФве значення маСФ забезпеченСЦсть спецСЦалСЦстСЦв, керСЦвникСЦв державних органСЦв необхСЦдною СЦнформацСЦСФю. ВСЦд достовСЦрностСЦ СЦнформацСЦСЧ СЦ своСФчасного СЧСЧ подання значною мСЦрою залежить якСЦсть прийняття управлСЦнських рСЦшень. Тому для пСЦдвищення ефективностСЦ СЦ своСФчасностСЦ прийняття управлСЦнських рСЦшень необхСЦдна рацСЦональна органСЦзацСЦя СЦнформацСЦйних баз. ПСЦд СЦнформацСЦйною базою розумСЦСФться сукупнСЦсть СЦнформацСЦСЧ, певним чином органСЦзованоСЧ, зафСЦксованоСЧ на носСЦях системи СЦ збереженоСЧ для автоматизацСЦСЧ функцСЦй державного управлСЦння.

Поняття "органСЦзацСЦя СЦнформацСЦйноСЧ бази» включаСФ визначення СЧСЧ елементСЦв СЦ структур, способСЦв подання, нагромадження, зберСЦгання, перетворення, передавання СЦнформацСЦСЧ для всСЦх категорСЦй користувачСЦв у необхСЦднСЦй формСЦ та за вимогами в часСЦ. ЦСЦ визначення СФ загальними СЦ можуть бути застосованСЦ при розробленнСЦ СЦнформацСЦйних систем у державному управлСЦннСЦ економСЦкою, соцСЦальною сферою, в адмСЦнСЦстративно-правових та СЦнших аспектах [23, 241].

Щодо структури РЖБ, то вона маСФ своСЧ особливостСЦ в кожнСЦй СЦнформацСЦйнСЦй системСЦ, в кожному напрямСЦ управлСЦння пСЦдприСФмствами та органСЦзацСЦями. Структура РЖБ, як СЧСЧ склад СЦ змСЦст, визначаСФться, з одного боку, вимогами системи СЦ самою суттю управлСЦння, а з СЦншого тАФ вимогами комптАЩютерних технологСЦй оброблення даних, що застосовуються в  управлСЦннСЦ конкретними пСЦдприСФмствами та органСЦзацСЦями.

ПроаналСЦзувавши перелСЦк таких вимог, доходимо висновку, що СЦнформацСЦйнСЦ бази слСЦд розглядати як такСЦ, що за загальними принципами структуризацСЦСЧ подСЦляються на внутрСЦшнСЦ та зовнСЦшнСЦ. ЗовнСЦшня РЖБ включаСФ вхСЦднСЦ та вихСЦднСЦ повСЦдомлення, перелСЦк яких завжди визначаСФться вСЦдносно конкретноСЧ СЦнформацСЦйноСЧ системи чи пСЦдсистеми. У управлСЦннСЦ пСЦдприСФмствами та органСЦзацСЦями за напрямами (функцСЦями) управлСЦння видСЦлено системи:

  • законодавчоСЧ дСЦяльностСЦ;
  • фСЦнансова;
  • податковоСЧ служби;
  • НацСЦонального банку УкраСЧни;
  • правоохоронних та СЦнших державних органСЦв.

Кожна з наведених СЦнформацСЦйних систем включаСФ локальнСЦ системи районного, обласного СЦ державного рСЦвнСЦв, по вСЦдношенню до яких можна розглядати вхСЦднСЦ СЦ вихСЦднСЦ повСЦдомлення.

ВхСЦднСЦ повСЦдомлення за формою подання в СЦнформацСЦйних системах державного управлСЦння подСЦляються на паперовСЦ та електроннСЦ документи, текстовСЦ СЦ структурованСЦ файли, сигнали. ПерелСЦк таких повСЦдомлень визначають для кожноСЧ системи чи пСЦдсистеми (автоматизованоСЧ функцСЦСЧ). РЗхнСЦй склад, змСЦст СЦ форма для кожного напряму державного управлСЦння регламентованСЦй нормативними документами, що розглядатиметься у вСЦдповСЦдному роздСЦлСЦ цього посСЦбника.

ВихСЦднСЦ повСЦдомлення тАФ це результати оброблення даних, якСЦ видають на монСЦтор, до друку або пересилання в СЦншСЦ системи чи на СЦншСЦ робочСЦ мСЦiя. ЦСЦ результати видаються як вСЦдповСЦдСЦ на запити, як складенСЦ звСЦтнСЦ документи чи аналСЦтичнСЦ таблицСЦ, графСЦки, дСЦаграми, а також скомпонованСЦ данСЦ й тексти для запису в БД чи для передавання по мережСЦ. На пСЦдприСФмствами та органСЦзацСЦями перелСЦк, змСЦст СЦ форма тих вихСЦдних повСЦдомлень, що передаються в СЦншСЦ системи, в СЦншСЦ пСЦдприСФмствами та органСЦзацСЦями, строго унормований. Розповсюдження результатСЦв оброблення даних СФ складовою технологСЦчного процесу, через нього здСЦйснюються СЦнформацСЦйнСЦ звтАЩязки мСЦж рСЦзними СЦнформацСЦйними системами державного СЦ недержавного управлСЦння.

ВнутрСЦшнСЦ СЦнформацСЦйнСЦ бази пСЦдприСФмствами та органСЦзацСЦями мСЦстять усСЦ види спецСЦально органСЦзованоСЧ СЦнформацСЦСЧ, наведеноСЧ у зручному для сприйняття технСЦчними засобами виглядСЦ. Це файли (масиви), бази даних, сховища даних, записанСЦ в памтАЩятСЦ ЕОМ.

РЖнформацСЦйнСЦ бази в управлСЦннСЦ мають бути органСЦзованСЦ за такими принципами:

  • обтАЩСФкти СЦнформацСЦйних баз можуть зберСЦгатися централСЦзовано або знаходитися на рСЦзних рСЦвнях РЖС управлСЦння (центральний, обласний, районний), тобто бути рознесеними територСЦально. Проте користувач системи не повинен помСЦчати рСЦзницСЦ при роботи з даними. Вся пСЦдтримка розподСЦлених обчислень реалСЦзуСФться засобами серверСЦв баз даних СЦ серверСЦв додаткСЦв;
  • усСЦ бази даних повиннСЦ надавати можливСЦсть одержання СЦнформацСЦСЧ в будь-який момент часу, за станом на будь-яку дату з урахуванням факту реального розмСЦщення даних;
  • доступ до СЦнформацСЦСЧ маСФ здСЦйснюватися за допомогою системи управлСЦння пСЦдприСФмствами та органСЦзацСЦями, яка даСФ змогу будувати запити на природнСЦй мовСЦ СЦ на пСЦдставСЦ СЦснуючих у системСЦ класифСЦкаторСЦв;
  • маСФ пСЦдтримуватися наскрСЦзний пошук СЦнформацСЦСЧ;
  • доступ до СЦнформацСЦСЧ маСФ здСЦйснюватися винятково на основСЦ дозволу (сертифСЦката) адмСЦнСЦстратора бази даних СЦ "асника СЦнформацСЦСЧ;
  • вСЦдповСЦдати типовим вимогам: цСЦлСЦснСЦсть, вСЦдновлюванСЦсть, доступнСЦсть, ефективнСЦсть, безпечнСЦсть.

