0

Электронный документооборот в высших учебных заведениях РФ. Страница 50-51

подключаться ?к ?общему ?ядру ?системы. ?Обеспечиваемая ?модульностью ?системы ?возможность ?получения ?именно ?того ?набора ?функций ?и ?сервисов, ?который ?необходим ?вузу ?на ?конкретном ?этапе ?освоения ?системы, ?позволяет ?существенно ?упростить ?развертывание ?системы ?на ?начальном ?этапе ?ее ?использования ?и ?последующее ?наращивание ?ее ?функционала ?по ?мере ?освоения.

Ярким ?примером ?успешности ?такого ?подхода ?является ?известная ?модульная ?система ?управления ?обучением ?Moodle, ?которая ?за ?сравнительно ?небольшой ?промежуток ?времени ?буквально ?завоевала ?мировое ?образовательное ?сообщество. ?Яркая ?динамика ?развития ?этой ?системы ?обеспечивается не только постоянным ее совершенствованием непосредственными авторами-разработчиками, но и вовлечение в процесс наращивания ее функционала широчайшего круга IT-специалистов сферы образования по всему миру, включая и Россию. [14, с. 65-67]

?Очевидно, ?что ?СУЭД ?позволяет ?автоматизировать ?значительно ?больше ?процессов ?из ?самых ?разных ?направлений ?деятельности ?учреждении. ?Во ?Владивостокском ?государственном ?университете ?экономики ?и ?сервиса ?(ВУГЭС) ?разработана ?и ?продолжает ?развиваться ?СУЭД, ?удовлетворяющая ?вышеприведенным ?требованиям. ?В ?качестве ?базовой ?для ?СУЭД ?используется ?система ?управления ?понятиями. ?[12, ?с. ?79]

Важной ?особенностью ?СУЭД ?ВГУЭС ?является ?наличие ?возможностей ?по ?отработке ?состояний ?документов, ?и ?реализации ?любых ?алгоритмов ?обработки. ?В ?частности, ?на ?основании ?обработки ?состояний ?документов ?автоматически ?реализуются ?такие ?задачи ?как: ?настройка ?локального ?сетевого ?экрана ?на ?требования ?пользователя; ?настройка ?политики ?безопасности ?Active ?Directory ?при ?получении ?административного ?доступа ?к ?компьютеру; ? ?копирование ?учебно-методического ?материала ?из ?СУЭД ?в ?хранилище ?полнотекстовых ?учебно-методических ?материалов; ?запуск ?процедуры ?преобразования ?видеофайла ?к ?формату ?проигрывания ?в ?Интернет; ?копирование ?приказа ?в ?систему ?управления ?контингентом ?студентов ?и ?разнесение ?его ?по ?студентам. ?Еще ?одним ?преимуществом ?системы ?является ?возможность ?использования ?одних ?и ?тех ?же ?маршрутов ?для ?автоматизации ?процесса ?в ?разных ?подразделениях. ?Это ?возможность ?обеспечена ?за ?счет ?интеграции ?с ?системой ?управления ?правами ?пользователей. ?Еще ?одним ?направлением ?применения ?электронной ?системы ?документооборота ?является ?эффективное ?составление ?различных ?информационных ?таблиц, ?например, ?таблицы ?учета ?учебной ?нагрузки, ?различных ?презентаций ?и ? ? ?различных ?отчетов. ?Одновременное ?создание ?документа ?несколькими ?сотрудниками ?позволяет ?в ?процессе ?создания ?отчета ?обеспечить ?многократную ?выверку ?текста, ?что ?ведет ?к ?повышению ?качества ?итогового ?документа. ?Итоговый ?документ ?может ?быть ?передан ?другим ?сотрудникам ?(например, ?руководству ?учреждения) ?с ?помощью ?этой ?же ?системы ?документооборота. ?Необходимо ?подчеркнуть, ?что ?создание ?корпоративной ?системы ?электронного ?документооборота ?возможно ?на ?основе ?правильной ?настройки, интеграции и адаптации программных средств и телекоммуникационных технологий.

Таким образом, автоматизация документооборота ставит задачу совершенствования управления предприятием. В результате внедрения систем автоматизации становится прозрачным механизм согласования документов, снижается трудоемкость делопроизводственных работ, повышается качество принимаемых решений и соответственно улучшается эффективность управленческой деятельности учреждения в целом.

Эффект от внедрения систем складывается из следующих составляющих: снижение материальных затрат на расходные материалы за счет сокращения объема бумажного документооборота; уменьшение затрат рабочего времени за счет повышения исполнительской дисциплины и оперативности принятия решений.

На эффективность деятельности учреждения влияют и такие качественные показатели как повышение культуры использования современных технологий, улучшение имиджа учреждения, накопление корпоративных знаний в системе. [22, с. 86]

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *