Основы делопроизводства

реферат: Делопроизводство

Документы: [1]   реферат.doc Страницы: Назад 1 Вперед

Содержание

Введение        3

Структура и назначение номенклатурных дел        13

Требования к формированию дел        14

Правила хранения дел        22

Экспертиза ценности документов        25

Оформление дел        27

Составление описей дел        28

Порядок передачи дел в архив        30

Архивное хранение документов в электронной форме        31

Приложения        33


Введение


Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознакоВнмиться с основными профессиональными терминами и опредеВнлениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

Делопроизводство тАФ отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными докуВнментами.

Первоначально термин появился в устной речи (предполоВнжительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: "дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возВнникала необходимость закрепления результата, например, досВнтигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали докуВнменты, так как устное слово кратковременно, может быть забыВнто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихВнся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово "дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

тАв    обеспечение своевременного и правильного создания доВнкументов (документирование);

тАв    организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систеВнматизация,  подготовка документов для сдачи  в архив, уничтожение).

Параллельно с термином "делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управВнление компьютерных систем и их организационным, программВнным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины "делопроизводство» и "документационное обеспечение управления» являются синоВннимами и применяются для обозначения одной и той же деяВнтельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: "Государственная система документационного обеспечения управления» и "Типовая инструкВнция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РосВнсийской Федерации».

Документирование тАФ это процесс создания и оформления докуВнмента. Государственный стандарт определяет документирование как "запись информации на различных носителях по установВнленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась у люВндей в глубокой древности. До нашего времени дошли "докуменВнты» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом докуВнменты, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с исВнпользованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаВнписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научВнная диiиплина тАФ документоведение.

Организация работы с документами тАФ это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государВнственным стандартом как "организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельноВнсти учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документаВнми входит:

тАв    прием и первичная обработка документов;

тАв    их предварительное рассмотрение и распределение;

тАв    регистрация документов;

тАв    контроль исполнения документов;

тАв    информационно-справочная работа;

тАв    исполнение документов;

тАв    их отправка;

тАв    систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, региВнстрация означает запись учетных данных о документе по установВнленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, контроль исполнения документов тАФ совокупность дейВнствий, обеспечивающих их своевременное исполнение, формироваВнние дела тАФ группирование исполненных документов в дело в соотВнветствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизаВнция документов внутри дела.

Любое управленческое решение всегда базируется на инфорВнмации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: "данные», "сведения», "показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

ВлИнформация тАФ сведения о лицах, предметах, фактах, событиВнях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подраздеВнляется на медицинскую, научную, техническую, технологичеВнскую и др. В федеральных органах "асти и управления, в учреВнждениях, организациях и на предприятиях (независимо от наВнправления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, досВнтупность для восприятия человеком.

Документы используются в различных областях деятельноВнсти, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных диiиплин. Поэтому содержание понятия "документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источниВнком, кибернетика-документалиста тАФ носителем информации, а I специалисты в области управления считают его средством фикВнсации и передачи управленческих решений.

В Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия "документ»:

Документ тАФ это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на терВнмины и определения "Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия "документ» следует раскрыть и понятие "реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа тАФ обязательный элемент оформления официального документа?

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его I назначением, требованиями к содержанию и форме данного доВнкумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в люВнбом случае, как следует из определения, информация, зафиксиВнрованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. ТольВнко тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человеВнка любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем саВнмым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагиВнвают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машиноВнписные) и на машинных носителях, научные, технические, личВнные и официальные и др.

Официальные документы тАФ это документы, созданные юридиВнческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляВнют служебные (управленческие) документы, которые определяютВнся государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учрежВндения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейстВнвие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являВнются основанием для принятия управленческих решений, слуВнжат доказательством их исполнения и источником для обобщеВнний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность тАФ изданием различных распорядительных докуВнментов; планирование тАФ посредством подготовки различных планов; учет тАФ в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль тАФ путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому докуВнменты можно классифицировать в соответствии с их назначениВнем как средства:

тАв регламентации деятельности (уставы, положения, реглаВнменты, правила, инструкции и др.);

тАв   распорядительной деятельности (приказы, указания, поВнстановления, решения, распоряжения и др.);

тАв    накопления  и  обобщения  информации  (отчеты,  акты, доклады и др.);

тАв   передачи  информации  (письма,  телеграммы,  телефоноВнграммы и др.).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют докуВнменты, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством наВнкопления и обобщения информации.

Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать инВнформацию и придать ей юридическую силу. Значение латинВнского слова "документ» (documentum) - доказательство, свидеВнтельство. В настоящее время бесспорность документа также опВнределяется понятием "юридическая сила документа».