Склад СЦ структура внутрСЦшньоСЧ СЦнформацСЦйноСЧ бази визначаСФться способами органСЦзацСЦСЧ файлСЦв, баз даних, сховищ даних, взаСФмозвтАЩязками мСЦж ними, розвитком СЧх у часСЦ. На практицСЦ часто ототожнюють термСЦнологСЦчнСЦ поняття "масив» СЦ "файл». Обидва вони являють собою сукупнСЦсть однорСЦдноСЧ, строго органСЦзованоСЧ та поСЦменованоСЧ СЦнформацСЦСЧ, але мають певнСЦ вСЦдмСЦнностСЦ [24, 67].

Для файлу точно визначено мСЦiе його розмСЦщення на магнСЦтному диску, тодСЦ як масив СЦнформацСЦСЧ може бути розмСЦщений у памтАЩятСЦ ЕОМ, а може бути поданий сукупнСЦстю однорСЦдних паперових документСЦв. Для СЦдентифСЦкацСЦСЧ кожного файлу при його записуваннСЦ на магнСЦтний диск присвоюСФться оригСЦнальне СЦмтАЩя СЦ розширення. За внутрСЦшньою органСЦзацСЦСФю файли даних СФ сукупнСЦстю записСЦв однорСЦдноСЧ структури, якСЦ включають задану послСЦдовнСЦсть полСЦв вСЦдповСЦдного типу даних. Масиви за змСЦстом подСЦляються на масиви даних СЦ програмнСЦ масиви. Вони характеризуються такими класифСЦкацСЦями: постСЦйнСЦ, змСЦннСЦ, промСЦжнСЦ, вихСЦднСЦ, пошуковСЦ, службовСЦ та СЦн.

Пофайловий пСЦдхСЦд до створення РЖБ вСЦдповСЦдаСФ принципу локальноСЧ органСЦзацСЦСЧ даних СЦ використовуСФться у разСЦ незначних обсягСЦв СЦнформацСЦСЧ. Така органСЦзацСЦя даних даСФ змогу оперативно СЦ зручно манСЦпулювати СЦнформацСЦСФю у файлах. Локальний спосСЦб органСЦзацСЦСЧ даних не передбачаСФ встановлення звтАЩязкСЦв мСЦж файлами. При збСЦльшеннСЦ обсягСЦв СЦнформацСЦСЧ для багатоцСЦльового та ефективного використання СЦнформацСЦСЧ переходять до СЦнтегрованого пСЦдходу створення БД. ТодСЦ РЖБ органСЦзуються за принципами створення баз даних СЦ сховищ даних.

В СЦнформацСЦйних системах державного управлСЦння створюються СЦ пСЦдтримуються локальнСЦ, центральнСЦ СЦ глобальнСЦВаБД.

ЛокальнСЦ БД створюються СЦ пСЦдтримуються на функцСЦональних АРМ, на АРМ спецСЦалСЦста, керСЦвника. У цСЦ БД перезаписуСФться з центральних БД нормативно-довСЦдкова СЦнформацСЦя в мСЦру потреби в нСЦй для розрахункСЦв чи СЦнформування. Файли оперативноСЧ СЦнформацСЦСЧ формуються, як правило, за призначенням на основСЦ вхСЦдних повСЦдомлень, а пСЦсля певного оброблення (вхСЦдного контролю, попереднього аналСЦзу) передаються на верхнСЦй рСЦвень в центральну БД в аналСЦтичнСЦй формСЦ або у виглядСЦ зведень.

Основним напрямом подальшого розвитку СЦнформацСЦйних баз СФ побудова в органах державного управлСЦння корпоративних сховищ даних (СД) й обтАЩСФднання СЧх в глобальнСЦ БД. Сховище даних тАФ це предметно орСЦСФнтована, СЦнтегрована, варСЦантна за часом, незмСЦнювана сукупнСЦсть даних, призначена для пСЦдтримки прийняття управлСЦнських рСЦшень.

Досягнення цСЦСФСЧ мети уможливить:

  • надання органам державного управлСЦння вивСЦреноСЧ, достовСЦрноСЧ та несуперечливоСЧ СЦнформацСЦСЧ для прийняття управлСЦнських рСЦшень;
  • належне формування та аналСЦз економСЦчних показникСЦв, що характеризують розвиток економСЦки в УкраСЧнСЦ;
  • фСЦнансове та економСЦчне моделювання процесСЦв державного управлСЦння;
  • аналСЦз СЦ монСЦторинг ризикСЦв;
  • аналСЦз фСЦнансового стану субтАЩСФктСЦв господарювання та його прогнозування.

Система сховищ даних охоплюСФ усСЦ рСЦвнСЦ державного управлСЦння та включаСФ такСЦ технСЦчнСЦ компоненти: засоби наповнення сховищ даних та засоби органСЦзацСЦСЧ даних. До засобСЦв наповнення даних належать: джерела даних, технСЦчнСЦ засоби СЦ засоби завантаження даних. Засоби органСЦзацСЦСЧ даних тАФ це системи управлСЦння базами даних (СУБД) СЦ репозитарСЦй.

СучаснСЦ СУБД забезпечують зберСЦгання великих обсягСЦв СЦнформацСЦй з належним рСЦвнем надСЦйностСЦ та швидкостСЦ СЧх добування СЦ мають потужнСЦ засоби адмСЦнСЦстрування. РепозитарСЦй тАФ це метаданСЦ, котрСЦ можна розподСЦлити на технСЦчнСЦ та економСЦчнСЦ.

ТехнСЦчнСЦ метаданСЦ включають в себе опис моделей даних, структуру джерел даних та алгоритми СЧх завантаження, способи формування та подання вихСЦдноСЧ СЦнформацСЦСЧ тощо. ЕкономСЦчнСЦ метаданСЦ являють собою опис показникСЦв та СЦншоСЧ СЦнформацСЦСЧ, що зберСЦгаються у СД, у термСЦнах економСЦста-аналСЦтика (наприклад, альбоми управлСЦнськоСЧ та економСЦчноСЧ звСЦтностСЦ, фСЦнансових показникСЦв, а також методики СЧх розрахункСЦв).

