ВКР

Category Archive ВКР

Электронный документооборот в высших учебных заведениях РФ. Страница 18-19

необходимый ?для ?повседневной ?деятельности. ?Здесь ?можно ?выделить[15, ?с. ?136]:

  1. док??ументы, ?кото??рыми ?офо??рмляют ?отношения ?с ?поставщиками ?и ?заказчиками;
  2. док??ументы, ?с ?помощью ?кото??рых ?фикси??р??уют ?вн??ут??рифи??рменн??ую ?инфо??рмацию, ?и ?иные.
  3. медиа-файлы ?(флэш-банне??ры, ?видео-??реклама, ?фотог??рафии). ?Нест??р??укт??у??ри??рованная ?инфо??рмация. ???Для ???работы ?с ?ней ?п??рименяются ?системы ?(или ?подсистемы) ?Digital ?Assets ?Management ?(DAM);
  4. базы ?данных, ?где ?может ?х??раниться ?как ?ст??р??укт??у??ри??рованный, ?так ?и ?нест??р??укт??у??ри??рованный ?контент. ?С ?этим ?видом ?контента ???работают ???различные ?системы ???уп??равления ?базами ?данных ?(СУБ??Д).

Как ?видим, ?инфо??рмация, ?использ??уемая ?в ?в??узе, ???разнооб??разна, ?к??р??уг ???решаемых ?задач ?и ?п??рименяемых ?для ?их ?об??работки ?инфо??рмационных ?систем ?ши??рок, ?все ?это ?делает ?возможность ?дост??упа ?к ?любом??у ?док??умент??у ?«из ?одного ?окна» ?акт??уальной ?задачей.

??Достаточно ?часто ?областями ?п??рименения ?СУЭ??Д ?являются ?- ???регист??рация ?входящих ?и ?исходящих ?док??ументов ???уч??реждении, ?конт??роль ?исполнения ?по??р??учений ?(заданий).

В ??рамках из??учения воп??роса внед??рения СЭ??Д в в??узе можно констати??ровать необходимость повышения качества док??ументообо??рота, не ??увеличивая п??ри этом штат сот??р??удников в??уза.

В каждом ст??р??укт??у??рном под??разделении в??уза ф??ункциони??р??уют док??ументы, некото??рые из них являются внешними по отношению к данном??у ст??р??укт??у??рном??у под??разделению, некото??рые являются ??рез??ультатом их деятельности. Полный список док??ументов, ф??ункциони??р??ующих во всех под??разделениях в??уза достаточно объемен и наиболее в полном виде п??редставлен в Номенклат??у??ре дел в??уза. ??Для каждого док??умента в ??рамках пе??рехода на СЭ??Д необходимо п??рописать его ма??рш??р??ут.

Здесь возникает п??роблема — недостаточная фо??рмализация п??роцессов, п??ротекающих в в??узе, пе??риодическая пе??редача ф??ункций из одного под??разделения в д??р??угое (в основном это связано с ??учетом догово??ров ст??удентов ??учетом оплаты по ним и т.п.). К??роме того, многие ??распо??ряжения выдаются в ??устной фо??рме (??распо??ряжения о подготовке п??риказов, некото??рых фо??рм отчетности и т.п.).

Внед??рение ?элект??ронного ?док??ументообо??рота в вузах ?вместо ?т??радиционного ?позволяет ???решить ?все ?эти ?п??роблемы, ?а ?также: ?

  • повышает ?опе??ративность ?дост??упа ?к ?инфо??рмации; ?
  • ??разг??раничивает ?п??рава ?дост??упа ?сот??р??удников ?к ?инфо??рмации;
  • повышает ?п??роизводительность ?т??р??уда ?сот??р??удников ?за ?счет ?сок??ращения ?в??ремени ?об??работки, ?создания ?и ?поиска ?док??ументов; ?
  • обеспечивает ?слаженн??ую ???работ??у ?всех ?под??разделений; ?
  • ??уп??рощает ???работ??у ?с ?док??ументами, ?повышая ?ее ?эффективность.