Для управленческой деятельности юридическая сила докуменВнтов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них инфорВнмации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга учаВнстников управленческих действий (органов управления, их струкВнтурных подразделений, общественных организаций, должностные лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа тАФ это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления1. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

тАв   соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

тАв    издавать документы только в пределах своей компетенции;

тАв   соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов отноВнсятся: наименование организации, дата и регистрационным номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утВнверждения.

В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновые, белоВнвые, подлинники, копии.

Черновой документ, изготовленный рукописным, машиноВнписным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

Беловой документ тАФ это рукописный или машинописный докуВнмент, текст которого переписан с чернового документа или напиВнсан без помарок и исправлений.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным. Подлинник официального документа тАФ это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

Копия документа тАФ это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или своВнбодной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содерВнжание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изгоВнтавливается на копировальной технике, с использованием фоВнтографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильВнной копией является второй и последующие экземпляры докуВнментов, полученные через копировальную бумагу. Они, как праВнвило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий тАФ отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты доВнкумента, но не обязательно повторяет его форму.

Система документации тАФ это совокупность документов, взаиВнмосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, отноВнсящихся к различным системам документации. Соотношение доВнкументов из различных систем в делопроизводстве разных учрежВндений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, неВнзависимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительВнскую деятельность. Их совокупность составляет систему организаВнционно-распорядительной документации. Государственный станВндарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения администВнративных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов "асти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким образом, система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

Помимо общих для всех учреждений и предприятий функВнциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответВнствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образоВнванию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одВнной стороны, она представляет для других систем правовую осВннову, а с другой тАФ в ней находят отражение вопросы руковоВндства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Стандартизация тАФ это процесс установления и применения станВндартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, приниВнмаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объВнектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавВнливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизаВнции и утверждается компетентным органом. Применение стандарВнтов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартизаВнции координируется государственными органами стандартизации.

Стандартизация тАФ сложный процесс. В ее состав входят таВнкие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой тАФ виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. НаВнпример, в широком смысле типизация тАФ это разработка типоВнвых конструкций или технологических процессов на основе обВнщих для ряда изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод используется для создания тиВнповых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

Типовой текст тАФ это текст-образец, на основе которого в послеВндующем создаются тексты аналогичного содержания.

Под унификацией понимается Влприведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию». По официальному определению унификация тАФ это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеВнров. Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессе унифиВнкации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов докуВнментов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой обласВнти деятельности, в том числе и в документировании. УправленчеВнские документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводВнства, способствует их оперативной обработке и исполнению, соВнкращает затраты времени на работу с документами не только делоВнпроизводственного персонала, но и всех работников управленчеВнского аппарата тАФ от руководителей до рядовых сотрудников.

Унифицированная система документации (УСД)  тАФ система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенВнной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм докуменВнтов и систем документации тАФ министерства (ведомства), осущеВнствляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские докуменВнты, министерство здравоохранения РФ тАФ за медицинские, ГосуВндарственный комитет РФ по статистике тАФ за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ тАФ за сисВнтему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обраВнботки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Структура и назначение номенклатурных дел


После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных докуВнментов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как "совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, поВнмещенных в отдельную обложку».

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможВнность использования нужной информации, документы классиВнфицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранеВнния. Специальным классификационным справочником, позвоВнляющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел тАФ систематизированный перечень наименоВнваний дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранеВнния, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

тАв   номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переноВнсятся затем на обложки дел;

тАв   каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким обВнразом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

тАв   номенклатура дел используется при построении информаВнционно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть исВнпользована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

тАв   номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составВнления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

тАв   номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Общие требования к номенклатуре. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводВнства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

тАв   охват всех документов, получаемых и создаваемых в проВнцессе деятельности организации;

тАв   раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

тАв   конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

тАв   систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соотВнветствии со степенью важности и сроком хранения докуВнментации.

Требования к формированию дел


Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

тАв   определение круга документов для включения в номенкВнлатуру;

тАв   составление заголовков (наименований) дел;

тАв   разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;

тАв   определение сроков хранения дел;

тАв   определение системы индексации и установление индекВнсов дел;

тАв   оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Определение круга документов для включения в номенклатуВнру. Основное требование к номенклатуре тАФ охват всех докуВнментов, образующихся в процессе деятельности организации-При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаВнций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.

В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не оконВнченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения воВнпроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенкВнлатуру каждого года на протяжении всего срока решения воВнпроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате поВнявления в деятельности организации новых вопросов. Для таВнких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматриВнвают несколько резервных номеров.

Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборниВнки, справочники и т.д.).

Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комВнплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании докуВнментов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формулиВнровки типа "Разные материалы», "Общая переписка» и т.п.

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные докуВнменты, должны включать указание на вид и характер докуВнментов, их периодичность, например: "Годовой отчет о научВнно-исследовательской деятельности института», "Месячные отчеты об отгрузке товаров».

В заголовке дела, содержащего статистические формы, укаВнзываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): "Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф. 10-ф)».

Разработка классификационной схемы. После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он осВннован на учете организационно-структурного построения аппаВнрата управления и выполняемых им функций.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.

Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих орВнганов, затем тАФ дела, содержащие организационную документаВнцию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее располаВнгают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения колВнлегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с планоВнвыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, меВнсячными), перепиской и другими документами.

Определение сроков хранения дел. Сроки хранения дел усВнтанавливают для обеспечения сохранности ценных докуменВнтов. Сроки хранения тАФ важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не моВнгут помещаться в одно дело.

Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

Сроки хранения документов тАФ постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) тАФ устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содерВнжатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранеВнния всего дела устанавливается для наиболее ценной докуВнментации, т.е. больший. Например, если в деле находятся доВнкументы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения: дела, законченного делопроизводством в 1998 г., исчисляется с 1 января 1999 г.

Индексация дел. Для практического использования номенкВнлатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел.

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциоВннальной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядкоВнвый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит усВнловное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03тАФ02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс "03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела расВнполагается под номером "2» (02).

Индексация структурных подразделений должна быть постоВнянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. НоВнменклатура дел составляется по унифицированной форме, котоВнрая разработана архивными органами и закреплена в ГосударстВнвенной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов.

Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки храВннения и примечания.


Название раздела

Индекс дела

Заголовок дела

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и № статьи по Перечню

ПриВнмечаВнние

01тАФ02 01тАФ03

Устав фирмы

Штатное расВнписание


Пост., ст. 37 Пост., ст.52



В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не предуВнсмотренных заранее дел в случае их появления.

Вторая графа тАФ названия заголовков дел.

Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа тАФ количество дел (томов, частей) тАФ заполняется именно тогда.

В графе "Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят "до миноВнвания надобности» (например, инструктивные письма вышеВнстоящих организаций, присланные для сведения) или "до замеВнны новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка "ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто эксВнпертизе ценности с возможным выделением некоторых докуВнментов на постоянное хранение.

В графе "Примечания» в течение всего срока действия ноВнменклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведеВннии новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в ноВнменклатуру дел.

Итоговая запись о категориях и количестве дел:

По срокам хранения

Всего

В том числе переходящих

Постоянного

8

1

Временного (свыше 10 лет)

14

6

Временного (до 10 лет включительно)

25


Итого

47

7


В итоговой записи отдельно указывается количество дел поВнстоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, состаВнвившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответственВнным за документационное обеспечение, и согласовывается с арВнхивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если докуменВнты поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, приниВнмающий дела данной организации, и только после этого утверВнждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна соВнставляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй тАФ в архиве, третий используется в струкВнтурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

Номенклатура дел организации (сводная) должна составлятьВнся в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экВнземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. ВтоВнрой экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четВнвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подраздеВнления для заведения дел.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих операВнций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в опредеВнленной последовательности; оформление обложек дел.

Формированием дела называется группирование исполненных документов в депо в соответствии с номенклатурой дел и систеВнматизация документов внутри дела.

После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исВнполненного документа.

Правильное распределение документов в дела имеет огромВнное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходиВнмых документов и их сохранность.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполнительных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются в делах в соответствии с опВнределенными принципами. Наиболее существенными и практиВнчески наиболее удобными являются: вопросно-логический, хроВннологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьиВнроваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроВнса. Такая систематизация совпадает с хронологическим располоВнжением документов.

При алфавитной систематизации документов используют фаВнмилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наВнименования административно-территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях".

В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).

Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так ты, как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.

Наряду с принципами систематизации документов при форВнмировании дел следует придерживаться основных правил, обВнщих для всех категорий документов:

тАв   в дела подшиваются только исполненные документы. НеВнисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

тАв   каждый  документ,   помещенный  в  дело,  должен  быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов  и других  нормативных актов.  Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется праВнвильность его оформления: наличие необходимых подпиВнсей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;

тАв   в дело включаются документы в одном экземпляре. ЧерВнновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черВнновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание перВнвых экземпляров;

тАв   документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

тАв   в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянВнных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам;

тАв   документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. ЕсВнли приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указываетВнся в номенклатуре дел в конце года.