ОрганСЦзацСЦйнСЦ засади створення, пСЦдтримки та використання сховищ даних у державному управлСЦннСЦ СФ типовими й охоплюють:

  • створення СЦнтерфейсСЦв для отримання СЦнформацСЦСЧ з рСЦзних джерел;
  • визначення структури та форматСЦв СЦнформацСЦСЧ, що зберСЦгаСФться у СД;
  • адмСЦнСЦстрування баз даних СЦ доступу до системи;
  • взаСФмодСЦю з функцСЦональними департаментами з питань визначення показникСЦв СЦ рСЦзних методик СЧх аналСЦзу;
  • створення "вСЦтрин даних» СЦ стандартних звСЦтних форм;
  • монСЦторинг використання даних;
  • реалСЦзацСЦю нових методик аналСЦзу та прогнозування.

Проблемними в розбудовСЦ сховищ даних для державного управлСЦння СФ визначення архСЦтектури, способСЦв зберСЦгання, оновлення та використання даних. Щодо архСЦтектури сховищ даних, як показують дослСЦдження, доцСЦльним СФ використання СУБД реляцСЦйного типу з розподСЦленим зберСЦганням СЦ обробленням даних на основСЦ структур СЦнтегрованих БД, без порушення при цьому цСЦлСЦсностСЦ всСЦх баз даних. Доступ користувача до даних досягаСФться двома програмами: одна (сервер) управляСФ зберСЦганням СЦ доступом до даних, а друга (клСЦСФнт) формуСФ запити до серверу й отримуСФ вСЦд нього вСЦдповСЦдСЦ. Програма, яка на клСЦСФнтськСЦй частинСЦ посилаСФ на сервер запит на вибСЦр або модифСЦкацСЦю даних, складена на мовСЦ SQL. ВСЦдпрацювавши запит, сервер повертаСФ вСЦдповСЦдь, включаючи сукупнСЦсть даних, необхСЦдних для оброблення програмою клСЦСФнта.

В архСЦтектурСЦ сховищ даних передбачаСФться, що один сервер може працювати як клСЦСФнт по вСЦдношенню до другого. Така технологСЦя даСФ змогу органСЦзувати оброблення СЦнформацСЦСЧ таким чином, що доступ до даних, фСЦзично розмСЦщених на рСЦзних серверах, для користувача буде аналогСЦчним доступу до даних, розмСЦщених на локальному вузлСЦ, що забезпечуСФ незалежний доступ до даних. Ядром архСЦтектури "клСЦСФнт-сервер» при цьому стане СУБД Oracle, що забезпечить можливСЦсть пСЦдтримки великих БД СЦ одночасну роботу з ними ряду користувачСЦв, а також пСЦдтримку користувачСЦв вСЦдносно невеликих БД. У корпоративних сховищах даних оновлення та використання даних здСЦйснюватиметься за двома класами систем. Системи одного класу зорСЦСФнтованСЦ на операцСЦйне (трансакцСЦйне) оброблення даних (OLTP тАФ Online Transaction Processing тАФ оперативне трансакцСЦйне оброблення).  СистемСЦ класу OLTP для роботи потрСЦбна лише актуальна на поточний момент СЦнформацСЦя, попереднСЦ (СЦсторичнСЦ) вСЦдомостСЦ нею не використовуються. Тому вона постСЦйно виконуСФ операцСЦСЧ оновлення поточних даних, а данСЦ, що втратили актуальнСЦсть для щоденноСЧ роботи, регулярно переносяться до архСЦвСЦв (наприклад, СЦнформацСЦя про залишки на клСЦСФнтських рахунках). Як наслСЦдок, в OLTP-системах вСЦдповСЦдь на запит безпосередньо залежить вСЦд часу його подання СЦ мСЦстить наявну в базах даних на поточний момент СЦнформацСЦю.

Системи СЦншого класу орСЦСФнтованСЦ на аналСЦтичне оброблення даних (OLAP тАФ Online Analytical Processing тАФ оперативний аналСЦз даних). РЖншими словами, це системи пСЦдтримки прийняття рСЦшень. На вСЦдмСЦну вСЦд OLTP-систем, такСЦ системи нагромаджують СЦнформацСЦю для СЧСЧ ретроспективного аналСЦзу. Природно, що системи класу OLAP вимагають набагато бСЦльшого обсягу даних, нСЦж класу OLTP.


4.2. Системи удосконалення документообСЦгу на пСЦдприСФмствах


ВСЦдповСЦдно до наведених вимог розроблюються СЦ впроваджуються системи управлСЦння електронними документами СЦ документообСЦгом. В УкраСЧнСЦ набула поширення система дСЦловодства "ДОКПроф». Вона призначена для автоматизацСЦСЧ процесСЦв дСЦловодства в державних установах будь-якого рСЦвня СЦ даСФ змогу обтАЩСФднати розрСЦзненСЦ потоки документСЦв територСЦально вСЦдокремлених установ у СФдину систему. При цьому забезпечуСФться централСЦзоване зберСЦгання як електронних образСЦв, так СЦ складних композицСЦйних документСЦв, що даСФ змогу СЦнтегрувати СЧСЧ в систему управлСЦння в державнСЦй установСЦ. Робота пСЦдприСФмств пСЦдтримуСФться як у режимСЦ on-line, так СЦ у режимСЦ off-line. Система забезпечуСФ гнучке управлСЦння документами як за допомогою визначення динамСЦчних маршрутСЦв вСЦдпрацьовування документСЦв, так СЦ за допомогою вСЦльного розсилання. Це даСФ змогу настроСЧти СЧСЧ пСЦд вже СЦснуючу технологСЦю роботи з документами СЦ скоротити час упровадження.

Система ВлДОКПроф» складаСФться з трьох функцСЦональних пСЦдсистем: структура, допуск, клСЦСФнт. У пСЦдсистемСЦ "Структура» вирСЦшуються задачСЦ централСЦзованого управлСЦння системою в цСЦлому. ПСЦдсистема даСФ змогу задати органСЦзацСЦйно-штатну структуру, визначити порядок взаСФмодСЦСЧ СЦ логСЦчне розмСЦщення пСЦдроздСЦлСЦв у системСЦ, вести централСЦзований список користувачСЦв системи.

ПСЦдсистема "Допуск» вирСЦшуСФ задачСЦ управлСЦння локальними пСЦдроздСЦлами. Вона даСФ змогу сформувати реСФстр журналСЦв СЦ документСЦв, характерних для даного пСЦдроздСЦлу, розмежувати правила взаСФмодСЦСЧ посадових осСЦб СЦ порядок допуску до журналСЦв СЦ документСЦв. ПСЦдсистема "КлСЦСФнт» уможливлюСФ органСЦзацСЦю роботи користувачСЦв у системСЦ вСЦдповСЦдно до заданих правил.

У системСЦ "ДОКПроф» кожний документ проходить такСЦ стадСЦСЧ:

  • складання завдання на розроблення проекту документа;
  • розроблення проекту документа;
  • розроблення системи реСФстрацСЦСЧ документСЦв;
  • зберСЦгання документСЦв в журналСЦ реСФстрацСЦСЧ;
  • виконання СЦ контроль виконання документСЦв;
  • списання з подальшим збереженням у справСЦ.

Завдання на розроблення проекту документа включаСФ опис вимог до розроблюваного документа, маршрут його руху за жорсткою або зведеною схемою. Виконавець, отримавши завдання, створюСФ проект документа. За потреби користувач може задати маршрут вСЦдпрацьовування документа. На етапСЦ роботи з проектом документа виконавець може сформувати доручення на колективне розроблення, ознайомлення, узгоджування, затвердження, пСЦдписання проекту документа користувачам, якСЦ мають на це вСЦдповСЦднСЦ права.

РеСФстрацСЦю документСЦв у системСЦ може здСЦйснювати тСЦльки користувач, надСЦлений вСЦдповСЦдними правами. Призначення реСФстрацСЦйних атрибутСЦв СЦ створення контрольно-реСФстрацСЦйноСЧ картки (номер, дата, контрольнСЦ термСЦни виконання та СЦн.) здСЦйснюються вСЦдповСЦдно до СЦнструкцСЦСЧ КабСЦнету МСЦнСЦстрСЦв УкраСЧни № 1153 вСЦд 17.10.1997 р.

Система даСФ змогу автоматизувати процес реСФстрацСЦСЧ документСЦв як у малому пСЦдприСФмствСЦ, що маСФ одного-двох користувачСЦв з правами на реСФстрацСЦю документСЦв, так СЦ у великСЦй компанСЦСЧ з десятками користувачСЦв. При цьому в системСЦ вводиться поняття "супервСЦзор реСФстрацСЦСЧ» тАФ користувач, керуючий процесом реСФстрацСЦСЧ документСЦв. "ДОКПроф» уможливлюСФ реСФстрацСЦю документСЦв як розроблених усерединСЦ системи, так СЦ отриманих ззовнСЦ (пошта, факс, E-mail) [25, 165].

ЗберСЦгання документСЦв пСЦсля реСФстрацСЦСЧ здСЦйснюСФться в призначеному йому електронному журналСЦ з вСЦдповСЦдними атрибутами. Доступ до документа мають користувачСЦ, надСЦленСЦ вСЦдповСЦдними правами доступу до визначеного журналу. Система забезпечуСФ атрибутний СЦ контекстно-залежний пошук документСЦв у журналах реСФстрацСЦСЧ СЦ справах зберСЦгання документСЦв.

КористувачСЦ, що беруть участь у процесСЦ виконання документа, можуть, у свою чергу, сформувати маршрути виконання документа. При цьому система даСФ змогу переглянути весь ланцюжок виконавцСЦв документа й одержати СЦнформацСЦю щодо кожного етапу виконання: термСЦни, завдання, результат тощо. За фактом виконання доручення виконавець формуСФ доповСЦдь, на пСЦдставСЦ якоСЧ доручення знСЦмаСФться з контролю або вСЦдправляСФться на доопрацювання користувачем, що сформував це доручення.

По закСЦнченнСЦ роботи з документом користувач, який СЦнСЦцСЦював ланцюжок виконання, заносить у журнал результат виконання документа. ПСЦсля цього документ може бути перереСФстрований в СЦнший журнал чи списаний у справу для подальшого збереження. Будь-який електронний документ розглядаСФться в додатку як документ СЦз своСЧми звтАЩязками. Тобто в будь-якому документСЦ формуСФться система гСЦперпосилання на документи, з якими вСЦн звтАЩязаний, СЦ завжди СЦснуСФ можливСЦсть переглянути дерево звтАЩязкСЦв й здСЦйснити швидкий перехСЦд до необхСЦдного документа [24, 43-44].

Якщо стандартизацСЦя технологСЦСЧ створення типових модулСЦв СЦ моделей даних СФ першим архСЦвознавчим напрямом, то другим напрямом, який здСЦйснюСФться водночас СЦз першим, СФ створення унСЦфСЦкованоСЧ та стандартизованоСЧ архСЦвноСЧ термСЦнологСЦСЧ, вСЦдповСЦдного СФдиного термСЦнологСЦчного та лСЦнгвСЦстичного забезпечення, схем класифСЦкацСЦСЧ на предметному рСЦвнСЦ.

У звтАЩязку з тим, що вже на першому етапСЦ СЦнформатизацСЦСЧ зтАЩявляються можливостСЦ для СЦнтеграцСЦСЧ даних всСЦСФСЧ архСЦвноСЧ галузСЦ, розроблення як локальних, так СЦ нацСЦональноСЧ систем, виходу на свСЦтовСЦ СЦнформацСЦйнСЦ мережСЦ та обмСЦну архСЦвноСЧ СЦнформацСЦСФю, необхСЦдно орСЦСФнтуватися на комптАЩютернСЦ технологСЦСЧ промислового ТСатунку з типовими системами СЦ технологСЦчними модулями, створення системного комптАЩютерного комплексу архСЦвноСЧ справи (СККДС).

ОскСЦльки на першому етапСЦ основним обтАЩСФктом автоматизацСЦСЧ маСФ стати облСЦкова СЦнформацСЦя рСЦвня фонду, необхСЦдно прийняти рСЦшення про стандартизовану структуру даних та СЧСЧ змСЦст, розробити формат електронного запису. Важливим завданням у цьому напрямСЦ СФ вирСЦшення проблем сумСЦсностСЦ СЦснуючих СЦ перспективних БД, вихСЦд на БД краСЧн СНД, передусСЦм РосСЦСЧ, краСЧн БалтСЦСЧ та БСЦлорусСЦСЧ, а також СФвропейських краСЧн з метою обтАЩСФднання ресурсСЦв "украСЧнСЦки» в зарубСЦжних архСЦвах, створення мета-БД, налагодження доступу до СЦснуючих БД, копСЦювання матерСЦалСЦв, що зберСЦгаються в архСЦвах, передусСЦм РосСЦСЧ, на компакт-дисках.