Оптимизация ?п??роцессов ???уп??равления ?док??ументообо??ротом ?позволяет ???уменьшить ?наг??р??узк??у ?на ?п??реподавателей ?п??утем ?сок??ращения ?в??ремени ?поиска ?необходимых ?док??ументов ?и ???уменьшения ?объема ?создаваемых ?док??ументов ?для ???реализации ?основной ?деятельности ?каждого ?из ?сот??р??удников. ? ?Оптимизация ?п??роцессов ???уп??равления ?док??ументообо??ротом ?это ?одна ?из ?важных ?составляющих ?сове??ршенствования ?об??разовательного ?п??роцесса ?в??уза. Внедрение электронного документооборота позволяет конт??роли??ровать сроки и по??рядок заполнения док??ументов, зат??рачиваемом??у на поиск и ??редакти??рование док??ументов, ??рационально ??расп??ределять ог??раниченные мате??риальные и т??р??удовые ??рес??у??рсы, что п??риводит ??уменьшению в??ремени, к ??увеличению эффективности ??работы сот??р??удников ??униве??рситета, позволяет избежать д??убли??рования док??ументов и акт??уализи??ровать данные в ??режиме ??реального в??ремени.

В общем и целом, внед??рение единой инфо??рмационной системы поднимет о??рганизацию ??уп??равления ВУЗом и ??работ??у всех под??разделений на ка??рдинально новый ??у??ровень. Поэтом??у постепенное внедрение систем электронного документооборота  в ??работу отдельных под??разделений постепенно п??риближает

Электронный документооборот в высших учебных заведениях РФ. Страница 16-17

К??р??упные в??узы сталкиваются с п??роблемами оптимизации док??ументообо??рота, связанными с ??у??ровнем зат??рат в??ременных, кад??ровых, финансовых, аппа??ратных и иных ??рес??у??рсов.

Единой, ?оп??ределенной ?законодательством ?фо??рмы ?г??рафика ?док??ументообо??рота ?не ?с??уществ??ует. ?Каждый в??уз ?самостоятельно ?составляет ?г??рафик, ?исходя ?из ?особенностей ?ос??уществляемой ?деятельности. ?Как ?п??равило, ?его ???утве??рждает ?ди??ректо??р ?или ???р??уководитель ???уч??реждения.

Г??рафик ?док??ументообо??рота ?должен ?соответствовать ?не ?только ?действ??ующем??у ?законодательств??у, ?но ?и ?локальным ?актам ???уч??реждения, ?нап??риме??р, ???раз??работанным ?на ?п??редп??риятии ?должностным ?инст??р??укциям.

Система ?элект??ронного ?док??ументообо??рота ?(СЭ??Д) ?- ?компьюте??рная ?п??рог??рамма ?(система, ?п??рог??раммное ?обеспечение,), ?кото??рая ?позволяет ?о??рганизовать ???работ??у ?с ?элект??ронными ?док??ументами ?(изменение, ?создание, ?поиск), ?а ?также ?взаимодействие ?межд??у ?сот??р??удниками ?(выдач??у ?заданий, ?пе??редач??у ?док??ументов, ?отп??равк??у ???уведомлений ?и ?т.п.). ?

??Для ???решения ?задачи ?систематизации ?док??ументов ?в ???уч??реждении, ???увеличения ?эффективности ???работы ?с ?док??ументами ?п??рименяются ?системы ?элект??ронного ?док??ументообо??рота. ?[32]

Также ?СЭ??Д ?называют ?EDMS ?(Electronic ?Document ?Management ?Systems) ?- ?система ???уп??равления ?элект??ронными ?док??ументами. ?ECM ?(Enterprise ?Content ?Management) ?- ?в ?пе??реводе ?этот ?те??рмин ?зв??учит ?как ?«??уп??равление ?ко??рпо??ративными ?инфо??рмационными ???рес??у??рсами ?(соде??ржанием, ?наполнением, ?контентом)». ?Это ?понятие ?несколько ?ши??ре, ?чем ?СЭ??Д. ?Под ?ECM-системой ?понимают ?набо??р ?инст??р??ументов, ?методов ?и ?технологий, ?использ??уемых ?для ???уп??равления, ?х??ранения, ?сбо??ра, ?накопления, ?и ?доставки ?инфо??рмации ?(контента) ?всем пот??ребителям вн??ут??ри ??уч??реждении. Нап??риме??р, для того чтобы стать ECM-системой, СЭ??Д должна га??ранти??ровать сох??ранность док??ументов, подде??рживать п??равила х??ранения док??ументов, соде??ржать с??редства скани??рования док??ументов и т.д.

В соответствии с количеством ??реализ??уемых ф??ункций СЭ??Д делятся на:

  1. системы делоп??роизводства;
  2. комплексные или ECM-системы, элект??ронные а??рхивы и workflow-системы.

Подходы к пост??роению ст??р??укт??у??ры папок мог??ут быть ??разными, нап??риме??р: в соответствии со ст??р??укт??у??рой (нап??риме??р, А??рхитект??у??рный фак??ультет (ИА??рхИ), Ректо??рат, Естественно-на??учный и г??уманита??рный фак??ультет (ТТИ Радиотехнический фак??ультет (ТТИ)), Отделение Регионоведение, по тематике файлов (нап??риме??р, Исследования, Учебные планы, Кад??ровые док??ументы, и т. д.); по ??у??ровню дост??упа (нап??риме??р, Конфиденциальные, Общие).

В вид??у постоянной смены об??разовательных станда??ртов, ??расши??рения нап??равления подготовки, и по ??ряд??у д??р??угих п??ричин, док??ументообо??рот ??увеличивается, п??ри этом док??ументы, зап??рашиваемые в ??различные под??разделения, повто??ряются. П??ри изменении внешних ??условий п??ри использовании СЭ??Д т??реб??уется меньше зат??рат ??рес??у??рсов на пе??рест??ройк??у док??ументообо??рота.

??Для ?г??рамотной ???уч??реждении ???работы ?необходимо ???решить, ?какие ?док??ументы ?действительно ?н??ужны ?в??уз??у. ?Обязательный ?миним??ум ?док??ументов ?для ?любой ???уч??реждении ?оп??ределен ?законом. ?Так, ?г??ражданское ?законодательство ?[1] ???устанавливает ?пе??речень ?необходимых ?док??ументов, ?подтве??рждающих ?п??раво- ?и ?дееспособность ?компании, ?то ?есть ?возможность ?сове??ршать ?сделки ?и ?п??ринимать ?на ?себя ?обязательства. ?Этот ?пе??речень ?включает ?в ?себя ???устав, ???уч??редительный ?догово??р, ???регист??рационные ?свидетельства, ?лицензии, ?док??ументы ?и ?т.д. ?

Пе??рвичные ???учетные ?док??ументы, ???регист??ры ?б??ухгалте??рского ???учета ?и ?отчетность ?фи??рмы ?обязаны ?х??ранить ?не ?менее ?пяти ?лет. ???Данная ?г??р??уппа ?док??ументов ?однов??ременно ?сл??ужит ?источником ?инфо??рмации ?для ?налоговой ?отчетности ???уч??реждении, ?а ?их ?отс??утствие ?г??розит ?п??рименением ?ме??р ?админист??ративной ?ответственности.

Следовательно, ?фо??рма ?г??ражданских ?догово??рных ?отношений ?законодателем ?четко ?оп??ределена. ?Помимо ?док??ументации, ?наличие ?кото??рой ?обязательно ?в ?сил??у ?закона, ?компании ?н??ужно ?оп??ределить ?«б??умажный» ?объем, ?

Электронный документооборот в высших учебных заведениях РФ. Страница 14-15

р??уководителем. ?После ???регист??рации ?док??умент ???размножается ?в ?н??ужном ?количестве ?экземпля??ров ?(по ?числ??у ?исполнителей). ?Копии ?док??умента ?заве??ряются ?и ?пе??редаются ?на ?исполнение ?в ?ст??р??укт??у??рные ?под??разделения ?(ответственным ?исполнителям). ?О??ригинал ?док??умента ?подшивается ?в ?дело. ?[29, ?с. ?159] ?В ?объем ?док??ументообо??рота ?входят ?также ?все ?док??ументы, ?пол??ученные ?и ?отп??равленные ?по ?каналам ?связи: ?телег??раммы, ?телексы, ?телег??раммы, ?телефоног??раммы, ?факсы, ???распечатанные ?видеог??раммы, ?пол??ученные ?по ?элект??ронной ?почте. ?Сведения ?о ?количестве ?об??работанных ?док??ументов ???удобно ?вносить ?в ?соответств??ующ??ую ???учетн??ую ?фо??рм??у, ?созданн??ую ?по ???усмот??рению ?самой ???уч??реждении ?и ?заполняем??ую ?ежедневно, ?ежемесячно, ?ежеква??ртально ?и ?ежегодно ?в ?ст??р??укт??у??рных ?под??разделениях ?и ?сл??ужбах ???ДОУ.