Правильная группировка документов в дела и их систематиВнзация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию.

Правила хранения дел


Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в струкВнтурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположеВнния в номенклатуре. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.

Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела тАФ нужную папку с документами.

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутВнренняя опись.

Внутренняя опись документов дела - это учетный докуВнмент, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела №


п/п

Индекс документа

Дата

документа

Заголовок документа

Номера листов дела

ПримеВнчание

1

2

3

4

5

6








Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам документов и "ожных по содержанию. Необходимость ее составления опреВнделяется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия.

Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписыВнваются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая, запись внутренней описи с указанием количества включенных в нее докуменВнтов и количества листов самой описи:


Итого_____________________________ документов.

                    (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи_____________________

                                                                  (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

докуВнментов дела

Подпись                           подписи

Расшифровка

Дата



Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, организации. В этом слуВнчае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

После завершения делопроизводственного года выдача отВндельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карт3 заместитель, в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела.

Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем учреждения, предприятия.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно составВнляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.


Экспертиза ценности документов


Завершающий этап работы с документами в делопроизводстВнве тАФ обработка дел для их дальнейшего хранения и использоваВнния. Обработка дел для хранения включает проведение эксперВнтизы научной и практической ценности документов, оформлеВнние дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

Экспертиза ценности документов тАФ это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

тАв   отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные  архивы Российской Федерации;

тАв   отбор на временное хранение документов, не представВнляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

тАв   выделение к уничтожению документов, не имеющих научВнной ценности и утративших практическое значение;

тАв   установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма,

системности, целостности. Критериями оценки документов явВнляются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизводВнстве проводится при составлении номенклатуры дел, при форВнмировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

Для организации и проведения экспертизы ценности докуВнментов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах общественВнных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методичеВнской помощи подведомственным организациям создаются ценВнтральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЦЭК и ЭК тАФ совещательные органы. Они работают в постоВнянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизводВнстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проВнводит персонал структурных подразделений при участии сотрудВнников ведомственного, архива. Он предполагает анализ фактичеВнского содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра докуВнментов определяется их научная и практическая ценность и соВнответствующие сроки хранения.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыВнре группы документов с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения в государственных архивах;

2)  временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3)  временного хранения (до 10 лет);

4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и вреВнменного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их переВндача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечеВнния или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить докуВнменты с временными сроками хранения. Уничтожение докуВнментов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.

Оформление дел


Оформление дела тАФ это подготовка дела к хранению в соотВнветствии с установленными правилами.

Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного инВндекса и заголовка дела, даты дела и др.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делоВнпроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и струкВнтурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразВнделениях для использования в справочной работе.

Для учета количества листов в делах постоянного и вреВнменного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак "+» - число листов внутренней описи, если она есть.

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываВнются дата составления, должность и фамилия составителя, коВнторый затем ставит свою подпись.

После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.

Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организаВнцию и дата окончания дела во второй организации.

Важным реквизитом обложки дела является указание колиВнчества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.

Срок хранения проставляется на обложке дела по номенклаВнтуре дел организации после сверки ее с ведомственным перечВннем документов с указанием сроков хранения или после уточнеВнния срока хранения по решению ЭК организации. На делах поВнстоянного хранения пишется: "Хранить постоянно».

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

Составление описей дел


На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи тАФ это завершаюВнщий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел тАФ это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систеВнматизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким обВнразом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подВнразделений несут их руководители.

Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания кажВндого дела в описи называется описательной статьей. ОписательВнная статья описи дел структурного подразделения должна вклюВнчать в себя следующие элементы:

тАв   порядковый номер дела (тома, части) по описи;

тАв   индекс дела (тома, части);

тАв   заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

тАв  дату дела (тома, части);

тАв   число листов в деле (томе, части);

тАв   срок хранения;

тАв   примечание.

В описях дел постоянного хранения графа срок хранения опускается.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядВнковым номером. При наличии нескольких томов (частей) кажВндый из них также имеет свой порядковый номер. СистематизаВнцию дел в описи и присвоение номера описи структурного подВнразделения осуществляет архив организации.

В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предВнназначенный для последующей передачи в государственный арВнхив, подлежит утверждению ЭПК. архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписыВнвается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государстВнвенный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

Порядок передачи дел в архив


В архив организации передаются все дела постоянного, вреВнменного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. ПереВндача дел производится только по описям и в соответствии с соВнставленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаютВнся регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственВнной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.

Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформВнления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив:

тАв   отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;

тАв   описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;

тАв   историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;

тАв   справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в арВнхивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземВнплярах описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в гоВнсударственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземВнпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

Архивное хранение документов в электронной форме


Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранВнность документов, их централизованное хранение, быстрый поВниск и распределенный доступ к документам как с помощью лоВнкальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаВнленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Сроки хранения документов не зависят от формы их сущестВнвования тАФ бумажной или электронной - и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками тАФ перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомстВнвенными). Кроме того, в каждой организации имеется номенкВнлатура дел. Она также вносится в компьютер и является самоВнстоятельной таблицей в базе данных о документах организации.

Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.

По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждеВнния, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппиВнрованных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие авВнтоматизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажВнной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительВнно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в арВнхиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Приложения

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в организации

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой ЭПК

1

2

3

4

Постоянного




Временного (свыше 10 лет)




Временного (до 10 лет включительно)




Итого





Наименование должности руководителя службы делопроизводственной организации

Подпись                Расшифровка

подписи


Дата

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив

Наименование должности

передавшего сведения                        Подпись                Расшифровка

подписи


ОДОБРЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

От _______________ № _____

_______________

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного учреждения

От _______________ № _____

Форма номенклатуры дел


Наименование организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_____№ _______________

______________________

             (место составления)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись                 Расшифровка

                                     подписи



Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в организации

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5












Наименование должности руководителя службы делопроизводственной организации

Подпись                Расшифровка

подписи

Дата


Виза зав. ведомственным архивом

(лица, ответственного за архив)


ОДОБРЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

От _______________ № _____

_______________

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного учреждения

От _______________ № _____


Форма описи дел постоянного хранения



УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя министерства (ведомства)

Подпись                 Расшифровка

                                     подписи


Фонд №_________________

Опись №______________

дел постоянного хранения

за ________ год

_______________________________________________________________

название раздела

№ п/п

Индекс дела (тома, части)

Заголовок дела (тома, части)

Количество листов в деле (томе, части)

Примечание

1

2

3

4

5







В данный раздел описи внесено _________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с № ___________ по № ________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:


Наименование должности

составителя описи

Подпись                Расшифровка

Подписи

Заведующий центральным архивом (лицо, ответственное за архив)

Подпись                Расшифровка

Подписи

Дата


СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК министерства (ведомства)

от _______________ № _____

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК архивного учреждения

от _______________ № _____


Форма описи дел долговременного хранения (свыше 10 лет)



УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя министерства (ведомства)

Подпись                 Расшифровка

                                     подписи


Фонд №_________________

Опись №______________

дел долговременного хранения

за ________ год

_______________________________________________________________

название раздела

№ п/п

Индекс дела (тома, части)

Заголовок дела (тома, части)

Количество листов в деле (томе, части)

Срок хранения дела (тома, части)

Примечание

1

2

3

4

5

6








В данный раздел описи внесено _________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с № ___________ по № ________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:


Наименование должности

составителя описи

Подпись                Расшифровка

Подписи

Заведующий центральным архивом (лицо, ответственное за архив)

Подпись                Расшифровка

Подписи

Дата

Образец листа заместителя



Лист-заместитель

Документ № _____ от _______, поступивший

(наименование корреспонденции)

По вопросу_______________________

Выдан _______________     _________________

когда                              кому

Выдал________________                 Получил____________________




Образец карты - заместителя


КАРТА-заместитель

Дело № _____  2002 г.

Структурное подразделение

Дата выдачи

Количество листов

Кому выдано

Расписка получателя

Дата возврата

Расписка о приеме









Образец листа заверителя дела



Лист-заверитель

В дело подшито (вложено) и пронумеровано 210 (двести десять) листов, в том числе: литерные листы 50а, 112а, 112б + 2 листа внутренней описи.

Лист 5 имеет физические повреждения - разрыв и склейка.

Секретарь        Подпись                     Расшифровка подписи

Дата


Образец годовой описи дел

ОПИСЬ №__________________________________________

Название раздела

№ п/п

Индекс дела (тома, части)

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Количество листов в деле (томе, части)

Срок хранения дела (тома, части)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7









В данную опись внесено ___________ дел с № ______, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

форма внутренней описи документов дел



ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № ____________

№ п/п

Индекс документов

Дата документов

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6







Итого______________________________________________ документов

цифрами и прописью

Количество листов внутренней описи ____________________________

цифрами и прописью

Должность                                                                подпись И. О. Фамилия

Страницы: Назад 1 Вперед