Структура СККАС, розмСЦщення сукупностСЦ БД СЦ сховищ даних архСЦвСЦв вСЦдбиваСФ органСЦзацСЦйну та функцСЦональну побудову архСЦвноСЧ системи, де органСЦчно поСФднуються централСЦзацСЦя та регСЦональна самостСЦйнСЦсть. Для рСЦвня загальнодержавноСЧ та нацСЦональноСЧ СЦнформацСЦйних систем СЦнтеграцСЦя ресурсСЦв здСЦйснюСФться на базСЦ СЦнформацСЦСЧ НАРЖС, Фондового каталогу та СЦнших БД, якСЦ репрезентують сукупнСЦ СЦнформацСЦйнСЦ ресурси галузСЦ на найвищому рСЦвнСЦ узагальнення. На першому етапСЦ ця СЦнформацСЦя створюСФться на базСЦ СЦснуючого фондового каталогу, даних централСЦзованого комплектування та облСЦку, що надСЦйшли традицСЦйним шляхом. За тСЦСФю самою технологСЦСФю може створюватися й зведений Державний реСФстр нацСЦонального культурного надбання, унСЦкальних документальних памтАЩяток НАФ УкраСЧни, тодСЦ як повнотекстовСЦ ресурси документСЦв формуються й зберСЦгаються в архСЦвах.

ТехнСЦчне забезпечення СККАС СЦ локальних комптАЩютерних мереж архСЦвСЦв складаСФться з web-серверСЦв, CD-ROM-серверСЦв, серверСЦв БД для пСЦдтримки електронних БД облСЦку та НДА, комунСЦкацСЦйних серверСЦв з модемами для здСЦйснення телекомунСЦкацСЦйних звтАЩязкСЦв, робочих станцСЦй для центральних та обласних архСЦвСЦв. ФункцСЦСЧ серверСЦв виконують комптАЩютери типу Pentium вСЦдповСЦдноСЧ конфСЦгурацСЦСЧ. Транспортним середовищем для СЦнтеграцСЦСЧ локальних БД пропонуСФться обрати Internet. На серверах багатьох установ, що комптАЩютеризують документну СЦнформацСЦю, як загальне програмне забезпечення використовуються операцСЦйнСЦ системи UNIX та Windows NT, а на робочих станцСЦях тАФ Windows СЦ MS-DOS. ЦСЦ операцСЦйнСЦ системи СФ найпоширенСЦшими й можуть виконувати своСЧ функцСЦСЧ й стосовно архСЦвноСЧ СЦнформацСЦСЧ. Для здСЦйснення рСЦзноманСЦтних функцСЦСЧ введення, зберСЦгання та використання СЦнформацСЦСЧ необхСЦднСЦ спецСЦальнСЦ технСЦчнСЦ засоби: сканери, лазернСЦ принтери, ксерокси, факсимСЦльнСЦ апарати, пристроСЧ для записування СЦнформацСЦСЧ на CD-ROM, магнСЦтооптичнСЦ накопичувачСЦ з перезаписом СЦнформацСЦСЧ тощо.

Прикладне програмне забезпечення маСФ спиратися на двСЦ групи пакетСЦв прикладних програм, орСЦСФнтованих на автоматизацСЦю внутрСЦшнСЦх технологСЦчних процесСЦв та пСЦдтримку Internet-технологСЦй для обмСЦну в мСЦжнародних комптАЩютерних мережах. Такий пСЦдхСЦд вимагаСФ вСЦдмови вСЦд реляцСЦйних пСЦдходСЦв СЦ використання постреляцСЦйноСЧ програми продукцСЦСЧ фСЦрм Netscape Communication СЦ Microsoft, якСЦ набувають поширення в глобальних комптАЩютерних мережах. УкраСЧнськСЦ унСЦверсальнСЦ та науковСЦ бСЦблСЦотеки вже прийняли такий курс розвитку. ВибСЦр цСЦСФСЧ програмноСЧ продукцСЦСЧ зумовлений не лише СЧСЧ високими технологСЦчними параметрами, а й можливСЦстю безкоштовноСЧ СЦнсталяцСЦСЧ значноСЧ частини розробок цих фСЦрм на серверах СЦ робочих станцСЦях. Зважаючи на те, що архСЦвна СЦнформацСЦя СФ набагато складнСЦшим обтАЩСФктом комптАЩютеризацСЦСЧ, лише такий пСЦдхСЦд дасть змогу реалСЦзувати СЦнформатизацСЦю архСЦвноСЧ галузСЦ в комплексСЦ з бСЦблСЦотечними фондами.

Отже, розгортання СККАС маСФ створити органСЦзацСЦйнСЦ, методичнСЦ, технСЦко-технологСЦчнСЦ та лСЦнгвСЦстичнСЦ передумови для СЦнформацСЦйноСЧ СЦнтеграцСЦСЧ НАФу. З одного боку, вона маСФ забезпечити мобСЦльнСЦсть СЦ вСЦдкритСЦсть архСЦвноСЧ СЦнформацСЦйноСЧ бази УкраСЧни та надати можливСЦсть полСЦпшити архСЦвний облСЦк, описування, каталогСЦзацСЦю, значно вдосконалити систему управлСЦння архСЦвною справою. З СЦншого боку, збСЦльшиться кСЦлькСЦсть СЦ пСЦдвищиться якСЦсть пропонованоСЧ СЦнформацСЦСЧ, що стимулюватиме розвиток користувачами на загальних фундаментальних засадах "асних методСЦв здСЦйснення пошуку та оброблення СЦнформацСЦСЧ. Комплексний пСЦдхСЦд до СЦнформатизацСЦСЧ архСЦвноСЧ справи дасть змогу з найменшими витратами перейти до другого етапу, який передбачаСФ системний розвиток комптАЩютеризацСЦСЧ, створення СЦнтегрованих масивСЦв СЦнформацСЦСЧ та розвинену мережу безпосередньо в архСЦвах.


Висновки до роздСЦлу 4

У сучасному свСЦтСЦ СЦнформацСЦя СФ стратегСЦчним нацСЦональним ресурсом, який вСЦдСЦграСФ дедалСЦ бСЦльшу роль у системСЦ управлСЦння пСЦдприСФмствами та органСЦзацСЦями УкраСЧни. У суспСЦльствСЦ спостерСЦгаСФться перерозподСЦл реальноСЧ "ади тАФ вСЦд традицСЦйних структур до центрСЦв управлСЦння СЦнформацСЦйними потоками.

НацСЦональна програма СЦнформатизацСЦСЧ визначаСФ стратегСЦю розвтАЩязання проблем забезпечення СЦнформацСЦйних потреб та СЦнформацСЦйноСЧ пСЦдтримки соцСЦально-економСЦчноСЧ, науково-технСЦчноСЧ, оборонноСЧ, економСЦчноСЧ, адмСЦнСЦстративно-правовоСЧ та СЦншоСЧ дСЦяльностСЦ в сферах загальнодержавного управлСЦння.