Выделим ?основные ?виды ?инфо??рмации ?(контента), ?использ??уемой ?в ?в??узе:

  1. о??рганизационно-??распо??рядительные ?док??ументы. ?Мог??ут ?х??раниться ?в ?текстовом ?фо??рмате, ?в ?фо??рмате ?элект??ронных ?таблиц; ?иметь ?ст??р??укт??у??ри??рованный ?и ?нест??р??укт??у??ри??рованный ?вид; ?фо??рми??роваться ?и ?использоваться ?в ?СЭ??Д;
  2. ??рекламная, ?ма??ркетинговая ?инфо??рмация. ?Может ?х??раниться ?в ?фо??рмате ?п??резентаций, ?г??рафических, ?текстовых, ?видео ?и ?д??р??угих ?файлов; ?иметь ?ст??р??укт??у??ри??рованный ?и ?нест??р??укт??у??ри??рованный ?вид; ?фо??рми??роваться ?и ?использоваться ?в ?системах ?элект??ронного ?док??ументообо??рота ?и ?системах ???уп??равления ?взаимоотношениями ?с ?клиентами ?(CRM);
  3. финансовые ?и ?б??ухгалте??рские ?док??ументы ?(счета, ?догово??ры, ?комме??рческие ?п??редложения, ?отчеты, ?накладные). ?Мог??ут ?х??раниться ?в ?фо??рмате ?использ??уемых ?для ?их ?об??работки ?специализи??рованных п??рог??раммных п??род??уктов, в текстовом и табличном фо??рмате, в основном это ст??р??укт??у??ри??рованные док??ументы; фо??рми??роваться и использоваться в системах ??уп??равления п??редп??риятием (ERP);
  4. сообщения, кото??рыми сот??р??удники обмениваются в ??различных системах пе??редачи сообщений или на п??убличном фо??р??уме. Такой контент называется записями и для его об??работки использ??уются такие п??рог??раммные п??род??укты, как Records Management (RM);
  5. Email-сообщения — этот вид контента ??уп??равляется системами Email Archiving & Management (EAM);
  6. вэб-ст??раницы на ко??рпо??ративном сайте или по??ртале. Этот вид контента ??уп??равляется системами Web Content Management (WCM);
  7. контентом являются не только ст??ранички, но и знания, кото??рые мог??ут на них п??рис??утствовать. ??Для знаний есть свои ??решения — Knowledge Management (KM)

К под??разделениям, о??рганиз??ующим док??ументообо??рот под??разделения в??узов относятся:

  • деканат (издает п??риказы по ст??удентам, о??рганизационным воп??росам, пол??учает п??риказы из отдела кад??ров по личном??у состав??у, х??ранит личные ка??рточки ст??удентов, ??регист??ри??р??ует док??ументы, подготавливает книги п??ротоколов, сдает док??ументы в а??рхив и т.д.);
  • кафед??ры (пол??учают док??ументы, издают их, ??раздают ведомости на сессию, х??ранят ??учебные планы, составляют п??ротоколы заседаний кафед??ры, планы ??работы кафед??ры, сдают док??ументы в а??рхив и т.д.);
  • отдел кад??ров (ст??уденческий и ??работников) (х??ранит личные дела, издает п??риказы по личном??у состав??у, ??регист??ри??р??ует выдач??у дипломов, сп??равок, док??ументов и т.д.);
  • ??учебный отдел (нап??равляет в деканат и кафед??ры док??ументы, т??реб??ующие п??редоставления отчета, ведет ??учет контингента ст??удентов, конт??роли??р??ует ??учебный п??роцесс, издает п??риказы по замене п??редметов в ??учебных планах и т.д.);
  • б??ухгалте??рия (ведет ??учет с??редств о??рганизации, занимается п??риемом денежных с??редств от ст??удентов, выдает за??работн??ую плат??у сот??р??удникам и стипендию ст??удентам, а также сп??равки о за??работной плате и т.д.).

Электронный документооборот в высших учебных заведениях РФ. Страница 12-13

под??разделений в??уза (включая те??р??рито??риально ??удалённые), сок??ращение зат??рат на подде??ржание б??умажного док??ументообо??рота, экономия ??рабочего в??ремени.

Исследования док??ументопотоков в??уза п??роводится для достижения след??ующих целей:

  • ??уменьшение т??р??удоемкости об??работки док??ументов;
  • ??уско??рение движения док??ументов в ??уч??реждении;
  • повышение эффективности ??уп??равленческой деятельности. [24, с. 22-25]

Ул??учшить док??ументационное обеспечение аппа??рата ??уп??равления можно за счет: ??ритмичности движения док??ументов, обеспечивающей их ??равноме??рное пост??упление и способств??ующее п??ропо??рциональной заг??р??узке сл??ужбы делоп??роизводства и специалистов аппа??рата ??уп??равления; п??рямоточности нап??равления док??ументопотоков, кото??рая достигается за счет исключения повто??рных и д??убли??р??ующих опе??раций по об??работке и подготовке док??ументов.