ВнутрСЦшнСЦ СЦнформацСЦйнСЦ бази пСЦдприСФмствами та органСЦзацСЦями мСЦстять усСЦ види спецСЦально органСЦзованоСЧ СЦнформацСЦСЧ, наведеноСЧ у зручному для сприйняття технСЦчними засобами виглядСЦ. Це файли (масиви), бази даних, сховища даних, записанСЦ в памтАЩятСЦ ЕОМ. Якщо стандартизацСЦя технологСЦСЧ створення типових модулСЦв СЦ моделей даних СФ першим архСЦвознавчим напрямом, то другим напрямом, який здСЦйснюСФться водночас СЦз першим, СФ створення унСЦфСЦкованоСЧ та стандартизованоСЧ архСЦвноСЧ термСЦнологСЦСЧ, вСЦдповСЦдного СФдиного термСЦнологСЦчного та лСЦнгвСЦстичного забезпечення, схем класифСЦкацСЦСЧ на предметному рСЦвнСЦ.

У звтАЩязку з тим, що вже на першому етапСЦ СЦнформатизацСЦСЧ зтАЩявляються можливостСЦ для СЦнтеграцСЦСЧ даних всСЦСФСЧ архСЦвноСЧ галузСЦ, розроблення як локальних, так СЦ нацСЦональноСЧ систем, виходу на свСЦтовСЦ СЦнформацСЦйнСЦ мережСЦ та обмСЦну архСЦвноСЧ СЦнформацСЦСФю, необхСЦдно орСЦСФнтуватися на комптАЩютернСЦ технологСЦСЧ промислового ТСатунку з типовими системами СЦ технологСЦчними модулями, створення системного комптАЩютерного комплексу архСЦвноСЧ справи (СККДС). Прикладне програмне забезпечення маСФ спиратися на двСЦ групи пакетСЦв прикладних програм, орСЦСФнтованих на автоматизацСЦю внутрСЦшнСЦх технологСЦчних процесСЦв та пСЦдтримку Internet-технологСЦй для обмСЦну в мСЦжнародних комптАЩютерних мережах.

ВИСНОВКИ


На основСЦ проведеного дослСЦдження можна зробити наступнСЦ висновки:

  1. Служба дСЦловодства, як серцевина органСЦзацСЦСЧ, що вСЦдображаСФ СЦ забезпечуСФ СЧСЧ дСЦяльнСЦсть, сьогоднСЦ мусить бути потужним СЦнструментом, що в змозСЦ через процеси управлСЦння документацСЦСФю, орСЦСФнтувати всСЦ СЦншСЦ пСЦдроздСЦли та окремих виконавцСЦв на спСЦльнСЦ цСЦлСЦ, мобСЦлСЦзувати СЦнСЦцСЦативу спСЦвробСЦтникСЦв, виховуючи в них почуття СФдностСЦ СЦ вСЦдданостСЦ своСФму пСЦдприСФмству, полСЦпшувати процеси дСЦловоСЧ комунСЦкацСЦСЧ й корегувати органСЦзацСЦйну поведСЦнку всСЦх його членСЦв.
  2. Менеджмент, як вСЦдомо, СФ безперервним соцСЦально-економСЦчним та органСЦзацСЦйно-технологСЦчним процесом, що здСЦйснюСФться за допомогою рСЦзноманСЦтних методСЦв, пСЦдходСЦв СЦ засобСЦв для досягнення визначених економСЦчних, наукових, соцСЦальних або СЦнших результатСЦв.
  3. Виходячи з СЦнформацСЦйного навантаження на управлСЦнський документ, на нашу думку, документацСЦйне забезпечення менеджменту СФ бСЦльш ширшим поняттям, СЦ включаСФ, поряд з дСЦловодством, процес документування управлСЦнських дСЦй з метою прийняття найбСЦльш ефективних рСЦшень. Використання цього системного поняття в сучасному менеджментСЦ потребуСФ розроблення принциповоСЧ концепцСЦСЧ з визначенням якСЦсно-кСЦлькСЦсних характеристик документа, як носСЦя СЦнформацСЦСЧ на всСЦх рСЦвнях управлСЦння.
  4. Проблема СЦнформатизацСЦСЧ маСФ узгоджуватися СЦз загальною стратегСЦСФю СЦнформатизацСЦСЧ суспСЦльства та створенням системи БД документноСЧ СЦнформацСЦСЧ ще на стадСЦСЧ документостворення в установах, коли автоматизуються технологСЦчнСЦ процеси дСЦяльностСЦ установи та СЧСЧ висвСЦтлення в офСЦцСЦйних документах, а також на стадСЦСЧ документообСЦгу.
  5. КомптАЩютеризацСЦя органСЦзацСЦйно-управлСЦнських функцСЦй на центральному, обласному та районному рСЦвнях здСЦйснюСФться у межах конкретного архСЦву також у двох зазначених напрямах тАФ комптАЩютеризацСЦя процесСЦв управлСЦння архСЦвною справою та управлСЦння СЦнформацСЦСФю про комплектування, облСЦк СЦ зберСЦгання документСЦв, створення страхового фонду та повнотекстових БД.
  6. СучаснСЦ перспективнСЦ напрямки удосконалення документацСЦйного забезпечення управлСЦння, дСЦловодства невСЦддСЦльнСЦ вСЦд процесу масового впровадження досягнень НТП в сферСЦ управлСЦння. ЦСЦ досягнення, пов'язанСЦ з утворенням якСЦсно нових видСЦв EOT, засобСЦв зв'язку, дають можливСЦсть перейти до принципово новоСЧ СЦ значно ефективнСЦшоСЧ СЦнформацСЦйноСЧ технологСЦСЧ в органах управлСЦння, заснованоСЧ на органСЦчному включеннСЦ комплексу технСЦчних засобСЦв в управлСЦнський процес.
  7. НайбСЦльш загальною СЦ цСЦлСЦсною системою, що займаСФ вишу сходинку на СЦСФрархСЦчних сходах документоутворення, можна розглядати загальнодержавну систему документацСЦСЧ, яка включаСФ всСЦ види систем документацСЦСЧ, що виникають та взаСФмодСЦють в державСЦ.
  8. В лСЦтературСЦ СЦ практичнСЦй дСЦяльностСЦ насамперед видСЦляють функцСЦональнСЦ, якСЦ мають мСЦжгалузеве значення, та галузевСЦ системи документацСЦСЧ. ФункцСЦональнСЦ системи документацСЦСЧ: планова, звСЦтно-статистична, матерСЦально-технСЦчного постачання, фСЦнансування тАФ в тому або СЦншому обсязСЦ "астивСЦ для всСЦх органСЦв управлСЦння.
  9. Робота будь-якого управлСЦнського апарату, як СЦ взагалСЦ будь-яка робота у наш час, повинна виконуватись за умови дотримання вимог науковоСЧ органСЦзацСЦСЧ працСЦ. Тобто це означаСФ, що немаСФ такоСЧ роботи, яку б не потрСЦбно було правильно органСЦзовувати, СЦ людина, яка виконуСФ цю роботу, повинна бути обСЦзнана з особливостями СЧСЧ виконання. Для цього робота повинна бути подСЦлена на певнСЦ складовСЦ частини тАФ вСЦд найбСЦльш складних до найпростСЦших операцСЦй.
  10. Швидкий розвиток та втСЦлення засобСЦв ЕОМ в управлСЦння, унСЦфСЦкацСЦя та стандартизацСЦя документСЦв, що проводяться в широких масштабах в краСЧнСЦ, потребують постСЦйного пСЦдвищення квалСЦфСЦкацСЦСЧ працСЦвникСЦв, зайнятих документацСЦйним обслуговуванням.
  11. Основу рацСЦональноСЧ органСЦзацСЦСЧ будь-якоСЧ роботи, а також з документацСЦйного забезпечення становить чСЦткий розподСЦл функцСЦй та обов'язкСЦв мСЦж конкретними виконавцями. ЧСЦтке знання своСЧх обов'язкСЦв пСЦдвищуСФ вСЦдповСЦдальнСЦсть кожного працСЦвника, дозволяСФ правильно розпланувати робочий день СЦ виключаСФ дублювання операцСЦй.
  12. Перспективи розвитку галузСЦ документознавства та СЦнформацСЦйноСЧ дСЦяльностСЦ сьогоднСЦ визначаються оптимальним поСФднанням комплексу фахових знань, вмСЦнь, навичок та високоСЧ професСЦйноСЧ мобСЦльностСЦ спецСЦалСЦстСЦв. ВирСЦшальне значення тут мусять мати управлСЦнська культура, СЦнСЦцСЦатива, творчСЦсть СЦ активнСЦсть персоналу, адже значна частина професСЦйних знань отримуСФться пСЦд час роботи.
  13. ОрганСЦзацСЦСЧ, що виконують роботи в сферСЦ проектування виробництва, засобСЦв захисту СЦнформацСЦСЧ та обробки персональних даних, отримують лСЦцензСЦСЧ на цей вид дСЦяльностСЦ. Порядок лСЦцензування визначаСФться законодавством УкраСЧни. РЖнтереси користувача СЦнформацСЦСЧ при використаннСЦ СЦмпортноСЧ продукцСЦСЧ в СЦнформацСЦйних системах захищаються митними органами УкраСЧни на основСЦ мСЦжнародноСЧ системи сертифСЦкацСЦСЧ.
  14. АрхСЦтектура системи керування базою даних (СКБД) типу "клСЦСФнт-сервер» передбачаСФ розмСЦщення клСЦСФнтськоСЧ частини СКБД на робочСЦй станцСЦСЧ, а серверноСЧ тАФ на комптАЩютерСЦ тАФ серверСЦ баз даних. Робоча станцСЦя надсилаСФ на сервер запити на одержання СЦнформацСЦСЧ. ЦСЦ запити обробляються на серверСЦ серверною частиною СКБД, а результати повертаються на робочу станцСЦю. Така технологСЦя продуктивна через мСЦнСЦмСЦзацСЦю обсягу СЦнформацСЦСЧ, яка передаСФться мережею, краще забезпечуСФ захист СЦнформацСЦСЧ вСЦд несанкцСЦонованого доступу та цСЦлСЦснСЦсть даних.
  15. РЖнформацСЦйна технологСЦя опрацювання даних використовуСФться для розвтАЩязання добре структурованих задач, стосовно яких СФ необхСЦднСЦ вхСЦднСЦ данСЦ СЦ вСЦдомСЦ алгоритми та СЦншСЦ стандартнСЦ процедури СЧх опрацювання. Ця технологСЦя застосовуСФться на рСЦвнСЦ операцСЦйноСЧ (виконавчоСЧ) дСЦяльностСЦ персоналу невисокоСЧ квалСЦфСЦкацСЦСЧ з метою автоматизацСЦСЧ деяких рутинних постСЦйно повторюваних операцСЦй управлСЦнськоСЧ працСЦ.
  16. У сучасному свСЦтСЦ СЦнформацСЦя СФ стратегСЦчним нацСЦональним ресурсом, який вСЦдСЦграСФ дедалСЦ бСЦльшу роль у системСЦ управлСЦння пСЦдприСФмствами та органСЦзацСЦями УкраСЧни. У суспСЦльствСЦ спостерСЦгаСФться перерозподСЦл реальноСЧ "ади тАФ вСЦд традицСЦйних структур до центрСЦв управлСЦння СЦнформацСЦйними потоками.
  17. АналСЦз стану розробок, впровадження та експлуатацСЦСЧ СЦнформацСЦйних систем для пСЦдприСФмствами та органСЦзацСЦями в УкраСЧнСЦ показав, що протягом останнСЦх рокСЦв виконано значну роботу СЦз застосування СЦнформацСЦйних технологСЦй. Практично в усСЦх пСЦдприСФмствами та органСЦзацСЦями забезпечуСФться СЦнформацСЦйна пСЦдтримка поточноСЧ роботи з використанням персональних комптАЩютерСЦв СЦз набором типових програмних продуктСЦв.
  18. НацСЦональна програма СЦнформатизацСЦСЧ визначаСФ стратегСЦю розвтАЩязання проблем забезпечення СЦнформацСЦйних потреб та СЦнформацСЦйноСЧ пСЦдтримки соцСЦально-економСЦчноСЧ, науково-технСЦчноСЧ, оборонноСЧ, економСЦчноСЧ, адмСЦнСЦстративно-правовоСЧ та СЦншоСЧ дСЦяльностСЦ в сферах загальнодержавного управлСЦння.
  19. БСЦльшСЦсть пСЦдприСФмствами та органСЦзацСЦями застосовують локальнСЦ обчислювальнСЦ мережСЦ. У час, коли УкраСЧнСЦ на тлСЦ економСЦчних реформ у краСЧнСЦ розгортаСФться адмСЦнСЦстративна реформа, питання формування СЦнформацСЦйноСЧ та аналСЦтичноСЧ бази для прийняття управлСЦнських рСЦшень на державному рСЦвнСЦ СФ особливо актуальним. ПСЦдприСФмствами та органСЦзацСЦями вСЦдчувають недостатнСЦсть СЦнформацСЦйного забезпечення своСФСЧ дСЦяльностСЦ.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОРЗ ЛРЖТЕРАТУРИ