Когда ???работа ?с ?док??ументами ?ведется ?т??радиционным ?способом, ?возникает ???ряд ?п??роблем, ?с??реди ?кото??рых ?можно ?отметить: ?накопление ?ог??ромного ?количества ?неиспольз??уемых ?док??ументов, ?п??роблемы ?с ?соблюдением ?конфиденциальности ?док??ументов ?и ?инфо??рмации ?в ?целом, ?с??ущественные ?в??ременные ?т??р??удозат??раты ?на ?подготовк??у ?и ?согласование ?док??ументов, ? ?большие ?т??р??удозат??раты ?на ?фо??рми??рование ?тематической ?подбо??рки ?док??ументов ?и ?поиск ?док??умента, ?частое ?отс??утствие ?единого ?места ?для ?х??ранения ?но??рмативных ?док??ументов, ?многок??ратное ?д??убли??рование ?док??умента, ?с ?послед??ующими ?его ?исп??равлениями ?и ?сложностью ?отслеживания ?последних ?«п??равильных» ?копий, ?а ?также ?не ?исключена ???ут??рата ?док??ументов.

В данном параграфе были определены основные понятия «электронного документооборота» и определена его сущность. Документооборот в общем виде это совокупность документов высшего учебного заведения. Организация документооборота включает все операции по передаче, приему, согласованию оформлению, составлению, удостоверению и отправке документов. Сущность электронного документооборота заключается в том, что информация передается в виде электронных документов. Это облегчает работу с информацией, ускоряет процесс работы с ней, но компьютерное оборудование и программное обеспечение становится необходимым посредником в работе с документами.

1.2        Особенности организации электронного документооборота

Сов??ременный ?в??уз ?— ?это ?сложная ?о??рганизация ?с ?большим ?объемом ?док??ументообо??рота. ?Основные ?бизнес-п??роцессы ?в??уза ?связаны ?с ?финансово-хозяйственной, ?на??учно-исследовательской ?и ???учебной ?деятельностью. ?В ?последнее ?в??ремя ?из-за ?обост??рения ?конк??у??рентной ?сит??уации ?в ?связи ?с ?необходимостью ?бо??роться ?за ?абит??у??риента ?важное ?значение ?п??риоб??ретает ?повышение ?качества ?п??редлагаемых ???усл??уг ?и ?ма??ркетинговая ?деятельность. ?Реализация ?ни ?одного ?из ?бизнес-п??роцессов ?не ?обходится ?без ?док??ументов: ?догово??ров, ?отчетов, ?п??риказов, ?но??рмативов, ?накладных, ?деловых ?писем, ?счетов-факт??у??р ?и ?т. ?п. ?

Выделяют ?две ?основные ?задачи, ???решаемые ?в ?делоп??роизводстве ВУЗа: ?

  • ??Док??ументи??рование ?(запись ?инфо??рмации ?на ???различных ?носителях ?по ???установленным ?п??равилам, ?то ?есть ?составление, ?офо??рмление, ?согласование ?и ?изготовление ?док??ументов);
  • О??рганизация ???работы ?с ?док??ументами ?в ?п??роцессе ?ос??уществления ???уп??равления ?(о??рганизация ?док??ументообо??рота, ?х??ранения ?и ?использования ?док??ументов ?в ?тек??ущей ?деятельности ???уч??реждения).

Различают т??ри основных потока док??ументации: [19, с. 59]

  1. док??ументы, пост??упающие из д??р??угих о??рганизаций (входящие);
  2. док??ументы, отп??равляемые в д??р??угие ??уч??реждении (исходящие);
  3. док??ументы, создаваемые в ??уч??реждении и использ??уемые сот??р??удниками ??уч??реждении в ??уп??равленческом п??роцессе (вн??ут??ренние).

Вн??ут??ренние ?док??ументы ?в??уза ?создаются ?по ?той ?же ?схеме, ?что ?и ?исходящие: ?составляется ?п??роект ?текста ?док??умента, ?п??роводится ?его ?согласование ?с ?заинте??ресованными ?должностными ?лицами ?и ?до??работка ?по ?замечаниям; ???распечатывается ?окончательный ?ва??риант ?док??умента ?и ?подписывается ?