  1. Законом УкраСЧни "Про НацСЦональний архСЦвний фонд СЦ архСЦвнСЦ установи».
  2. Закон УкраСЧни "Про нацСЦональну програму СЦнформатизацСЦСЧ».
  3. Указ Президента УкраСЧни "Про вдосконалення СЦнформацСЦйно-аналСЦтичного забезпечення Президента УкраСЧни та органСЦв державноСЧ "ади».
  4. Постанови КабСЦнету МСЦнСЦстрСЦв УкраСЧни "Про затвердження завдань НацСЦональноСЧ програми СЦнформатизацСЦСЧ».
  5. ВлПро затвердження Порядку формування та виконання галузевоСЧ програми СЦ проекту СЦнформатизацСЦСЧ».
  6. ДСТУ 3396.0-96 "Захист СЦнформацСЦСЧ. ТехнСЦчний захист СЦнформацСЦСЧ. ОсновнСЦ положення". Ст. 56
  7. ДСТУ 3396.1-96 "Захист СЦнформацСЦСЧ. ТехнСЦчний захист СЦнформацСЦСЧ. Порядок проведення робСЦт".
  8. УнСЦфСЦкована система органСЦзацСЦйно-розпорядчоСЧ документацСЦСЧ. Вимоги до оформлювання документСЦв: ДСТУ 4163-2003: Стандарт: Наукове видання.- К.: Держспоживстандарт УкраСЧни, 2003.- 23 c.
  9. Андреева В.И. Делопроизводство.- 2-е изд., перераб. и доп..- М.: Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1995.- 222 c.
  10. Белов А.Н., Белов В.Н. Корреспонденция и делопроизводство: Учебник: Навчальне видання.- 3-е изд., испр. и доп..- М.: Легпромбытиздат, 1988.- 160 c.
  11. Бобылева М.П. Корпоративные информационные системы и технологии электронного документооборота: новый потенциал управленческой интеграции // Деньги и кредит (рус.).- 2007.- № 12.- C.60-68.
  12. Валькова С., Добрынина И. Чем удобнее электронная копия // Библиотека (рус.).- 2000.- № 8.- C.33-35.
  13. Вороная Н., Уварова О. ЗберСЦгання документСЦв на пСЦдприСФмствСЦ // Податки та бухгалтерський облСЦк. СпецСЦальний випуск..- 2007.- № 9.- C.4-111.
  14. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. СучаснСЦ дСЦловСЦ паперСЦ. - К.: А.С.К., 2002 - 400 с.
  15. Головач А.С. Зразки оформлення документСЦв: Для пСЦдприСФмств СЦ громадян. - Донецьк.: Сталкер, 1997р. - 352 с.
  16. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности: Курс лекций: Навчальне видання.- М.: Инфра-М, 2001.- 185 c.
  17. ДСЦденко А.Н. Сучасне дСЦловодство: Навчальний посСЦбник: Навчальне видання.- К.: ЛибСЦдь, 1998.- 256 c.
  18. ДСЦловСЦ папери та документи пСЦдприСФмницькоСЧ дСЦяльностСЦ: ПосСЦбник: Наукове видання.- К.: Укр. Центр духовноСЧ культури, 1996.- 144 c.
  19. Документування у менеджментСЦ: ПСЦдручник: Навчальне видання.- К.: ЦНЛ, 2003.- 216 c.
  20. Зубенко Л.Г., НСФмцов В.Д., ЧупрСЦна М.О. ДСЦловСЦ папери в менеджментСЦ: Навчальний посСЦбник: Навчальне видання.- К.: ЕксОб, 2003.- 272 c.
  21. Електронний документообСЦг: НормативнСЦ документи // Инвестгазета (рус.).- 2007.- № 29.
  22. Комплект кадровоСЧ документацСЦСЧ: Форми документСЦв. РЖнструкцСЦСЧ з СЧх застосування: Виробниче видання.- Х.: Райдер, 2004.- 116 c.
  23. Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация: Учебник: Навчальне видання.- М.: Высшая школа, 1991.- 159 c.
  24. Кузнецова Т.В. Секретарское дело.- М.: Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1997.- 272 c.
  25. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник: Навчальне видання.- 2-е изд., перераб. и доп..- К.: Знання, 2000.- 460 c.
  26. Красильникова И. Электронные средства доставки // Библиотека (рус.).- 2000.- № 9.- C.41-43.
  27. Молдаванов М.РЖ., Сидорова Г.М. Сучасний дСЦловий документ Зразки найважливСЦших документСЦв украСЧнськоСЧ мовою. - К.: ТехнСЦка 1992 - 399с.
  28. ОлСЦйник О.Б. Документування господарсько-договСЦрноСЧ та господарсько-претензСЦйноСЧ дСЦяльностСЦ: Навчальний посСЦбник: Навчальне видання.- К.: Алерта, 2007.- 140 c.
  29. ОлСЦйник А.В., Шацька В.М. РЖнформацСЦйнСЦ системи СЦ технологСЦСЧ у фСЦнансових установах: Навчальний посСЦбник: Навчальне видання.- ЛьвСЦв: Новий СвСЦт-2000, 2006.- 436 c.
  30. ОрганСЦзацСЦйно-розпорядчСЦ документи з питань органСЦзацСЦСЧ дСЦловодства (2000-2002 рр.).- Суми: УАБС НБУ, 2003.- 102 c.
  31. Пачезаров В. Сборник хозяйственных договоров и учредительных документов.- Донецк: Сталкер, 1997.- 352 c.
  32. ПервиннСЦ документи та документообСЦг на пСЦдприСФмствСЦ // ЗбСЦрник систематизованого законодавства (укр.).- 2008.- № 2.
  33. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие: Навчальне видання.- М.: Форум; Инфра-М, 2004.- 256 c.
  34. Свердан М.М., Свердан М.Р. Основи наукових дослСЦджень: Навчальний посСЦбник: Навчальне видання.- ЧернСЦвцСЦ: Рута, 2006.- 352 c.
  35. Сошинська Я. ПравовСЦ аспекти бСЦблСЦотечно-СЦнформацСЦйноСЧ дСЦяльностСЦ в електронному середовищСЦ // БСЦблСЦотечна планета (укр.).- 2003.- № 2.- C.7-10.
  36. Стенюков М.В., Кузнецова О.А. Составление документов на компьютере: Практическое пособие: - М.: Приор, 1996.- 144 c.
  37. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству: Руководство к составлению.- М.: Приор, 1997.- 96 c.
  38. Сухомлин В.А. Введение в анализ информационных технологий: Учебник: Навчальне видання.- М.: Горячая линия-Телеком, 2003.- 427 c.
  39. Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия: Виробниче видання.- М.: Экзамен, 2003.- 192 c.
  40. УнСЦверсальний довСЦдник-практикум з дСЦлових паперСЦв: Наукове видання.- К.: ДовСЦра; РСЦдна мова, 1999.- 507 c.
  41. Шевцова-Водка Г. Комп`ютернСЦ бСЦблСЦографСЦчнСЦ ресурси: питання класифСЦкацСЦСЧ // БСЦблСЦотечний вСЦсник (укр.).- 2001.- № 5.- C.13-19.
  42. ЯкСЦменко А.В. Основи документообСЦгу та документознавства: Виробниче видання.- М.: Экзамен, 2003.- 192 c.



Страницы: Назад 1 Вперед