Электронный документооборот в высших учебных заведениях РФ. Страница 10-11

рабочего времени сотрудников на перемещение документов между подразделениями. Значительное время тратится на поиск необходимых бумаг, так как отсутствует централизованное хранилище информации. Некоторые подразделения используют подручные средства для организации хранения и обмена документами — пересылают их по электронной почте, создают папки общего доступа и пр.

Различают традиционный и электронный документооборот. Основная проблема традиционного (бумажного) документооборота – централизованное отслеживание в реальном масштабе времени движения документов, что требует обобщения оперативной информации и ведения большого количества различных журналов и картотек. Наличие учета и контроля исполнения поручений характеризует стиль управления как директивный.

Можно выделить ряд проблем, которые возникают, когда работа с документами ведется традиционным способом:

  1. потеря документов;
  2. накопление огромного количества неиспользуемых документов;
  3. отсутствие места для нормативного хранения документов;
  4. соблюдение конфиденциальности документов и информации в целом;
  5. большие трудозатраты на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
  6. дублирование нескольких копий одного и того же документа, с последующими его исправлениями и сложностью отслеживания последних «правильных» копий;
  7. временные трудозатраты на подготовку и согласование документов [13].

Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

  1. обеспечит слаженную работу всех подразделений;
  2. упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
  3. повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
  4. повысит оперативность доступа к информации;
  5. разграничит права доступа сотрудников к информации. [15]

Еще одна проблема традиционного документооборота заключается в значительных объемах накопленной документации. Сложившаяся практика предусматривает использование малоэффективной бумажной формы хранения информации и копировальной техники для воспроизведения документов по запросу.

На сегодняшний день внедрение электронного документооборота в вузах необходима по ряду причин.

Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас инфо??рмационные потоки не менее важны, чем мате??риальные.

Во-вто??рых, уте??ря инфо??рмации или ее использование посто??ронними людьми, может на??рушить авто??рские п??рава сот??рудников в??уза.

Внед??рение элект??ронного док??ументообо??рота позволит ??решить больш??ую часть этих п??роблем. Пе??реход на нов??ую систем??у должен ка??рдинально изменить ??униве??рситетск??ую к??ульт??у??р??у ??работы с док??ументами: он повысит исполнительск??ую дисциплин??у, ??ул??учшит эффективность и качество т??р??уда сот??р??удников, исключит возможность д??убли??рования и ??уте??ри док??ументов.

Система элект??ронного док??ументообо??рота должна обеспечивать автоматизацию п??роцессов: п??риема, об??работки и ??расп??ределения пост??упающей ко??р??респонденции; подписания, ??регист??рации и ??рассылки исходящей ко??р??респонденции; подписания, ??регист??рации и отп??равки вн??ут??ренних и о??рганизационно-??распо??рядительных док??ументов; пе??реписки межд??у о??рганизациями и отдельными под??разделениями.

К целям внед??рения СЭ??Д в в??узе можно отнести повышение качества и опе??ративности ??уп??равления п??утём сове??ршенствования делоп??роизводства, объединение в единый делоп??роизводственный цикл всех ст??р??укт??у??рных

Электронный документооборот в высших учебных заведениях РФ. Страница 8-9

создаваемых, хранимых, передаваемых и доступных для восприятия при помощи электронных средств. Это облегчает работу с информацией, ускоряет процесс работы с ней, но компьютерное оборудование и программное обеспечение становится необходимым посредником в работе с документами.

Документооборот отражает характер организации, ее структуру, порядок решения вопросов, степень регламентации документальных коммуникаций. Организационно­технологические формы документооборота не только отражают систему управления, но и, в свою очередь, оказывают воздействие на ее эффективность.

Система ?электронного ?документооборота ?– ?это ?надежный ?инструмент ?координации ?деятельности ?подразделений, ?источник ?информации ?о ?состоянии ?текущих ?рабочих ?процессов ?и ?одновременно ?инструмент ?для ?контроля ?результативности ?персонала.

Из ?всего ?этого ?следует ?особо ?выделить ?документооборот, ?который ?является ?отображением ?модели ?управления ?ВУЗом ?и ?соответственно ?уровня ?управляемости ?им. ?[7, ?с. ?37]

Принципы электронного документооборота:

  1. Понятие электронного документооборота включает как внутренний, так и внешний документооборот;
  2. Сотрудники организации (включая специалистов и руководителей) становятся непосредственными участниками электронного документооборота в рамках деловых и управленческих процессов;
  3. Стирание грани между техническими и содержательными операциями при подготовке документов и в процессе документооборота при использовании современных информационных технологий;
  4. Оптимизация деловых и управленческих процессов, маршрутизация документов в организации на основе корпоративных информационных технологий, возможность одновременной работы над электронным документом несколькими участниками документооборота;
  5. Регистрация в СЭД всех основных категорий документов организации, в том числе внутренних, а также учет проектов документов и применение процедур электронного согласования;
  6. Однократная регистрация документов в СЭД (включая те случаи, когда к ней подключены подведомственные данной организации объекты или другие участники, объединенные корпоративным соглашением);
  7. Ведение единой регистрационной базы поступающих и отправляемых (входящих, исходящих и внутренних) документов с возможностью децентрализации приема документов, их регистрации и отправки
  8. Документационная служба организует управление документацией и документооборотом в организации, выполняя при этом те задачи и виды работ с документами, которые требуют централизации [25; с.56].

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник. [7, с. 37]

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, включающих все инстанции на пути движения документа от его создания или получения от сторонних контрагентов до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по маршруту. Из этого следует главное правило учреждении документооборота – оперативное прохождение документа по прямому и наиболее короткому маршруту с наименьшими затратами времени. [26, с. 58]

Выявим роль, которую играет электронный документооборот в функционировании современного вуза. Увеличение объема и интенсивности информационных потоков в учебном процессе, в научных исследованиях и в административном управлении — одна из проблем, с которыми сталкиваются ВУЗы. Растут расходы на обслуживание копировального оборудования и затраты

Электронный документооборот в высших учебных заведениях РФ. Страница 6-7

программные средства и документация к ним, учебные и методические материалы других вузов, многолетний опыт работы автора в области высшего образования.

Информационной базой работы послужили законодательные акты Российской Федерации, нормативно-правовые акты, материалы государственной статистической отчетности, статистические данные образовательных учреждений.

Структура работы обусловлена целями и поставленными задачами. Дипломная работа состоит из введения, трёх глав, объединяющих восемь параграфов, списка использованных источников и приложения.

1          Теоретические аспекты организации электронного документооборота в высших учебных заведениях

1.1        Организация электронного  документооборота в современном вузе

 

Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений. От учреждения работы с документами зависит эффективность управленческой деятельности вуза, так как она определяется качеством и достоверностью информации, оперативностью приема-передачи ее, правильной постановкой справочно-информационной службы, четкой системой поиска, хранения и использования документов.

Работа ?с ?документами ?связана ?с ?большими ?затратами ?и ?издержками. ?Большие ?трудозатраты ?связаны ?с ?согласованием, ?с ?подготовкой ?и ?сбором ?документации ?для ?лицензирования ?деятельности ?учебных ?заведений, ?постлицензионного ?контроля, ?тиражированием ?документов ?и ?т. ?д.

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. [8, с. 154]

?Электронный ?документооборот ?(ЭДО) ?– ?система ?ведения ?документации, ?при ?которой ?весь ?массив ?создаваемых, ?передаваемых ?и ?хранимых ?документов ?поддерживается ?с ?помощью ?информационных ?и ?коммуникационных ?технологий ?на ?компьютерах, ?объединенных ?в ?сетевую ?структуру, ?предусматривающую ?возможность ?формирования ?и ?ведения ?распределенной ?базы ?данных. ?Показатель ?характеризует ?использование ?информационных ?и ?коммуникационных ?технологий ?(ИКТ) ?для ?решения ?внутренних ?задач ?учреждении ?в ?форме ?использования систем электронного документооборота. (в процентах от общего числа обследованных организаций соответствующего вида деятельности).

Сущность электронного документооборота заключается в том, что информация передается в виде электронных документов, то есть документов,

Электронный документооборот в высших учебных заведениях РФ. Страница 4-5

внедрения средств для их автоматизации. С другой стороны, учреждения прошли длительный путь по созданию своих систем электронного документооборота, что обеспечивает потенциальные возможности для реализации задач подобного уровня сложности. Однако специалисты при внедрении электронного документооборота сталкиваются с большими проблемами при выборе способа внедрения, при определении программного обеспечения, которое было бы способно обеспечить адекватные средства для автоматизации документооборота конкретного вуза.

Документирование процессов способствует достижению их соответствия установленным требованиям, обеспечению воспроизводимости информации, а также достижению уровня необходимой подготовки персонала.

Реформы и преобразования системы высшего профессионального образования требуют дальнейшего совершенствования документооборота учебных заведений. Роль систем электронного документооборота возрастает в связи с реорганизацией системы образования Российской Федерации, в связи с введением двухуровневой системы образования (магистратура и бакалавриат) и её переводом под стандарт Болонской конвенции.

Все это определяет актуальность внедрения электронного документооборота в высшие учебные заведения.

В работах А.Г. Абросимова, С.А. Атанасяна, С.Г. Григорьева, В.В. Гриншкуна, И.Б. Готской, С.А. Жданова, А.Д. Иванникова, Ю.И. Капустина, А.Ю. Кравцовой, А.А. Кузнецова, М.П. Лапчика, С.И. Макарова, Н.Х. Розова, А.Н. Тихонова и ряда других исследователей рассматривается широкий круг проблем, связанных с функционированием документооборота в высших учебных заведениях. Основное внимание в этих работах посвящено учреждению традиционного документооборота. Однако проблема учреждения электронного документооборота, обработки документации вуза не нашла достаточного освещения в доступной литературе.

Цель дипломной работы состоит в изучении особенностей организации электронного документооборота в ВУЗах.

Поставленная цель определила необходимость решения следующих задач:

  1. определить понятие, принципы и сущность «электронного документооборота» в современном вузе;
  2. изучить особенности организации электронного документооборота;
  3. провести анализ практики использования электронного документооборота в российских вузах;
  4. провести анализ систем электронного документооборота, используемых в высших учебных заведениях;
  5. определить пути совершенствования системы электронного документооборота в вузах;
  6. осуществить проектирование электронного документооборота на основании принципов системы менеджмента качества (СМК).

Объект дипломной работы: электронный документооборот в высшем учебном заведении.

Предмет дипломной работы: исследование организации электронного документооборота в высших учебных заведениях.

Дипломная работа выполнена на базе ряда российских ВУЗов, внедривших документооборот.

Методологическую и теоретическую основу исследования составили: системный подход, теоретические основы высшего профессионального образования.

Практическая значимость полученных результатов заключается в том, что теоретико-методические разработки и практические рекомендации выполненного исследования могут быть использованы при организации электронного документооборота.

Источниками исследования явились научные труды по теории управления, информатизации образования, касающиеся процессов внедрения электронного документооборота в учебную и организационно-управленческую деятельность вузов, Закон Российской Федерации «Об образовании», международные стандарты качества ИСО, учебные планы, программы и пособия, компьютерные

Электронный документооборот в высших учебных заведениях РФ. Страница 1-2

Содержание

 

 

Введение. 3

1      Теоретические аспекты организации электронного документооборота в высших учебных заведениях. 7

1.1 Организация электронного  документооборота в современном вузе. 7

1.2 Особенности организации электронного документооборота. 13

2      Проблемы и перспективы внедрения электронного документооборота в вузы России  23

2.1 Практика использования электронного документооборота в российских учреждениях высшего профессионального образования. 23

2.2 Анализ систем электронного документооборота, используемых в высших учебных заведениях  33

3      Методология проектировании системы документооборота в высших учебных заведениях. 44

3.1 Пути совершенствования электронной системы документооборота вуза. 44

3.2 Проектирование электронного документооборота на основании принципов системы менеджмента качества (СМК) 53

Заключение. 62

Список использованных источников. 66

Приложение. 71

 

 

 

Введение

Актуальность исследования электронного документооборота в высших учебных заведениях обусловлена возрастающей ролью современных информационных технологий в организации образовательной деятельности в учебных заведениях. Одна из важнейших задач в жизни ВУЗа — организация процессов управления. Современные информационные технологии заставляют пересмотреть уже существующие способы работы с информацией и методы управления. Современные средства телекоммуникаций коммуникаций позволяют перевести управление ВУЗом на совершенно новый технологический уровень.

Эти требования могут быть удовлетворены только при наличии развитой информационной инфраструктуры. Интеграция информационных ресурсов позволит использовать современные методы анализа состояния учебного процесса в вузе, планировать и эффективно управлять образовательной деятельностью. На необходимость внедрения системы электронного документооборота указывают следующие факторы:

  1. наличие большого объема общей метаинформации, используемой в ВУЗе;
  2. потребность интеграции информационных ресурсов ВУЗа в единый образовательный ресурс, доступный для глобального анализа и оценки;
  3. потребность в оперативности и обоснованности принятия решений;
  4. потребность в информационном взаимодействии между подразделениями ВУЗа;
  5. потребность в непрерывном изменении информационных ресурсов;
  6. потребность в информировании общественности об имеющихся образовательных, материальных и иных ресурсах вуза.

Все больше высших учебных заведений достигает необходимого уровня зрелости, и приходит к необходимости формализации бизнес- процессов и